Contoh Surat Undangan Rapat yang Baik dan Benar

ByAnnastasya Berliana Dunda

12/11/2021

181

Facebook

Twitter

Pinterest

WhatsApp

Linkedin
Dalam lingkup perusahaan, surat-menyurat menjadi suatu dokumen yang mempunyai tujuan dan
fungsi tertentu. Salah satu surat yang tujuannya untuk memberi informasi dan bersifat sebagai
undangan adalah surat undangan rapat. Contoh surat undangan rapat sangat beragam penggunaannya
sesuai dengan instansi, namun penulisannya harus menggunakan bahasa baku, padat, dan jelas.

Dalam suatu perusahaan maupun organisasi, kegiatan rapat sangat diperlukan karena merupakan
bentuk musyawarah untuk mencapai suatu kesepakatan tertentu. Tujuan rapat adalah untuk
membahas perencanaan dan kebijakan seputar perusahaan. Lantas, untuk mengetahui tentang surat
undangan rapat, cara membuat hingga contohnya. Simaklah artikel berikut ini! 
Daftar Isi
 Apa itu Surat Undangan Rapat?
 Cara Membuat Surat Undangan Rapat
o Kop surat 
o Tanggal surat 
o Nomor surat 
o Perihal 
o Nama penerima dan alamat tujuan
o Salam pembuka 
o Isi surat 
o Salam penutup 
o Lampiran
o Nama pengirim, stempel dan tanda tangan
 Contoh Surat Undangan Rapat
 Kesimpulan

Apa itu Surat Undangan Rapat?

Definisi surat undangan rapat adalah sebuah dokumen yang berisi ajakan atau undangan secara resmi
kepada suatu instansi atau perorangan untuk datang dan hadir pada rapat sesuai dengan tempat dan
waktu yang terlebih dahulu sudah ditentukan. 

Adapun di dalam surat tersebut, terdapat tema atau topik rapat, waktu dan tempat pelaksanaan rapat,
serta beberapa informasi lainnya sebagai pendukung surat. Bila isi surat mengandung informasi
secara lengkap, maka peserta rapat akan mengetahui secara jelas dan bisa mempersiapkan dirinya
lebih matang. 

Rapat merupakan kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan untuk mencari sebuah keputusan
secara musyawarah. Biasanya dalam rapat, pihak yang diundang akan membahas mengenai
bagaimana cara mengatasi suatu permasalahan. Nah, fungsi dari surat undangan rapat adalah untuk
mengundang pihak-pihak yang terlibat dalam rapat tersebut. 

Baca juga: Contoh Notulen Rapat Lengkap untuk Mencatat Seluruh Hasil Rapat Anda
 

Cara Membuat Surat Undangan Rapat

Selanjutnya, untuk pembuatan surat undangan rapat yang baik harus memperhatikan tata bahasa serta
susunannya. Tata bahasa yang bagus untuk undangan resmi adalah tata bahasa yang formal, baku,
dan sesuai dengan Ejaan Yang Disempurnakan (EYD). Berikut ini adalah bagian-bagian yang perlu
Anda perhatikan dalam pembuatan surat undangan rapat: 

Kop surat 
Pertama, kop surat merupakan hal yang penting, hal ini berkaitan dengan identitas sebuah instansi
atau perusahaan. Identitas tersebut dapat berupa logo instansi, nama, alamat, kontak perusahaan yang
telah tertata rapi. Fungsi dan tujuannya adalah agar penerima surat dapat mengetahui asal
pengirimnya. 

Tanggal surat 
Tanggal yang tertera dalam surat undangan sesuai dengan waktu pembuatan surat, hal ini juga
sebagai acuan waktu kepenulisan tersebut telah dibuat. 

Nomor surat 
Jika perusahaan Anda membutuhkan arsip surat, maka cantumkanlah nomor surat pada undangan
resmi. 

Perihal 
Dalam bagian ini, Anda bisa menuliskan tujuan dari surat tersebut. Hal ini untuk memudahkan
penerima mengetahui isi surat. 

Nama penerima dan alamat tujuan

Bagian ini wajib dicantumkan secara jelas dan singkat. Alamat yang lengkap akan tertulis pada
bagian sampul surat. Tulis nama penerima dan gelar serta jabatannya dengan jelas dan sesuai.

Salam pembuka 
Setelah menuliskan nama penerima dan alamat tujuan, lampirkan juga salam pembuka dengan bahasa
yang sopan, baik, dan benar. 

Isi surat 
Dalam bagian ini, membuat ajakan kepada penerima surat untuk menghadiri acara resmi tertentu,
cantumkan maksud dan tujuan dari pembuatan surat undangan rapat tersebut, cantumkan hari dan
tanggal pelaksanaan rapat, pokok bahasan, serta tempat dan penunjang isi surat lainnya. 

Salam penutup 
Selanjutnya, sebuah penulisan surat undangan resmi harus mengandung suatu etika yang baik, seperti
salam dan ucapan terima kasih pada bagian penutup. 

Lampiran 
Mencantumkan lampiran dalam surat undangan rapat tidak bersifat wajib. Lampiran hanya berlaku
sebagai dokumen untuk memperjelas atau melengkapi isi surat undangan. Tujuannya adalah untuk
memperjelas topik pelaksanaan acara agar penerima mengetahui secara detail tentang acara rapat
tersebut. Salah satunya adalah lampiran mengenai rundown acara.

Nama pengirim, stempel dan tanda tangan

Setelah bagian penutup, pada bagian ini cantumkan jabatan serta nama pengirim agar penerima
mengetahui dengan jelas. Stempel dan tanda tangan juga dibutuhkan sebagai bukti bahwa undangan
tersebut resmi. 

Baca juga: Mengapa Surat Jalan Itu Penting? Berikut Penjelasan dan Contohnya

Contoh Surat Undangan Rapat

Contoh surat undangan rapat perusahaan internal

sumber: suratresmi.net

Contoh surat undangan rapat perusahaan eksternal