IMPLEMENTASI

5S DI KANTOR
RINGKAS BERARTI ...
• Pemilahan semua item menjadi 3 kategori
: Diperlukan, Ragu-ragu, Tidak Diperlukan
• Tidak ada item yang tidak diperlukan
masih berada di area kerja
• Tidak ada item yang berlebih jumlahnya
• Ada upaya untuk menurunkan jumlah stok
dengan bersinambung meluas ke semua
item
 JADWAL RETENSI
Contoh
Umur Arsip
Golongan Arsip Arsip Abadi/Dimusnahkan
Aktif Inaktif
VITAL 1. Akte pendirian perusahaan - - Abadi
2. Daftar Saham - - Abadi
3. Akte Tanah - - Abadi
4. Surat Keputusan - - Abadi
5. Dan seterusnya
PENTING 1. Pertanggung-jawaban keuangan 5 thn 25 thn Dimusnahkan
2. Cek bekas 5 thn 25 thn Dimusnahkan
Sesuai Sesuai
3. Surat perjanjian Dimusnahkan
Keperluan Keperluan
4. Dan seterusnya
BERGUNA 1. Laporan tahunan 2 thn 10 thn Dimusnahkan
2. Neraca 2 thn 10 thn Dimusnahkan
3. Dan seterusnya
TIDAK BERGUNA 1. Undangan 1 bln - Dimusnahkan
2. Pengumuman 1 bln - Dimusnahkan
3. Dan Seterusnya
 DIAGRAM ALIRAN RINGKAS
DAFTAR DAFTAR
STATUS ISI TPS
Inventaris INVENTARIS

DAFTAR ELIMINASI
TARGET JENIS/TYPE/
Persediaan ELIMINASI
LABEL
MODEL
STOK
MERAH

BERITA ACARA
JADWAL
Dokumen PEMUSNAHAN
RETENSI
CATATAN
 RAPI BERARTI ...
• Setiap item yang masih diperlukan
dalam pekerjaan, tersedia tempatnya
dan jelas status keberadaannya
• Setiap item dan tempat
penyimpanannya mempunyai nama
atau kode identifikasi yang distandarkan
• Setiap orang mematuhi aturan
penyimpanan dan ada mekanisme
pemastiannya
 DUA TAHAP
MANAJEMEN DOKUMEN
Menghasilkan /
Distribusi

Manajemen Dokumen

Penyimpanan
Di- siap akses
pakai
•Alat untuk pekerja-
an saat ini

Penyimpanan pada
tempat yang “jauh” Dibuang

•Rekaman pekerjaan
masa lampau
 MASA PENYIMPANAN ARSIP
• Ditetapkan menurut peraturan perusahaan dan /
atau pemerintah, a.l.: Daftar Personalia, Buku
Induk Pembayaran Gaji, Catatan Akuntansi.
• Kriteria yang berbeda dapat diberlakukan untuk
dokumen berikut ini: laporan, notulen, dan
proposal.
• Unit organisasi yang menghasilkan dokumen
tersebut mungkin mempersyaratkan masa
penyimpanan berbeda dengan unit organisasi
yang menerima
DUA METODE MENYIMPAN
ARSIP
r
B i nde
Metode Folder e t ode
M
 FOLDER vs BINDER:
Keunggulan
BINDER
FOLDER • Karena ‘dikunci’, urutan
Unitnya berukuran lebih penyimpanan dokumen
cenderung lebih baik
kecil
• Karena Ukurannya binder
• Lebih mudah diatur tidak mudah dibawa
menurut frekuensi
pemakaian
• Lebih mudah
ditemukan

Folder tidak perlu

di’kunci’
 FOLDER vs BINDER:
Kelemahan
BINDER
FOLDER Binder berukuran besar
• Sulit diatur menurut frekuensi
Lebih mudah teracak pemakaian
• Membutuhkan ruang penyimpanan
(tidak berurutan) lebih besar
• Lebih sedikit yang dipakai
• Dokumen didalamnya tidak mudah
Karena ukurannya folder disortir, dipindah, dan dibuang (karena
perlu melepas kuncinya)
lebih cenderung • Karena membutuhkan waktu untuk
proses memilah dan membuangnya,
tersimpan di meja maka dokumen terkumulasi dan
para pemakainya menumpuk
Dokumen harus diberi lubang (memakan
waktu untuk penyimpanannya)
Binder lebih mahal dan biaya ruangnya juga
lebih tinggi
ALUR PENYIMPANAN DOKUMEN
Dokumen
• Diarsipkan

