ADMINISTRASI KELOMPOK TANI

Administrasi : adalah seperangkat catatan atau dokumen yang menyangkut tentang

semua kegiatan yang dilakukan pada suatu organisasi.
Kelompok : adalah kumpulan orang-orang lebih dari satu yang mempunyai tujuan
yang sama.
Kelompok Tani : adalah kumpulan orang-orang yang tumbuh berdasarkan keakraban,
keserasian serta kesamaan kepentingan dalam memanfaatkan
sumberdaya pertanian untuk bekerjasama meningkatkan produktivitas
usahataninya dan kesejahteraan anggotanya.

Perangkat Administrasi yang baik dan benar diperlukan sebagai bahan informasi bagi
kelompok maupun pihak lain yang berkaitan dengan kelompok.  Selain aturan kelompok,
setiap kelompok harus mempunyai Buku-Buku Administrasi kelompok yang dicatat secara
tertib oleh Pengurus Kelompok ataupun anggota yang ditugasi untuk itu.  Kelengkapan
Administrasi merupakan bagian dari bentuk pengawasan.

KELENGKAPAN ADMINISTRASI KELOMPOK TANI MELIPUTI :

  
1. Buku Daftar Anggota
Buku Daftar Anggota  adalah Dokumen tertulis yang berisi tentang Biodata setiap petani
yang menjadi anggota kelompok.  Buku ini bermanfaat untuk mengetahui Nama-nama
anggota, jumlah dan perkembangannya.

No. Nama Jabatan dalam Umur/Thn Tingkat Jumlah Ket

kelompok Pendidikan Tanggungan

1.
2.
3.
4.
5.
dst

Ket : Nomor yang diberikan kepada setiap anggota pada saat menjadi anggota
kelompok.  Diisi sesuai dengan urutan pada saat petani menyatakan diri menjadi
anggota kelompok.

                                                                                ………………… ,   …………………..
20…..   
   
PENGURUS KELOMPOK TANI
……………………….

          KETUA                                                                                         SEKRETARIS

   ( ……………….. )                                                                           ( …………………… )

2. Buku Tamu
Buku Tamu adalah Dokumen yang berisi catatan tentang pihak-pihak luar yang pernah
berkunjung ke kelompok.  Buku ini juga bermanfaat untuk mengetahui sejauhmana
perhatian dan bimbingan atau saran-saran yang pernah diberikan oleh pihak luar
terhadap kelompok yang bersangkutan.  Buku Tamu diisi setiap kali ada pihak dari luar
kelompok yang datang untuk suatu keperluan.

Instansi/ Kesan-kesan/
No. Hari/Tanggal Nama Maksud Tanda Tangan
Jabatan Saran

1.
2.
3.
dst

3. Buku Notulen Rapat

Buku Notulen Rapat adalah  Catatan tentang hal-hal yang telah dibahas dalam setiap
pertemuan kelompok.   baik pertemuan pengurus maupun pertemuan anggota.  

Catatan pertemuan ini penting untuk mengetahui segala persoalan ataupun  hal-hal lain
yang pernah dibicarakan dalam pertemuan/rapat.  Catatan ini juga bermanfaat bagi
kelompok untuk melihat pengalaman-pengalaman yang lalu baik berupa keberhasilan
maupun kelemahan/kegagalan serta persoalan-persoalan yang dihadapi kelompok dan
cara mengatasinya.  Bagi pihak luar catatan ini  juga bermanfaat untuk mengetahui
persoalan yang pernah dibicarakan didalam kelompok sehingga membantu  pihak luar
dalam memberikan bimbingan selanjutnya.

CONTOH FORMAT NOTULEN RAPAT

Nama Kegiatan : ……………………………………………..

Hari/Tanggal : ……………………………………………..
Materi Pembahasan : ……………………………………………..
Pimpinan Rapat : ……………………………………………..
Peserta : …………………. Orang
Nara Sumber : ……………………………………………..

Kesimpulan :

1.  …………………………………………………………………………………………………..
2.  …………………………………………………………………………………………………..
3.
dst
                                                                                …………………….,   ……………………
20..
   
       PIMPINAN RAPAT                                                                            NOTULIS

       ( ……………….. )                                                                     ( …………………… )

MENGETAHUI
PPL …………………..

