JOB DESCRIPTION FEC UI 2023

● Project Officer
1. Bertanggung jawab atas pembuatan landasan kegiatan yang menjadi haluan
kepanitiaan FEC UI 2023
2. Bertanggung jawab atas konsep seluruh rangkaian acara FEC UI 2023 dengan
berkoordinasi bersama PI-BPH;
3. Bertanggung jawab atas seluruh rangkaian acara FEC UI 2023;
4. Memastikan seluruh panitia memahami landasan kepanitiaan FEC UI 2023;
5. Memastikan tujuan FEC UI 2023 tercapai sesuai dengan parameter yang sudah
ditentukan;
6. Bertanggung jawab atas terciptanya kepanitiaan FEC UI 2023 yang peduli,
inklusif, dan produktif;
7. Menjadi perwakilan representatif FEC UI 2023 kepada pihak eksternal terkait
segala bentuk kerja sama;
8. Menjadi pengambil keputusan terakhir terhadap penyelesaian yang muncul
selama berjalannya kepanitiaan FEC UI 2023;
9. Mengadakan dan menuntun rapat untuk mengkomunikasikan perkembangan
kepanitiaan.

● Vice Project Officer

1. Bersama PO menyusun konsep seluruh rangkaian acara FEC UI 2023 dan
berkoordinasi dengan PI-BPH;
2. Bersama PO bertanggung jawab atas terciptanya kepanitiaan FEC UI 2023
yang peduli, inklusif, dan produktif;
3. Bersama PO mengawasi, mengontrol, serta membantu seluruh divisi dalam
kepanitiaan FEC UI 2023;
4. Memastikan landasan kepanitiaan FEC UI 2023 dimengerti secara penuh oleh
seluruh panitia;
5. Memastikan tujuan FEC UI 2023 tercapai sesuai dengan parameter yang sudah
ditentukan;
6. Bertanggung jawab atas seluruh rangkaian acara FEC UI 2023
7. Mengawasi secara penuh berjalannya kepanitiaan dan seluruh rangkaian acara
FEC UI 2023
 8. Membantu PO dalam menjalankan tugasnya serta menggantikan PO apabila
PO berhalangan hadir dalam kegiatan kepanitiaan FEC UI 2023

● Sekretaris
1. Bertanggung jawab secara langsung kepada Project Officer.
2. Bertanggung jawab atas penyimpanan dan pengelolaan data-data penting FEC
UI 2023.
3. Membuat dan mengelola database semua panitia FEC UI 2023.
4. Bertanggung jawab atas pembuatan dan penyusunan proposal serta laporan
pertanggungjawaban.
5. Membuat, mengurus, dan mengarsipkan semua surat dan MoU yang berkaitan
dengan rangkaian kegiatan FEC UI 2023.
6. Menulis notulensi pada setiap rapat pengurus inti, rapat dengan badan
pengurus harian, serta rapat pleno.

● Bendahara Umum
1. Bertanggung jawab terhadap Project Officer secara langsung.
2. Membuat Rancangan Anggaran Bersama FEC UI 2023 dengan pertimbangan
optimis, realis, dan pesimis.
3. Mencatat dan mengatur keseluruhan pemasukan dan pengeluaran dana FEC
UI 2023.
4. Membuat laporan keuangan FEC UI 2023 mengenai pengeluaran selama
kegiatan FEC UI 2023 berlangsung.
5. Bertanggung jawab secara keseluruhan tentang pengelolaan keuangan FEC UI
2023.
6. Melakukan manajemen dan menjaga kestabilan cash flow FEC UI 2023.
7. Mengawasi dan mengatur divisi Ticketing, Sponsorship, dan Fundraising.

● Koordinator Keuangan
1. Bertanggung jawab kepada Bendahara Umum secara langsung.
2. Membantu Bendahara Umum dalam membuat RAB, LPJ Keuangan, dan
membuat keputusan lainnya.
3. Menjembatani Bendahara Umum dengan divisi Fundraising, Sponsorship, dan
Ticketing.
 4. Melakukan koordinasi dengan divisi Fundraising, Sponsorship, dan Ticketing.
5. Mengawasi kinerja divisi Fundraising, Sponsorship, dan Ticketing di
lapangan.
6. Melaporkan segala bentuk kejadian di lapangan yang berkaitan dengan
keuangan kepada Bendahara Umum.
7. Mengelola SUC panitia FEC 2023.

