STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

PENGURUS, ADMINISTRARI, KESEKRETARIAT, PANITIA

HIMPUNAN MAHASISWA JURUSAN

PENGEMBANGAN MASYARAKAT ISLAM
FAKULTAS DAKWAH DAN KOMUNIKASI
UIN SUNAN GUNUNG DJATI BANDUNG
PERIODE 2020/2021
 BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang

Seluruh kegiatan yang dilaksanakan oleh Himpunan Mahasiswa Jurusan

Pengembangan Masyarakat Islam UIN Sunan Gunung Djati Bandung realisasi dari
pelaksanaan rapat kerja yang dilaksanakan oleh pengurus, program kepengurusan yangakan
dilaksanakan tersebut, memerlukan prosedur sistematis dan terorganisir. Kegiatan ini
melibatkan seluruh anggota Himpunan Mahasiswa Jurusan Pengembangan Masyarakat
Islam UIN Sunan Gunung Djati Bandung terutama divisi serta kepanitiaan sebagai
komponen pendukung berjalannya program kerja HMJ PMI. Setiap unsur yang terlibat
dalam kegiatan tersebut harus mengetahui tugas dan fungsinya masing-masing selama
kegiatan tersebut berlangsung. maka, untuk mendukung hal itu dibutuhkan kejelasan tugas
dan teknis pelaksanaannya yang dituangkan dalam Standar operasional Prosedur
Himpunan Mahasiswa Jurusan Pengembangan Masyarakat Islam UIN Sunan
Gunung Djati Bandung

B. Pengertian

Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan prosedur sistematis dan

terorganisir yang berisi kerja teknis detail dari suatu satuan kerja yang akan dilakukan oleh
anggota tim dalam suatu organisasi atau panitia kegiatan, prosedur tersebut
mendiskripsikan prosedur pelaksanaan suatu kegiatan dan administrasian yang menjadi
landasan dalam setiap kegiatan yang dilakukan oleh HMJ PMI UIN Sunan Gunung Djati
Bandung

C. Tujuan

Tujuan dibuatnya Standar Operasional Prosedur (SOP) HMJ PMI UIN Bandung,
adalah untuk:

1. Sebagai Pedoman dalam pelaksanaan tugas

2. Sebagai Pedoman dalam menjalankan tupoksi

3. Sebagai bentuk pengawasan kinerja dan aktivitas di HMJ PMI

4. Memberikan gambaran tugas dan fungsi sesuai dengan kepanitiaan dalam

pelaksanaan tiap bidang yang ada
 BAB II
KEPENGURUSAN

A. Badang Pengurus Harian (Ex-Officio)

Badan Pengurus Harian (Ex-Officio) merupakan salah satu badan yang

melakukan fungsi control, mengawasi, koordinasi, pengembangan dan peningkatan
sistem menajemen administrasi dan keuangan serta komunikasi dalam membangun
hubungan internal dan eksternal. Ex-Officio HMJ PMI terdiri dari Ketua Umum,
Sekretaris Umum dan Bendahara Umum1

1. Ketua Umum

- Bertanggung jawab pada mahasiswa melalui MUSYAWARAH

KOMISARIAT
- Berkedudukan sebagai pemegang kebijakan umum organisasi
- Berwenang menyusun kebijakan strategis dalam arah kerangka organisasi
- Mengesahkan surat keputusan
- Melakukan resuffle apabila diperlukan
- Membawahi bidang dalam garis konsultasi
2. Sekretaris Umum

- Bertanggung jawab pada ketua umum apabila halangan hadir

- Mempersiapkan agenda rapat
- Mewakili ketua umum apabila berhalangan
- Bertanggungjawab administrasi organisasi
- Menginfentarisir HMJ PMI lobbying organisasi
- Mendata dan mengelola inventaris
3. Bendahara Umum

- Bertanggung jawab pada ketua umum

- Membantu ketua umum dalam hal keuangan

1
Berdasarkan GBHO/GBHK
 - Berwenang membuat kebijakan financial
- Mengatur sirkulasi keuangan
- Membantu bendahara acara dalam penyusunan RAB dan LPJ

B. Ketua, Sekretaris Bidang dan Bendahara Bidang

1. Ketua Bidang

1. Mengkoordinasikan dan mewakili kepentingan organisasi di seluruh anggota

dalam bidang yang berada dalam pengurusannya.
2. mengorganisasikan seluruh penyelenggara program kerja di Seluruh anggota
bidang yang berada dalam pengurusannya dan mempertanggungjawabkan
kepada ketua
3. Mewakili ketua apabila berhalangan untuk setiap aktifitas dalam organisasi
yang relevan dengan bidang pengurusannya
4. Merumuskan segala kebijakan Bidang dalam pengurusannya
5. Mengawasi seluruh penyelenggaraan program kegiatan di bidang dalam
pengurusannya.
6. Berkoordinasi kepada ketua umum

2. Sekretaris Bidang

1. Melaksanakan pengelolaan Administrasi kesekretariatan dan melakukan

koordinasi antar bidang
2. Mewakili ketua bidang apabila berhalangan hadir
3. Membantu Sekum melakukan pengelolaan administrasi kesekretariatan,
korespondensi dan kearsipan bidang.
4. Membantu Sekum melakukan pengelolaan inventaris bidang serta pengadaan
kebutuhan kesekretariatan.
5. Membantu Sekum membuat laporan periodik kegiatan bidang
6. Berkoordinasi dengan sekretaris umum

