FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN

Vera Manalu, MAN, CWCC, CHtN

Fakultas Ilmu Keperawatan
Universitas Advent Indonesia
 1. Fungsi PERENCANAAN
a. Batasan Perencanaan
- Merumuskan masalah
- Menentukan kebutuhan dan SDM
- Menetapkan tujuan program pokok
- Menyusun langkah-langkah praktis
b. Manfaat, Kelebihan, dan Kekurangan Perencanaan
- Manfaat: 1. Tujuan yang ingin dicapai dan caranya
2. Jenis dan struktur organisasi yang dibutuhkan
3. Jenis dan jumlah staf yang diinginkan, uraian tugas
4. Efektifitas kepemimpinan dan pengaruhnya
5. Bentuk standar pengawasan yang akan dilakukan
- Kelebihan: 1. Berbagai aktifitas organisasi teratur
2. Menghilangkan jenis pekerjaan yg tdk efektif
3. Dpt digunakan mengukur hasil kegiatan
4. Memberi landasan pokok fungsi manajemen
-Kekurangan: 1. Keterbatasan mengukur informasi
2. Perencanaan yang baik butuh dana
3. Hambatan psikologis bagi pimpinan dan staf
karna harus menunggu hasil yang akan dicapai
4. Menghambat timbulnya inisiatif baru tentang
perubahan tertunda hingga perencanaan
berikutnya
5. Menghambat tindakan baru yang harus diambil
oleh staf
c. Prinsip Perencanaan:
1. Mengetahui ciri dari suatu rencana yang baik:
a. Mempermudah tercapainya tujuan organisasi
b. Dibuat oleh orang yang benar memahami
c. Rencana harus diikuti oleh program terperinci
d. Tidak boleh terlepas dari pemikiran pelaksanaan
e. Disusun secara sistematis dan prioritas yg jelas
f. Terdapat tempat pengambilan resiko takterduga
g. Bersifat luwes, penyesuaian bila ada perubahan
h. Bersifat praktis, dilaksanakan sesuai kondisi
i. Perencanaan merupakan prakiraan keadaan
2. Melihat proses perencanaan (rangkaian kegiatan)
What: kegiatan yang dijalankan mencapai tujuan
Where: dimana kegiatan itu dilakukan
When: kapan kegiatan itu dilakukan
Who: siapa yang melakukan
Why: mengapa kegiatan itu dilakukan
How: bagaimana cara melakukan
3. Melihat proses perencanaan sebagai suatu
masalah yang harus diselesaikan dengan
menggunakan tehnik ilmiah, dengan prinsip:
a. Mengetahui sifat hakiki dan masalah yang dihadapi
b. Mengetahui data yang akurat
c. Menganalisis dan menginterpretasi data
d. Menetapkan beberapa alternatif pemecahan masalah
e. Memilih cara terbaik memecahkan masalah
f. Menilai hasil yang telah dicapai
d. Langkah-langkah Perencanaan
1. Analisis situasi – analisis data laporan yang dimiliki pleh
organisasi (data primer) atau data skunder dari lembaga lain,
lalu observasi dan wawancara. Data yang diperlukan:
a. Data tentang penyakit dan kejadian sakit
b. Data potensi organisasi kesehatan
c. Keadaan lingkungan dan geografi
d. Data sarana dan prasarana
2. Identifikasi masalah dan prioritasnya
Dari data tersebut dianalisis untuk merumuskan
masalah dan dilakukan prioritas masalah
berdasarkan kriteria yang ditetapkan
3. Penentuan Tujuan (SMART) – perlu memahami pertanyaan:
a. Berapa besar sumber daya yang dimiliki organisasi?
b. Berapa jauh masalah akan dipecahkan?
c. Kapan target tersebut dicapai?
4. Penghkajian hambatan dan kelemahan
Tujuannya: mencegah timbul hambatan yg sama
- Dilakukan prediksi kemungkinan hambatan yg
terjadi pada saat melaksanakan program kerja.
