1

WRITE WHAT YOU DO (tulis apa yang Anda

kerjakan)
DO WHAT YOU WRITE (kerjakan apa yang Anda
tulis)
RECORD YOUR ACTIVITIES (rekam semua kegiatan
Anda)
ACTION ANY DIFFERENT/ NONCONFORMANCE
(lakukan perbaikan terus-menerus)

2
DOKUMENTASI SISTEM MUTU
Adalah
“Sistem yang Terdokumentasi”

BUKAN
“Sistim Mendokumentasi”

3
Dokumentasi
 Proses pengumpulan, pemilihan, pengolahan,
dan penyimpanan informasi dalam bidang
pengetahuan

Dokumentasi Sistem Mutu

 Proses pengumpulan, pemilihan, pengolahan,
dan penyimpanan informasi yang
berhubungan dengan sistem mutu

4
MENCAKUP:
 Kebijakan mutu dan objektifnya
 Panduan mutu
 Prosedur
 Instruksi kerja
 Form
 Rencana mutu
 Speifikasi
 Dokumen eksternal
 Rekaman

5
6
 Mengumpulkan informasi
 Menata dan mengolah informasi
 Menyimpan informasi
 Mencari kembali informasi
 Mendistribusikan informasi
 Memutakhirkan informasi

7
8
 Menguraikan sistem manajemen mutu organisasi
 Mengkomunikasikan komitmen thd mutu kepada karyawan
 Membantu karyawan untuk mengerti tupoksinya shg
meningkatkan rasa memiliki thd tujuan dan pentingnya
tugasnya
 Memberikan saling pengertian diantara karyawan dan
manajemen
 Pernyataan bagaimana sesuatu dikerjakan untuk mencapai
persyaratan yang ditentukan
 Memberikan bukti objektif bahwa persyaratan yang
ditentukan telah tercapai

9
 Memberikan dasar untuk training karyawan
 Memberikan konsistensi operasi berdasarkan proses yang
terdokumentasi
 Memberikan dasar bagi peningkatan berkelanjutan
 Memberikan kepercayaan customer berdasarkan sistem yang
terdokumentasi
 Mendemonstrasikan kapabilitas organisasi kepada pihak –
pihak lain
 Memberikan dasar untuk audit sistem manajemen mutu
 Memberikan dasar untuk evaluasi efektifitas dan
kelangsungan QMS
10
 Mudah digunakan dalam organisasi : diterima dan
mudah dimengerti
 Informasi yang diminta segera dapat dicari
 Tidak berlebihan
 Rujuk silang (cross reference) sesedikit mungkin yang
akan memudahkan pemeliharaan dan melakukan revisi
bila diperlukan

11
12
TINGKAT I (Panduan Mutu) - MENGAPA – Filosofi dan
kebijakan : menggambarkan secar garis besar latar belakang,
kebijakan mutu, tujuan dan sasaran sistem manajemen mutu
laboratorium

TINGKAT II (Prosedur) – APA, BILA, DIMANA,

SIAPA ,BAGAIMANA– prinsip dan strategi : menggambarkan
mengenai pelaksanaan rangkaian kegiatan untuk menyelesaikan
suatu tugas dan interaksi antara suatu bagian dengan bagian lain

TINGKAT III (instruksi kerja) dan Dokumen Pendukung (yang

berlaku sekarang) – menggambarkan mengenai bagaimana
kegiatan pada suatu bagian dilaksanakan

REKAMAN (bukti)

13
Dokumentasi disusun oleh :

 Tim yang beranggotakan orang-orang yang terlibat

dalam proses yang mempunyai pengaruh terhadap mutu
 Bukan oleh perorangan/single combat fighter
 Bukan pekerjaan sukarelawan/ sambilan

14
 Panduan mutu merupakan dokumen induk
yang merumuskan
PANDUAN kebijakan
MUTUdan prinsip-
prinsip dasar Adalah
yang bagian
digunakan
dari dalam
pengoperasian dan memberikan hubungan
“SISTEM DOKUMENTASI”
koordinasi dengan kumpulan prosedur
pengoperasian, informasi sumber daya dan
rekaman yang menentukan sistem mutu

15
 Suatu pernyataan tujuan yang ingin dicapai organisasi dan
komitmennya untuk mencapai tujuan tersebut
 Suatu pernyataan kebijakan dan penjelasan sistem mutu yang
digunakan untuk mencapai tujuan organisasi
 Merupakan suatu bukti bahwa sistem mutu telah dirancang
secara sistematis
 Merupakan syarat mutlak agar audit dan pengkajian sistem
mutu dapat diselenggarakan secara efektif

