BUKU PANDUAN KEARSIPAN

BUPATI BANGKA TENGAH INSTRUKSI

BUPATI BANGKA TENGAH
NOMOR: 045 /933/DKP/2019

TENTANG
PENGELOLAAN ARSIP DISETIAP PERANGKAT DAERAH

BUPATI BANGKA TENGAH

Dalam rangka mewujudkan penyelenggraan kearsipan yang mampu mendukun

reformasi birokrasi dan untuk mempertahan ·an Opini Wajar Tanpa Pengecualian {W
diperlukan peningkatan mutu penyelenggaraan kearsipan secara nasional yang sesuai deng
kaidah, standar kearsipan, dan peraturan peror angan.

Dengan ini menginstruksikan :

Kepada 1. Para Kepala Sadan,

2. Para Kepala Dinas,
3. Para Camat,
4. Para Lurah, dan
5. Para Kepala Desa,

Untuk

KESATU Dapat menyediakan sarana dan prasarana kearsipan di masing - masin

Daerah, seperti Box Arsip, Rak Arsip, Map Gantung, Filing Cabinet, dan F
KE DUA Dapat memberdayakan Arsiparis untuk melaksanakan tugas sesuai den
dan fungsinya sebagai Arsiparis, tidak melaksanakan tugas tambahan
sesuai dengan tugas dan fungsinya berdasarakan Perka ANRI Nomor 4 T
tentang Pelaksanaan Tugas Jabatan Fungsional Arsiparis dan Perda Nom
2012 tentang Penyelenggaran Kearsipan · di Pemerintahan Kabupate
Tengah.
KETIGA - Perangkat Daerah yang tidak memiliki Arsiparis agar dapat menunjuk
(satu) orang Pegawai Kontrak Kerja (PKK) sebagei pengelola Kearsipa
yang ditetapkan melalui Surat Keputusan Kepala Perangkat Daerah;
- Kepala Desa agar dapat menunjuk 1 (satu) orang Stat (tenaga ko
kerja) sebagai pengelola Kearsipan yang ditetapkan melalui Surat
Keputusan Kepala Desa

KEEMPAT Dapat menyiapkan Record Center I ruangan penyimpanan arsip

kurangya ruangan berukuran 3x3 meter dan Central File pada tatanan
masing - masing Perangkat Daerah

KELIMA Setiap Perangkat Daerah yang berubah nomenklatur organisasi, a

melakukan pendataan dan penataan arsip di setiap Perangkat Daera
masing, dengan berkoordinasi dengan Dinas Kearsipan dan P
Kabupaten Bangka Tengah.

KEE NAM Setiap Lembaga Pencipta Arsip pada Pemerintahan Kabupaten Bangka T
diperbolehkan lagi melubangi I membolongi Arsip.
lnstruksi ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.

Ditetapkan di Koba
Pada Tanggal F ebruari
 KATA PENGANTAR

Pertama-tama kami ucapkan Puji dan Syukur atas Berkat dan Rahmat Tuhan Yang Maha Esa sehingga
tersusunya Buku Panduan Kearsipan ini.

Buku Panduan Kearsipan merupakan penjelasan tentang pelaksanaan proses pengarsipan secara baku di
Pemerintah Kabupaten Bangka Tengah dan media/perlengkapan yang digunakan untuk pengarsipan sesuai dengan
Peraturan Perundang-Undangan yang berlaku. Kiranya Buku Panduan Kearsipan ini dapat dipedomani oleh arsiparis-
arsiparis di disetiap Lembaga Pencipta Arsip di Pemerintah Kabupaten Bangka Tengah. Sehingga tercipta keselarasan
dan keserasian dalam pengelolaan arsip.

Tersusunya Buku Panduan Kearsipan ini tentu bukan dari usaha satu atau dua orang saja. Dukungan moral dan
material dari berbagai pihak sangatlah membantu tersusunya buku ini. Untuk itu kami ucapkan terima kasih kepada
segenap pihak yang telah membantu.

