1

MARKAS BESAR ANGKATAN UDARA

SEKOLAH STAF DAN KOMANDO

TEORI TELAAHAN STAF

BAB I

PENDAHULUAN

1. Umum.

a. Peranan Manajemen dalam sebuah organisasi adalah sangat

dominan. Inti dari pada manajemen adalah kepemimpinan, dimana peran
pemimpin dalam setiap organisasi adalah penting dan menentukan dalam
mencapai keberhasilan organisasi dalam mewujudkan tujuannya. Semua
staf dalam organisasi termasuk para pemimpin, kecuali pimpinan puncak
mempunyai fungsi staf yaitu membantu pelaksanaan tugas pimpinan. Oleh
karena itu ilmu tentang Telaahan Staf sangat diperlukan terutama dalam
mengaplikasikan konsep-konsep dan prinsip-prinsip penulisan Telaahan Staf
sebagai tugas membantu pelaksanaan tugas pimpinan.

b. Peranan staf sebagai pembantu pimpinan sangat diharapkan dalam

memberikan telaahan yang paripurna, artinya telaahan yang disampaikan
adalah telah dipersiapkan dengan matang, dengan data yang lengkap
dan akurat sehingga telaahan staf tersebut akan mempermudah pelaksa-
naan tugas pimpinan, terutama dalam pengambilan keputusan.

c. Dalam naskah ini membahas pengertian, mekanisme dan konsep

telaahan staf, pentingnya telaahan staf, menerapkan metode pemecahan
masalah dalam kerja staf, mempergunakan format Telaahan Staf serta
menganalisa permasalahan nyata dan menyampaikan saran staf yang efektif.
 2

2. Maksud dan Tujuan. Maksud pembuatan Naskah Sekolah materi Telaahan

Staf ini untuk memberikan wawasan lebih luas tentang peran staf dan meningkatkan
kemampuan Pasis dalam mencurahkan gagasan/pikiran dengan menulis sebagai
pengembangan berpikir ke berbagai sudut pandang. Tujuan penyusunan telaah
staf adalah untuk membantu memecahkan permasalahan/persoalan yang dihadapi
pimpinan dan membantu pimpinan dalam mengambil keputusan.

3. Ruang Lingkup dan Tata Urut. Ruang lingkup pembahasan dalam naskah
meliputi pengertian dan konsep staf dalam organisasi, latar belakang pentingnya
telaahan staf yang paripurna, fungsi, wewenang dan tanggungjawab staf, tugas
umum dan khusus staf serta telaahan staf, bentuk, persyaratan dan prinsip
penulisan telstaf, alur pembuatan dan format telstaf, yang disusun dengan tata urut
sebagai berikut :

a. Bab I Pendahuluan

b. Bab II Konsep Staf Dalam Organisasi.

c. Bab III Peranan Staf Dalam Pelaksanaan Tugas Pimpinan

d. Bab IV Jenis, Persyaratan dan Prinsip-prinsip Telaahan Staf

e. Bab V Proses Pemecahan Masalah Dalam Telaahan Staf.

f. Bab VI Bentuk / Format Telaahan Staf

g Bab VII Alur Kegiatan Pembuatan dan Format Naskah Telstaf

h. Bab VIII Penutup.

 3

BAB II

KONSEP STAF DALAM ORGANISASI

4. Umum. Didalam organisasi ada dua peran, peran pimpinan dan peran
bawahan atau staf atau pembantu pimpinan. Peran sebagai staf bukanlah hal yang
mudah, pada umumnya akan dihadapkan pada situasi dan kondisi sulit, baik yang
diakibatkan oleh kendala teknis sarana dan prasarana pekerjaan, maupun kendala
hubungan komunikasi antara staf dengan pimpinan. Ada beberapa pengelompokan
staf, setiap kelompok tersebut harus mampu bersinergi sehingga organisasi dapat
mendayagunakan resources yang dimiliki secara optimum.

5. Pengertian Organisasi, Pimpinan, dan Staf.

a. Pengertian Organisasi. Para pakar administrasi mendefinisikan

organisasi sebagai wadah untuk sekelompok orang yang terikat secara formal
dalam hubungan atasan dan bawahan yang bekerjasama untuk mencapai
tujuan bersama pula1. Dari defisnisi ini, organisasi setidaknya harus memiliki
tiga karakteristik yaitu 1) sebagai tempat berkumpulnya sekelompok orang,
2) adanya ikatan formal antara orang-orang tersebut, 3) adanya tujuan
bersama yang ingin dicapai.

b. Pengertian Pimpinan. Pimpinan adalah sekelompok orang yang

menduduki berbagai jabatan pimpinan dalam organisasi yang bertugas untuk
memimpin dan mengelola organisasasi agar mencapai tujuanya secara efektif
dan efisien. Jabatan manajerial ini atau seringkali disebut sebagai jabatan
struktural memiliki beberapa tingkatan. Pada umumnya di negara kita
memiliki lima tingakatan jabatan struktural yang umum, yaitu:

1) Jabatan struktural eselon IV, merupakan jabatan manajerial

terendah yang bertugas sebagai supervisor yang memimpin satu unit
kerja di organisasi setingkat sub-bagian atau seksi.

1
Siagian, Sondang P., Peranan Staf Dalam Manajemen, Jakarta, PT Gunung Agung, 1996
 4

2) Jabatan struktural eselon III, merupakan jabatan manajerial

menengah yang bertugas sebagai penyusun program kerja organisasi
sesuai dengan bidang atau bagian, dan memimpin satu unit kerja di
organisasi setingkat bagian atau bidang.

3) Jabatan struktural eselon II, merupakan jabatan manajerial atas

yang bertugas sebagai penyusun rencana stratejik organisasi sesuai
dengan sektornya, dan memimpin satu unit kerja di organisasi
setingkat dinas, badan, pusat atau biro.

4) Jabatan struktural eselon I, merupakan jabatan manajerial

puncak yang bertugas sebagai penyusun rencana jangka panjang
organisasi sesuai dengan sektornya, dan memimpin satu unit kerja di
organisasi setingkat direktur jenderal, sekretariat jendral, atau deputi
Jabatan eselon I hanya ada di Propinsi (sekretaris daerah Propinsi)
dan Departemen pusat.

Dalam melaksanakan kegiatanya, seorang pemimpin harus memiliki

kompetensi yang terdiri dari kemampuan manajerial, dan kemampuan teknis
operasional. Besaran kemampuan manajerial dan operasional bergantung
pada tingkatan eselon atau manajerial pejabat tersebut. Umumnya makin
tinggi jabatan eselon maka makin besar tuntutan kemampuan manajerial
yang konseptual dan strategis yang harus dimiliki. Sebaliknya, makin rendah
eselon yang diduduki, maka makin sedikit kompetensi konseptual dan
semakin besar kompetensi teknis operasional.

c. Pengertian Staf. Didalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, “Staf”

didefinisikan sebagai sekelompok orang yang bekerja sama membantu
seorang ketua dalam mengelola sesuatu pekerjaan. Staf diartikan juga
sebagai bagian dari organisasi yang tidak mempunyai hak untuk memberikan
perintah, namun mempunyai kewajiban untuk membantu pimpinan,
memberikan masukan kepada pimpinan. Staf sebagai sekelompok orang
bekerjasama membantu seorang pimpinan dalam menyelesaikan tugasnya.
Kelompok ini tidak mempunyai hak memberikan perintah, tetapi mempunyai
kewajiban membantu pimpinan, memberikan saran, nasehat, solusi, dan
 5

sebagainya. Fungsi utama staf adalah membantu tugas pimpinan terutama

dalam pemecahan masalah dan pengambilan keputusan dalam organisasi 2.
Untuk lebih memahami pengertian staf sebagaimana diuraikan di atas ada
baiknya jika dipahami terlebih dahulu beberapa bentuk organisasi.
Diantaranya yang penting untuk dibahas disini adalah :

1) Organisasi Jalur (Line Organization). Organisasi jalur

merupakan bentuk organisasi yang sederhana dimana anggota
organisasi dikelompokkan sesuai dengan kesamaan tugas,
keterampilan atau kegiatan. Pada bentuk organisasi ini hubungan-
hubungan vertikal dilakukan secara langsung diantara berbagai
tingkat-tingkat organisasi. Semua anggota organisasi menerima
instruksi melalui atasan langsungnya secara berjenjang. Organisasi
jalur umumnya cocok untuk organisasi yang berukuran kecil di mana
jumlah karyawannya sedikit dan biasanya pemilik organisasi menjadi
pimpinan tertinggi dalam organisasi (gambar 1).

A B C

Gambar 1
Bentuk Organisasi Lini (Jalur)

P : Pimpinan
A, B, C : Unit Kerja

2) Organisasi Jalur dan Staf (Line and Staff Organization).

Pada bentuk organisasi ini unit-unit organisasi dikelompokkan dalam
unit jalur (unit lini) dan unit staf. Unit jalur/lini mempunyai fungsi
melaksanakan tugas pokok organisasi, sedangkan unit staf mempu-
nyai fungsi menunjang pelaksanaan tugas pokok organisasi baik
2
Ibid, hlm 27
 6

dengan memberikan saran-saran berdasarkan keahlian maupun

memberikan jasa-jasa penunjang kepada unit-unit operasional seperti
dibidang personalia, keuangan, perlengkapan dan sebagainya. Bentuk
organisasi ini mempunyai ciri pokok antara lain organisasi ini cocok
untuk organisasi berukuran besar dan kompleks seperti organisasi
pemerintah dan dengan jumlah karyawannya yang banyak (gambar 2).

D Unit Staf

A B C Unit Pelaksana

Gambar 2
Bentuk Organisasi Lini (Jalur) dan Staf

3) Organisasi Matriks (Matrix Organization). Organisasi Matriks

digunakan jika "struktur proyek" ditambahkan pada struktur organisasi
yang sudah ada, misalnya struktur organisasi lini dan staf. Pada
organisasi matriks peman-faatan para spesialis dapat dioptimalkan
dengan menugaskannya pada kegiatan proyek tertentu. Para spesialis
ini bisa diperoleh dari berbagai bagian dalam organisasi. Kelompok ini
bekerja selama waktu proyek, jika proyek selesai kelompok dibubarkan
dan para anggotanya kembali ke unit kerjanya yang semula. Seorang
pimpinan unit kerja dapat juga ditugaskan sebagai ketua tim proyek.
Dalam hal ini ia mempunyai dua atasan yaitu atasan langsungnya dan
pemimpin proyek. Jadi ia adalah pimpinan dengan dua bos (Two
Boss Manager). Bentuk organisasi matriks dapat digambarkan sebagai
berikut (gambar 3) :
Gambar 3
 7

Bentuk Organisasi Matriks

PP A B C D E F

P1

P2

P3

P4

P5

P : Pimpinan
PP : Pimpinan Proyek
P1 : Proyek 1, P2 : Proyek 2, dst
A : Unit A, B : Unit B, dst

Bentuk-bentuk organisasi seperti yang diuraikan di atas dikatakan bahwa

bentuk organisasi yang tepat bagi organisasi pemerintah, termasuk TNI
adalah bentuk organisasi jalur (lini) dan staf3. Pada bentuk organisasi ini
terdapat sekelompok orang dalam organisasi yang bertugas sebagai staf
yaitu mereka yang bertugas pada unit-unit staf. Disamping itu, staf dapat
diartikan sebagai orang atau sekelompok orang yang mempunyai tugas
membantu pimpinan dalam suatu organisasi, siapapun mereka, apakah
mereka para pelaksana atau yang menduduki jabatan pimpinan. Jadi kecuali
pimpinan organisasi, semua pegawai di organisasi tersebut adalah staf yang
melaksanakan fungsi, sebagian atau seluruhnya, membantu pimpinan.
Bantuan kepada pimpinan tersebut diperlukan karena kesibukan kerja
pimpinan serta keterbatasan waktu, tenaga, pikiran dan kemampuan yang
ada pada pimpinan. Oleh karena itu setiap pimpinan memerlukan bantuan
staf, dan makin tinggi jenjang kepemimpinan seseorang makin diperlukan staf
yang lebih banyak dengan kualitas yang memadai.
3
Idrissalman, Lukman (2000), Telaahan Staf Paripurna, Bahan Diklat SPAMA, Jakarta,
 8

c. Pentingnya Staf dalam Organisasi. Pekerjaan pimpinan merupakan

pekerjaan yang penuh dengan tantangan. Seringkali volume dan intensitas
tugasnya demikian tinggi sehingga ia menghadapi masalah bagaimana
mengatasi berbagai keterbatasan yang ada padanya (waktu, tenaga, pikiran)
dalam melaksanakan pekerjaannya. Oleh karena itu ia memerlukan bantuan
staf yang dapat meringankan pelaksanaan tugasnya dalam mencapai tujuan
atau sasaran organisasi yang dipimpinnya. Pada dasarnya tugas pokok
setiap pimpinan pada organisasi apapun adalah terwujudnya pencapaian
tujuan organisasi yang dipimpinnya. Tujuan tersebut dapat dikelompokan
menurut tingkatannya, yaitu: Tujuan Strategis (Strategic Goal), Tujuan
Operatif (Operative Goal) dan tujuan/sasaran operasional (Operational
Objective). Pencapaian tujuan-tujuan tersebut menjadi tugas dari setiap
pimpinan sesuai dengan jenjangnya. Pimpinan Tingkat Atas (Top Manager)
atau Eksekutif mempunyai tanggung jawab dalam pencapaian tujuan
stratejgis, Pimpinan Madya (Middle Manager) atau manajer untuk pencapaian
tujuan operatif dan Pimpinan Pelaksana (Lower Manager) atau Supervisor
untuk pencapaian sasaran operasional (gambar 1).