3. Bendahara Bidang
 1. Membantu bendum melaksanakan tata pembukuan penerimaan, pengeluaran
dan pembayaran keuangan organisasi.
2. Membantu bendum melakukan pengadaan kebutuhan barang organisasi.
3. Membantu bendum menyusun rencana anggaran dan TOR nya
4. Membantu bendum membuat laporan periodik keuangan organisasi.
5. Berkoordinasi dengan bendahara umum

C. Koordinator Divisi dan Anggota divisi

1. Koordinator Divisi
1. Merumuskan dan mengusulkan program kegiatan berikut anggaran kegiatan
setiap tahunnya untuk disetujui oleh rapat bidang dan organisasi.
2. Melaksanakan program kerja sesuai jobdesk bidang
3. Membangun hubungan kerjasama setiap anggota divisi.
4. Berkoordinasi dengan sekretaris bidang
5.
2. Anggota Divisi
1. Ikut serta dalam merumuskan, mengusulkan dan melaksanakan kegiatan
sesuai bidang
2. Membangun hubungan kerjasama dengan sesama anggota divisi dan bidang
dan antar bidang
3. Berkoordinasi dengan koordinator divisi

D. Keaktifan Pengurus
1. Controlling dan monitoring pengurus dilakukan oleh bidang PAO yang di laporkan
oleh ketua atau sekretaris bidangnya masing
2. Keaktifan pengurus dapat dinilai dari keaktifan dalam grup bidang, kehadiran rapat,
kehadiran kegiatan dan keaktifan
3. Keaktifan pengurus ditoleran hingga 3 kali dalam setiap acara, rapat atau pertemuan
4. Apabila yang bersangkutan sudah melebihi 3 kali akan di kembalikan kepada kabid
untuk komunikasi persuasif secara kekeluargaan
5. Apabila yang bersangkutan masih tidak aktif akan di berikan SP 1,2,3 (surat
peringatan)
6. Jika sudah melampaui batas dan berdasarkan keputusan yang ada, maka yang
bersangkutan akan di reshuffhle atau dikeluarkan
 BAB III
ALUR KOMUNIKASI

A. Komunikasi dari atas ke bawah atau downward communication

Menurut Katz dan Kahn (1978), komunikasi dari atas ke bawah atau downward
communication terjadi manakala pihak atasan mengirimkan pesan kepada bawahan.
Adapun bentuk komunikasi dari atas ke bawah pada umumnya berupa :

• Job instructions (instruksi pekerjaan), merupakan perintah mengenai apa yang harus
dilakukan atau bagaimana melakukannya.
• Job rationate (rasio pekerjaan), merupakan penjelasan atau penjabaran bagaimana satu
tugas berkaitan dengan tugas lainnya.
• Procedures and practices (prosedur dan praktis), merupakan sekumpulan informasi
mengenai peraturan, regulasi, kebijakan, dan keuntungan.
• Feedback (umpan balik), merupakan informasi mengenai seberapa efektif kinerja
seseorang
• Indoctrination (indoktrinasi), merupakan informasi yang bertujuan untuk memotivasi
para karyawan dengan memberikan kesan tentang misi organisasi dan secara khusus
bagaimana mereka terhubung dengan misi organisasi

B. Komunikasi dari bawah ke atas atau upward communication

Komunikasi dari bawah ke atas atau upward communication terjadi manakala pihak
bawahan mengirimkan pesan kepada atasan. Ada 4 (empat) tipe pesan yang dikirimkan,
yaitu :

• What subordinates are doing – apa yang dilakukan oleh karyawan.

• Unsolved work problems – masalah-masalah pekerjaan yang tidak terselesaikan.
• Suggestions for improvement – harapan-harapan untuk perbaikan.
• How subordinates feel about each other and the job – apa yang karyawan rasakan
tentang rekan dan pekerjaan.
 C. Komunikasi horizontal atau horizontal communication (komunikasi lateral)

Komunikasi horizontal terdiri dari berbagai pesan antar anggota dalam sebuah
organisasi dengan kekuasaan yang sama atau seimbang. Komunikasi horisontal disebut juga
dengan komunikasi lateral dan memiliki beberapa tujuan, yaitu :

• Task coordination – koordinasi tugas.

• Problem solving – pemecahan masalah.
• Sharing information – berbagi informasi.
• Conflict resolution – resolusi konflik.
• Building rapport – membangun kebersamaan atau hubungan.

Ilustrasi Alur komunikasi

a. Dari atas ke bawah b. Dari bawah ke atas

KETUA ATAU KETUA ATAU

SEKRETARIS SC UMUM SEKRETARIS SC UMUM
UMUM UMUM

KETUA ATAU KETUA ATAU

SEKRETARIS OC UMUM OC UMUM
SEKRETARIS
BIDANG BIDANG

ANGGOTA SEK OC ATAU OC ANGGOTA BIDANG SEK OC ATAU OC

BIDANG/KOOR DIVISI BIDANG BIDANG

ANG
ANG ANG ANG
 c. Komunikasi Horizontal

ANGGOTA ANGGOTA
BIDANG/DIVISI BIDANG/DIVISI

D. Sistem Kordinasi

ANG
1. Ketua Umum ANG

a. Kordinasi ex-officio dilaksanakan 1 kali dalam sepekan di awal bulan

b. kordinasi ketua umum dengan ketua bidang dilaksanakan dalam satu kali
dalam 2 pekan

c. Ketua bidang melaporkan monitoring evalusasi keanggotaan dan kegiatan

setiap rapat berlangsung

2. Sekretaris Umum

a. Koordinasi antara sekretaris umum dengan sekretaris bidang dilaksanakan

setiap s atu kali dalam 2 pekan

b. Sekretaris umum dengan sekretaris bidang melakukan pengelolaan keuangan

secara keseluruhan secara berkala setiap 2 pekan.