Kantong Arsip / Map Gantung

Penyimpanan Siap Akses • Mengkategorikan

Penyimpanan
dokumen tahun ini

Penyimpanan
dokumen tahun lalu

• Memindahkan (kantong arsip)

Penyimpanan
dokumen yang
berumur dua tahun
di kardus
Penyimpanan Terpencil
 PENYIMPANAN DOKUMEN
• Pisahkan lokasi penyimpanan untuk
arsip “siap akses” dan “terpencil”
• Tentukan batas tanggal penyimpanan
• Arsip yang mau ditransfer ke
“penyimpanan terpencil” disimpan
dalam kardus
• Buang kardus dan isinya bila telah
mencapai batas tanggal penyimpanan
 CONTOH KARDUS UNTUK
“PENYIMPANAN TERPENCIL”

, Seksi A
Depatemen Pemasaran
ga l Pem bu a ng an: A pril 2004
Tang
: 3 tahun
Periode Penyimpanan
 CONTOH KARDUS UNTUK
“PENYIMPANAN TERPENCIL”
Standard Warna Divisi

Accounting : MERAH TUA

Administration : MERAH MUDA

Tech. Support : HIJAU TUA

Production : ORANGE

Engineering : BIRU LANGIT

Warehouse : UNGU

Laboratory : HIJAU MUDA

Port : COKLAT TUA

Plant 1 : COKLAT MUDA

Plant 2 : KREM/KUNING MUDA

CONTOH KODE LOKASI SIMPAN
FILE
B

03 01 02 03 04 05 06 07 08 B.03.07-2/2
<- Lode Lokasi Simpan File,
Kode Lemari.Lokasi
Baris.Lokasi Kolom/Running
Number-Jumlah File
02 01 02 03 04 05 06 07 08 (Nomer/Total)
Lemari B Baris ke 3 Kolom
urutan ke 7 File ke 2 dari total
2 buah

01 01 02 03 04 05 06 07 08
CONTOH STANDARD WARNA
Standard Warna Periode Review
Standard Warna Divisi
1 Bulanan Hijau

Accounting : MERAH TUA 3 Bulanan Oranye

Administration : MERAH MUDA 6 Bulanan Biru

Tech. Support : HIJAU TUA
1 Tahunan Coklat
Production : ORANGE

Engineering : BIRU LANGIT

Standard Warna Stiker Review
Warehouse : UNGU

Laboratory : HIJAU MUDA

Abadi Merah

Port : COKLAT TUA Sudah di Review Putih

Plant 1 : COKLAT MUDA Dimusnahkan Hitam

Plant 2 : KREM/KUNING MUDA
Dipindahkan ke Gudang File Merah Muda
 LIMA KUNCI
MENCAPAI RAPI DI KANTOR
1. Berupaya meniadakan Pemborosan dalam mencari
alat dan bahan kerja
2. Buatlah segala sesuatu mudah diambil dan
digunakan
3. Buatlah segala sesuatu mudah dikembalikan pada
tempatnya
4. Buatlah segala sesuatu dapat dimengerti seketika
5. Hindarilah adanya koleksi pribadi di kantor
 RESIK BERARTI ...
• Membersihkan = Memeriksa

• Hilangkan sumber penyebab

kotor

• Mengupayakan kondisi
optimum
 PERSIAPAN RESIK:
SARANA KEBERSIHAN
• Tempat sampah:
– Pemilahan menurut jenis sampah : cair, padat,
logam, non logam, plastik
– Jumlah dan lokasi penempatannya
– Tatacara dan Frekuensi pengangkutan serta
pembuangannya
• Sapu, penyedot debu, penyeka debu
(kamoceng), dan lain-lain
• Menentukan lokasi dan tempat penyimpanan
sarana kebersihan
PETA TANGGUNG JAWAB RESIK
Contoh
Area: Operation Support
Penanggung jawab area RESIK:

1 1 Sian
2

2 Wurwanto

3
3 Robert G.

