PROPOSAL DAN LAPORAN KEGIATAN

A. Proposal
1. Pengertian Proposal
Proposal adalah suatu rencana yang dituangkan dalam bentuk rancangan kerja, atau
dapat pula dikatakan bahwa proposal adalah suatu proyek-kegiatan yang diajukan kepada
pimpinan untuk mendapatkan pertimbangan-persetujuan. Proposal biasanya dibuat untuk
menginformasikan rencana suatu kegiatan dan dimaksudkan pula dalam rengka
mendeskripsikan kebutuhan-ketersediaan dana penyelenggara suatu kegiatan.

2. Jenis Proposal
Secara umum proposal dapat dibedakan menjadi empat jenis yakni proposal
pembangunan, proposal pemasaran, proposal penelitian, dan proposal kegiatan.
Dari keempat jenis proposal itu, hanya dua jenis proposal yakni proposal kegiatan
dan proposal penelitian yang akan dibahas pada begian berikut ini, sedangkan dua jenis
proposal lainnya tidak akan dibicarakan.

a. Proposal Kegiatan
proposal kegiatan yang dimaksud disini adalah sebuah usulan rencana kegiatan yang
akan dilaksanakan pada waktu dan momentum tertentu. Mengingat suatu kegiatan itu akan
memerlukan perencanaan yang matang, maka proposal itu pun dimaksud dalam rangka
pencarian dana karena biasanya dana tersebut tidak semuanya tersedia pada penyelenggara.
Dengan demikian proposal itu mempunyai dua sisi kepentingan, yaitu pertama,
untuk menjelaskan-menginformasikan rencana suatu kegiatan dengan penjelasan lengkap
apa nama dan jenis kegiatannya, apa tujuannya, kapan pelaksanaannya, dsb. Kedua,
dimaksudkan untuk menjelaskan rencana kegiatan yang akan dilaksanakan itu memerlukan
dana tambahan. Di sinilah dijelaskan beberapa kekurangan dana yang diperlukan, berapa
dana yang tersedia, dan berapa kekurangan dana, serta bagaimana cara menaggulanginya.
Di sinilah pentingnya partisipasi para sponsor. Sponsor di sini bisa berupa pimpinan
lembaga terkait, bisa juga perseorangan yang bersimpati pada suatu kegiatan, atau biasanya
dengan melibatkan para pengusaha yang diharapkan berpartisipasi secara financial dengan
imbalan mendapatkan kesempatan melakukan promosi. Perusahaan bisa membantu dengan
cara memberikan sejumlah dana atau sejumlah produk dengan harga-nilai tertentu.
Berdasarkan pemahaman bahwa proposal merupakan rencana kegiatan yang
dituangkan dalam bentuk rancangan kegiatan yang dituangkan dalam bentuk rancangan
kerja, maka isi sebuah proposal akan terdiri atair sebagai berikut.
1. nama kegiatan/ judul proposal,
2. dasar pemikiran,
3. tujuan kegiatan,
4. manfaat kegiatan,
5. ruang lingkup kegiatan,
6. jadwal, waktu, dan tempat kegiatan,
7. panitia pelaksana, peserta-sasaran kegiatan,
8. dan anggaran biaya.
Berikut ini penjelasan satu per satu semua komponen proposal tersebut.

a). Nama Kegiatan

pada bagian ini dijelaskan nama keh=giatan yang akan dilaksanakan yang merupakan
sebiah judul/ nama kegiatan. Misalnya,

Proposal
Renovasi-Pengembangan Masjid As-Safir
Sekolah Tinggi Pariwisata Bandung
 Proposal
Penyelenggera Lomba Pidato Antarmahasiswa Jurusan Pendidikan
Bahasa Indonesia LPTK se-Jawa Barat dalam Rangka Hari Sumpah
Pemuda Tahun 2010

b). Dasar Pemikiran

pada bagian ini dijelaskan alasan-alasan yang rasional mengapa atau apa pentingnya lomba
pidato/ renovasi masjid/ PSBM itu dilaksanakan. Alasan ini bisa dikemukakan dari
berbagai segi, misalnya dari aspek silaturahmi, dari aspek pentingnya keterampilan
berkomunikasi, aspek pembinaan prestasi, dsb. Singkatnya bila kegiatan (lomba pidato,
renovasi masjid, PSBM) itu dilaksanakan.