● Koordinator Roadshow
1. Bertanggung jawab secara langsung kepada Project Officer atas pelaksanaan
kegiatan Roadshow di Region Tangerang, Tangerang Selatan, Serang,
Pandeglang, Lebak, dan Cilegon.
2. Merekrut PJ Roadshow region.
3. Menentukan konsep dan teknis pelaksanaan bersama dengan PI dan PJ
Roadshow.
4. Menyusun materi Roadshow bersama dengan PJ Roadshow FEC 2021.
5. Menyusun teknis acara Roadshow Training Day dengan PJ Roadshow.
6. Menyimpan database dari PJ Region Roadshow terkait daftar sekolah, jadwal
kunjungan roadshow, dan tipe sekolah tujuan roadshow.
7. Mengawasi pelaksanaan kegiatan roadshow di tiap region.
8. Mengikuti Roadshow di region-nya.
9. Membuat Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ).

● Koordinator StuMeet
1. Bertanggung jawab secara keseluruhan acara StuMeet kepada Project Officer
dalam pelaksanaannya.
2. Merancang konsep acara StuMeet secara lengkap dan menyeluruh bersama PJ
Soshum dan PJ Saintek.
3. Mencari Kemitraan dengan potensi mitra yang telah disebutkan dalam
Pre-Proposal.
4. Mengawasi jalannya StuMeet secara keseluruhan.
5. Bersama PJ Soshum dan Saintek membagi kelompok peserta.
6. Membuat Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ).

● Koordinator Gelar UI
 1. Bertanggung jawab secara keseluruhan acara Gelar UI kepada Project Officer
dalam pelaksanaannya.
2. Merancang konsep acara Gelar UI berikut rundown acara secara keseluruhan.
3. Mengkoordinasikan seluruh panitia (baik volunteer ataupun panitia inti Gelar
UI) selama kegiatan Gelar UI berlangsung.
4. Mengarahkan dan mengawasi PJ Talkshow, PJ Faculty Expo dan PJ Faculty
Class.
5. Merekrut panitia dan membuat jobdesc untuk acara Gelar UI.
6. Membuat Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ).

● Koordinator Try Out

1. Bertanggung jawab langsung kepada Project Officer dalam melaksanakan
kegiatan Try Out FEC UI 2023.
2. Mencari sumber daya manusia (SDM) untuk menjadi penanggung jawab (PJ)
Try Out setiap region
3. Mencari partner kerjasama serta melakukan koordinasi untuk
menyelenggarakan kegiatan Try Out FEC UI 2023.
4. Berkoordinasi dengan sekretaris mengenai MoU dan ToR.
5. Mengawasi dan bertanggung jawab atas seluruh rangkaian kegiatan Try Out
FEC UI 2023.
6. Menyusun konsep, teknis pelaksanaan, dan Standar Operasional Prosedur
(SOP) Try Out FEC UI 2023.
7. Membuat timeline kegiatan Try Out FEC UI 2023.
8. Membuat rundown kegiatan Try Out FEC UI 2023.
9. Mengkoordinir open recruitment staf Try Out bersama dengan PJ Try Out
setiap region.
10. Melakukan koordinasi dengan PJ Try Out setiap region dalam pelaksanaan
kegiatan Try Out.
11. Mengirim email berisi username dan password dengan berkoordinasi bersama
divisi ticketing
12. Berkoordinasi dengan media kreatif terkait publikasi dalam pelaksanaan
kegiatan Try Out.
13. Melakukan evaluasi kegiatan Try Out FEC UI 2023.
14. Membuat Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ).
● Koordinator Media Kreatif
1. Menjadi penghubung komunikasi antara bidang kreatif dengan seluruh divisi
terkait kebutuhan operasional acara.
2. Membuat timeline Media Kreatif FEC UI 2023.
3. Membantu tim design menyusun Grand Design FEC UI 2023.
4. Merencanakan konsep penuansaan kegiatan FEC UI 2023.
5. Membuat SOP untuk tiap divisi media kreatif.
6. Merencanakan konsep publikasi, design, dan dokumentasi bersama dengan
masing-masing PJ-nya.
7. Mengingatkan dan memastikan semua BPH dan staf untuk selalu mengerjakan
tugasnya sesuai dengan timeline yang sudah dibuat agar seluruh divisi
mengerjakan tugasnya tepat waktu.
8. Membuat Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ).

● Wakil Koordinator Media Kreatif

1. Menjadi penghubung antara bidang kreatif dengan seluruh divisi terkait
kebutuhan operasional.
2. Bersama dengan koordinator membuat timeline FEC UI 2023.
3. Bersama koordinator membuat Grand Design FEC UI 2023 bersama design.
4. Membantu merencanakan konsep penuansaan kegiatan FEC UI 2023.
5. Membantu membuat SOP untuk tiap divisi media kreatif.
6. Merencanakan konsep publikasi, design, dan dokumentasi bersama dengan
masing-masing PJ-nya.
7. Mengingatkan dan memastikan semua BPH dan staf untuk selalu mengerjakan
tugasnya sesuai dengan timeline yang sudah dibuat agar seluruh divisi
mengerjakan tugasnya tepat waktu.

