Memahami cara menulis surat undangan rapat yang benar adalah sebuah keharusan

agar dokumen yang dibuat bisa sesuai dengan tata caranya. Berikut ini 99.co Indonesia
hadirkan cara membuat beserta contoh surat undangan rapat yang baik dan benar
untuk Sahabat 99 jadikan referensi.
Surat undangan rapat merupakan salah satu dokumen yang memuat ajakan kepada
seseorang atau kelompok untuk menghadiri suatu kegiatan rapat.

Biasanya, kegiatan rapat dapat mengundang seseorang atau instansi untuk membahas
hal yang bersifat penting bagi kepentingan banyak orang.

Secara umum, surat undangan rapat itu termasuk ke dalam jenis surat undangan
resmi.

Bagian dari Surat Undangan Rapat

Mengingat surat ini termasuk ke dalam surat undangan resmi, terdapat hal-hal penting
yang harus kamu ketahui, di antaranya adalah sebagai berikut.

1. Kop Surat
Kop surat merupakan bagian dari surat yang menjadi identitas sebuah perusahaan
atau instansi.
Pembuatan kop surat bertujuan agar penerima dokumen bisa mengetahui asal surat
tersebut.

Setiap undangan resmi sejatinya memiliki kop agar bisa menggambarkan pengirim.

Selain untuk undangan rapat, kop surat resmi banyak ditemukan pada surat-surat dari
instansi, contohnya pada surat referensi.
2. Tanggal Surat
Tanggal surat dibuat sebagai acuan waktu kepenulisan surat tersebut dibuat.

3. Nama dan Pihak yang Dituju

Bagian ini wajib dicantumkan secara jelas supaya nama dan pihak yang dituju bisa
mengetahui jelas tentang si pengirim surat.

4. Isi Surat
Isi surat memuat ajakan kepada penerima untuk menghadiri acara atau kepentingan
resmi tertentu.

5. Waktu dan Tempat

Selain tanggal surat, keterangan waktu dan tempat pun wajib dicantumkan sebagai
acuan waktu acara yang akan diselenggarakan.

Hal ini bertujuan supaya penerima surat tidak akan kebingungan dan bisa mengetahui
waktu dan tempat pelaksanaan acara.

6. Lampiran
Beberapa undangan memang ada yang menggunakan bagian ini dan ada juga yang
tidak.

Lampiran ini bertujuan untuk memperjelas topik pelaksanaan acara supaya penerima
undangan dapat mengetahui secara umum tentang acara tersebut.

7. Stempel dan Tanda Tangan

Stempel dan tanda tangan menjadi bukti bahwa undangan yang diterima berasal dari
pihak resmi.

Format Umum Surat Undangan Rapat

CV. MAJU MERDEKA
Jl. Jend. Sudirman no. 16 Jakarta Pusat
Telp/Fax: 021-567883
Email: majumerdeka@mail.com

Jakarta, 25 Februari 2021

Nomor        : 010/URP/MB/IV/2018
Lampiran   : –
Hal              : Undangan Rapat Perusahaan
Yth.
Bpk. Salim Yudhoyono, S.kom
HRD CV. MAJU MERDEKA Cabang Pedurungan
di tempat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan akan diadakannya evaluasi kerja tahunan perusahaan CV. MAJU
MERDEKA, kami bermaksud mengundang bapak untuk menghadiri rapat yang akan
dilaksanakan pada:

Hari/Tanggal : Senin/26 Februari 2021

Waktu : 13.00 – Selesai

Tempat : Kantor Pusat CV. MAJU MERDEKA

Demikian surat undangan ini kami sampaikan, mengingat pentingnya acara rapat ini
maka kami sangat mengharapkan kehadiran Bapak.

Atas perhatian dan kedatangannya kami ucapkan terima kasih.