MAKALAH

SURAT

Mata Kuliah : Bahasa Indonesia

Dosen Bahasa Indonesia : Bapak Ngalimun, SHI, S.Pd., M.Pd.,

Disusun Oleh :

Kelompok 10

Irma Nurmalisa Azizah

Khamaril Wardani

Raudatul Jannah

Rifka Dalfia Shinta

Rima Putri Wulandari

Wardiatul Aeni

1
 MAKALAH

SURAT

Mata Kuliah : Bahasa Indonesia

Dosen Bahasa Indonesia : Bapak Ngalimun, SHI, S.Pd., M.Pd., M.I.Kom.

Disusun Oleh :

Kelompok 10

Irma Nurmalisa Azizah

Khamaril Wardani

Raudatul Jannah

Rifka Dalfia Shinta

Rima Putri Wulandari

Wardiatul Aeni

POLITEKNIK KESEHATAN

KEMENTERIAN KESEHATAN BANJARMASIN

2019/2020
 KATA PENGANTAR

            Segala puji bagi Allah SWT yang telah memberikan nikmat serta hidayah-

Nya terutama nikmat kesempatan dan kesehatan sehingga kami dapat menyelesaikan

makalah dengan judul ”SURAT”.

Dalam penyusunannya, kami memperoleh banyak bantuan dari berbagai pihak,

karena itu kami mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada seluruh

pihak yang turut memberikan dukungan dan kepercayaan yang begitu besar. Kami

berharap isi dari makalah ini bebas dari kekurangan dan kesalahan, namun selalu ada

yang kurang. Oleh karena itu, kami mengharapkan kritik dan saran yang membangun

agar makalah ini dapat lebih baik lagi.

Akhir kata penulis berharap agar makalah ini bermanfaat bagi semua pihak.

Banjarbaru, 07 Agustus 2019

Kelompok 10

                                                                                                     

ii
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR...............................................................................................ii

DAFTAR ISI..............................................................................................................iii

BAB I  PENDAHULUAN.........................................................................................1

1.1      Latar Belakang..................................................................................1

1.2      Perumusan Masalah..........................................................................2

1.3      Tujuan...............................................................................................2

BAB II  PEMBAHASAN..........................................................................................3

2.1  Pengertian Surat Menyurat......................................................................3

2.1.1     Pengertian Surat.........................................................................3

2.1.2     Pengertian dan Tujuan Surat Menyurat......................................3

2.2   Mengenal Bahasa Surat..........................................................................4

2.3    Fungsi Surat...........................................................................................5

2.4   Jenis-jenis Surat.....................................................................................6

2.4.1     Berdasarkan Sifat Surat..............................................................6

2.4.2     Berdasarkan Wujud Surat...........................................................8

2.4.3     Berdasarkan Tata Aliran Surat...................................................9

2.4.4     Berdasarkan Keamanan Isinya...................................................10

2.4.5     Berdasarkan Proses Penyelesaiannya.........................................11

 2.4.6     Berdasarkan Dinas Pos...............................................................11

2.4.7     Berdasarkan Cara Pengirimannya..............................................13

2.5 Ciri-ciri bahasa Surat yang baik...............................................................13

2.5.1 Jelas...........................................................................................13

2.5.2     Lugas..........................................................................................14

2.5.3     Menarik dan Sopan ....................................................................14

BAB III  PENUTUP...................................................................................................15

3.1      Simpulan..............................................................................................15

3.2      Saran....................................................................................................15

DAFTAR PUSTAKA................................................................................................16

5
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1         Latar Belakang

Surat adalah sebuah alat atau media komunikasi yang berupa tulisan yang berisi

informasi, pesan, persyaratan, atau tanggapan sesuai keinginan sang penulis surat.

Surat merupakan sarana komunikasi tertulis. Surat dipandang sebagai alat komunikasi

tulis yang paling efisien, efektif, ekonomis, dan praktis dibandingkan dengan

komunikasi lisan. Apa yang dikomunikasikan melalui surat akan sampai kepada

alamat yang dituju sesuai dengan sumber aslinya. Peranan surat lebih penting lagi,

terutama dalam surat resmi, seperti surat yang dikeluarkan oleh organisasi/lembaga.

