FUNGSI ADMINISTRASI

1. PLANNING (PERENCANAAN)
2. ORGANIZING
(PENGORGANISASIAN)
3. ACTUATING (PELAKSANAAN)
4. CONTROLLING (MENELITI)

RANGKAIAN FUNGSI
ADMINISTRASI
PLANNING

ORGANIZIN
G

Legal Aspect

EVALUATIO
N

ACTUATING

CONTROLLI
NG

PERENCANAAN (PLANNING)
1. Perencanaan merupakan :
. Fungsi pertama yang harus dilaksanakan di dalam
administrasi
. Fungsi yang paling penting
2. Batasan (definisi) Perencanaan :
Batasan teatang perencanaan banyak macamnya
namun pada dasarnya batasan yang satu tidak
berbeda banyak dengan yang lain, yaitu :
Perencanaan merupakan suatu proses menetapkan
suatu tujuan yang akan dicapai, bagaimana
mencapainya, bagaimana tolak ukur pencapaian
tujuan serta memberikan rincian kegiatan yang
akan dikerjakan selanjutnya.

3. Unsur-unsur Perencanaan
a. Unsur tujuan, adanya tujuan yang jelas
b. Unsur policy, adanya metode untuk
mencapai tujuan
c. Unsur prosedur, pembagian tugas,
hubungan antar masing-masing
anggota organisasi
d. Unsur progress/kemajuan adanya
standar evaluasi
e. Unsur program disusun menurut
prioritas

MACAM-MACAM PERENCANAAN
1. Menurut tingkatannya:
-. Top level/tingkat atas
-. Middle level/tingkat menengah
-. Bottom level/tingkat bawah
2. Menurut penyusunan rencana sesuai tingkatannya :
-. Bottom up
-. Top to the bottom
-. All at once
3. Menurut jangka waktunya :
-. Long range plan : 10 20 tahun
-. Medium term plan : 5 7 tahun
-. Short term plan : 1 3 tahun
-. Annual plan : rencana tahunan

d. Menurut ruang lingkupnya :

.Strategic planning :
Rencana berisi uraian tentang
kebijaksanaan tujuan jangka panjang
dan waktu pelaksanaan yang lama
.Tactical planning ialah rencana yang
berisikan uraian jangka pendek
.Comprehensive planning ialah rencana
yang mengandung uraian yang
menyeluruh dan lengkap
.Integrated planning mengandung uraian
yang menyeluruh bersifat terpadu

Syarat-syarat perencanaan (Gullick)

Tujuan harus jelas
Sifat sederhana
Berisi analisa dan penjelasan,
penggolongan kegiatan dan pedomanpedoman
Bersifat fleksibel
Ada keseimbangan dalam rencana ke
dalam dan ke luar
Penggunaan sumber daya harus effektif
dan effisien

Manfaat Suatu Rencana

(Wilson)
Sebagai petunjuk pelaksanaan bagi seluruh
anggota organisasi
Merupakan proses yang terus-menerus
untuk meningkatkan cara kerja anggota
organisasi
Merupakan alat kendali pelaksanaan
Menjamin penggunaan sumber daya secara
effektif dan effisien
Dirumuskan dengan jelas tentang tujuan
dan metode untuk mencapai tujuan

PROSES LANGKAH-LANGKAH PERENCANAAN PROGRAM

KESEHATAN
A. Problem
Identification

Measureme
nt And
Assesment

Analisa
Data

B. Problem Solving

3
Masalah-masalah
Kesehatan
Masalah kesehatan
utama
1

Alternative Solutions

Solution yang terpilih

Penetapan tujuan

Rencana
operasional/proposal
program

Prioritas
masalah
4

Proses
pengambila
n
keputusan
2

A. PROBLEM IDENTIFICATION
(Identifikasi Masalah)
1. Measurement & Assesment
(pengenalan medan dan penjajakan)
Kegiatan mengumpulkan atau mengukur data. Data
diperoleh dengan menjabarkan variabel-variabel
yang hendak diukur/diketahui masalahnya.
. Beberapa yang diukur :
a. Analisa situasi:
-.
Resources / sumber daya
-.
Conditioning faktor : demografer, sanitasi,
pendidikan penduduk, perekonomian
-.
Indikator kesehatan : morbiditas, mortalitas,
disability

b. Data diagnosa komunitas diantaranya :

