MELAKUKAN PEMBUKUAN ADMINISTRASI KELOMPOK TANI

Buku-buku yang digunakan untuk mencatat kegiatan kelompok, antara lain adalah :

1. Buku Daftar Anggota

Buku ini adalah dokumen tertulis yang berisi tentang biodata setiap petani yang
menjadi anggota kelompok. Buku ini bermanfaat untuk mengetahui nama-nama
anggota, jumlah dan perkembangan anggota serta hal-hal lain yang
berhubungan dengan data anggota kelompok.
Contoh : Buku Daftar Anggota dan Penjelasannya Halaman depan sampul buku

BUKU DAFTAR ANGGOTA

NAMA KELOMPOKTANI :

ALAMAT KELOMPOKTANI :

Format isi buku

Je nis Mulai Jabatan Jumlah
kelamin Tingkat
No. menjadi dalam tang-
Nama Umur pendi- Alamat
Anggota anggota kelom- gungan
L P dikan
tanggal pok keluarga

Nomor anggota :
 Nomor yang diberikan kepada setiap anggota pada saat menjadi anggota
kelompok.
 Diisi sesuai dengan urutan pada saat petani menyatakan diri menjadi
anggota kelompok.
  Nomor anggota tidak boleh ada yang sama untuk setiap petani.
2. Buku Tamu
Buku tamu adalah dokumen yang berisi catatan tentang pihak-pihak luar yang pernah
berkunjung ke dalam kelompok. Buku ini bermanfaat untuk mengetahui seberapa jauh
perhatian atau bimbingan atau saran-saran yang pernah diberikan oleh pihak luar
terhadap kelompok. Buku tamu diisi setiap kali ada pihak dari luar yang datang untuk
suatu keperluan.
Contoh : Buku Tamu
Halaman sampul depan
BUKU TAMU
NAMA KELOMPOKTANI :

ALAMAT KELOMPOKTANI :

Format isi buku

No. Tanggal Nama Instansi Maksud Kesan/kesan/ Tanda

/jabatan Tujuan saran tangan

Maksud dan tujuan :

 Untuk mengetahui keperluan tamu tersebut datang ke kelompok
 Bermanfaat untuk melihat seberapa jauh kelompok memperoleh pembinaan
dari pihak luar yang relevan

Kesan-kesan/saran :
 Catatan pendapat tamu tersebut terhadap kelompok yang dikunjungi.
Kesan-kesan ini bisa positif dan bisa juga negative
 Kolom ini bisa berisi usulan-usulan perbaikan dari orang yang
 berkunjung ke kelompok. Usulan-usulan yang bersifat konkrit dan jelas, penting
bagi kelompok untuk ditindak lanjuti sebagai bahan pembahasan dalam
pertemuan pengurus maupun pertemuan anggota.

3. Buku Notulen Rapat

Merupakan catatan tentang hal-hal yang telah dibahas dalam setiap pertemuan
kelompok, baik pertemuan pengurus maupun pertemuan anggota. Catatan
pertemuan ini penting untuk mengetahui segala persoalan ataupun hal-hal lain yang
pernah dibicarakan dalam pertemuan/rapat.
Catatan ini juga bermanfaat bagi kelompok untuk melihat pengalamannya yang lalu
baik berupa keberhasilan maupun kelemahan/kegagalan serta persoalan-persoalan
yang dihadapi kelompok dan cara mengatasinya.
Bagi pihak luar, catatan ini juga bermanfaat untuk mengetahui persoalan yang
pernah dibicarakan di dalam kelompok sehingga membantu pihak luar dalam
memberikan bimbingan selanjutnya.
Contoh : Buku Notulen Rapat
Halaman sampul depan
BUKU NOTULEN RAPAT
NAMA KELOMPOKTANI :

ALAMAT KELOMPOKTANI :

Format isi buku

Hari / tanggal
Tempat Pertemuan
Topik Yang Dibahas
Peserta Pertemuan
Hasil Pertemuan  Hasil pertemuan dicatat
dalam bentuk kesimpulan yang
menurut semua peserta dianggap
penting.
 Tidak perlu semua kalimat
atau perkataan yang disampaikan oleh
peserta pertemuan dicatat sebagai
hasil pertemuan.
 Masalah yang belum
 terpecahkan, dicatat juga.

4. Buku Kegiatan Kelompok

Merupakan dokumen yang berisi catatan tentang segala kegiatan yang
dilaksanakan oleh kelompok, misalnya rencana kegiatan kelompok,
catatan pelaksanaan kegiatan, hasil monitoring dan evaluasi dan
sebagainya. Dokumen-dokumen tersebut bermanfaat bagi kelompok untuk
mengingat kembali pengalamanpengalaman yang dimiliki.

Contoh : Buku Kegiatan Kelompok

Halaman sampul depan
BUKU KEGIATAN KELOMPOK
NAMA KELOMPOKTANI :

ALAMAT KELOMPOKTANI :

Format isi buku

Bulan :…………….
No. Tanggal Uraian Kegiatan Keterangan

5. Buku Agenda Surat Menyurat

Buku agenda surat menyurat kelompok terdiri dari (a) agenda Surat
Masuk, dan (b) agenda surat Keluar.
a. Agenda Surat Masuk
Agenda surat masuk digunakan untuk mencatat surat masuk/surat yang
diterima kelompok. Buku ini di isi dan disimpan oleh sekretaris
kelompok.

BUKU AGENDA SURAT MASUK

NAMA KELOMPOKTANI :

ALAMAT KELOMPOKTANI :
Format isi buku
NO. PERIHAL
TANGGAL NAMA TANGGAL NO. LAMP.
TERIMA INSTANSI/LEMBAGA SURAT SURAT SURAT
DAN ALAMAT
PENGIRIM

b. Agenda Surat Keluar

Agenda surat keluar digunakan untuk mencatat surat keluar yang dikirim ke
instansi/lembaga lain. Buku ini di isi dan disimpan oleh sekretaris kelompok.

BUKU AGENDA SURAT KELUAR

NAMA KELOMPOKTANI :

ALAMAT KELOMPOKTANI :

Format isi buku

NO. NOMOR PERIHAL
TANGGAL NAMA DAN ALAMAT
SURAT
SURAT LEMBAGA INSTANSI
YANG DITUJU

6. Buku Daftar Hadir

Digunakan untuk mencatat kehadiran anggota yang datang dalam rapat-rapat
maupun kegiatan lainnya yang dilakukan oleh kelompok.
BUKU DAFTAR HADIR
NAMA KELOMPOKTANI :

ALAMAT KELOMPOKTANI :
Format isi buku

DAFTAR HADIR
RAPAT/KEGIATAN :
HARI/TANGGAL :
JAM :
TEMPAT :
PESERTA :

NO. NAMA ALAMAT JABATAN TANDA

TANGAN

Setiap buku administrasi kegiatan juga mencantumkan citacita dan harapan

Kelompoktani yang ditulis pada halaman dalam dari sampul buku.