Bahagian B

Pengurusan

Prinsip asas pengurusan

Perancangan
Proses di mana pengurus menentukan matlamat yang hendak dicapai dan menentukan
tindakan yang paling sesuai untuk diambil disemua peringkat organisasi. 

Kepentingan Perancangan      
1. Menyediakan hala tuju / menentukan matlamat / fokus
2. Menyelaras sumber
3. Ukuran prestasi/pencapaian
4. Tindakan pembaikan
5. Panduan membuat keputusan

Tahap Perancangan
RANCANGAN STRATEGIK
Satu plan tindakan jangka panjang menyeluruh, yang disediakan untuk mencapai
matlamat organisasi yang  telah ditetapkan dlm tempoh 5- 10 tahun yang akan datang.

RANCANGAN TAKTIKAL
Rancangan jangka masa sederhana(1- 5 thn) yang melibatkan pengagihan sumber
kepada jabatan atau cawangan; memenuhi matlamat yang spesifik yang dinyatakan
dalam misi.

RANCANGAN OPERASI
skop lebih sempit dan lebih khusus untuk satu-satu unit kerja atau  individu yang
berkaitan dengan pengeluaran; merupakan rancangan harian yang lebih khusus untuk
tempoh 30 hari hingga 1 tahun. 
Alat-alat Perancangan

1. Senarai semak kerja - Senarai semak kerja perlu diadakan kerana seseorang
pengurus ingin memastikan semua kerja yang sepatutnya dilaksanakan oleh organisasi
atau projek tertentu telah dilaksanakan dengan sempurna. 

2. Carta Gantt - Carta ini

adalah menunjukkan tahap kemajuan dan pencapaian setiap aktiviti berdasarkan jangk
a masa yang diperlukan dan ditetapkan.

3. Belanjawan -
alat untuk menganggarkan peruntukan dan mengagihkan sumber kewangan secara cek
ap untuk melaksanakan sesuatu kegiatan atau projek. Biasanya dalam belanjawan,
para pengurus akan memastikan adanya sumber wang dan kemana wang tersebut
digunakan (dibelanjakan). 

4. Analisis Pulang Modal - Jika projek melibatkan penggunaan modal dan ingin
mengira untung rugi. Teknik ini membantu pembuat keputusan memahami hubung
kait antara volume jualan, kos dan keuntungan. Contohnya ingin membuat
pementasan drama dan melibatkan penjualan tiket kepada para penonton.

Pengorganisasian
Proses penyusunanan pengagihan sumber manusia dan sumber lain untuk melaksanak
an tugas  agar dapat mencapai matlamat yang telah ditetapkan dengan cekap dan berk
esan

Kepentingan Pengorganisasian.
1. Untuk menjelaskan tugas-tugas setiap individu dalam organisasi
2. Untuk mengenalpasti siapa yang bertanggungjawab terhadap siapa.
3. Untuk membentuk saluran komunikasi yang formal 
Langkah-langkah Pengorganisasian.
1. Penentuan objektif 
Menetapkan objektif organisasi selaras misi organisasi
2. Mengenalpasti aktiviti
Membentuk aktiviti yang perlu dilakukan untuk mencapai objektif yang ditetapkan
3. Pengelasan aktiviti
Aktiviti dikelaskan mengikut tugas
4. Pengelompokan aktiviti
Mengelompokkan aktiviti yang sepadan dari segi fungsi dan sifat untuk menjadi satu  
kumpulan kerja yang  formal
5. Pengagihan tugas
Pengurus mengagihkan tugas kepada pekerja yang sesuai mengikut kebolehan dan ke
mahiran  mereka melalui proses pengkhususan
6. Autoriti dan tanggungjawab
Autoriti dan tanggung jawab perlu diberikan agar pekerja dapat melaksanakan
tugas mereka  dengan cekap dan berkesan

Tenaga kerja (Staffing = Penstafan)

Proses merancang, menginventori, mengambil dan meningkatkan kemahiran tenaga
kerja

Kepentingan Penstafan
1. Membantu pengurus lini
Bekalkan tenaga kerja mencukupi(kuantiti dan kualiti)
2. Menyediakan khidmat nasihat
Mengatasi masalah hubungan antara manusia dlm organisasi
3. Mengawal aktiviti tenaga kerja
Kawalan dalaman dan luaran membolehkan sumber manusia digunakan secara
optimum bagi mencapai matlamat organisasi
4. Membangunkan tenaga kerja
Proses meningkatkan kemahiran pekerja sedia ada agar sesuai dgn keperluan semasa
Kepimpinan
Proses dimana pengurus cuba mempengaruhi gelagat pekerja agar mereka dapat mela
ksanakan 
tugas yang diamanahkan dengan cekap dan berkesan.