Buku Panduan Kearsipan yang tersusun sekian lama ini tentu masih jauh dari kata sempurna. Untuk itu, kritik dan
saran yang membangun sangat diperlukan agar Buku Panduan Kearsipan ini bisa lebih baik nantinya.

KEPALA DINAS
KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN
KABUPATEN BANGKA TENGAH,

BUDI UTAMA, S.STP.,M.Si

Pembina Tingkat I / IV b
NIP. 19830515 200112 1 004
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR i

DAFTAR ISI ii

PENDAHULUAN 1
1 Latar Belakang 1

2 Maksud dan Tujuan 1

3 Ruang Lingkup 1

4 Azas Dalam Pengelolaan Arsip 1

TAHAP-TAHAP PEMBERKASAN 1
PENYUSUTAN / AKUISISI ARSIP 5
PENATAAN ARSIP

1. Pengelolaan Arsip Dinamis 6

2. Pengelolaan Arsip Statis 7
3. Alur Penataan Arsip Aktif 8
4. Penataan Arsip Kacau 8
5. Penyiangan Arsip 9

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. Pengkodean Berkas Surat

Gambar 2. Folder

Gambar 3. Odner

Gambar 4. Pembuatan Label Pada Folder

Gambar 5. Map Gantung

Gambar 6. Pemberkasan Ke Dalam Filing Kabinet

Gambar 7. Ruang Pemberkasan Arsip Inaktif

Gambar 8. Arsip Inaktif Dimasukkan Kedalam Boks

Gambar 9. Diagram Pemberkasan

DAFTAR CONTOH

Contoh 1. Pengindeksan

Contoh 2. Tunjuk Silang Subjek Yang Berbeda

Contoh 3. Tunjuk Silang peristilahan Yang Sama

PENDAHULUAN
1. Latar Belakang
Pedoman pemberkasan arsip aktif ini dibuat telah mengacu pada peraturan perundangan yang berlaku, yaitu
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang
Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, dan Peraturan Daerah Kabupaten
Bangka Tengah Nomor 07 Tahun 2012 Tentang Penyelengaraan Kearsipan.

2. Maksud dan Tujuan

Tujuan penataan arsip (berkas) secara prakteknya adalah
1. Agar arsip dapat disimpan dan diketemukan kembali dengan cepat dan tepat.
2. Menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan berdaya guna dan berhasil guna.

3. Ruang Lingkup
Pedoman ini disusun dengan cakupan bahasan pengelolaan arsip di OPD Kabupaten Bangka Tengah

4. Azas dalam Pengelolaan Arsip

1. Azas Asal Usul
Dalam pengelolaan arsip statis harus menganut azas asal usul, yaitu siapa yang mencipatkan dan dimana arsip
tersebut tercipta, sehingga diketahui asal usul dari arsip tersebut sehingga mempermudah dalam pecarian dan
membantu bagi para pengguna arsip yang ingin mengetahui asal usul dari arsip statis tersebut.
2. Azas Aturan Asli
Azas aturan asli juga diterapkan dalam pengelolaan arsip statis karena arsip yang akan dikelola juga
mempermudah bagi pengelola dalam menata arsip statis dimana arsip tersebut tidak tercampur antara arsip
yang berasal dari unit / lembaga pencipta yang satu dengan unit / lembaga pencipta lainnya.

TAHAP-TAHAP PEMBERKASAN

1. Pemeriksaan (Inspecting)
Kegiatan memeriksa arsip yang akan disimpan.
Beberapa hal yang harus dicermati adalah :
1. Apakah sudah ada diposisi simpan.
2. Apakah lampiran-lampiran (Jika ada) sudah lengkap.
3. Apakah akan disatukan dengan suratnya (jika ada surat) atau dipisahkan karena bentuk fisiknya
mengharuskan demikian.