c. Setiap sekretaris bidang melaporkan hasil evaluasi kegiatannya setiap rapat

kordinasi dengan sekretaris.

d. Mengagendakan rapat umum satu kali dalam sebulan

3. Bendahara Umum

a. Koordinasi antara bendahara dengan bendahara bidang dilaksanakan setiap

satu kali dalam 2 pekan
b. Bendahara bersama dengan bendahara bidang melakukan pengelolaan
keuangan secara keseluruhan secara berkala setiap 2 pekan.
c. Setiap bendahara bidang melaporkan hasil evaluasi kegiatannya setiap rapat
kordinasi dengan bendahara.
4. Ketua Bidang

a. Melakukan kordinasi dengan sekretaris dan bendahara bidang satu kali dalam
satu pekan

b. Kordinasi antara ketua bidang dengan koordinator divis dilaksanakan dalam

satu kali dalam dua pekan

c. Setiap Koordinator divi melaporkan hasil evaluasi dan kegiatan kepada ketua
bidang

5. Sekretaris Bidang

a. Mengagendakan rapat bidang dalam satu kali dalam 2 pekan

b. Melakukan kordinasi dengan ketua bidang secara intens

c. Melakukan kordinasi dengan koordinator dan anggota divis dalam rapat

bidang
 BAB IV
ADMINISTRASI DAN KESEKRETARIATAN

A. Pengertian

Yang dimaksud dengan surat di dalam panduan ini adalah sarana komunikasi timbal balik
yang mengandung pesan-pesan resmi organisasi yang tertulis diatas kertas yang khusus
diperlukan untuk kepentingan tersebut.

B. Tujuan

Adapun tujuan pembuatan surat yakni Menyampikan atau mengemukakan infrmasi dan
keterangan secara formal.

C. Pedoman Umum

1. Sistematis Surat

Surat menyurat resmi organisasi dengan sistimatika sebagai berikut : (1) Nomor surat
(2) Lampiran surat, diketik Lampiran (3) Perihal surat, ditulis Perihal (4) Alamat surat,
“Kepada Yth dst”. (5) Kata pembukaan surat. “Assalamu’alaikum Warahmatullah
Wabarakatuh”. (6) Kalimat Pengantar, “Teriring salam dan do’a kami sampaikan
kepada Allah SWT yang senantiasa melimpahkan Rahmat, Taufiq dan Hidayah-Nya
kepada kita semua dalam menjalankan aktivitas sehari-hari. Aamiin.”. (7) Maksud
surat. (8) Kata penutup, “Wassalamu’alaikum Warahmatullah Wabarakatuh”. (9)
Tempat dan tanggal pembuatan surat. (10) Tanda tangan Nama pengurus beserta
jabatan.
2. Jenis Surat

Surat-surat resmi organisasi dikelompokkan kedalam dua jenis surat, yakni Umum dan
Khusus. Surat umum adalah surat biasa yang rutin diterbitkan sebagai sarana
komunikasi tertulis dikalangan internal maupun eksternal organisasi. Surat khusus
adalah jenis surat yang menyatakan penetapan keputusan organisasi, produk normatif
organisasi dan landasan pijak organisatoris, jenis tersebut diklasifikasikan ke dalam dua
sifat; intern dan ekstern.

3. Kertas Surat, Font dan Spasing

Seluruh surat diketik diatas kertas berukuran legal (22 cm x 36 cm) dan berkop (kepala
surat) dengan Font Times New Roman ukuran 12pt, spasi 1,15

4. Operasional pengiriman surat yakni Hari senin-jumat pukul 07.00 s/d 16.00 WIB
D. Pedoman Teknis

A. Penomoran

Sebelum proses pengetikan surat, sedapat mungkin membuat draf atau konsep untuk
surat terlebih dahulu guna menghindari kesalahan atau kekeliruan dalam pengetikan .
b) Agar mempermudah pemantauan dan pengecekan surat, maka seluruh jenis
surat harus dibuatkan copy atau salinannya buat di file atau di arsip. c) Dalam
pembuatan surat resmi organisasi yang harus diperhatikan adalah kode terkandung
dalam nomor surat.
Pembatasan pada setiap item kode ditandai dengan garis miring.
1. Nomor Surat
2. Kode Tujuan Surat
- Huruf A : Untuk Intern Organisasi (Tingkat jurusan, fakultas dan universitas)
- Huruf B : Untuk Ekstren Organisasi (Instansi/organisasi di luar UIN)
- Huruf SK : Surat Keputusan
- Huruf SP : Surat Peringatan
- Huruf MT : Surat Mandat
3. Kode Asal Surat
- Sekretaris Umum = “Sekum”
- Sekretaris Panitia = “Sek-Pan”
- Bendahara Umum = “Bendum”
4. Kode Jenis Surat (Khusus Kepanitiaan)
5. Bulan
6. Tahun

Contoh penulisan :
A. Sekretaris Umum

Nomor : 001/A/Sekum/HMJ-PMI/IV/2021

B. Kepanitiaan

Nomor : 001/A/Sek-Pan/Upgrading-PMI/HMJ-PMI/IV/2021
 Note : Jika perihal sama maka cukup satu nomor untuk beberapa surat, dan jika perihal
berbeda maka nomor berbeda

