Anda di halaman 1dari 11

MODUL PERKULIAHAN

KOMUNIKASI DAN
ETIKA PROFESI

Komunikasi Bisnis

Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh

05
Ilmu Komputer Sistem Informasi W151700005 Hanna Yunita, ST.,MKom

Abstract Kompetensi
Modul ini menjelaskan tentang Diharapkan mahasiswa memahami
Komunikasi bisnis. dan mampu menjelaskan tentang hal-
hal yang terkait dengan komunikasi
bisnis dalam perusahaan.
5.1 Pengertian Komunikasi
Komunikasi adalah proses transfer informasi dari komunikator (pengirim pesan)
kepada komunikan (penerima pesan) dengan tujuan untuk mencapai saling pengertian.
Sedangkan pengertian bisnis adalah suatu kegiatan system ekonomi yang diarahkan pada
manajemen dan distribusi hasil industri atau jasa profesional, yang dapat mendatangkan
keuntungan bagi organisasi bisnis tersebut. Yang dimaksud dengan komunikasi bisnis
adalah proses transfer informasi dari komunikator kepada komunikan dimana hasil informasi
tersebut dapat menghasilkan keuntungan bagi organisasi bisnis tersebut. Dengan kata lain,
komunikasi bisnis merupakan pertukaran gagasan, pendapat, informasi, instruksi yang
bertujuan tertentu atau impersonal melalui simbol-simbol atau sinyal-sinyal.
Dalam komunikasi bisnis terdapat 6 hal pokok yang perlu diperhatikan, yaitu :
1. Memiliki tujuan, artinya komunikasi bisnis harus memiliki tujuan yang telah
ditetapkan sebelumnya sejalan dengan tujuan organisasi.
2. Pertukaran, dalam hal ini melibatkan paling tidak dua orang atau lebih, yakni
komunikator dan komunikan
3. Gagasan, opini, informasi, instruksi merupakan isi dari pesan yang bentuknya
beragam tergantung tujuan, situasi, dan kondisi.
4. Menggunakan saluran personal atau impersonal yang mungkin bersifat tatap
muka, menggunakan media tertentu, atau melalui media massa yang menjangkau
jutaan orang secara bersamaan.
5. Menggunakan simbol dan sinyal yang merupakan alat atau metode yang dapat
dimengerti atau dipahami oleh penerima untuk menyampaikan pesan
6. Penyampaian tujuan organisasi : Salah satu karakteristik yang membedakan
organisasi atau lembaga formal dari informasi adalah adanya tujuan yang telah
ditetapkan sebelumnya oleh manajemen.

5.2 Tujuan Komunikasi Bisnis


Setiap komunikasi yang terjadi antara komunikator dan komunikan tentu memiliki
maksud dan tujuannya. Begitu pula adanya dengan komunikasi bisnis yang terjadi antara
individu dan organisasi, maupun antar organisasi yang satu dengan organisasi lainnya.
Berikut ini adalah tujuan komunikasi bisnis, sebagai berikut :

1. Memberi informasi kepada klien, partner bisnis, bawahan dan atasan dalam suatu
organisasi bisnis, secara internal maupun eksternal.

2018 Komunikasi dan Etika Profesi


2 Hanna Yunita, ST.,MKom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
2. Diberi informasi

3. Mempengaruhi orang lain, misalnya dalam hal penawaran harga suatu produk.

4. Menyelesaikan masalahyang terjadi baik internal maupun eksternal organisasi

5. Membuat keputusan

6. Sebagai alat untuk mengevaluasi

Mengapa tujuan komunikasi harus jelas ? Karena tujuan komunikasi yang jelas akan
membantu individu maupun organisasi tersebut dalam hal pengambilan keputusan, antara
lain :

a. Keputusan untuk meneruskan pesan

b. Keputusan untuk menghadapi audience

c. Keputusan untuk memusatkan isi pesan

d. Keputusan untuk menetapkan saluran dan media yang akan digunakan

5.3 Fungsi Komunikasi


Berikut ini adalah beberapa fungsi komunikasi, yaitu :
1. Menyampaikan informasi
2. Mendidik (to educate)
3. Menghibur (to entertain)
4. Mempengaruhi (to influence)
Dalam bisnis, fungsi komunikasi bisnis dapat dilihat secara internal dan eksternal
organisasi/perusahaan, sebagai berikut :
1. Secara Internal: komunikasi terjadi antara atasan, bawahan, dan rekan kerja
dalam suatu struktur organisasi.
Fungsi :
a. Mengeluarkan dan menjelaskan peraturan/prosedur
b. Menginformasikan progress perusahaan
c. Evaluasi, memberikan penghargaan dan hukuman/menegur pegawai
yang melanggar
2. Secara External: komunikasi terjadi antara organisasi / perusahaan dengan
konsumen, supplier, pemerintah, dan masyarakat / publik