2. Pengindeksan (Indexing)
 Indeks harus singkat
 Indeks harus mengandung makna tunggal
 Kata yang digunakan harus sudah lazim
 Fleksibel untuk perkembangan selanjutnya
 Indek harus kata benda atau yang dibendakan

Contoh 1 Pengindeksan
861.5
2011
861.5
2010
861.5
Pegawai Teladan
860
Penilaian

800
KEPEGAWAIAN

Contoh 1.1
Contoh gambar Indeks Nama Organisasi
864.3
Depag
864.3
Kejaksaan
864.3
Ujian Dinas Tk.II
860
Penilaian

800
KEPEGAWAIAN

Contoh 1.2
 Contoh gambar Indeks Nama Wilayah
433
Bandung
433
Surabaya
433
SEJARAH

430
KEBUDAYAAN
400
KESEJAHTERAAN
RAKYAT

Contoh 1.3
Contoh gambar Indeks Masalah / Subyek
709
SPPD
LUAR DAERAH
709
SPPD
DALAM DAERAH

709
BIDANG
PERJALANAN DINAS
700
PENGAWASAN

Contoh 1.4
Contoh gambar Indeks Nama Orang
854
Lasdianti

854
Euis, Aryanti

854
CUTI HAMIL

850
CUTI

800
KEPEGAWAIAN

3. Pengcodean (Coding)
Kegiatan pemberian tanda atau kode yang meweakili arsip yang akan menunjukkan pada tempat yang paling pas
dalam file.

Gambar 1 Pengkodean Berkas Surat

910. Anggaran*
 Keterangan :
*Kode akses sesuai dengan klasifikasi arsip

4. Pembuatan Tunjuk Silang (Cross Reference)

Tunjuk silang pada dasarnya merupakan catatan agar dapat memperoleh informasi arsip baik secara langsung
(Intern File) ataupun tidak langsung (Antar File)

Contoh 2 Tunjuk Silang Untuk Mempertemukan

Beberapa Subjek Yang Berbeda Tetapi Saling Berhubungan
Indeks : Kode : KU.10.01 Tanggal :

Biaya Kursus Komputer No. :

Lihat
Indeks : Kode : KP.00.05 Tanggal :

Kursus Komputer No. :

Contoh 3 Tunjuk silang menampung peristilahan yang mempunyai arti sama

Indeks : Kode : Tanggal :

Administrasi No. :
Lihat
Indeks : Kode : Tanggal :

Organisasi No. :

5. Penyortiran (Sortir)
Penyortiran berkas surat dalam filling sistem subyek dilakukan berdasarkan subyek utama, sub subyek serta
rinciannya atau melalui kode – kode yang ditetapkan dalam pola klasifikasi arsip.
Kegiatan ini dilakukan pada saat berkas surat dimasukkan dalam folder untuk memudahkan labelisasi dan
penataan berkas ditempat penyimpanannya.
Berkas dimasukkan ke dalam folder berdasarkan :
 Dosier
Arsip disusun atas dasar kesamaan urusan dalam satu berkas.
 Seri
Arsip disusun atas dasar kesamaan jenis dalam satu berkas
 Rubrik/Subjek
Arsip disusun atas dasar kesamaan masalah dalam satu berkas

Gambar 2 Folder
 Gambar 3 Odner

Catatan : Arsip boleh disimpan didalam odner asalkan tidak boleh merusak fisik arsip. (Tambah kertas untuk
dibolongi dan disimpan dalam odner

6. Pembuatan Label (Labeling)

Labelisasi adalah kegiatan pemberian tanda pengenal berkas pada tab folder atau pada sarana penghimpun
berkas lain.
Label diketik judul berkas atau yang ditetapkan sebagai indeks selanjutnya ditempel pada guide atau tab folder
dimana berkas surat akan disimpan

Gambar 4 Pembuatan Label pada Folder

Label Kosong
Label diketik nama file

CUTI TAHUNAN Label ditempel pada Tab

Folder

CUTI
TAHUNAN

7. Pemberkasan Filing
Kegiatan memasukkan folder ke dalam laci Filing Kabinet yang sesuai dengan kode arsip.
Folder berkas dimasukkan ke dalam map gantung dan map gantung dimasukkan ke dalam Filing Kabinet.
Kemudian buat daftar berkas setiap laci filing Kabinet simpan didalam laci tersebut. Filing Kabinet diletakkan di
dalam ruang Central File.