Sebagai contoh, pada saat sebuah perusahaan dagang mengirimkan surat kepada

perusahaan lain yang bermaksud untuk menawarkan produk yang dijual oleh

perusahaan dagang tersebut. Berdasarkan ilustrasi tersebut dapat dikatakan bahwa

surat dapat berfungsi sebagai alat komunikasi atau penyampai informasi dari

perusahaan dagang tersebut kepada perusahaan lain. Surat juga dapat berfungsi

sebagai wakiul penulis, dalam hal ini penulis tidak perlu langsung bertatap muka

dengan orang yang dituju untuk menyampaikan informasi melainkan diwakili oleh

surat.
 Namun terkadang kita tidak mengerti bagaimana pengertian, fungsi, bentuk,

jenis jenis, dan bahasa surat yang baik dan benar. Untuk itu, dalam makalah ini akan

dibahas mengenai pengertian, fungsi, jenis-jenis, ciri-ciri bahasa surat.

1.2   Perumusan Masalah

Dari latar belakang diatas maka dapat dirumuskan sebagai beikut :

1. Apa pengertian surat menyurat?

2. Apa fungsi surat?

3. Bagaimana jenis-jenis surat?

4. Bagaimana ciri-ciri bahasa surat?

1.3 Tujuan

Dari perumusan masalah diatas, maka tujuan dari penulisan makalah ini

adalah sebagai berikut :

1.        Untuk mengetahui pengertian tentang surat menyurat.

2.        Untuk mengetahui fungsi surat.

3.        Untuk mengetahui jenis-jenis surat.

4.        Untuk mengetahui bagaimana ciri-ciri bahasa surat.

7
 BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Surat Menyurat

2.1.1 Pengertian Surat

Surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan pernyataan-pernyataan atau

informasi secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak yang lain, baik atas nama

sendiri, maupun atas nama jabatannya dalam sebuah organisasi, instansi ataupun

perusahaan. Informasi-informasi ini dapat beberapa permintaan, laporan, pemikiran,

saran-saran dan sebagainya.

2.1.2  Pengertian dan Tujuan Surat Menyurat

Surat menyurat adalah suatu kegiatan untuk mengadakan hubungan secara

terus menerus antara pihak yang satu kepada pihak yang lainnya. Dan dilaksanakan

dengan saling berkiriman surat. Kegiatan surat menyurat ini disebut juga dengan

istilah lainnya yaitu korespondensi. Jika hanya sepihak saja yang mengirimkan surat

secara terus menerus tanpa ada balasan atau tanggapan dari pihak lainnya hal ini tidak

dapat dinamakan kegiatan surat menyurat. Setiap kerja perorangan apalagi organisasi

selalu membutuhkan kerja sama dengan pihak lain untuk mencapai tujuannya.

Tujuan menulis surat secara garis besar diklasifikasikan menjadi tiga macam, yaitu:
 a.       Menyampaikan informasi kepada pembaca surat;

b.      Mendapatkan tanggapan dari pembaca surat tentang isi surat;

c.       Ingin mendapatkan tanggapan dan menyampaikan informasi kepada

pembaca surat.

2.2 Mengenal Bahasa Surat

Pada hakekatnya surat itu adalah suatu karangan yang berupa perumusan

dalam bentuk tertulis tentang pernyataan, pemikiran, permintaan, atau hal-hal yang

ingin disampaikan kepada pihak penerima surat. Karena surat sebagai karangan,

maka suratpun harus memenuhi berbagai ketentuan mengenai penyusunan karangan

ataupun komposisi seperti tema, tata bahasa, kalimat, alinea, gaya bahasa dan

penggunaan tanda baca. Sebagai karangan surat dapat disusun secara :

1. Deduktif yaitu dimana penulis terlebih dulu melaporkan pokok

permasalahannya, kemudian baru dikemukakan penjelasannya atau

alasan-alasannya.

2. Induktif adalah penyusunan kalimat-kalimat dimana terlebih dulu

dikemukakan alasan-alasannya, baru kemudian melaporkan pokok-

pokok masalahnya.

9
2.3        Fungsi Surat

Meskipun alat komunikasi berkembang pesat, tetapi surat masih

dipertahankan karena surat mempunyai fungsi sebagai:

1.      Alat komunikasi

2.      Alat bukti tertulis

3.      Alat pengingat

4.      Alat bukti historis

5.      Duta atau wakil organisasi

6.      Alat pedoman kerja

Sebagai alat komunikasi, surat dapat menyampaikan informasi dari satu pihak

ke pihak lain atas  nama pribadi maupun organisasi.