2018 Komunikasi dan Etika Profesi


3 Hanna Yunita, ST.,MKom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Fungsi :
a. Membujuk konsumen untuk membeli
b.Memperkenalkan perusahaan (company profile) serta produk dan
layanannya
c. Mengklarifikasikan spesifikasi produk atau jasa yang ditawarkan
perusahaan d. Menciptakanbrand image perusahaan yang positif
e. Melakukan investasibisnis dan atau penagihan hutang piutang perusahaan
f. Mendorong pegawai melakukan perbaikan

5.4 Bentuk Komunikasi Bisnis


Dibawah ini adalah penjelasan tentang bentuk komunikasi bisnis yang umum
dilakukan, sebagai berikut :

1. Komunikasi secara lisan (oral) Disampaikan secara langsung “person to person”, atau
menggunakan media komunikasi misalnya telepon dan teleconference menggunakan
internet. Oral communication meliputi : berbicara dan mendengarkan

2. Komunikasi secara tulisan (written) Disampaikan secara tertulis dengan surat


menggunakan bahasa resmi / formal, misalnya: surat penawaran produk, surat kontrak
kerjasama, dsb. Written communication meliputi: menulis dan membaca.

Ketrampilan Komunikasi Bisnis

Terdapat beberapa jenis ketrampilan berkomunikasi yang dibutuhkan dalam


komunikasi bisnis dan profesional, yaitu :

 Membaca dalam komunikasi bisnis,

kemampuan membaca dengan teliti adalah suatu keharusan yang tidak bias ditawar lagi.
Karena diperlukan pemahaman yang mendalam mengenai materi bisnis yang
dibicarakan supaya tidak terjadi salah paham. Misalnya: membaca kontrak kerjasama
antar perusahaan, membaca proposal penawaran pembuatan website perusahaan,
membaca surat penawaran suatu produk dari perusahaan supplier rekanan perusahaan,
dan sebagainya. Setelah dibaca dengan teliti, jika ada yang masih kurang dimengerti
sebaiknya perlu dikonfirmasi ulang atau diminta penjelasan yang lebih mendetail
mengenai hal tersebut.

2018 Komunikasi dan Etika Profesi


4 Hanna Yunita, ST.,MKom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
 Mendengarkan Mendengarkan juga tidak kalah pentingnya dalam komunikasi bisnis.
Karena mendengarkan penjelasan dengan baik akan meminimalkan tingkat kesalahan
dalam memahami suatu persoalan. Selain itu mendengarkan dengan baik juga
merupakan salah satu bagian dari etiket dalam bisnis, karena lawan bicara kita akan
merasa sangat dihargai pendapat dan pemikirannya. Begitu pula dalam hal membalas
(me-reply) sebagai tanggapan atas hal-hal yang telah didengarkan tadi, sebaiknya juga
diungkapkan dengan baik dan sopan. Mendengarkan (menyimak) akan mempengaruhi
pemahaman suatu masalah, ingatan serta perhatian seorang individu dan semangat
juang sebuah kelompok. Mendengarkan (menyimak) merupakan keahlian komunikasi
dalam dunia bisnis. Komunikasi yang berkualitas, tidak dihasilkan dengan bahasa yang
ngotot, tetapi dihasilkan dari kecerdasan dan kesabaran, salah satunya adalah
mendengarkan. Mendengarkan yang sabar dan bertanya dengan sopan merupakan
fondasi yang kuat dan penting.

 Menulis

Menulis dengan bahasa yang baik dan benar, merupakan suatu hal penting dalam
komunikasi bisnis. Karena sebagian besar hal-hal yang dikomunikasikan dalam bisnis
sebaiknya dituangkan secara tertulis dan formal, sehingga meminimalkan tingkat
kesalahan (human error) karena lupa atau salah pengertian.

