MERENCANAKAN DANMEMPERSIAPKAN PERTEMIJAN

A. Pengertian Rapat
1. Menurut KBBI,rapat adalah pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan
sesuatu, sidang, majelis. Sedangkan diskusi ialah pertemuan ilmiah untuk
bertukar pikiran mengenai sesuatu masalah.
2. Dalam buku Etika Komunikasi karangan Samsir Rambe: Rapat adalah
kumpulan beberapa orang atau organisasi yang akan membicarakan
suatu masalah atau kepentingan bersama untuk memberikan penjelasan,
memecahkan suatu persoalan dan sekaligus mengadakan perundingan
demi memperoleh suatu hash yang disepakati/disetujui bersama.
3. Dalam buku Surat Menyurat dan Komunikasi penyusun Cut Rozanna,
rapat adalah pertemuan antara para anggota di lingkungan organisasi
sendiri untuk merundingkan atau menyelesaikan suatu masalah yang
menyangkut kepentingan bersama.
4. Dalam buku Etika Komunikasi Kantor, susunan Jg. Wursanto, diuraikan
bahwa rapat adalah:
a. Suatu bentuk media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka
yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta
maupun pemerintah.
b. Alat untuk mendapatkan mufakat, melalui musyawarah kelompok.
c. Rapat juga merupakan media pengambilan keputusan secara
musyawarah untuk mufakat.
d. Juga dapat dikatakan bahwa rapat adalah komunikasi kelompok secara
resmi.
e. Rapat adalah pertemuan antara para anggota di lingkungan
kantor/organisasi sendiri untuk membicarakan, merundingkan suatu
masalah yang menyangkut kepentingan bersama.
f. Secara singkat dapat dikatakan pula bahwa rapat adalah pertemuan para
anggota organisasi/para pegawai untuk membahas hal-hal yang
berhubungan dengan kepentingan organisasi.
B. Tujuan Rapat
Beberapa tujuan diadakannya rapat, yaitu:
1. Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah.
2. Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan.
3. Sebagai alat koordinasi antarintern atau antarekstern.
4. Agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah
yang sedang terjadi.
1
 5. Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan.
6. Menampung semua permasalahan dari arus bawah (para peserta rapat).
7. dan lain-lain.
Untuk menentukan tujuan rapat dapat dilakukan dengan cara mengajukan
beberapa pertanyaan sebagai berikut.
1. Apakah tujuan tersebut realistik?
2. Apakah waktunya tepat?
3. Apakah orang-orang yang terlibat atau panitia rapat sudah tepat?
4. Apakah tujuan sesuai dengan AD (Anggaran Dasar) dan ART (Anggaran
Rumah Tangga) organisasi atau perusahaan.
C. Jenis-Jenis Rapat Dan Syaratsyaratnya
1. Jenis-jenis rapat
a. Berdasarkan tujuan
1) Rapat penjelasan
Rapat penjelasan ialah rapat yang diselenggarakan untuk tujuan
menyampaikan penjelasan kepada para peserta rapat dari pimpinan.
Sebagai contoh:
 Rapat penjelasan kepala sekolah dihadapan guru untuk
menjelaskan perihal pelaksanaan magang bagi peserta diklat di
SMK.
 Rapat penjelasan seorang direktur dihadapan para staf mengenai
keadaan perusahaan secara umum.
 Rapat penjelasan yang dilakukan seorang ketua kelompok agar
para anggota kelompok mulai melaksanakan tugas sesuai dengan
prosedur dan peraturan yang berlaku.
2) Rapat pemecahan masalah
Rapat pemecahan masalah diselenggarakan untuk menemukan
pemecahan tentang suatu masalah yang sedang terjadi atau
dihadapi.
3) Rapat perundingan
Rapat perundingan adalah rapat yang diselenggarakan dengan tujuan
menghindari timbulnya suatu perselisihan, mencari jalan tengah agar
tidak merugikan kedua belah pihak.
b. Berdasarkan sifat
1) Rapat formal (formal meeting)
Rapat formal ialah rapat yang dilaksanakan dengan suatu
perencanaan terlebih dahulu, sesuai dengan aturan yang berlaku dan
semua peserta rapat memperoleh undangan.
2
 2) Rapat informal (informal meeting)
Rapat informal ialah rapat yang dilaksanakan secara tidak resmi dan
tidak berdasarkan suatu rencana yang bersifat resmi, misalnya tanpa
undangan, terjadi secara kebetulan, di mana saja, kapan saja.
3) Rapat terbuka
Rapat terbuka ialah rapat yang dapat dihadiri oleh seluruh anggota
organisasi. Materi rapat yang dibahas merupakan masalah yang tidak
bersifat rahasia.
4) Rapat tertutup
Rapat tertutup ialah rapat yang diselenggarakan untuk kalangan
tertentu dalam suatu organisasi, biasanya yang dibahas hal-hal yang
menyangkut masalah yang sifatnya rahasia (tidak atau belum boleh
diketahui oleh umum).
c. Berdasarkan jangka waktu
1) Rapat mingguan
2) Rapat bulanan
3) Rapat semester
4) Rapat tahunan
d. Berdasarkan frekuensi
1) Rapat rutin
Rapat rutin ialah rapat yang waktunya sudah tertentu atau biasa,
misal mingguan, bulanan.
2) Rapat incidental
Rapat insidental ialah rapat yang terjadi tanpa direncanakan terlebih
dahulu, karena adanya masalah yang memerlukan penanganan
dengan segera.
e. Berdasarkan nama
1) Rapat kerja
Rapat kerja adalah rapat atau pertemuan para karyawan dan
pimpinan guna membabas hal-hal yang berhubungan dengan
pelaksanaan tugas suatu instansi.
2) Rapat dinas
Rapat dinas ialah rapat yang membicarakan masalah kedinasan atau
pekerjaan (biasanya dilakukan oleh orang-orang yang bertugas di
instansi pemerintah).
3) Musyawarah kerja
Musyawarah kerja merupakan kata lain dari rapat kerja.

