MANAJEMEN

ADMINISTRA
SI
DISAMPAIKAN OLEH : AHMAD
SHOLIHIN
TEST KONSENTRASI
JIKA SAYA KATAKAN Haii JAWABNYA
Halo
JIKA SAYA TANYA Paham,.???
JAWABNYA Ya Iya Dong, Secara Ane Gitu
Lho,..!!!!!!
JIKA SAYA TANYA Bisa,..??? JAWABNYA Pasti
Bisa,…!!!!
JJIKA SAYA TANYA Ngantuk,..??? JAWABNYA
[Berdirilah] Lalu Katakan Oh Tidak,..!!!
MANAJEMEN
ADMINISTRASI
DAN
KESEKRETARIATA
N
Istilah administrasi berasal dari kata
latin ”ad + ministered” yang
mempunyai pengertian membantu,
melayani, atau memenuhi.
Administrasi (Administration atau
Administratie) adalah rangkaian
kegiatan penataan yang dilakukan
oleh sekelompok orang melalui
usaha kerjasama untuk mencapai
tujuan tertentu.
“Administrasi adalah ilmu atau
seni yang mempelajari kerjasama
sekelompok orang dalam suatu
organisasi untuk mencapai tujuan
bersama (White)”
Sedangkan Kesekretariatan dapat
diartikan sebagai keseluruhan
rangkaian kegiatan penataan
terhadap pekerjaan perkantoran
(surat-menyurat) dan tugas-tugas
bantuan lainnya dalam rangka
menunjang kelancaran pencapaian
tujuan organisasi.
Oleh karena itu pengertian
Administrasi Kesekretariatan adalah
keseluruhan proses pelaksanaan
rangkaian kegiatan penataan
terhadap pekerjaan perkantoran dan
tugas-tugas bantuan lainnya, dalam
rangka menunjang kelancaran
pencapaian tujuan organisasi.
Adapun bentuk-bentuk pola penataan,
yaitu :
Merencanakan (P LANNING)
Menyusun (A RRANGING)
Menghimpun (C OLLECTING)
Mencatat (R ECORDING)
Mengolah (P ROCESSING)
Mengendalikan (C ONTROLLING)
Mengirim (T RANSFERING)
TUJUAN
Memperlancar lalu-lintas dan distribusi
informasi ke segala pihak baik internal
maupun eksternal.
Mengamankan rahasia organisasi.
Mengelola dan memelihara seluruh
dokumentasi organisasi yang berguna bagi
kelancaraan pelaksanaan fungsi
manajemen.
 FUNGSI
Mengadakan pencatatan atau recording semua
kegiatan manajemen.
Sebagai alat pelaksanaan pusat ketatausahaan.
Pengendali informasi internal dan eksternal
organisasi
Sebagai alat komunikasi organisasi.
Sebagai alat pelaksana pemegang rahasia
organisasi.
Sentral teknologi transfer informasi.
Sebagai pusat dokumentasi atau master file.
Data-data/Dokumen yang diarsipkan
Arsip pendirian ORGANISASI (AD/ART, bentuk
dan struktur organisasi, job desk, dll)
Sistem dan mekanisme Standar Organisasi (SOP)
Program Kerja dan Laporan Pertanggungjawaban per
periode kepengurusan
Proposal dan Laporan Pertanggungjawaban per
kegiatan / Kepanitiaan
Databese Pengurus /SDM (Buku Anggota)
Administrasi sehari-hari (Notulensi Rapat, Surat
Keluar/Masuk, Pengelolaan papan informasi/mading
dll.
ADMINISTRASI
Ruang Lingkupnya
Logo dan Cap
Surat Menyurat
Dokumentasi
Proposal/Program Kerja
Laporan
Notulensi Rapat
SOP (Bukan makanan ya,..!!!!!)
KESEKRETARIATAN,.??????
Kesekretariatan =
Administrasi
+
Tempat
+
Sarana
+
SDM
+
Identitas Organisasi
KESEKRETARIATAN
1. Pengelolaan Surat
Standarisasi Surat Masuk & Keluar
Penomoran
2. Sarana Komunikasi Internal
Papan Pengumuman
Buku & Papan Komunikasi
3. Manajemen Pengarsipan
Dokumen Yang Diarsipkan
Bentuk Arsip
Keamanan Arsip & Kontrol
4. Pengelolaan Fisik Sekretariat
ADMINISTRASI
Ruang Lingkupnya
Logo & Cap
Surat Menyurat
Dokumentasi
Proposal
Laporan
Notulensi Rapat
SOP ( Bukan Makanan ya..!!!)
SURAT
Adalah suatu sarana komunikasi untuk
menyampaikan informasi dalam bentuk
tulisan pada kertas oleh satu pihak kepada
pihak lainnya, baik perorangan maupun
organisasi.
Fungsi Surat
Sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan
pemberitahuan, permohonan/ permintaan, perintah,
pernyataan, laporan, dan lain-lain.
Sebagai alat bukti tertulis yang memiliki kekuatan
hukum
Sebagai alat untuk membantu mengingat suatu kegiatan
Sebagai catatan atau dokumentasi historis untuk
keperluan kegiatan lain
Sebagai alat untuk mewakili pribadi atau lembaga
pembuat surat yang menyampaikan pesan, informasi,
atau misi, yang ingin disampaikan pada penerima
Surat Pribadi
Adalah surat yang digunakan untuk kepentingan
pribadi. Surat dapat berupa korespondensi antara
sesama teman atau keluarga.
Ciri-ciri surat pribadi yaitu:
Tidak menggunakan kop surat
Tidak ada nomor surat
Salam pembuka dan penutup bervariasi
Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan
penulis
Format surat bebas
Surat Resmi
Adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi,
baik perseorangan, instansi, maupun organisasi; misalnya
undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan.
Ciri-ciri surat resmi :
Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi
Ada nomor surat, lampiran, dan perihal
Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim
Penggunaan ragam bahasa resmi
Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi
Tembusan
Ada aturan format baku
 SURAT
Kepala Nomor Lampiran Perihal Tanggal Tujuan Isi Pengesahan

