STANDARISASI PENGARSIPAN DOKUMEN

A. Definisi
Istilah Penjelasan
Arsip Catatan rekaman seluruh kegiatan
administrasi KT&G dalam bentuk berkas
dokumen tertulis.
Penyimpanan Arsip Kegiatan dalam rangka mengatur,
menyusun, menata semua jenis arsip dalam
bentuk tatanan yang sistematis agar dapat
ditemukan dengan kecepatan dan
ketepatan yang optimal.

B. Tujuan
Memastikan agar proses dan prosedur yang dilaksanakan KT&G sesuai dengan ketentuan
yang berlaku dalam penyimpanan arsip dokumen secara sistematis dan rapi.
C. Ruang Lingkup
Seluruh dokumen atau arsip yang sudah diklasifikasi, disusun dan ditata dalam tempat
penyimpanan sesuai dengan jenis arsip.
D. Regulasi Terkait
UU No. 43 Tahun 2009 pasal 1 dan 2
E. Peralatan arsip:
1. Map Folder
2. Lemari Arsip
3. Filling Kabinet
4. Sekat
5. Labeling
F. Spesifikasi
• Jenis map : Insert Ring Map Folder
• Warna map : Biru dongker
• Ukuran : 34 cm x 23 cm
G. Alur pengarsipan dokumen

Pemberkasan

Pemeriksaan

Penentuan Indeks

Penulisan Kode
dan Tanggal

Pelabelan

Penataan Arsip
Keterangan :
1. Pemberkasan
Penempatan dokumen – dokumen sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga
menjadi satu berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis atau
kesamaan masalah dari suatu unit kerja.
2. Pemeriksaan
Dilakukan untuk memastikan bahwa setiap arsip yang akan diberkaskan
autentik, utuh dan lengkap pada setiap proses kegiatan dan sudah dicek setiap
kelengkapannya mulai dari tanggal dokumen, tanda tangan, foto, materai (bila
dibutuhkan). (Pernyataan selesai/file).
3. Penentuan Indeks
Indeks (judul berkas) ditentukan dengan cara menentukan kata tangkap
(keyword) dari arsip yang akan diberkaskan yang dapat mewakili isi informasi
dari berkas/isi berkas.
4. Penulisan Kode dan Periode
Penentuan kode dan tanggal pemberkasan dilakukan sesuai dengan fungsi dan
kegiatan yang dilaksanakan oleh unit kerja
➢ Kode unit :
a. Admin Sales : Sales
b. Admin Finance : Finance
 c. Admin Support : Support
d. Chief Admin : CA
➢ Nomor Outner → mempermudah dalam perekapan penyimpanan dalam gudang
penyimpanan menggunakan kardus
5. Pelabelan
Pelabelan dilakukan dengan menuliskan tanda pengenal dari berkas
menggunakan kertas label yang dilekatkan pada tab folder, tujuannya untuk
mempermudah pencarian dan terlihat jelas. Label dicantumkan pada bagian
samping map folder.
➢ Standar Pelabelan Dokumen

5 Cm

KT&G Logo

SALES Division

Font : Calibri
15 Cm

Labeling Size : 14
Index (Division, Time & location)
Januari – Maret
Size : 24
2021 Periode (Index)
1
Nomor Outner

Location
Note :
Time → untuk pelabelan periode disesuaikan dengan kemuatan outner
diusahakan penggunaan outner seefektif mungkin
6. Penataan Arsip
a. Arsip ditata secara vertikal selang seling pada lemari arsip

Insert Ring
Folder

b. Arsip disusun berdasarkan tanggal dan setiap tanggal di klip

c. Berkas dimasukan selang-seling kedalam folder plastik supaya tingkat
ketebalan rata.

Map Plastik

Berkas disusun
selang -seling
d. Pemindahan arsip ke gudang penyimpanan disesuaikan tingkat kemuatan
map folder di lemari.
e. Jika lemari sudah penuh segera dipindah ke gudang penyimpanan
menggunakan kardus.
H. Formulir
DAFTAR ARSIP (UNIT KERJA)
No Nama Dokumen Periode
Outner

Note :
a. Unit kerja (Sales, Finance, Support, CA)
b. Formulir ini digunakan untuk arsip yang akan disimpan di gudang penyimpanan
menggunakan kardus
c. Ditempel pada bagian samping kardus penyimpanan

Daftar Arsip
➢ Kartu Kontrol Arsip
Tujuan :
1. Untuk pengontrolan pemberkasan arsip apakah sudah melaksanakan sesuai standar
atau tidak
2. Ditempelkan di lemari penyimpanan

FORMULIR KONTROL
PEMBERKASAN DAN PENATAAN ARSIP
Unit Kerja : ………………………………..
Penanggung Jawab Unit : ………………………………...
YA/ADA TIDAK
1. Prosedur Pemberkasan
1.1 Labeling
1.2 Penataan Berkas
2. Penataan Arsip
2.1 Arsip disusun selang- seling vertikal
2.2 Berdasarkan Tanggal
3. Peralatan/Sarana
3.1 Folder
3.2 Sekat/Guide
3.3 Filing Cabinet/Lemari Arsip
3.4 Ruang Penyimpanan Arsip
4. Tampilan
4.1 Kerapihan
4.2 Kebersihan
4.3 Kesesuaian

(Tanggal)
(Tanda Tangan)

(Nama Terang)
 ➢ Kartu Pengecekan Kelengkapan Berkas
Tujuan :
1. Untuk mengetahui kelengkapan berkas yang disimpan tiap outer

FORMULIR PENGECEKAN KELENGKAPAN BERKAS

INDEKS : ………………………………
NOMOR OUTNER : ………………………………

NO KELENGKAPAN YA TIDAK PERIODE KETERANGAN

1. Tanda tangan

2. Foto

3. Materai

4. Nota

5. Tanda Terima

(Tanggal)
(Tanda Tangan)

(Nama Terang)