16
 Panduan mutu merupakan dokumen terbuka, dapat
digunakan sebagai alat untuk mengkomu-nikasikan
kondisi organisasi ke pelanggan
 Panduan mutu menetapkan peranan dan tanggung jawab
manajemen dan manajer mutu termasuk tanggung jawab
mereka untuk memastikan kesesuaian dengan persyaratan

17
 Panduan mutu harus disusun sesuai dengan kebutuhan
organisasi, bukan untuk kepentingan pihak lain
 Panduan mutu harus menggambarkan struktur dokumentasi
yang digunakan dalam sistem mutu
 Isi panduan mutu merupakan gambaran kondisi aktual yang
ada, bukan kondisi yang ingin di capai
 Tidak ada ketentuan standar format penulisan panduan mutu

18
1. Panduan Mutu harus disebarkan di dalam organisasi
untuk dipahami dan dimengerti untuk dapat dipakai
sebagai panduan dalam pelaksanaan pekerjaan

2. Perlu dihindari uraian proses yang sensitif/rahasia dalam

Panduan Mutu

3. Panduan Mutu merupakan dokumen yang dinamis,

bukanlah dokumen statis, khususnya dalam rangka
penyempurnaan

19
Panduan mutu dapat diterapkan apabila didukung
oleh:
 Prosedur

 Instruksi kerja

 Formulir

 Dokumen Pendukung

20
 “ Dalam Sistem HACCP Panduan Mutu Biasanya
Dinamakan Dengan HACCP-Plan”

Tujuan Panduan Mutu (HACCP-Plan) :

 Memberikan/menyampaikan gambaran bagaimana

Sistem Mutu di suatu Unit Pengolahan diatur &
dilaksanakan sesuai dengan kaidah-kaidah yang
dipersyaratkan.

 Sebagai pedoman/acuan bagi para praktisi dalam suatu

Unit Pengolahan untuk menjalankan sistem mutunya.

21
Tanggung Jawab :

 Sepenuhnya menjadi tanggung jawab dari Tim.

 Tim juga bertanggung jawab apabila ada

perubahan/revisi dari Panduan Mutu.

 Kewenangan akhir dari penulisan Panduan Mutu tetap

berada pada Pucuk Pimpinan.

22
 Bila ada perubahan dalam Panduan Mutu, semua salinan
terkendali harus diberi salinan perubahan
 Lembar yang dirubah, ditarik/dimusnahkan, sedangkan semua
salinan tak terkendali yang ada diorganisasi dimusnahkan
 Untuk memudahkan penggantian lembar perubahan,
sebaiknya dipakai “loose leaf page”
 Salinan terkendali dipakai untuk keperluan internal, salinan
tak terkendali dipakai untuk keperluan eksternal
 Setelah beberapa kali perubahan (ditentukan oleh organisasi)
Panduan mutu perlu diperbaharui/direvisi
 Beridentifikasi (No. Halaman, Logo/Nama Perusahaan,
Status Revisi, Status Terbitan)

23
 Master
merupakan dokumen Pedoman Mutu yang orisinil
(tidak salinan)---- memberi cap/stempel pada setiap
halaman belakangnya dengan tulisan “MASTER”
berwarna Biru Tua.

 Terkendali (Controlled)
merupakan salinan Pedoman Mutu yang apabila
terjadi perubahan maka semua pihak yang
menerima salinan ini harus diberitahu. ----
memberi cap/stempel pada setiap halaman dengan
tulisan “TERKENDALI” berwarna Hijau. 24
 Tak Terkendali (UnControlled)
merupakan salinan Pedoman Mutu yang apabila
terjadi perubahan maka semua pihak yang
menerima salinan ini tidak harus diberitahu.

 Kadaluwarsa (Expired)
merupakan salinan Pedoman Mutu yang sudah
tidak berlaku lagi dan harus ditarik dan
disingkirkan.

25
 “ Dibagikan kepada bagian/departemen yang
memerlukannya atau sesuai dengan kebijakan
manajemen ”.
Misalnya :
Salinan No: Jabatan
1 General Manager
2 Production Manager
3 Engineering & Maintenance Manager
4 Marketing Manager
5 Warehouse Manager
6 Personnel & General Affair Manager

MasterQuality Control Manager (Ketua Tim HACCP)

26
 Alasan Revisi :
 Jika Pedoman Mutu karena perkembangan
waktu sudah tidak ‘up to date’ lagi.

 Semua Revisi hendaknya dicatat dalam Lembar

Revisi.