 Percakapannya menarik

Dalam komunikasi bisnis, mengungkapkan materi pembicaraan yang menarik merupakan


hal penting, karena akan mendapatkan perhatian lebih dari lawan bicaranya. Oleh karena
itu diperlukan wawasan pengetahuan yang luas, sehingga memiliki banyak alternative
materi pembicaraan untuk diungkapkan.

 Wawancara

Salah satu komponen dalam komunikasi bisnis adalah wawancara. Biasanya wawancara
terjadi ketika perusahaan mencari calon pegawai baru, atau akan membina hubungan
bisnis dengan partner yang baru sehingga perlu mempelajari profil perusahaan calon
partnernya tersebut. Misalnya pada suatu usaha franchise seperti Indomaret, maka
perusahaan Indomaret sebagai franchisor akan melakukan wawancara yang mendalam
mengenai profil calon franchise Indomaret.

 Berdiskusi dengan kelompok kecil

2018 Komunikasi dan Etika Profesi


5 Hanna Yunita, ST.,MKom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Dalam bisnis, sudah merupakan hal yang umum bahwa kita akan terlibat dalam suatu
kerjasama tim (teamwork). Sehingga diperlukan kemampuan berkomunikasi yang baik
ketika kita dihadapkan pada suatu keadaan untuk berdiskusi dalam suatu rapat untuk
membahas persoalan bisnis.

 Berpidato dan presentasi

Ada kalanya ketika menjalankan suatu bisnis, kita perlu melakukan suatu presentasi
kepada klien mengenai proposal penawaran suatu project ataupun presentasi kepada
pihak manajemen perusahaan misalnya membahas mengenai progress kerja yang kita
lakukan. Untuk meningkatkan ketrampilan berkomunikasi, kita perlu mempelajari teknik
presentasi yang baik supaya dapat menyajikan suatu presentasi yang menarik dan tidak
membosankan. Berpidato dan presentasi merupakan bagian dari public speaking.

5.5 Bahasa
Bahasa adalah lambang bunyi yang arbiter, digunakan oleh anggota suatu masyarakat
untuk berkomunikasi, bekerjasama, berinteraksi, dan mengidentifikasi diri. Bahasa dapat
ditampilkan secara lisan, tulisan maupun gerak tubuh (bahasa isyarat). Dalam proses
komunikasi bahasa memegang peranan penting, terutama komunikasi bisnis. Perbedaan
bahasa akan menghambat proses komunikasi dan kelancaran bisnis, sehingga diperlukan
penerjemah (translator) untuk mempermudah memahami maksud dan tujuan pembicaraan/
komunikasi bisnis yang dilakukan. Kadangkala ada kosakata atau suatu istilah yang memiliki
arti lebih dari satu sehingga potential akan menimbulkan salah pengertian.

Penggunaan bahasa tubuh merupakan ungkapan perasaan yang sesungguhnya, dan


yang perlu diperhatikan adalah kata-kata yang diungkapkan sebaiknya disesuaikan dengan
bahasa tubuh.

Pentingnya Mendengarkan Dalam Bisnis

Mendengarkan (menyimak) akan mempengaruhi pemahaman suatu masalah, ingatan


serta perhatian seorang individu dan semangat juang sebuah kelompok. Menurut penelitian
Disalvo, Larsen dan Seiler : “ Orang-orang dalam dunia bisnis memandang menyimak
sebagai suatu yang kritis bagi keberhasilan suatu pekerjaan.” Hal penting dalam komunikasi
adalah kemampuan melihat gagasan dan sikap yang diungkapkan dari sudut pandang
orang lain. Jadilah pembicara dan pendengar yang baik, jangan pernah mendominasi
diskusi, tapi selalu bersikap persuasive terhadap situasi komunikasi.

2018 Komunikasi dan Etika Profesi


6 Hanna Yunita, ST.,MKom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Keuntungan menjadi pendengar :

1. Terhindar dari kesulitan. Pendengar yang baik akan memperhatikan instruksi, arahan dan
peringatan. Orang jarang mempunyai alasan untuk kesal kepada seseorang yang
menaruh perhatian

2. Mendapatkan pengetahuan apa yang terjadi. Semakin banyak mendengar maka makin
banyak pula pelajaran yang dapat diambil untuk meningkatkan profesionalitas dalam
bisnis.

3. Membuat terlihat cerdik. Mendengarkan membuat terlihat cerdas dan akan meningkatkan
kecerdasan dalam memahami suatu masalah.

