PENGERTIAN KOMUNIKASI BISNIS.

Dunia Usaha dan bisnis tidak akan berjalan sebagaiman mestinya tanpa komunikasi. Komunikasi akan
mengubah opini, sikap dan prilaku.Arus komunikasi dalam dunia usaha dan bisnis serta sektor
kehidupan lainnya merupakan perpaduan antara komunikasi Topdown dan Bottom up.Dominasi
perusahaan dalam aspek komunikasi sudah tidak berlaku lagi, dimana masyarakat atau konsumen hanya
pasif menerima saja informasi dan komunikasi yang datang dari perusahaan.

Komunikasi merupakan aspek yang sangat penting dalam kegiatan bisnis dan dunia usaha. Tanpa
komunikasi, tidaklah mungkin dapat meyakinkan individu, kelompok atau public untuk mengenal,
memahami dan membutuhkan perusahaan dan produknya.

Elemen dasar komunikasi terdiri dari:komunikator, encoding(mengemas pesan dalam bentuk lambang
biasanya lambang bahasa), pesan, media, decoding(menafsirkan pesan ), komunikan, gangguan, efek
dan umpan balik.

Komunikasi dapat dibagi 2 katagori yakni :

1 Communication as Science yaitu: komunikasi sebagai kajian ilmu, yang melahirkan berbagai
teori, paradigma, model dan konsep ilmu komunikasi, dan menemukan teori2 ataupun
memecahkan masalah komunikasi.
2 Communication as Tool. Lebih menekankan pada komunikasi sebagai alat atau fungsi untuk
kegiatan yang bersifat praktis.Komunikasi praktis ini melahirkan profesi komunikasi seperti:
jurnalis, public relation, production house.

Komunikasi Bisnis terdiri dari 2 suku kata : Komunikasi dan Bisnis

Komunikasi Bisnis atau Business Communication mencakup aspek mulai dari : bagaimana menerima,
mengekspresikan dan bertukar gagasan dalam bisnis.

Bisnis adalah aktifitas manusia yang berkaitan dengan pembelian dan penjualan( pertukaran )barang
atau jasa untuk memperoleh keuntungan. Atau secara sederhana bisnis dapat diartikan: segala usaha
untuk mendapatkan uang.

Suatu bisnis hanya mungkin berlangsung jika ada dua orang atau lebih berinteraksi dan
berkomunikasi.Bisnis dapat dijalankan oleh satu orang, tetapi pada umumnya bisnis dilakukan oleh
suatu badan(organisasi), yakni bentuk kerjasama dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan
tertentu,melalui penggunaan sumber-sumber daya yang terbatas melalui proses pertukaran yang
ditujukan sepenuhnya kepada pencapaian keuntungan secara maksimal.

Oleh karena itu organisasi/bisnis mustahil dapat berjalan tanpa jaringan komunikasi antar individu.
Komunikasi seperti apakah yang dapat menunjang suatu bisnis? Jawabannya adalah komunikasi
bisnis.Komunikasi bisnis adalah: Komunikasi yang dilakukan antar manusia, manusia dengan
institusi ,institusi dengan institusi, yang berkaitan dengan pertukaran barang atau jasa untuk
memperoleh profit.
Secara sederhana Komunikasi bisnis mencakup:

 Business Corespondence
 Business language
 Business writing
 Business speaking

Tetapi secara lebih luas komunikasi bisnis mencakup semua masalah yang berkaitan dengan “how to
express the ideas” atau” how to share the ideas in business”

Karena komunikasi bisnis mencakup semua aspek dari “sharing ideas in business” maka public dari
komunikasi bisnis adalh stakeholders dari perusahaan. Stakeholders dari perusahaan dapat dibagi
kedalam 2 kelompok: kelompok internal dan kelompok eksternal.

Public Internal terdiri dari: para pegawai, para pemegang saham. Sedang publik eksternal adalah:
masyarakat sekitar, para konsumen dan pelanggan, mitra bisnis, pihak perbankan, saingan dll.

Lima lingkup pokok komunikasi bisnis yaitu:

1 Bentuk komunikasi: oral communication,written communication, gestural communication, signal

communication.
2 Ketrampilan Komunikasi: merasa, mendengar, membaca, mengobservasi, menghayati, berpikir,
memahami.
3 Faktor psikologis: personality, appearance, reputasi, dressing ( cara berpakaian), kematangan
(maturity)
4 Proses komunikasi: sumber komunikasi, komunikator, pesan, channel, komunikan, effect.
5 Ilmu-ilmu penunjang: bahasa, psikologi, sosiologi, teknologi.

Ad 1. Bentuk Komunikasi.

