Kata Pengantar

Pertama-tama penyusun ingin mengucapkan terima kasih kepada Tuhan

Yang Maha Esa, karena atas berkah dan rahmat-Nya penyusun dapat membuat
makalah ini guna melengkapi nilai tugas mata kuliah Bahasa Indonesia.

Dalam makalah ini kami selaku penyusun ingin memaparkan atau

menjelaskan tentang “Surat” yang sekiranya dapat menjadi contoh tentang
bagaimana membuat surat yang baik dengan penggunaan bahasa yang baik. Besar
harapan kami agar makalah ini dapat bermanfaat bagi semua orang. Kami pun
menerima kritik ataupun saran dari semua pihak yang mungkin dapat membantu
kami dalam memperbaiki makalah ini.

Balunijuk, 7 Oktober 2016

Penyusun

1
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR .......................................................................................... 1

DAFTAR ISI ......................................................................................................... 2

PENDAHULUAN ................................................................................................. 3

A. Latar Balakang ..................................................................................... 3

B. Rumusan Masalah ................................................................................ 4
C. Tujuan .................................................................................................. 4

ISI .......................................................................................................................... 5

A. Pengertian Surat ................................................................................... 5

B. Fungsi Surat ......................................................................................... 5
C. Bentuk Surat ......................................................................................... 6
D. Jenis-Jenis Surat ................................................................................. 10
E. Bahasa Surat ....................................................................................... 12

PENUTUP............................................................................................................ 14

A. Kesimpulan ........................................................................................ 14
B. Saran ................................................................................................... 14

DAFTAR PUSTAKA ......................................................................................... 15

2
 PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Surat adalah sebuah alat atau media komunikasi berupa tulisan diatas
selembar kertas yang berisi informasi, pesan, pernyataan, atau tanggapan
sesuai keinginan penulis surat. Surat merupakan sarana komunikasi tertulis
yang dipandang paling efisien, efektif, ekonomis, dan praktis dibandingkan
dengan komunikasi lisan. Apa yang dikomunikasikan melalui surat akan
sampai kepada alamat yang dituju sesuai sumber aslinya.

Surat memiliki peranan yang sangat penting apabila surat tersebut dibuat
oleh organisasi, lembaga, atau instansi resmi lainya. Contohnya, pada saat
sebuah perusahaan material bangunan ingin mengirimkan surat kepada
perusahaan lainnya dengan maksud untuk menawarkan produk yang dijual
oleh perusahan material bangunan tersebut. Berdasarkan ilustrasi tersebut
dapat dikatakan bahwa surat dapat berfungsi sebagai alat komunikasi atau
penyampaian informasi dari perusahaan material bangunan itu kepada
perusahan lain. Surat juga dapat berfungsi sebagai wakil dari penulis, dalam
hal ini penulis tidak perlu langsung bertatap muka dengan orang yang dituju
untuk menyampaikan informasi melaikan dapat diwakilkan oleh surat. Sejak
zaman dahulu hingga sekarang surat tidak pernah hilang didalam pikiran kita.
Namun, terkadang kita tidak mengerti bagaimana pengertian, fungsi, jenis-
jenis, bentuk, dan bahasa penulisan surat yang baik dan benar. Untuk itu,
dalam makalah ini kami akan membahas tentang pengertian, fungsi, jenis-
jenis, bentuk dan bahasa yang digunakan dalam tata cara penulisan surat yang
baik dan benar.

3
B. Rumusan Masalah
1. Apa pengertian dari surat?
2. Apa saja fungsi, jenis-jenis, dan bentuk dari surat?
3. Bagaimana penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar dalam
penulisan surat?

C. Tujuan
1. Untuk mengetahui dan memahami apa pengertian dari surat.
2. Untuk mengetahui apa saja fungsi, jenis-jenis, dan bentuk dari surat.
3. Untuk mengetahui dan memahami bagaimana cara menggunakan bahasa
Indonesia yang baik dan benar dalam penulisan surat.