B. Penandatanganan
Contoh Penandatanganan Surat yang dikeluarkan oleh Sekretaris Umum :
Sekretaris Umum,
Ketua Umum,

Fadzlan Ferdiansyah
Ikbal Mutaqin
NIM. 1184040111
NIM. 1184040111

Contoh Penandatanganan Surat yang dikeluarkan oleh Sekretaris OC :

Bandung, 23 April 2021

Ketua OC, Sekretaris OC,

Salsabilla Annisa Nurul Fatimah

NIM. 1184040111 NIM. 1204040022

Mengetahui,
Ketua Umum
Himpunan mahasiswa Jurusan
Pengembangan Masyarakat Islam
Periode 2020-2021

Ikbal Mutaqin
NIM. 11840400053
Note : Jika surat tertuju kepada birokrasi fakultas maka wajib Ketua Jurusan Mengetahui
Contoh :

Ketua OC, Sekretaris OC,

Salsabilla Annisa Nurul

NIM. NIM.

Mengetahui,
Ketua Umum Ketua Jurusan
Himpunan Mahasiswa Jurusan Pengembangan Masyarakat Islam,
Pengembangan Masyarakat Islam,

Ikbal Mutaqin Dr. Asep Shodiqin, M.Ag.

NIM. NIP.
Contoh Surat Permohonan Contoh Surat Keterangan
Undangan

Contoh Surat Panitia

 C. BUKU AGENDA
a) Buku agenda berfungsi untuk mendokumentasikan seluruh jenis surat, baik surat
keluar ataupun surat masuk, agar buku tersebut dapat berfungsi sebagaimana
mestinya, maka perlu dipelihara dan disimpan secara baik setelah dipergunakan.
b) Buku agenda harus senantiasa ditempatkan diatas meja kerja, terutama kita sedang
membuat surat atau ketika menerima surat dari instansi lain.
c) Kolom-kolom yang terdapat dalam buku agenda surat, baik keluar maupun kedalam
berjumlah 7 (tujuh) kolom.

Contoh:
Agenda Surat Keluar

Tujuan Tanggal Surat

No No. Surat Hal Ket
Surat Buat Kirim

Agenda Surat Masuk

Pengirim Tanggal Surat

No No. Surat Hal Ket
Surat Buat Datang

D. Inventaris
Inventaris menunjuk pada barang/benda yang secara resmi menjadi milik organisasi.
Sedangkan inventarisasi merupakan suatu proses penghitungan, pencatatan, penggolongan,
pengklasifikasian, pengkodean, terhadap barang/sarana prasarana yang dimuat dalamsuatu
daftar.

Tabel Data Inventaris

No. Kode Merek Tahun Harga
No. Barang Nama Barang Volume Satuan Ket.
Barang Pembelian Barang
 Tabel Informasi Peminjaman Inventaris
Tgl Nama Merek Tgl Nama
No. Peminjaman Volume Satuan Keperluan Ket.
Barang Barang Pengembalian Peminjam

E. Buku Kas
a. Seluruh jenis kegiatan yang berkaitan dengan penerimaan dan pengeluaran dana organisasi,
harus tercatat dalam buku kas, terdiri atas:
1) Buku Harian
2) Neraca Bulanan
3) Neraca Tahunan
Segala penerimaan dana harus dicatat di dalam Buku Kas bagian kiri (debet) dan
pengeluaran dana bagian kanan (kredit). Kelebihan atau kekurangan dalam penjumlahan
uang disebut saldo.
b. Pengurus yang berwenang menyimpan dan mempergunakan Buku Kas adalah Bendahara
Umum, pada setiap jenjang kepengurusan organisasi
Contoh Buku Kas Bendahara Umum :

No. Uraian Debet Kredit Saldo

 BAB V
KEBENDAHARAAN

A. Pendahuluan
Keuangan merupakan salah satu unsur yang sangat penting dalam mendukung
keberlangsungan jalannya program kerja dan kegiatan HMJ yang akan dilaksanakan. Oleh
karena itu, perlu diatur prosedurnya sehingga lebih tertata dengan rapi secara administrasi.
Berbicara pengaturan keuangan HMJ , akan selalu berhubungan dengan bendahara, baik itu
bendahara umum maupun bendahara bidang. Administrasi keuangan bukanlah suatu hal yang
sulit, namun perlu untuk diatur secara jelas sebagai pedoman dalam melaksanakan tugas
pengadministrasian keuangan dan sebagai pembelajaran pengurus.

B. Sumber Keuangan
Sumber keuangan HMJ berasal dari :
1. Saldo kepengurusan HMJ sebelumnya
2. Dana IUK Pengurus HMJ
3. Dana IUK Aljamiah
4. Sponsor, donatur dan sumber lain yang halal dan tidak mengikat

C. Uraian Tugas Bendahara dan Bendahara Bidang dalam hal keuangan.

1. Bendahara HMJ Pengembangan Masyarakat Islam
Bendahara HMJ PMI terdiri dari Bendahara dan dibantu oleh bendahara dari
tiap bidang. Bendahara adalah pihak berwenang terhadap seluruh pengelolaan
keuangan HMJ PMI dan bersama-sama bendahara bidang melakukan pengaturan
keuangan HMJ PMI
Tugas bendahara :
1) Menjadi pihak yang berwenang mengelola seluruh keuangan HMJ PMI
2) Menjadi fasilitator penyaluran dana iuran kemahasiswaan (IUK)
3) Merumuskan kebijakan pengelolaan dan penggunaan keuangan internal
HMJ PMI yang diantaranya adalah menjaga agar permasalahan keuangan
berjalan sesuai dengan SOP yang telah dibuat
 4) Menginformasikan kondisi keuangan kepada publik secara berkala dengan
menggunakan akuntabilitas dan transparansi
5) Melakukan fungsi koordinasi dan supervisi keuangan terhadap bendahara b
idang
6) Membuat laporan keuangan
7) Melakukan pencatatan bersama dengan bendahara bidang.

