GRAND DESIGN

MECHANICAL FESTIVAL
2021
Disusun Oleh:
Panitia Mechanical Festival 2021
 LATAR BELAKANG
Sebagai mahasiwa teknik, tak bisa dipungkiri bahwa kemampuan
hardskill dituntut lebih. Luasnya bidang teknik juga menambah beban
tuntutan mahasiswa untuk unggul di tiap-tiap bidang yang ada. Untuk
pengasahan dibidang hardskill sendiri, mahasiswa membutuhkan adanya
praktik langsung di dalam manajemen diri ini. Dengan adanya praktik
langsung, mahasiswa diharapkan dapat bersaing serta memiliki nilai lebih.
Maka dari itu, Organisasi Mahasiswa Himpunan Mahasiswa Teknik Mesin
(HMTM) bertujuan untuk membantu pihak universitas di dalam
mempersiapkan lulusannya agar siap bekerja dan siap terjun langsung di
lapangan dengan diadakannya kegiatan Mechanical Festival 2021 yang
mana pada kegiatan ini menghadirkan Webinar Nasional serta diadakannya
lomba-lomba.
 MAKSUD DAN TUJUAN
1. Maksud
Agar mahasiswa dapat meningkatkan softskill & hardskill serta dapat
mempererat tali persaudaraan antar Mahasiswa Aktif Teknik Mesin UPNVJ
melalui kegiatan Mechanical Festival 2021

2. Tujuan
• Mewujudkan Mesin UPNVJ menjadi unggul, aktif dan kreatif melalui
rangkaian Kegiatan Lomba MechFest.
• Meningkatkan ilmu pengetahuan dan wawasan Mahasiswa Teknik
Mesin UPNVJ melalui kegiatan Seminar.
• Meningkatkan rasa kekeluargaan antar Mahasiswa Teknik Mesin
UPNVJ melalui Kegiatan Charity dan Acara Puncak.
 DASAR HUKUM
1. Tridharma Perguruan Tinggi
2. Surat Keputusan Dekan Fakultas Teknik
Nomor:Kep/001/UN61.3/FT/2021 tanggal 4 Januari
2021 tentang Pengangkatan Pengurus Himpunan
Mahasiswa Teknik Mesin di lingkungan UPN Veteran
Jakarta.
3. Program Kerja Himpunan Mahasiswa Teknik Mesin
(HMTM) di lingkungan UPN Veteran Jakarta.
 01
DIVISI LOMBA
Cabang Lomba: Poster, CAD, dan KTI
TUGAS POKOK DAN FUNGSI (TUPOKSI)

Teknis RAB

Timeline Membuat
Kegiatan
Merancang dan
anggaran biaya
menyusun teknis
yang dibutuhkan
lomba

Mengatur jadwal Bertanggung

pelaksanaan jawab pada
lomba berlangsungnya
kegiatan
 TEMA LOMBA
I Tema yang diusung pada lomba Mechfest 2021 adalah “Inovasi
Teknologi Pada Masa Pandemi COVID-19 di Indonesia”. Tema tersebut dilatar
belakangi karena penyebaran COVID-19 di Indonesia semakin buruk sehingga kita
membutuhkan inovasi teknologi yang memudahkan manusia dalam kegiatan
sehari-hari serta meminimalisir dampak penyebaran dan meningkatkan harapan
hidup bagi masyarakat sehat, penyintas, maupun pengidap COVID-19.

Sub-tema yang dapat dipilih peserta yaitu:

a. Lingkungan
b. Transportasi
c. Industri
d. Pendidikan dan penelitian
 INDIKATOR CAPAIAN

Kreativitas 1 Skill
Peserta dapat tetap 2 Peserta mengasah
kreatif pada masa kemampuan
pandemi dengan lomba
yang disediakan

Pengalaman Inovasi
Peserta mendapat 4 Inovasi peserta yang
pengalaman 3 dilombakan dapat
berkompetisi meski dimanfaatkan untuk
sedang pandemi kepentingan umum
 TIMELINE (LOMBA POSTER)

VENUS
It’s the closest planet to the Venus has a beautiful name
Sun and the smallest one in and is the second planet
the Solar System Webinar Mechfest
from the Sun2021
 TIMELINE (LOMBA CAD)
1.Technical meeting dilaksanakan H-7 perlombaan (09.00 – Sampai selesai)
2.Pelaksanan Lomba tingkat SMA/SMK dengan waktu 150 menit (08.30 – 11.00) + 5
menit waktu tambahan untuk pengumpulan.
Pelaksanan Lomba tingkat mahasiswa dengan waktu 390 menit (08.30 – 15.00) + 5
menit waktu tambahan untuk pengumpulan.