Pimpinan tingkat atas Tujuan Strategis

PA

Pimpinan tingkat menengah PM Tujuan Operatif

Pimpinan pelaksana PP Tujuan Operasional

Gambar 1.
Jenjang Pimpinan dan Tingkatan Tujuan Organisasi

Seiring perkembangan dunia yang dinamis, penuh perubahan dan perubahan

tersebut sulit diperkirakan menyebabkan pelaksanaan tugas pimpinan
semakin kompleks. Kompleksitas pelaksanaan tugas pimpinan tersebut
 9

semakin tinggi dengan berkembangnya organisasi modern yang ciri-cirinya

antara lain adalah4 :

1) Bentuk dan strukturnya semakin kompleks.

2) Semakin besarnya organisasi ditinjau dari jumlah tenaga yang
dipekerjakan dan biaya yang dipergunakan.

e. Konsep Staf. Terminologi jalur dan staf berasal dari terminologi

militer. Konsep staf mulai berkembang pada organisasi militer di abad ke 19,
yaitu ketika tentara Prusia mengadakan reorganisasi staf umum setelah
tentara Prusia mendapat pukulan dari Napoleon di Jena pada tahun 1806.
Dalam konsep staf ini, penempatannya selama ini dikenal dengan beberapa
sebutan berikut :

1) Aide De Camp (Personal Staff), staf yang membantu perwira

tinggi yang tugasnya "Do anything and everything the general may ask
him to do", seperti : pelayanan surat-menyurat, transportasi dan
sebagainya. Contohnya seperti sekretaris pribadi dan ajudan.

2) Special Staff Officer (Staf Khusus), para perwira yang

melaksanakan tugas-tugas khusus yang bersifat bantuan (auxiliary)
yang diperlukan dalam pelaksanaan tugas pasukan. Apabila panglima
akan mengambil keputusan mengenai hal tertentu maka informasi
yang diperlukan dapat diperoleh melalui special staff officer ini.

3) General Staff Officer (Staf Umum), para perwira yang tugasnya

menerjemahkan ide-ide panglima ke dalam bentuk perintah. Perintah
tersebut tidak saja disampaikan kepada pasukan, tetapi juga dirinci
sehingga dapat mengurangi beban atau kesukaran-kesukaran yang
dihadapi oleh panglima dalam melaksanakan tugas kepemimpinannya.

Salah satu hal yang menyebabkan kurang dipahaminya hakekat pekerjaan

staf adalah karena adanya mitos tentang pekerjaan staf sebagai berikut 5 :

4
Siagian, Sondang P., (1996), Peranan Staf Dalam Manajemen, Jakarta, PT Gunung Agung.
5
Ibid, hlm 23-24
 10

1) Staf adalah para pejabat yang mengetahui (knowing),

memikirkan (thinking) dan merencanakan (planning), sedangkan para
pejabat lini (jalur) adalah orang yang melaksanakan

2) Seorang pejabat staf tidak dapat memberikan perintah kepada

pejabat lini (jalur).

3) Pejabat staf merumuskan metode, sedangkan pejabat lini

menentukan kapan tindakan akan dilaksanakan.

4) Hal-hal yang bersifat khusus yang tidak termasuk dalam

pelaksanaan tugas pokok tercakup dalam pekerjaan staf.

Mitos-mitos tersebut belum tentu tepat, bahkan sering mengaburkan

hubungan antara lini dan staf. Padahal pelaksanaan tugas staf merupakan
bagian yang integral dari kegiatan-kegiatan yang terselenggara di lingkungan
organisasi. Pekerjaan staf adalah pendukung kegiatan manajemen dan
bertugas untuk membuat para pimpinan lini menjadi pimpinan yang lebih
efektif. Pelaksanaan tugas staf melalui kegiatan-kegiatan pemberian bantuan
kepada pimpinan dalam mencapai tujuan organisasi dimaksudkan agar tujuan
organisasi tersebut dapat dicapai dengan pengorbanan sumber-sumber daya
seminimal mungkin. Maka jelaslah bahwa staf tidak memiliki wewenang dan
tanggungjawab operasional. Mereka tidak dapat turut serta secara langsung
dalam pengambilan keputusan, pelaksanaan dan pengawasan. Staf juga tidak
dapat memberikan instruksi kepada para petugas lini. Jika mereka berbuat
demikian berarti mereka campur tangan dalam hubungan atasan bawahan dari
para petugas operasional. Penerapan konsep staf ini baik di instansi militer
maupun pemerintahan merupakan upaya pengaturan unsur-unsur tugas yang
melekat pada pimpinan untuk dapat dibebankan pada orang lain atau staf agar
pencapaian tujuan organisasi dapat dicapai dengan efisien.

f. Contoh :

1) Hal yang positif : Pegawai X adalah bawahan dari Y. Sebagai

staf, X selalu berusaha untuk membantu pelaksanaan tugas Y dengan
 11

sebaik-baiknya. la bekerja dengan disiplin, motivasi kerja tinggi dan

kreatif serta selalu mengusahakan yang terbaik dalam membantu
pimpinannya. Dalam mengatasi berbagai masalah organisasi, X selalu
datang pada pimpinannya dengan ide-ide dan saran-saran yang konkrit.

2) Hal yang negatif : Seorang staf yang sering datang menghadap

pimpinannya untuk menanyakan berbagai hal mengenai pekerjaannya
seperti apa yang harus dikerjakan, mengapa ia ditugaskan mengerja-
kan pekerjaan tertentu atau bagaimana cara mengerjakan tugas yang
diberikan.

BAB III

PERANAN STAF DALAM PELAKSANAAN TUGAS PIMPINAN

 12

6. Umum. Pelaksanaan tugas pimpinan dalam organisasi yang cenderung

semakin kompleks dengan perubahan lingkungan eksternal yang cepat dan sulit
diprediksi, diperlukan adanya kemampuan pimpinan untuk menerapkan metode atau
cara kerja yang tepat agar mereka dapat bekerja dengan efektif dan efisien. Metode
atau cara yang dapat dilakukan meliputi: Pendelegasian Wewenang, Pembentukan
Pokja/Tim Khusus, atau Pemberdayaan Staf. Masing-masing cara tersebut memiliki
kelebihan dan kelemahan. Pemberdayaan staf merupakan salah satu pilihan yang
baik untuk dipertimbangkan. Dalam hal ini memilih staf yang memenuhi persyaratan
tertentu perlu diperhatikan, seperti sikap dan perilaku disamping pengetahuan dan
keterampilan.

7. Metode Meningkatkan Pelaksanaan Tugas Pimpinan. Kegiatan suatu

organisasi bisa meningkat atau menurun sesuai dengan volume kegiatan yang
dilaksanakan yang seringkali dipengaruhi oleh faktor-faktor eksternal organisasi
seperti: ekonomi, politik, kebijakan pemerintah dan sebagainya. Meningkatnya volume
kegiatan organisasi dengan pesat baik dari segi kuantitas maupun kualitasnya akan
berdampak pada pekerjaan pimpinan. Kegiatan-kegiatan organisasi yang berkembang
sehingga kegiatan semakin banyak, rumit dan besar mengharuskan pimpinan untuk
memikirkan metode atau cara kerja yang terbaik agar ia dapat bekerja dengan efektif
dan efisien. la harus mampu bekerjasama dengan para staf pembantunya agar dapat
memanfaatkan waktu, tenaga, dan kemampuan yang terbatas dalam melaksanakan
tugas pekerjaannya. Metode yang dapat digunakan oleh pimpinan adalah :

a. Pendelegasian Wewenang. Wewenang merupakan hak pimpinan

untuk memutuskan atau memerintah untuk kepentingan organisasi.
Pendelegasian wewenang merupakan cara kerja yang dapat dilakukan oleh
pimpinan dengan menugaskan para stafnya untuk melaksanakan pekerjaan-
pekerjaan yang menjadi wewenangnya. Dengan pendelegasian wewenang
pimpinan akan mempunyai waktu yang lebih banyak untuk mengerjakan
tugas-tugas yang strategis dan penting sehingga terhindar dari pekerjaan-
pekerjaan rutin yang banyak menyita waktu. Di samping itu hal tersebut akan
meningkatkan motivasi kerja para bawahan karena mereka diberi kepercayaan
untuk melaksanakan tugas yang menjadi wewenang pimpinannya. Hanya saja
perlu diperhatikan bahwa pendelegasian wewe-nang tidak berarti juga
 13

pendelegasian tanggung jawab. Walaupun wewenang telah didelegasikan oleh

pimpinan kepada bawahan untuk mengerjakan tugas-tugas tertentu, tanggung
jawab terhadap keberhasilan atau kegagalan atas pelaksanaan tugas tersebut
tetap ada pada pimpinan. Keberhasilan pendelegasian wewenang terutama
ditentukan oleh kemampuan bawahan untuk melaksanakan wewenang yang
akan didelegasikan serta kemauannya untuk menerima tanggung jawab yang
lebih besar dalam melaksanakan pekerjaannya. Menurut Mc. Gregor (seperti
dikutip oleh Idrissalman, Lukman, 2000), bahwa para staf yang tingkat
kematangannya (maturity) tinggi adalah staf yang akan mampu menerima
delegasi wewenang. Dalam praktek banyak staf yang tidak memiliki kualifikasi
seperti tersebut di atas, dan ini merupakan salah satu hambatan pelaksanaan
pendelegasian wewenang. Hambatan lain adalah hambatan yang terdapat
pada pimpinan yaitu kekuatiran pimpinan bahwa pelaksanaan tugas yang
didelegasikan tidak sesuai dengan keinginan pimpinan: lebih lambat, kurang
berkualitas, bahkan terdapat risiko kegagalan. Di samping itu adanya
"kehilangan" akan kesenangan melaksanakan pekerjaan tertentu yang telah
biasa dikerjakan oleh pimpinan karena telah didelegasikan kepada staf.

b. Pembentukan Tim Khusus/Kelompok Kerja (Pokja). Banyak

organisasi membentuk tim-tim khusus atau pokja untuk melaksanakan
pekerjaan-pekerjaan tertentu atau untuk memecahkan masalah tertentu.
Tugas tim khusus atau pokja dianggap selesai jika pekerjaannya telah
dilaksanakan, yang kemudian tim atau pokja tersebut dibubarkan. Jadi
pekerjaan tim atau pokja bersifat sementara (temporer). Biasanya pekerjaan-
pekerjaan yang ditugaskan kepada tim khusus atau pokja adalah pekerjaan
yang sifatnya "cross-unit". Masalah yang sering timbul dalam pelaksanaan
tugas tim atau pokja ini adalah adanya "benturan" pekerjaan dengan satu
atau beberapa unit kerja yang ada karena terjadinya "overlapping" dalam
pelaksanaan pekerjaan. Masalah lain yang mungkin dapat terjadi adalah
masalah psikologis karena adanya perasaan "lebih penting" dari para anggota
tim atau pokja yang dapat mengganggu suasana kerja di organisasi yang
bersangkutan. Di samping itu adanya berbagai tim khusus dan pokja yang
cukup banyak disuatu organisasi menunjukkan bahwa organisasi yang ada
kurang efektif sehingga perlu dilakukan reorganisasi.
 14

c. Pemberdayaan Staf. Diantara cara-cara tersebut, pemberdayaan

staf merupakan salah satu pilihan yang baik untuk dilakukan. Dalam
pelaksanaan pendayagunaan staf tersebut, tugas staf dapat dibagi dalam
tugas staf yang bersifat umum (staf umum) dan tugas staf yang bersifat
khusus (staf khusus) serta tugas staf yang bersifat pribadi (staf pribadi).

