KEARSIPAN KD 3.

5 MENJELASKAN CARA PENGKODEAN

DOKUMEN

1. Pengertian

Penyimpanan dokumen adalah segala bentuk usaha agar dokumen yang dimiliki tidak
rusak dan tidak hilang, sehingga ketika dokumen tersebut dibutuhkan dapat disediakan.
Pengkodean adalah memberikan kode pada setiap dokumen yang dimiliki dengan
kode tertentu, sehingga masing-masing dokumen dapat diidentifikasi dan dapat
diinventarisasi.

Pengkodean dokumen yang sudah diterapkan secara internasional adalah

pengkodeaan dengan klasifikasi system Dewey Decimal Clasification (DDC), yang
artinya klasifikasi sistem desimal/angka menurut Melvil Dewey. Melvil Dewey adalah
orang Amerika yang telah menemukan kode klasifikasi sistem angka untuk mengelola
dokumen berupa buku dan kliping dalam perpustakaan.

2. Jenis-jenis Pengkodean Bahan Dokumen dan Kliping

Sistem pengkodean bahan pustakan yang sering dipergunakan untuk mengelola bahan
pustaka ada 2 macam, yaitu sistem Universal Decimal Clasification (UDC) dan sistem
Dewey Decimal Clasification (DDC).

a. Sistem UDC

Apabila mengelola dengan sistem nomor UDC semua dokumen/buku

perpustakaan dikelompokkan menjadi 10 kelompok utama, masing-masing
kelompok utama dikelompokkan menjadi 10 kelompok pembantu. Kode
nomor UDC terdiri dari angka Arab 2 digit yaitu kode 00 sampai 90. Jadi apabila
kita menggunakan sstem UDC secara standar akan terdapat 100 kode
dokumen/buku.

Klasifikasi UDC kelompok utama sebagai berikut :

No. Kode UDC Jenis Buku Pustaka
1 00 – 09 Karya Umum
2 10 – 19 Filsafat
3 20 – 29 Agama
4 30 – 39 Ilmu Pengetahuan Kemasyarakatan/IPS
5 40 – 49 Bahasa
6 50- 59 Ilmu Pengetahuan Murni /IPA
7 60 – 69 Teknologi
8 70 – 79 Seni, Olahraga, Hiburan, Rekreasi, Hobi
9 80 – 89 Sastra
 No. Kode UDC Jenis Buku Pustaka
10 90 – 99 Sejarah

Dewasa ini jumlah bahan dokumen di perpustakaan semakin bertambah jumlahnya

sehingga sistem UDC tidak bisa memenuhi kebutuhan kodenya, maka sistem UDC
mulai tidak dipakai. Sebagai pengganti sistem UDC adalah sistem DDC, sistem ini
dapat menyediakan jumlah kode yang bisa dikembangkan sesuai dengan kebutuhan.

b b. Sistem Nomor DDC

Menurut DDC semua dokumen/buku perpustakaan dikelompokkan menjadi 10
kelompok utama, masing-masing kelompok utama dikelompokkan menjadi 10 kelompok
pembantu, untuk berikutnya masing-masing kelompok pembantu dikelompokkan
menjadi 10 kelompok sub pembantu.. Jadi apabila kita menggunakan system DDC
secara standar akan terdapat 1000 kode dokumen/buku. Kode nomor DDC terdiri dari
angka Arab 3 digit yaitu dokumen/buku diberi berkode 000 sampai dokumen/buku yang
berkode 999.

33. Mengelola Buku Pustaka

Sebelum dipinjamkan buku pustaka perlu dilengkapi dengan berbagai perlengkapan

agar memudahkan dalam pengelolaan dan pelayanan peminjaman. Kelengkapan-
kelengkapan buku pustaka antara lain :
a. Nomor Pengenal (call number)
Nomor pengenal buku adalah nomor Dewey dan tiga huruf pertama dari nama
pengarang.
Penetapan nomor pengenal buku adalah sebagai berikut :
1) Buku Aljabar karangan Aminudin, atau karangan Salpherr, atau karangan Suwardi, tiap
buku diberi identitas sbagai berikut :

Buku Matematika Buku Matematika Buku

yang dikarang yang dikarang Matematika yang
Aminudin : Salpherr : dikarang Suwardi :
512 512 512
AMI SAL SUW

2) Nama pengarang tiga huruf pertama sama, misalnya buku tentang manajemen
karangan Sutantio, Sutisno, Sutarman, maka nomor pengenalnya ditambah satu huruf
pertama dari judul buku.