Komunikasi bisnis memerlukan penguasaan dan pemahaman penggunaan segala bentuk komunikasi,
baik menerima mmaupun mengirim pesan. Dengan penguasaan dan pemahaman bentuk2 komunikasi
kita dapat meningkatkan efektifitas komunikasi.

I Oral Communication atau Komunikasi lisan, sering sekali digunakan dengan rekan bisnis maupun
dengan public internal spt: karyawan. Atau sebaliknya kita menerima pesan2 dari mereka. Pemahaman
terhadap teknik2 oral communication akan membimbing kita untuk menggunakan cara bertutur dengan
baik dan menjadi pendengar yang baik. Dapat dilakukan face to face , komunikasi kelompok ataupun
komunikasi massa, dengan menggunakan media.

Kelebihan komunikasi lisan , pesan cepat sekali sampai pada komunikan.Kelemahannya: cepatnya tahap
perencanaan komunikasi dengan pelaksanaan komunikasi, dimana lingkungan, emosi dll sangat
berpengaruh pada penyampaian pesan. Sekali kita salah menyampaikan pesan akan susah diperbaiki.
II Written Communication atau komunikasi tulisan, membutuhkan kemampuan menulis dengan baik,
bahasa yang santun, pola pikir yang jelas, disamping kemampuan untuk membaca dengan efisien.
Komunikasi Bisnis banyak dilakukan dengan Written Communication.

Kelebihannya: dapat dipersiapkan dengan lebih lama, susunan kalimat dapat direevaluasi, dapat
ditambah gambar, grafik dsbgnya. Kelemahannya: tidak terlihat feedback dan untuk berlangsungnya
komunikasimemerlukan kesediaan komunikan untuk membaca.

III Gestural Communication, merupakan komunikasi dengan bahasa tubuh. Dikembangkan suatu
bentuk komunikasi tanpa bicara Mis: Raut wajah, gerakan kepala, dapat mempunyai arti sendiri.
Beberapa diantaranya bersifat universal.

IV Signal Communication, Komunikasi yang menggunakan sign atau signal. Belum banyak berkembang
di Indonesia. Sudah mulai dikembangkan meski baru bersifat trial and error. Contoh :Signal yang
dilontarkan oleh supermarket atau shopping center dalam bentuk cahaya yang terang benderang, pintu
terbuka lebar, satpam yang ramah. Signal ini menandakan “welcome” kepada setiap pengunjung.

Sebaliknya ada kesan yang timbul kalau kita memasuki kantor polisi dengan wajib lapor, gerbang yang
diturun naikkan pakai palang, penjaga yang kurang ramah.

Atau kalau kita ingin bertamu, rumah yang dituju gordennya sudah tertutup, lampu dimatikan,
sebaiknya kita tidak memaksakan diri untuk bertamu.

Ad 2 Ketrampilan Komunikasi

Kita tidak akan dapat melakukan komunikasi dengan baik kalau kita tidak mampu untuk merasakan,
menghayati dan memahami apa yang ada dalam pikiran atau perasaan komunikan. Semuanya
memerlukan ketrampilan tersendiri, yang semuanya berasal dari kemampuan untuk mendengar,
membaca mengobservasi persepsi, sikap dan tingkah laku komunikan.

Kemampuan untuk mendengar dan mendengar perlu ditingkatkan, mengingat adalah manuasiawi
bahwa manusia sering lebih suka berbicara daripada mendengarkan orang lain berbicara. Ketrampilan
mendengarkan perlu diasah secara sadar kalau kita ingin berhasil dalam melancarkan komunikasi bisnis.
Ketidak mampuan mendengar bisa jadi akan menyebabkan kerugian yang besar bagi perusahaan.

Ad 3 Faktor Psikologis, Faktor ini menyangkut kepribadian, penampilan, reputasi dan kematangan.
Seorang yang mempunya kepribadian yang mantap dengan penampilan yang baik akan lebih
reliable( dipercaya ) oleh lingkungannya. Hal ini sangat berpengaruh terhadap efektifitas komunikasi
bisnis. Orang yang punya reputasi yang baik atau punya kematangan berpikir dan bersikap lebih credible
dalam proses komunikasi. Baik sebagai komunikator maupun sebagai komunikan.. Keperibadian dan
penampilan tidak hanya bagi personal atau individu tapi juga bagi sosok perusahaan.Mis: ada
perusahaan dengan gedung megah tetapi reputasinya tidak begitu baik. Ada perusahaan yang
mempunyai reputasi yang baik tetapi tidak memiliki phisik yang megah.