Gambar 5 Map Gantung

Gambar 6 Pemberkasan ke dalam Filing Kabinet

Gambar 7 Ruang Pemberkasan Arsip Gambar 8 Arsip Inaktif dimasukkan ke dalam

Inaktif boks
Catatan : Arsip Aktif disimpan di dalam Filing Kabinet selama masa retensinya masih aktif,
maksimal 4 tahun tergantung JRA nya. Dan Arsip Inaktif disimpan dalam boks
penyimpanan sesuai dengan standar ANRI.

Gambar 9 Diagram Pemberkasan

PENYUSUTAN ARSIP/AKUISISI ARSIP

Penyusutan arsip adalah tindakan mengurangi jumlah arsip. Biasanya dilakukan dengan 3 (tiga) cara yaitu :
1. Pemindahan arsip inaktif dari nunit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan organisasi/lembaga.
2. Pemusnahan arsip sesuai ketentuan yang berlaku.
3. Penyerahan arsip ke pada lembaga yang berwenang.

Proses penyusutan arsip :

1. Pemindahan.
 Arsiparis memilah arsip yang ada di central file.
 Kemudian Arsiparis membuat daftar arsip yang dipindahkan
 Arsiparis membuat Berita Acara pemindahan
 Berita Acara ditandatangani oleh pejabat yang berwenang/Kepala OPD

2. Pemusnahan
 Arsiparis memilah arsip-arsip yang tidak bernilai guna/sudahmelampaui Jadwal Retensi Arsip (JRA).
 Arsiparis membuat daftar arsip yang dimusnahkan.
 Arsiparis membuat Berita Acara Pemusnahan.
 Pemusnahan arsip disaksikan oleh pejabat bidang hukum dan/atau bidang pengawasan.
 Pemusnahan arsip dilakukan secara total baik fisik maupun informasinya.
 Pemusnahan dilakukan dengan cara dicacah, dibakar atau diberi zat kimia hingga hancur.

3. Penyerahan arsip kepada lembaga yang berwenang

 Arsiparis memilah arsip yang sudah tidak digunakan secara langsung oleh organisasi ke lembaga yang
berwenang mengolah arsip statis.
 Penyerahan arsip disertai daftar arsip yang diserahkan.
 Dibuatkan Berita Acara penyerahan arsip kepada oleh organisasi ke lembaga yang berwenang mengolah
arsip statis

PENATAAN ARSIP
A. Pengelolaan Arsip Dinamis
Proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan
pemeliharaan, serta penyusutan arsip.

Ordner dan Forder

Ordner
Tempat surat masuk yang arsipnya tidak boleh dibolongi. Boleh menggunakan ordner asalkan tidak merusak isi dan
fisik arsip.

Map Gantung dan Folder

Map Gantung
Tempat Surat keluar yang status   permanen/statis disimpan dan   Status akhir surat bisa dilihat di JRA/Jadwal
Retensi Arsip lalu simpan di map gantung/folder arsip, kondisi surat tidak dibolongi.