2. Bendahara Bidang
a. Bendahara bidang merupakan pihak yang membantu bendahara untuk mengelola
keuangan HMJ PMI dan berwenang terhadap pengaturan keluar masuknya uang
berdasarkan otorisasi dari bendahara.
b. Tugas dari bendahara bidang:
1) Mengelola proses keluar masuknya uang setiap bidang yang telah di otorisasi oleh
bendahara
2) Melakukan pencatatan bersama dengan bendahara umum
3) Melakukan tugas bendahara di setiap kepanitiaan Kegiatan

D. Prosedur Permintaan dan Penggunaan Dana

a. Bidang
1. Syarat pengajuan permintaan uang
a) Maksimal sebesar yang dianggarkan dalam program kerja yang disahkan dalam
rapat kerja
b) Diajukan selambat-lambatnya satu minggu untuk anggaran sebesar > Rp
500.000,00
c) Pembayaran anggaran bidang diserahkan setelah rancangan anggaran keuangan
yang valid diserahkan kepada bendahara HMJ PMI
Catatan:
Untuk kegiatan-kegiatan yang tidak tercantum didalam program kerja, pengeluaran
harus jelas dan disepakati oleh bendahara, ketua umum serta pihak yang bersangkutan
Contoh: bakti sosial bencana alam, mengunjungi pengurus yang sakit
2. Prosedur permintaan dana ini merupakan tahapan-tahapan teknis yang sebaiknya
dilalui dalam melakukan permintaan
a) Masing-masing bidang yang memerlukan dana untuk melaksanakan program kerja
yang telah ditetapkan, segera menghubungi bendahara melalui bendahara bidang
dengan waktu yang telah ditetapkan
b) Bendahara bidang menyerahkan deskripsi keuangan kepada bendahara umum
c) Bendahara menyerahkan sejumlah uang sesuai dengan permintaan setelah
menerima deskripsi keuangan dan atas sepengetahuan Ketua Umum
d) Bendahara bidang menandatangani kwitansi yang disimpan oleh bendahara sebagai
tanda bukti pembayaran
e) Apabila terjadi kekurangan dana, bendahara bidang bisa mengajukan permohonan
penambahan dana kepada bendahara dengan persetujuan ketua umum
f) Tambahan dana baru akan diberikan dari bendahara kepada bendahara bidang
setelah ada persetujuan dari ketua umum
b. Kepanitian
1) Kepanitiaan kecil
a) Kepanitiaan kecil adalah kepanitiaan yang memiliki anggaran dana < Rp
500.000,00
b) Dana operasional awal kepanitiaan kecil akan diberikan sebesar 50% dari rencana
anggaran dana yang akan diberikan oleh BEM, dan 50% lagi akan diberikan apabila
persiapan kegiatan telah mencapai 60%
c) Kepanitiaan kecil wajib memberikan laporan keuangan kepada bendahara
selambat-lambatnya 3 hari setelah kegiatan berakhir
2) Kepanitiaan besar
a) Kepanitiaan besar adalah kepanitiaan yang memiliki anggaran dana >
Rp500.000,00 Dana operasional awal kepanitiaan besar akan diberikan sebesar 50%
dari rencana anggaran yang akan diberikan oleh HMJ PMI dan 50% lagi akan diberikan
apabila persiapan kegiatan telah mencapai 50%
b) Kepanitiaan besar wajib memberikan laporan keuangan beserta bukti pemasukan
dan pengeluaran yang valid
c) Kepanitiaan besar wajib memberikan laporan keuangan kepada bendahara
selambat-lambatnya 1 minggu setelah kegiatan berakhir
d) Laporan keuangan harus disertai dengan bukti-bukti transaksi.
E. Laporan Keuangan
1. Setiap Bendahara bidang wajib membuat laporan keuangan secara berkala/interim 1
bulan sekali dalam bentuk laporan interim Penerimaan dan Penggunaan Dana Anggaran
2. Data pendukung pembukuan tetap berada pada bidang yang bersangkutan. Dokumen
pendukung pembukuan per kegiatan/program beserta laporannya, yaitu:
a. Buku Besar (General Ledger)
b. Nota
c. Kwitansi, Struk dll
3. Laporan dibuat dua rangkap untuk diserahkan kepada Bendahara selambat-
lambatnya 2 minggu setelah kegiatan dilaksanakan.
4. Laporan keuangan diserahkan pada tanggal terakhir bulan
5. Laporan keuangan dari masing-masing bidang kemudian dikonsolidasi atau
digabung bendahara menjadi Laporan Keuangan HMJ PMI pada akhir bulan.
6. Laporan Keuangan akhir diserahkan bersama-sama dengan Laporan
Pertanggungjawaban tiap bidang

