Manajemen dan Administrasi Puskesmas

Dalam usaha melaksanakan program-program di puskesmas atau mana-mana pusat kesehatan

harus dimulai dengan manajemen atau administrasi. Administrasi adalah proses penyelenggaraan
kerja yang dilakukan bersama-sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. administrasi,
baik dalam pengertian luas maupun sempit di dalam penyelenggaraannya diwujudkan melalui
fungsi-fungsi manajemen, yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan
pengawasan. Sebelum melihat adanya proses, maka kita harus memiliki terlebih dahulu
masukan.
1. Masukan (input)
Masukan merupakan suatu struktur yang berupa sumber daya manusia (man), dana
(money), sarana fisik perlengkapan dan peralatan (material), organisasi dan manajemen
(method). 7
2. Proses
Proses meliputi perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, pencatatan, dan pelaporan,
serta pengawasan.6
A. Perencanaan
Perencanaan merupakan proses penyusunan rencana tahunan Puskesmas untuk mengatasi
masalah kesehatan di wilayah kerja Puskesmas. Perencana akan memberikan pola
pandang secara menyeluruh terhadap semua pekerjaan yang akan dijalankan, siapa yang
akan melakukan dan kapan akan dilakukan. Puskesmas merupakan unit pelaksana
pelayanan kesehatan masyarakat tingkat I yang dibina oleh DKK, yang
bertanggungjawab untuk melaksanakan identifikasi kondisi masalah kesehatan
masyarakat dan lingkungan serta fasilitas pelayanan kesehatan meliputi cakupan mutu
pelayanan, identifikasi mutu sumber daya manusia dan provider, serta menetapkan
kegiatan untuk menyelesaikan masalah. Perencanaan meliputi kegiatan program dan
kegiatan rutin puskesmas yang berdasarkan visi dan misi puskesmas sebagai sarana
pelayanan kesehatan primer dimana visi dan misi digunakan sebagai acuan dalam
melakukan setiap kegiatan pokok puskesmas.2
Budgeting dalam perencanaan menejemen keuangan dikelola sendiri oleh puskesmas
sesuai tatacara pengelolaan dan pertanggungjawaban keuangan, adapun sumber biaya
didapatkan dari pemerintah daerah, retribusi puskesmas, swasta atau lembaga sosial
 masyarakat dan pemerintah adapun pembiayaan tersebut ditujukan untuk jemis
pembiayaan layanan kesehatan yang mempunyai cirri-ciri barang atau jasa publik seperti
penyuluhan kesehatan, perbaikan gizi, P2M dan pelayanan kesehatan yang mempunyai
ciri-ciri barang atau jasa swasta seperti pengobatan individu.
B. Pengorganisasian
Dinas Kesehatan Kota mempunyai tugas untuk menenetukan menetapkan struktur
organisasi puskesmas dengan pertimbangan sebagai fasilitas pelayanan kesehatan
masyarakat tingkat I. Pola organisasi meliputi kepala, wakil kepala, unit tata usaha, unit
fungsional agar tidak terjadi tumpang tindih dalam pelaksanaan kegiatan yang nantinya
akan berpengaruh terhadap kualitas program yang ditangani.
Struktur organisasi puskesmas
 Unsur pimpinan : Kepala Puskesmas
 Unsur pembantu pimpinan : Tata usaha
 Unsur pelaksana : Unit I, II, III, IV, V, VI, VII.
C. Pelaksanaan
Pelaksanaan (actuating) merupakan fungsi penggerak semua kegiatan yang telah
dituangkan dalam fungsi pengorganisasian untuk mencapai tujuan organisasi yang telah
dirumuskan pada fungsi perencanaan. Fungsi manajemen ini lebih menekankan tentang
bagaimana manajer mengarahkan dan menggerakkan semua sumber daya untuk mencapai
tujuan yang telah disepakati. Dalam menggerakkan dan mengarahkan sumber daya
manusia dalam suatu organisasi, peranan pemimpin, motivasi staf, kerjasama dan
komunikasi antar staf merupakan hal-hal pokok yang perlu diperhatikan oleh seorang
manjer.
Secara praktis fungsi pelaksanaan ini merupakan usaha untuk menciptakan iklim
kerjasama di antara staf pelaksana program sehingga tujuan organisasi tercapai secara
efektif dan efisien. Fungsi pelaksanaan ini haruslah dimulai dari diri manajer, di mana
manajer harus menunjukkan kepada stafnya bahwa ia mempunyai tekad untuk mencapai
kemajuan dan peka terhadap lingkungannya. Ia harus mempunyai kemampuan
bekerjasama dengan orang lain secara harmonis.2,3
Tujuan fungsi pelaksanaan:
 Menciptakan kerjasama yang lebih efisien
  Mengembangkan kemampuan dan ketrampilan staf
 Menumbuhkan rasa memiliki dan menyukai pekerjaan ini
 Mengusahakan suasana lingkungan kerja yang dapat meningkatkan motivasi dan
prestasi kerja staf
 Membuat organisasi berkembang lebih dinamis.
D. Pengawasan
Pengawasan (controlling) dalam manajemen puskesmas merupakan fungsi terakhir yang
berkait erat dengan fungsi manajemen yang lainnya. Melalui fungsi pengawasan dan
pengendalian, standard keberhasilan selalu dibandingkan dengan hasil yang telah dicapai
atau yang mampu dikerjakan. Jika ada kesenjangan atau penyimpangan diupayakan agar
penyimpangannya dapat dideteksi secara dini, dicegah, dikendali atau dikurangi.
Kegiatan fungsi pengawasan dan pengendalian bertujuan agar efisiensi penggunaan
sumber daya dapat lebih berkembang, dan efektifitas tugas-tugas staf untuk mencapai
tujuan program dapat lebih terjamin.
Tiga langkah penting untuk melakukan pengawasan:
a. Mengukur hasil/prestasi yang telah dicapai
b. Membandingkan hasil yang dicapai dengan standar yang telah ditetapkan
sebelumnya
c. Memperbaiki penyimpangan yang dijumpai berdasarkan faktor-faktor penyebab
terjadinya penyimpangan. Bila diperkirakan terjadi penyimpangan, pimpinan perlu
berusaha lebih dulu untuk mencari faktor penyebabnya, kemudian menetapkan
langkah-langkah untuk mengatasinya.
3. Keluaran
Keluaran adalah hasil akhir dari kegiatan dan tindakan tenaga kesehatan profesional
terhadap pasien atau terhadap suatu program yang dilaksanakan. 6
4. Sasaran
Sasaran merupakan golongan yang menjadi tumpuan terhadap pelaksanaan suatu
program yang direncanakan. Sasaran dapat berupa perorangan, keluarga, kelompok dan
masyarakat.6
5. Dampak
 Hasil dari pelaksanaan yang dijadikan indikator apakah kebutuhan dan tuntutan
kelompok sasaran terpenuhi atau tidak. Dampak merupakan indikator yang sulit untuk
dinilai. 6
6. Umpan balik
Umpan balik merupakan hasil dari keluran yang menjadi masukan dari suatu sistem. 6
7. Lingkungan
Lingkungan fisik (faktor kesulitan geografis, iklim, transport, dan lain-lain) dan non fisik
(sosial budaya, tingkat pendapatan ekonomi masyarakat, pendidikan masyarakat, dan
lain-lain). 6

