TUGAS KELOMPOK

PERENCANAAN DAN MANAJEMEN

Disusun Oleh :

Kelompok

1.Arya Ade Y. (F0119024)

2.Astri Nur Aini (F0119025)

3.Irfan A. A. (F0119064)

4 Joesephin D. P. (F0119065)

5.Muhammad Dafa A. (F0119083)

Arti Perencanaan:

Keseluruhan proses pemikiran dan penentuan secara matang dari hal-hal yang dikerjakan di masa yang
akan datang, dalam rangka pencapaian tujuan.

Fungsi perencanaan :

Yakni memilih arah yang paling tepat untuk mencapai hasil yang optimal

Mengapa Perencanaan harus dibuat:

1. Setiap kita hendak mencapai tujuan dengan baik, berhasil dan berdaya guna, maka fungsi
perencanaan menjadi penting

2. Tahapan kegiatan yang akan kita lakukan perlu ditetapkan atau direncanakan

3. Untuk menetapkan disiplin

4. Untuk melindungi kita dari hambatan

5. Memberi arah dasar untuk selalu menilai diri

Syarat Perencanaan

1. Apa saja yang mau dilakukan?

2. Mengapa/tujuan/alasan melakukan sesuatu?

3. Siapa saja yang akan melakukan dan siapa dan apa yang akan jadi sasara?

4. Kapan dilaksanakan?

5. Dimana dilaksanakan?

6. Bagaimana langkah dan tahapan dari kegiatan?

Syarat Untuk Merencanakan Suatu Program

1. Mengenali dan mengerti kebutuhan yang akan direncanakan

2. Tujuan yang jelas (pendek-menengah-panjang)

3. Ada rangkaian kegiatan yang jelas

4. Lingkungan yang mendukung

5. Waktu yang memungkinkan

Penerapan Perencanaan

Tidak adanya perencanaan yang baik, maka dapat menimbulkan:

1. Pemborosan yang berlebihan

2. Pembelian baran-bahan yang tidak jelas

3. Kehabisan uang

4. Kebutuhan tidak terbeli, tenaga dan waktu terbuang percuma.

Langkah-langkah pembuatan perencanaan

1. Penguasaan terhadap masalah yang hendak direncanakan

2. Tetapkan tujuan untuk membantu dalam pemenuhan kebutuhan

3. Menetapkan sasaran

4. Membuat desain rencana kegiatan

5. Menyusun anggaran belanja program

6. Pengendalian dan penilaian

Perencanaan Anggaran Belanja

Anggaran belanja adalah rencana yang dipersiapkan untuk mengetahui sumber sumber dana yang bisa
diperoleh dan biaya-biaya yang harus dikeluarkan. Kegunaan anggaran belanja :

1. Untuk memperkirakan macam dan jumlah biaya yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan

2. Untuk emberikan gambaran yang jelas tentang perkiraan dana yang dibutuhkan

3. Sebagai petunjuk dalam pengeluaran dana selama program berjalan

Perlunya Perencanaan di Dalam Organisasi

Tanpa rencana manajer tidak dapat mengetahui bagaimana mengorganisasikan orang dan sumber daya
secara efektif. Mereka mungkin bahkan tidak mempunyai ide yang jelas mengenai apa yang perlu
mereka organisasikan.Tanpa rencana, manajer dan bawahannya hanya mempunyai peluang kecil untuk
mencapai sasaran atau mengetahui kapan dan dimana mereka keluar dari jalur.
HIERARKHI RENCANA ORGANISASI

Strategic plan (rencana strategis) adalah: rencana yang didesain untuk memenuhi sasaran organisasi
secara luas.

Operational plan (rencana operasional) adalah: rencana yang terperinci tentang kebituhan untuk
menggabungkan strategi ke dalam operasi sehari-hari.

PERBEDAAN RENCANA STRATEGIS DAN OPERASIONAL

Rencana strategis dan operasional berbeda dalam tiga hal yang besar yaitu :

Kurun Waktu : Rencana strategis cenderung untuk melihat ke depan beberapa tahun bahkan dekade.

Cakupan : Rencana strategis mempengaruhi aktivitas organisasi secara luas, sedangkan rencana
operasional mempunyai cakupan yang sempit dan terbatas.

PERENCANAAN STRATEGIK

Perencanaan Strategik adalah proses pemilihan tujuan-tujuan organisasi; penentu strategi,

kebijaksanaan dan program-program strategik tujuan-tujuan tersebut; dan penetapan metode-metode
yang diperlukan untuk menjamin bahwa strategi dan kebijaksanaan telah diimplementasikan. Proses
Perencanaan Strategik

Langkah 1 : penentuan misi dan tujuan, yang mencakup pernyataan-pernyataan umum tentang misi,
falsafah maksud, dan tujuan organisasi.

