DRAFT PEDOMAN TATA KERJA ORGANISASI

AKU CINTA INDONESIA KITA (ACIKITA) PADANG

PERIODE 2016-2018

I. DESKRIPSI KERJA

1. Ketua Umum
a. Sebagai penanggung jawab tertinggi pada organisasi, memimpin organisasi sesuai
dengan ketentuan – ketentuan dalam AD dan ART serta kebijakan yang digariskan
oleh Pengurus Internasional dan Nasional.
b. Bersama Wakil Ketua mengkoordinir dan mengendalikan jalannya organisasi ke luar
dan ke dalam organisasi.
c. Bersama Wakil ketua, bertanggungjawab atas pelaksanaan program kerja.
d. Memimpin Rapat sebagaimana diatur dalam aturan organisasi.
e. Dalam hal – hal yang mendesak, Ketua Umum bersama fungsionaris Pengurus Harian
dapat mengambil Keputusan untuk kemudian mempertanggungjawabkan kepada
Rapat Pleno Pengurus.
f. Berusaha mewujudkan visi dan misi pada periode kepengurusan
g. Memberikan punish and reward kepada anggota sesuai dengan aturan organisasi.
h. Berkoordinasi dengan Dewan Pembina, Pengurus Nasional dan Pengurus
Internasional

2. Wakil Ketua
a. Membantu ketua umum dalam menjalankan fungsi internal dan eksternal organisasi
b. Menggantikan dan mewakili Ketua umumapabila berhalangan.
c. Memimpin rapat apabila diberi delegasi oleh Ketua.
d. Membantu terlaksananya tugas-tugas Ketua
e. Melakukan pengawasan atas kinerja Koordinator Bidang dan jajaran di bawahnya
dalam pelaksanaan Kegiatan / Program Kerja.

3. Sekretaris Umum
a. Bertanggung jawab langsung kepada Ketua Umum
b. Membantu Ketua Umum dan Wakil Ketua dalam memimpin jalannya organisasi
c. Bersama Ketua Umum menandatangani surat surat penting organisasi ke luar dan ke
dalam.
d. Mengkoordinir pelayanan informasi organisasi dan kegiatan kehumasan organisasi
e. Mengelola sistem administrasi organisasi
f. Mengupayakan pengelolaan Sekretariat se-profesional mungkin
g. Menyiapkan bahan-bahan rapat, seperti notulensi, daftar hadir, undangan, dll.
h. Mendokumentasikan hasil-hasil rapat
i. Membuat dan mengarsipkan surat-menyurat
j. Melakukan perapian, penyusunan dan penggunaan asset organisasi
k. Melakukan penyusunan jadwal kegiatan kelembagaan dalam setiap periodenya
4. Wakil Sekretaris
a. Melaksanakan tugas Sekretaris apabila Sekretaris berhalangan.
b. Mendampingi secara aktif Sekretaris dalam menjalankan fungsi dan peranannya.
c. Membantu kelancaran tugas Bidang dalam pelaksanaan Kegiatan / Program Kerja
d. Bertanggungjawab kepada Ketua Umum melalui Sekretaris.

5. Bendahara Umum
a. Mendampingi secara aktif Ketua Umum dalam menjalankan fungsi dan peranannya.
b. Membuat dan mengatur regulasi keuangan organisasi
c. Melaksanakan pengawasan terhadap aktivitas jalannya administrasi keuangan
organisasi, serta pengawasan pengadaan dana dan sarana kesekretariatan.
d. Mengkoordinir usaha – usaha untuk mendapatkan dana organisasi sepanjang tidak
bertentangan dengan AD / ART
e. Mencari dan mengelola sumber keuangan organisasi.
f. Menyusun Rencana Anggaran Pendapatan dan Biaya Tahunan Organisasi untuk
disahkan oleh Pengurus, serta menginventarisir dan membuat laporan keuangan
organisasi untuk dilaporkan kepada Rapat Pengurus setiap kali diadakan.
g. Membuat laporan keuangan setiap 6 bulan sekali.
h. Bertanggungjawab langsung kepada Ketua Umum.
i. Melakukan koordinasi pengelolaan keuangan dari bidang.
j. Bersama bidang ekonomi kreatif untuk Mengembangkan kemampuan berwirausaha
di internal pengurus