( ………………………..  )
Keterangan  : Daftar hadir dilampirkan.
4. Buku Kegiatan Kelompok
Buku kegiatan kelompok adalah buku yang berisi catatan tentang segala kegiatan yang
dilaksanakan oleh kelompok.  Misalnya rencana kegiatan kelompok, catatan pelaksanaan
kegiatan, hasil monitoring dan evaluasi kegiatan kelompok dan sebagainya.  Catatan
tersebut bermanfaat bagi kelompok untuk mengingat kembali pengalaman-pengalaman
yang dimiliki.

Jenis Biaya
No Hari/Tgl Lamanya Hasil
Kegiatan Rp. Sumber Biaya
1.
2.
3.
Dst
                                                                                          
                                                                           …………………….,        ……………………
20..
   
PENGURUS KELOMPOK TANI
……………………………

           KETUA                                                                                  SEKRETARIS

   ( ……………….. )                                                                     ( …………………… )

5. Buku Rencana Defenitif Kebutuhan Kelompok (RDKK)

Buku Rencana Defenitif Kebutuhan Kelompok (RDKK) adalah buku yang berisi tentang
segala kebutuhan sarana produksi (saprodi) kegiatan yang dilaksanakan oleh setiap
anggota kelompok yang ingin berusahatani.  Misalnya rencana kegiatan usahatani budidaya
tanaman padi, kentang, dan lain sebagainya

BUKU RENCANA DEFENITIF KEBUTUHAN KELOMPOK

Nama Kelompok      : ……………………..
Kampung                 : ……………………..
Komoditi                   : ……………………..
Luas Lahan              : ……………………..
Bulan Tanam           : ……………………..

Kebutuhan / Saprodi (Kg)

Luas Lahan
No Nama Petani
(Ha) Benih/Bibit UREA NPK ZA SP36 Organik
1.
2.
3.
Dst

catatan : Jenis Kebutuhan disesuaikan dengan keinginan anggota dan kesepakatan

dalam kelompok 

              PPL                                                                                           KETUA

   ( ……………….. )                                                                     ( …………………… )
6. Buku Kas
Buku Kas adalah berisi tentang catatan yang dilakukan kelompok yang berkaitan dengan
aliran dana yang diterima maupun yang dikeluarkan.  Selain catatan aliran dana, juga berisi
catatan tentang kegiatan-kegiatan yang dibiayai dari dana tersebut.

FORMAT BUKU KAS

No Tanggal Uraian Penerimaan Pengeluaran Saldo

1.
2.
3.
Dst
Pada hari ini, hari …….. tanggal ……………… Bulan …………. Tahun ………….. , Buku Kas
ditutup dengan keadaan Saldo kas sebagai berikut :
a.  Saldo Bank                     ; Rp. ………….
b.  Saldo Kas                       : Rp.  ………..
 
Jumlah                              : Rp.  …………

     Mengetahui,
      K e t u a                                                                               Bendahara

( ……………….  )                                                                  (  …………………  )
  

7. Buku Catatan Inventaris Kelompok

Buku catatan inventaris kelompok adalah berisi tentang Aset-aset atau harta kekayaan yang
dimiliki oleh kelompok.

Tahun di Keadaan barang

No Jenis Barang Merek Jumlah Ket.
Produksi Baik Tdk baik
1.
2.
3.
Dst

           
…………………….,        …………………… 20..
   
PENGURUS KELOMPOK TANI
……………………………

           KETUA                                                                                  SEKRETARIS

   ( ……………….. )                                                                     ( …………………… )

8. Buku Pemilikan Lahan Usahatani
Buku ini bertujuan untuk mengetahui kepemilikan lahan usaha tani anggota kelompok.

JENIS USAHA (Ha)

Luas KET
No Nama Jabatan Sawah Kopi ……..
Lahan (Ha)
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Dst

……………………., …………………… 20..
   
PENGURUS KELOMPOK TANI
……………………………

           KETUA                                                                                  SEKRETARIS

   ( ……………….. )                                                                     ( …………………… )

9. Buku Agenda
Buku Agenda berisi tentang pencatatan surat masuk maupun surat keluar.

FORMAT BUKU AGENDA

SURAT MASUK SURAT KELUAR
NO
Alamat pengirim Tanggal No. Surat Perihal NO Alamat Tujuan Tanggal Perihal

1. 1.
2. 2.
3. 3.
4. 4.
5. 5.
6. 6.
7. 7.
Dst dst
10. Buku Expedisi
Buku Expedisi berisi tentang bukti pengiriman surat yang dikirimkan kepihak luar.

FORMAT BUKU EXPEDISI

No Nomor Surat Tanggal Alamat penerima Perihal Paraf

1.
2.
3.
4.
5.
Dst