- Jenis hambatan internal (dari organisasi) dan
eksternal (faktor lingkungan)
5. Penyusunan Rencana Kerja Operasional (RKO)
Menetapkan alternatif kegiatan dan sumber daya
pendukung, dengan format:
Why: alasan utama disusunnya RKO
What: apa tujuan yang ingin dicapai
How: bagaimana cara mengerjakannya
Who: siapa pelaksananya dan siapa sasarannya
 2. Fungsi PENGORGANISASIAN
Adalah satu fungsi manajemen dengan langkah
untuk menetapkan, menggolongkan, dan mengatur
berbagai macam kegiatan, serta menetapkan tugas-
tugas pokok, wewenang, dan pendelegasian
wewenang dari pimpinan kepada staf melakui
fungsi pengorganisasiannya, agar tujuan organisasi
dapat dicapai.

a. Batasan Pengorganisasian – alat untuk

memadukan dan mengatur semua kegiatan yang
berkaitan dengan personel, finansial, material, dan
tata cara pencapaian tujuan organisasi.
b. Manfaat Pengorganisasian
1. Pemberian tugas untuk perorangan & kelompok
2. Hubungan organisatoris antar anggota organisasi
3. Pendelegasian wewenang
4. Pemanfaatan staf dan fasilitas fisik organisasi
c. Langkah-langkah Pengorganisasian
1. Tujuan organisasi harus dipahami oleh staf
2. Membagi pekerjaan dalam kegiatan kelompok
3. Menggolongkan kegiatan pokok ke satuan kegiatan praktis
4. Menetapkan kewajiban yang harus dilaksanakan dan
menyediakan fasilitas pendukung yang diperlukan untuk
melaksanakan tugasnya
5. Penugasan personel yang cakap dengan memilih dan
menetapkan staf yang dipandang mampu melaksanakan tugas.
6. Mendelegasikan wewenang, tugas staf, dan mekanisme
pelimpahan wewenang yang dapat diketahui melalui struktur
organisasi
d. Wewenang dalam Organisasi
Wewenang adalah kekuasaan untuk memerintah atau
meminta orang lain untuk berbuat sesuatu, yang dibatasi
uraian tugas, sesuai dengan fungsi dan kedudukannya dalam
sebuah organisasi. Wewenang ini antara lain:
1. Wewenang lini (line authority): pelimpahan wewenang
dari atas ke bawah dan pengawasan yang dilakukan
secara langsung oleh pimpinan ke staf penerima
wewenang tersebut
2. Wewenang staf (staff authority): wewenang yang
diberikan kepada staf khusus untuk membantu
kelancaran tugas-tugas staf yang diberikan wewenang ini
3. Wewenang staf dan lini: perpaduan antara wewenang
staf dan wewenang lini yang merupakan bentuk struktur
organisasi yang paling umum.
e. Pengembangan Organisasi
• Upaya pihak manajer untuk mengembangkan
stafnya yang lebih dikenal dengan
pengembangan SDM.
• Hal pokok dalam fungsi pengorganisasian
adalah pembagian tugas harus dilakukan
dengan jelas dan sesuai kemampuan staf,
sehingga mereka dapat berkembang menjadi
kelompok kerja yang kompak dan dinamus,
serta terarah dalam melaksanakan tugas yang
diberikan
 3. Fungsi AKTUASI
• Lebih menekankan pada bagaimana manajer
mengarahkan dan menggerakkan semua
sumber daya yang ada, baik manusia maupun
sarana untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.
• Hal pokok yang perlu mendapat perhatian
bagi para manajer adalah peranan manajerial,
motivasi staf, kerjasama, dan komunikasi antar
staf.
a. Tujuan Fungsi Aktuasi
1. Menciptakan kerjaama yang lebih efisien
2. Mengembangkan kemampuan dan ketrampilan staf
3. Menubuhkan rasa mencintai pekerjaan
4. Mengusahakan suasana lingkungan kerja yang
membangkitkan motivasi dan prestasi kerja staf
5. Membuat organisasi berkembang secara dinamis
b. Hambatan Fungsi Aktuasi
• Kegagalan manajer dalam membangkitkan motivasi
staf, karena manajer kurang memahami hakikat
perilaku dan hubungan antar manusia.