● Koordinator Registrasi
1. Menjadi penghubung komunikasi antara bidang ticketing dengan seluruh
divisi mengenai keperluan ticketing.
2. Bertanggung jawab secara langsung kepada Project Officer atas sistem
ticketing di Region Tangerang, Tangerang Selatan, Serang, Pandeglang,
Lebak, dan Cilegon.
 3. Bertanggung jawab atas proses percetakan dan distribusi tiket baik tiket fisik
maupun tiket non fisik.
4. Mencari sumber daya manusia (SDM) untuk menjadi penanggung jawab (PJ)
Ticketing setiap region
5. Merancang konsep terkait sistem ticketing
6. Berkoordinasi dengan PJ Ticketing setiap region tentang open recruitment staf
Ticketing
7. Mengingatkan dan memastikan semua BPH dan staf untuk selalu mengelola,
mengecek data peserta, dan melaksanakan sistem alur ticketing dengan tepat
waktu sesuai timeline.
8. Bertanggung jawab atas mekanisme pembelian tiket di setiap regional maupun
Non-Banten.
9. Mengirim email berisi username dan password dengan berkoordinasi bersama
divisi Try Out
10. Membuat alur Ticketing FEC UI 2023.
11. Bekerja sama dengan StuMeet terkait data peserta yang mendaftar dalam
kegiatan StuMeet.
12. Bertanggung jawab atas proses percetakan dan distribusi tiket baik tiket fisik
maupun tiket non fisik.
13. Mengingatkan dan memastikan PJ dan Wakil PJ untuk melakukan COD pada
region masing-masing (jika kondisi memungkinkan).
14. Membuat Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) Ticketing.

● PJ & WAPJ Sponsorship

1. Membuat paket penawaran Sponsorship.
2. Membuat list instansi dan perusahaan yang akan di-approach.
3. Mengirimkan proposal sponsorship ke instansi dan perusahaan yang akan
dituju.
4. Melakukan komunikasi lebih lebih lanjut terhadap perusahaan yang telah di
approach secara offline maupun online.
5. Memastikan pihak sponsor menjalankan kewajiban sesuai dengan MoU.
6. Melakukan koordinasi dengan divisi keuangan terkait RAB
7. Membuat perkiraan RAB sponsor
 8. Merekrut staf untuk membantu divisi
9. Membagi jobdesc kepada staf secara merata
10. Memastikan anggota divisi mendapat pembagian tugas yang adil dan hadir
pada saat roadshow berlangsung.

● PJ & WAPJ Fundraising

1. Bertanggung jawab dalam memasarkan bidang jasa untuk mencari dana guna
menunjang acara FEC UI 2023.
2. Membuat rencana yang akan digunakan dalam pencarian dana dan strategi
marketing barang dan jasa.
3. Mendata modal awal dan keuntungan yang diperoleh serta melaporkannya
kepada koordinator keuangan dan bendahara umum.
4. Berkoordinasi dengan bidang perlengkapan terkait kebutuhan penunjang
fundraising FEC UI 2023.
5. Merekrut staf untuk membantu jobdesc divisi.
6. Bekerja sama dengan beberapa vendor terkait penjualan produk.
7. Berkoordinasi dengan bidang media kreatif terkait desain produk dan promosi
barang.
8. Berkoordinasi dengan bidang roadshow terkait penjualan produk pada saat
roadshow berlangsung.
9. Memastikan anggota divisi mendapat pembagian tugas yang adil dan hadir
pada saat roadshow berlangsung.

● PJ Region Roadshow
1. Mencari kontak sekolah yang akan dikunjungi.
2. Merekrut staf roadshow region.
3. Menentukan sekolah-sekolah yang akan dikunjungi untuk Roadshow baik
secara daring maupun luring.
4. Membuat pembagian kerja staf untuk menjadi penanggung jawab sekolah.
5. Memastikan adanya komunikasi yang baik bagi internal Roadshow maupun
dengan pihak eksternal lainnya.
6. Memastikan tiap anggota mendapatkan porsi tugas yang adil.
7. Memastikan staf yang bersangkutan untuk hadir dalam kegiatan Roadshow.
 8. Mengoordinasikan kegiatan Roadshow dan memastikan kegiatan berjalan baik
pada masing-masing region.
9. Menentukan jadwal kegiatan Roadshow.
10. Mengumpulkan SDM yang dibutuhkan untuk melaksanakan kegiatan
Roadshow.
11. Menyusun LPJ setelah rangkaian FEC 2021 berakhir.