Langkah 2 : Pengambangan profil perusahaan, yang mencerminkan kondisi internal dan kemampuan
perusahaan.

Langkah 3 : Analisa lingkungan eksternal, untuk mengidentifikasi cara-cara dalam mana perubahan-
perubahan lingkungan ekonomi, teknologi, sosial/budaya, politik yang secara tidak langsung
mempengaruhi organisasi.

Langkah 4 : Analisa internal perusahaan- kekuatan dan kelemahan organisasi. Analisa dilakukan dengan
membandingkan profil perusahaan dengan lingkungan eksternal.

Langkah 5 : Identifikasi kesempatan dan ancaman strategik Identifikasi tujuan dan strategi, analisa
lingkungan, serta analisa kekuatan dan kelemahan organisasi dipadukan pada langkah kelima.

Langkah 6 : Pembuatan keputusan strategik, mencakup identifikasi, penilaian dan pemilihan

berbagai alternatif strategik.

Langkah 7 : Pengembangan strategi perusahaan, setelah tujuan jangka panjang dan strategi dipilih dan
ditetapkan, organisasi perlu dijabarkan ke dalam sasaran jangka pendek dan strategi operasional.
Langkah 8 : Implementasi strategi yang menyangkut kegiatan manajemen untuk mengoperasiokan
strategi

Langkah 9 : Peninjauan kembali dan evaluasi. Proses ini sering disebut “Strategic control.”

Fungsi Perencanaan (Planning)

Fungsi perencanaan dalam manajemen adalah bagaimana direksi perusahaan menetapkan tujuan yang
ingin dicapai dan menyusun strategi untuk mencapai tujuan tersebut. Sederhananya fungsi perencanaan
adalah apa yang ingin dicapai dan bagaimana cara mencapainnya.Planning atau fungsi perencanaan
adalah salah satu dari 4 fungsi manajemen selain fungsi organizing, actuating dan controlling.

Perencanaan adalah langkah yang paling awal dalam menjalankan perusahaan dan bahkan bisa
berpengaruh total bagi perusahaan dimasa yang akan datang.

Fungsi manajemen yang lain akan mengikuti hasil perencanaan yang dilakukan. Fungsi manajemen yang
lain tidak bisa berjalan dengan baik tanpa adanya manajemen perencanaan yang matang.

Tujuan Perencanaan

Setiap perusahaan memiliki tujuan yang berbeda beda, tentu perencanaan yang dilakukan pun berbeda.

Namun secara umum, tujuan perusahaan melakukan perencanaan karena:

Perencanaan adalah cara untuk mengantisipasi dan merekam perubahan

Perencanaan mengarahkan (direction) kepada administrator maupun non administrator

Perencanaan bisa menghindari atau paling tidak memperkecil pemborosan dan tumpang tindih
pelaksanaan kegiatan.

Perencanaan menetapkan standar yang akan dipakai untuk mempermudah pengawasan.

Manfaat Fungsi Perencanaan

Fungsi planning memiliki beberapa manfaat seperti:

Hasil perencanaan menjadi pedoman dan acuan dasar dalam melaksanakan kegiatan

Perencanaan bisa memudahkan pengawasan terhadap kegiatan yang dilakukan, apakah telah sesuai
dengan yang telah direncanakan atau tidak

Perencanaan bisa meminimalisir kesalahan yang mungkin akan terjadi

Kegiatan setiap unit manajemen lebih terorganisir

Pelaksanaan tugas menjadi lebih tepat, efektif dan efisien

Penyimpangan yang berpotensi muncul bisa diantisipasi sedini mungkin

Ancaman dan hambatan yang mungkin akan terjadi bisa diprediksi dan diatasi seawal mungkin

Menganisipasi adanya perubahan kondisi baik internal maupuan eksternal yang bisa berpengaruh pada
kegiatan perusahaan.

Sebagai alat koordinasi antar bidang dan antar divisi dalam perusahaan

Memudahkan pengawasan

Apa saja kegiatan fungsi manajemen perencanaan?

Kegiatan pokok yang dilakukan fungsi planning adalah:

Menentukan arah tujuan perusahaan dan target bisnisnya

Menyusun strategi untuk mencapai tujuan yang dikehendaki

Menentukan apa saja sumber daya yang dibutuhkan untuk menjalankan strategi tersebut

Menetapkan standar atau benchmark untuk menentukan upaya dalam mencapai tujuan tersebut.

Faktor yang Dipertimbangkan dalam Perencanaan

Batasan Perencanaan

Batasan Fungsi Perencanaan

"Planning is deciding in advance what is to be done" . Newman

Perencanaan pada dasarnya memutuskan apa yang diinginkan dan apa akan dilakukan. Jika ingin lebih
detail, perencanaan harus bisa menjawab beberapa pertanyaan yang lebih familiar disingkat dengan
5W+1H.