4
 ISI

A. Pengertian Surat
Surat adalah selembar kertas yang berisi informasi, pesan,
pernyataan, dan tanggapan yang sesuai dengan keinginan penulis surat.
Kegiatan komunikasi dengan surat disebut surat-menyurat atau
korespondensi.

B. Fungsi Surat
1. Surat sebagai alat komunikasi
Surat dijadikan sebagai alat penyampai informasi dari
penulisnya kepada pembaca atau penerimanya. Sebagai alat
komunikasi surat tidak hanya bersifat satu arah, melainkan juga dua
arah dan ke segala arah. Artinya surat juga dapat dibalas oleh penerima
atau pembaca surat tersebut sebagai timbal balik dari penerima atau
pembaca. Surat juga dapat dibuat atau ditujukan kepada lebih dari satu
orang. Seperti contohnya surat edaran, pengumuman, surat bacaan
pada surat kabar dan lain-lain.
2. Surat Sebagai wakil dari penulis
Dalam hal ini penulis tidak perlu langsung bertatap muka
dengan orang yang dituju untuk menyampaikan informasi melaikan
dapat diwakilkan oleh surat.
3. Surat Sebagai alat untuk menghemat waktu, tenaga, dan biaya
Berkomunikasi dengan surat berarti tidak bertatap muka, jadi
dapat disimpulkan bahwa berkomunikasi melalui surat dapat dilakukan
dari jarak jauh. Oleh sebab itu surat dapat membantu penulisnya dalam
menghemat tenaga, waktu, serta biaya yang seharusnya dikeluarkan
jika kita berkomunikasi secara langsung atau berkomunikasi dengan
lisan.

5
 4. Surat sebagai bukti tertulis
Surat dapat dijadikan bukti tertulis untuk berbagai keperluan.
Sehingga jika terjadi suatu kekeliruan di kemudian hari maka surat
dapat dijadikan sebagai acuan dalam menyelesaikan kekeliruan
tersebut. Misalnya surat-surat perjanjian, surat wasiat, surat perceraian,
dan lain sebagainya. Segala jenis surat juga dapat diabadikan atau
diarsipkan untuk kepentingan-kepentingan lainya yang dapat berguna
di kemudian hari.
5. Sebagai bukti sejarah
Seperti yang kita ketahui kata surat telah mengakar dari abad
terdahulu. Hampir seluruh orang menggunakan surat sebagai alat
komunikasi. Bahkan mereka sering menuliskan beberapa cerita yang
sekarang kita dapat simpulkan sebagai sejarah pada zaman dahulu.
6. Sebagai alat promosi
Banyak perusahan sekarang berlomba-lomba dalam menjual
dan mempromosikan barang dagangan mereka. Tidak sedikit dari
mereka menggunakan metode pengiriman surat ke perusahan lain dan
masyarakat untuk mempromosikan barang dagang mereka dan
memperoleh keuntungan yang besar.

C. Bentuk Surat
Bentuk surat adalah tata letak bagian-bagian surat, yaitu dari
kepala surat sampai dengan inisial. Bentuk surat dapat menyiratkan segi
estetika derta kepraktisan dari surat tersebut. Bentuk-bentuk surat tersebut
terbagi menjadi 5, yaitu :
1. Bentuk Setengah Lurus (semi block style)
Surat yang berbentuk setengah lurus disusun dengan aturan
semua bagian surat di ketik mulai dari margin kiri yang sama. Batas-
batas bagian surat di ketik dengan menambahkan jarak 5 ketukan dan
setiap paragraph baru dimulai pada margin yang sama diantara
paragraph yang satu dan yang lainnya berjarak 1 spasi.

6
 Gambar 1
Bentuk Setengah Lurus (semi block style)

2. Bentuk Lurus Penuh (full block style)

Bentuk lurus penuh memiliki cirri khas pada pengetikan
tanggal surat, nama jabatan, tanda tangan, nama terang dan NIP, salam
penutup semua itu terletak di margin sebelah kiri.

Gambar 2
Bentuk Lurus Penuh (full block style)

7
3. Bentuk Lurus (full block style)

Bentuk lurus memiliki variasi bentuk yang hampir sama

dengan bentuk lurus penuh. Namun, bedanya hanya terletak pada
penulisan salam penutup, tanda tangan, nama penanda tangan, dan
nama jabatan yang berada pada margin kanan.