Sebagai alat bukti tertulis, surat dapat dipergunakan sebagai bukti apabila terjadi

perselisihan antara organisasi-organisasi atau pejabat-pejabat yang mengadakan

hubungan korespondensi.

Sebagai alat pengingat, surat dapat digunakan untuk mengetahui hal-hal atau

peristiwa yang telah lampau.

Sebagai alat bukti historis, karena surat dapat untuk mengetahui sejarah atau

perkembangan suatu organisasi.

Sebagai duta atau wakil organisasi, kehadiran surat mewakili organisasi dalam

berkomunikasi atau bertatap muka dengan pihak lain.

 Surat berfungsi sebagai pedoman kerja, karena surat dapat digunakan sebagai

pedoman dalam melaksanakan pekerjaan.

2.4 Jenis-jenis Surat

2.4.1     Berdasarkan Sifat Surat

Berdasarkan sifatnya surat dapat digolongkan menjadi lima jenis yaitu :

a. Surat Pribadi

Surat pribadi adalah surat-surat yang bersifat kekeluargaan, surat-surat

yang berisi masalah keluarga, baik tentang kesehatan, keuangan keluarga

dan sebagainya.

Surat Pribadi, dibedakan menjadi:

1. Surat pribadi yang bersifat resmi, surat atas nama pribadi yang

anisasi-organisasi resmi, seperti: surat lamaran pekerjaan, surat izin

tidak masuk kerja.

2. Surat pribadi yang bersifat tidak resmi, surat pribadi yang

bersifat kekeluargaan atau kekerabatan, seperti: surat kepada orang

tua, kakak, teman, dll.

b. Surat Dinas Pribadi

Surat dinas pribadi disebut juga surat setengah resmi adalah surat-

surat yang dikirimkan dari seseorang atau pribadi kepada instansi-

instansi, perusahaan-perusahaan, ataupun jawatan-jawatan.

11
c. Surat Niaga

Surat niaga adalah surat yang berisi, soal-soal perdagangan

yang dibuat oleh perusahaan yang dikirimkan kepada para

langganannya.

d. Surat Dinas Pemerintah

Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti

instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan

administrasi dalam suatu instansi Fungsi dari surat dinas yaitu sebagai

dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan

arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja

dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi Ciri-ciri surat dinas:

1.      Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang

bersangkutan

2.      Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal

3.      Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku

4.      Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi

5.      Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor

pembuat surat

6.      Format surat tertentu

2.4.2    Berdasarkan Wujud Surat

Penggolongan surat berdasarkan wujudnya dapat dibagi kedalam tujuh

jenis, yaitu :

a. Surat Yang menggunakan Kartu Pos

Kartu pos adalah blanko yang dikeluarkan oleh Perum Postel

atau instansi lain yang telah diberi izin Perum Postel untuk

mencetaknya asal sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang telah

ditetapkan Perum Postel.

b. Warkat Pos

Warkat pos adalah sehelai kertas yang telah dicetak dengan

memakai lambaga dan petunjuk penulisan berita, yang dikeluarkan

oleh perum postel atau instansi lain yang telah diberi izin.

c. Surat Bersampul

Surat bersampul adalah surat-surat yang isinya atau beritanya

ditulis pada kertas lain, kemudian kertas surat tersebut dimasukkan

kedalam sampul atau amplop.

d. Telegram

Telegram adalah suatu alat komunikasi dengan cara

menyampaikan berita-berita melalui radio atau pesawat telegram

mengenai sesuatu hal yang perlu segera mendapat penyelesaian

13
 dengan cepat. Isi telegram berupa tulisan-tulisan singkat yang

dikirimkan dari jarak jauh.

e. Surat Biasa

Surat biasa adalah surat-surat yang isinya tidak mengandung

rahasia walaupun terbaca oleh orang lain, seperti surat undangan

pernikahan atau khitanan, surat pertemuan para siswa untuk rekreasi

dan sebagainya.

