Standar Operating Procedure

ADMINISTRASI

SURAT MENYURAT DAN LAPORAN

PERTANGGUNG JAWABAN

PENGURUS

HIMPUNAN MAHASISWA JURUSAN ILMU HUKUM

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI ALAUDDIN MAKASSAR

PERIODE 2023/2024
 LEMBAR IDENTIFIKASI

No Proses Penanggungjawab Tanggal

Nama Jabatan Tanda

Tangan

1 Perumusan 1. Muh. Palangkey Tim Khusus

Yusrie Perumusan
Standar
2. Ahmad Mun’im Operating
Al-anshari Procedure
(SOP)
3. Nurul Aini
Salsabila

4. Sri Rejeki Asri

5. Salsabila Aisyah

6. Ai Siti nur Najmi

7. Zulkifly

8. Mursil Akhsam

9. Muhammad
Nurababil Alif

2 Pemeriksaan 1. Iqra Muslim Said Tim Khusus

Pemeriksaan
2. Muhammad Brian Standar
Abdullah Eka Operating
Trisna, S.H. Procedure
(SOP)
 3. Muhammad Aqil
Al-Waris

4. Fadillah Dharma
wijaya

3 Persetujuan Wawan Ketua Umum

Himpunan
Mahasiswa
Jurusan Ilmu
Hukum
Universitas
Islam Negeri
Alauddin
Makassar
Periode
2023/2024

4 Penetapan Dr. Rahman Ketua Jurusan

Syamsuddin, S.H., Ilmu Hukum
M.H.
 DAFTAR ISI

LEMBAR IDENTIFIKASI
DAFTAR ISI
A. Tujuan
B. Ruang Lingkup
C. Istilah dan Definisi
D. Struktur Surat dan Pertanggung jawaban
E. Alur Surat Masuk dan Keluar
F. Penomoran Surat
G. Arsip
 Standard Operating Procedure

ADMINISTRASI SURAT MENYURAT

A. Tujuan
- Sebagai pedoman penerapan langkah-langkah ketentuan administrasi persuratan
dan pertanggungjawaban lembaga secara tertib dan teratur.
- Agar terdapat proses dan prosedur yang baku mengenai surat eksternal maupun
internal sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
B. Ruang Lingkup

Semua persuratan yang diterima baik dari dalam maupun luar lembaga, serta
semua surat-surat yang dikeluarkan oleh Himpunan Mahasiswa Jurusan Ilmu Hukum
Universitas Islam Negeri Alauddin Makasssar (HMJ IH) yang ditujukan kepada
internal (lingkungan HMJ IH) maupun kepada eksternal (luar HMJ IH) atau
perorangan.

C. Istilah dan Definisi

1. Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain dari
perorangan, baik yang diterima melalui utusan, pos (kantor pos) maupun melalui
kurir (pengirim surat).
2. Surat keluar adalah segala komunikasi tertulis dalam bentuk surat resmi yang
dikeluarkan oleh jajaran pengurus kepada internal maupun eksternal Himpunan
Mahasiswa Jurusan Ilmu Hukum Universitas Islam Negeri Alauddin Makasssar.
3. Pertanggung Jawaban atau biasa disebut Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ)
adalah laporan dalam bentuk tertulis dan terstruktur, sebagai bentuk pertanggung
jawaban panitia pelaksana kepada jajaran pengurus dan pertanggung jawaban
pengurus kepada Pimpinan Fakultas Syari’ah Dan Hukum Universitas Islam
Negeri Alauddin Makassar.

D. Struktur Surat dan Pertanggungjawaban

1. Struktur Surat
a. Kop Surat
Kop Surat berada pada posis atas yang terdiri dari lambang Universitas Islam
Negeri Alauddin Makassar (sebelah kiri) dan lambang Himpunan Mahasiswa
Jurusan Ilmu Hukum (sebelah kanan). Perantara logo Universitas dan
Lembaga terdapat nama, alamat, e-mail, nomor telepon lembaga serta dibatasi
oleh garis hitam ganda.
 1. Contoh : Kop Surat yang dikeluarkan oleh sekretaris
HIMPUNAN MAHASISWA JURUSAN ILMU HUKUM
FAKULTAS SYARI’AH DAN HUKUM UNIVERSITAS ISLAM NEGERI ALAUDDIN MAKASSAR
Email: uinam.hmjilmuhukum@gmail.com/ No.HP 082190143263

2. Contoh : Kop Surat yang dikeluarkan oleh panitia pelaksana kegiatan

PANITIA PELAKSANA RAPAT KERJA HIMPUNAN MAHASISWA JURUSAN ILMU HUKUM

FAKULTAS SYARI’AH DAN HUKUM UNIVERSITAS ISLAM NEGERI ALAUDDIN MAKASSAR
Email: uinam.hmjilmuhukum@gmail.com/ No.HP 082190143263