● PJ Faculty Expo Gelar UI

1. Bertanggung jawab terhadap proses perekrutan dan koordinasi volunteer Gelar
UI.
2. Membuat konsep acara Faculty Expo bersama Koordinator GUI dan
Penanggung Jawab lainnya.
3. Mengoordinasikan perwakilan fakultas untuk sesi Faculty Expo.
4. Membuat Term of Reference.
5. Memastikan setiap fakultas terwakili dan hadir saat hari-H acara.
8. Melakukan pemetaan terkait alur acara.
10. Melakukan koordinasi terhadap acara hingga selesai.

● PJ Faculty Class Gelar UI

1. Bertanggung jawab terhadap proses perekrutan dan koordinasi volunteer Gelar
UI.
2. Mengoordinasikan perwakilan fakultas yang menjadi pemateri dalam sesi
Faculty Class.
3. Memastikan setiap fakultas terwakili dan hadir saat hari-H acara.
4. Membuat konsep acara Faculty Class bersama Koordinator GUI dan
Penanggung Jawab lainnya.
5. Membuat Term of Reference.
6. Melakukan koordinasi terhadap acara hingga selesai.

● PJ Talkshow Gelar UI
1. Membuat Konsep Talkshow.
2. Membuat rundown acara.
3. Membuat Term of Reference.
4. Mencari dan menghubungi pembicara.
 5. Mencari dan menghubungi MC serta Moderator Talkshow.
6. Bertanggung jawab pada acara Talkshow.

● PJ Region Try Out

1. Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan kegiatan Try Out di region terkait.
2. Mengajak staf untuk mempublikasikan konten FEC UI 2023.
3. Memastikan platform siap digunakan saat Try Out bersama Koordinator Try
Out.
4. Melakukan open recruitment staf Try Out bersama Koordinator Try Out untuk
region terkait.
5. Memastikan tersedianya sumber daya manusia sebagai staf selama Try Out.
6. Berkoordinasi dengan divisi ticketing, roadshow, dan media kreatif dalam
pelaksanaan kegiatan Try Out.
7. Memastikan keterlambatan pelaksanaan Try Out paling lambat 30 menit
setelah jam yang ditentukan.
8. Memastikan setiap peserta Try Out FEC UI 2023 mengakses soal dan
pembahasan Try Out.
9. Menjadi contact person untuk para peserta tiap region.

10. Menyusun Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) BPH TO region terkait.

● PJ Humas dan Publikasi

1. Bertanggung jawab atas seluruh lini masa FEC UI 2023.
2. Mempublikasikan seluruh informasi terkait kegiatan FEC UI 2023 melalui
seluruh lini masa FEC UI 2023.
3. Mengajukan kerjasama dengan berbagai Media Partner sebagai sarana
publikasi tambahan.
4. Melakukan koordinasi dengan tim design dan dokumentasi terkait dengan
design yang akan dipublikasikan di berbagai lini masa FEC UI 2023.
5. Bertanggung jawab sebagai jembatan informasi atas kegiatan FEC UI 2023
dengan para siswa/i SMA/sederajat.
6. Melakukan live report ketika rangkaian acara FEC UI 2023 berlangsung.
 7. Melakukan live instagram untuk mengenal lebih dalam mengenai FEC UI
2023.

● PJ Dokumentasi
1. Merancang SOP dokumentasi.
2. Membuat sistem archival dokumentasi.
3. Melakukan kerjasama dengan PJ Humas Publikasi.
4. Melakukan pembagian tugas pada staf.
5. Mendokumentasikan seluruh acara FEC UI 2023.
6. Membuat after movie acara FEC UI 2023.

● PJ Design
1. Bertanggung jawab atas ketersediaan macam keperluan dalam bidang visual
yang dibutuhkan dalam seluruh rangkaian acara FEC UI 2023.
2. Menyediakan segala keperluan design yang diperlukan oleh divisi lain.

● PJ Region Registrasi
1. Bertanggung jawab untuk mengelola data peserta pada region masing-masing.
2. Melakukan COD pada region masing-masing.
3. Mencari staf divisi registrasi pada setiap region.
4. Mengirim tiket kepada peserta di region masing-masing.
5. Bekerja sama dengan divisi Try Out untuk mengelola data peserta yang
mengikuti Try Out pada setiap region.
6. Melakukan koordinasi antar koordinator dan staf untuk mengelola, mengecek
data peserta.
7. Mengatur sistem pembelian tiket agar berjalan dengan baik.
8. Melakukan koordinasi dengan koordinator dan staf untuk mengelola dan
mengecek data peserta yang mengikuti kegiatan StuMeet.

● PJ StuMeet Region
1. Mencari pengajar.
2. Menjadi LO untuk para pengajar.
3. Bertanggungjawab terhadap grup peserta.
4. Mengawasi jalannya StuMeet.
5. Membagi kelas untuk para peserta.
6. Berkoordinasi dengan Koor untuk sesi TPS.
7. Membuat dan mengatur kegiatan acara StuMeet.