4. Meningkatkan pengetahuan. Dengan meningkatnya pengetahuan maka kekuatan bisnis


akan semakin meningkat dengan data-data yang didapatkan dari mendengar.

5. Memahami dengan baik maksud dan isi dari materi yang dibicarakan.

6. Merasa lebih dihargai. Karena ketika pembicara merasa dihargai dan didengarkan, maka
mereka akan menghargai pendengarnya

7. Perundingan. Untuk mendapatkan sesuatu dari orang lain adalah mengetahui apa yang
ingin mereka berikan dan apa yang diperlukan supaya mereka memberikan informasi
lebih banyak adalah dengan mendengarkan.

8. Meredakan kemarahan. Dengan mendengar, kita dapat memahami maksud kemarahan,


sehingga pada akhirnya dapat membuat orang yang marah menjadi lebih rasional

9. Membina harga diri pada relasi. Dengan mendengarkan merupakan salah satu cara untuk
membina harga diri pada semua pihak terutama orang dilingkungan bisnis.

10. Mendatangkan cinta pelanggan pada bisnis kita.

Penyebab Tidak Mendengarkan

Menurut pandangan dari J.J. Floyd terdapat 6 alasan yang menyebabkan


mendengarkan/menyimak tidak efektif :

1. Lebih banyak berbicara daripada menyimak

2018 Komunikasi dan Etika Profesi


7 Hanna Yunita, ST.,MKom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
2. Sindrom hiburan atau tidak serius dalam menanggapi suatu masalah

3. Mengutamakan prasangka

4. Menyimak secara tidak kritis

5. Terpengaruh oleh gangguan

6. Rasa takut terhadap materi yang sulit (cenderung menghindar)

5.6 Teknik Negosiasi Bisnis


Dalam melaksanakan aktifitas bisnis, tentu akan mengalami suatu kondisi dimana
perlu dilakukan negosiasi baik dalam hal harga barang, spesifikasi produk, maupun batasan
ruang lingkup pekerjaan (scope of work) yang akan dikerjakan. Maka dalam hal ini teknik
negosiasi sangat diperlukan. Kemampuan negosiasi yang baik sangat berguna untuk
mencapai kesepakatan dengan berbagai pihak yang terkait dalam operasional bisnis.
Kesepakatan tersebut dapat meliputi kesepakatan kerja, kerjasama bisnis dengan mitra,
investor, maupun pemasok, kesepakatan yang terkait dengan perijinan, penjualan, dan
lainnya. Cara bernegosiasi yang benar dan efektif sebenarnya tidak ada aturan yang baku,
hal ini disebabkan oleh banyaknya faktor yang mempengaruhi seseorang dalam
bernegosiasi.

Faktor-faktor tersebut antara lainya itu pengalaman dalam bernegosiasi, kemampuan


berkomunikasi dan lain-lain. Agar dalam berkomunikasi lebih efektif dan mengena sasaran
dalam negosiasi bisnis perlu dilaksanakan dengan melalui beberapa tahap yakni:

a. Persiapkan diri anda, masukilah ruang negosiasi dengan orientasi win-win solution.

b. Mengumpulkan fakta-fakta maupun informasi yang berhubungan dengan kegiatan bisnis


lawan sebelum melakukan negosiasi.

c. Susunlah rencana yang menggambarkan secara umum hal apa saja yang akan
disampaikan. Pusatkan pada kebutuhan bisnis, bukan pada kepentingan pribadi.

d. Lakukan negosiasi dengan bahasa yang mudah dimengerti lawan bicara sehingga
menghindari timbulnya makna ganda dan salah pengertian. Bicara seperlunya dengan
hati-hati, jaga kata-kata dan kalimat yang akan diucapkan, jangan sampai membongkar
“isidapur” Anda sendiri, karena informasi adalah barang berharga dalam bisnis.

2018 Komunikasi dan Etika Profesi


8 Hanna Yunita, ST.,MKom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Sebaiknya jangan datang ketempat negosiasi dengan banyak aksi dan banyak bicara
yang tidak penting.

e. Umpan balik, perlu diperhatikan oleh negosiator untuk memastikan hasil negosiasi.
Dengarkan baik-baik reaksi lawan bicara. Amati isyarat prilaku mereka seperti: angkat
bahu, geleng–geleng kepala, mencibir, mengangguk setuju.

f. Evaluasi, perlu untuk menilai apakah tujuan berkomunikasi/ negosiasi sudah tercapai,
apakah perlu diadakan lagi, atau perlu menggunakan cara-cara untuk mencapai hasil
yang lebih baik.