-. Demografi
-. Sebab morbiditas dan mortalitas
-. Pemanfaatan pelayanan
-. Pola gizi
-. Keadaan komunitas
-. Perilaku kesehatan
-. Lingkungan
c. Karakteristik population at risk :
-. Umur, jenis kelamin, status perkawinan, jumlah anggota keluarga,
pekerjaan
-. Health believe
-. Sumber daya keluarga
-. Illness
-. Upaya mencapai pengobatan
d. Faktor dan variabel dalam SKN
-. Derajat kesehatan
-. Upaya kesehatan
-. Perilaku kesehatan
-. Pengadaan sumber daya
-. Lingkungan
-. Potensi masyarakat

2.

3.

Analisa Data
-. Pengelompokan data
-. Penyajian data
Masalah kesehatan
Masalah kesehatan apabila terdapat:
-. Kesenjangan antara kenyataan / hasil terhadap
harapan / standart / target / pedoman
-. Perhatian (concern)
Adanya perhatian terhadap gap, lack dari
administrator
-. Tanggung jawab (responsibility)
Administrator kesehatan bertanggung jawab untuk
memperkecil / meniadakan gap tersebut

P=GxCxR
atau

M=KxPxT

4. Prioritas Masalah
Ada 4 teknik menetukan prioritas
masalah :
1) Scoring technic (teknik
permulaan)
2) Alteration rangking technic
(penentuan rangking atas bawah)
3) Paired comparation technic
(teknik perbandingan pasangan)
4) Criteria matrix technic

TEKNIK PENILAIAN (SCORING TECHNIQUE)

MENETAPKAN PRIORITAS MASALAH
I.
SCORING TECHNIQUE

PARAMETER

MASALAH
A

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Prevalence
Severity
Rate % increase
Degree of unmeet need
Social Benefit
Public Concern
Technical Feasibility Study
Resources Availlability

JUMLAH
RATA-RATA
II. NON SCORING TECHNIQUE
.Delphi Technique
Kesepakatan sekelompok orang yang sama keahliannya
.Delbeq Technique
Kesepakatan sekelompok orang yang tidak sama keahliannya

B. PROBLEM SOLVING
1. Menyusun Alternatif Solution
1.1. Pendekatan analisis/terprogram
-. Pemecahan secara historis
-. Pemecahan melalui percobaan
1.2. Pendekatan secara Heristik (coba-coba)
1.3. Perenungan
1.4. Analogi
2. Prioritas Jalan Keluar

P=

P = Prioritas jalan keluar

M = Magnitud : besarnya masalah yang bisa diatasi jika solusi tersebut
dilaksanakan (turunnya prevalensi & masalah-masalah yang lain)
I = Impotency : kelanggengan selesainya masalah
V = Valuability : yakni sensitifnya dalam mengatasi masalah
C = Cost yang diperlukan

2. PENGAMBILAN KEPUTUSAN (Decision Making)

a. Normatif
Titik berat pada tehnik pengambilan keputusan. Ada 2 bentuk
pengambilan keputusan :
-. Pengambilan keputusan tertutup
Mengesampingkan masukan lain yang berasal dari lingkungan
Ciri-cirinya :
-. Perhitungan matematik atau grafis
-. Terdapat suatu model
-. Perlu diketahui perkiraan hasil, probabilitas dan kejadiankejadiannya / perangkat alternatif
-. Pengambilan keputusan terbuka
Titik berat pada perilaku pengambil keputusan
Ciri-cirinya :
-. Bersifat intuitif
-. Dapat berbentuk uji coba
Contoh :
-. Delbeq / nominal group technique
-. Penelitian operation research