1) Staf Umum. Staf umum merupakan sekelompok orang yang

tugasnya membantu pimpinan dalam seluruh aspek Administrasi
secara menyeluruh, walaupun dalam penugasan masing-masing
mereka dapat saja mengkonsentrasikan diri pada bidang-bidang
tertentu dari permasalahan yang sedang dihadapi. Misalnya dalam
sekelompok pembantu pimpinan dapat saja ditugaskan seseorang
yang khusus membantu dibidang perencanaan stratejik organisasi
atau membantu khusus dibidang keuangan dan sebagainya. Dalam
pelaksanaan tugasnya kelompok pembantu pimpinan selalu bekerja-
sama dengan dan bertindak atas nama pimpinan yang mereka layani.
Sesungguhnya dapat dikatakan bahwa mereka itu adalah kelanjutan
daripada kepribadian pimpinan organisasi yang bersangkutan, artinya
mereka membantu pimpinan tersebut dalam pemikiran, membantu
dalam peningkatan pengetahuan pimpinan yang bersangkutan dalam
bidang spesialisasi tertentu dan sebagainya. Dalam melakukan
tugas-tugas tersebut tentu saja seorang staf harus memahami nilai-
nilai, kebiasaan, sikap dan perilaku serta aspek-aspek kepribadian
yang melekat pada pimpinan. Mereka juga mengkoordinasikan
kegiatan-kegiatan operasional, menyampaikan penilaian-penilaian
yang obyektif dan juga membantu meningkatkan inspirasi-inspirasi
yang perlu dimiliki oleh kelompok pimpinan yang dilayaninya.

2) Staf Khusus. Keuntungan-keuntungan yang diperoleh dengan

menggunakan staf pembantu biasanya diakui apabila staf pembantu
itu memiliki pengetahuan dan keterampilan teknis yang tidak dimiliki
oleh pimpinan maupun para bawahannya. Penasehat hukum,
misalnya ditemui dalam banyak organisasi terutama organisasi bisnis,
demikian juga analis dampak lingkungan diperlukan di banyak
 15

organisasi untuk membantu pimpinan dalam memecahkan masalah

dampak kegiatan perusahaan terhadap lingkungan.

Contoh kedua bidang tersebut merupakan pengetahuan yang bersifat teknis

yang seringkali nasihat/saran mereka diperlukan dalam organisasi. Walaupun
disadari hal tersebut perlu dipertimbangkan baik-baik untuk menentukan
apakah organisasi lebih memilih mempekerjakan staf khusus dalam
organisasi atau menyewanya dari pihak luar seperti lembaga bantuan hukum
atau lembaga konsultan swasta yang ada. Untuk itu perlu diperkirakan
apakah benefitnya lebih besar dari pada biayanya bagi organisasi. Dalam
pemberdayaan staf pimpinan perlu mengenal dengan baik kemampuan kerja
para bawahannya sehingga ia dapat melakukan pemberdayaan dengan
efektif. Seringkali pemberdayaan staf dilakukan dengan memberikan tugas-
tugas kepada staf yang dilakukan secara bertahap baik dari segi ruang
lingkupnya maupun tingkat kesulitannya. Manfaat dengan diterapkannya
pemberdayaan staf melalui berbagai penugasan yang dilakukan secara
bertahap dan meningkat akan memotivasi staf untuk bekerja lebih giat,
disamping itu pimpinan akan mempunyai waktu yang lebih banyak untuk
memikirkan hal-hal yang sungguh-sungguh lebih penting bagi organisasi.

8. Fungsi, Wewenang, Tugas dan Tanggung Jawab Staf. Sebagaimana

telah diuraikan dimuka bahwa dalam bentuk organisasi lini (jalur) dan staf ( Line and
Staff Organization) terdapat karyawan staf yaitu sekelompok orang yang berkerja
pada unit staf dan kelompok karyawan lain yang bekerja di unit lini (jalur).
Karyawan yang bekerja pada unit staf dapat dibagi dalam beberapa golongan yaitu:
staf pribadi, staf khusus, dan staf umum.

a. Fungsi Staf dalam Organisasi/Manajemen.

1) Memberikan bantuan dalam porsi terbesar terhadap bidang

tugas pimpinan dalam arti leading – dibidang administrasi (organic
function of manager).
 16

2) Staf adalah perluasan dari pribadi pimpinan (Extension or the

personality of manager).

3) Menerjemahkan pikiran pimpinan dalam rumusan kebijak-

sanaan, rencana tindakan.

4) Memberikan pengaruh tertentu pada perumusan kebijaksa-

naan, pengambilan, rencana tindakan tata kerja, evaluasi, dsb (karena
pengetahuan, keahlian dan pengalaman).

b. Wewenang.

1) Membantu pimpinan dalam pelaksanaan tugas/fungsi yang

melekat :

a) Forecasting, memberikan perkiraan keadaan dimasa

depan.

b) Planning, hasil dan alternatif tindakan yang dipilih.

c) Organizing, pengaturan tugas dan pemberian kemudahan

(tenaga dan material), koordinasi untuk mewujudkan hubungan
kerja yang efektif.

d) Controlling, agar semua tindakan sesuai kebijaksanaan.

c. Tugas/Pekerjaan Staf.

1) Mengikuti perkembangan keadaan secara terus-menerus dan

memperhatikan akibat-akibat atau pengaruh-pengaruh dari keadaan itu
terhadap pelaksanaan tugas pokok.

2) Mengumpulkan, mengestimasikan dan mengolah bahan-bahan

mengenai atau yang berhubungan dengan tugas pokok.

3) Diminta atau tidak diminta membuat perkiraan keadaan (kirka)

dan memberikan saran-saran atau pertimbanganpertimbangan tepat
 17

pada waktunya kepada pimpinan sebagai bahan untuk menentukan

kebijaksanaan atau mengambil keputusan.

4) Menempa kebijaksanaan atau keputusan pimpinan dalam

bentuk-bentuk tertentu dan menyampaikannya kepada yang
berkepentingan untuk dilaksanakan seperti peraturan, keputusan,
instruksi, dll.

5) Melakukan koordinasi dan pengawasan.

d. Tanggung Jawab Staf. Staflah yang bertanggung jawab dalam

suatu organisasi untuk menentukan dan memecahkan masalah yang dihadapi
organisasi, sehingga pimpinan dari organisasi tersebut, hanya akan
menyetujui atau tidak tindakan yang akan diambil dalam memecahkan
masalah tersebut. Ernest Dale membuat diagram yang menggambarkan
hubungan antara deskripsi jabatan lini dan staf, fungsi, wewenang dan
tanggung jawabnya dalam suatu organisasi (Tabel 1):

DESKRIPSI FUNGSI WEWENANG TANGGJWAB

JABATAN
A. Jalur Pelaksana Langsung Umum
B. Staf
1) Staf Pribadi Pemberian bantuan secara Tidak ada Hanya bersifat
(Personal Staf) pribadi (personal) kpd pimpinan pribadi

2) Staf Khusus Pemberian bantuan yang Secara tidak Fungsional

(Special staff) bersifat khusus berdasarkan langsung
keahlian melalui jalur
3) Staf Umum 1.Pemberian bantuan kepada 1.Representatif Koordinatif
(General staff) Pimpinan dalam pelaksanaan
fungsi pengambilan keputusan
(command).
2.Pemberian bantuan kepada 2.Representatif Fungsional
pimpinan dlm perumusan kebi-
jaksanaan & perencanaan.

Tabel 1
Fungsi, wewenang dan tanggung jawab berbagai jabatan dalam
suatu organisasi
9. Persyaratan Staf yang Baik. Fungsi utama staf adalah meringankan beban
pekerjaan pimpinan terutama dalam pemecahan masalah dan pengambilan kepu-
tusan dalam organisasi. Peranan yang dapat diberikan oleh staf antara lain :

a. Memberikan telaahan mengenai berbagai aspek organisasi;

 18

b. Sebagai juru bicara pimpinan;

c. Sebagai penasihat pimpinan/konsultan.

Untuk dapat melakukan peranan tersebut dengan sebaik-baiknya maka seorang staf
dituntut memiliki beberapa persyaratan, diantaranya yang penting adalah :

a. Memahami visi dan misi organisasi;

b. Memiliki wawasan yang luas;

c. Berpikir sistemik;

d. Menguasai berbagai teknik pemecahan masalah;

e. Memiliki human skill yang baik;

f. Memiliki kemampuan teknis di bidangnya;

g. Memiliki etika kerja yang baik;

h. Memiliki integritas.

BAB IV

JENIS, PERSYARATAN DAN PRINSIP-PRINSIP TELAAHAN STAF

 19

10. Umum. Agar dapat membantu pekerjaan pimpinan dengan baik, para
pejabat staf perlu memiliki kemampuan dalam membuat telaahan staf secara
paripurna. Jenis telaahan staf beraneka ragam baik bentuk maupun isinya. Semua
telaahan staf tersebut mempunyai fungsi utama meringankan beban pekerjaan
pimpinan terutama dalam pemecahan masalah dan pengambilan keputusan. Hal
tersebut hanya akan terwujud jika para pejabat staf memperhatikan beberapa prinsip
dalam menyusun telahaan staf.

11. Definisi Telaahan Staf (Telstaf). Telstaf merupakan suatu metoda/teknik

pemecahan persoalan tunggal yang perlu dikuasai oleh Staf, baik memecahkan
suatu persoalan secara terpisah, maupun dalam rangka proses pengambilan
keputusan yang diperlukan oleh pimpinan.

a. Karena bentuknya sejajar dengan langkah pemecahan persoalan,

maka Telstaf merupakan suatu cara yang baik untuk menyajikan pemecahan
suatu persoalan. Bentuk Telstaf dapat dipergunakan dalam proses
pengambilan keputusan yang bersifat strategis ataupun taktis.

b. Telstaf dipergunakan apabila berurusan dengan soal yang komplek,

atau persoalan yang dapat menimbulkan pertikaian atau perdebatan, namun
janganlah mempergunakan Telstaf secara berlebih-lebihan. Seringkali
pemecahan suatu persoalan tampak jelas, sehingga akan memboroskan
waktu untuk membuat Telstaf, atau pemborosan waktu bagi pimpinan untuk
membaca Telstaf untuk persoalan sederhana seperti termaksud diatas, atau
untuk persoalan rutin.

12. Jenis Telaahan Staf. Jenis telaahan staf dapat dibagi menurut bentuknya
dan isinya.

a. Telstaf Menurut Bentuknya.

 20

1) Memo atau Surat Dinas. Memo atau surat dinas merupakan

bentuk telaahan staf yang paling sederhana yang disiapkan oleh staf
untuk kepentingan pimpinan. Memo atau surat dinas ini bisa berisi
telaahan terhadap masalah sederhana yang dihadapi organisasi yang
memerlukan bantuan staf untuk membantu mengatasinya atau bisa
juga untuk ditujukan pada pejabat lain.

2) Laporan. Laporan yang disiapkan oleh staf dan disampaikan

kepada pimpinan agar pimpinan mengetahui dan dapat mengambil
langkah-langkah kebijakan terhadap kegiatan operasional, seperti
laporan pelaksanaan kegiatan, laporan evaluasi dan sebagainya.

