POINT-POINT PENTING DALAM PENATAAN ARSIP

PADA SUB BAGIAN UMUM DAN DAIP

Komponen SOP:
1. Penggunaan Arsip (Kepgub Nomor 737 Tahun 2022)
❖ Prosedur Peminjaman dan Pengembalian Arsip Aktif
● Ketersediaan Arsip Aktif
● Sarana Peminjaman Arsip
❖ Penyajian Arsip Aktif
● Penyajian arsip aktif bagi kepentingan pengguna internal
● Penyajian arsip aktif bagi kepentingan pengguna eksternal
2. Pemeliharaan Arsip (PP Nomor 28 Tahun 2012)
❖ Pemberkasan Arsip Aktif
● Pemberkasan arsip aktif sesuai klasifikasi arsip
● Menyusun daftar arsip aktif
❖ Penyimpanan Arsip Aktif
● DB DIB, JRA, Sarana Penyimpanan
❖ Alih Media Arsip Aktif
● Berita Acara, DB DIB
❖ Pemeliharaan Tempat Penyimpanan Arsip
3. Penyusutan Arsip
❖ Pemusnahan Arsip (Peraturan Kepala Arsip Nasional RI No. 25 Tahun 2012
tentang Pedoman Pemusnahan Arsip)
● Prosedur
● Penyeleksian arsip inaktif
● Pembuatan daftar arsip inaktif (daftar arsip usulan musnah)
● Penataan arsip inaktif yang akan dimusnahkan
● Rekomendasi Panitia Penilai Pemusnahan Arsip Dukcapil
● Keputusan Pejabat Berwenang tentang Penetapan Pemusnahan Arsip
Dukcapil
● Berita Acara Tentang Pemusnahan Arsip
Yang Harus Diarsipkan:
1. Arsip Bidang DAIP
❖ Data Jumlah Penduduk
❖ Laporan Layanan Lahir Mati Pindah Datang
❖ Data Statistik Bulanan
❖ Buku Profil Tahunan
❖ Data Cakupan Dokumen Administrasi Kependudukan
Note : Lengkapnya di Permendagri No 104 Tahun 2019
2. Arsip Bidang Umum
❖ Pengelolaan Data Ketatausahaan (Surat Masuk dan Surat Keluar)
❖ Pengelolaan Data Naskah Dinas
❖ Pengelolaan Data Pengadaan Barang
❖ Pengelolaan Data Kepustakaan
❖ Pengelolaan Data program dan anggaran, kepegawaian, keuangan, dan barang
milik daerah Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil
3. Arsip Bagian Keuangan
❖ Penatausahaan Keuangan
❖ Laporan Keuangan
❖ Tindak Lanjut Hasil Pemeriksaan dan/atau Pengawasan