c). Tujuan dan Manfaat Kegiatan

pada bagian ini secara ringkas dan jelas apa tujuan yang ingin dicapai melalui kegiatan
lomba pidato itu. Kemudian jelaskan pula manfaat apa yang bisa dipetik oleh peserta, oleh
lembaga, oleh masyarakat dari penyelenggara lomba pidato itu.

d). Ruang Lingkup Kegiatan

pada bagian ini harus dijelaskan ruang lingkup dan jenis kegiatan yang akan dilaksanakan.
Misalnya, kegiatan yang dilaksanakan adalah lomba pidato. Selain pelaksanaan lomba
pidato itu ada kegiatan apa lagi. Perlu juga dijelaskan berbagai hal yang berkaitan dengan
lomba pidato itu, seperti: tema, persyaratan naskah, penjurian, siapa dan apa persyaratan
pesertanya, berapa orang peserta dari tiap lembaga, dan persyaratan khusus apa yang harus
dimiliki-dipenuhi peserta. Bisa jadi, selain lomba pidato yang merupakan acara pokok,
dilaksanakan acara pendukung berupa bazaar, pameran buku, dan hiburan selingan.

e). Waktu dan Tempat Kegiatan

Pada bagian itu harus dijelaskan kapan kegiatan itu dilaksanakan lengkap dengan jadwal
pelaksanaannya dan informasi di mana tempat kegiatan itu dilaksanakan.

f). Penyelenggara atau Panitia

bagian ini berisi penjelasan susunan panitia inti: Ketua, Sekretaris, bendahara, dsb. – plus
susunan panitia pengarah, Pembina, dan panitia selengkapnya, apabila personalianya
banyak bisa ditempatkan pada lampiran. Panitia menggambarkan personalia yang
bertanggung jawab atas pelaksanaan keseluruhan acara dan pelaksana teknis, misalnya,
lomba pidato tersebut ditangani oleh siapa, dari mana toim jurinya, dan criteria apa yang
dinilai.

g). Anggaran Biaya

pada bagian ini dikemukakan secara lengkap-garis besar berapa biaya yang diperlukan
untuk mendanai keseluruhan kegiatan. Kemudian dirinci untuk kegiatn-keperluan pos apa
saja. Secara garis besar bagian ini menggambarkan berapa biaya yang dimiliki panitia-
penyelenggara, dan berapa kekurangannya, serta bagaimana cara menanggulangi
kekurangan dana tersebut. Apakah dengan cara meminta bantuan spomsor, atau dengan
usaha apa.

b. Proposal Penelitian
Proposal penelitian yang dimaksudkan di sini adalah suatu proposal atau usulan
untuk pelaksanaan suatu penelitian ilmia, misalnya, untuk penyusunan laporan. Penelitian
itu sendiri bisa berupa proyek penelitian yang dibiayai sponsor-pemerintah atau penelitian
mandiri dalam rangka penulisan karya tulis akademik, misalnya, proyek akhir, skripsi,
tugas akhir, KTI.
Kerangka proposal penelitian secara umum lazimnya terdiri atas beberapa
komponen sebagaimana tersebut di bawah ini. Dengan catatan bahwa setiap lembaga atau
perguruan tinggi memiliki ketentuan tersendiri yang memungkinkan kebijakan antara
lembaga yang satu dengan lembaga yang lain berbeda. Dengan demikian bisa ditemukan
dalam satu penelitian tertentu tidak semua komponen tertentu saja.

B. Laporan Kegiatan

1. Pengertian Laporan
Laporan adalah segala sesuatu yang dilaporkan atau diinformasikan oleh seseorang
kepada orang-pihak lain baik secara lisan maupun tulisan, setelah orang-orang tersebut
mengikuti atau melaksankan seatu kegiatan.
Seperti diketahui bersama bahwa, laporan pada dasarnya merupakan satu bentuk
penyampaian/ penyajian fakta, data, dan pemikiran-pemikiran untuk melaksanakan suatu
tindakan. Laporan tertulis mempunyai bentuk-bentuk atau format yang telah disepakati dan
berlaku umum.
Isi laporan, misalnya, dapat berupa hasil: pelaksanaan suatu kegiatan, praktik
laboratorium, praktik dapur, penelitian lapangan, pengamatan, dan percobaan atau
eksperimen. Hal yang mendasari setiap laporan adalah ada-tersajikannya fakta dan data.
Fakta dan data itulah yang disusun menjadi informasi benar-akurat-lengkap untuk
disampaikan kepada pimpinan atau pihak lain yang terkait-relevan.