Logo Nama Lembaga/Panitia

Lembaga Alamat, No. Telp Kesekretariatan, E-
/ Panitia mail

Nama Lembaga/Panitia Logo

Alamat, No. Telp Kesekretariatan, E- Lembaga
mail / Panitia
SURAT
Kepala Nomor Lampiran Perihal Tanggal Tujuan Isi Pengesahan

Nomor Surat/ Nama Panitia/ Lembaga Kampus /Bulan/ Tahun

Nomor : 009/ OASIS/ITB-I/XI/2022

 SURAT
Kepala Nomor Lampiran Perihal Tanggal Tujuan Isi Pengesahan

Lampiran Berkas yang mendampingi surat (Jika

Ada)
Biasa Berapa Berkas ?
Ex :
Lampiran : 2 (Dua) Lembar
Lampiran : 1 (Satu) Berkas
Dll.
 SURAT
Kepala Nomor Lampiran Perihal Tanggal Tujuan Isi Pengesahan

 Keputusan
 Keterangan
 Permohonan Izin
 Undangan
 Tugas
 Kuasa
 Perjanjian
 Pengantar
 Pemberitahuan
 SURAT
Kepala Nomor Lampiran Perihal Tanggal Tujuan Isi Pengesahan

Rengat, 28 Desember 2022

Sesuaikan dengan bulan pada Nomor Surat

 SURAT
Kepala Nomor Lampiran Perihal Tanggal Tujuan Isi Pengesahan

Ex :
Kepada YTh :
Ketua BLM
Di
Tempat
Kepada YTh :
Bapak/Ibu/Sdr Lionel Messi
Di
Tempat
Kepada YTh :
Ketua BLM
Di
Kampus STIE-I
 SURAT
Kepala Nomor Lampiran Perihal Tanggal Tujuan Isi Pengesahan

Salam pembuka yang ditulis Lengkap

Maksud/Isi Surat yang sesungguhnya ditulis dalam bahasa
yang singkat. Waktu Acara, Tanggal dll
Kalimat penutup dan ucapan terima kasih
 SURAT
Kepala Nomor Lampiran Perihal Tanggal Tujuan Isi Pengesahan