It’s the closest planet to the

Sun and the smallest one in
the Solar System
TIMELINE (LOMBA KTI)

Webinar Mechfest 2021

 SASARAN KEGIATAN
Sasaran kegiatan ini adalah Mahasiswa Aktif D3/D4/S1 untuk
semua lomba dan SMA/SMK untuk cabang lomba CAD.

Minimal peserta agar lomba dapat

Target Peserta:
berjalan:
a. KTI: 15 tim
a. KTI: 7 tim
b. Poster: 30 tim
b. Poster: 7 tim
c. CAD SMA/SMK: 15 peserta
c. CAD SMA/SMK: 7 peserta
d. CAD Mahasiswa: 20 peserta
d. CAD Mahasiswa: 7 peserta
 DAFTAR UNDANGAN

Juri Peserta Vendor

2 Juri untuk KTI Total Target Peserta Sigma Design
1 Juri untuk Poster yaitu sebanyak 50 tim. School untuk CAD
 PERMASALAHAN
1. Belum mendapatkan juri yang sesuai
2. Belum mendapatkan tema yang benar-benar
tepat
3. RAB yang dikhawatirkan terlalu besar
4. Proses distribusi informasi pemberitahuan
pembukaan registrasi lomba takut terkendala
sehingga mendapat peserta lomba yang sedikit
02 DIVISI
WEBINAR
TUGAS POKOK DAN FUNGSI (TUPOKSI)

Mencari Tema
webinar
Tema 1
Membuat
2 Rundown timeline acara
Mencari pengisi dan Rundown
Materi untuk Pemateri 3
Webinar Membuat
Rincian
4 RAB Anggaran
Memastikan
Webinar dapat Webinar
berjalan dengan Pelaksana 5
baik
 TEMA KEGIATAN
Industri Manufaktur

Implementasi Tema yang berkaitan

dengan dunia manufaktur
5S/5R secara teknikal

Tema yang
berkaitan dengan
Energi
 INDIKATOR CAPAIAN

1. Peserta diharapkan dapat memperluas wawasan

mengenai materi yang dibawakan oleh pemateri.
2. Peserta diharapkan dapat memanfaatkan dan
mengaplikasikan ilmu yang telah didapat dari
webinar tersebut untuk bekal di dunia kerja.
3. Mempererat tali persaudaraan di antara mahasiswa
fakultas teknik baik dari UPNVJ maupun dari
perguruan tinggi lain.
 TIMELINE WEBINAR
Susunan Acara
Waktu
Pelaksanaan

Sabtu, 23 Oktober 2021

 SASARAN KEGIATAN
Target peserta minimal adalah sebagai berikut:

NO Instansi Jumlah
Mahasiswa Fakultas Teknik
1 UPNVJ
100

Mahasiswa Fakultas Teknik

2 Perguruan tinggi lainnya
Tidak dibatasi

3 SMA/SMK Tidak dibatasi

Target peserta untuk acara webinar yaitu 100 - 300 peserta

 DAFTAR UNDANGAN

DEKANAT MODERATOR
Wakin Dekan 3 FT bagian
Kemahasiswaan dan Kerjasama

PEMATERI
2 Pemateri

PESERTA
Target Peserta Webinar yaitu
mencapai 300 peserta.
MC
 PERMASALAHAN

● Kurangnya pembicara untuk mengisi

materi dikarenakan sedikitnya
referensi yang kita miliki.
● Mencari moderator yang paham
mengenai industri manufaktur.
 03
DIVISI FINAL EVENT
TUGAS POKOK DAN FUNGSI (TUPOKSI)

