PENGERTIAN SURAT SECARA UMUM DAN BAGIAN

BAGIAN PERSURATAN
Disusun untuk memenuhi tugas
Mata Pelajaran: Administrasi Umum
Guru Pengampu: Gunawan Setiawan S.Pd

Kelompok 5
 Citra Lestari
 M Haikal Pratama
 M Alfatih Nurhakim
 M Fahri
 Natasya Febiana

AKUNTANSI DAN KEUANGAN LEMBAGA

SMK ISLAMIYAH CIPUTAT
TANGERANG SELATAN
2023
 KATA PENGANTAR

Alhamdulillah puji dan Syukur kami panjatkan kepada Allah SWT. Yang telah memberikan rahmat dan
karunia-Nya. Sehingga kami dapat menyelesaikan makalah ini tepat pada waktunya. Adapun tema
dari makalah ini tentang “PENGERTIAN SURAT SECARA UMUM DAN BAGIAN BAGIAN PERSURATAN”.

Pada kesempatan ini kamu mengucapkan terima kasih kepada guru pengampu Administrasi
umum yang telah memberikan Pelajaran serta tugas terhadap kami. Kami juga ingin memberikan
terima kasih kepada pihak-pihak yang turut membantu dalam pembuatan makalah ini.

Kami menyadari bahwa dalam penulisan makalah ini masih jauh dari yang diharapkan. Oleh
karena itu, kami mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun. Kami berharap makalah
ini dapat berguna bagi para pembaca dan dunia ilmu pengerahuan.

Tangerang Selatan, 30 Agustus 2023

Kelompok 5
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.........................................................................................................................iii
DAFTAR ISI.......................................................................................................................................iii
BAB I PENDAHULUAN...................................................................................................................iii
A. Latar Belakang........................................................................................................................iii
B. Rumusan Masalah..................................................................................................................iii
C. Tujuan......................................................................................................................................iii
BAB II ISI...........................................................................................................................................iii
A. PENGERTIAN SURAT..........................................................................................................iii
B. FUNGSI SURAT.....................................................................................................................iii
C. BENTUK SURAT...................................................................................................................iii
D. JENIS JENIS SURAT.............................................................................................................iii
1) SURAT RESMI.....................................................................................................................iii
2) SURAT PRIBADI.................................................................................................................iii
3) SURAT NIAGA....................................................................................................................iii
E. BAHASA SURAT....................................................................................................................iii
1. Penggunaan Bahasa Indonesia Dalam Surat..........................................................................iii
2. KATA YANG LAZIM...........................................................................................................iii
3. KATA YANG CERMAT.......................................................................................................iii
4. UNGKAPAN IDEOMATIK..................................................................................................iii
5. UNGKAPAN YANG BERSINONIM...................................................................................iii
BAB III PENUTUP............................................................................................................................iii
 KESIMPULAN.....................................................................................................................iii
 SARAN...................................................................................................................................iii
DAFTAR PUSAKA............................................................................................................................iii
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Surat adalah sebuah alat atau media komunikasi yang berupa tulisan yang berisi
informasi, pesan, pernyataan, atau tanggapan sesuai keinginan penulis surat.
Surat merupakan sarana komunikasi tertulis. Surat dipandang sebagai alat komunikasi
tulis yang paling efesien,efektif, ekonomis, dan praktis dibandingkan dengan komunikasi
lisan. Apa yang dikomunikasikan melalui surat akan sampai kepada alamat yang dituju sesuai
dengan sumber aslinya. Peranan surat lebih penting lagi, terutama dalam surat resmi, seperti
surat yang dikeluarkan oleh organisasi/lembaga,Sebagai contoh, pada saat sebuah perusahaan
dagang mengirimkan surat kepada perusahaan lain yang bermaksud untuk menawarkan
produk yang dijual oleh Perusahaan dagang tersebut.
Berdasarkan ilustrasi tersebut dapat dikatakan bahwa surat dapat berfungsi sebagai alat
komunikasi atau penyampai informasi dari perusahaan dagang tersebut kepada perusahaan
lain. Surat juga dapat berfungsi sebagai wakil penulis, dalam hal ini penulis tidak perlu
langsung bertatap muka dengan orang yang dituju untuk menyampaikan informasi melainkan
diwakili oleh surat. Namun terkadang kita tidak mengerti bagaimana pengertian, fungsi,
bentuk, dan bahasa surat yang baik dan benar. Untuk itu, dalam makalah ini akan dibahas
mengenai pengertian, fungsi, bentuk, jenis , dan bahasa surat.

B. Rumusan Masalah
 Apa itu Surat?
 Bagaimana penggunaan Bahasa Indonesia dalam penulisan surat?
 Bagaimana bentuk surat yang baik?

C. Tujuan
 Untuk mengetahui pengertian surat
 Untuk mengetahui bagaimana penggunaan Bahasa Indonesia data penulisan surat
 Untuk mengetahui bentuk surat
 BAB II
ISI

A. PENGERTIAN SURAT
Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh
suatu pihak kepada pihak lain dengan tujuan memberitahukan maksud pesan dan si
pengirim.