F. Profit Sharing
1. Yang dimaksud dengan profit adalah netprofit, yaitu keuntungan bersih dari kegiatan
yang mendapatkan sponsorship setelah dikurangi dana-dana operasional kepanitiaan yang
dibebankan kepada HMJ PMI. Kemudian netprofit yang masuk ke kas HMJ PMI
dikurangi terlebih dahulu dengan dana ZIS (Zakat, Infak, dan Shadaqoh) sebesar 2,5% dari
netprofit
2. Sisa dana kegiatan harus sudah dilaporkan dan diserahkan masuk kas HMJ PMI
maksimal 2 minggu setelah berakhirnya kegiatan

G. Loss Sharing
1. Loss sharing dilakukan apabila pendapatan yang diterima kepanitiaan lebih kecil
daripada pengeluarannya
2. Persyaratan Loss Sharing sebagai berikut :
a. Panitia melaporkan indikasi adanya Loss Sharing paling lambat H-1
sebelum kegiatan
 b. Bendahara berhak mengintervensi sampai ke konsep acara, yang ditujukan
untuk menghindari loss
c. Apabila loss tidak dapat dihindarkan lagi, maka kekurangan dana akan
ditutupi oleh HMJ PMI dengan menggunakan dana dari anggaran proker yang lain
yang masih tersisa (subsidi silang)

H. Aturan Tambahan
Bukti-Bukti Pemasukan/Penerimaan dan Pengelaran harus memadai. Laporan
keuangan yang dibuat harus didukung oleh bukti- bukti/dokumen yang valid.Bukti-bukti yang
memadai tersebut dijelaskan sebagai berikut
1. Umum
Agar dapat dilaporkan dalam Laporan Keuangan, semua jenis pendapatan dan
pengeluaran harus disertai dengan bukti-bukti yang valid dan memadai sesuai dengan
ketentuan yang berlaku dalam HMJ PMI

2. Bukti Pemasukan/Penerimaan Uang

a. Bukti pemasukan merupakan tanda penerimaan uang yang diperoleh HMJ
PMI. Dokumen bukti penerimaan uang diharuskan ada untuk membuktikan
keakuratan laporan keuangan dengan informasi yang terdapat di dalamnya
sehingga memudahkan pengawasan yang dilakukan oleh pihak-pihak yang
berkepentingan.
b. Dokumen bukti penerimaan uang terdiri dari MOU, kwitansi, tiket atau
kupon
c. Dokumen bukti penerimaan uang ditulis dengan tulisan yang bersifat
permanen (pulpen, boxy, spidol, tinta) dan atau diprint (dicetak) serta mudah
untuk dibaca
d. Dokumen bukti penerimaan uang harus memiliki tulisan yang jelas tanpa
coretan atau tip-X, alat penghapus lain yang bermaksud untuk mengoreksi
segala informasi yang terdapat di dalamnya
e. MOU harus memiliki atribut sebagai berikut:
1) Diberi nomor urut
2) Tanggal penerimaan
 3) Nama, jabatan, alamat, nomor telepon pihak pemberi dan penerima
uang tercantum dengan jelas
4) Jumlah yang jelas dan sesuai dengan yang diterima
5) Untuk penerimaan antara lebih dari sama dengan Rp 500.000
sampai kurang dari Rp 1.000.000 dilengkapi dengan materai Rp 3.000
6) Untuk penerimaan lebih dari Rp 1.000.000 dilengkapi dengan
materai Rp 6.000
7) Cap lunas atau cap perusahaanTanda tangan pihak yang
berkepentingan
8) Nama jelas pihak yang berkepentingan
9) Bukti pembayaran yang bernilai > Rp 5.000.000 harus menyertakan
stempel dan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) perusahaan.

3. Bukti Pengeluaran
a. Dokumen bukti pengeluaran uang harus ada untuk membuktikan eksistensi suatu
pengeluaran uang sehingga memudahkan pengawasan yang dilakukan oleh pihak-pihak
yang berkepentingan
b. Dokumen bukti pengeluaran uang terdiri dari Bon, struk, kwitansi, nota, faktur atau
bukti lain yang dapat dipertanggungjawabkan
c. Dokumen bukti pengeluaran uang ditulis dengan alat yang bersifat permanen (pulpen,
boxy, spidol, tinta) dan atau diprint (dicetak) dan mudah untuk dibaca
d. Dokumen bukti pengeluaran uang harus memiliki tulisan yang jelas tanpa coretan atau
tip-X, alat penghapus lain yang bermaksud untuk mengoreksi segala informasi yang
terdapat di dalamnyae. Dokumen bukti pengeluaran uang harus dalam keadaan utuh
(tidak ada sobekan yang signifikan, tidak boleh disambung, tidak rusak, tidak basah,
bisa terbaca dengan menggunakan alat bantu atau dengan bantuan orang lain)
e. Dokumen bukti pengeluaran uang harus dalam keadaan utuh (tidak ada sobekan yang
signifikan, tidak boleh disambung, tidak rusak, tidak basah, bisa terbaca dengan
menggunakan alat bantu atau dengan bantuan orang lain)
f. Dokumen bukti pengeluaran uang harus berhubungan dengan pelaksanaan kegiatan,
baik secara operasional maupun non- operasional dari kegiatan yang sedang
dilaksanakan dan memiliki keterlibatan terhadap bidang/seksi yang membelinya
 g. Bukti yang memadai dianggap reliable (dapat diandalkan) dan harus memiliki kriteria
serta mencantumkan hal-hal sebagai berikut:
1) Kepala (kop) surat
2) Mencantumkan tanggal pengeluaran kas
3) Jumlah pengeluaran kas beserta deskripsinya yang jelas
h. Untuk membuktikan biaya telepon melalui wartel, maka bukti tersebut harus
mengungkapkan :
1) Nama wartel
2) Jumlah biaya telepon
3) Nomor telepon yang dituju
4) Nama penelepon
5) Siapa yang dituju
6) Untuk keperluan apa
i. Untuk pembuktian biaya telepon selain melalui wartel (voucher atau kartu telepon)
maka diwajibkan membuat catatan tiap kali melakukan komunikasi telepon dengan
menggunakan point (c), (d), (e) dan (f)
j. Untuk pembuktian biaya perjalanan, harus dicatat :
1) Nama yang melakukan perjalanan dan tanda tangan
2) Program kerja yang dilakukan
3) Tanggal perjalanan
4) Tujuan perjalanan
5) Sarana serta biaya