3) Makalah (Staff Paper). Makalah atau staff paper adalah suatu

bentuk telaahan staf yang kompleks yang harus disiapkan secara
matang oleh seorang staf atau sekelompok staf untuk disampaikan
kepada pimpinan agar pimpinan dapat mengambil kebijakan atau
keputusan dan berbagai pilihan alternatif yang paling menguntungkan
bagi organisasi.

b. Telstaf Menurut Isinya.

1) Pemberian Informasi. Data/informasi yang disiapkan oleh staf

disampaikan kepada pimpinan untuk diketahui agar pimpinan dapat
menentukan kebijakan/keputusan lebih lanjut pada bidang tertentu.

2) Dokumentasi. Surat dokumentasi yang disiapkan oleh staf yang

diperuntukkan bagi pimpinan untuk memperoleh persetujuan, seperti
surat pengangkatan pejabat, surat kontrak, kerjasama dan sebagainya.

3) Rekomendasi. Rekomendasi terhadap suatu hal tertentu yang

disiapkan oleh staf untuk disampaikan kepada pimpinan agar pimpinan
dapat mengambil kebijakan/keputusan dengan tepat dan cepat.
 21

13. Persyaratan Telaahan Staf yang Paripura. Sebagaimana diuraikan di atas

bahwa pimpinan adalah pejabat yang sibuk dengan waktunya yang terbatas. Oleh
karena itu suatu Telstaf harus memenuhi persyaratan sebagai berikut :

a. Singkat, Padat, Jelas dan Lengkap. Tidaklah bijaksana jika konsep-

konsep yang diajukan kepada pimpinan cara penyampaiannya tidak atau
kurang fokus, menggunakan bahasa yang kurang jelas atau berputar-putar,
dengan menggunakan kalimat yang sangat panjang serta terdapat kekurang-
lengkapan data/informasi. Konsep-konsep tersebut akan menyita banyak
waktu dan pikiran pimpinan untuk memahaminya, yang berarti memperberat
beban pekerjaan pimpinan. Oleh sebab itu sebaiknya konsep-konsep yang
diajukan kepada pimpinan diuraikan secara singkat, isinya padat, fokusnya
jelas dan bahasa yang digunakan mudah dipahami serta didukung oleh
data/informasi yang lengkap dan akurat.Harus tidak ada keraguan terhadap
maksud. Dalam penyajian tulisan/naskah, lazimnya panjang tubuh atau inti
dari Telstaf tidak melebihi satu atau dua halaman. Pimpinan hendaknya
dengan mudah dapat memper-oleh suatu gambaran yang jelas dari persoalan
beserta pemecahannya yang diusulkan atau disarankan dengan membaca
sesedikit mungkin.

b. Memudahkan Pimpinan Mengadakan Pertimbangan. Konsep yang

diajukan oleh staf kepada pimpinan harus merupakan konsep yang telah
dipersiapkan dengan sebaikbaiknya sehingga telah matang, hal-hal yang
diuraikan tergambar dengan jelas sehingga memudahkan pimpinan menga-
dakan pertimbangan untuk mengambil keputusan.

c. Mengandung Berbagai Alternatif Pemecahan Masalah. Suatu

Telstaf dalam penjelasannya memberikan saran pemilihan alternatif yang
terbaik. Pemecahan masalah yang baik memerlukan alternatif yang baik.
Alternatif pemecahan masalah perlu dikembangkan agar diperoleh cukup
banyak alternatif yang mungkin dapat dipilih. Dalam telaahan staf berbagai
alternatif pemecahan masalah perlu diuraikan dengan jelas serta saran
pemilihan alternatif yang terbaik oleh staf perlu juga diberikan.
 22

14. Prinsip-Prinsip dalam Telaahan Staf yang Paripurna. Menurut Siagian

(1996:73-74), ada enam hal yang menjadi "komponen" daripada prinsip "Completed
Staff Work" yaitu:

a. Staf-lah yang bertanggung jawab dalam setiap organisasi untuk

mencari pemecahan terhadap masalah-masalah yang dihadapi oleh
organisasi dan tindakan pemecahan itulah yang nantinya akan disetujui atau
tidak disetujui oleh pimpinan organisasi dalam bentuk suatu keputusan.

b. Bahwa staf tidak seharusnya pergi kepada atasannya untuk

menanyakan apa yang harus dilakukan. Sebaliknya staflah yang harus mampu
memberikan "nasihat" kepada atasannya tentang apa yang harus dilakukan
oleh atasan tersebut. Artinya dengan saran tindak yang telah diperhitungkan
dengan matang oleh staf, pimpinan seharusnya dapat mengambil keputusan
yang tepat, dengan cara yang cepat dan praktis serta rasional.

c. Bahwa mengirimkan memo yang bertumpuk kepada atasan tidak/belum

berarti "completed staff work". Akan tetapi menulis memo bagi pimpinan untuk
ditandatanganinya dan kemudian untuk dikirimkan kepada orang lain
merupakan sebagian arti daripada "completed staff work". Dengan perkataan
lain, menulis memo kepada atasan kemungkinan besar berarti mengirimkan
kepadanya ide yang setengah matang, atas dasar mana dia tidak atau belum
dapat mengambil keputusan. Salah satu hal yang "tabu" dalam manajemen
ialah mengirimkan ide yang belum matang kepada pimpinan, atas dasar mana
pimpinan itu diharapkan dapat mengambil keputusan yang baik.

d. Konsep-konsep yang diajukan kepada atasan harus sudah lengkap dan

matang sehingga atasan hanya akan memutuskan menerima atau menolak
konsep tersebut. Perlu pula ditekankan bahwa matangnya suatu konsep yang
diolah oleh staf tidak otomatis berarti bahwa konsep tersebut akan diterima
oleh atasan untuk nantinya dituangkan dalam bentuk keputusan. Sebabnya
ialah bahwa meskipun staf telah melakukan pengolahan yang matang menurut
kemampuannya, ada kemungkinan ada segi-segi lebih luas yang tidak
disadarinya pada waktu mengadakan pengolahan tersebut. Biasanya segi-segi
yang lebih luas itu dapat dilihat dengan jelas oleh manajemen tingkat atas.
 23

Karena itu staf tidak perlu berkecil hati jika konsep dan ide yang menurut
pendapatnya telah diolah dengan matang ditolak oleh pimpinan atau diminta
untuk dilengkapi dan disempurnakan. Hanya saja seorang pimpinan yang
cakap dan mampu akan memberikan petunjuk tentang bagaimana cara
melengkapi dan menyem-purnakan pengolahan itu sehingga oleh staf dapat
dilakukan pengolahan lebih lanjut yang betul-betul matang. Artinya penolakan
suatu konsep oleh pimpinan perlu disertai dengan alasan penolakan itu dan
diberi petunjuk tentang cara pematangan lebih lanjut.

e. Melalui penerapan prinsip "completed staff work" bawahan mungkin

akan semakin banyak pekerjaan, akan tetapi sebaliknya atasan akan
dilindungi oleh penyodoran ide, walaupun tidak atau belum matang sehingga
proses pengambilan keputusan akan lebih tepat dan cepat dilaksanakan,
sebab pimpinan telah dibebaskan dari tugas-tugas yang bersifat rutin.
Hasilnya adalah semakin tersedianya waktu dan tenaga pimpinan yang dapat
digunakannya untuk berpikir yang sesungguhnya merupakan salah satu tugas
pokok dari seorang pimpinan.

f. Terakhir, untuk menentukan apakah suatu pekerjaan yang dilakukan

oleh bawahan sudah merupakan "completed staff work" atau tidak, ialah
jawaban terhadap pertanyaan "Jika Saudara yang menjadi pimpinan, apakah
Saudara sudah bersedia menandatangani sesuatu yang disodorkan oleh
bawahan Saudara dengan mempertaruhkan karier serta gengsi Saudara
karena adanya keyakinan apa yang akan Saudara tandatangani itu telah
benar ?". Jika jawaban terhadap pertanyaan di atas masih bersifat negatif
atau jika masih ada keraguan untuk menjawabnya secara positif, maka
pekerjaan yang saudara lakukan untuk diajukan sebagai saran kepada
pimpinan untuk ditandatangani belum merupakan "completed staff work".

BAB V

PROSES PEMECAHAN MASALAH DALAM TELAAHAN STAF

 24

15. Umum. Kegiatan pemecahan masalah dan pengambilan keputusan

dalam organisasi merupakan kegiatan utama yang banyak dilakukan oleh para
pimpinan. Pengambilan keputusan adalah tanggung jawab setiap pimpinan dan
kegiatan ini mempengaruhi aktivitas serta kinerja organisasi. Dalam upaya
memecahkan masalah perlu diperhatikan jenis masalah yang dihadapi sehingga
dapat dicari metode pemecahan masalahnya serta teknik yang dapat digunakan.
Hal tersebut dimaksudkan agar pemecahan masalah dapat dilakukan dengan
sebaik-baiknya.

16. Pengertian, Jenis Masalah, dan Pengambilan Keputusan. Setiap

organisasi selalu menghadapi berbagai permasalahan dalam rangka mewujudkan
tujuan atau sasaran yang telah ditentukan sebelumnya. Masalah-masalah yang
dihadapi organisasi tersebut perlu dipecahkan agar tidak menghambat jalannya
organisasi. Secara sederhana masalah dapat diartikan sebagai kesenjangan antara
apa yang diinginkan dengan kenyataan yang ada. Terjadinya masalah yang dihadapi
oleh organisasi selalu tidak diinginkan dan hal tersebut merupakan hal yang biasa
dalam organisasi. Tak ada organisasi yang tidak menghadapi masalah. Pemecahan
masalah tersebut dilakukan melalui pengambilan keputusan yang merupakan proses
memilih alternatif terbaik untuk memecahkan masalah. Masalah dalam organisasi
dapat dikelompokkan dalam dua golongan, yaitu:

a. Masalah yang Sederhana. Masalah yang sederhana adalah masalah

yang mempunyai ciri seperti :

1) Berdiri sendiri
2) Tidak atau kurang sangkut pautnya dengan masalah lain
3) Tidak mengandung konsekuensi yang besar
4) Pemecahannya tidak memerlukan pemikiran yang luas dan
mendalam.

Contoh masalah yang sederhana adalah seorang karyawan yang sering tidak
masuk kantor (absen), seorang pegawai yang kurang dapat melayani
 25

masyarakat dengan baik, dan sebagainya. Pengambilan keputusan untuk

memecahkan masalah yang sederhana biasanya dilakukan secara individual
oleh pimpinan yang umumnya dilakukan atas dasar intuisi, pengalaman,
kebiasaan, fakta/data dan informasi yang sederhana dan sedikit jumlahnya.

b. Masalah yang Rumit. Masalah yang rumit adalah masalah yang

mempunyai ciri :

a) Tidak berdiri sendiri

b) Saling berkaitan dengan masalah-masalah lain
c) Mengandung konsekuensi / implikasi yang besar
d) Pemecahannya memerlukan pemikiran yang luas dan
mendalam.

Contoh masalah yang rumit adalah meningkatnya keluhan masyarakat

terhadap pelayanan yang diberikan oleh organisasi, menurunnya jumlah
penjualan barang yang dihasilkan perusahaan, dan sebagainya. Pengambilan
keputusan untuk memecahkan masalah yang rumit ini umumnya dilakukan
secara kelompok dalam arti pimpinan dibantu oleh sekelompok staf
pembantunya.