6. Bidang Kaderisasi
a. Membuat konsep pengkaderan dan pembinaan yang jelas terhadap anggota yang
arahannya bisa memberikan pengalaman dan peningkatan kemampuan dibidang
keorganisasisan.
b. Mengadakan pelatihan, pembinaan ataupun usaha-usaha lainnya untuk
pengembangan skill, keilmuan, ketrampilan dan kepemimpinan
c. Merancang waktu dan manajemen kegiatan-kegiatan kaderisasi untuk anggota
d. Mengadakan kegiatan yang dapat meningkatkan ukhuwah/persaudaraan sesama
anggota
e. Membuat database anggota ACIKITA Padang

7. Bidang Pendidikan
a. Merancang kegiatan yang berhubungan dengan dunia ilmiah dan pendidikan
b. Mengupayakan pendirian sekolah ACIKITA

8. Bidang Sosial
a. Mengadakan kegiatan / aksi sosial kemasyarakatan

9. Kominfo
a. Memperkenalkan secara aktif dan sistematika tentang acikita
 b. Mengelola medsos acikita
c. Membuat dokumentasi kgt acikita

10. Bidang Ekonomi Kreatif

a. Menyusun strategi fundrising bersama dengan bendahara umum ACIKITA
Padang
b. Melakukan usaha ekonomi kreatif dan produktif sebagai sumber pendanaan
ACIKITA Padang
c. Mencari donator tetap maupun sementara

11. Pemberdayaan perempuan

II. TATA KERJA KEPENGURUSAN

A. Macam-macam Rapat Pertemuan

1. Rapat Kerja
a. Rapat kerja dihadiri oleh seluruh anggota pengurus
b. Rapat kerja berwenang untuk menetapkan kebijakan teknis yang diwujudkan dalam
program kerja dalam satu periode kepengurusan
c. Rapat dipimpin oleh Ketua Umum dan Wakil Ketua
d. Dilaksanakan minimum satu kali dalam satu periode kepengurusan dan sewaktu-waktu
bila diperlukan.
e. Dapat dihadiri oleh pihak lain bila dianggap perlu dengan catatan disetujui oleh
pengurus inti
2. Rapat Pengurus Inti
a. Rapat pengurus inti dihadiri oleh seluruh pengurus inti.
b. Membahas, memutuskan dan menetapkan kebijakan-kebijakan yang terdiri dari :
1) Administrasi Kesekretariatan
2) Posisi dan neraca keuangan
3) Kegiatan-kegiatan di luar program kerja
4) Kegiatan-kegiatan terkait program kerja
5) Laporan pengurus inti
c. Dipimpin oleh Ketua Umum dan Wakil ketua.
d. Dilaksanakan minimum sekali dalam dua minggu.
e. Dapat dihadiri pihak lain bila dianggap perlu dengan catatan disetujui oleh pengurus
inti.
3. Rapat Bidang
a. Dihadiri oleh kepala bidang, staff anggota bidang.
 b. Membahas pelaksanaan kegiatan dan atau menyusun rencana kerja masing-masing
bidang
c. Dipimpin oleh Koordinator Bidang
d. Dilaksanakan minimum sekali dalam sebulan
e. Dapat dihadiri pihak lain bila dianggap perlu dengan catatan disetujui oleh koordinator
bidang
4. Rapat Gabungan
a. Dihadiri oleh pengurus, DPH, kepanitiaan.
b. Dipimpin oleh Ketua Umum dan Wakil Ketua.
c. Dilaksanakan minimum sekali dalam sebulan atau sewaktu-waktu bila diperlukan.
d. Dapat dihadiri pihak lain bila dianggap perlu dengan catatan disetujui oleh pengurus
inti.
5. Rapat Kepanitiaan/Tim
a. Dilaksanakan oleh kepanitiaan atau tim, dengan dihadiri unsur bidang yang
bertanggung jawab.
b. Dipimpin oleh Ketua Panitia dan Sekretaris Panitia didampingi perwakilan SC
c. Membahas detail pelaksanaan kegiatan
d. Hasil rapat dilaporkan ke Koordinator Bidang

B. Tata Tertib Kesekretariatan

Tata tertib kesekretariatan adalah segala sesuatu yang mengatur masalah kesekretariatan.
1. Surat menyurat
a. Surat masuk adalah surat yang diterima oleh pengurus, yaitu :
1) Surat keputusan
2) Surat tugas
3) Surat keterangan
4) Surat undangan
5) Surat-surat lain
a. Surat keluar adalah surat yang dikeluarkan oleh pengurus, yaitu :
1) Surat Dispensasi
2) Surat Permohonan
3) Surat Keputusan
4) Surat Keterangan
5) Surat Undangan
6) Surat Peminjaman
2. Kode Surat
A / B / C / D / ACIKITA-PDG / Bulan /Tahun
KETERANGAN :
1. A : Nomor surat
2. B : Jenis Surat
 3. C : OC (Nama Kepanitiaan)
4. D : DPH/Bidang
5. Bulan ditulis dengan angka romawi

