Pengelolaan Arsip

Dinamis
Oleh : Dian Cahyanti, SAP

Disampaikan dalam Bibingan Teknik Kearsipan lingkup Ditjen Planologi Kehutanan dan Tata Lingkungan
Tanggal 25 April 2022
 Hasil Pengawasan
Unit Pengolah
Sekditjen (Nilai 76,17 Kategori Sangat Baik)
- Belum melaksanakan pemberkasan
- Belum memiliki sarpras peminjaman

Direktorat RPP (Nilai 77, 95 Kategori Sangat Baik)

- Belum melaksanakan pemindahan

Direktorat Pengukuhan (Nilai 79,22 Kategori Sangat Baik)

- Tidak memiliki arsiparis
 Hasil Pengawasan
Direktorat IPSDH (Nilai 68,58 Kategori Baik)
- Belum melaksanakan pemberkasan
- Belum memiliki sarpras
- Tidak memiliki arsiparis

Unit Kearsipan (Nilai 86,63 Kategori Memuaskan)

- UP belum melakukan pemindahan arsip ke UK I

Catatan Tim Pengawas :

Ditjen PKTL diharapkan menambah fungsional arsiparis di setiap Direktorat dan
difungsikan sesuai dengan penempatannya
 KETENTUAN PIDANA
PASAL 84
Pejabat yang dengan sengaja tidak melaksanakan pemberkasan dan pelaporan
sebagaimana dimaksud dalam pasal 43 ayat (1) Undang-undang No. 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan, dipidana dengan pidana penjara paling lama 10 (sepuluh) tahun
dan denda paling banyak Rp. 500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah
 DASAR HUKUM
• Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

• Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang

Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan;

• Peraturan Menteri Lingkungan Hidup dan Kehutanan Nomor

P.44/Menlhk/Setjen/Kum.1/5/2016 tentang Pedoman Tata Kearsipan Kementerian
Lingkungan Hidup dan Kehutanan (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2016
Nomor 783)

• Peraturan Sekjen Kementerian Lingkungan hidup dan Kehutanan Nomor

P.5/SETJEN/ROKUM/KUM.1/8/2018 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penataan Berkas
Lingkup Kementerian LHK
 DAUR HIDUP ARSIP
Penggunaan dan
Penciptaan : Pemeliha-

TATA
raan :
Pelestarian: TERTIB
NASKAH
DINAS
- PENATAAN
ARSIP AKTIF PENYUSUTAN ARSIP
- PENATAAN
ARSIP INAKTIF

MANAJEMEN KEARSIPAN GOAL

 JENIS ARSIP
ARSIP DINAMIS
adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam kegiatan penciptaan arsip
dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
ARSIP DINAMIS TERDIRI DARI :
ARSIP AKTIF
adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.

ARSIP INAKTIF
adalah arsip yang frekuensi penggunaanya telah menurun.

ARSIP VITAL
adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional
pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
Lingkup Pengelolaan Arsip Dinamis
AKTIF
UNIT PENGOLAH

TERATUR
ARSIP INAKTIF
DINAMIS UNIT KEARSIPAN
TIDAK
TERATUR
VITAL
UNIT
PENGOLAH
 Pengelolaan Arsip Aktif
SARANA PENGELOLAAN ARSIP AKTIF

PERANGKAT KERAS PERANGKAT LUNAK

a. Folder a. Pola Klasifikasi

b. Map Gantung / Lato Map b. Indeks
c. Guide / Sekat
d. Filing Cabinet
FOLDER
Folder adalah sarana tempat penyimpanan arsip
tekstual yang dibuat dari kertas manila karton,
memiliki bentuk seperti map, dengan tab atau
bagian menonjol di sebelah kanan atas

Map Gantung/Lato Map

adalah map yang digunakan untuk menyimpan
arsip aktif, yang pada kedua ujungnya terdapat
alat untuk menggantungkan map pada tempat
penyimpanan arsip, dan mempunyai tab untuk
menulis kode klasifikasi dan indeks
GUIDE
• SEKAT UNTUK PETUNJUK DAN
PEMISAH ANTARA KELOMPOK Guide Primer
MASALAH YANG SATU DENGAN
YANG LAIN BERDASARKAN
KLASIFIKASI ARSIP
• GUIDE ADA TIGA YAITU GUIDE Guide Sekunder
PRIMER, GUIDE SEKUNDER DAN
GUIDE TERSIER

