MAKALAH KEARSIPAN DIPUSKESMAS

PEMANGKAT

DISUSUN OLEH :

SARINI
NIM 20163124104

KEMENTRIAN KESEHATAN INDONESIA

POLITEKNIK KESEHATAN PONTIANAK
JURUSAN KEPERAWATAN GIGI
TAHUN 2019
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Kesehatan merupakan anugerah yang tidak ternilai harganya, sebanyak apapun

harta yang dimiliki oleh seseorang tidak ada artinya apabila orang tersebut tidak

mempunyai tubuh yang sehat, dengan mengkonsumsi makanan yang bergizi,

berolah raga dan istirahat yang teratur dapat meningkatkan sistem imun dan

terhindar dari penyakit, apabila badan terasa sakit kita dapat memeriksakan diri di

sarana-sarana pelayanan kesehatan salah satunya adalah Puskesmas.

Puskesmas adalah organisasi kesehatan fungsional yang merupakan pusat

pengembangan kesehatan masyarakat yang juga membina peran serta masyarakat

dan memberikan pelayanan secara menyeluruh dan terpadu kepada masyarakat di

wilayah kerjanya dalam bentuk kegiatan pokok (Depkes RI 1991). Oleh karena itu

puskesmas mempunyai wewenang dan tanggung jawab terhadap wilayah

kerjanya. Wilayah kerja puskesmas meliputi satu kecamatan atau sebagian dari

kecamatan. Faktor kepadatan penduduk, luas daerah geografis dan keadaan

instruktur serta lainnya merupakan bahan pertimbangan dalam menentukan

wilayah kerja puskesmas. Dalam wilayah kerjanya tidak hanya berfungsi sebagai

pemberi pelayanan kesehatan namun sebagai penggerak Penyuluhan Kesehatan

Masyarakat (PKM) guna meningkatkan kemampuan hidup sehat dan memberikan

pelayanan kesehatan secara menyeluruh dan terpadu kepada masyarakat. Untuk

meningkatkan mutu pelayanan di puskesmas sangat diperlukan kinerja Rekam

Medis yang baik. Rekam Medis adalah berkas yang berisikan catatan dan

dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan

pelayanan lain kepada pasien pada sarana pelayanan kesehatan (Permenkes 749a

tahun 1989) sehingga menghasilkan informasi yang lengkap dan akurat untuk

menunjang peningkatan kualitas dari pelayanan Puskesmas. Suatu sistem

manajemen Puskesmas tidak terlepas dari Sumber Daya Manusia (SDM)

termaksud tenaga rekam medis sebagai penunjang sarana pelayanan yang baik di

puskesmas dan untuk mencapai pelayanan yang baik sangat dibutuhkan tenaga

rekam medis yang profesional

B. Rumusan Masalah
Bagaimana kinerja pengelolaan rekam medis dan informatika kesehatan ditinjau
dari aspek alur dan prosedur rekam medis di Puskesmas pemangkat
 BAB II
PEMBAHASAN
A. pengertian Rekam Medis

Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek), yaitu
archium yang artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Semula pengertian arsip
itu memang menunjukkan tempat atau gedung tempat penyimpanan arsipnya,
tetapi perkembangan terakhir orang lebih cenderung menyebut arsip sebagai
warkat itu sendiri. Schollenberg menggunakan istilah archives sebagai
kumpulan warkat itu sendiri, dan archives instution sebagai gedung arsip atau
lembaga kearsipan.
Kata arsip dalam bahasa Latin disebut felum (bundle) yang artinya tali
atau benang. Dan memang pada zaman dahulu tali atau benang inilah yang
digunakan untuk mengikat kumpulan warkat/surat. Sehingga arsip-arsip itu
mudah digunakan. Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur,
terencana, karena mempunyai nilai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan
dapat cepat ditemukan kembali. Jadi sebagai intinya arsip adalah himpunan
lembaranlembaran tulisan. Catatan tertulis yang disebut warkat harus mempunyai
3 (tiga) syarat yaitu disimpan secara berencana dan teratur, mempunyai
sesuatu kegunaan, dan dapat ditemukan kembali secara tepa

B. Tujuan Rekam Medis

Tujuan rekam medis adalah untuk menunjang tercapainya tertib administrasi

dalam rangka upaya peningkatan pelayanang kesehatan di sarana pelayanan

kesehatan. Tanpa dukungan suatu sistem pengelolaan berkas rekam medis yang

baik dan benar, administrasi Puskesmas atau sarana pelayanan kesehatan lainnya

tidak akan berhasil sebagaimana yang diharapkan, sedangkan tertib administrasi

merupakan salah satu faktor yang menentukan di dalam upaya pelayanan

 kesehatan di sarana pelayanan kesehatan. Selain itu rekam medis juga mempunyai

manfaat yaitu :

a. Menurut Gibony, 1991

1) Aspek Administrasi

Menyangkut tindakan dan pelayanan, wewenang tenaga paramedis dan tenaga

medis, sebagai alat komunikasi.