2.4.3     Berdasarkan Tata Aliran Surat

Bedasarkan tata aliran surat, surat dapat digolongkan menjadi dua jenis,

yaitu:

a. Surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu

organisasi/perusahaan yang berasal dari seseorang atau dari suatu

organisasi.

b. Surat keluar adalah surat-surat yang dikeluarkan/dibuat suatu

organisasi/perusahaan untuk dikirimkan kepada pihak lain, baik

perseorangan maupun kelompok.

Setiap kantor setiap harinya akan menangani surat-surat. Mungkin satu

hari ada 1 surat, 2 surat, bahkan ratusan surat. Jumlah yang banyak
 tersebut jika tidak ditangani dengan baik tentunya akan dapat

merugikan banyak pihak, khususnya bagi kantor yang bersangkutan.

2.4.4     Berdasarkan Keamanan Isinya

Berdasarkan keamanan isinya, surat dapat digolongkan menjadi tiga

jenis yaitu:

a. Surat Sangat Rahasia

Surat-surat yang digunakan untuk surat-surat yang

berhubungan dengan keamanan Negara atau surat-surat yang berupa

Dokumen Negara, sehingga bila surat ini jatuh ketangan yang tidak

berhak maka akan membahayakan masyarakat atau Bangsa dan

Negara.

b. Surat Rahasia

Surat-surat yang isinya harus dirahasiakan, tidak boleh dibaca

oleh orang lain, karena bila jatuh ketangan orang yang tidak berhak,

akan merugikan perusahaan atau instansi tersebut.

15
2.4.5     Berdasarkan Proses Penyelesaiannya

Surat berdasarkan proses penyelesaiannya dapat digolongkan menjadi

tiga jenis, yaitu:

a. Surat Sangat Segera atau Surat Kilat.

Surat yang harus dikirimkan dengan sangat segera atau kilat

adalah surat yang harus ditangani secepat mungkin pada kesempatan

yang pertama karena surat ini harus segera dikirimkan secepatnya

karena penerima harus cepat menanggapi dan menyelesaikannya.

b. Surat Segera

Surat yang secepatnya diselesaikan tetapi tidak perlu pada

kesempatan yang pertama dan segera dikirimkan supaya mendapat

tanggapan dan penyelesainya dari pihak penerima.

c. Surat Biasa

Surat-surat yang tidak perlu tergesa-gesa untuk penyelesaian

karena tidak perlu mendapat tanggapan yang secepatnya dari

penerima.

2.4.6     Berdasarkan Dinas Pos

Surat berdasarkan pos dapat digolongkan menjadi :

a. Surat Biasa

Surat yang menurut penggolongan dinas pos, surat yang dibuat

oleh seseorang yang isinya atau sifatnya biasa atau tidak begitu

penting, karena pada umumnya surat ini tidak perlu mendapat

tanggapan yang secepatnya dari penerima, dengan demikian surat-

surat ini penyampaiannya kepada tujuan atau penerima waktunya tidak

dipastikan, tetapi biaya yang dikenakan dinas pos, prangkonya cukup

murah.

b. Surat Kilat

Surat-surat yang secepatnya ditangani supaya mendapat

tanggapan dan penyelesaian yang secepatnya pula dari penerima. Oleh

karena itu surat kilat cara penyampaiannya, ongkos pengirimannya

atau prangkonya lebih mahal dari surat biasa.

c. Surat Kilat Khusus

Surat-surat yang dibuat seseorang yang isinya sangat penting

dan harus segera ditangani supaya mendapat tanggapan dan

penyelesaian yang secepatnya dari penerima .

d. Surat tercatat

Adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya sangat

penting, sehingga harus segera ditangani dan diselesaikan secepatnya

supaya surat tersebut mendapat tanggapan dan penyelesaian

secepatnya pula dari pihak penerima, surat inipun hampir sama dengan

17
 kilat khusus, cara penyampaiannya oleh dinas pos sangat diutamakan

ongkosnya atau prangkonya mahal.

2.4.7     Berdasarkan Cara Pengirimannya

a. Surat Pos, yaitu surat yang dikirim melalui jasa pos atau usaha

pengiriman lainnya.

b. Telegram/telex, yaitu surat yang dikirim dari jarak jauh dengan

menggunakan pesawat telegram/telex.

c.    Faxcimile, yaitu surat yang dikirim dengan menggunakan

mesin faxcimile.

d. Email, yaitu surat yang dikirim dengan menggunakan internet.

