JOB DESCRIPTION STAFF

MECHFEST 2021
Mechanical Engineering Festival (MechFest) Merupakan acara tahunan yang diadakan
oleh HMTM UPN Veteran Jakarta dalam rangka merayakan diesnatalis Himpunan Teknik
Mesin UPNVJ yang ke-28. MechFest digelar melalui 3 Rangkaian acara yaitu Competition,
Webinar, dan Main Event dengan tujuan untuk membangun rasa kebersamaan antar Mahasiswa
Aktif Teknik Mesin UPNVJ maupun pihak Eksternal dengan memberikan berbagai
Perlombaan dan ilmu pengetahuan melalui Webinar yang dikemas dengan menarik.

Kualifikasi Umum
1. Mahasiswa aktif Teknik Mesin UPNVJ Angkatan 2019 & 2020.
2. Memiliki ketertarikan di bidang Event.
3. Berkomitmen hingga akhir masa kepengurusan (November 2021).
4. Mampu bekerja sama dalam tim.
5. Mengisi template cv/resume yang telah disediakan.

Kualifikasi Khusus
1. Sekretaris
• Mengurus administrasi kegiatan dan surat-menyurat
• Membuat Proposal Kegiatan
• Membuat Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ)
• Membuat notulensi setiap rapat kepanitiaan
• Membuat rekapitulasi daftar hadir rapat kepanitiaan

2. Bendahara
• Bertanggung jawab atas urusan keuangan dan hasil penggalangan dana
• Membuat Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) untuk seluruh arus pemasukan dan
pengeluaran
• Membuat seluruh rangkaian anggaran biaya berdasarkan hasil rapat keseluruhan
divisi

3. Divisi Acara
• Membuat susunan acara (rundown) secara detail dan spesifik (memuat waktu,
acara, personil in charge, perlengkapan dan tempat)
• Bersama divisi perlengkapan, menyusun daftar perlengkapan dan peralatan yang
dibutuhkan
• Menentukan konsep acara lebih matang dengan ketua pelaksana terkait lomba-
lomba dan webinar pada saat pelaksanaan MECHFEST 2021
• Berfungsi sebagai koordinator lapangan dan mengatur hal-hal teknis di lapangan;
• Menyosialisasikan draft susunan acara yang detail dan spesifik kepada divisi lain
dan pihak-pihak lain yang terkait;
 • Mempersiapkan hal-hal untuk pra dan saat pelaksanaan MECHFEST 2021
• Bersama ketua pelaksana, Menyusun syarat dan ketentuan peserta lomba dan
menentukan benefit yang akan didapat oleh peserta;
• Membuat RAB divisi Acara
• Menentukan Tema dan Jargon dari lomba dan webinar
• Membuat List Perlengkapan dan Peralatan yang dibutuhkan
• Mengatur, memimpin semua kegiatan
• Membagi tugas dan tanggungjawab mengenai hal – hal teknis pada saat kegiatan
berlangsung misalnya, moderator,pemimpin acara, pembicara, dll
• Membuat timeline dan TOR untuk konten sosial media MECHFEST 2021 secara
rapih dan sistematis.

4. Divisi Humas
• Menyampaikan semua informasi kepada seluruh panitia melalui koordinasi dengan
Divisi Acara
• Berkoordinasi dengan LO untuk konfirmasi tamu, pengisi acara, dan lain
sebagainya.
• Memegang kendali sosial media MechFest dengan berkoordinasi dengan Divisi
PDD
• Menjadi contact person untuk seluruh Acara

5. Divisi Publikasi, Dokumentasi & Desain (PDD)

• Membuat Logo
• Melakukan dokumentasi seluruh kegiatan
• Bertanggung jawab atas semua keperluan desain untuk media
• Mendesign proposal kreatif MECHFEST 2021
• Mendesign sertifikat, Merchandise, dll

6. Divisi Fundraising
• Bertanggung jawab dalam mengumpulkan dana untuk mensubsidi pengeluaran
MechFest
• Membuat ide untuk memberikan penghasilan
• Melakukan follow up dana dan usaha pra acara dan pasca acara
• Menyerahkan seluruh penerimaan kepada Bendahara
• Berpartisipasi dalam mencari pemasukan untuk mendukung acara MechFest 2021
• Membuat list dan target pemasukan untuk acara MechFest 2021

7. Divisi Konsumsi
• Bertanggung jawab untuk menyediakan makanan dan minuman panitia acara, serta
pihak-pihak yang berkaitan dengan acara Mechfest 2021
• Mencari dan menghubungi catering untuk menyediakan makanan yang layak
selama kegiatan ini.
 • Bertanggung jawab terhadap distribusi makanan selama kegiatan MechFest 2021

8. Divisi Operational
• Menyediakan semua keperluan peralatan dan perlengkapan selama kegiatan
MechFest
• Bertanggung jawab atas kondisi semua peralatan dan perlengkapan yang digunakan
selama kegiatan