 Yang bertanggung jawab atas Amandemen/Revisi

dari Panduan Mutu adalah Tim HACCP.

 Jika Revisi dirasa sudah cukup banyak dilakukan

maka Panduan Mutu dapat diterbitkan baru.
27
 LEMBAR CATATAN AMANDEMEN/REVISI
Nama Produk : Frozen Yellowfin Tuna Loin

No. Revisi No. No. Tanggal Catatan Tanda Tangan

Bagian Halaman Amandemen/ & NamaJelas
Revisi

1 2 8 5 Januari 2001 - Terbitan Tetap

- Halaman Tetap (Muhaimin)

2 3 16 2 Pebruari 2001 - Terbitan Tetap

- Halaman berubah
menjadi 16a-b (Djalil)

3 4.2. 33 25 Maret 2001 - Terbitan Tetap

- Halaman Tetap (Mahfud)

28
 Prosedur Mutu merupakan istilah generik. Dapat dipilih istilah
lain seperti ‘Prosedur Operasional Standar’, ‘Prosedur Sistem’,
‘Prosedur Induk’, ‘Prosedur Standar’ dll.
 Prosedur pada hakekatnya menggambarkan cara bekerja
perusahaan untuk memenuhi pencapaian mutu yang
diharapkan.

 Prosedur dimaksudkan untuk pemakaian internal dan hendaknya dijaga

agar tidak diungkapkan ke luar perusahaan secara tidak sengaja (bersifat
rahasia)
 Karena sifatnya, prosedur mutu merincikan praktek kerja yang
diharapkan oleh manajemen perusahaan dalam semua bidang
yang mempengaruhi mutu.
 Pembuatan Prosedur hendaknya cukup rinci untuk memastikan
pekerjaan dapat dilakukan dengan berhasil.

29
 Rangkaian tahap /langkah yang berurutan dan harus
dilaksanakan untuk menyelesaikan suatu tugas di suatu
organisasi
 Uraiannya lebih rinci dari Panduan Mutu
 Tujuannya memberi petunjuk bagaimana yang di
tuliskan dalam Panduan Mutu. Dalam prosedur mutu
dijelaskan mengenai apa, siapa, bagaimana, kapan
sesuatu harus dilaksanakan, sumber daya apa yang
dibutuhkan dan sebagainya

30
 Prosedur harus bersifat dinamis, mengikuti perubahan yang
dituntut oleh situasi dan kondisi
 Prosedur menjaga agar operasi dapat tetap berlangsung,
meskipun terjadi pergantian personel, dan merupakan alat
pelatihan bagi orang baru
 Prosedur mencegah situasi yang berubah tak terkendali

31
 Tanggung jawab, wewenang dan hubungan kerja antara
karyawan yang mengatur, melaksanakan dan memverifikasi
 Dibuat oleh masing-masing bagian yang terlibat
 Format prosedur dan identifikasinya sebaiknya ditentukan
untuk seluruh organisasi

32
Harus mencerminkan dan mampu menjawab pertanyaan
berikut:
1. SIAPA (Siapa yang bertanggung jawab untuk
melaksanakan tugas tersebut)
2. APA (Apa tujuannya dan apa saja perlengkapan yang
dibutuhkan untuk melaksanakannya)
3. DI MANA (Di mana berlakunya)
4. KAPAN (Kapan dan berapa lama tugas tersebut harus
dilaksanakan)
5. BAGAIMANA (Bagaimana tugas tersebut dijalankan
dan didokumentasikan secara benar – misalnya dengan
Instruksi Kerja atau pendukung lainnya)
33
 Prosedur hendaknya tidak terlalu membatasi sehingga mencegah
inisiatif/kreativitas.

 Dalam Program HACCP, Prosedur biasanya dapat dituangkan

dalam GMP (Good Manufacturing Practices) ataupun SSOP
(Sanitation Standard Operating Procedures).

