IDENTIFIKASI KEBUTUHAN DOKUMEN

SERTIFIKASI SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2015

Klausul Dokumen atau Bukti Penerapan Ket.
4 KONTEKS ORGANISASI
4.1 Dokumen yang memuat daftar isu-isu eksternal dan internal Renstra atau dibuat
yang relevan dengan tujuan dan arah strategis dan yang tersendiri-
mempengaruhi hasil yang diinginkan dari SMM
4.2 Dokumen yang berisi : Renstra atau dibuat
a. Daftar pihak yang berkepentingan yang relevan tersendiri-
dengan SMM
b. Daftar persyaratan dari pihak yang berkepentingan
serta mekanisme pemantauan terhadap informasi dari
pihak-pihak yang berkepentingan
4.3 Dokumen yang memuat batas-batas / ruang lingkup BPM/semua unit-
penerapan SMM
4.4 Dokumen yang memuat informasi bisnis proses dalam BPM/semua unit-
organisasi

5 KEPEMIMPINAN
5.1 Umum
5.1.1 Dokumen yang memuat komitmen top management terhadap Manual Mutu-
penerapan SMM
5.1.2 Dokumen yang memuat komitmen top management terhadap Manual Mutu-
fokus pelanggan
5.2 Kebijakan
5.2.1 Dokumen kebijakan mutu Dokumen Kebijakan
Mutu-
5.2.2 Dokumen yang memuat bukti sosialisasi kebijakan mutu; Banner, Info dalam
Contoh : Banner, Info dalam Company Profile web, Berita Company Profile web,
Acara sosialisasi, Notulen, dll Berita Acara sosialisasi,
Notulen, dll
5.3 Dokumen yang memuat struktur organisasi dan tanggung Struktur organisasi,
jawab/wewenangnya serta job description uraian tanggungjawab
dan wewenang-

6 PERENCANAAN
6.1 Tindakan untuk mengatasi resiko dan peluang
6.1.1 Dokumen yang memuat mekanisme penentuan/identifikasi Boleh dibuat dokumen
resiko dan peluang-SOP dan bukti dokumen tersendiri oleh masing-
masing unit-
6.1.2 Dokumen yang memuat rencana tindakan untuk mengatasi Boleh dibuat dokumen
resiko dan peluang-SOP dan bukti domumen tersendiri oleh masing-
masing unit-
6.2 Sasaran mutu dan perencanaan untuk mencapainya
6.2.1; Dokumen yang memuat sasaran mutu organisasi dan Dibuat dokumen
6.2.2 mekanisme pencapaiannya-SOP dan Bukti dokumen tersendiri oleh masing-
masing unit-
6.3 Perencanaan perubahan
Dokumen yang memuat mekanisme identifikasi dan Dibuat dokumen
perencanaan kebutuhan perubahan pada SMM-bukti tersendiri oleh masing-
dokumen masing unit-
7 PENDUKUNG
7.1 Sumber Daya
7.1.1 Dokumen yang memuat mekanisme penentuan dan Dibuat dokumen
penyediaan sumber daya yang dibutuhkan untuk penerapan tersendiri oleh -
SMM-SOP
7.1.2 Dokumen yang memuat daftar kompetensi karyawan yang Dibuat dokumen
diperlukan untuk pelaksanaan efektif SMM, Contoh ; Daftar tersendiri oleh -
karyawan, Jobdesc, Kualifikasi/kompetensi karyawan, dll
7.1.3 Dokumen yang memuat daftar infrastruktur yang diperlukan Dibuat dokumen
untuk mencapai kesesuaian produk dan jasa/Layanan-SOP tersendiri oleh -
dan bukti dokumen
7.1.4 Dokumen / Sarana yang menunjang lingkungan untuk Dibuat dokumen
pengoperasian proses LAYANAN-SOP dan Formulir/bukti tersendiri oleh -
dokumen
7.1.5 Sumber daya pemantauan dan pengukuran (soal, Jobsheet,
LKS, Kuesioner, Alat Ukur, DLL)
7.1.5.1 Dokumen / Sarana yang yang dibutuhkan untuk memastikan Dibuat dokumen
hasil yang valid dalam pemantauan / pengukuran untuk tersendiri oleh Prodi
proses verifikasi kesesuaian produk dan jasa, persyaratan
verifikasi soal ujian-bukti dokumen-SOP dan bukti dokumen
7.1.5.2 Dokumen yang menunjukkan validitas alat ukur yang Dibuat dokumen
digunakan, contoh soal yang telah diverifikasi/divalidasi-SOP tersendiri oleh Prodi
dan bukti dokumen
7.1.6 Dokumen yang memuat daftar pengetahuan yang dibutuhkan Dokumen yang sudah
untuk mencapai kesesuaian produk dan jasa. (referensi buku, ada atau Dibuat
keikutsertaan workshop/seminar, Dokumen sejarah, profile, dokumen tersendiri oleh
dll) -
7.2 Dokumen yang memuat informasi kompetensi Dibuat dokumen
karyawan/DOSEN yang diperlukan, evaluasi kinerja tersendiri oleh -
karyawan-bukti dokumen dan/ atau SOP
7.3 Dokumen yang memuat bukti kesadaran karyawan/DOSEN Dibuat dokumen
terhadap kebijakan mutu, sasaran mutu, kontribusi terhadap tersendiri oleh prodi-
efektifitas SMM, dan implikasi dari ketidaksesuaian SMM-hasil
survei dan/atau SOP
7.4 Dokumen yang memuat mekanisme komunikasi internal dan Dibuat dokumen
eksternaL yang relevan dengan SMM-SOP dan/atau Bukti tersendiri oleh prodi-
dokumen
7.5 Informasi Terdokumentasi
7.5.1 Umum
7.5.2 Dokumen yang memuat informasi pembuatan atau Prosedur Penyusunan
pembaruan ‘informasi terdokumantasi’ dan pengendalian
7.5.3 Pengendalian informasi terdokumentasi informasi
terdokumentasi-
7.5.3.1 Dokumen yang memuat informasi kesesuaian antara informasi Daftar induk informasi
terdokumentasi dengan kebutuhan/kondisi yang diperlukan terdokumentasi-
organisasi
7.5.3.2 Dokumen yang memuat mekanisme pengendalian informasi
terdokumentasi, bukti pengendalian dokumen dan rekaman