2) Aspek Hukum

Sebagai alat bukti atau jaminan hukum yang dapat melindungi pasien, pengelola

dan pemilik sarana pelayanan kesehatan sebagai alat bukti hukum di pengadilan.

3) Aspek Keuangan

Merupakan data yang dapat digunakan untuk menghitung biaya yang harus

mendeskripsikan pendapatan dan biaya sarana pelayanan kesehatan.

4) Aspek Penelitian

Sebagai obyek penelitian yang dapat digunakan untuk mengembangkan ilmu

tentang suatu masalah.

5) Aspek Pendidikan

Data-data dalam rekam medis dapat digunakan untuk mengetahui kronologis

suatu tindakan pelayanan dan mengetahui sistem pengelolaan rekam medis.

6) Aspek Dokumentasi

Sebagai dokumen karena memiliki sejarah medis seseorang dan digunakan

sebagai sumber ingatan yang di dokumentasikan.

B. Sistem dan Subsistem Rekam Medis

 Berdasarkan peran dan kedudukan rekam medis dalam sistem pelayanan

kesehatan maka rekam medis merupakan salah satu subsistem. Sistem merupakan

kumpulan dari bagian-bagian yang berhubungan dan membentuk satu kesatuan

yang majemuk dan saling bekerjasama secara bebas dan terikat untuk mencapai

sasaran kesatuan, sistem terbentuk dari dua atau lebih subsistem yang ada di

bawahnya. Begitu juga dalam rekam medis terdiri dari beberapa sistem yaitu

sistem penamaan, sistem penomoran, sistem penyimpanan rekam medis

dan sistem penjajaran rekam medis. Adapun uraian masing-masing sistem diatas

adalah :

1. Sistem Penamaan

Nama merupakan identitas pribadi yang sangat dibutuhkan dalam

melaksanakan pelayanan kesehatan pada seseorang atau pasien yang bertujuan

untuk membedakan satu pasien dengan pasien lain. Sistem pemberiaan nama

seseorang atau pasien menurut kebangsaan, suku dan marga mempunyai cara dan

ciri masing-masing yang berbeda-beda. Berikut ini adalah cara menulis dan

mengindeks nama pasien :

a. Menulis nama orang Indonesia

1) Nama tunggal

Adalah nama yang terdiri dari satu kata, dua kata atau lebih.

Contoh : Nama Diindeks dan ditulis

Angel Angel

2) Nama majemuk
 Nama yang majemuk dan ditulis menjadi satu, diindeks sebagaimana nama itu

ditulis.

Contoh : Nama Diindeks dan ditulis

Guna jaya Guna jaya

3) Nama keluarga

Nama yang mempergunakan nama keluarga, yang diutamakan nama keluarganya.

Contoh : Nama Diindeks dan ditulis

Anton Mangunwijoyo Mangunwijoyo Anton

4) Bukan nama keluarga

Banyak nama orang Indonesia yang terdiri dari satu atau dua kata, akan tetapi

nama tersebut adalah nama sebanarnya, bukan nama keluarga sehingga dapat

membinggungkan petugas. Untuk menghindarinya hal tersebut maka kata treakhir

dijadikan kata tangkap utama atau dianggap sebagai nama keluarga.

Contoh : Nama Diindeks dan ditulis

Didik Sukardi Sukardi Didik

5) Nama marga atau suku

Nama yang mengunakan marga atau suku maka yang diutamakan adalah nama

margaatau sukunya.

Contoh : Nama Diindeks dan ditulis

Fiere Simanjuntak Simanjuntak Fiere

6) Nama wanita yang menggunakan nama laki-laki

Untuk wanita indonesia yang menggunakan nama laki-laki maka nama laki-laki

dijadikan kata tangkap utama dalam mengindeks.

 Contoh : Nama Diindeks dan ditulis

Lina Heriyanto Heriyanto Lina

7) Nama Permandian

Orang kristen kebanyakan mempunyai nama baptis maka nama tersebut diindeks

dan ditulis menurut nama terakhir.