Informasi yang diberikan didalam surat berupa pengantar, pemberitahuan,

tugas, permintaan, perjanjian, pesanan, perintah, laporan, dan putusan. Selain itu,
surat juga dapat berisi peringatan, teguran dan penghargaan.

Pada umumnya, dibutuhkan prangko dan amplop sebagai alat ganti bayar jasa
pengiriman. Semakin jauh tujuan pengiriman surat maka nilai yang tercantum di
prangko harus semakin besar juga.

B. FUNGSI SURAT
Surat sebagai alat komunikasi Surat dijadikan sebagai alat penyampai informasi dari
penulisnya kepada pembaca/penerimanya. Sebagai alat komunikasi surat tidak hanya
bersifat satu arah, melainkan juga dua arah dan ke segala arah. Artinya surat juga dapat
dibalas (surat balasan) sebagai timbal balik dan surat juga dapat dibuat/ditujukan kepada
lebih dari satu orang (surat edaran, pengumuman, surat pembaca pada surat kabar dan lain-
lain). 2.Surat sebagai wakil penulis dalam hal ini penulis tidak perlu langsung bertatap muka
dengan orang yang dituju untuk menyampaikan informasi melainkan diwakili oleh surat. 3.
Surat sebagai alat untuk menghemat waktu, tenaga, dan biaya. Berkomunikasi dengan surat
berarti tidak bertatap muka, jadi berkomunikasi dengan surat dapat dilakukan dari jarak jauh.
Oleh sebab itu surat dapat menghemat waktu, tenaga, dan biaya. 4. Surat sebagai bukti
tertulis Surat dapat dijadikan bukti tertulis untuk berbagai keperluan. Sehingga jika terjadi
sesuatu (misalnya kekeliruan) kelak kemudian hari, surat dapat dijadikan acuan. Misalnya
pada surat perjanjian, surat waris dan sebagainya. Segala jenis surat juga dapat
diabadikan/diarsipkan untuk kepentingan-kepentingan lain kelak kemudian hari.
C. BENTUK SURAT
Setengah lurus surat yang berbentuk setengah lurus di susun dengan aturan,
semua bagian surat di ketik mulai dari margin kiri yang sama, batas-batas bagian surat
di ketik dengan menambahkan jarak 5 (Lima) ketukan ketukan dan setiap paragraf
baru di mulai pada margin yang sama diantara paragraf yang satu dan yang lainnya
berjarak satu spasi. Keterangan;

1) Kop Surat
2) Perihal dan Nomor Surat
3) Tempat, tanggal dan tahun Surat
4) Salam Pembuka
5) Isi Surat
6) Inti atau Pokok Surat
7) Salam Penutup
8) Tandatangan dan nama terang

.Bentuk Lurus Bentuk lurus pada dasarnya hampir sama dengan bentuk lurus
penuh. Bedanya terletak pada pengetikan tanggal surat, nama jabatan, tanda tangan,
nama terang dan NIP, salam penutup, penutup, semuanya terletak di margin sebelah
kiri.
Bentuk Resmi Indonesia Baru Bentuk resmi Indonesia baru merupakan variasi
bentuk setengah lurus dan bentuk resmi Indonesia, bedanya dengan bentuk setengah
lurus terletak pada penulisan salam penutup yang berada pada margin kanan yang setara
dengan penulisan tembusan. Bagian-bagian surat
1. Kepala Surat/Kop Surat
2. Nomor Surat
3. Tanggal Surat
4. Lampiran Surat
5. Hal atau Perihal
6 Alamat Dalam Surat (siapa yang dituju)
7. Salam Pembuka
8. Surat: – Alenia Pembuka -Alenia Isi-Alenia Penutup
9.Salam Penutup
10.Pengirim Surat
11.Tembusan Surat
12.Inisial.
D. JENIS JENIS SURAT
Masyarakat sudah mengenal surat dari jaman dahulu sebelum adanya
perkembangan teknologi di jaman sekarang yang bisa merubah bentuk surat kertas
menjadi surat elektronik atau bisa menjadi canggih dengan menggunakan alat
komunikasi. Sebelumnya masyarakat hanya mengetahui surat tanpa tahu surat
tersebut termasuk ke dalam surat jenis apa.Secara umum surat di golongkan menjadi
tiga fungsi atau tiga jenis , yaitu surat pribadi , surat resmi , dan surat niaga .

1) SURAT RESMI
Surat resmi adalah surat yang biasa digunakan untuk kepentingan resmi, baik
perseorangan, instansi, maupun organisasi. Contoh dari surat resmi dalah surat
undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan. Adapun ciri-ciri dari surat resmi
ini adalah:

 Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi

 Ada nomor surat, lampiran, dan perihal
 Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim
 Penggunaan ragam bahasa resmi
 Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi
 Ada aturan format baku
Nah ini merupakan bagian-bagian surat resmi yang harus kita ketahui,adalah :

 Kepala/kop surat yang berisi nama instansi/lembaga, alamat instansi dan logo
instansi
 Nomor yakni urutan surat yang akan dikirimkan.
 Lampiran yakni berisi lembaran lain yang disertakan selain surat.
 Hal isinya berupa garis besar dari isi surat tersebut.
 Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)
 Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)
 Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)
 Isi surat yang berisi uraian hari, tanggal, waktu, tempat , dan sebagainya ditulis
dengan huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan
(EYD) haruslah menyesuaikannya .
 Penutup surat berisi salam penutup, jabatan, tanda tangan, nama yang biasanya
disertai NIP.
 Tembusan surat berisi berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang
adanya suatu kegiatan.
2) SURAT PRIBADI
Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi atau bisa di bilang surat
yang tujuannya hanya untuk seseorang. Surat ini yang di tujukan antara sesama teman atau
keluarga.