4 Budi S & Mustofa

4
 FORMULIR RESIK
Jadwal Kerja Umum
Contoh
Departement Engineering
JADWAL RESIK Seksi Operation Support
Nama Sian
No. Lokasi Senin Selasa Rabu Kamis Jumat
1 R. Istirahat O O O O O
2 R. Meeting O
3 R. Tamu O O
4 Gudang Material O
Alat Bantu Periksa Resik Harian
CHECKSHEET TUGAS R. MEETING
Hari Nama Dispenser Lantai Meja Asbak Lemari
Senin Sian ü ü ü ü ü
Selasa Wurwanto
Rabu Robert G.
Kamis Budi
Jumat Mustofa
 PENANDAAN TEMPAT
SAMPAH
SAMPAH BASAH SAMPAH LOGAM SAMPAH
DAN CAIR NON LOGAM

VISUALISASI INSPEKSI ALAT DENGAN

BANTUAN INDERA TUBUH

MATA TELINGA TANGAN

 STANDAR KEBERSIHAN
Contoh
MEMBERSIHKAN SAMBIL MEMERIKSA
Nama : M. IBRAHIM
Area : Document Control Centre
Metoda Tindakan Bila Tdk Pengecekan
Mesin/Alat Bagian Keadaan Normal Alat Waktu
Pengecekan Normal
Hrn Mgn Bln
D. Rak dinding :
D
1. Rak form Bersih dari debu dan 5' 4
kotoran lainnya

E E. Rak Ordner /
Filing Kabinet
1. Bagian atas Bersih dari debu Hubungi ISS 5' 4
rak / filling-
kabinet
1

F F. Lantai :
1. Karpet Bersih dari kotoran Hubungi ISS 10' / 1 Jam 4 4

1
RAWAT BERARTI ...
• Melaksanakan standarisasi di tempat kerja
• Mempertahankan Kondisi Optimum
• Mewujudkan Tempat Kerja yang bebas
kesalahan
• Visual Control Systems
 DIAGRAM RAWAT
RESIK
Resik per area dan sudah ada peta dan label tanggung jawab
RESIK
RAWAT

RINGKAS RAPI RESIK RASA AMAN Mempertahanka

Kanban sediaan
n
• Operasi buka •
Mengatasi
Mencegah
•
Kondisi
lemari •
sumber kotor
kelebihan Optimum
• Operasi • Peringatan
sediaan • Mencegah debu
“Harta Karun”
• Patroli Label • Apakah melekat Bahaya • Mekanisme
Merah peraturan • Mencegah • Pencegahan Kendali Visual
Adakah peminjaman, rembesan
• Kecelakaan
prosedur pengambilan &
cairan & minyak Kerja • Mekanisme
untuk penyimpanan
• Mencegah pipa Anti Salah
‘menyingkirka barang / alat
sudah dipatuhi? bocor
n’ barang
yang tidak • Audit Berkala
diperlukan?
 RAJIN BERARTI ...
• Terbiasa merawat Ringkas, Rapi dan Resik
• Terbiasa melaksanakan standar kerja
• Mengembangkan kebiasaan positif
• Ing ngarso sun tulodo (Keteladanan
Pimpinan-Lead by example)
• Ing madyo mangun karso (Kreativitas-Do)
• Tut wuri handayani (Mendukung-
Supporting)
 DIAGRAM RAJIN
RAWAT
Kondisi Optimum dalam Kendali

RAJIN

Informasi Kebiasaan Organisasi Penjabaran

Tepat Waktu Positif Pembelajar Quality Objective

Butir informasi: •Tepat janji •Jabarkan Quality

•Rencanakan & objective sampai tingkat
• Efisiensi •Tepat waktu Laksanakan perorangan
• Produktivitas •Tata cara komunikasi •Pembagian kelompok • Monitor dan evaluasi
•Efektivitas telepon belajar pencapaian Q.O.
•Cycle Time •One sheet report •Penetapan tema belajar • Sesi umpan balik
•Set up Time •One point lesson dan jadwal pertemuan
•Break Down •Kaizen Visual •Jadwal & kegiatan
•Delay Information board kelompok belajar
•Hasil Evaluasi 6S •Satu ide kaizen
•Kegiatan KAIZEN perorang per bulan
•dll.
PENERAPAN RAJIN
PENERAPAN 5S DI KANTOR
PENERAPAN 5S DI KANTOR