Faktor2 psikologis ini dapat dipelajari dan ditingkatkan baik menyangkut individu maupun perusahaan.
 Ad 4 Proses Komunikasi

Proses Komunikasi akan berjalan jika minimal ada 3 unsur dalam proses komunikasi yaitu: Komunikator,
pesan dan Komunikan. Namun dalam perkembangannya proses komunikasi juga melibatkan sumber
Channel dan effect.

Komunikasi Bisnis harus benar2 teliti dalam memperhitungkandan menggunakan setiap unsur dalam
prosesnya.

Kesadaran tentang Komunikator akan menentukan siapa yang harus menandatanganisurat mis:mana
yang lebih dipercaya, atau level mana yang lebih bisa diterima oleh komunikan. Siapa yang berbicara
dalam temu customers, siapa yang akan menjawabsurat penawaran dari mitra bisnis dsbgnya.

Pesan.. harus disusun dengan cermat, bukan sekedar berkomunikasi, tapi berkomunikasi secar efektif
dan efisien . Penggunaan channel/media harus dipilih secara matang agar pesan dapat diterima oleh
komunikan dengan baik. Pengambilan sumber untuk memperkuat pesan disesuaikan dengan
kepentingan pesan itu sendiri. Mis: yang berkaitan dengan kesehatan sebaiknya sumber yang diambil
adalah yang mempunyai otoritas atau kredibilitas dalam bidang kesehatan., seperti: mentri kesehatan,
dokter, bidan dll.

Effect adalh sesuatu yang harus terus menerus dikaji, karena dengan efaluasi effect kita dapat
melakukan perbaikan bagi komunikasi bisnis berikutnya.

Ad 5 Ilmu2 Penunjang

Merupakan ilmu yang menunjang kelancaran komunikasi bisnis seperti :

Bahasa: Bagaimana menyusun kata2 yang lugas tapi persuasive sehingga orang dapat dengan mudah
memahami apa yang kita sampaikan.

Psikologi: Bagaimana mempengaruhi dan atau mengoreksi orang lain tanpa menyinggung perasaannya

Sosiologi: Budaya dan stratifikasi social yang berbeda memerlukan komunikasi bisnis yang berbeda pula.

Teknologi: Teknologi Komunikasi terus berkembang yang akan menyebabkan kita menjadi “gaptek”, jika
kita tidak mengikutinya dan tidak berusaha menguasainya.

Teknologi Komputer, internet dan sebagainya merupakan contoh2 konkrit yang harus kita dalami.

Dengan mengetahui lingkup komunikasi bisnis, syarat2 dan operasionalnya, kita akan mendapatkan arah
yang kondusif untuk menciptakan komunikasi bisnis yang efektif dan efisien, yang pada akhirnya akan
berkaitan dengan untung rugi perusahaan.

MENJADI KOMUNIKATOR YANG BAIK.

Komunikasi Bisnis lingkupnya lebih luas dari sekedar korespondensi dan periklanan . Komunikasi bisnis
adalah” sharing ideas in business”, maka public dari komunikasi bisnis mencakup public internal dan
external. Atau DKL: stakeholders perusahaan.

Bagaimana mengirim pesan dalam komunikasi bisnis?: Kita membahasnya dari cara pengiriman atau
penyampaian pesan.

I Oral Communication: mempunyai keunggulan krena sifatnya langsung diterima oleh komunikan,
ditunjang oleh mimic wajah, gerak tubuh akan sangat memperkuat pesan yang disampaikan.

Keberhasilan komunikasi dengan menggunakan oral masih dapat ditingkatkan efektifitasnya dengan
memperhatikan hal2 berikut:

1 Pengucapan jelas
2 Bahasa yang lugas dan mudah dimengerti
3 Kecepatan ucapan yang wajar
4 Nada dan volume yang tepat
5 Suasana yang menunjang
6 Cara penyampaian pesan.

Keunggulan Oral Comunication:

1 Pesan dapat diterima dengan cepat

2 Feedback langsung dapat dilihat
3 Efektifitas lebih tinggi.

Hambatan dalam oral Communication :

1 Hambatan teknis
2 Hambatan bahasa
3 Hambatan bola salju
4 Suasana/kondisi yang tidak memungkinkan orang menerima komunikasi.