Contoh : Nama Diindeks dan ditulis

Christen Angelia Angelia Christen

8) Nama Gelar

Ada bermacam-macam penulisan gelar maka gelar dibedakan menjadi :

a. Gelar Kesarjanaan, misalnya :

Dr = Doktor

M.D = Doktor of Medicine

b. Gelar Kepangkatan, misalnya :

Direktur Utama

Kolonel

c. Gelar Keagamaan, misalnya :

Pendeta

Haji

Pastor

d. Gelar Kebangsawanan, misalnya :

R = Raden

R.M = Raden Mas

 b. Menulis nama orang India, Jepang, Muang thai dan sejenisnya.

Dalam kaitan dengan nama-nama orang India, Jepang, Muang thai dan

sejenisnya nama akhir dijadikan nama awal dalam mengindeks, tanpa

memperhatika apakah nama akhir itu nama keluarga.

Contoh : Nama Diindeks dan ditulis

Tusiro Kobayashi Kobayashi, Tusiro

Sistem penomoran rekam medis sangat berperan penting dalam

memudahkan pencarian berkas atau dokumen rekam medis apabila pasien

kemudian datang kembali berobat di sarana-sarana pelayanan kesehatan serta

untuk kesinambungan informasi, dengan menggunakan sistem penomoran maka

informasi-informasi dapat secara berurut dan meminimalkan informasi yang

hilang. Pemberian nomor kepada pasien saat pasien berkunjung pertama kali dan

digunakan seteruskan di tempat pelayanan kesehatan. Ada tiga sistem pemberian

nomor yaitu :

a. Pemberian Nomor Cara Seri (Serial Numbering System)

Merupakan suatu sistem penomoran dimana setiap pasien yang berkunjung di

puskesmas atau sarana pelayanan kesehatan akan mendapatkan nomor baru.

Keuntungan dengan menggunakan sistem ini :

1) Petuga rekam medis lebih mudah dalam memberikan nomor kepada pasien.

2) Petugas rekam medis lebih cepat dalam memberi pelayanan kepada pasien.

Kerugian dengan menggunakan sistem ini :

1) Membutuhkan waktu lama dalam pencarian Dokumen Rekam Medis lama, karen

satu pasien dapat memperoleh lebih dari satu nomor.

2) Informasi pelayanan klinik menjadi tidak berkesinambungan.

a. Pemberian Nomor Secara Unit (Unit Numbering System)

Suatu sistem penomoran dimana sistem ini memberikan satu nomor kepada

pasien rawat jalan, rawat inap dan gawat darurat. Setiap pasien yang berkunjung

mendapatkan satu nomor pada saat pertama kali pasien datang ke Puskesmas dan

digunakan selamanya pada kunjungan berikutnya.

Keuntungan dengan menggunakan sistem ini :

1) Informasi klinis dapat berkesinambungan karena semua data dan informasi

mengenai pasien dan pelayanan berada dalam satu folder.

2) Setiap pasien hanya mempunyai satu kartu berobat yang digunakan oleh seluruh

keluarga pada sarana pelayanan Puskesmas.

Kerugian dengan menggunakan sistem ini :

1) Pelayanan pasien kunjungan ulang memerlukan waktu yang cukup lama.

b. Pemberian Nomor Cara Seri Unit ( Serial Unit Numbering Sistem)

Pemberian nomor dengan cara ini menggabungkan sistem seri dan unit.

Dimana setiap pasien datang berkunjung ke Puskesmas diberikan nomor baru

tetapi dokumen Rekam Medis terdahulu digabungkan dan disimpan jadi satu di

bawah nomor yang baru.

C. Peralatan Penunjang Pelayanan Rekam Medis

Untuk menunjang kelancaran kegiatan rekam medis diperlukan beberapa

peralatan antara lain :

1. Komputer
 Alat yang digunakan untuk menyimpan data-data pasien tentang rekam medis dan

untuk mengolah data berikutnya seperti data pemeriksaan dan obat.

2. Rak penyimpanan

Rak ini digunakan untuk menyimpan dokumen rekam medis pasien yang masih di

gunakan atau aktif.

3. Mab

Berfungsi untuk menyimpan formulir yang berisikan identitas pasien dan hasil

pemeriksaan.

4. Steples

Alat ini digunakan untuk menyatukan dokumen atau formulir-formulir yang lebih

dari satu lembar.

5. Meja dan Kursi

Merupakan perabot kantor yang sangat utama untuk melancarkan petugas dalam

bekerja.

6. Microfon

Alat ini digunakan untuk pengeras suara apabila memanggil pasien di tempat

pendaftaran.

7. Alat tulis Pulpen dan Buku-buku

Alat-alat ini digunakan untuk mencatat berbagai keperlukan yang ada di unit

rekam medis dan untuk mecatat pasien yang masuk rawat inap maupun gawat

darurat maupun pasien baru.