Gambar 3
Bentuk Lurus (block style)

4. Bentuk Lekuk (Indented Style)

Bentuk lekuk yaitu setiap paragraph diketik agak menjorok ke
dalam. Paragraph yang satu dan paragraph yang lainnya tidak perlu
berjarak. Namun untuk penulisan tembusan dan inisial tetap diketik di
bagian margin sebelah kiri dengan format yang sejajar atau tidak
menjorok dan masuk ke bagian tengah surat.

8
 Gambar 4
Bentuk Lekuk (indented style)

5. Bentuk Paragraf Menggantung (Hanging paragraph style)

Bentuk paragraph menggantung ini memiliki keunikan pada
saat pengetikannya yaitu setiap paragraf pertamanya dimulai dari
margin sebelah kiri. Namun, untuk baris kedua, ketiga, dan seterusnya
pada paragraf tersebut pengetikan akan lebih mencondong masuk
kedalam bagian tengah lembar surat tersebut.

Gambar 4
Bentuk Paragraf Menggantung (Hanging paragraph style)

9
 D. Jenis-jenis Surat

Masyarakat sudah mengenal surat dari jaman dahulu sebelum adanya

perkembangan teknologi di jaman sekarang yang bisa merubah bentuk surat
kertas menjadi surat elektronik atau bisa menjadi canggih dengan
menggunakan alat komunikasi. Sebelumnya masyarakat hanya mengetahui
surat tanpa tahu surat tersebut termasuk ke dalam surat jenis apa.

Secara umum surat di golongkan menjadi tiga fungsi atau tiga jenis,
yaitu surat pribadi, surat resmi, dan surat niaga.

1. Surat Resmi

Surat resmi adalah surat yang biasa digunakan untuk kepentingan

resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi. Contoh dari surat
resmi dalah surat undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan.
Adapun ciri-ciri dari surat resmi ini adalah :

1. Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi

2. Ada nomor surat, lampiran, dan perihal
3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim
4. Penggunaan ragam bahasa resmi
5. Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi
6. Ada aturan format baku

Nah ini merupakan bagian-bagian surat resmi yang harus kita ketahui,
adalah :
a. Kepala / kop surat yang berisi nama instansi/lembaga, alamat instansi
dan logo instansi
b. Nomor surat yakni urutan surat yang akan dikirimkan
c. Lampiran yakni berisi lembaran lain yang disertakan selain surat
d. Hal isinya berupa garis besar dari isi surat tersebut

10
 e. Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor
surat)
f. Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)
g. Pembuka / salam pembuka (diakhiri tanda koma)
h. Isi surat yang berisi uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan
sebagainya ditulis dengan huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan
ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikannya
i. Penutup surat berisi salam penutup, jabatan, tanda tangan, nama yang
biasanya disertai NIP
j. Tembusan surat berisi berupa penyertaan / pemberitahuan kepada
atasan tentang adanya suatu kegiatan

2. Surat Pribadi

Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan

pribadi atau bisa di bilang surat yang tujuannya hanya untuk seseorang.
Surat ini yang di tujukan antara sesama teman atau keluarga. Ciri-ciri
surat pribadi yaitu tidak menggunakan kop surat, tidak ada nomor surat,
salam pembuka dan penutup bervariasi, menggunakan bahasa bebas yang
sesuai keinginan dari si penulis, dan format tulisan surat bebas. Surat ini
tidak termasuk surat resmi namun dalam surat pribadi tentunya harus
memperhatikan etika dan sopan santun dalam penulisannya tidak boleh
menggunakan bahasa yang semaunya.

Contoh dari surat pribadi adalah surat izin dari orang tua untuk
sekolah, surat cinta dari pasangan, surat undangan ulang tahun, surat
kepada sahabat, dan lain-lain yang masih belum bisa disebutkan di
makalah ini.