Ex :
Assalamu’alaikum Warohmatullahi Wabarokatuh

Dengan Hormat,

Sehubungan dengan akan

…………………………………………………………..
………………………………………………………………………………
………………………………………… pada :
Hari/Tanggal : Kamis, 2 Desember 2020
Pukul : 08.00 WIB s/d Selesai
Tempat: Kampus ITB-I Ruang A dan B
Demikian undangan ini kami sampaikan. Atas perhatiannya kami Ucapkan
terima kasih.
 SURAT
Kepala Nomor Lampiran Perihal Tanggal Tujuan Isi Pengesahan

Cap Cap

Ketua Umum Ketua Panitia

Ketua Panitia Sekretaris Panitia

Cap
Ketua Umum
 URUTAN TANDA TANGAN
Sekretaris

Ketua Panitia/Pelaksana

Ketua Umum

Pembina

Waket III
Belajar Buat Surat Yuk,…..
PROPOSAL ???????
Fungsi Proposal
Permohonan Dana
Penyampai Tujuan
Penyampai Kegiatan
PROPOSAL
Lambang STIE-I
JUDUL Lambang kegiatan dan
PROPOSAL
LATAR BELAKANG Lambang UKM
NAMA KEGIATAN
JENIS DAN BENTUK
Nama Kegiatan
KEGIATAN
TUJUAN KEGIATAN
Tema Kegiatan
WAKTU, TEMPAT
SASARAN/TARGET Waktu dan Tempat
PENUTUP
LEMBAR PENGESAHAN Pelaksanaan
RENCANA ANGGARAN
SUSUNAN KEPANITIAAN
Alamat Sekretariat
SUSUNAN ACARA
Pelaksana / UKM
 Proposal
• Dasar Hukum
• JUDUL PROPOSAL
• LATAR
• Telaah Filosofis untuk
BELAKANG pencapaian apa yang
•
•
NAMA KEGIATAN
JENIS DAN BENTUK
diharapkan dan Dasar
KEGIATAN Pemikiran
• TUJUAN KEGIATAN
• WAKTU, TEMPAT
• SASARAN/TARGET
• PENUTUP
• LEMBAR
PENGESAHAN
• RENCANA ANGGARAN
• SUSUNAN
KEPANITIAAN
• SUSUNAN ACARA
 Proposal
• Menarik
• JUDUL PROPOSAL
• LATAR BELAKANG • Mudah di ingat
• NAMA • Sesuai dengan Tujuan
KEGIATAN
• JENIS DAN BENTUK
Acara
KEGIATAN
• TUJUAN KEGIATAN
• WAKTU, TEMPAT
• SASARAN/TARGET
• PENUTUP
• LEMBAR
PENGESAHAN
• RENCANA ANGGARAN
• SUSUNAN
KEPANITIAAN
• SUSUNAN ACARA
 Proposal
• Pelatihan
• JUDUL PROPOSAL
• LATAR BELAKANG • Seminar
• NAMA KEGIATAN • Perlombaan
• JENIS DAN
BENTUK • Dll
KEGIATAN
• TUJUAN KEGIATAN
• WAKTU, TEMPAT
• SASARAN/TARGET
• PENUTUP
• LEMBAR
PENGESAHAN
• RENCANA ANGGARAN
• SUSUNAN
KEPANITIAAN
• SUSUNAN ACARA
 Proposal
Ada tujuan umum dan khusus
• JUDUL PROPOSAL
• LATAR BELAKANG
yang mencantumkan target-
• NAMA KEGIATAN target secara
• JENIS DAN BENTUK kualitas/kuantitas yang ingin
KEGIATAN
• TUJUAN dicapai
KEGIATAN
• WAKTU, TEMPAT
• SASARAN/TARGET
• PENUTUP
• LEMBAR
PENGESAHAN
• RENCANA ANGGARAN
• SUSUNAN
KEPANITIAAN
• SUSUNAN ACARA
 Proposal
Kepada siapa kegiatan ini
• JUDUL PROPOSAL
• LATAR BELAKANG
ditujukan :
• NAMA KEGIATAN 1. Mahasiswa
• JENIS DAN BENTUK
KEGIATAN 2. Anggota Lembaga
• TUJUAN KEGIATAN
• WAKTU, TEMPAT
3. Masyarakat Umum
• SASARAN/ 4. Civitas Akademika
TARGET
• PENUTUP
5. Dll
• LEMBAR
PENGESAHAN
• RENCANA ANGGARAN
• SUSUNAN
KEPANITIAAN
• SUSUNAN ACARA
 Proposal
Berisi Harapan dan
• JUDUL PROPOSAL
• LATAR BELAKANG
Keinginan
• NAMA KEGIATAN
• JENIS DAN BENTUK
KEGIATAN
• TUJUAN KEGIATAN
• WAKTU, TEMPAT
• SASARAN/TARGET