2. Fungsi Laporan
Dalam kegiatan pelaporan terkandung empat macam fungsi:

a. Fungsi Informatif
Fungsi Informatif mengandung pengertian bahwa laporan berguna sebagai sumber
informasi bagi pejabat yang melaksanakan tugas-tugasnya termasuk untuk pengambilan
keputusan atau menetapkan kebijakan.

b. Fungsi Pertanggungjawaban
Fungsi pertangungjawaban berarti laporan merupakan tanggung jawab pelapor mengenai
hal-hal yang dilaporkan berkaitan dengan pekerjaan atau tugas yang diberitugaskan
kepadanya.

c. Fungsi Pengawasan
Fungsi pengawasan laporan mengandung arti bahwa dengan adanya pelaporan, berarti
pihak yang memberikan perintah secara tidak langsung ikut mengawasi pelaksanaan suatu
kegiatan walaupun tidak secara langsung melihat-menyaksikan sendiri.

d. Fungsi Pengambilan Keputusan

Fungsi pengambilan keputusan mempunyai makna bahwa seorang pimpinan, misalnya, bisa
mengambil suatu keputusan atau kebijakan berdasarkan laporan yang berisi informasi
objektif, benar, akurat, dan lengkap tentang suatu permasalahan.

3. Syarat Laporan
Prinsip dasar penyusunan laporan sama dengan prinsip berkomunikasi pada
umumnya. Ada pembuat laporan, ada pesan-laporan-hasil yang disampaikan, dan ada pihak
penerima laporan.
Agar laporan dapat dipergunakan sebagai alat komunikasi yang efektif, paling tidak
sebuah laporan itu harus memenuhi enam syarat, yaitu benar, akurat, lengkap, jelas,
sistematis, dan objektif. Berikut penjelasan ringkas satu per satu.
a. Benar
Laporan secara keseluruhan harus mengandung informasi yang benar, harus dapat
dipertanggungjawabkan kebenarannya. Jika laporan tersebut salah, maka keputusan yang
diambil berdasarkan laporan itu juga akan salah.
b. Jelas
Laporan menyajikan data dan fakta yang terinci jelas. Laporan dapat dikatakan jelas apabila
isi-uraian laporan tidak memberi peluang untuk ditafsirkan secara berbeda oleh dua orang
atau lebih. Singkatnya, apa yang tersaji pada laporan dapat dipahami sama jelasnya oleh
penerima laporan.

c. Lengkap
Lengkap tidak sama dengan panjang. Sebuah laporan dinilai lengkap apabila mengandung
data dan fakta menggambarkan sesuatu atau suatu kegiatan menyeluruh, dari awal-tengah-
akhit proses kegiatan itu. Jika tidak lengkap, laporan tidak akan dapat digunakan sebagai
bahan pengambil keputusan.

d. Sistematis
penyajian laporan harus sistematis-tertib agar mudah diikuti oleh penerima laporan atau
orang-orang yang membacanya. Untuk itu, laporan harus diorganisasikan dengan sebaik-
baiknya, laporan tersistematis sedemikian rupa dengan sistem pengodean dan
pengorganisasian yang teratur. Pendahuluan-isi-inti-penutup lapoaran itu menjadi suatu
paparan-wawancara yang terstruktur benar-akurat-tertib-lengkap.

e. Objektif
Laporan itu harus disusun dengan tidak memasukkan hal-hal yang bersifat subjektif,
laporan tidak semata-mata mengikuti selera atau persepsi subjektif pribadi si pembuat
laporan yang hanya untuk memudahkan pelapor dan menyenangkan penerima laporan.
Pembuat laporan harus netral dan berpihak pada kebenaran dengan memakai ukuran
normative dapat diterima umum, dalam menilai sesuatu membuat laporan tidak boleh
memihak, selain kepada kebenaran, dan kemanfaatan untuk kepentingan yang lebih besar.

f. Tepat waktu
Kita sepakat bahwa ketepatan waktu dalam menyampaikan sebuah laporan dapat dikatakan
mutlak, terutama apabila laporan sudah ditunggu oleh pihak yang memerlukan untuk
berbagai keperluan sesuai dengan fungsi dan guna laporan tersebut. Misalnya, untuk
mengambil keputusan atau suatu kebijakan. Laporan sedapat mungkin selesai dan
disampaikan sesuai dengan jadwal-target yang telah ditetapkan.

4. Jenis Laporan
Kita mengenal laporan sangat beraneka ragam corak dan bentuknya. Laporan dapat
dilihat dari segi maksudnya, dari segi bentuknya, dari segi penyampaian, dan dari segi
waktu penyampaiannya.