Kepentingan Kepimpinan
1.Kemampuan untuk mempengaruhi pekerja melalui kuasa yang ada untuk bertindak
supaya aktiviti yang dirancang dapat dilaksanakan dengan berkesan
2. Memastikan pekerja melaksanakan tugas yang dipertanggunjawabkan selari dgn
misi dan matlamat organisasi.
3. Mengetahui bagaimana setiap arahan yang diberikan kepada pekerja dipatuhi dan
dilaksanakan
4. Menjadi teladan(role model) kepada pekerja untuk melaksanakan tanggungjawab
dengan berkesan melalui nilai & ciri kepimpinan yang baik 

Gaya Kepimpinan
Definisi : Pendekatan yang digunakan oleh seseorang pemimpin untuk mempengaruhi
pengikutnya

Tiga gaya kepimpinan:

i)   Gaya laissez-faire/bebas-- Gaya kepimpinan ini agak kurang mengawal pekerja.
Selalunya pengurus jenis ini suka memberikan kebebasan kepada orang bawahan.
Apa yang penting matlamat organisasi dapat dicapai dengan jayanya. Gaya
kepimpinan ini kurang menitik beratkan pengeluaran dan hal ehwal pekerja. 
ii)  Gaya demokratik/penglibatan-- Menitik beratkan pengeluaran dan hal ehwal
pekerja. Pemimpin ini memberi peluang kepada orang bawahan memberikan
pendapatnya. Pemimpin akan memberi pertimbangan terhadap sebarang cadangan
pekerja bawahan. Wujud komunikasi dua hala. Namun pemimpin mengambil masa
yang agak lama untuk membuat keputusan. 
iii)   Gaya Autokratik-- Menitik-beratkan hal-hal pencapaian matlamat melalui operasi
tugas yang berkesan . Pemimpin ini mengamalkan komunikasi sehala di mana semua
keputusan adalah di tangannya. Orang bawahan hanya menerima arahan dan
melaksanakannya mengikut arahan pemimpin. Proses membuat keputusan lebih cepat
kerana tidak memerlukan pandangan ramai pihak.

Peranan Pemimpin.

1. Jurulatih
Pemimpin adalah golongan yang paling dipercayai kerana kebolehan, pengalaman dan
pengetahuan. Layaklah dirinya menjadi jurulatih kerana dirinya mempunyai kelebihan
berbanding orang bawahannya.

2. Pembimbing
Sebagai orang yang berpengetahuan tentunya dirinya mampu memberi bimbingan.
Sesuai dengan sifat pemimpin yang menjadi "role model" - kepimpinan melalui
teladan. Orang bawahan mengharapkan tunjuk ajar daripada ketua.

3. Pendorong.
Pemimpin seharusnya bijak memberikan pujian dan galakan kepada orang bawahan.
Penghargaan hendaklah diberi kepada pengikutnya yang setia, rajin dan mampu
melaksanakan tugas bagi mencapai matlamat yang telah ditetapkan organisasi.

4. Sahabat
Pemimpin perlu mengambil tahu hal ehwal orang bawahannya. Seharusnya membantu
masalah yang dihadapi oleh orang bawahannya. Wujudkan hubungan baik dengan
orang bawahan. Pekerja akan rasa disayangi dan menganggap ketuanya adalah rakan
yang prihatin. 

5. Ketua
Pemimpin perlu menjelaskan matlamat yang hendak dicapai oleh organisasi. Orang
bawahan akan faham kehendak ketua yang inginkan pencapaian yang terbaik bagi
matlamat organisasi.Orang bawahan akan patuh dan mendengar arahan pemimpin
kerana mereka faham bahawa kehendak ketua itu adalah kehendak organisasi.
Kawalan
Proses di mana pengurus memantau prestasi semasa dan mengambil tindakan untuk m
emastikan hasil  akhir  tercapai  seperti  yang  dijangkakan. Tindakan memastikan
aktiviti organisasi dilaksanakan mengikut rancangan yang telah dibuat pada peringkat
awal.

Kepentingan Kawalan.
1. Memastikan aktiviti dirancang dilaksanakan dengan baik -keseluruhan arah tuju
selari dgn rancangan jangka pendek / jangka panjang
2. Mengelakkan penyelewengan- pematuhan peraturan dan polisi org.

3. Mengenalpasti punca kesilapan  dengan segera-membolehkan tindakan pembetulan

dapat dibuat dengan segera

4. Mendapatkan maklumbalas - sebagai garis panduan dalam perancangan  dan

kawalan akan datang