 Prosedur yang diarsipkan tersendiri dalam arti tidak dituangkan

dalam GMP ataupun SSOP.
Contoh :
 Prosedur Pembelian Bahan Baku
 Prosedur Pengembangan personil
 Prosedur audit internal

 Bila diperlukan, Prosedur Mutu harus merincikan kegiatan-kegiatan

yang memerlukan dipeliharanya Rekaman (Record).
34
CORAK PROSEDUR
 Prosedur Tulisan dan Paragraf
 Prosedur Bagan Alir
 Gabungan Keduanya

 Prosedur Tulisan dan Paragraf

Tujuan
menyatakan alasan diadakannya prosedur ini.
Ruang Lingkup
merincikan bagi fungsi, bidang atau personil dimana prosedur ini
berlaku
Acuan
merincikan dokumen yang berisi informasi yang diperlukan untuk
memahami prosedur ini sepenuhnya.
Definisi
mendifinisikan istilah khas yang ditemui dalam prosedur ini.
Prosedur
menggariskan tindakan orang dan bidang yang terkait dalam
kegiatan tertentu (siapa, apa, bilamana dan dimana).
Lampiran
merincikan rekaman yang mungkin ada dan harus diperlihara di 35
dalam prosedur
BANDINGKAN !

Prosedur Inspeksi dan Pengujian Raw Material Udang

Raw Material udang yang baru datang ke unit pengolahan diperiksa

suhunya oleh petugas QC (acu WI QC 01). Jika dari hasil pemeriksaan
suhu raw material menyimpang dari standar maka raw material akan
ditolak. Sampel udang diambil oleh petugas QC untuk dilakukan
pemeriksaan mutu (acu WI QC 02, 03). Jika mutu dari hasil pemeriksaan
menyimpang dari persyaratan maka raw material akan ditolak. Petugas
QC melakukan pengambilan sampel dari tiap Lot (acu WI QC 04) untuk
dilakukan uji secara Laboratoris yang meliputi uji mikrobiologi (acu WI LB
01, 02, 03, 04, 05) dan kimia (acu WI LB 06). Jika dari hasil pengujian raw
material menyimpang dari standar maka produk akan ditahan untuk
dilakukan pengujian ulang. Jika dari hasil uji ulang tetap menunjukkan
hasil yang sama dengan pengujian sebelumnya maka produk dalam Lot
tersebut ditahan dan dialihkan ke proses yang lain.
36
BANDINGKAN !
Prosedur Inspeksi dan Pengujian Raw Material Udang

1.1. Raw Material udang yang baru datang ke unit pengolahan diperiksa
suhunya oleh petugas QC (acu WI QC 01).

1.2. Jika dari hasil pemeriksaan suhu raw material menyimpang dari
standar maka raw material akan ditolak.

1.3. Sampel udang diambil oleh petugas QC untuk dilakukan pemeriksaan

mutu (acu WI QC 02, 03).

1.4. Jika mutu dari hasil pemeriksaan menyimpang dari persyaratan maka
raw material akan ditolak.

1.5. Petugas QC melakukan pengambilan sampel dari tiap Lot (acu WI

QC 04) untuk dilakukan uji secara Laboratoris yang meliputi uji
mikrobiologi (acu WI LB 01, 02, 03, 04, 05) dan kimia (acu WI LB 06).

1.6. Jika dari hasil pengujian raw material menyimpang dari standar maka
37
produk akan ditahan untuk dilakukan pengujian ulang.
PENOMORAN
 Sangat membantu bagi pembacanya.
 Sistem penomoran secara desimal juga memungkinkan adanya
acuan silang dengan dokumen lain.

PENEKANAN
Dapat dilakukan secara efektif dengan memasukkan paragraf ke
dalam, sub judul berhuruf tebal dan isi paragraf berhuruf miring,
bergaris bawah dsb.

KATA-KATA
 Gunakan kata-kata yang biasa dan sederhana.
 Gunakan kata-kata yang akan dikenali oleh pembacanya.
 Kata-kata yang umum lebih baik daripada kata yang baku (standar)
tetapi artinya tidak banyak yang mengerti.
 Hindari pemakaian kata-kata baru.
38
KATA-KATA

Gunakanlah kata-kata yang sederhana atau dikenali pembaca

Contoh :
Raw Material yang direject untuk sashimi, diobservasi quality dan beratnya,
asalkan masih acceptable akan dimanfaatkan untuk frozen tuna loin
product.
Atau
Bahan Baku yang ditolak untuk sashimi, diamati mutu dan beratnya, asalkan
masih memenuhi syarat akan dimanfaatkan untuk produk tuna loin beku.

KALIMAT-KALIMAT
Gunakanlah kalimat pendek dan tidak rumit
Hindarikalimat yang panjang dan rumit.
Pertahankan bahasa yang mudah dipahami.
Bertahanlah pada satu gagasan untuk setiap kalimat.