3. Penetapan Tujuan
Penetapan tujuan dengan maksud :
-. Memperoleh deskripsi tentang hasil yang ingin dicapai (target)
-. Mengidentifikasi unit kegiatan
What = apa yang ingin dicapai
Whom = populasi yang ingin dituju (sasaran)
Who = siapa yang bertanggung jawab
Where = daerah / tempat pelaksanaan
When = kapan tujuan tersebut harus tercapai
How many = seberapa banyak yang ingin dicapai (target)
4. Penjabaran tujuan
-. Goal (tujuan umum) : memperbaiki keadaan umum
-. Policy objective : memperbaiki keadaan spesifik
-. Program objective : effek
-. Service objective : output suatu proses
-. Resources objectives : input produk dari pelaksanaan
-. Implementation objectives : kegiatan untuk memenuhi resources
objectives

Penyusunan Rencana Kegiatan

a. Gant chart
b. Gant chart and milestone
c. Network of milestone
d. Pert / CPM
. Yang lazim digunakan dalam program kesehatan dengan
mempergunakan Gant Chart
Contoh Gant Chart Rencana Pelaksanaan (POA).
Upaya kesehatan:
No Kegi
.
atan

Sas
aran

Targ
et

Volum Rincian
e
pelakkegia- sana-an
tan

Lokasi
pelaksanaan

Tenag
a
pelaksana

Jadw
al

Kebu
tuha
n
pelak
-sana

PENGORGANISASIAN (ORGANIZING)
Pengorganisasian adalah suatu
proses pengelompokan orang,
alat-alat, tugas, wewenang, dan
tanggung jawab yang seimbang
dan sesuai dengan rencana
operasional sehingga organisasi
dapat digerakkan sebagai suatu
kesatuan untuk mencapai
tujuan.

Rincian Proses Pengorganisasian

A. Uraian Tujuan
B. Penetapan Tugas Pokok dan Perincian Kegiatan
C. Pengelompokan Tugas / Jabatan
Job analisis
Job description
Job spesification
Job evaluation
D. Struktur organisasi dan departemental
1. Departementasi horizontal : adanya
kesamaan-kesaman
2. Departementasi vertikal : - hirarki
- koordinasi

E.

F.

G.

Otoritas Organisasi
Menyusun hak untuk bertindak dengan dasar:
. Undang-undang
. Posisi dalam organisasi sebelumnya
. Mandat
. Perintah atasan
Staffing
. Perkiraan / dibutuhkan : - kualifikasi tenaga
-. jumlah staff
. Pencarian staff
. Seleksi
. Job training : - preservice training
-.inservice training
Fasilitating
Pemberian bekal fasilitas kerja
-. Peralatan
-. Material
-. keuangan

PENGGERAKAN
(ACTUATING)
PENGERTIAN
Actuating adalah aktivitas mempengaruhi orang
lain agar mereka mau melaksanakan usaha-usaha
untuk mencapai sasaran / tujuan administrasi.
Cara penggerakan dengan :
1. Perintah
2. Petunjuk
3. Bimbingan
4. Surat edaran
5. Rapat koordinasi
6. Pertemuan / lokakarya (workshop)

 Pemacu Actuating
Diantaranya :
A. Motivasi : yaitu proses pemberian motive /
penggerak / dorongan bekerja kepada
bawahan sehingga mereka mau bekerja
dengan ikhlas demi tercapainya tujuan
dengan efisien.
Kebutuhan Dasar Manusia Untuk Menimbulkan
KEBUTUHA EKONOMI : makanan, pakaian, rumah.
Motivasi
N MATERIAL
BIOLOGI : Pertumbuhan, Perkembangan,
Kelangsungan hidup.

KEBUTUHA
N NON
MATERIAL

PSIKOLOGI : Status, Pengakuan, Kasih

sayang, Rasa damai, bangga, dll.
SOSIOLOGI : Jaminan Keamanan, Rasa
memiliki, Solidaritas.