• Seorang manajer akan menggunakan
pengetahuannya tentang perlikau manusia agar staf
bekerja optimal
4. Fungsi PENGAWASAN/PENGENDALIAN
• Pengawasan dilakukan untuk mengendalikan
tujuan yang diacapai
• Pengendalian adalah cara untuk mengontrol
jalannya suatu kegiatan atau prgram yang
dilakukan melalui pengawasan.
• Lebih dikenal sebagai “controlling” sebagai akhir
dari proses manajemen
• Komponen-komponen yang berkaitan meliputi:
prinsip, manfaat, proses objek, dan jenis
pengawasan.
a. Prinsip Pengawasan – menentukan standar
keberhasilan yang dituangkan dalam bentuk
target dan prosedur kerja, yang nantinya dapat
dibandingkan dengan hasil yang dicapai atau
dikerjakan oleh staf. Jika ditemukan
penyimpangan atau kesenjangan, maka harus
segera diatasi. Prinsip2nya:
1. Pengawasan yang dilakukan oleh pimpinan
harus dimengerti oleh staf dan hasilnya mudah
diukur
2. Fungsi pengawasan merupakan kegiatan yang
sangat penting dalam upaya pencapaian tujuan
3. Standar untuk kerja harus dijelaskan kepada
semua staf karena kinerja staf akan terus dinilai
oleh pimpinan. Pemberian reward pada yang
dianggap mampu bekerja.
• Ada 2 jenis standar pengawasan:
1. Standar norma, dibuat berdasarkan
pengalaman staf dalam melaksanakan
kegiatan program yang sejenis atau yang
dilaksanakan dalam situasi yang sama di
masa lalu
2. Standar kriteria, diterapkan untuk kegiatan
pelayanan oleh staf yang sudah mendapat
pelatihan. Terkait dengan tingkat
profesionalisme staf.
b. Manfaat Pengawasan
1. Dapat mengetahui sejauh mana kegiatan telah
dilaksanakan oleh staf, sesuai dengan standar
rencana kerja, dan sumber daya
2. Dapat mengetahui apakah waktu dan sumber
daya lainnya mencukupi kebutuhan dan efisien
3. Dapat mengetahui sebab-sebab terjadinya
penyimpangan
4. Dapat mengetahui staf yang perlu diberikan
penghargaan, dipromosikan, atau diberikan
pelatihan lanjutan
c. Proses Pengawasan
1. Mengukur hasil atau prestasi yang telah
dicapai oleh staf maupun organisasi
2. Membandingkan hasil yang telah dicapai
dengan tolok ukur atau standar yang telah
ditetapkan sebelumnya. Standar yang dipakai
RKO, anggaran, tugas dan wewenang staf,
mekanisme kerja, petunjuk pelaksana, dan
target kegiatan.
3. Memperbaiki penyimpangan yang terjadi
sesuai dengan faktor-faktor penyebab
terjadinya penyimpangan.
d. Objek Pengawasan
1. Objek yang menyangkut kuantitas dan kualitas barang
atau jasa, yaitu pengawasan yang bersifat fisik
2. Objek keuangan yaitu pengawasan yang berhubungan
dengan penggunaan dan pemasukan keuangan,
seperti pengawasan terhadap keuangan organisasi,
atau yang dikenal dengan internal audit
3. Pelaksanaan kegiatan disesuaikan dengan RKO yang
dibuat oleh tiap-tiap staf
4. Objek yang bersifat strategis yaitu pengawasan
terhadap penerapan instruksi atau kebijakan
pimpinan
5. Pelaksanaan kerjasama dengan sektor lain yang
terkait
e. Jenis Pengawasan
1. Pengawasan Fungsional Struktural –Melakukan
pengawasan terhadap semua kegiatan staf yang
ada dibawah koordinasinya. Semakin tinggi posisi
manajerialnya, maka akan semakin luas objek dan
aspek pengawasannya, terutama yang bersifat
strategis.
2. Pengawasan Publik – dilakukan oleh masyarakat
terhadap jalannya pembangunan dan khususnya
pada pembangunan kesehatan
3. Pengawasan Non-fungsional – dilakukan oleh
badan-badan yang diberikan wewenang utnuk
melakukan pengawasan, seperti Badan Pemeriksa
Keuangan (BPK)