KorLap Penggalang Dana

Bertanggung Bertanggung
jawab atas jawab atas
keberlangsungan pengumpulan &
acara penyaluran dana
charity
RAB Rundown
Membuat
anggaran biaya Membuat rangkaian
yang diperlukan kegiatan
 TEMA KEGIATAN

“Merajut Keharmonisan dalam Kekeluargaan Teknik Mesin UPNVJ”

Dari tema diatas diharapkan dapat terwujudnya kerja sama yang

sehat serta meningkatan tali silaturahmi diseluruh lapisan Teknik
mesin UPNVJ.
 INDIKATOR CAPAIAN

Kemanusiaan Kekeluargaan

Menumbuhkan rasa peduli Menjalin silaturahmi

kepada satu dengan yang lain serta menumbuhkan
dimasa pandemic ini rasa solidaritas.
 TIMELINE

Closing
Charity
Event

30 Oktober 2021 06 November 2021

 DAFTAR UNDANGAN
Perwakilan Fakultas
Perwakilan Fakultas Teknik Mahasiswa Aktif Alumni
Teknik

Kepala Program Mahasiswa

Nur Cholis Alumni Teknik
Studi Teknik Teknik Mesin
S.T,M.T Mesin UPNVJ
Mesin UPNVJ
 PERMASALAHAN

Situasi dan kondisi

Adanya PPKM
Lokasi
Tempat Penyelenggaraan
belum fix
Keuangan
Penghimpunan
dana secara online
sedikit sulit
FUNDRAISING
 PENAWARAN KERJA SAMA

Agar terselenggaranya kegiatan ini kami menawarkan Kerjasama dan

dukungan Bapak/ Ibu/ Perusahaan untuk dapat berpartisipasi dalam
menyukseskan acara Mechanical Festival 2021. Bentuk kerja sama
yang kami tawarkan sebagai berikut:
a. Sponsorship
b. Kerjasama dalam bentuk lain
PAKET SPONSOR
 BENTUK KERJA SAMA LAIN
a. Konsumsi panitia
Penyediaan konsumsi untuk panitia

b. Donasi
Panitia menerima bantuan sukarela dalam bentuk apapun dari individu maupun
perusahaan/ Lembaga dengan menjaga profesionalisme dan bersifat tidak mengikat

BENEFIT

Adlips (2x / hari)

Rancangan
Anggaran
Biaya
 SUMBER DANA

1. Sumber dana yang diperlukan untuk membiayai

kegiatan Mechanical Festival 2021 ini adalah dari
Dana Pagu Himpunan Teknik Mesin (HMTM) UPN
Veteran Jakarta tahun anggaran 2021.