TEKNIK MEMBERI MOTIVASI

1. Tidak Langsung
a. Sinkronisasi aspirasi individu dengan tujuan organisasi.
-. Tujuan organisasi bermanfaat dan tidak bertentangan
dengan aspirasi individu
-. Pemberian kesempatan pekerja untuk menentukan cara
kerja
-. Cara mencapai tujuan tidak merugikan pekerja
b. Kondisi organisasi Favourable untuk prestasi
2. Secara Langsung
a. Insentif material
-. bonus, komisi
-. Jaminan sosial, rumah dinas, biaya pengobatan
b. Insentif non material
-. Pemberian gelar
-. Tanda jasa
-. promosi

B. Dinamika Kelompok
-. Kelompok anggota mengerjakan aktivitas
bersama
-. Saling berinteraksi dalam mencapai tujuan
-. Dalam waktu yang ditentukan
Proses Dinamika Kelompok
Forming : pembentukan kelompok kecil 10 15
Storming : interaksi ditandai dengan adanya
pengolahan/komplek
Norming : membuat kesepakatan
Performing : kelompok melakukan tugas bersama
Adjourning : kelompok telah menyelesaikan
tugas dan bubar

PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN

(CONTROLLING)
PENGAWASAN :
Adalah suatu proses untuk
menetapkan pekerjaan / kegiatan
yang sudah dilaksanakan,
menilainya terhadap rencana serta
mengoreksinya agar pelaksanaan
dilakukan sesuai dengan rencana.

Prinsip Pengawasan :
a. Ada rencana yang jelas
b. Harus mampu adanya tindakan perbaikan
c. Harus bersifat fleksible
d. Pemberian instruksi jelas serta kewenangan pada
bawahan
e. Harus ekonomis
f.
Dapat dimengerti
g. Dapat mereflexi pola organisasi

. Proses Pengawasan
1. Menetapkan standar sebagai alat ukur mengumpulkan
data/fakta
2. Mengadakan penilaian (evaluasi)
3. Mengadakan perbaikan (corective action)
. Standar Pengawasan
a. Norma : ditetapkan atas dasar pengalaman
b. Kriteria : standar yang ditetapkan dan diharapkan sebagai
ukuran pelaksanaan program secara memuaskan pada

 Jenis / Kategori Pengawasan

a. Waktu : - preventif (mencegah penyimpangan)
-.Repressif : bersifat menekan, mengoreksi adanya
penyimpangan
b. Objek pengawasan : - produksi
-.Keuangan
-.Waktu
-.Manusia
-.Kegiatan
c. Subjek Pengawasan : - Intern (dari dalam organisasi)
-.Extern ( dari luar organisasi)
d. Cara pengumpulan data :
-. Personal observation, inspection
-. Oral report
-. Written report
-. Control by exception/pengawasan khusus

FUNGSI MANAJEMEN
V.EVALUATING

29

EVALUATING
DIFINISI :
EVALUASI ADALAH
PROSEDUR PENILAIAN HASIL PELAKSANAAN
-SECARA SISTEMATIS
-MEMBANDINGKANNYA DENGAN STANDAR
-MENGIKUTI METODE TERTENTU
GUNANYA UNTUK :
MENILAI DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN SELANJUTNYA

TUJUAN EVALUASI :
SEBAGAI ALAT UNTUK PERBAIKAN
1. PERENCANAAN PROGRAM LANJUTAN.YG LEBIH BAIK
2. ALOKASI SUMBER DAYA
3. PELAKSANAAN KEGIATAN YANG SEDANG BERJALAN
30

EVALUASI BERDASARKAN WAKTU :

1.EVALUASI FORMATIF :
DILAKUKAN PADA SAAT PROGRAM BERLANGSUNG
- CRITICAL REVIEW EVALUATION,YAITU
EVALUASI SEBELUM PELAKSANAAN PROGRAM
MIDTERM EVALUATION YAITU
EVALUASI PROGRAM SEDANG BERJALAN

2.EVALUASI SUMATIF :
DILAKUKAN SAAT PROGRAM SELESAI
-EVALUASI OUTPUT YAITU MENILAI HASIL PROGRAM
-EVALUASI DAMPAK (OUTCOME) YAITU MENILAI
DAMPAK PROGRAM (EVALUASI INI BAHAYA KEKELIRUAN
YAITU BILA ADA KONTAMINASI DARI LAIN PROGRAM).
31

MODEL PENERAPAN EVALUASI FORMATIF DAN

SUMATIF

CONTAMINATION

Pre existing condition

Terkontrol

Technical,social,
Environtment
administrative

INPUT --- > PROCESS --- > OUTPUT

FORMATIVE
EVALUATION

tidak
terkontrol
OUTCOME

SUMMATIVE
EVALUATION

CONSEQUENCES

32

TAHAPAN EVALUASI :