• PENUTUP
• LEMBAR
PENGESAHAN
• RENCANA ANGGARAN
• SUSUNAN
KEPANITIAAN
• SUSUNAN ACARA
 Proposal
Nama Kegiatan
• JUDUL PROPOSAL
Tema
• LATAR BELAKANG
• NAMA KEGIATAN Tanggal Pengesahan
• JENIS DAN BENTUK Pada lembar pengesahan yang
KEGIATAN
• TUJUAN KEGIATAN
menandatangani adalah:
• WAKTU, TEMPAT 1. Ketua Pelaksana
• SASARAN/TARGET 2. Sekretaris Pelaksana
• PENUTUP
• LEMBAR 3. Mengetahui Ketua Umum
PENGESAHAN 4. Menyetujui Puket III Bidang
• RENCANA ANGGARAN Kemahasiswaan
• SUSUNAN
KEPANITIAAN
• SUSUNAN ACARA
 Proposal
(Rencana Pengeluaran & Rencana
• JUDUL PROPOSAL Pemasukan)
• LATAR BELAKANG
• NAMA KEGIATAN
Termasuk Lampiran I
• JENIS DAN BENTUK
KEGIATAN
• TUJUAN KEGIATAN
• WAKTU, TEMPAT
• SASARAN/TARGET
• PENUTUP
• LEMBAR
PENGESAHAN
• RENCANA
ANGGARAN
• SUSUNAN
KEPANITIAAN
• SUSUNAN ACARA
 Proposal
Termasuk dalam Lampiran II
• JUDUL PROPOSAL
• LATAR BELAKANG
• NAMA KEGIATAN
• JENIS DAN BENTUK
KEGIATAN
• TUJUAN KEGIATAN
• WAKTU, TEMPAT
• SASARAN/TARGET
• PENUTUP
• LEMBAR
PENGESAHAN
• RENCANA
ANGGARAN
• SUSUNAN
KEPANITIAAN
• SUSUNAN ACARA
 Proposal
(Menuliskan nama pembicara)
• JUDUL PROPOSAL termasuk lampiran III
• LATAR BELAKANG
• NAMA KEGIATAN
• JENIS DAN BENTUK
KEGIATAN
• TUJUAN KEGIATAN
• WAKTU, TEMPAT
• SASARAN/TARGET
• PENUTUP
• LEMBAR
PENGESAHAN
• RENCANA
ANGGARAN
• SUSUNAN
KEPANITIAAN
• SUSUNAN
Sistematika LPJ Kegiatan
I. PENDAHULUAN
A. Latar Belakang (Masalah Kegiatan)
B. Tujuan Kegiatan
C. Dasar Kegiatan
II. PELAKSANAAN KEGIATAN
A. Nama Kegiatan
B. Tema Kegiatan
C. Waktu dan Tempat Pelaksanaan
D. Peserta
E. Susunan Kepanitiaan
F. Susunan Acara
III. ANGGARAN BIAYA
A. Pengeluaran
B. Pemasukan
IV. HASIL DAN EVALUASI KEGIATAN
A. Deskripsi Kegiatan
B. Evaluasi Kegiatan
C. Rekomendasi
V. PENUTUP
A. Uraian
B. Lembar Pengesahan
C. Lampiran (Daftar Nota, Nota, Dokumentasi, Presentasi, Dll)
Ada Pertanyaan ???
Atau ada yang mau didiskusikan
PENDALAMAN MATERI
ANGGOTA TUNAS MAPALA
OASIS DAN MAPALA MANA
SYARAT SEBELUM XPDC
MATERI ADMINISTRASI
JURNALISTIK
NAVIGASI BERBASIS HP