Contoh :
Nama : ............
Kegiatan :............
Tanggal : ............
Tujuan :............
Rute : .......................................................................................(biaya)
Bandung, ,......
(TTD)

Nama
NIM.
k. Untuk pembuktian transaksi lainnya yang tidak ada bukti transaksinya, maka harus
dibuat memo
l. Kwitansi yang dikeluarkan bendahara dari bukanlah suatu bukti valid. Bukti valid
diperoleh dari panitia yang meminta reimbursent (penggantian uang) serta
melampirkan bon-bon pendukungnya seperti yang telah dijelaskan sebelumnya.
Kwitansi tersebut hanya merupakan dokumentasi bendahara.
m. Bendahara dapat menggunakan kwitansi yang dibuatnya sebagai bukti pengeluaran
jika penerima uang tidak dapat menyediakan nota kontan yang valid dengan catatan
nama dan tanda tangan penerima uang serta jumlah uang harus jelas (sesuai syarat di
atas)
n. Dalam setiap bukti tidak diperkenankan adanya coretan, catatan tambahan atau catatan
dengan tinta yang lain yang dapat mengaburkan keandalan bahan bukti. Jika hal
tersebut terdapat dalam tanda bukti, maka tanda bukti tersebut tidak valid
o. Tiap tanda bukti harus diberi nomor bukti yang jelas dan dikelompokkan beserta
bidangnya serta berdasarkan urutan tanggal transaksi.
 BAB VI
PELAKSANA KEGIATAN

A. Kepanitiaan
1. Ketua bidang menunjuk ketua panitia (OC UMUM) berdasarkan rekomendasi atau hasil
rapat bidang untuk melaksanakan kegiatan tertentu di HMJ PMI
2. OC umum dan SC umum memilih anggota panitia berdasarkan kesesuaian kompetensi
dengan bidang kegiatan yang akan dilakukan. Jumlah panitia bersifat kondisional
sesuai kebutuhan.
3. OC Umum boleh melakukan open recruitmen dalam mencari SDM panitia baik di
lungkup pengurus atau mahasiswa PMI
4. Kepanitiaan yang terbentuk harus di setujui oleh Ex-Officio dan diketahui oleh ketua
jurusan
5. Kepanitian wajib menyusun agenda rapat panitia, penyusunan TOR, merencanakan
pencapaian hingga pembuatan LPJ
6. SC umum bertanggung jawab atas kordinasi dengan ex-officio dan OC umum
betanggungjawab atas panitia pelaksana (OC Bidang dan jajarannya)
7. Membaca dan memaham setiap jobdes panitia pelaksana
B. Penyusunan TOR Kegiatan
Prosedur penyusunan dan pembuatan TOR sebagai berikut.
1. SC umum bertanggungjawab atas pembuatan TOR kegiatan
2. TOR berisi cover, latar belakang, landasan kegiatan, nama kegiatan, tema kegiatan,
tujuan kegiatan, target kegiatam, waktu pelaksanaan kegiatan, peserta kegiatan,
penutupm lembar pengesahan dan lampiran (Susunan kepanitiaan, rondown, RAB)
3. TOR sudah disetujui oleh ketua umum, ketua jurusan selanjutnya diserahkan kepada
sekretaris dan bendahara umum paling lambat H-10 sebelum kegiatan
C. Timeline Kegiatan
Batas Waktu Akhir (H-) Perihal

Awal Kepengurusan Ketua bidang menentukan PJ (penanggungjawab) program kerja

6 pekan PJ menentukan ketua pelaksana (OC umum)

4 pekan OC umum mebentuk kepanitiaan dan pembagian jobdes

2 pekan SC Umum telah menyelesaikan TOR atau proposal

14 Hari TOR sudah diserahkan kepada bendahara umm

10 Hari Pengajuan dana ke al-jamiah

7 Hari Peblikasi coming soon

7 hari Bid. Acara sudah menyelesaikan rondown dan menghubungi

pemateri atau narasumber (jika ada)
7 hari Penyususan daftar kebutuhan kegiatan

5 hari Pengecekan persiapan

3 hari Penebaran surat undangan

1 hari Rapat persiapan dan mengingatkan tamu undangan

20 menit Persiapan

0 menit Pelaksanaan kegiatan

D. Evaluasi
1. Evaluasi wajib dilaksanakan setelah acara berlangsung
2. Evaluasi berisi bagaimana, indikator pencapaian, kebijakan setelah evauasi untuk
acara beikutnya
3. Notulen evaluasi wajib dicatat sebagai arsip

E. Penyusunan LPJ
1. LPJ wajib dibuat sebagai tanda akhir kegiatan
2. LPJ dikerjakan dalam jangka waktu maksimal 2 pekan
 3. Dalam LPJ wajib menertakan dokumentasi kegiatan dan pengeluaaran dana anggaran
4. LPJ diserahkan kepada sekretaris umum sebagai arsip

F. Metode penyusunan kegiatan (POACE)

1. Planning
Perencanaan diawali dengan munculnya ide atau alasan untuk mengadakan sebuah
kegiatan. Langkah berikutnya adalah mulai membuat konsep acara atau draft rencana kegiatan
tersebut.