B. Teknik Presentasi Bisnis

Kemampuan menyusun dan membawakan presentasi bisnis yang komunikatif akan


sanggup melejitkan karir Anda kejenjang lebih tinggi dan lebih menjanjikan. Buatlah slide
presentasi yang mampu menjelaskan pandangan yang ingin Anda sampaikan dengan
sederhana, lugas, jelas dan cepat dipahami audiens. Jika perlu tambahkan diagram, table,
alat peraga atau ilustrasi yang menarik sebagai penjelasan tambahan.Tantangannya adalah
bagaimana membuat slide presentasi bisnis yang sederhana namun powerful secara visual.
Presentasi sudah merupakan hal yang standar dalam komunikasi bisnis, dilakukan dalam
ruang lingkup internal yang audiensnya adalah pihak manajemen perusahaan maupun
eksternal perusahaan yaitu client / konsumen.

Sebelum melakukan presentasi sebaiknya presenter melakukan analysis audience


yang tujuannya untuk mempelajari karakteristik audience yang akan dihadapi sehingga
dapat melakukan komunikasi dengan baik. Materi analysis audience meliputi usia, gender,
jenis kelamin, tingkat pendidikan, status sosial, pekerjaan, wilayah tempat tinggal, dan
sebagainya. Ketika melakukan presentasi harap diperhatikan penampilan yang rapi dan
sopan, gunakan bahasa yang formal dan mudah dimengerti, sampaikan materi presentasi
dengan intonasi dan pengucapan yang jelas, pencahayaan ruangan cukup memadai, serta
pastikan alat bantu presentasi seperti komputer, LCD proyektor dan sound system bekerja
dengan baik. Gunakan waktu dengan baik untuk menyampaikan materi presentasi supaya
tidak bertele-tele dan audience memiliki kesempatan untuk melakukan tanya jawab jika ada
materi yang kurang dipahami.

2018 Komunikasi dan Etika Profesi


9 Hanna Yunita, ST.,MKom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Latihan
1. Sebutkan fungsi komunikasi bisnis secara internal dan eksternal.
2. Faktor pendukung apasaja yang dapat membantu dalam negosiasi bisnis?
3. Berikan pendapat anda tentang tujuan dari komunikasi bisnis.
4. Ada 6 hal pokok yang harus dperhatikan dalam komunikasi bisnis. Sebutkan !
5. Sebutkan 3 jenis ketrampilan komunikasi bisnis yang diperlukan dalam lingkungan
professional!
1.

2018 Komunikasi dan Etika Profesi


10 Hanna Yunita, ST.,MKom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Daftar Pustaka
1. Sendjaja, Sasa Djuarsa, 1993. Teori Komunikasi, Jakarta, Univ. Terbuka

2. Littlejohn, Stephen, 1996, Theories of Human Communication. Wadsworth Publising


Company Inc. Belmont.

3. Mulyana, Deddy. 2001. Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar, Remaja Rosdakarya,


Bandung.

4. Joseph A. Devito, 1997, Komunikasi Antar Manusia, Professional Books.

5. Effendi, Onong Uhyana, 2009, Ilmu Komunikasi : Teori dan Praktek, Remaja Rosdakarya,
Bandung.

6. Kasali Rhenald, 2007, Sukses Melakukan Presentasi, Gramedia, Jakarta

7. Komala, Lukiati, 2009, Ilmu Komunikasi Perspektif, Proses & Konteks, Dian Rakyat

8. Daryl Koehn., Landasan Etika Profesi. Pustaka Filsafat, Kanisius, Yogyakarta, 2000.

9. Baumer, David, Poindexter, J.C (2002), Cyberlaw and e-commerce, McGraw-Hill, ISBN 0-
07244120-8.

10. Edi Purwono, 2002, Apa Yang Harus Diketahui Oleh Sistem Analis, Penerbit Andi
Yogyakarta, ISBN 979-533-812-9

11. Franz Magnis-Suseno, 1987, Etika Dasar, Penerbit Kanisius, ISBN 979-413-199-7.

12. Steven Covey, 7 Habits of Highly Effective People

2018 Komunikasi dan Etika Profesi


11 Hanna Yunita, ST.,MKom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id