17. Masalah Dalam Organisasi. Masalah-masalah dalam organisasi dapat

dikelompokkan dalam dua jenis yang lain, yaitu:

a. Masalah Terstruktur (Structured Problem). Merupakan masalah-

masalah yang jelas faktor-faktor penyebabnya, bersifat rutin dan terjadinya
berulang-ulang (repetitive) sehingga pemecahan terhadap masalah ini
dilakukan dengan metode atau prosedur tetap (Protap) yang dapat
dibakukan. Contoh masalah yang terstruktur adalah masalah kenaikan
pangkat, disiplin pegawai, dan sebagainya.

b. Masalah Tak Terstruktur (Unstructured Problem). Merupakan

masalah yang terjadinya mendadak, tidak dapat diduga atau sulit diperkirakan
sebelumnya dan sifatnya tidak rutin. Pemecahan masalah yang tak
terstruktur ini memerlukan analisa, kreativitas serta penilaian dan
 26

pertimbangan yang matang dan mendalam terhadap berbagai aspek yang

berkaitan dengan masalah tersebut. Contoh masalah yang tak terstruktur ini
adalah terjadinya pemogokkan buruh, keluarnya banyak tenaga ahli yang
sangat diperlukan organisasi dan sebagainya.

c. Langkah-Langkah Pemecahan Masalah. Mengacu pada uraian

tentang masalah di atas maka diambil langkah-langkah pemecahan masalah,
yang secara umum meliputi :

1) Perumusan Masalah. Perumusan masalah merupakan tahap

awal yang penting. Oleh karena itu perlu dilakukan secara hati-hati
agar dapat dihindari terjadinya pemecahan terhadap masalah yang
tidak tepat/keliru.

2) Pengembangan Aternatif. Alternatif-alternatif merupakan

berbagai pendekatan yang dapat diambil untuk memecahkan masalah.
Tahap ini seringkali kurang diperhatikan oleh para pengambil
keputusan dalam memecahkan masalah.

3) Evaluasi dan Pilihan. Setelah berbagai altematif ditentukan

kemudian dievaluasi dan pilihan ditentukan. Alternatif yang terbaik
yang akan dipilih untuk memecahkan masalah. Tahap 1 sampai
dengan tahap 3 merupakan proses pengambilan keputusan.

4) Pelaksanaan Keputusan. Banyak pimpinan yang keliru dengan

berasumsi bahwa proses pengambilan keputusan selesai begitu pilihan
ditentukan. Padahal keputusan tidak terlaksana dengan sendirinya.
Beberapa hal penting perlu diperhatikan diantaranya adalah menjamin
agar semua sumber daya tersedia untuk pelaksanaan, demikian juga
orang-orang yang akan terlibat didalamnya memahami dan menerima
alternatif pemecahan tersebut.

5) Pengawasan Keputusan. Tahap akhir dalam proses pemecahan

masalah adalah pemantauan hasil keputusan dan mengambil tindakan
koreksi jika diperlukan. Dalam tahap ini perlu dilakukan pengumpulan
informasi mengenai pelaksanaan keputusan.
 27

6) Jika proses pemecahan masalah tersebut di lukiskan akan

tampak seperti gambar di bawah ini (gambar 5).

PENGAMBILAN
PENGAMBILAN KEPUTUSAN
KEPUTUSAN

PRUMUSAN
PRUMUSAN PENGEMBANGA
PENGEMBANGA EVALUASI
EVALUASI PELAKSANA
PELAKSANA PENGAWASAN
PENGAWASAN
MASALAH
MASALAH N
N MASALAH
MASALAH &
& PILIHAN
PILIHAN ANKEPUTUS
ANKEPUTUS KEPUTUSAN
KEPUTUSAN
AN
AN

PEMECAHAN
PEMECAHAN MASALAH
MASALAH

Gambar 5
Proses Pemecahan Masalah

18. Teknik-teknik Pemecahan Masalah dan Pengambilan Keputusan.

Dalam rangka membantu pelaksanaan tugas pimpinan, khususnya dalam upaya
memecahkan masalah dan mengambil keputusan, para staf perlu menguasai
berbagai teknik-teknik pemecahan masalah dan pengambilan keputusan. Terdapat
banyak sekali teknik-teknik tersebut yang dapat diterapkan, diantaranya adalah
Brainstorming (curah pendapat) yang dipadukan dengan Konsensus atau Multivoting
dengan ½ n + 1 serta Penggunaan Kriteria dan Pembobotan. Ketiga Teknik
Pemecahan masalah dan Pengambilan keputusan tersebut banyak digunakan
dalam praktek. Oleh karena itu ketiga teknik tersebut perlu dikuasai dengan baik
oleh para staf pembantu pimpinan. Bila ketiga nya dikuasai dengan baik, alangkah
lebih baik bila ketiga metode tersebut dipadukan dalam proses telaahan staf nya.

a. Brainstorming (Curah Pendapat). Brainstorming merupakan suatu

metode yang dapat digunakan untuk menghasilkan ide atau gagasan yang
banyak mengenai topik tertentu dalam waktu yang relatif singkat. Metode ini
dikatakan suatu metode yang kreatif dan efisien. Hal ini karena dalam
penggunaan metode ini penyampaian ide-ide dilakukan melalui proses yang
bebas dari penilaian dan kritik sehingga orang menjadi kreatif. Apa yang
bisa dilakukan dengan brainstorming :
 28

1) Mendorong pemikiran yang terbuka bilamana sebuah tim sudah

sulit memperoleh gagasan (stuck) pada pemikiran cara lama yang
sama yang sering digunakan.

2) Melibatkan semua anggota tim dengan bersemangat

berpartisipasi sehingga dengan demikian beberapa orang anggota
tidak dapat mendominasi kelompok.

3) Memungkinkan anggota tim untuk membangun kreativitas

mereka dengan tetap berfokus pada tujuan bersama.

4) Proses Brainstorming.

a) Topik atau masalah dirumuskan dan ditulis dengan jelas;

b) Tiap anggota tim secara bergantian memberikan idenya.

c) Tak ada penilaian atau kritik;

d) Begitu ide disampaikan ditulis pada kertas flipchart atau

papan tulis huruf yang dapat dibaca;

e) Demikian proses penyampaian ide terus berlangsung

sampai ide tersebut habis; Jika diperlukan, lakukan klarifikasi,
penyederhanaan dan kombinasi.

f) Pada brainstorming terstruktur penyampaian ide

dilakukan secara bergantian dan berurutan.

g) Pada brainstorming tidak terstruktur penyampaian ide

dilakukan begitu ide tersebut timbul pada pikiran anggota tim,
jadi tidak perlu berurutan

5) Manfaat Brainstorming.

a) Mendorong pemikiran yang terbuka.

b) Menciptakan kreativitas anggota tim.

c) Keterlibatan aktif para anggota tim.

 29

d) Dominasi satu atau beberapa anggota tim dapat

dihindari.

b. Nominal Group Technique (Teknik Grup Nominal). Suatu teknik

yang dapat digunakan untuk mengambil keputusan dalam kelompok. Dengan
teknik grup nominal ini memungkinkan tim dapat dengan cepat mencapai
konsensus mengenai isu, masalah dan solusi yang relatif penting melalui
pemberian peringkat atau ranking secara individual sampai pada penentuan
akhir prioritas oleh tim.

1) Manfaat :

a) Partisipasi aktif anggota kelompok;

b) Penciptaan ide bebas;

c) Umpan balik yang terstruktur;

d) Penilaian matematis yang bebas.

2) Proses, para anggota kelompok menuliskan ide/gagasan

mereka pada selembar kertas (Listing). Daftar ide dari para anggota
tersebut dicatat pada selembar, kertas flipchart (recording). Klarifikasi,
penyederhanaan dan kombinasi untuk menghilangkan duplikasi
(collating). Para anggota kelompok melakukan penilaian (judgement)
secara individual untuk menentukan prioritas (prioritizing).

3) Contoh : Suatu unit organisasi menghadapi masalah dan

berusaha untuk mencari solusi terhadap masalah tersebut dengan
menentukan masalah apa yang merupakan prioritas untuk ditangani
terlebih dahulu. Misalkan masalahnya adalah mengapa kinerja
organisasi rendah ?. Sesudah dikaji dalam sebuah tim, maka
diidentifikasi penyebab masalah tersebut, contohnya adalah :

a) Kurangnya diklat;
 30

b) Prasarana dan sarana kerja kurang memadai;

c) Standar kualitas kurang jelas;

d) Kurangnya kerjasama dengan unit kerja lain;

e) Motivasi kerja rendah.

Setiap anggota tim memberikan penilaian dengan memberikan skor,

skor tertinggi diberikan pada prioritas tertinggi. Karena terdapat lima
penyebab masalah yang perlu diberi ranking, maka skor/nilai tertinggi
adalah lima, sedangkan yang paling rendah adalah satu, demikian
seterusnya. Misalkan terdapat lima anggota tim, yaitu Ridwan, Jokow,
Subayu, Akok, dan Bagusl. Mereka memberikan skor/nilai ranking
sebagai berikut:

Ridwan Jokow Subayu Akok Bagus JUMLAH

A 4 5 2 2 1 14
B 3 1 3 4 4 15
C 1 2 1 5 2 11
D 2 3 4 1 3 13
E 5 4 5 3 5 22

Tabel 1

Berdasarkan Tabel-1 di atas data di atas, maka prioritas yang perlu

ditangani terlebih dahulu untuk mengatasi masalah rendahnya kinerja
unit kerja adalah motivasi kerja yang rendah.

c. Penggunaan Kriteria dan Pembobotan. Penggunaan Kriteria dan

Pembobotan dalam mengevaluasi alternatif. Dalam melakukan evaluasi
terhadap beberapa alternatif yang telah ditentukan dapat digunakan kriteria
dan pembobotan. Pertama kriteria ditentukan untuk menilai tujuan yang ingin
dicapai, kemudian masing-masing alternatif diberikan bobot. Penggunaan
kriteria dan bobot tersebut dilakukan secara kuantitatif atau dengan memakai
angka. Contoh: Seseorang akan pergi dari Jakarta ke Bandung. Alternatif
alat angkutan yang mungkin bisa digunakan misalnya bus atau kereta api.
Kriteria yang dapat digunakan adalah :
1) Kecepatan;
2) Biaya;
 31

3) Keselamatan;
4) Kenyamanan.

Selanjutnya keempat kriteria tersebut dibuat rangking sesuai dengan

penilaian. Rangking 1 diberi nilai 4, rangking 2 diberi nilai 3, rangking 3 diberi
nilai 2, dan rangking 4 diberi nilai 1. Misalnya berdasarkan penilaian
diperoleh nilai rangking sebagai berikut :
Kriteria Nilai Rangking (NR) :

1) Kecepatan : ranking 3 (diberi nilai 2)

2) Biaya : ranking 2 (diberi nilai 3)
3) Keselamatan : ranking 4 (diberi nilai 1)
4) Kenyamanan : ranking 1 (diberi nilai 4)

Selanjutnya alternatif yang ada yaitu menggunakan bus atau kereta api diberi
bobot dalam bentuk angka berdasarkan kriteria yang telah ditentukan. Nilai
bobot tersebut disebut Nilai Satuan Konsekuensi (NSK). Bobot bisa
menggunakan angka sesuai dengan keinginan (bervariasi), misalnya 10-100,
50-100 dan sebagainya. Kemudian NR dikalikan dengan NSK menghasilkan
Nilai Umum Konsekuensi (NUK) untuk tiap alternatif. Jumlah dari NUK
merupakan Nilai Alternatif (NA). Alternatif yang dipilih adalah yang NA-nya
tertinggi. Rumus perhitungan tersebut adalah:

NUK = NR x NSK

Pengambilan keputusan pada Nilai Alternatif (NA) tertinggi. Penyelesaian soal

tersebut diatas dengan menggunakan Tabel-2, akan tampak sebagai berikut:

Alternatif 1 Alternatif 2
Nilai
Kriteria (kereta api) (bus)
Ranking
NSK NUK NSK NUK

a. Keselamatan Perjalanan 4 80 320 60 240

b. Kecepatan Gerak 3 60 180 70 210
c. Penghematan Biaya 2 50 100 80 160
d. Kondisi Menyenangkan 1 90 90 60 60
Nilai Alternatif 690 670

Tabel-2
Jadi dalam contoh tersebut keputusan yang akan diambil untuk pergi ke
Bandung adalah yang NA-nya tertinggi yaitu menggunakan kereta api.
 32