Perencanaan yang baik tidak dilakukan oleh banyak orang, tetapi hanya dilakukan oleh
mereka yang dalam posisi sebagai konseptor. Semakin banyak kepala yang berpikir, belum
tentu menjadi nilai lebih. Tetapi terkadang malah memperlama proses pengonsepan kegiatan
karena semakin banyak pihak yang terlibat, akan semakin sulit menyatukan pandangan.

Hendaknya yang menjadi konseptor adalah orang yang benar-benar memiliki

kemampuan dan pemahaman terhadap kegiatan yang akan diadakan. Dalam tahap ini
dihasilkan konsep kegiatan, personel yang dibutuhkan dan time schedule. Sehingga dalam
tahap berikutnya, tinggal membagi tugas kepanitiaan dan melakukan persiapan sesuai tugas
masing-masing.

2. Organizing

Mulai dengan langkah membentuk kepanitiaan (organizing committee). Semua

kegiatan tentu tidak lepas dari kepanitiaan baik panitia kecil maupun panitia yang
membutuhkan banyak SDM, dimana sebuah tim kepanitian tersebut dapat saling bekerja sama
dan memiliki satu tujuan yang jelas untuk mendukung kegiatan tersebut.

Pada setiap jabatan yang ada dalam kepanitiaan pasti memiliki tugas, tanggung jawab,
wewenang dan uraian jabatan (Job Description) yang berbeda-beda. Semakin tinggi suatu
jabatan biasanya semakin tinggi tugas, tanggung jawab dan wewenangnya. Dengan pembagian
tugas tersebut maka pekerjaan menjadi ringan. Berat sama dipikul, ringan sama dijinjing.
Disinilah salah satu prinsip dari manajemen. Yaitu membagi-bagi tugas sesuai dengan
keahliannya masing-masing.
 3. Actuating
“Ribuan langkah besar tidak akan terwujud tanpa adanya satu langkah kecil
yang pertama”

Pelaksanaan dari sebuah kegiatan merupakan puncak dari hasil kerja sama
sebuah kepanitiaan, dengan harapan sebuah tim kepanitiaan dapat saling membantu
dan memberikan solusi terhadap suatu masalah yang terjadi antara panitia satu dengan
yang lain. Sehingga, dalam keadaan seperti apapun, kegiatan dapat berjalan dengan
lancar dan sukses.

Untuk itu maka dibutuhkan kerja keras, kerja cerdas dan kerjasama. Semua
sumber daya manusia yang ada harus dioptimalkan untuk mencapai visi, misi dan
program kerja organisasi. Pelaksanaan kerja harus sejalan dengan rencana kerja yang
telah disusun. Kecuali memang ada hal-hal khusus sehingga perlu dilakukan dengan
penyesuian. Setiap SDM harus bekerja sesuai dengan tugas, fungsi dan peran, keahlian
kompetensi masing-masing SDM untuk mencapai visi, misi dan program kerja
organisasi yang telah ditetapkan.

4. Controlling
“Lelah itu pasti, namun menyerah adalah pilihan. Sesungguhnya banyak orang tidak
tahu betapa dekatnya mereka dengan kesuksesan saat mereka memutuskan untuk
menyerah”
Pengontrolan terhadap suatu kegiatan juga salah satu aspek yang amat penting
saat kegiatan tersebut berlangsung. Pengontrolan disini adalah tugas dari seorang
pemimpin. Pengontrolan dilakukan dari berbagai segi yaitu kerja serta emosi tim
kepanitiaan, kondisi kegiatan, kenyamanan peserta, waktu berlangsungnya tiap sesi
dari susunan acara yang telah dibuat, dsb. Tujuan dari adanya pengontrolan ini adalah
agar kegiatan dapat berjalan sesuai susunan acara dan konsep yang telah disepakati
sebelumnya, sehingga kegiatan tersebut membuahkan hasil yang maksimal.

5. Evaluating

ika seluruh kegiatan telah selesai, maka yang dilakukan selanjutnya adalah
evaluasi. Mengapa hal ini diperlukan, karena dengan adanya setiap permasalahan atau
kekurangan yang terjadi dapat diketahui dan dikumpulkan sebagai arsip, sehingga pada
kegiatan serupa yang selanjutnya dapat dijadikan pelajaran dan diharapkan untuk
kegiatan yang selanjutnya tidak terulang permasalahan yang serupa. Evaluasi minimal
dilakukan sekali di akhir kegiatan. Namun, perlu juga dilakukan evaluasi dipertengahan
pelaksanaan kegiatan, tanpa mengganggu jalannya kegiatan. Evaluasi juga merupakan
salah satu sarana “controling” ketika kegiatan berlangsung.
 BAB VII
PENUTUP

Demikian Himpunan Mahasiswa Jurusan Pengembangan Masyarakat Islam UIN Sunan

Gunung Djati Bandung kami susun dan di buat agar sistematis dan mencaoai tujuan bersama.
Semoga kita bisa menjalankan dan dipergunakan sebaik-baiknya.