II Written Communication

Written Communication sangat terbiasa digunakan dalam komunikasi bisnis. Ada beberapa factor yang
harus diperhatikan dalam melancarkan written communication:

1 Kesiapan alat tulis yang layak dan wajar

2 Bentuk penulisan
3 Bentuk dan warna huruf
4 Bahasa penulisan
5 Gaya penulisan
6 Percetakan yang memadai baik kualitas maupun kuantitas
Ad 1 Kesiapan alata tulis; Dalam korespondensi bisnis pada umumnya menggunakan kertas yang ber
kopsurat, dengan kop surat yang berlogo indah. Umumnya dengan ukuran quarto atau A4. Alat tulis
yang wajar diamksudkan disini dalah ukurang kertas yang tidak selebar surat kabar,dengan warnas
kertas standard putih. Pengetikan surat bisnis tidak menggunakan mesin tik, Cap perusahaan juga
menggunakancapa yang dapat memberikan warna lebih dari satu.

Ad 2 Bentuk penulisan; ada beberapa macam, ada yang menggunakan pengetikan dari ujung kertas,
lalu semua garis dan alinea dituliskan pada garis lurus yang sama. Ada pula yang menggunakan tiap
alinea baru masuk lima ketikan ke dalam. Pada tipe pertama , pengetikan diletakkan di sebelah kiri
apabila penandatangannya 1 orang. Kalu 2 orang diketik ditengah. Pada tipe yang ke duapenanda
tangannya diletakkan di bawah disebelah kanan.

Ad 3 Bentuk dan warna huruf;Pada umumnya perusahaan2 menggunakan bentuk huruf yang mudah
dibaca, bukan huruf2 yang indah tapi sulit dibaca. Warna huruf atau tulisan adalh hitam dan biru.

Ad 4 Bahasa penulisan; bahasa yang digunakan adalah bahasa formal tulisan yang berbeda dengan
percakapan. Hindari dengan menggunakan bahasa gaul dan sejenisnya.

Ad 5 Gaya penulisan; biasanya dibuat sedemikian rupa untuk menunjukkan / menggambarkanjatidiri

suatu perusahaan. Ada yang bergaya akrab,formal ataupun berhati-hati.

JENIS-JENIS KOMUNIKASI BISNIS.

Jenis Komunikasi Bisnis dapat dikelompokkan berdasarkan bentuk dan keguanaannya. Ada 4 jenis atau
kategori bisnis yaitu:

1 Komunikasi Organisasional
2 Korespondensi bisnis
3 Specific/technical data exchange
4 Protional communication (komunikasi promosional)

Ad 1 Komunikasi Organisasional adalah: Komunikasi yang berkaitan dengan masalah internal

perusahaan ataupun dilancarkan terhadap lembaga atau personal dalam perusahaan.

Termasuk dalam jenis ini adalah:

1 Legal document dan articles yaitu : dokumen resmi perusahaan, anggaran dasar dan anggaran
rumah tangga perusahaan, perjanjian2, kontrak dan sebagainya.
2 Bagan Organisasi, adalah: skema2 organisasi yang menggambarkan dengan ringkas suatu
proses ataupun struktur, mis: struktur organisasi perusahaan, bagan proses produksi dan
sebagainya.
3 Memorandum; catatan, instruksi atau permintaan dari seorang kepada orang lainnya dalam
suatu perusahaan. Memorandum biasanya menggunakan kertas khusus, kurang lebih ¼ ukuran
kuarto, pada pojok kiri atas biasanya tertulis “ from the desk of Mr….”. Memo seprti ini
menunjukkan keakraban, sekalipun isinya berupa teguran. Ada juga yang menggunakan ukuran
 kuarto, dengan bentuk memo yang berbeda, biasanya diketik dan isinya lebih formal, meskipun
tidak seformal surat keputusan.
4 Surat keputusan; merupakan surat formal perusahaan yang berisikan pertimbangan,
pengkajian,, perujukan dan decision perusahaan terhadap sesuatu keadaan dalam perusahaan.
Surat keputusan ini berlaku dan mengikat seluruh personal atau lembaga yang berada dalam
perusahaan
5 Surat Instruksi, sama dengan surat perintah yang ditujukan kepada seseorang atau lembaga
dalam perusahaan, agar personal atau lembaga itu sendiri melakukan sesuatu atau tidak
melakukan sesuatu. Surat instruksi biasanya hanya berlaku untuk satu kali kejadian atau
rangkaian kejadian, diaman waktunya relative pendek dibandingkan surat keputusan.
6 Surat edaran; Biasanya berisikan pemberitahuan tentang sesuatu yang berlaku dalam
perusahaan. Surat edaran ini boleh dikatakan sebagai penyebaran informasi yang perlu
diketahui oleh semua tenaga kerja dan pejabat yang menjadi sasaran surat edaran.
7 Rapat Kerja , diskusi , lokakarya, seminar dan semacamnya; dalam lingkup perusahaan adalah
merupakan komunikasi bisnis . Dimana terjadi pertukaran gagasan, informasi, pendapat atau
sikap para peserta dalam rangka meningkatkan kemampuan perusahaan.