Siklus Pemecahan Masalah (Problem Solving Cycle)

Suatu kegiatan atau program agar dapat memenuhi target sasaran yang ingin dicapai
harus melalui tahapan. Tahapan kegiatan program kesehatan antara lain: 24

a. Planning (Perencanaan)
Perencanaan merupakan fungsi yang terpenting karena merupakan awal dan arah dari proses
manajemen posyandu secara keseluruhan. Perencanaan dimulai dengan sebuah ide atau perhatian
yang khusus ditujukan untuk situasi tertentu. Perencanaan program yandu bersifat operasional
karena langsung akan diimplementasikan (dilaksanakan) di lapangan. Perencanaan program
yandu terdiri dari lima langkah penting yaitu: 24
a. Menjelaskan berbagai masalah
b. Menentukan prioritas masalah
c. Menetapkan tujuan dan indikator keberhasilannya  
d. Mengkaji hambatan dan kendala
e. Menyusun rencana kerja operasional 
b. Pengorganisasian
Dari struktur organisasi Puskesmas dapat diketahui mekanisme pelimpahan wewenang dari
pimpinan kepada staf sesuai dengan tugas-tugas yang diberikan
c. Penggerakan-Pelaksanaan
Mekanisme komunikasi yang dikembangkan oleh pimpinan Puskesmas dengan stafnya,
demikian pula antara pimpinan puskesmas dengan camat dan pimpinan sektor lainnya di tingkat
kecamatan, termasuk dengan aparat di tingkat desa akan sangat berpengaruhpada keberhasilan
fungsi menajemen ini. 24
d. Pengawasan dan pengendalian (Wasdal)
Tanggung jawab pengawasan program yandu tetap berada di tangan pimpinan Puskesmas tetapi
wewenang pengawasan di lapangan dilimpahkan kepada coordinator program. 1
e. Penilaian keberhasilan program yandu
Untuk mengetahui keberhasilan pelaksanaan program yandu, kajian output (cakupan) masing –
masing program yang dibandingkan dengan targetnya adalah salah satu cara yang dapat dipakai
sebagai bahan penilaian. Perhitungan cakupan ini dapat dilakukan dengan menggunakan statistik
sederhana yaitu jumlah orang yang mendapatkan pelayanan dibagi dengan jumlah penduduk
sasaran setiap program. 24