1.KEGIATAN BERPIKIR KONSEPSUAL :

-FORMULASI TUJUAN / MANFAAT /SASARAN EVALUASI
-FORMULASI SUMBER /JENIS INFORMASI YG DIPERLUKAN
-FORMULASI KRITERIA EVALUASI
-FORMULASI KRITERIA KERJA EVALUASI
2.KEGIATAN OPERASIONAL
-PENGUMPULAN DATA / INFORMASI
3.KEGIATAN PENILAIAN
-FORMULASI DERAJAT KEBERHASILAN
-FORMULASI IDENTIFIKASI MASALAH
-FORMULASI FAKTOR PENUNJANG & PENGHAMBAT
4.KEGIATAN TINDAK LANJUT
-FORMULASI PEMECAHAN MASALAH
-FEEDBACK KEBUTUHAN INFORMASI TAMBAHAN
-FEEDBACK HASIL EVALUASI KE PENGGUNA
-FOLLOW UP /TINDAKAN PERBAIKAN

33

KRITERIA EVALUASI
1.RELEVANSI PROGRAM
*
*
*
*

PROGRAM SESUAI DENGAN TUJUAN NASIONAL ?

SESUAI KEBUTUHAN MASARAKAT ?
ADAKAH EFEK NEGATIF BILA TIDAK ADA PROGRAM ?
APAKAH METODENYA SEDERHANA

2.ADEQUACY (TINGKAT KECUKUPAN )PROGRAM

* ADEQUASI KEGIATAN
* ADEQUASI AKTIFITAS

3.UKURAN TINGKAT KEMAJUAN PROGRAM

* MONITORING KEMAJUAN PELAKSANAAN PROGRAM
* IDENTIFIKASI & KOREKSI HAMBATAN PROGRAM

4.EFEKTIFITAS PROGRAM
* MENILAI KEMAJUAN PROGRAM
* MENILAI PENCAPAIAN TARGET

5.EFISIENSI PROGRAM
* MENILAI PENCAPAIAN HASIL DIBANDINGKAN
JUMLAH SUMBER DAYA YG DIGUNAKAAN
34

ADEQUASI (KECUKUPAN) PROGRAM

ADEQUASI MENGGAMBARKAN TINGKAT KECUKUPAN PROGRAM

1.ADEQUASI KEGIATAN =
JUMLAH KEGIATAN YG DILAKSANAKAN
---------------------------------------------------------JUMLAH KEGIATAN YG DIBUTUHKAN

X 100%

2.ADEQUASI AKTIFITAS ( PENCAPAIAN ) =

JUMLAH HASIL(PENCAPAIAN KEGIATAN)
------------------------------------------------------------ X 100%
JUMLAH YG SEHARUSNYA DICAPAI (COVERAGE)
35

UKURAN TINGKAT KEMAJUAN

( PROGRESS REPORT)
ADALAH PENILAIAN DENGAN MEMBANDINGKAN
RENCANA / KENYATAAN PROGRAM SECARA BERKALA
UNTUK :
-MONITORING KEMAJUAN PROGRAM
-IDENTIFIKASI HAMBATAN PROGRAM
- KOREKSI HAMBATAN PROGRAM
CARA MENGUKUR KEMAJUAN PROGRAM
DENGAN MENGGUNAKAN OUTPUT
RUMUS REGRESSI
Y=a+bX
TIME
36

UKURAN EFEKTIFITAS
MENILAI TINGKAT KEBERHASILAN PROGRAM
MENILAI TINGKAT PENCAPAIAN TARGET
PERBANDINGAN EFEKTIFITAS BEBERAPA PROGRAM
HASIL
EFEKTIFITAS = ---------------- X 100%
TARGET

UKURAN EFISIENSI
MENILAI PENCAPAIAN HASIL DIKAITKAN DENGAN
BANYAKNYA SUMBER DAYA YG DIGUNAKAN
HASIL
EFISIENSI= --------------- X 100%
BIAYA
37