39
KALIMAT-KALIMAT

Contoh :
Pemeliharaan yang dilakukan secara teratur untuk sistem ventilasi itu
dimaksudkan agar supaya dapat menjaga ketahanan ventilasi,
aliran udara dan juga tekanan udara yang akan melindungi
ataupun dapat menghambat terjadinya proses pembentukan
kondensasi di dalam ruang pengolahan.

Atau

Sistem ventilasi yang dipelihara secara teratur dapat menjaga

ketahanan ventilasi, aliran udara dan tekanan udara sehingga
kondensasi dapat dilindungi maupun dihambat di ruang
pengolahan.
40
HINDARI FRASE YANG RUMIT

RUMIT SEDERHANA
Dua puluh empat jam dari sekarang Besok
Satu hari sebelum hari kemarin Lusa
Pada suatu saat sebelum sekarang Tadi

TATA BAHASA
Bahasa yang digunakan hendaknya jelas, apakah HARUS atau
SEBAIKNYA atau DISARANKAN untuk dilakukan
Contoh :
HARUS
Karyawan Produksi harus memeriksa kondisi label setiap Master Carton sebelum digunakan,
sedangkan karyawan QC memeriksanya secara acak setiap jam.

DISARANKAN
Sebelum memasuki ruang pengolahan semua karyawan hendaknya mandi terlebih dahulu untuk
mengurangi resiko kontaminasi terhadap produk.
41
KOMUNIKASI

Kata-kata ataupun kalimat yang ditulis harus mudah dipahami.

Pertimbangkan pembaca ataupun pendengar yang dihadapi.
Kata-kata ataupun kalimat yang ditulis hendaknya sama jelasnya bagi
karyawan lama maupun bagi karyawan yang baru masuk.
Jangan sekali kali menulis hanya sekedar untuk menunjukkan kepada
atasan bahwa kita mahir berbahasa.
Adakan survey tentang kata/kalimat yang ditulis apakah mudah
dipahami atau tidak.

42
PEMBUATAN PROSEDUR

Tentukan bidang yang akan dicakup, kemudian

ringkaslah kegiatan yang ada. Sebuah Diagram Alir
mungkin akan banyak membantu.

Bacalah, kemudian ringkaslah persyaratan standar bagi

bidang tersebut.

Buat konsep prosedurnya.

Periksa kesesuaiannya dengan Pedoman Mutu (HACCP-

Plan) atau dengan kenyataan di lapangan.
43
PEMBUATAN PROSEDUR

Periksa pemahamannya dengan seseorang yang tidak

ada sangkut pautnya dengan kegiatan yang ada dalam
prosedur yang dibuat, kemudian periksalah kepraktisan
prosedur tersebut dengan seseorang/beberapa orang
yang melakukan kegiatan yang diuraikan dalam
prosedur tersebut. (Untuk mengetahui apakah tulisan
kita mudah dipahami atau tidak )

Terapkan.

Amandemen/revisi berikutnya hendaknya diperiksa lagi

tentang kesesuaiannya.
44
 Prosedur Bagan Alir

Prosedur dapat juga dinyatakan dengan menggunakan Bagam Alir (Flow

Chart).

Sebuah bagan alir akan menolong di dalam menuntun kepada suatu

urutan kejadian/tahap yang dikehendaki.

Dianjurkan agar lambang-lambang yang digunakan dapat dimengerti dan

dibatasi penggunaannya.

Misalnya : = Untuk awal/akhir aktivitas

= Untuk aktivitas pada umumnya

= Untuk penentuan keputusan/alternatif

45
 Gabungan Keduanya

Prosedur ini merupakan gabungan antara Prosedur Tulisan

dan Paragraf serta Prosedur Bagam Alir (Flow Chart).

Prosedur ini biasanya digunakan untuk menerangkan suatu

kegiatan yang cukup rumit sehingga memerlukan penjelasan
yang cukup rinci.

Yang paling penting untuk diperhatikan adalah dengan

penggabungan 2 corak prosedur ini akan lebih mempermudah
di dalam memahami isi prosedur bukan malah sebaliknya.

46
  Memudahkan dalam pencarian maupun pengaturan Prosedur.
 Untuk mengetahui status dari Prosedur dan juga penyebarannya.

DAFTAR INDUK PROSEDUR

(Quality Control Department)
No. Prosedur Indeks Terbitan Revisi Pengendali Disetujui Ditinjau Distribusi

1. Prosedur Inspeksi & PS QC 01 A 00 Staff QC Lap. SPV QC Lap. Mjr. QC -QC Dept.
Pengujian Raw Material -Purchasing
Dept.
-Production
Dept.