1. Sponsorship (tentatif)
 PERKIRAAN BIAYA
Nama Kebutuhan Quantity Harga Satuan Jumlah

Honor Juri Poster 1 Rp300,000 Rp300,000

Hadiah Juara 1 Lomba Poster 1 Rp500,000 Rp500,000

Hadiah Juara 2 Lomba Poster 1 Rp400,000 Rp400,000

Hadiah Juara 3 Lomba Poster 1 Rp300,000 Rp300,000

Perkiraan Biaya Divisi Lomba

 PERKIRAAN BIAYA
Nama Kebutuhan Quantity Harga Satuan Jumlah

Honor Juri CAD 2 Rp250,000 Rp500,000

Hadiah Juara 1 Lomba (Mahasiswa) 1 Rp600,000 Rp600,000

Hadiah Juara 2 Lomba (Mahasiswa) 1 Rp400,000 Rp400,000

Hadiah Juara 3 Lomba (Mahasiswa) 1 Rp300,000 Rp300,000

Haidah Juara 1 Lomba (SMA/K) 1 Rp300,000 Rp300,000

Hadiah Juara 2 Lomba (SMA/K) 1 Rp250,000 Rp250,000

Hadiah Juara 3 Lomba (SMA/K) 1 Rp150,000 Rp150,000

Perkiraan Biaya Divisi Lomba

 PERKIRAAN BIAYA

Nama Kebutuhan Quantity Harga Satuan Jumlah

Honor Juri KTI 2 Rp250,000 Rp500,000

Hadiah Juara 1 Lomba KTI 1 Rp900,000 Rp900,000

Hadiah Juara 2 Lomba KTI 1 Rp700,000 Rp700,000

Hadiah Juara 3 Lomba KTI 1 Rp500,000 Rp500,000

SUBTOTAL LOMBA: Rp 6.600.000,- Perkiraan Biaya Divisi Lomba

 PERKIRAAN BIAYA
Nama Barang Quantity Harga Satuan Jumlah

Zoom Meeting Premium 5 Rp 50,000.00 Rp 250,000.00

Narasumber 2 Rp 800,000.00 Rp 1,600,000.00

Sewa Zoom 1 Rp 100,000.00 Rp 100,000.00

Plakat 3 Rp 150,000.00 Rp 450,000.00

Perkiraan Biaya Divisi Webinar

 PERKIRAAN BIAYA
Nama Barang Quantity Harga Satuan Jumlah

Doorprize 2 Rp 50,000.00 Rp 100,000.00

Moderator 1 Rp 300,000.00 Rp 300,000.00

Konsumsi Panitia 5 Rp 20,000.00 Rp 100,000.00

Jasa pengiriman 3 Rp 20,000.00 Rp 60,000.00

SUBTOTAL WEBINAR: Rp 2.960.000,- Perkiraan Biaya Divisi Webinar

 PERKIRAAN BIAYA
Nama Barang Quantity Harga Satuan Jumlah

Sewa Zoom 1 Rp 100,000.00 Rp 100,000.00

Tumpeng 1 Rp 700,000.00 Rp 700,000.00

Air mineral 1 Rp 25,000.00 Rp 25,000.00

Kuota Internet 1 Rp 100,000.00 Rp 100,000.00

Perkiraan Biaya Divisi Final Event

 PERKIRAAN BIAYA
Nama Barang Quantity Harga Satuan Jumlah

Cemilan 10 Rp 10,000.00 Rp 100,000.00

Alat makan 1 Rp 50,000.00 Rp 50,000.00

Doorprise 3 Rp 30,000.00 Rp 90,000.00

Dekorasi 1 Rp 85,000.00 Rp 85,000.00

Biaya Lain-lain 1 Rp 250,000.00 Rp 250,000.00

SUBTOTAL FINAL EVENT: Rp 1500.000,- Perkiraan Biaya Divisi Final Event

 PERKIRAAN BIAYA
Nama Barang Quantity Harga Satuan Jumlah

Kaus Acara 46 Rp 40,000.00 Rp 1,840,000.00

SUBTOTAL PERLENGKAPAN: Perkiraan Biaya Divisi

Rp 1840.000,- Perlengkapan

TOTAL PERKIRAAN BIAYA

Rp 12,900,000.00
06 PENUTUP

Rekomendasi Kebijakan
 Permasalahan
● Terbatasnya relasi terhadap juri, moderator, dan praktisi
untuk mengisi lomba dan webinar.
● Sulitnya penentuan tema lomba dan tema webinar karena
belum mendapatkan juri, moderator, dan praktisi yang akan
mengisi kegiatan tersebut.
● Ketidakpastian jumlah dana pagu yang diberikan.
● Lokasi untuk final event & charity masih belum pasti karena
waktu pelaksanaan belum pasti.
● Konsep acara final event & charity masih belum pasti karena
mengikuti perkembangan pandemi.
 Rekomendasi Kebijakan
● Penambahan relasi untuk menghubungi praktisi melalui Dosen
Program Studi Teknik Mesin
● Menawarkan Alumni Teknik Mesin dan Dosen PSTM sebagai
Moderator
● RAB 100% ditanggung oleh Dana Pagu HMTM
● Mencari Juri Lomba dengan bantuan relasi dari Dosen Teknik Mesin
● Mencoba menawarkan proposal sponsorship kepada perusahaan
bonafide dan menawarkan kerjasama dalam bentuk lain
● Peminjaman ruangan (Ruang Sekretariat HMTM atau Ruang Kelas)
ke Fakultas Teknik
 TERIMA KASIH
Best Regards,
Panitia Mechanical Festival 2021