19. Pemecahan Masalah melalui Penelitian Staf, Penelaahan Staf dan

Perkiraan Staf. Suatu organisasi seringkali menghadapi masalah yang kompleks
yang akan dipecahkan, masalah yang kompleks tersebut bisa bersifat mendesak
atau tidak mendesak. Masalah yang kompleks dan mendesak untuk memecah-
kannya diperlukan Perkiraan Staf. Sedangkan untuk masalah yang kompleks, tetapi
sifatnya tidak mendesak pemecahannya tergantung dari ketersediaan data. Jika
data telah tersedia pemecahannya memerlukan Penelaahan Staf, jika data tidak
atau belum tersedia pemecahannya memerlukan Penelitian Staf. Kesemuanya
dituangkan dalam Kertas Kerja Staf yang berisi saran atau rekomendasi staf untuk
memecahkan masalah yang dihadapi organisasi.

a. Penelitian Staf. Penelitian Staf dapat diberi arti sebagai tata-laku staf
dalam mengumpulkan, menilai, menyusun serta mengolah data/fakta/
keterangan guna mem-persiapkan kertas kerja staf. Kegiatan penelitian staf
dilakukan sehubungan dengan timbulnya masalah pelik jenis "unstructured
problem" yang kompleks yang belum tersedia datanya. Hal ini membutuhkan
jenis data/fakta/keterangan yang luas dan rumit dan pemecahannya memer-
lukan pemikiran yang mendalam serta jangka waktu yang relatif lama (tidak
mendesak).

b. Penelaahan Staf. Penelaahan staf merupakan tatalaku staf dalam

mengolah dan menyimpulkan data/fakta/keterangan untuk menghasilkan
saran yang disajikan dalam bentuk kertas kerja staf. Kegiatan penelaahan
staf dilakukan terhadap masalah pelik jenis "unstructured problem" yang
kompleks yang sudah tersedia datanya terlebih dahulu, karenanya membu-
tuhkan jenis data/fakta/keterangan yang luas dan rumit, pemecahannya
memerlukan pemikiran yang mendalam serta jangka waktu yang relatif lama
(tidak mendesak)6.

c. Perkiraan Staf. Perkiraan Staf adalah tata-laku staf dalam mencari

dan menetapkan suatu cara pemecahan masalah yang terbaik guna
pengambilan keputusan. Kegiatan perkiraan staf dilakukan terhadap masalah
pelik jenis "unstructured problem" yang kompleks yang membutuhkan

6
Lembaga Administrasi Negara, (1985), Jakarta, Bahan Diklat Telaahan Staf Paripurna.
 33

data/fakta/keterangan yang luas dan rumit, memerlukan pemikiran yang

mendalam serta mendesak, namun memerlukan pemecahan atau penye-
lesaian dengan segera.

Penelitian, penelaahan dan perkiraan staf merupakan rangkaian kegiatan staf yang
memiliki hubungan yang sangat erat dan saling terkait satu sama lain. Perkiraan
staf dapat diungkapkan seorang staf dari hasil penelitian maupun penelaahannya.
Hubungan keterkaitan antara ketiganya dapat digambarkan dengan bagan berikut :

Gambar 5
Hubungan keterkaitan antara Penelitian, Penelaahan dan Perkiraan Staf

20. Langkah-langkah Pemecahan Masalah. Langkah-Iangkah pemecahan

masalah dalam telaahan staf yang paripurna adalah sebagai berikut:

a. Penelaahan dan perumusan masalah;

b. Analisis data/fakta/keterangan;
c. Pengambilan kesimpulan;
d. Perumusan saran:
1) Pengembangan alternatif-alternatif;
2) Evaluasi masing-masing alternatif;
 34

3) Pembandingan antar konsekuensi alternatif;

4) Determinasi alternatif terbaik;
5) Analisis cara bertindak yang berlawanan.

e. Penyajian kertas kerja.

Penjelasan, perincian dan hubungan langkah-langkahdi atas adalah sebagai berikut:

a. Penelaahan dan Perumusan Masalah

1) Langkah ini merupakan proses perumusan, pengelolaan dan

pembatasan masalah yang hendak dipecahkan sehingga menemukan
kejelasan mengenai ruang lingkup masalah. Kegunaan tahap ini,
merupakan dasar pengarahan dari langkah atau proses selanjutnya
sehingga diperoleh cara pemecahan yang tepat terhadap masalah
tersebut.

2) Dalam melakukan penelaahan dan perumusan masalah perlu

diperhatikan beberapa pedoman sebagai berikut:

a) Penggunaan azas strategis merupakan titik berat

perhatian yang diletakkan pada faktor-faktor strategis yang
terdapat dalam masalah yang dihadapi. Yang dimaksud dengan
faktor strategis adalah faktor yang merupakan ciri khas yang
bersifat dominan dan sebagai pembatas terhadap suatu masalah.

b) Perumusan atau pembatasan masalah hendaknya

jangan terlalu sempit atau terlalu luas. Pembatasan yang terlalu
sempit akan membatasi pula ruang lingkup cara pemecahan
sehingga kegiatan pemecahan masalah menjadi kurang
obyektif, sedangkan pembatasan yang terlalu luas berarti
ketiadaan pemusatan (focusing) kepada pokok masalahnya.

c) Memperdalam ketajaman pengamatan dan memperkaya

pengetahuan karena kepekaan analisis terhadap masalah
tersebut tumbuh sebagai hasil perpaduan pengetahuan yang
beraneka ragam (banyak) dan fungsional.
 35

b. Analisis Data/Fakta/Keterangan

1) Langkah ini merupakan langkah yang menentukan karena

berisikan kegiatan-kegiatan menganalisis dan membandingkan data/
fakta/keterangan yang telah diperoleh guna menemukan suatu kesim-
pulan yang tepat.

2). Kegiatan penganalisaan data/akta/keterangan terdiri atas

langkah-langkah sebagai berikut :

a) Pengklasifikasian data/fakta/keterangan atas dasar aspek

umum, struktural serta dinamik (pengaruh dan gerak);

b) Pengkategorisasian data/fakta/keterangan guna penetap-

an sifat dan jumlah klasifikasi sehingga diperoleh perbedaan
masing-masing kategori yang jelas;

c) Perbandingan kategori data/fakta/keterangan;

d) Perumusan kesimpulan sementara.

c. Penarikan Kesimpulan

1) Langkah ini merupakan proses penyimpulan berdasarkan atas

data/fakta/keterangan yang sudah dianalisis. Perumusan kesimpulan
ini berfungsi sebagai pembuktian, pengujian atau penilaian terhadap
masalah yang dihadapi;

2) Prosedur yang perlu dilakukan dalam kegiatan penarikan

kesimpulan adalah:

a) Pengelompokan dan penyusunan berbagai kategori data/

fakta/keterangan yang telah dirumuskan dalam tahap analisis;

b) Menghadapkan dan menghubungkan masing-masing

kategori dengan masalah yang dihadapi;
 36

c) Peninjauan hasil kegiatan menghadapkan dan menghu-

bungkan kategori-kategori tersebut di atas dari segi ruang
lingkup masalah;

d) Perumusan kesimpulan.

d. Perumusan Saran. Atas dasar kesimpulan yang telah diambil

tersebut, kemudian dilanjutkan dengan perumusan saran. Bidang ini
berhubungan dengan kegiatan menyusun saran yang dapat dipergunakan
untuk memecahkan masalah yang sedang diselidiki. Kegiatan perumusan
saran ini terdiri dari langkah-langkah sebagai berikut:

1) Pengembangan Alternatif. Pengembangan alfternatif-alternatif

merupakan kegiatan untuk menemukan alfternatif yang mengandung
kemungkinan dapat dipergunakan dalam pemecahan masalah.
Kegiatan ini dilakukan dengan cara menghubungkan masalah yang
ditelaah dan dirumuskan dengan tujuan atau sasaran serta nilai-nilai
yang hendak diwujudkan. Agar dapat menemukan alternatif-alternatif
yang relevan, perlu diperhatikan:

a) Pemupukan daya kreasi, pemanfaatan dan peningkatan

pengetahuan/pengalaman serta pemahaman yang mendalam
mengenai masalah yang hendak dipecahkan;

b) Penciptaan sebanyak mungkin alternatif yang mengan-

dung kriteria yang menjamin pentingnya alternatif terhadap
tujuan, sasaran atau nilai-nilai yang hendak dicapai;

c) Setiap alternatif yang diciptakan harus senantiasa berhu-

bungan atau didasarkan atas faktor strategis yang terdapat
dalam masalah yang hendak dipecahkan.

2) Evaluasi Tiap Alternatif. Setelah dapat diciptakan berbagai

alternatif yang relevan maka pada langkah ini diselenggarakan
kegiatan mengevaluasi masing-masing alternatif tersebut dengan
 37

maksud memperoleh kepastian. Kegiatan yang dilakukan dalam

mengevaluasi setiap alternatif terdiri dari:

a) Penggunaan setiap alternatif sebagai premise;

b) Merumuskan ramalan-ramalan terhadap premise terse-

but untuk menemukan sebanyak mungkin konsekuensi setiap
alternatif/premise dengan mempergunakan metode "sebab-
akibat";

c) Penjabaran ramalan untuk masing-masing alternatif

meliputi ramalan yang mengandung konsekuensi positif ataupun
yang mengandung konsekuensi negatif.

3) Pembandingan Antar Konsekuensi Alternatif.

a) Dalam langkah ini, terhadap setiap konsekuensi alternatif

dihadapkan dan dibandingkan satu sama lain untuk mengetahui
ketangguhan atau kemampuannya dalam memecahkan
masalah.
b) Untuk memperoleh nilai secara kuantitatif terhadap
pembandingan konsekuensi alternatif dapat digunakan kriteria
dan pembobotan dengan angka.

4) Determinasi Alternatif Terbaik. Setelah ditemukan hasil

perbandingan antar konsekuensi alternatif maka dilakukan determinasi
(penentuan) untuk mendapat alternatif terbaik, yaitu berpedoman atas
alternatif yang memiliki nilai tertinggi.

5) Analisis Cara Bertindak yang Berlawanan. Dalam langkah

kegiatan ini yang dilakukan adalah peletakan alternatif terbaik ke
dalam keadaan nyata atau dicoba untuk diterapkan pada situasi faktual
yang dihadapi dengan jalan mengeksploitasi dan menganalisis
kemungkinan-kemungkinan hambatan atau rintangan dalam melaksa-
nakan alternatif terbaik tersebut. Analisis cara bertindak yang berla-
wanan menghasilkan dua kemungkinan:
 38

a) Alternatif terbaik ternyata dapat diterapkan dalam

keadaan yang nyata sehingga lolos dari pengujian dan dapat
digunakan sebagai saran;

b) Alternatif terbaik terbukti tidak atau kurang dapat

diterapkan dalam keadaan yang nyata, yang berarti gagal dalam
pengujian. Tentunya apabila alternatif terbaik lolos dalam
pengujian, maka staf menyampaikannya sebagai saran kepada
pimpinan untuk diputuskan.

6) Penyajian Kertas Kerja Staf. Dimulainya langkah ini

menunjukkan bahwa seluruh hasil kegiatan penelaahan siap disajikan
sebagai kertas kerja staf. Kertas kerja staf sebagai hasil terakhir
kegiatan penelaahan staf tersebut dapat disajikan dalam bentuk surat
dinas/memo, laporan, makalah dan alat komunikasi lainnya. Dalam
kegiatan penyajian kertas kerja staf ini tersimpul pula kegiatan-kegiatan
koordinasi, melalui saluran formal maupun informal, guna menjamin
kelengkapan pembahasan. Kegiatan koordinasi dilakukan dalam bentuk
konsultasi yaitu saling menukar pendapat dan pikiran baik secara
langsung maupun tak langsung. Manfaat koordinasi adalah adanya
kesempatan untuk melengkapi hasil analisis staf apabila ternyata masih
terdapat kekurangan.

BAB VI

BENTUK / FORMAT TELAAHAN STAF

 39

21. Umum. Guna memudahkan pimpinan mengadakan pertimbangan atas

saran/rekomendasi yang disampaikan staf, maka diperlukan adanya format telaahan
staf yang dibakukan. Format telaahan staf yang baku tersebut dapat dijadikan
pedoman dalam menyusun telaahan staf yang paripuna sesuai pembahasan di atas.