Guide Tersier
• FILLING CABINET
adalah sarana penyimpanan arsip aktif yang
terbuat dari metal dan memiliki kunci
pengaman
Pola klasifikasi
adalah suatu pola atau bagan yang berupa daftar pengelompokan
subyek yang dibuat secara berjenjang

Contoh Pola Klasifikasi

PLA PLANOLOGI KEHUTANAN DAN TATA LINGKUNGAN
PLA.0 RENCANA,PENGGUNAAN DAN PEMBENTUKAN WILAYAH PENGELOLAAN
HUTAN
PLA.0.0 Rencana Makro Kehutanan
PLA.0.1 Rencana Kawasan Hutan
PLA.0.2 Pengendalian Penggunaan Kawasan Hutan
PLA.0.3 Pembentukan Wilayah danA lokasi Pemanfaatan Sumber Daya Hutan
PLA.0.4 Informasi Spasial dan Dokumentasi
Indeks
adalah tanda pengenal arsip atau judul berkas arsip (kata tangkap)
Indeks dapat berupa nama orang/lembaga/organisasi, tempat/wilayah, nomor
identitas/angka, masalah/subyek.

Pinjam Pakai
Cuti Tahunan
 Prosedur Pengelolaan Arsip Aktif
KOP SURAT PEG.3.2

(Tgl., Bln.,Thn)

1. Pemeriksaan dan SURAT IZIN

Nomor : SI. ..../..................

pengelompokkan arsip Yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama, NIP : ............................................................................

Pangkat/Gol. Ruang : ............................................................................

2. Pengkodean Jabatan : ............................................................................

Memberikan ijin kepada :

3. Penentuan indeks Nama, NIP :.............................................................................

Pangkat/Gol. Ruang : .............................................................................
Jabatan : .............................................................................

4. Pemberian tunjuk silang Untuk.............................................................................

Demikian surat ijin ini untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

Kepala........,
Tanda tangan dan cap instansi
Nama
NIP

Tembusan.
1.
2..
Tunjuk silang digunakan untuk
• Satu arsip dua kode
• Arsip yang memiliki keterkaitan masalah
• Arsip yang berbeda media

KARTU TUNJUK SILANG

INDEKS : ITTO KODE : KLN.1.1

lihat (Folder)

INDEKS : Mukidi, Mr. KODE : PEG.2.0

Cover

Prosedur Pengelolaan Arsip Aktif

5. Penempatan arsip dalam folder atau map gantung/lato map

6. Penataan sekat/guide primer, sekunder, dan tersier
7. Penulisan kode klasifikasi pada label sekat/guide
8. Penataan folder atau map gantung/lato map pada susunan sekat/guide
9. Penempatan pada filing cabinet
 Dituliskan kode
klasifikasi dan
indeks

PEG.3.2
Cuti Tahunan
PEG.3
PEG..2 PEG.3.2
PEG.3.2
PEG. 3
PEG. 3 PEG.32 PEG.3
PEG.3 PEG
PEG PEG
PEG

6-7 8
 10. Pembuatan Daftar Arsip Aktif yang terdiri atas daftar berkas dan daftar isi berkas

a. Daftar Berkas

Nomor Urut Nomor Kode Klasifikasi Uraian Informasi Berkas Kurun Jumlah Tingkat Keterangan
Berkas Waktu Perkembangan

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)

1 00001 PLA.2.0 Penataan batas kawasan hutan HL, 2017 1 berkas Asli Terbuka/Ruang M
Gunung Buleu di Kabupaten Seram
Bagian Timur
 b. Daftar Isi Berkas

Nomor Nomor Nomor Kode Uraian Informasi Arsip Tanggal Jumlah Tingkat Keterangan
Urut Berkas Item Arsip Klasifikasi Perkembangan

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)

1. 00001 001 PLA.2.0 SK Menteri LHK nomor …… tentang 25 April 1 Asli Terbuka
Penunjukan kawasan hutan Gunung
2017 /Ruang M
Buleu di Kabupaten Seram Bagian
Timur sebagai Hutan Lindung