8 OPERASI
8.1 Dokumen yang memuat informasi perencanaan dan Kurikulum prodi-
 pengendalian operasional (kurikulum, Pedoman induk
perencanaan dan pengendalian proses utama di unit masing-
masing)
8.2 Persyaratan untuk produk dan layanan
8.2.1 Dokumen yang memuat informasi komunikasi dengan Leaflet/pengumuman :
pelanggan berupa : Persyaratan mhs baru,
a. Informasi yang berkaitan dengan produk dan jasa persyaratan KRS,
/pendidikan Persyaratan
b. Penanganan kontrak/MoU KP/TA/Yudisium/Wisuda,
c. Umpan balik pelanggan (termasuk keluhan dll di P/prodi-
pelanggan)
d. Penanganan terhadap customer property/kepemilikan
e. Persyaratan khusus untuk tindakan kontingensi jika
relevan
8.2.2 Dokumen yang memuat identifikasi persyaratan yang Prodi-
berkaitan produk dan jasa (Contoh : persyaratan
hukum/peraturan yang berlaku, misal permenristekdikti,
peraturan rektor, peraturan dekan, peraturan penmaru, dll)
8.2.3.1 Dokumen yang memuat tinjauan persyaratan yang berkaitan Prodi-
dengan produk dan jasa (Contoh : prosedur kontrak / lelang,
BA yudisium)
8.2.3.2 Dokumen yang memuat hasil tinjauan pada setiap persyaratan Prodi-
produk dan jasa-bukti dokumen daftar peserta yudisium yang
lulus dan / atau SOP
8.2.4 Dokumen yang memuat informasi perubahan persyaratan Prodi-
untuk produk dan jasa serta bukti publikasi/sosialisasi
perubahan-Bukti dokumen sosialisasi/publikasi-pengumuman
perubahan-perubahan persyaratan
8.3 Desain dan pengembangan produk dan jasa
8.3.1 Umum
8.3.2 Dokumen yang memuat informasi perencanaan desain dan
pengembangan
8.3.3 Dokumen yang memuat identifikasi persyaratan utama dari Prodi-
produk dan jasa yang akan dikembangkan sebagai input
desain dan pengembangan (RPS, SOP dan IK)
8.3.4 Dokumen yang memuat mekanisme kontrol / kendali dalam Prodi-
kegiatan desain dan pengembangan produk / jasa (RPS, SOP
dan IK)
8.3.5 Dokumen yang memuat informasi hasil/output desain dan Prodi-
pengembangan telah sesuai dengan yang direncanakan(RPS,
SOP dan IK)
8.3.6 Dokumen yang memuat identifikasi, kajian terhadap Prodi-
perubahan desain dan pengembangan produk/jasa(RPS, SOP
dan IK)
8.4 Pengendalia proses eksternal yang disediakan, produk dan
jasa
8.4.1 Dokumen yang memuat informasi proses eksternal yang Bagian Pengadaan
disediakan, produk dan layanan sesuai dengan kebutuhan -
(SOP dan Bukti dokumen pengadaan)
8.4.2 Dokumen yang memuat nformasi proses eksternal yang Bagian Pengadaan-
disediakan, produk dan jasa tidak mempengaruhi kemampuan
organisasi untuk secara konsisten memberikan kesesuaian
 produk dan jasa (SOP dan Bukti dokumen pengadaan)
8.4.3 Dokumen yang memuat informasi kecukupan persyaratan dan Bagian Pengadaan-
komunikasi kepada penyedia eksternal terkait persyaratan
penyedia eksternal. (SOP dan Bukti dokumen pengadaan)
8.5 Produksi dan Penyedia jasa
8.5.1 Dokumen yang memuat mekanisme pengendalian produksi Prodi-
dan penyediaan jasa (Bukti proses PBM-jadwal,presensi
dosen/mhs, nilai dan SOP)
8.5.2 Dokumen yang memuat mekanisme identifikasi dan mampu Prodi- SIAKAD-
telusur terhadap output jika diperlukan untuk menjamin
kesesuaian produk dan jasa (rekaman jejak penilaian)
8.5.3 Dokumen yang memuat identifikasi, verifikasi, melindung dan Prodi-KTU-
menjaga customer property atau penyedia eksternal (bukti
perlindungan terhadap kepemilikian mahasiswa dan
staakeholders, misal ijazah, transkrip, SKPI, Sertifikat, dll)
8.5.4 Dokumen yang memuat informasi penjagaan output selama Prodi-KTU-
produksi dan penyediaan jasa. (bukti cara melindungi
kepemilikan mhs dan stakeholders)
8.5.5 Dokumen yang memuat informasi pemenuhan persyaratan Prodi-Daftar alumni-
dalam kegiatan pasca pengiriman terkait dengan produk dan
jasa (bukti penyaluran lulusan, menggaransi bahwa setiap alat
dapat digunakan sewaktu-waktu)
8.5.6 Dokumen yang memuat upaya peninjauan dan kontrol Prodi-Kontrol
perubahan untuk produksi dan penyediaan jasa (termasuk pengajaran-
pihak-pihak yang memiliki otoritas terhadap perubahan)-bukti
catatan atas perubahan-perubahan atas pelaksanaan
penyediaan jasa, misal perubahan dosen mengajar,
perubahan pelaksanaan pekerjaan lainnya)
8.6 Dokumen yang memuat pengaturan yang direncanakan, pada Prodi-SK Yudisium-
tahap yang sesuai, untuk memverifikasi bahwa produk dan
layanan persyaratan telah dipenuhi ( SOP dan bukti dokumen
yudisium, final inspection untk proses lainnya)
8.7 Pengendalian ketidaksesuaian hasil-hasil Prodi
8.7.1, Dokumen yang memuat mekanisme pengendalian Peraturan Akademik,
8.7.2 ketidaksesuaian hasil/output- SOP dan/atau bukti bukti remedial/Semester
penerapannya pendek-