2. Prosedur Pemeriksaan PS QC 02 A 01 Staff QC Lap. SPV QC Lap. Mjr. QC -QC Dept.

Bahan Pengemas -Purchasing
Dept.
-Production
Dept.

3. Prosedur Penyortiran PS QC 03 B 01 Staff QC Lap. SPV QC Lap. Mjr. QC -QC Dept.

Udang -Production
Dept.

Terbitan :A Halaman : 1/8

Revisi : 00 Approved : (QC Manager)

47
 Menggambarkan mengenai “bagaimana” kegiatan di
suatu bagian / area kerja dilaksanakan (Meliputi suatu
KEGIATAN, OPERASI atau LANGKAH di dalam
bidang suatu Prosedur tertentu)
 Memberikan jawaban atas pertanyaan: “bagaimana cara
melakukannya”
 Merupakan dokumen yang ditunjuk oleh dokumen yang
levelnya lebih tinggi
 Termasuk dalam instruksi kerja:
 Petunjuk membuat sesuatu
 Petunjuk untuk memeriksam menguji, mengkalibrasi
 Petunjuk penerimaan permintaan layanan melindungi
 Petunjuk pembuatan laporan evaluasi
 Petunjuk untuk pengusulan revisi dokumen, dll.

48
 Misalnya :

 Bagaimana Operasi tertentu dilaksanakan

penimbangan, pembuatan larutan, penyiangan dsb.

 Bagaimana Inspeksi/Uji tertentu dilaksanakan

pen-tera-an timbangan, inspeksi keutuhan label, pengujian

laboratoris dsb.

 Bagaimana barang seperti peralatan, mesin dsb. harus

digunakan atau dioperasikan.

pengoperasian Air Blast Freezer, pengoperasian Mesin Sortir,

pengoperasian Metal Detector dsb.

MEMBERI INSTRUKSI = MEMBANTU BELAJAR

49
KEGUNAAN
 Dapat digunakan untuk melengkapi Prosedur. Bidang-bidang
yang biasanya memerlukan Instruksi Kerja mencakup Proses
Khusus, Alat Inspeksi, Alat Ukur dan Uji.

PROSES DOKUMENTASI
 Banyak cara untuk mendokumentasikan Instruksi Kerja :
 Kartu Penyaluran (Route Card)
 Video
 Gambar, foto atau diagram grafis
 Tulisan
 Checklist
 Bagan Alir (Flow Chart)

 Instruksi Kerja yang terdokumentasi harus mudah digunakan 3

dan praktis bagi penggunanya. 50
 Berisi tahapan kegiatan selangkah demi selangkah
 Berisi penjelasan secara rinci tiap langkah beserta
peralatan, dokumen penunjang, dll. yang diperlukan
 Berisi patokan penilaian hasil kerja
 Sudah diuji dan diterapkan

51
 Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pendokumentasian
Instruksi Kerja :

Bagaimana tingkat pendidikan yang akan menggunakan Instruksi

Kerja tersebut ?

Apakah bahasa, kata-kata dan susunan kalimat adalah seperti yang

sudah dikenal bagi pengguna Instruksi Kerja tersebut ?

Apakah tanda/simbol yang digunakan adalah seperti yang sudah

dikenal bagi pengguna Instruksi Kerja tersebut ?

Apakah mereka mempunyai cukup waktu untuk membaca/melihat

Instruksi Kerja tersebut setiap saat ?

52
  Memudahkan dalam pencarian maupun pengaturan Instruksi Kerja.
 Untuk mengetahui status dari Instruksi Kerja dan juga penyebarannya.

DAFTAR INDUK INSTRUKSI KERJA

(Quality Control Department)
No. Instruksi Kerja Indeks Terbitan Revisi Pengendali Disetujui Ditinjau Distribusi

1. Manual Penimbangan WI LB 01 A 00 SPV. LAB. Kepala LAB. Mjr. QC -QC Dept.

Sampel Pengujian TPC

2. Manual Pembuatan Larutan WI LB 02 A 01 SPV LAB. Kepala LAB. Mjr. QC -QC Dept.
Butterfield’s Phosphate

3. Manual Pengoperasian WI LB 03 B 01 SPV LAB. Kepala LAB. Mjr. QC -QC Dept.

Mesin Blender -Enginering
Dept.