2. 002 Surat Kepala BPKH Wilayah IX 3 Juli 1 Asli Tertutup

Ambon nomor …… kepada …..
2017 /Ruang M
tentang pelaksanaan trayek batas
kawasan Gunung Buleu

11. Menyerahkan Daftar Arsip Aktif yang terdiri atas daftar berkas dan daftar isi berkas Ke Unit Kearsipan
setiap 6 bulan sekali

12. Memindahkan arsip inaktif disertai berita acara pemindahan dan daftar arsip inaktif yang dipindahkan
ke Unit Kearsipan
 Pengelolaan Arsip Inaktif

SARANA PENATAAN ARSIP INAKTIF

PERANGKAT KERAS PERANGKAT LUNAK

a. Kertas kissing a. Pola Klasifikasi

b. Label nomor arsip b. Indeks
c. Boks Arsip
d. Label Boks
e. Rak/Lemari
Arsip/Mobile File
f. Kartu Deskripsi
Kertas Kising
adalah kertas khusus yang digunakan
untuk membungkus arsip inaktif yang
berukuran panjang 60 cm dan lebar 45 cm.

Label Nomor
Adalah label yang digunakan untuk
menuliskan nomor arsip

0 0 3 0 3 PKTL/2022
 Boks Arsip
Adalah kotak tempat penyimpanan arsip
inaktif yang terbuat dari kertas karton

Label Boks (pemilik arsip)

adalah kertas yang ditempelkan pada Nomor Arsip :

boks arsip yang menerangkan informasi Nomor Boks :

antara lain: pemilik arsip, nomor Tahun :

berkas/nomor arsip, nomor boks dan

kurun waktu/tahun terciptanya arsip
Lemari Arsip
adalah sarana penyimpanan boks arsip dan terbuat dari metal

Mobile File
adalah sarana penyimpanan arsip yang berbahan metal, bagian bawahnya terdapat lintasan rel
dan dapat digeser secara mekanik
Kartu Deskripsi
adalah Sarana pencatatan informasi dari berkas arsip inaktif secara singkat dan jelas yang digunakan
sebagai sarana pengolahan arsip tidak teratur
KARTU DESKRIPSI
Unit Pengolah : No. Sementara Pelaksana Nomor Definitif

Kode Klasifikasi : Indeks:

No. Surat : Uraian:
Tgl/Th :
Isi Ringkas:
Dari :
Kepada :
Tingkat Perkembangan :  Asli  C Tembusan  Salinan Nilai Guna :
o
p
y
Keadaan:  Baik Retensi : Aktif : Tahun
 Rusak Inaktif : Tahun
Nasib Akhir
M DK P
:
Jumlah : Media: GD/RG/LT/LM Lokasi

R B K
BOKS:
Prosedur Pengelolaan Arsip Inaktif

Pengelolaan Arsip Inaktif Teratur

1. Pemeriksaan arsip inaktif yang dipindahkan
2. Pemindahan isi informasi arsip inaktif
3. Pembuatan daftar arsip inaktif yang disimpan
a. Daftar Berkas Arsip Inaktif

Nomor Nomor Kode Uraian Informasi Berkas Kurun Jumlah Tingkat Keterangan
Urut Berkas Klasifikasi Waktu Perkembangan

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)

1 00001 DIK.3.1 Berkas diklat kearsipan di 2013 1 Asli Terbuka/Box

Pusdiklat Kementerian Kehutanan 5/Ruang M
Tahun 2013
b. Daftar Isi Berkas Arsip Inaktif

Nomor Nomor Nomor Kode Uraian Informasi Arsip Tanggal Jumlah Tingkat Keterangan
Urut Berkas Item Arsip Klasifikasi Perkembang
an

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)

1. 00001 001 DIK.3.1 Surat Kepala Pusdiklat no…. tgl…. 25 April 1 Asli Terbuka/Box 5/
kepada peserta diklat tentang 2013 Ruang M
pemanggilan diklat kearsipan

2. 002 DIK.3.1 Surat Kepala Balai Akatajawe 21 Mei 1 Asli Tertutup/

Lolobata No:..... tgl..... kepada 2013 Box 5/ Ruang M
Kepala Pusdiklat tentang
Penyampaian nama peserta diklat
kearsipan
4. Pemindahan berkas dari folder ke kertas kising dan penomoran arsip
5. Penataan berkas arsip inaktif ke dalam boks arsip sesuai dengan urutan
nomor