# What

Apa yang ingin diperoleh perusahaan?

Perencanaan yang bagus harus bisa menjelaskan tentang tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan.

Apa yang ingin diperoleh dalam jangka pendek ?

Apa yang ingin dapatkan dalam jangka menengah ?

Tujuan seperti apa yang ingin dihasilkan dalam jangka panjang ?

Jawaban atas pertanyaan ini nanti akan dijadikan dasar dalam perencanaan perusahaan selanjutnya.

# Why
Why adalah lanjutan dan penjelasan mengenai "what" tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan.

Mengapa perusahaan memutuskan tujuan tersebut? Mengapa bukan tujuan yang lain?

Bagaimana alasan yang menyertai dan juga analisanya?

Apakah tujuan dari perencanaan sudah realistis? Apakah perencanaan menguntungkan dan masuk akal
untuk dikerjakan?

# Where

Where berhubungan dengan dimana sebuah proyek dalam menjalankan tujuan akan dilakukan.

Harus dijelaskan mengapa program untuk mencapai tujuan tersebut harus ditempat tertentu dan bukan
ditempat yang lain.

# When

Kapan tujuan yang ditetapkan akan dieksekusi atau dilakukan ?

Menentukan waktu eksekusi pekerjaan yang ingin dijalankan tidak bisa dilakukan serampangan. Harus
ada analisanya.

# Who

Who berkaitan dengan personel yang akan menjalankan semua hal yang telah disusun diatas.

Siapa yang akan menjalani tugas, Mengapa dia dan bukan orang lain ?

Siapa pangsa pasar yang akan dituju ? dan mengapa bukan yang lain?

# How

Bagaimana cara tujuan itu diupayakan ? Bagaimana sebuah kegiatan akan dijalankan ?

Apakah ada alternatif cara lain yang bisa dilakukan dan mengapa memilih cara ini?

Semua pertanyaan tersebut harus bisa dijawab dalam melakukan perencanaan.

Bagaimana Rencana yang Baik?

Fungsi Perencanaan yang Baik

Rencana perusahaan harus disusun dengan sistematika yang baik agar perencanaan bisa dieksekusi
dengan mudah dan meminimalisir kesalahan yang bisa terjadi.

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk membuat perencanaan yang baik, diantaranya:
# 1. Fleksibel

Rencana yang disusun harus bisa menyesuaikan dengan segala kemungkinan yang bisa terjadi dalam
keadaan yang sebenarnya.

Terkadang situasi dan kondisi yang diperkirakan ternyata meleset dari kenyataan, rencana harus bisa
menyesuaikan diri dengan perubahan yang terjadi.

Tidak selalu mengubah rencana dasar atau mengubah semua rencana yang telah disusun, hanya
diperlukan tindakan penyesuaian dalam menghadapi perubahan yang terjadi.

Rencana tidak boleh kaku.

Justru dengan kekakuan rencana, eksekusi pelaksanaan teknis rencana bisa merugikan perusahaan itu
sendiri. Misalnya perusahaan memiliki rencana memperluas market share, salah satu caranya adalah
dengan mengurangi harga jual produk.Namun ketika rencana tersebut dijalankan, terjadi kenaikan harga
bahan baku produk secara signifikan sehingga membuat biaya produksi membengkak.Ditengah situasi
yang seperti ini, apabila harga jual produk masih "ngotot" ingin diturunkan sesuai rencana, bukan tidak
mungkin perusahaan akan mengalami kesulitan.

# 2. Stabilitas Rencana

Sebuah rencana yang disusun sebaiknya tidak perlu mengalami perubahan yang terlalu besar tiap
waktu.Perencanaan yang stabil akan membuat perusahaan lebih fokus terhadap apa yang
dikerjakan.Misalnya perusahaan memiliki rencana memperluas market share perusahaan. Ditengah
perjalanan, ketika target rencana tersebut masih belum tercapai, tiba tiba perusahaan merencanakan
pembangunan pabrik baru.Tentu saja hal ini bisa membuat fokus perusahaan akan terpecah,
mengutamakan pembangunan pabrik baru atau memperluas market share yang telah direncanakan
sebelumnya.

Karena sumber daya perusahaan terbatas, maka rencana yang telah disusun bisa tidak tercapai
semuanya.Memang, perencanaan harus fleksibel, namun fleksibel disini bukan berarti harus mengganti
rencana "induk" yang utama dari perusahaan.Yang fleksibel adalah caranya.

Cara bagaimana perusahaan menjalankan rencana yang disusun.