“Seni Manajemen “Perkembangan “Manajemen dari

Modern” karangan Manajemen” karangan Masa-kemasa”
Sutantio : Sutisno : karangan Sutarman :
353 353 353
SUT SUT SUT
s l b
3) Apabila memiliki buku dengan pengarang yang sama dengan judul yang sama lebih dari
satu, maka nomor pengenalnya ditambah angka arab dibelakang huruf pertama judul.
Misalnya buku dengan judul “Pendidikan Sekretaris Kantor” karangan Sutantio
berjumlah 3 buah, nomor pengenalnya sebagai berikut :

357 357 357

SUT SUT SUT
S1 S2 S3
Kalau sekiranya masih ada dua atau lebih buku yang masih serupa
nomor pengenalnya, setelah ditambah huruf pertama dari judul,
ditambah angka arab, Pustakawan boleh mengambil kebijakan sendiri
untuk menetapkan nomor pengenal buku.

b. Kartu Buku
Kartu Buku dipergunakan untuk mencatat tanggal kembali buku pustaka yang dipinjam.
Ketika buku pustaka dipinjam, maka kartu buku diambil disimpan menjadi satu dengan
Kartu Peminjam (dimasukkan kedalan kantong peminjam). Kartu Buku dibuat dari
karton manila denngan ukuran 5 X 10 cm. Informasi-informasi yang ditulis dalam Kartu
Buku sebagai berikut :
1) Nomor Pengenal Buku
2) Nomor Induk Buku
3) Pengarang Buku
4) Judul Buku
5) Harga buku, gunanya untuk menetapkan berapa dendanya apabila buku itu rusak atau
hilang.
c. Kantong Kartu Buku
Kantong Kartu Buku dipergunakan untuk menyimpan kartu buku. Kantong kartu buku
ditempelkan di kulit buku belakang bagian dalam. Kartu buku dibuat dari karton manila
dengan ukuran 5,5 X 7,5 cm. Informasi-informasi yang ditulis dalam Kantong Buku
sebagai berikut :
1) Nomor Pengenal Buku
2) Nomor Induk Buku
3) Pengarang Buku
4) Judul Buku

d. Kartu Peminjam
Kartu Peminjam adalah kartu yang dipakai untuk meminjam buku. Di perpustakaan
tertentu kartu peminjam dijadikan satu dengan kartu anggota perpustakaan sehingga
lebih praktis dan efisien.
e. Kantong Peminjam
Kantong peminjam dipergunakan untuk menyimpan Kartu Buku dan Kartu Pinjam.
Kantong peminjam dibuat dari karton nila berukuran 5,5 X 7,5 cm.
 Informasi yang ditulis di Kantong Peminjam sebagai berikut :
1) Nomor Anggota
2) Nama Peminjam
3) Kelas
4) Berlaku sampai
f. Buku Daftar Peminjam
Setiap perpustakaan harus memiliki catatan peminjam buku pustaka, catatan peminjam
buku berupa buku dan kartu. Dengan mencatat peminjam buku, dapat diketahui
berapa jumlah peminjam buku pustaka dalam periode waktu tertentu. Dengan
mengetahui jumlah peminjam, pustakawan dapat melakukan tindak lanjut apakah perlu
pembenahan perpustakaan, penambahan jumlah buku dan lain sebagainya yang
mengarah pada perbaikian perpustakaan.
Buku Daftar peminjam dibuat dalam buku ukuran folio dengan lajur-lajur sebagai berikut
:
1) Nomor Urut
2) Nama Peminjam
3) Kelas Peminjam
4) Nomor Anggota Peminjam
5) Keterangan