22. Sistematika Kertas Kerja (Naskah) Telaahan Staf. Format telaahan staf
yang digunakan oleh berbagai organisasi banyak ragamnya, oleh karena itu pada
pembelajaran telaahan staf ini, format yang akan disajikan adalah mengacu kepada
Telaahan Staf dengan sitimatika yang sudah dibakukan di lingkungan TNI, yaitu
berdasarkan Buku Petunjuk tentang Prosedur dan Teknik Staf Gabungan sesuai
dengan Surat Keputusan Pangab Nomor Skep/265/V/1985, yang digunakan sebagai
dasar dan pedoman pokok yang meliputi pengorganisasian, komando pengendalian,
perencanaan dan dukungan administrasi.

a. Bagian Kepala Telstaf. Bagian kepala suatu Telstaf merupakan tanda

pengenal suatu Telstaf, paling sedikit harus meliputi :

1) Nama Markas/Staf yang membuat Telaahan.

2) Tempat kedudukan atau lokasi Markas/Staf.

3) Tanggal dan waktu Telaahan itu ditandatangani. Dapat

dihilangkan bila unsur waktu itu relatif tidak penting.

4) Nama dan Nomor Urut dan tahun Telaahan.

5) Masalah yang akan ditelaah.

Tersebut nomor urut 1), 2) dan 3) diatas ditulis pada bagian atas sebelah kanan dari
halaman pertama, sedangkan nomor urut 4) dan 5) ditulis pada bagian atas sebelah
kiri halaman pertama telahan.

b. Bagian Isi Telstaf. Isi suatu telstaf merupakan bagian tubuh atau inti,
memuat persoalan dan diskusi pemecahannya, terdiri dari 6 (enam) pasal :
 40

1) Persoalan (Pasal 1). Pasal ini memuat pernyataan pendek dan

jelas tentang persoalan yang ingin dipecahkan. Pernyataan ini harus
mudah dimengerti dan harus mencakup semua unsur penting dari
persoalannya. Dalam hal menghadapi persoalan yang cukup kompleks,
dianjurkan untuk menggunakan sub pasal. Jika masih terdapat
keraguan dalam merumuskan suatu persoalan, sebaiknya menanyakan
terlebih dahulu kepada yang memberi tugas atau melalui konsultasi
formal maupun informal dengan atasan atau anggota staf lainnya.

2) Praanggapan (Pasal 2). Pada setiap pemecahan persoalan

terlebih dahulu harus diketahui data yang menyebabkan persoalan itu.
Data-data tersebut tidak selamanya mudah diketahui. Apabila semua
data diketahui, maka persoalan menjadi mudah dipecahkan. Ada
kalanya suatu data menimbulkan berbagai variabel, tetapi diduga kuat
akan mempengaruhi persoalan. Hal yang demikian akan menyulitkan
usaha pemecahan, karenanya perlu dimantapkan dan dirumuskan
dalam bentuk keadaan yang dipraanggapkan, agar diperhatikan
beberapa hal sebagai berikut :

a) Praanggapan biasanya adalah dugaan yang beralasan

sebagai landasan pemikiran, karena sering kali tidak mungkin
mengetahui bagaimana sesungguhnya suatu tertentu akan
berkembang.

b) Walaupun praanggapan itu bukan merupakan kenyataan

dan fakta, tetapi praanggapan tersebut harus dilandasi atas
kenyataan dan fakta. Agar dapat berlaku, maka praanggapan
harus berhubungan satu sama lain dengan keadaan yang
sedang berjalan dan kecenderungan kejadian yang akan datang.
Dalam situasi tertentu, praanggapan mungkin juga dibuat
berdasarkan keuntungan yang diharapkan untuk digunakan
dalam waktu yang akan datang.
 41

c) Hindari praanggapan yang tidak ada hubungannya atau

yang dapat menyesatkan. Adalah ideal sekali bila tidak memakai
praanggapan, karena sekali praanggapan diterima, maka ia akan
mempunyai pengaruh yang sama seperti suatu fakta.

d) Janganlah membingungkan diri dengan fakta dan

praanggapan. Fakta dapat dibentuk sedemikian rupa dengan
menunjukan kepada sumber yang berkompeten. Jika
mempunyai daftar praanggapan yang panjang, barangkali telah
mencakup sejumlah fakta.

e) Jika tidak mempunyai praanggapan, maka hilangkanlah

pasal ini dan dapat langsung membahas pasal berikutnya.

3) Fakta yang Mempengaruhi (Pasal 3). Fakta adalah sebagai

faktor nyata atau suatu realitas yang ada di suatu tempat dan dalam
waktu tertentu tentang apa yang kita amati (lihat ,dengar, raba ,cicip
dan cium), realitas yang kita amati itu bisa berupa kejadian, benda
simbol sifat dan lain sebagainya. Fakta dapat dipahami dalam tiga
bentuk; pertama fakta yang berupa benda seperti batu, pohon, orang
dan sebagainya. Kedua berupa situasi atau kondisi  seperti panas,
kotor, bising dan sebagainya. Ketiga peristiwa atau kejadian seperti
kebakaran, perkelahian dan proses lainnya. Dengan kata lain, fakta
berarti juga informasi yang kita peroleh dari sebuah pengamatan.
Boleh juga sebagai situasi atau kondisi yang telah terjadi yang
diperoleh dari pengalaman inderawi. Fakta sangat bersifat objektif.
Sebagai suatu kejadian, niscaya sebuah fakta berkaitan dengan fakta-
fakta lainnya dengan berbagai bentuk relasi atau hubungan, seperti
hubungan sebab dan akibat. Karena itu berbagai fakta akan sangat
penting artinya jika digunakan sebagai bukti sebuah penelaran.
Biasanya gambaan penuh dari interelasi fakta-fakta dijelaskan didalam
deskripsi ilmiah. Pada pasal ini merupakan landasan dari analisa yang
akan dilakukan dalam diskusi (pasal 4). Hal-hal yang harus
diperhatikan dalam penulisan fakta adalah sebagai berikut :
 42

a) Masukkan hanya fakta yang penting dan bertalian

dengan persoalan yang akan dipecahkan. Fakta yang akan
membingungkan dan menyembunyikan pemikiran harus dike-
sampingkan.

b) Kajilah setiap fakta sebelum menggabungkannya ke

dalam Telaahan. Jangan menyalahartikan pendapat, spekulasi,
terkaan atau kesimpulan sebagai suatu fakta.

4) Diskusi (Pasal 4). Diskusi adalah sebuah interaksi komunikasi

antara dua orang atau lebih/kelompok. Biasanya komunikasi antara
mereka/kelompok tersebut berupa salah satu ilmu atau pengetahuan
dasar yang akhirnya akan memberikan rasa pemahaman yang baik dan
benar. Biasanya komunikasi antara mereka/kelompok tersebut untuk
pertukaran pikiran, pendapat, gagasan secara lisan dengan tujuan
mencari kesepakatan atau kesepahaman gagasan atau pendapat.
Diskusi bisa berupa apa saja yang awalnya disebut topik. Dari topik
inilah diskusi berkembang dan diperbincangkan yang pada akhirnya
akan menghasilkan suatu pemahaman dari topik tersebut. Terkait
telaahan staf, dalam pasal ini dikupas pengaruh praanggapan dan fakta
terhadap persoalannya, dan mempertimbangkan keuntungan serta
kerugian dari berbagai kemungkinan cara bertindak. Jika diskusinya
panjang, ringkaslah ia dalam pasal ini dan sertakan seluruh diskusinya
sebagai lampiran.

5) Kesimpulan (Pasal 5). Pada pasal ini dituangkan hasil dari

seluruh pembahasan yang telah dikembangkan dalam diskusi, dengan
penjelasan sebagai berikut :

a) Tidak saja menghilangkan cara bertindak yang kurang

diinginkan, tetapi juga harus memberikan pemecahan yang
lengkap dan dapat dilaksanakan.
b) Menjawab setiap bagian dari persoalan dan sesuai
dengan praangapan serta fakta. Jangan sekali-kali menambah-
 43

kan bahan baru atau bahan yang tidak ada hubungannya

dengan persoalan.

c) Merupakan hasil yang langsung dan wajar dari analisis.

6) Tindakan yang Disarankan (Pasal 6). Pasal ini harus

dinyatakan secara ringkas dan jelas. Beberapa hal yang harus diper-
hatikan adalah :

a) Saran, menyatakan bagaimana pemecahan itu akan

dilaksanakan dan harus mencakup tiap tahap dari persoalan
sesuai urutan yang tertuang dalam kesimpulan.

b) Apabila sesuatu surat atau kebijaksanaan diperlukan

untuk melaksanakan tindakan itu, maka dapat disertakan
sebagai lampiran.

c. Bagian Penutup Telstaf. Pada bagian penutup ini, terdiri dari 4

(empat) bagian pokok, antara lain :

1) Bagian pertama, adalah bagian untuk tanda tangan. Bagian ini

ditempatkan di bawah kanan pada akhir Telaahan.

1) Biasanya ditandatangani oleh sipembuat telstaf (ketua

tim), tapi memungkinkan pula ditandatangani oleh atasan
sipembuat telstaf, tergantung kronologi perintah yang diberikan.

2) Bagian yang ditulis berisikan sebutan Jabatan, Nama,

Pangkat dan Nrp.

2) Bagian kedua, adalah bagian lampiran yang terdiri dari lampiran

pokok dan lampiran tambahan. Tempatnya adalah di bagian bawah
sebelah kiri dengan catatan bahwa lampiran ditulis setelah menulis
bagian tanda tangan sedangkan lampiran tambahan ditulis setelah
bagian pertimbangan terhadap yang tidak menyetujui.
 44

a) Lazimnya dicantumkan sesuai rangkaian yang sama

seperti apa yang ditunjukan dalam bagian tubuh Telaahan,
kecuali surat penindakan atau pelaksanaan sebagai lampiran
pertama.

b) Cantumkan dibawah lampiran tambahan, setiap

pernyataan ketidaksetujuan yang terinci, dan dokumen lain yang
relevan (bila ada) yang disertakan dalam konteks ketidak-
setujuannya.

3) Bagian ketiga, adalah tempat memberikan catatan atas

persetujuan ataupun ketidak setujuan, dan pertimbangan terhadap
ketidak setujuan.

a) Semua pejabat atau instansi yang berkepentingan harus

mendapatkan kesempatan untuk memeriksa dan memberikan
pendapatnya terhadap Telaahan, karena secara vital mungkin
mempengaruhi tindakan mereka. Mereka dapat secara serius
menunjukan cacad atau kekurangan dalam fakta atau
pemikiran, dan yang paling penting adalah Komando/Panglima
harus mampu pendapat yang menyolok atau menonjol.

b) Jika pejabat atau instansi yang memeriksa, setuju

dengan Telaahan Staf tersebut, ia akan memperlihatkan
persetujuannya dengan jalan memberi paraf, diikuti oleh nama,
pangkat, NRP, jabatan dan jika perlu nomor telepon. Harus
disediakan ruang yang cukup diantara kepala “Menyetujui” dan
“Tidak Menyetujui“ guna membubuhkan paraf.

c) Jika pejabat atau instansi yang memeriksa tidak menye-

tujui sesuatu unsur yang penting dari Telaahan Staf tersebut,
mereka akan mengambil tindakan sebagai berikut :
 45

(1) Mencantumkan parafnya, diikuti nama, pangkat,

Nrp, jabatan dan kalau perlu nomor telepon dibawah
kepala “ Tidak Menyetujui”.

(2) Kemudian menambahkan sebuah memorandum

terpisah guna menjelaskan alasan ketidaksetujuan itu.
Dapat juga menambahkan dokumen untuk membuktikan
sangkalan, tetapi harus membuat ulasan yang singkat
dan menggunakan bahan bantuan yang minimum. Jika
alasannya sangat pendek, boleh dicantumkan pada
Telaahan dan kemudian memarafnya.

(3) Dalam hal ada ketidaksetujuan yang kuat atau

sesuatu bagian yang dapat dimengerti dari Telaah, dapat
meminta keterangan secara informal kepada penulis.
Salah seorang diantara pemeriksa mungkin salah, maka
dapat mengambil maafaat dari suatu diskusi yang terus
terang dan obyektif dari perbedaan dan perselisian
pendapat.