Tempat penyimpanan surat keluar dan konsepnya

Folder
Folder Tempat penyimpanan surat keluar yang dipermanenkan (statis)

a) Kegiatan dalam Pengelolaan Arsip Dinamis meliputi :

1) Penciptaan arsip yaitu penatausahaan arsip intern dan ekstern
2) Penggunaan dan pemeliharaan arsip yaitu pemyimpanan arsip yang mempunyai nilai guna maupun tindak
lanjut, contohnya daftar retensi arsip, perda, perbup, dan petunjuk lainnya.
3) Penyusutan arsip yaitu kegiatan pemilahan arsip sampai dengan pemusnahan.
b) Jenis arsip yang dikelola dalam pengelolaan arsip dinamis antara lain
1) Arsip vital ayitu arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional
pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang, arsip yang sangat
penting contohnya dokumen keuangan dan Aset intrn.
2) Arsip aktif yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau arsip yang masih terus-menerus
dipergunakan oleh unit pengolahan suatu organisasi / instansi. arsip yang selalalu dipedomani contohnya
perda, perbup dan surat masuk yang ditindaklanjuti.
3) Arsip inaktif yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun dan pengelolaannya dilakukan oleh
unit sentral dalam suatu organisasi / instansi arsip yang dipakai hanya sekali saja, contohnya surat masuk.
 c) Instrumen pengelolaan arsip dinamis
Instrumen yang digunakan dalam pengelolaan arsip dinamis antara lain :
1) Tata Naskah yaitu pengolahan surat melalui informasi/pedoman tertulis
2) Klasifikasi Arsip yaitu penyusunan arsip sesuai dengan pengelompokan arsip
3) JRA (Jadwal Retensi Arsip) yaitu masa berlakunya arsip
4) Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip yaitu penyimpanan arsip untuk memudahkan pencarian
dengan pengkodean.

B. Pengelolaan Arsip Statis

Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis melalui
akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan
nasional.( PP 28 tahun 2012). Pengelolaan arsip statis menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan. Jalan Masuk
Arsip Statis, antara lain :
1) Daftar/Senarai Arsip adalah sarana penemuan kembali arsip dinamis (yaitu arsip surat keluar dan arsip surat
masuk yang ditindaklanjuti) berupa daftar yang berisi unit informasi arsip hasil deskripsi dari sekelompok atau
group arsip.
2) Inventaris Arsip merupakan salah satu sarana penemuan kembali arsip berupa susunan hasil deskripsi arsip
dinamis secara menyeluruh dilengkapi Sejarah Organisasi, Riwayat Arsip, Pertanggungjawaban pengaturannya,
indeks serta lampiran-lampiran yang mendukung dalam pengaturan arsip tersebut.
3) Guide merupakan kumpulan dari beberapa daftar arsip dinamis yang berisi tentang sejarah ringkas tiap lembaga
pencipta arsip , jumlah arsip, dan data arsipnya.
4) Box Arsip Standarisasi Anri.
Fungsi Boks Arsip yaitu untuk menyimpan arsip(didalam folder) sehingga arsip mudah disimpan dan ditemukan
kembali secara efektif dan efisien.
Arsip dinamis yang mencapai masa retensinya disimpan dalam box arsip

ALUR PENATAAN ARSIP AKTIF

1. Memeriksa kelengkapan arsip serta memisahkan jika terdapat duplikasi, arsip yang telah diidentifikasi di
kelompokkan untuk menentukan indeks atau judul dan menentukan klasifikasi sesuai pokok masalah (Primer), sub
masalah (Sekunder) dan sub-sub masalah (Tersier).
2. Surat yang sudah dipisahkan dimasukkan kedalam folder dan disusun secara berurutan sesuai dengan kronologis,
waktu dan arsip termuda diletakkan diurutan terdepan sesuai kode klasifikasi pada kertas label di folder dan
memastikan berkas arsip sesuai dengan indeks dan klasifikasinya.
3. Berkas arsip yang sudah tertata disimpan kedalam filing cabinet sesuai dengan daftar arsip aktif secara berurutan
dari sekat primer, sekat sekunder dan sekat tersier. Jumlah filing cabinet disediakan sesuai kebutuhan dan memiliki
empat laci serta memiliki kunci pengaman.