11
3. Surat Niaga
Surat niaga adalah surat yang biasa digunakan bagi badan yang
menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti usaha industri, bisnis, dan
usaha jasa. Biasanya surat niaga dibuat oleh perusahaan untuk mencari
keuntungan. Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan
dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik dan benar. Ada
beberapa macam yang termasuk ke dalam surat niaga, yaitu surat jual beli,
kwitansi, dan perdagangan. Surat niaga juga format tulisannya hampir
sama dengan surat resmi.

E. Bahasa Surat
1. Penggunaan Bahasa Indonesia Dalam Surat
Penggunaan kata–kata yang belum dikaji kebenarannya tidak
dibenarkan. Penggunaan kata–kata seperti gimana, ngapain, kenapa,
entar, kasih, bikin, dan yang semacam itu adalah termasuk kata yang
tidak baik karena kata-kata tersebut dianggap baik adalah seperti kata
bagaimana, mengapa, nanti, member, dan membuat.

2. Kata Yang Lazim

Pilihan kata-kata yang lazim atau memakai istilah dalam
bahasa Indonesia. Seperti memasukkan bukan input, suku cadang
bukan sparepart, dan peringkat bukan ranking.

3. Kata Yang Cermat

Kata memohon, meminta, memerintahkan, dan menyarankan
merupakan kata-kata yang memiliki art yang sama. Penulisan surat
dinas hendaknya dapat memilih kata tersebut dengan tepat sesuai
dengan pesan yang ingin disampaikan dalam surat.
Penggunaan sapaan Bapak, Ibu, Kakak, Adik, Saudara,
Ananda, dan Adinda hendaknya tepat pula sesuai dengan kedudukan

12
orang yang dikirimi surat tersebut. Apakah penerima surat lebih tinggi
pangkat atau kedudukannya, ataukah sederajat dengan pengirim surat.

4. Ungkapan Idiomatik
Unsur–unsur dalam ungkapan idiomatik sudah tetap dan
senyawa. Unsur–unsur itu tidak boleh ditambah, dikurangi, atau
dipertukarkan. Yang termasuk ungkapan idiomatik antara lain: sesuai
dengan, bertemu dengan, terbuat dari, dan luput dari.

5. Ungkapan Yang Bersinonim

Ungkapan–ungkapan yang bersinonim atau berarti sama
sebaiknya tidak digunakan sekaligus. Contohnya :
 sejak dan dari
 adalah dan merupakan
 butuh dan perlu

13
 PENUTUP
A. Kesimpulan
Dapat disimpulkan dari makalah ini bahwa surat adalah media
komunikasi yang berupa ulisan diatas selembar kertas yang berisi
informasi, pesan, pernyataa, atau tanggapan sesuai dengan keinginan
penulis surat. Surat dibagi menjadi 2 jenis yaitu, surat resmi dan surat
tidak resmi. Contoh dari surat resmi adalah surat dinas, sedangkan contoh
dari surat tidak resmi adalah surat pribadi. Surat memiliki banyak fungsi
antara lain ialah sebagai wakil dari penulis, alat komunikasi yang praktis
dan ekonomis, bukti tertulis, bukti sejarah, dan masih banyak lagi yang
lainnya.

B. Saran
Beberapa saran yang dapat kami sampaikan ialah antara lain sebagai
berikut :
1. Diharapkan pada saat menulis surat resmi diperhatikan langkah-
langkahnya agar tidak terjadi kesalahan dalam pembuatannya.
2. Diharapkan agar pada saat menulis surat lamaran kerja juga
diperhatikan langkah–langkah dalam pembuatannya.
3. Diharapkan agar pembaca dapat membedakan antara surat resmi dan
tidak resmi.

14
 DAFTAR PUSTAKA

http://abdullohaja.blogspot.com/2014/01/makalah-surat-resmi.html

https://febianputra.wordpress.com/2012/07/01/pengertian-surat-macam-macam-
dan-contoh-surat/

https://frendyrusniady.wordpress.com/2012/03/31/makalah-surat-menyurat/

http://thisallismydomain.blogspot.com/2012/07/v-behaviorurldefaultvmlo.html

http://harmanqq.blogspot.com/2013/03/makalah-surat-menyurat.html

15