JENIS SURAT :
 SPm : Surat Permohonan
 SK : Surat Keputusan
 SKet : Surat Keterangan
 SU : Surat Undangan
 SPj : Surat Peminjaman

BPI / BPH
 A : Ketua Umum/Wakil Ketua Umum
 B : Sekertaris Umum
 C : Bendahara Umum
 D1 : Bid. Kaderisasi
 D2 : Bid. Pendidikan
 D3 : Bid. Humas dan Sosial
 D4 : Bid. Ekonomi Kreatif

3. Pengarsipan
Adalah penyimpanan surat-surat baik yang ditujukan kepada ACIKITA Padang maupun
yang dikeluarkan pengurus ACIKITA Padang.
a. Surat Masuk
Adalah pengarsipan berdasarkan surat masuk yang ditujukan kepada ACIKITA
Padang
b. Surat Keluar
Adalah pengarsipan berdasarkan surat keluar yang dikeluarkan oleh pengurus
ACIKITA Padang, baik internal maupaun eksternal
c. Lain-lain
Adalah pengarsipan non surat-menyurat, antara lain :
1) Buku I : Buku daftar anggota
2) Buku II : Notulen rapat kegiatan
3) Buku III : Notulen rapat pengurus
4) Buku IV : Buku Bendahara Kegiatan
5) Buku V : Buku tamu
6) Buku VI : Catatan lain-lain
4. Kode Nomor Induk Aggota/Nomor Induk Organisasi
Adalah kode anggota setelah terdaftar sebagai anggota ACIKITA Padang dan atau telah
mengikuti pendidikan dan latihan dasar yaitu sebagai berikut :
XXYYZZZ
KETERANGAN :
  XX : Tahun TDO
 YY : Angkatan Diklat
 ZZZ : Nomer Urut Anggota

C. Tata Tertib Keuangan

Tata tertib keuangan adalah segala sesuatu yang mengatur masalah keuangan ACIKITA
Padang.
1. Sumber Keuangan :
a. Iuran wajib dan iuran sukarela anggota
b. Sumber penerimaan lain
2. Pengeluaran keuangan diatur berdasarkan jenis anggaran sebagai berikut
a. Anggaran Kegiatan
1) Adalah anggaran yang disediakan untuk melaksanakan kegiatan yang telah
ditetapkan dalam rapat pleno
2) Pengeluaran anggaran diajukan oleh bidang atau oleh suatu panitia pelaksana
kegiatan kepada Pengurus Inti.
3) Besar pengeluaran ditentukan oleh Bendahara dengan persetujuan Ketua Umum
berdasarkan skala prioritas kegiatan serta jumlah anggaran yang tersedia.
b. Anggaran Taktis :
1) Adalah anggaran yang disediakan dan dikeluarkan dalam keadaan mendesak.
2) Penentuan besarnya anggaran ditentukan oleh bendahara dengan Ketua Umum.
3. Ketentuan Lain
a. Pengambilan uang dilakukan oleh bidang yang bersangkutan atau kepanitiaan
b. Pertanggungjawaban beserta bukti penggunaan uang harus dilaporkan bendahara
dalam bentuk bukti kas keluar ( BKK ).
c. Setiap BKK dan Laporan Pertanggungjawaban dibuat rangkap 2 ( dua ) untuk
1) Arsip penerima uang
2) Bendahara I

III. PENUTUP
Bahwa untuk mewujudkan organisasi yang terkoordinir dengan baik dan mencapai
hasil yang diinginkan perlu adanya kesungguhan dan kedisiplinan yang tinggi bagi
fungsionaris/anggota.Oleh karena itu sudah menjadi tanggung jawab/tugas semua anggota
untuk melaksanakannya.
Ketentuan-ketentuan teknis yang belum diatur dalam Pedoman Tata Kerja Organisasi
ini, dapat disusun dan ditetapkan sesuai dengan hasil musyawarah pengurus dan merupakan
ketentuan yang tidak terpisahkan dari Aturan Organisasi.