PENATAAN ARSIP KACAU

Awal mula sebelum ada arsip yang tertata rapi biasanyasuatu institusi atau unit kerja akan menemukan arsip yang
bertumpuk, menjadi satu dan berserakan. Ini yang disebut arsip kacau. Biasanya arsip kacau terjadi karena beberapa hal
yaitu belum memiliki sistem, prosedur dan program yang jelas. Instansi yang sudah memiliki sistem, prosedur dan
program yang jelas namun masih terdapat arsip kacau kemungkinan belum menjalankan sistem tersebut atau terdapat
kekurangan dalam menjalankan sistemnya. Selain sistem, prosedur dan program yang jelas arsip kacau juga terjadi
karena kurang perhatian dari pihak pimpinan maupun pihak pelaksana dalam menangani arsip kacau.
Untuk menata arsip kacau perlu dipersiapkan :
1. Folder Arsip.
Map arsip digunakan untuk menyimpan arsip in aktif yang sudah di kode berdasarkan sub subjek atau sub sub
subjek.
2. Map Gantung
Map Gantung digunakan untuk menyimpan arsip yang masih sering digunakan atau yang disebut arsip aktif. Map
gantung disimpan dalam filing cabinet sehingga memudahkan dalam penemuan arsip.
3. Bok Arsip.
Box arsip digunakan untuk menyimpan arsip in aktif yang telah dimasukkan kedalam folder arsip. Dalam satu box
bisa memuat satu sampai lima map tergantung dari volume arsipnya. Box arsip ini kemudian dapat disimpan di rak
arsip atau didalam lemari geser (Roll Opack)

Langkah Pertama :
Dengan melakukan pemilahan awal. Yaitu memilah arsip menurut bentuk dan coraknya. Contoh bentuk arsip yaitu :
1. Arsip tekstual atau arsip konvensional.
Contoh :
Lembaran Kertas baik berupa surat biasa, Surat Keputusan, Kontrak
2. Arsip audio visual
Contoh :
Foto, CD, VCD
3. Kartografi atau gambar.
Contoh :
Blue Print, Peta

Langkah Kedua :
Memilah arsip berdasarkan subjeknya. Contohnya seperti arsip tekstual yang berupa surat atau surat keputusan dapat
dilihat subjek surat tersebut apakah kepegawaian, keuangan, dan lain sebagainya.

Langkah Ketiga :
Pengelola arsip membuat daftar arsip sementara. Daftar arsip sementara digunakan untuk mengetahui volume dan subjek
arsip apa saja yang ada dalam batas pengelolaan nantinya. Berdasarkan daftar arsip sementara ini pengelola arsip dapat
mempersiapkan pola klasifikasi untuk melakukan pemberkasan arsip.

Langkah Keempat :
Arsip-arsip yang sudah dipilah dimasukkan ke dalam peralatan arsip yang sudah disiapkan. Penempatan ini disesuaikan
dengan jenis dan kondisi arsipnya. Jika arsip tersebut berupa kertas maka penyimpanannya dimasukkan ke dalam folder
arsip dengan arsip yang bersubjek sama. Kemudian folder arsip tersebut dimasukkan ke dalam box arsip. Sedangkan
untuk arsip yang sudah dijilid contohnya kontrak langsung saja dimasukkan kedalam box arsip.

Langkah Kelima :
Kemudian arsip-arsip yang ada di dalam box arsip dientry ke dalam aplikasi atau dalam bentuk sederhana microsoft exel.

PENYIANGAN ARSIP

Langkah-langkah yang dilakukan dalam pengelolaan arsip adalah sebagai berikut:

1. Mengumpulkan seluruh arsip.

Arsip-arsip yang tidak teratur baik yang berada di bawa meja atau ditempat lain, yang bertuan dan tidak bertuan
dikumpulkan disatu tempat. Kecuali arsip-arsip yang telah tertata rapih dan mempunyai daftar.