Ciri-ciri surat pribadi yaitu tidak menggunakan kop surat, tidak ada nomor surat, salam
pembuka dan penutup bervariasi, menggunakan bahasa bebas yang sesuai keinginan dari si
penulis, dan format tulisan surat bebas. Surat ini tidak termasuk surat resmi namun dalam surat
pribadi tentunya harus memperhatikan etika dan sopan santun dalam penulisannya tidak boleh
menggunakan bahasa yang semaunya.

Contoh dari surat pribadi adalah surat izin dari orang tua untuk sekolah, surat cinta
dari pasangan, surat undangan ulang tahun, surat kepada sahabat, dan lain-lain yang masih
belum bisa disebutkan di makalah ini.

3) SURAT NIAGA
Surat niaga adalah surat yang biasa digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan
usaha niaga seperti usaha industry, bisnis. dan usaha jasa.

Biasanya surat niaga dibuat oleh perusahaan untuk mencari keuntungan. Surat ini sangat
berguna dalam membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik
dan benar. Ada beberapa macam yang termasuk ke dalam surat niaga.

Yaitu surat niaga, surat jual beli Kwitansi dan perdagangan. Surat niaga format tulisannya
hampir sama dengan surat resmi.

E. BAHASA SURAT
1. Penggunaan Bahasa Indonesia Dalam Surat
Penggunaan kata – kata yang belum dikaji kebenarannya tidak dibenarkan.
Penggunaan kata – kata seperti gimana, ngapain, kenapa, entar, kasih, bikin, dan yang
 semacam itu adalah termasuk kata yang tidak baik. Karena kata-kata yang dianggap baik
adalah seperti bagaimana. mengapa, siapa, kapan, dimana, apa.

2. KATA YANG LAZIM

Pilihlah kata – kata yang lazim atau memakai istilah dalam bahasa Indonesia. Seperti
masukan bukan input, suku cadang bukan spare part, dan peringkat bukan ranking.

3. KATA YANG CERMAT

Kata memohon, meminta, menugasi, memerintahkan, menganjurkan dan menyarankan
merupakan kata – kata yang mempunyai arti yang sama. Penulis surat dinas hendaknya dapat
memilih kata tersebut dengan tepat sesuai dengan pesan yang ingin disampaikan dalam
surat.

Penggunaan sapaan Bapak, Ibu, Saudara, dan Ananda hendaknya tepat pula sesuai

dengan kedudukan orang yang dikirimi surat tersebut. Apakah penerima surat lebih tinggi
pangkat atau kedudukannya, ataukah sederajat dengan pengirim surat.

4. UNGKAPAN IDEOMATIK
Unsur – unsur dalam ungkapan idiomatik sudah tetap dan senyawa. Unsur – unsur itu
tidak boleh ditambah, dikurangi, atau dipertukarkan. Yang termasuk ungkapan-ungkapan
idiomatik antara lain: 

 sesuai dengan
 bertemu dengan
 terbuat dari
 dan luput dari

5. UNGKAPAN YANG BERSINONIM

Ungkapan-ungkapan yang bersinonim atau berarti sama sebaiknya tidak digunakan
sekaligus.
 BAB III PENUTUP
 KESIMPULAN

1. Surat adalah media komunikasi berupa tulisan yang berisi informasi,

pesan, pernyataan, atau tanggapan sesuai dengan keinginan penulis surat.
2. Surat ada yang tidak resmi dan ada juga yang resmi. Contoh surat resmi yaitu surat
dinas sedangkan contoh surat tidak resmi yaitu surat pribadi.
3. Surat memiliki fungsi sebagai alat komunikasi, wakil penulis, alat untuk menghemat
waktu. Tenaga dan biaya, dan sebagai bukti tertulis.

 SARAN

1. Diharapkan pada saat menulis surat resmi diperhatikan langkah – langkahnya agar

tidak terjadi kesalahan dalam pembuatannya.
2. Diharapkan agar pada saat menulis surat lamaran kerja juga diperhatikan Langkah-
langkah dalam pembuatannya.
3. Diharapkan agar siswa dapat membedakan antara surat resmi dan tidak resmi.
 DAFTAR PUSAKA

https://abdullohaja.blogspot.com/2014/01/makalah-surat-resmi.html

https://febianputra.wordpress.com/2012/07/01/pengertian-surat-macam-macam-dan-
contoh-surat/

https://frendyrusniady.wordpress.com/2012/03/31/makalah-surat-menyurat/

https://harmanqq.blogspot.com/2013/03/makalah-surat-menyurat.html