g. Kartu Katalog
Kartu katalog adalah kartu yang dipergunakan untuk menelusuri buku-buku pustaka
yang dibutuhkan. Kartu katalog ada tiga macam, yaiu kartu katalog judul, kartu katalog
pengarang dan kartu katalog subyek. Pengguna buku pustaka dapat menelusuri dari
tiga kemungkinan sesuai pengetahuan yang dimiliki, bisa melalui judul bukunya,
pengarangnya atau dari subyek bukunya.
1) Ukuran Kartu Katalog
Kartu catalog dibuat dari karton putih halus yang tipis, ukuran internasional kartu
catalog yaitu panjang 12,5 cm, lebar 7,5 cm. Di bagian bawah, 8 mm dari kaki kartu,
tepat di tengah-tengah kartu diberi lobang yang garis tengahnya 5 mm. lobang itu
dipakai untuk memasukkan lidi besi yang terdapat pada tiap-tiap laci tempat
menyimpan kartu katalog yang telah diisi. Lidi besi itu memegang kartu-kartu agar
masing-masing tetap pada tempatnya. Kartu catalog disusun dilaci menurut urutan
abjad.
2) Kartu Katalog Pengarang
Buku yang berjudul “Sayuran Daun” karangan Warsito DP. Dan
Soedijanto, diterbitkan oleh Bumirestu Jakarta tahun 1977 dengan jumlah
halaman buku 63 halaman dan tinggi buku 21 cm

h. Buku Induk
Buku Induk perpustakaan adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat semua buku
yang dimiliki perpustakaan. Dari buku Induk ini perpustakaan mengetahui jumlah dan
macam-macam buku yang dimiliki.
 Buku Induk perpustakaan dibuat dari buku ukuran folio yang digaris-garis menjadi
sebuah kolom-kolom yang harus diisi dengan informasi sesuai keadaan buku yang
sedang dicatat.
Adapun judul kolom-kolom buku inventaris adalah sebagai berikut :
1) Nomor Urut, lebar lajur 2 cm
2) Nama Pengarang, lebar lajur 5 cm
3) Judul Buku, lebar lajur 10 cm
4) Nama Penerbit, lebar lajur 5 cm
5) Tahun Terbit, lebar lajur 1,5 cm
6) Harga Buku, lebar lajur 2 cm
7) Sumber Buku, lebar lajur 3,5 cm
8) Tanggal penerimaan, lebar lajur 1,5 cm
9) Keterangan, lebar lajur selebihnya

4. Menata Buku Pustaka dan Kliping dalam Rak

Setelah buku pustaka dan kliping telah dilengkapi dengan berbagai identitas maka siap
untuk dipinjamkan. Agar peminjam mudah untuk menemukan buku yang diinginkan
maka buku ditata dalam rak buku. Penataan buku pada rak dilakukan secara kelompok
sesuai dengan kode DDC dan nomor pengenal buku yang telah dibuat.
Penataan buku dalam rak sebaiknya diberi penyekat dan antar sekat diberikan jarak
agar bisa dipakai untuk menggeser buku dan untuk keperluan sirkulasi udara agar buku
tidak lembab.

5. Prosedur Penyimpanan Buku dan Pencarian Buku

a a. Penyimpanan Buku
1) Mencatat buku kedalam buku induk
2) Mentapkan nomor pengenal buku
3) Membuat label nomor pengenal buku, kemudian menempelkan pada punggung buku
4) Membuatkan kantong kartu buku, kemudian menempelkan ke kulit buku belakang
bagian dalam
5) Membuat kartu buku, kemudian memasukkan kedalam kantong buku
6) Menata kedalam rak buku

b b. Menemukan Buku Pustaka

1) Mengetahui pengarang, judul atau subyek buku yang akan dibutuhkan
2) Mencari pada kartu katalog pengarang, judul atau subyek
3) Mencari nomor pengenal buku
4) Mencari buku pada rak buku sesuai dengan nomor pengenal bukunya.

A. Kesimpulan
1. Buku pustaka dan kliping harus disimpan, untuk memudahkan penyimpanan dan
penemuan kembali maka buku pustaka dan kliping harus dikelompokkan.
2. Pengelompokkan buku pustaka dan kliping yang terapkan secara internasional adalah
sistem pengelompokkan DDC.
3. Untuk memudahkan pengelolaan dan pelayanan peminjaman buku pustaka dan kliping,
buku pustaka perlu ditunjang dengan kelengkapan buku pustaka.