b. Hari dan Tanggal Surat

Hari dan tanggal surat berada pada ujung sebelah kanan surat setelah garis
ganda hitam kop surat.
c. Nomor surat
Nomor surat berada pada ujung sebelah kiri surat dibawah garis ganda kop surat.
d. Perihal
Perihal surat merupakan keterangan ketentuan surat yang berada di bawah
nomor surat.
e. Lampiran
Lampiran berada di bawah perihal.
f. Tujuan Surat
Tujuan surat berada pada posis sebelah kiri lembaga yang dimaksudkan untuk
memberikan keterangan pasti kepada siapa surat dikeluarkan.
g. Isi Surat
Berada di bawah tujuan surat yang berisi tentang maksud surat dikeluarkan
secara jelas, singkat dan padat. Isi surat terdiri dari salam pembuka, isi, dan
salam penutup.
h. Tanda Tangan
Tanda tangan berada di bawah surat yang terdiri dari pihak yang
mengeluarkan dan yang mengetahui keluarnya surat dan disahkan dengan
stempel. Tanda tangan dimaksudkan sebagai bentuk keabsahan surat.
 2. Struktur Pertanggungjawaban
a. Lembaran sampul terdiri dari judul, logo lembaga, nama bidang/kegiatan,
nama lembaga dan periode kepengurusan.
b. Kata pengantar.
c. Daftar isi.
d. Pendahuluan.
e. Nama kegiatan.
f. Tujuan dan maksud kegiatan.
g. Struktur kepanitiaan kegiatan.
h. Jadwal dan tempat pelaksanaan kegiatan.
i. Biaya pelaksanaan kegiatan.
j. Lampiran dokumentasi kegiatan.
k. Lampiran bukti pengeluaran keuangan kegiatan.
l. Lampiran surat undangan menghadiri acara
m. Lampiran absen kehadiran pengurus dalam kegiatan

E. Alur Surat Masuk, Keluar dan Pertanggungjawaban

1. Alur Surat Masuk

Mulai

Memeriksa maksud dan tujuan surat

Selesai
(Sekretaris Umum)

Mencatat data surat masuk di buku induk surat dan menyimpan fisik
surat di buku arsip
(Wakil Sekretaris Umum)

Pendistribusian sesuai dengan tujuan dan isi surat berdasarkan pertimbangan, persetujuan
dan arahan dari ketua umum
2. Alur Surat Keluar

Mulai

Ketik konsep surat keluar sesuai dengan instuksi

ketua umum, memberi nomor dan kode surat
berdasarkan pembukuan nomor surat
(Sekretaris Umum)

Koreksi/revisi surat keluar oleh ketua umum

Persetujuan ketua umum dalam bentuk tandatangan

dan stempel lembaga

Pencatatan nomor surat di pembukuan surat keluar

(Sekretaris Umum)

Pengiriman surat ke alamat yang di tuju

(Wakil Ketua II)

Arsip
(Wakil Sekretaris Umum)

Selesai
3. Alur Pertanggung jawaban

Mulai

Penyusunan laporan pertanggungjawaban oleh

jajaran kepanitiaan sesuai dengan format struktur
pada pembahasan sebelumnya

Panitia pelaksana melaporkan ke jajaran

presidium lembaga dalam bentuk rapat

Presidium lembaga memeriksa, Apabila laporan

menimbang dan menyetujui pertanggung jawaban
laporan pertanggung jawaban panitia pelaksana
kegiatan dari panitia pelaksana terdapat kekeliruan maka
presidium berhak
mengembalikan dan
mengintruksikan kepada
Pimpinan presidium menerima panitia pelaksana untuk
laporan pertanggung jawaban merevisi/memperbaiki
dari panitia pelaksana laporan pertanggung
(Ketua Umum) jawabannya

Pimpinan Presidium menyerahkan laporan pertanggungjawaban

panitia pelaksana kepada sekretaris dan bendahara umum untuk
diarsipkan dan dipertanggungjawabkan pada pimpinan Fakultas
Syari’ah dan Hukum Universitas Islam Negeri Alauddin
Makassar
(Ketua Umum)

Selesai
F. Penomoran Surat
1. Kode Surat
A: Kode untuk surat internal

Contoh: surat undangan untuk anggota atau surat apapun yang berkaitan dengan
anggota lembaga.

B: Kode untuk surat eksternal

Contoh surat undangan untuk lembaga lain, surat permohonan peminjaman

tempat dll.

C: Kode untuk surat tugas, surat keterangan, dll.

Contoh: surat tugas penelitian, surat mandat, dll.

2. Nomor Surat
Format penomoran surat yang digunakan adalah:
 Surat Keputusan (SK) : 01 (kode nomor surat)
 Surat Undangan (SU) : 02
 Surat Permohonan (SPm) : 03
 Surat Pemberitahuan (SPb) : 04
 Surat Peminjaman (SPp) : 05
 Surat Pernyataan (SPn) : 06
 Surat Mandat (SM) : 07
 Surat Tugas (ST) : 08
 Surat Keterangan (Sket) : 09
 Surat Rekomendasi (SR) : 10
 Surat Balasan (SB) : 11
 Surat Peringatan (SP) : 12

3. Contoh Penomoran Surat

1. Surat yang dikeluarkan oleh Sekretaris
No : 01.001/SK/HMJ-IH /X/2022
Keterangan :
01 : Kode nomor surat

01 : Nomor urut surat

 SK : Surat Keputusan (disesuaikan dengan jenis surat yang
dikeluarkan.

HMJ-IH : Nama lembaga

X : Bulan dikeluarkannya surat (angka romawi)

2022 : Tahun berjalan

2. Surat yang dikeluarkan oleh kepanitiaan

No : 02.002/SPp/Pan-Pel/Renaisans/HMJ-IH/X/2022
Keterangan :

02 : Kode nomor surat

002 : Nomor urut surat

SPp : Surat Peminjaman (disesuaikan dengan jenis surat

yang dikeluarkan)

Pan-Pel : Panitia pelaksana kegiatan

Renaisans (contoh) : Nama kegiatan yang dilaksanakan (disesuaikan

dengan kegiatan sedang dilaksanakan)

HMJ-IH : Nama lembaga

X : Bulan dikeluarkannya surat

2022 : Tahun dikeluarkannya surat

G. Arsip
Arsip terdiri dari arsip hard-file dan soft-file. Pengarsipan dalam bentuk hard-file
terdiri dari tiga buku, yakni; buku surat masuk, surat keluar dan surat tugas.
Pembukuan arsip dipegang oleh wakil sekretaris umum.