4. Manual Pengenceran WI LB 04 B 02 SPV LAB. Kepala LAB. Mjr. QC -QC Dept.

Larutan Pengujian TPC

Terbitan :A Halaman : 1/10

Revisi : 01 Approved : (QC Manager)

53
 Form / rekaman:
adalah formulir yang digunakan dalam melaksanakan
kegiatan sesuai instruksi kerja serta barang-barang bukti yang
diperoleh berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan
 Fungsi formulir:
Mengumpulkan dan mengkomunikasikan informasi dalam
format tertentu

54
 Manfaat penggunaan formulir
 menjamin hanya/semua data yang sesuai yang ditampilkan
 memudahkan pemindahan data ke dalam pangkalan data, karena adanya konsistensi
formatnya
 amenjaga konsistensi data yang dihasilkan
 memberikan petunjukdata-data yang harus dimasukkan
 Form / rekaman dapat berupa
 formulir permohonan sertifikasi
 rekaman kegiatan pengkajian manajemen
 formulir perubahan dokumen mutu
 rekaman pemantauan untuk kerja personel

55
 Identifikasi formulir :
 nama, nomor, status revisi
 memungkinkan ketertelusuran ke kelompok proses, bagian yang
mengeluarkan
 Format formulir :
 Landscape atau portrait, disesuaikan dengan penggunaan
 Cara pengisian:
 ditulis tangan, diketik, atau komputer
 Ruang isian data:
 perlu dipastikan (dicoba) ruang isian mencukupi
 pertimbangkan kegunaan data, sebelum memasukkan bidang
 Petunjuk penggunaan formulir:
 sediakan petunjuk pengisian, melalui dokumen tersendiri atau dicantumkan
pada form
 bila form rangkap, cantumkan distribusi masing-masing form

56
 Formulir dalam Program HACCP digunakan sebagai alat bantu
dalam rangka mendokumentasikan suatu hasil pemantauan
/pemeriksaan.

 Formulir biasanya diwujudkan dalam bentuk TABEL yang terdiri

dari kolom maupun baris.

 Formulir harus dapat menjelaskan dengan baik suatu hasil

pemantauan/pemeriksaan baik kepada para penggunanya
(pengisi formulir), orang yang mempunyai wewenang
memeriksanya maupun orang yang mempunyai kepentingan
dengan hasil pemantauan /pemeriksaan tersebut.

 Sejauh mungkin dihindari pembuatan Formulir yang membuat

bingung maupun membuat penafsiran lain.

57
DOKUMEN

Data-data yang tedokumentasi.

Misalnya :  Pedoman Mutu  Log Book  Instruksi

Kerja
 Prosedur Mutu  Spesifikasi  Formulir dsb.
REKAMAN

Merupakan hasil dari sesuatu yang didokumentasikan.

Misalnya :
 Formulir Pemantauan/Pemeriksaan yang telah diisi dan
disahkan.

58
FORMULIR
Sebagai alat bantu pemantauan/pemeriksaan.
Membantu dalam menyusun sistematika data yang diperlukan dalam
rangka perekaman maupun pelaporan.

REKAMAN
Sebagai alat bantu penelusuran apabila terjadi suatu penyimpangan.
Sebagai bukti pemantauan/pemeriksaan.
Sebagai sumber informasi/data mengenai proses produksi terutama yang
berhubungan dengan Sistem Manajemen Mutu.
Sebagai alat untuk melihat ‘TREND’ penerapan Sistem Manajemen Mutu
(Program HACCP).

PENYIMPANAN REKAMAN
Hendaknya disimpan paling tidak selama ‘Shelf Life’ produk, hal ini untuk
memudahkan penelusuran produk jika penyimpangan maupun
memudahkan dalam menarik kembali (Recall) produk di pasaran.
59
FORMULIR
Formulir Pemeriksaan Suhu Pusat Produk di Gudang Beku
Formulir Pemeriksaan Bahan Baku Yang Baru Masuk
Formulir Pemeriksaan Metal Detector
dsb.

REKAMAN
Hasil Pengisian Formulir Pemeriksaan Suhu Pusat Produk di Gudang
Beku oleh Petugas dan disahkan oleh atasannya yang berwenang.

Hasil Pengisian Formulir Pemeriksaan Bahan Baku Yang Baru Masuk

oleh Petugas dan disahkan oleh atasannya yang berwenang dsb.