2.5 Ciri-ciri bahasa Surat yang baik

2.5.1   Jelas

Bahasa surat yang jelas maksudnya tidak hanya mudah dimengerti

tetapi harus terbebas dari salah tafsir atau rancu, sehingga data-data yang

dituangkan dalam surat sesuai dengan sasaran yang diinginkan. Bahasa dalam

surat juga harus dapat menjelaskan siapa yang membuat surat itu kepada

siapakah surat itu ditujukan. Oleh karena itu, surat harus menggunakan pilihan

kata-kata yang cermat, kalimat yang utuh tidak menggantung, dan tanda baca
yang benar serta tidak terlalu banyak menggunakan kata-kata atau istilah

asing.

2.5.2 Lugas

Lugas artinya sederhana, praktis, bersahaja (simple). Jika diterapkan

dalam pada penulisan kalimat dalam surat, artinya kalimat yang digunakan

harus langsung menunjukkan persoalan atau permasalahan yang pokok-pokok

saja, tidak bertele-tele serta dapat mengungkapkan gagasan secara tepat sesuai

dengan maksud yang dikehendaki.

Cara yang dapat dilakukan oleh penulis surat agar diperoleh bahasa surat

yang lugas adalah sebagai berikut:

1)      Menghilangkan unsur-unsur yang tidak diperlukan

2)      Menghilangkan basa-basi

3)      Menempatkan tanda baca yang tepat

2.5.3    Menarik dan Sopan

Bahasa yang menarik adalah bahasa yang hidup, lugas, jelas, wajar,

enak dibaca, tidak kaku, tidak menggunakan kata-kata yang telah using, dan

tidak menggunakan kata makian yang dapat menyinggung perasaan orang

19
lain. Bahasa yang menarik juga menghindari pengulangan kata yang

mengakibatkan nada surat menjadi monoton atau membosankan lawan bicara.

Bahasa surat yang sopan maksudnya bahasa yang digunakan

sederhana sesuai kaidah bahasa umumnya dan tidak menggunakan bahasa

yang berlebihan sserta kata-kata yang merendahkan martabat orang lain.

 BAB III

PENUTUP

3.1         Simpulan

Surat menyurat adalah salah satu bentuk komunikasi dengan mempergunakan

surat sebagai alat, oleh karena itu surat menyurat merupakan salah satu alat

komunikasi yang sangat penting dan setiap waktu dilakukan dalam tugas sehari-hari

dalam kantor. 

Surat merupakan salah satu alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu

pihak dan ditujukan dari pihak lain untuk menyampaikan berita dengan demikian

jelas bahwa surat sangat penting artinya dalam membantu memperlancar tercapainya

tujuan organisasi. 

3.2         Saran

Berdasarkan simpulan di atas, maka surat menyurat sangatlah penting dalam

suatu organisasi karena surat-menyurat merupakan salah satu bagian dari proses

komunikasi dalam organisasi yang berbentuk tulisan, proses surat menyurat ini lebih

diutamakan untuk lingkungan ekstern organisasi yang sangat berpengaruh dalam

menciptakan link organisasi. Dengan adanya surat menyurat yang baik dan rapi, maka

dapat mendukung tercapainya tujuan organisasi yaitu bisa bertahan (Survival) dan

bisa tumbuh berkembang (Growth).

21
 DAFTAR PUSTAKA

Hisyam, Djihad. 2008. Korespondensi Bahasa Indonesia Dalam Teori dan Praktik.

Yogyakarta: UNYpress.

Pusat Bahasa Departemen Pendidikan Nasional Republik Indonesia, Kamus Besar Bahasa

Indonesia (Online), (http://badanbahasa.kemdikbud.go.id/kbbi/index.php), diakses

tanggal 27 Oktober 2016.

Setyaningrum, Afra Tien. 2008. Korespondensi Bahasa Indonesia Dasar, Teori, dan

Aplikasi. Yogyakarta: Amara Books.

Wikipedia Bahasa Indoensia, Surat Eletronik (Online),

(https://id.wikipedia.org/wiki/Surat_elektronik), diakses tanggal 27 Oktober 2016.

Wikipedia Bahasa Indonesia, Surat (Online), (http://id.wikipedia.org/wiki/Surat), diakses

tanggal 27 Oktober 2016.

Sumber : https://hajiucokbjm.blogspot.com/2016/12/contoh-makalah-tentang-surat-
menyurat.html