2. Menyiangi arsip.
Arsip tidak teratur harus terlebih dahulu disiangi dari non arsip atau membuang sesuatu yang tidak ada hubungannya
dengan arsip seperti; map kosong, amplop, blanko, kardus berkas, plastik-plastik dan lain sebagainya, hal ini
dimaksudkan agar arsip menjadi bersih dan dapat diber diberkaskan dengan baik.

3. Memilah arsip
 Arsip-arsip yang telah terkumpul harus dipilah-pilah berdasarkan tahun terbitnya dan dipilah berdasarkan Unit kerja
pencipta arsip.

4. Menyatukan berkas
Berkas adalah kumpulan surat-surat yang mempunyai kesamaan masalah atau kegiatan yang saling berhubungan.
Berkas ada yang berkelompok dan pula yang tuggal. Berkas yang berkelompok terdiri dari beberapa item seperti
arsip pendukung yang berkaitan yang mempunyai kesamaan masalah atau kegiatan dan lampiran-lampirannya.
Apabila arsip yang berkelompok tidak menyatu atau terpisah dengan item yang lain maka harus dicari dan satukan
sehingga menjadi berkas yang utuh.

5. Memasukkan berkas kedalam folder arsip

Folder adalah maf arsip yang mempunyai tab / telinga di sebelah kakan atas pada sisi belakang folder. Pada tab ini di
tulis judul / nama berkas. Folder ini hanya diisi dengan satu berkas meskipun berkas tunggal (hanya satu lembar).

6. Mencatat / membuat daftar arsip

Berkas yang telah dimasukkan ke dalam folder dicatat dalam Daftar Arsip secara berurutan sesuai dengan tahun
arsip dan klasifikasi masalah. Daftar arsip terdiri dari beberapa kelompok arsip. Daftar Arsip Aktif, Daftar arsip in aktif
atau daftar arsip yang diserahkan.

Daftar arsip aktif adalah daftar catatan arsip-arsip yang masih aktif yaitu arsip yang masih digunakan secara langsung
dan terus menerus dan masih dalam proses tindak lanjut.

Daftar arsip in aktif adalah daftar catatan arsip yang frekuensi penggunaannya sudah menurun, daftar ini digunakan
sebagai acuan untuk melakuakan penyusutan arip. Sedangkan daftar arsip yang akan diserahkan adalah daftar arsip
statis yang akan diserahkan ke Arsip Nasional sebagai lembaga kearsipan nasional yang menyimpan arsip statis
yang mengandung nilai guna skunder.

Kegunaan daftar arsip adalah : Informasi yang dicatat dalam daftar arsip;
– Sebagai alat kontrol keberadaan arsip; – Judul Daftar
– Sebagai catatan inventaris arsip; – Unit Pengolah
– Untuk memudahkan penyusutan; – Nomor urut
– Kode Klasifikasi
– Uraian singkat
– Tahun arsip
– Jumlah berkas
– Keterangan

7. Menata arsip pada lemari atau rak arsip

Berkas-berkas yang telah menyatu disimpan dan ditata dalam lemari arsip / filling kabinet yang dapat menyimpan
folder dengan posisi tergantung dalam kotak / laci arsip. Posisi folder disusun berurutan dari depan kebelakang
dengan sesuai klasifikasi maslah arsip. Penataan ini hanya khusus untuk arsip aktif sedangkan arsip in aktif akan
ditata dengan cara yang berbeda di Unit Kearsipan (record center). Folder Arsip in aktif tidak disimpan dalam maf
gantung dalam filing kabinet tetapi dimasukkan kedalam box arsip dan diletakkan pada rak terbuka.

KEPALA DINAS
KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN
KABUPATEN BANGKA TENGAH,

BUDI UTAMA, S.STP.,M.Si

Pembina Tingkat I / IV b
NIP. 19830515 200112 1 004