60
 Controlled Doc. QC 09

RECORD OF TEMPERATURE OF FREEZER

Type of Product : ……………………...
Date Time Temperatur (C) Corrective Action
Tanggal Waktu Suhu (C) Tindakan Koreksi

Freezer 1 Remark Freezer 2 Remark

Keterangan Keterangan

QC 09/00

Verified by : ……………………. Inspected by : …………………………

61
  Memudahkan dalam pencarian maupun pengaturan Formulir/Rekaman.
 Disusun menurut Departemen, ini sangat penting karena memudahkan baik dalam
pencarian, pengendalian maupun pendistribusiannya.
 Daftar Induk ini dibuat beberapa rangkap untuk didistribusikan kepada Depatemen yang
mempuyai hubungan kerja yang baik teknis maupun non teknis.

DAFTAR INDUK FORMULIR

(Quality Control Department)
No. Formulir Indeks Terbitan Revisi Pengendali Disetujui Ditinjau Distribusi

1. Pemeriksaan Mutu Bahan LM QC 01 A 00 Staff QC Lap. SPV. QC Lap. Mjr. QC -QC Dept.
Baku Yang Baru Masuk -Production
Dept.

2. Pemeriksaan Sortir Ukuran LM QC 02 A 01 Staff QC Lap. SPV QC Lap. Mjr. QC -QC Dept.
Raw Material -Production
-Production

3. Pemeriksaan Berat Produk LM QC 03 B 01 Staff QC Lap. SPV QC Lap. Mjr. QC -QC Dept.
Di Tahap Penimbangan -Production
Dept.

Terbitan :A Halaman : 1/15

Revisi : 01 Approved : (QC Manager)

62
 Spesifikasi secara sederhana diartikan sebagai ‘ KRITERIA-
KRITERIA/RINCIAN YANG DIINGINKAN ’.

 Spesifikasi ini sifatnya sangat ‘ DINAMIS ’ (dapat mengalami

perubahan sesuai dengan kebutuhan).

Catatan :

Setiap perubahan dalam Spesifikasi hendaknya direncanakan

dan dipertimbangkan dengan seksama supaya Spesifikasi
tidak mengalami perubahan dengan frekuensi yang cukup
sering sehingga akan menyulitkan dalam pemenuhan
substansi di dalamnya.

63
  Spesifikasi sangat berguna untuk memberikan
gambaran/
acuan dalam melaksanakan suatu kegiatan.

 Karena sifatnya yang merupakan ‘DOKUMEN

TERTUTUP‘, maka Spesifikasi dibuat untuk melindungi
‘KERAHASIAAAN’ suatu informasi
dari penyebaran yang
tidak dikehendaki.

64
‘ Sebenarnya, banyak sekali jenis-jenis Spesifikasi yang dapat dibuat, tetapi
yang paling penting untuk dicermati adalah KEPUTUSAN PERLU
TIDAKNYA SUATU SPESIFIKASI DIBUAT, dan apabila
dibuat ditentukan statusnya APAKAH BERSIFAT
TERTUTUP ataupun TERBUKA ‘.

Contoh-contoh Spesifikasi :

Spesifikasi Bahan Baku dan Bahan Tambahan Makanan

Spesifikasi Bahan Pengemas
Spesifikasi Produk Akhir
dsb.

Catatan :

hal yang tidak kalah penting bahwa suatu Spesifikasi harus MUDAH dan
PRAKTIS bagi penggunanya dan benar-benar harus diikuti.
65
  Memudahkan dalam pencarian maupun pengaturan Spesifikasi.
 Disusun menurut Departemen, ini sangat penting karena memudahkan baik dalam
pencarian, pengendalian maupun pendistribusiannya.
 Daftar Induk ini dibuat beberapa rangkap untuk didistribusikan kepada Depatemen yang
mempuyai hubungan kerja yang baik teknis maupun non teknis.

DAFTAR INDUK SPESIFIKASI

(Quality Control Department)
No. Spesifikasi Indeks Terbitan Revisi Pengendali Disetujui Ditinjau Distribusi

1. Spesifikasi Bahan Baku SP QC 01 A 00 Staff QC Lap. SPV. QC Lap. Mjr. QC -QC Dept.
-Production
Dept.

2. Spesifikasi Pengemas SP QC 02 A 01 Staff QC Lap. SPV QC Lap. Mjr. QC -QC Dept.

-Production
Dept.

3. Spesifikasi Produk Akhir SP QC 03 B 01 Staff QC Lap. SPV QC Lap. Mjr. QC -QC Dept.
-Production
Dept.

Terbitan :A Halaman : 1/40

Revisi : 01 Approved : (QC Manager)

66
67