Ad 2. Korespondensi Bisnis.
Yaitu: segala kegiatan perusahaan yang berhubungan dengan surat menyurat. Korespondensi bisnis
dapat dilakukan pada public Internal, mis: antar pimpinan cabang, antar unut, antar devisi, antar dewan
komisaris, tetapi dapat juga dilakukan pada external public, mis : antar bisnis dengan pemerintah, antar
bisnis dengan pers, antar bisnis dengan supplies, antar bisniss dengan consumers dan bisnis dengan
stakeholders lainnya.
Korespondensi bisnis mempunyai 3 bagian penting:
1. Surat keluar
2. Surat masuk
3. File ( pengarsipan )
Ad 1. Surat Keluar
Hal2 teknois dalam surat keluar yang perlu diperhatikan yang tentunya berkaitan dengan administrasi.
 Kertas surat standard yang memakai / menggambarkan logo perusahaan, nama perusahaan,
alamat, no hap, fax dan email.
 Surat keluar selalu diberi no? kode tertentu
 Bagian bawah surat dbubuhi tanda tangan pejabat perusahaan/ lembaga yang merupakan
komunikator surat tersebut.
 Dilengkapi dengan cap perusahaan/ lembaga.
Ad2. Surat masuk.
 Ditampung dulu pada bagian secretariat
 Lalu didistribusikan pada tiap2 bagian kepada siapa surat dituju
 Pada bagian secretariat surat masuk dicatat dengan rapih
 Lalu setiap kepala bagian memberikan disposisi siapa dan bagaimana menangani surat tersebut.
Ad 3. File ( pengarsipan )
  Setelah dibaca dan demengerti maka surat masuk mulai diarsipkan
 Boleh diarsip pada bagian yang menangani surat, tetpi boleh juga surat dikembalikankepada
pimpinan untuk defile oleh secretariat. Disebut: Central File ( harus ditunjang dengan peralatan/
Computer yang canggih )
Ad. 3 Specific/ Technical data exchange
Ada 5 macam Technical data exchange yang biasa digunakan pada Komunikasi Bisnis:
 Akuntansi
 Stock/ Persediaan Barang
 Proses Produksi
 Financial Statement/ Financial Data
 Grafik dan data Statististik.
Ad.4 Promotional Comunication
Diarahkan kepada peningkatan citra perusahaan dan sales. Mis: Public Speaking, Advertisement,
Pameran/Promosi, Billboard dll.

Sign/ Signal Comunication.

Dapat diartikan komunikasi dengan menggunakan symbol sebagai tanda atau isyarat.
Dapat dilakukan dalam bentuk :
 Audio(suara)
 Visual ( sesuatu yang dapat dilihat )
 Audio Visual
 Ruang (space )
 Waktu (time )
 Lingkungan ( environmental ).

Audio
Contoh : Sirene sebagai tanda. Artinya: tanda bahaya, atau waktu istirahat pada pabrik.
Sura pluit wasit: sebagai isyarat bahwa bola harus ditendang bukan dilempar.

Visual
Mis: Papan Nama yang menggunakan lampu warna warni, yang menandakan kedududkan perusahaan
Lampu redup dalam suatu diskotek : mengisyaratkan suasana yang dicari pengunjung.

Audio Visual
Media televise yang dapat menyuguhkan sign/signal communication dari pesan yang disampaikan
perusahaan atau produk melalui media TV.

Ruangan ( space )
Ruangan yang luas dan rapi dari kantor seorang executive perusahaan adalah Sign dan signal dari
perusahaan yang bonafide.
Waktu( time )
Janji bertemu mitra bisnis pada jam tertentu tetapi tidak ditepati dating terlambat berarti : ia telah
mengirimkan signal bahwa ia tidak terlalu berminat berbisnis dengan anda.

Lingkungan (environtment )
Mis: Kantor dengan parkiran yang luas, teduh, teratur dan bersih sebagai tanda perusahaan yang
bonafide dan mengisyaratkan “ selamat datang “

Keuntungan Signal Comunication: 1. Sign dapat dipersiapkan dengan matang

Dapat membentuk citra yang kita inginkan.

Sign/ signal Comunication pada umumnya disampaikan secara singkat, kalau terlalu panjang akan sulit
ditangkap
Yang terpenting, sign/signal Comunication membentuk Citra atau persepsi.
Hambatan Sign/Signal Comunication
1. Persepsinya bisa berbeda
2. Tidak bisa menjelaskan lebih jauh tentang perusahaan atau produk.

Gestural Comunication lebih banyak mencerminkan kepribadian.