D. Alur dan Prosedur Rekam Medis

 Dalam unit rekam medis ada beberapa proses untuk melancarkan

pelayanan terhadap kunjungan pasien maka diperlukan alur dan prosedur yang

tetap, baik untuk mendapatkan pelayanan kesehatan maupun sekedar mendapat

keterangan kasus. Berikut ini alur dan prosedur rekam medis antara lain:

1. Saat pasien datang, petugas pendaftaran harus memastikan terlebih dahulu apakah

pasien sudah pernah datang berobat atau belum.

2. Apabila pasien sudah pernah datang berobat, pasien tersebut diminta menunjukan

Kartu Identitas Berobat (KIB). Kemudia catat nomor rekam medis (No. RM) di

tracer untuk mencari dokumen rekam medis di filling.

3. Untuk pasien yang tidak membawa KIB tetapi pernah berobat maka ditanya

nama,alamat, untuk mencari No. Rmnya. Apabila sudah ketemu dicari dokumen

Rmnya.

4. Apabila pasien belum pernah berobat maka dibuatkan Kartu Identitas Berobat

(KIB) dan Kartu Index Utama Pasien (KIUP) baru kemudian dicatat di dalam

buku.

5. Menyerahkan KIB kepada pasien dengan memberikan saran bahwa KIB (kartu

berobat) harus dibawah setiap kali datang berobat.

6. Setelah petugas mengetahui poli mana yang akan dituju, pasien dipersilahkan

membayar jasa pelayanan di kasir dan menunggu panggilan di poli yang mereka

maksud.

7. Menerima Dokumen Rekam Meidis (DRM) lama dari filling dengan

menggunakan buku ekspedisi.

8. Mendistribusikan DRM sesuai unit rawat jalan yang sesuai dengan tujuan pasien

berobat oleh petugas dengan menggunakan buku ekspedisi.

9. Identitas pasien dicatat dalm buku register Tempat Pendaftaran Pasien Rawat

Jalan (TPPRJ) untuk keperluan pengecekan jumlah pasien yang terdaftar di

TPPRJ setiap harinya.

10. Menyimpan KIUP dengan rapi sesuai dengan abjad.

11. Melayani pendaftaran pasien peserta ASKES dengan menggunakan sistem yang

telah ditetepkan oleh pihak perusahaan ASKES dimana sistem dan prosedur

mengikuti ketentuan perusahaan.

12. Mencocockan jumlah pasien dengan jumlah penerimaan pembayaran bersama-

sama kasir denganmenggunakan buku register pebdaftaran rawat jalan.

13. Membuat laporan harian yang berisi berbagai informasi yang dihasilkan di

tempat pelayanan tersebut.

DOKUMENTASI
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Pencatatan dan pelaporan pelayanan kontrasepsi adalah suatu kegiatan

merekam dan menyajikan berbagai aspek yang berkaitan dengan pelayanan

Puskemas,pencatan dan pelaporan dikolala oleh puskesmas pemangkat masih

menggunakan konversial dan sudah menggunakan teknologi elektronik yaitu

komputer.

Pelayanan fasilitas pelayanan adalah semua kegiatan pelayanan oleh

fasilitas pelayanan berupa tindakan-tindakan yang berkaitan dengan pelayanan

yang diberikan pada puskesmas .

Dalam upaya mewujudkan pencatatan dan pelaporan pelayanan Nasional,

hal-hal yang harus dilakukan oleh setiap petugas dan pelaksana adalah

mengetahui dan memahami batasan-batasan pengertian dari istilah-istilah yang

dipergunakan serta mengetahui dan memahami berbagai jenis dan fungsi

instrument-instrumen pencatatan dan pelaporan yang dipergunakan, cara-cara

pengisiannya serta mekanisme dan arus pencatatan dan pelaporan tersebut.

Kearsipan rekam medic dipuskesmas pemangkat masih menggunakan menual

dengan pengelompokan rekam medic dengan cara penomoran hal ini dilakukann

setiap hari untuk menyusun kearsipan rekam medic pasien.

B. Saran
Dari makalah yang telah disajikan perlu adanya peningkatan fasilitas untuk
rekam medic dipuskesmas pemangkat.
 DAFTAR PUSTAKA

Jenise Sundari. 2016. ejournal.bsi.ac.id/ejurnal/index.php/ijse/article/view/665

IJSE Vol.2 No.1.
Aplikasi simkes. 2011. https://aplikasisimkes.wordpress.com/2011/01/18/aplikasi-
sistem-informasi-manajemen-puskesmas-simpus/. Dikutip tanggal 23
Agustus 2017 pukul 19.25
http://www.digital-sense.net/simpus Dikutip tanggal 23 Agustus 2017 pukul 19.45