(4) Pertimbangan terhadap ketidaksetujuan :

(a) Jika pembuat telstaf setuju dengan

perubahan yang diajukan, maka telaahan itu harus
dirubah. Jika tidak setuju, coba secara informal
mencapai suatu saling pengertian. Jika mengganti
atau merubah telaahan, maka harus menge-
darkannya kembali kepada setiap pejabat atau
instansi yang sebelumnya tidak menyetujui.

(b) Jika tindakan diatas tidak mencairkan atau

menghilangkan perselisihan atau perbedaan
pendapat, nyatakan secara ringkas alasan untuk
 46

ketidaksependapatan dibawah “Pertimbangan

Terhadap Ketidak Setujuan” , kemudian paraflah.

4) Bagian keempat adalah tindakan oleh pejabat yang

mempunyai wewenang untuk menyetujui atau tidak. Hal yang
tersisa untuk dilakukan oleh pimpinan bilamana ia membaca telaahan
staf dan menyakini telaahan yang telah dibuat oleh staf secara
paripurna dan telah melalui proses afirmasi kepada para pejabat yang
terkait, yaitu memberikan disposisi untuk menindaklanjuti hasil telstaf
atau mengarahkan langkah berikutnya ke jenjang administrasi yang
lebih tinggi dalam konteks merealisasikan hasil telaahan tersebut, bila
diperlukan menandatangani surat penindakan atau pelaksanaan yang
diikut sertakan. Keputusan menyetujui oleh pejabat yang berwenang
menyetujui akan berimplikasi dengan segala konsekuensinya, misal-
kan penggunaan anggaran, perubahan organisasi, manajemen sumber
daya dsb. Pejabat “yang berwenang menyetujui” biasanya membe-
rikan alasannya untuk penolakan, untuk itu sebuah telaah baru
mungkin perlu disusun lagi.

d. Bagian Lampiran Telstaf. Adalah suatu bagian integral dari telaahan

staf yang lengkap. Secara jelas diberi label dan penyusunnya guna
memudahkan pengenalan.

BAB VII

ALUR KEGIATAN PEMBUATAN DAN FORMAT NASKAH TELSTAF

 47

23. Umum. Pembuatan telaahan staf yang paripurna memerlukan suatu proses
yang cukup komplek dan melibatkan beberapa orang (staf) dengan segala pemikiran
dan idenya, karena hasil telaahan staf akan berimplikasi besar dan dengan segala
konsekuensinya. Guna memudahkan Pasis Susstaf Bidmatraud dalam mengelola
suatu pembuatan telaahan staf pada penugasan selama pendidikan maupun
pengaplikasiannya di satuan masing-masing setelah menempuh pendidikan, maka
sebelum memulai pembuatan telaahan staf oleh tim kerja, Pasis selaku seorang
perwira menengah harus mampu membuat suatu konsep telaahan staf terlebih
dahulu, sebagai bahan pembahasan awal dalam diskusi/rapat awal dalam hubungan
tim kerja.

24. Alur/Mekanisme Proses Pembuatan Telstaf.

9
1
8

2
10
7
3

11

4 5
12

Diagram langkah-langkah tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut :

 48

a. Nomor 1. Definisi operasional “Permasalahan” disini adalah suatu

kondisi/keadaan yang dimasalahkan dan merupakan akumulasi dari beberapa
persoalan. Dekan kata lain “Persoalan” merupakan akar “Permasalahan”.

Contoh :

Permasalahan : Kondisi Lalulintas di kota Bandung semakin parah.

Persoalan : a. Pertumbuhan jumlah kendaraan bermotor yang

beroperasi di jalan raya sangat tinggi .

b. Tidak ada regulasi pembatasan usia maksimal kenda-

raan yang diperbolehkan beroperasi di jalan raya.

c. Disiplin masyarakat terhadap aturan berlalulintas

sangat rendah.

d. Infrastruktur jalan raya tidak sebanding dengan jumlah

kendaraan yang beroperasional sehari-hari.

. e. Jumlah pedagang kaki lima yang menggunakan

sebagian badan jalan semakin tidak terkendali.

f. Dsb.

Tentukan salah satu persoalan yang paling penting untuk diangkat dalam
pembahasan/pembuatan telaahan, misalkan hanya membahas persoalan
“Tidak adanya regulasi pembatasan usia maksimal kendaraan yang diper-
bolehkan beroperasi di jalan raya”

b. Nomor 2. Definisi operasional “Persoalan” disini adalah akar dari

“Permasalahan”. Pilihlah/rumuskan satu persoalan yang dianggap sesuatu
yang rumit untuk dipecahkan dan memerlukan metode telaahan staf.

c. Nomor 3. Adanya permasalahan dengan persoalan-persoalan yang

mengakibatkan timbulnya permasalahan tersebut, maka perlu dicarikan jalan
pemecahan yang terbaik. Dalam hal ini pemecahan persoalan tersebut
 49

menggunakan metode Telaahan Staf. Seorang staf dalam membuat telaahan

staf ini bisa atas perintah pimpinan ataupun inisiatif pribadi. Persoalan telah
ditetapkan untuk dicarikan pemecahannya, langkah berikutnya adalah segera
melaksanakan pengumpulan data (primer/ skunder) dan fakta-fakta di
lapangan, maupun fakta ilmiah (ilmu yang sudah teruji kebenarannya) yang
sangat terkait dengan persoalan yang diangkat. Melakukan analisis awal atas
data yang ada sebagai bahan diskusi dengan anggota tim.

d. Nomor 4. Pembuatan konsep awal telaah yang nantinya

dipaparkan di depan seluruh anggota tim kerja.

e. Nomor 5. Paparan ketua tim kerja dilanjutkan diskusi dengan

mengaplikasikan metode brainstorming, membuat kesepakatan dalam
menentukan kriteria dan pembobotan terhadap faktor-faktor timbulnya
persoalan yang sedang dibahas.

f. Nomor 6. Merevisi konsep/draft telaahan yang telah dibuat sebe-

lumnya sesuai hasil diskusi.

g. Nomor 7. Telaahan hasil revisi disusun sedemikian rupa dan

selanjutnya direproduksi dan didistribusikan kepada pejabat-pejabat di
lingkungan satuan/instansi untuk memberikan pendapat/ulasan atas telahan
staf yang telah dibuat (biasanya dalam bentuk tuisan tangan), dalam hal ini
pendapat yang diminta hanya dua alternatif, setuju atau tidak setuju. Bila
menyatakan ketidaksetujuannya, pejabat bersangkutan seyogyanya
memberikan alasan/argumentasi atas ketidaksetujuannya tersebut, termasuk
saran solusinya. Pejabat yang menyetujuipun tidak menutup kemungkinan
untuk memberikan ulasan atau keterangan tambahan untuk penyempurnaan
telaahan staf. Para pejabat yang menyatakan ketidaksetujuannya maupun
yang menyatakan setuju menandatangani atas pernyataannya, sebagai tanda
bahwa pernyataan yang disampaikannya dapat dipertanggungjawabkan.

h. Nomor 8. Tim kerja membuat net concept setelah semua

pendapat/ulasan para pejabat diterima. Net concept dilakukan oleh tim kerja
dan merupakan revisi kembali telaahan dengan memasukan ulasan dari para
 50

pejabat tersebut termasuk jawaban/tanggapan atas ulasan dari para pejabat

tadi. Tanggapan yang diberikan adalah berdasarkan kesepakatan dari tim
kerja. Tanggapan tersebut bisa merupakan tanggapan positif, artinya tim kerja
menyetujui atas ulasan pejabat yang tidak menyetujui tersebut. Tim kerja
juga bisa memberikan tanggapan negatif, artinya memberikan tanggapan
berupa sanggahan atas ulasan dari pejabat yang tidak menyetujui, dengan
kata lain tim kerja tetap mempertahankan substansi telaahan sampai dengan
kesimpulan dan saran tindakan yang telah dituangkan dalam telaahan.

j. Nomor 9. Net concept didistribusikan kembali kepada para pejabat

yang memberikan ulasan untuk mengkonfirmasi pendapat/ulasannya yang
telah ditulis kembali oleh timm kerja kedalam bentuk print out komputer, dan
menandatanganinya.

k. Nomor 10. Menyerahkan telaahan staf hasil tim kerja kepada

pimpinan atau kepada atasan yang memberikan perintah membuat telaahan
untuk dipelajari sebelum mengambil keputusan menyetujui atau tidak
menyetujui.

l. Nomor 11. Pimpinan selaku yang berwenang menyetujui memberikan

keputusan, menyetujui atau tidak menyetujui, dan menandatanganinya pada
tajuk tanda tangan yang disediakan. Menyetujui atau tidak menyetujui,
lazimnya pimpinan akan memberikan disposisi, arahan atau bahkan ulasan
sebelum menandatanganinya. Tidak menutup kemungkinan pimpinan akan
memanggil ketua tim kerja untuk mendiskusikan kembali telaahan staf yang
dibuatnya, baik itu terkait atas keputusan menyetujui atau tidak menyetujui.

m. Nomor 12. Setelah pimpinan mengambil keputusan “menyetujui” atas

telaahan staf yang telah dipelajarinya, maka langkah selanjutnya adalah
merealisasikan kesimpulan dari telaahan staf tersebut. Lazimnya, untuk
langkah berikutnya pimpinan akan mengeluarkan suatu perintah baru terkait
realisasi atas kesimpulan dari telaahan staf yang disetujuinya, baik perintah
kepada staf secara perorangan maupun membentuk tim kerja baru.

BAB VIII
 51

PENUTUP

25. Demikian Naskah Sekolah Sementara tentang Telaahan Staf sebagai bekal
dasar untuk berfikir sistematsis dalam mengidentifikasi masalah-masalah maupun
persoalan yang akan dipecahkan dan mencoba mencari solusi jawaban atas
masalah/persoalan tersebut. Selanjutnya diharapkan Pasis mampu mengembang-
kan dan mengaplikasikannya guna mendukung tugas-tugas di satuan.

26. Buku ini akan selalu diperbaiki dan dilengkapi informasi sesuai perkem-
bangan yang ada .

DEPARTEMEN MANAJEMEN

Lampiran :

1. Format Naskah Telaahan Staf

2. Contoh matrik (kriteria, ranking dan pembobotan)

MARKAS BESAR ANGKATAN UDARA

 52

SEKOLAH STAF DAN KOMANDO

DAFTAR PUSTAKA

Surat Keputusan Pangab Nomor Skep/265/V/1985 tentang Buku Petunjuk

tentang Prosedur dan Teknik Staf Gabungan. Idrissalman,

Siagian, Sondang P., (1996), Peranan Staf Dalam Manajemen, Jakarta, PT

Gunung Agung.

Lukman (2000), Telaahan Staf Paripurna, Bahan Diklat SPAMA, LAN,Jakarta.

Balai Pustaka, (2005), Kamus Besar Bahasa Indonesia, Departemen

Pendidikan Nasional.

Lembaga Administrasi Negara, (1985), Jakarta, Bahan Diklat Telaahan Staf

Paripurna.

David F. Fahino, (2007), Manajemen Karyawan. Jakarta, Penerbit Hasta

Agung.

MARKAS BESAR ANGKATAN UDARA

 53

SEKOLAH STAF DAN KOMANDO

NASKAH SEKOLAH

tentang

TEORI TELAAHAN STAF (TELSTAF)

( NS : 3501 )

TP. 2014

iii

MARKAS BESAR ANGKATAN UDARA

 54

SEKOLAH STAF DAN KOMANDO

KATA PENGANTAR

1. Naskah Sekolah Telaahan Staf diperuntukan bagi Pasis Susstaf Bidmatraud,

dibuat dengan tujuan untuk mengantar Perwira Siswa dalam mempersiapkan diri
menghadapi pelajaran. Setelah membaca Naskah Sekolah ini diharapkan Perwira
Siswa telah memiliki bekal awal yang memadai dalam menghadapi berbagai
kegiatan yang dilaksanakan pada penugasan selanjutnya. .

2. Naskah Sekolah ini bersifat umum dan Perwira Siswa dapat mengembangkan
dengan membawa referensi lain yang relevan.

Departemen Manajemen