9. EVALUASI KINERJA
9.1 Pemantauan, Pengukuran, Analisis dan Evaluasi
9.1.1 Dokumen yang memuat informasi mekanisme pemantauan, Ada di dokumen SMRK-
pengukuran, analisis dan evaluasi
-IKS (sasaran mutu dan rencana kerja)
-apa yang diukur, metoda, kapan diukur, kapan dianalisa

9.1.2 Dokumen yang memuat mekanisme pengukuran kepuasan Survey kepuasan

pelanggan - Kepuasan stakeholders/pelanggan (mahasiswa, mahasiswa-
orang tua, pengguna)
9.1.3 Dokumen yang memuat mekanisme analisis dan evaliasi data Semua unit-analisis hasil
dan informasi dari pemantauan dan pengukuran yang tepat survey kepuasan mhs-
-hasil bukti analisis dan evaluasi dari data 9.1.1.
9.2 Audit Internal
9.2.1, Dokumen yang memuat mekanisme audit internal SMM dan SOP Audit Internal-
9.2.2 laporan
9.3 Tinjauan Manajemen
9.3.1 Dokumen yang memuat mekanisme rapat tinjauan SOP Tinjauan
manajemen Manajemen-
9.3.2 Dokumen yang memuat aspek input tinjauan manajemen
9.3.3 Dokumen yang memuat hasil/output tinjauan manajemen

10 PENINGKATAN
10.1 Dokumen yang memuat informasi analisis peluang untuk SEMUA UNIT
perbaikan dan meningkatkan kepuasan pelanggan
10.2 Dokumen yang memuat mekanisme terhadap ketidaksesuaian Sop Tindakan Koreksi
dan tindakan korektif-bukti dokumen dan SOP dan Tindakan
Pencegahan-
10.3 Dokumen yang menunjukkan upaya perbaikan berkelanjutan SEMUA UNIT
yang meliputi peningkatan kesesuaian, kecukupan dan
efektifitas SMM