Rencana atau tujuan utamanya sebisa mungkin tidak berubah. Kecuali memang ada hal yang memaksa
perusahaan harus mengubah tujuannya.Jika perusahaan memiliki rencana memperluas market share
dan kondisi mengalami perubahan.Maka yang diubah adalah "cara" memperluas market sharenya.
Bukan rencana market sharenya.Kalau sebelumnya menggunakan cara A, maka bisa diganti dengan
rencana B.Poin pentingnya adalah perencanaan memiliki tujuan yang jelas dan fokus.

# 3. Terintegrasi dengan Baik

Rencana harus bisa dikomunikasikan dengan baik dan mudah dipahami oleh semua pihak yang akan
melaksanakan rencana tersebut.Hal ini untuk menghindari penafsiran rencana yang berbeda beda
diantara pihak pihak yang terlibat.Kesalahan komunikasi bisa membuat rencana tidak bisa berjalan
dengan baik.Misalnya apa yang dilakukan oleh manajemen produksi harus sesuai dengan rencana yang
disusun oleh manajemen penjualan dan manajemen keuangan. Harus klop.Demikian juga dengan divisi
manajemen yang lain.Tidak berjalan sendiri sendiri dan bahkan saling bertentangan.Rencana yang baik
juga memiliki tanggung jawab yang seimbang pada setiap bagian organisasi.

# 4. Detail

Rencana yang baik harus detail dan meliputi segala hal yang dibutuhkan dalam rencana
tersebut.Terutama mengenai 5W+1H diatas.Detail rencana, apa yang harus dilakukan, siapa yang akan
melakukan, kapan harus dilakukan dan bahkan target yang harus dicapai harus direncanakan hingga
lapisan manajemen yang paling bawah sekalipun.

# 5. Mempertimbangkan Sumber Daya

Sehebat apapun rencananya, hendaknya memperhitungkan dengan cermat sumber daya yang dimiliki
perusahaan.Apakah rencana tersebut realistis dan bisa dicapai dengan sumber daya yang dimiliki atau
ternyata terlalu "mengawang awang" yang susah untuk dicapai.Segala sumber daya yang tersedia bisa
digunakan dengan efektif dan berdaya guna maksimal. Rencana boleh ambisius apabila sumber daya
yang dimiliki bisa mendukungnya.

# 6. Sederhana dan Tidak Sulit Dilaksanakan (Aplikatif)

Rencana yang baik adalah rencana sederhana dan tidak susah dijalankan. Ini bukan berarti rencana yang
sulit dijalankan menjadi rencana yang tidak baik.

Jika ada cara yang lebih mudah maka itu lebih baik.Effort yang minimal dengan hasil yang
maksimal.Perencaaan sudah tentu memperhitungkan segala kemungkinan yang ada. Kemungkinan yang
paling mudah dijalankan adalah pilihan yang diprioritaskan.Ada perbedaan bahasan perencanaan dari
tiap tiap wakil sesuai dengan divisi dan tingkatannya. Secara umum perencanaan berdasarkan tingkat
manajemen dibagi atas:

# Manajemen Puncak

Perencanaan pada jenjang manajemen ini bersifat:

Strategis
Merumuskan tujuan jangka panjang

Pengambilan keputusan

Perencanaanya dijadikan pedoman oleh manajemen ditingkat yang lebih bawah

# Manajemen Tingkat Menengah

Perencanaan manajemen tingkat mengah (middle) ini cenderung bersifat administratif dan menyiapkan
berbagai alternatif cara untuk diteruskan kepada manajemen tingkat dibawahnya.

# Manajemen Tingkat Bawah

Perencanaan pada manajemen tingkat bawah lebih fokus terhadap perencanaan teknis dilapangan.
Perencanaan manajemen tingkat bawah lebih detail bahkan sangat detail untuk mengeksekusi
perencanaan yang telah disusun oleh manajemen tingkat menengah.

# 2. Bagian Perencanaan

Ada beberapa perusahaan yang memang memilliki unit khusus hanya untuk melakukan
perencanaan.Tugasnya hanya untuk menyusun rencana dan tidak ada unsur yang menjadi wakil dari
sebuah bagian dari organisasi perusahaan.

# 3. Tenaga Staf

Secara fungsional, didalam sebuah perusahaan umumnya terdapat dua kelompok, yaitu:

Pelaksana. Sebuah kelompok yang menangangi pekerjaan secara langsung

Staf Bisa dikatakan sebagai pemikir yang secara tidak langsung menghasilkan produk perusahaan. Tugas
utamanya adalah melakukan analisa terhadap data data yang ada dan kemudian merencanakan sesuatu
berdasarkan hasil analisa terhadap data tersebut.

DAFTAR PUSTAKA

https://www.google.com/amp/s/elqorni.wordpress.com/2010/03/16/modul-2-
perencanaan-dalam-organisasi-perusahaan-ii/amp/

https://www.maxmanroe.com/vid/manajemen/pengertian-perencanaan.html