4
5
6. Pemberian label pada boks arsip
7. Penempatan boks pada lemari arsip atau mobile file
8. Pemindahan arsip inaktif disertai berita acara pemindahan arsip dan daftar arsip
inaktif yang dipindahkan ke Unit Pusat Kearsipan
Pengelolaan Arsip Inaktif Tidak Teratur
1. Survei arsip
a. Survei organisasi
untuk mengetahui asal usul unit kerja pemilik arsip
b. Survei Fisik
untuk mengetahui kondisi arsip, tahun terciptanya arsip,lokasi penyimpanan
arsip, jenis media arsip, volume arsip
2. Pembersihan arsip
3. Identifikasi
identifikasi terhadap tugas dan fungsi unit kerja dari struktur organisasi sesuai
dengan kode klasifikasi
 4. Pemilahan/Seleksi Arsip
Pemilahan adalah kegiatan
memisahkan antara arsip dan non
arsip. Tujuan pemilahan arsip
dimaksudkan untuk menghindari
PEMILAHAN
bercampurnya bahan non arsip
dalam berkas arsip

Arsip Buku dan Non Arsip

Majalah
Blanko,
Formulir
Kosong,
Map,
Musnah Amplop dll
 5. Pengelompokkan

Pengelompokkan arsip adalah

kegiatan menyatukan atau
mengelompokkan arsip
Arsip berdasarkan Tahun/ Masalah /Jenis

Tahun Masalah Jenis

 Pendeskripsian pd kartu Deskripsi Penyampulan berkas

Contoh : Kartu Deskripsi Contoh kertas kising

6. Pendeskripsian Arsip
adalah pencatatan secara singkat namun jelas terhadap informasi yg
terkandung pd setiap berkas ke dlm sarana yaitu Kartu Deskripsi.
Cover
Unsur yg perlu diperhatikan dlm
pendeskripsian arsip meliputi jenis arsip,
uraian masalah, isi berkas, kurun waktu/
tahun anggaran, keadaan arsip dan jumlah
arsip.
7. Pembungkusan Arsip
Setelah berkas dideskripsi, maka selanjutnya
berkas disampul dgn menggunakan Kertas Kising.
Dan selanjutnya kartu deskripsi distepler atau
dihecter pada sebelah kanan atas kertas kising
 8. Penggabungan/ Fisches Manuver
/Pemberkasan

Berkas yg sudah dideskripsi dan disampul digabungkan sesuai dengan jenis

arsip dan tahun yg sama. Kemudian arsip dengan jenis atau tahun yang sama
diberkaskan dan diurutkan sesuai dengan kesamaan masalah/indeks
9. Penomoran Arsip/Berkas
Berkas yang telah diurutkan selanjutnya diberi
nomor definitive pada sampul / kertas kising.

10. Penataan Berkas dalam Boks

Berkas yg telah disampul dan diberi nomor
dimasukkan atau ditata ke dalam boks.
Sedangkan kartu deskripsi yang telah dilepas
dari berkas digabungkan menjadi satu dalam tiap
boks untuk selanjutnya digunakan sebagai sarana
entry data
11. Pemberian label pada boks arsip
12. Penempatan boks pada lemari arsip atau mobile file
13. Input/entry data ke komputer

Contoh Daftar Arsip Inaktif Secara Sederhana

 PEMINJAMAN ARSIP
Peminjam mengisi tanda bukti peminjaman arsip rangkap 3 (tiga) dengan peruntukan :
– Lembar ke-1 disimpan dalam file sebagai pengganti arsip yang dipinjam.
– Lembar ke-2 disertakan pada arsip yang dipinjam.
– Lembar ke-3 disimpan sebagai sarana kontrol.

Tanda bukti peminjaman ditandatangani oleh peminjam, petugas yang

melayani peminjaman dan diketahui oleh Kepala Unit Pengolah/Unit
Kearsipan/Unit Pusat Kearsipan.

Peminjam wajib mengembalikan arsip sesuai batas waktu yang

ditentukan dan dapat diperpanjang lagi apabila arsip tersebut masih
diperlukan.
Tanda Bukti Peminjaman Out Sheet
Out Guide
TERIMA KASIH