3
2. Syarat-syarat rapat
a. Membicarakan suatu masalah yang berkaitandengan tujuan organisasi,
perusahaan, instansi pemerintah, dan lain-lain, yang harus dirun-
dingkan/didiskusikan secara bermusyawarah.
b. Pada saat rapat seluruh peserta hams berperan aktif.
c. Setiap pembicaraan ketika rapat berlangsung harus bersifat terbuka
(tidak ada yang disembunyikan serta prasangka).
d. Adanya unsur-unsur rapat seperti pemimpin, notulen, moderator,
peserta rapat, masalah yang dibahas.
Untuk mencapai tujuan rapat agar rapat berhasil, setiap peserta rapat hams
mengetahui syaratsyarat rapat yang baik. Syarat-syarat rapat yang baik,
antara lain:
a. Persiapan rapat
Secara garis besar persiapan yang harus dilakukan, yaitu:
1) penentuan tujuan rapat dan acara rapat
2) penentuan waktu, tanggal, hari, tahun.
3) penentuan tempat.
4) Akomodasi
5) Konsumsi
6) media/peralatan
Mengenai persiapan rapat secara terperinci akan dibahas dalam materi
berikutnya.
b. Pelaksanaan rapat
1) Suasana rapat berlangsung terbuka
2) Para peserta rapat berpartisipasi aktif
3) Adanya kendali dari ketua rapat
4) Hindarkan debat kusir
5) Bahasa harus komunikatif
6) Hindarkan monopoli ketika berbicara
7) Terdapat keputusan dan kesimpulan rapat
8) Adanya notulen
9) Acara rapat
10) Media rapat
11) Waktu

4
D. Unsur-Unsur Rapat
Rapat yang termasuk salah satu jenis diskusi terdiri atas beberapa unsur, di
antaranya:
1. tujuan rapat
2. masalah yang dirapatkan pemimpin rapat
3. peserta rapat
4. media rapat
5. notulis atau sekretaris
1. Tujuan rapat
2. Masalah yang dirapatkan
3. Pemimpin rapat
Tipe-tipe pemimpin rapat:
a. Tipe otoriter
Tipe otoriter maksudnya ialah seorang pemimpin yang mempunyai
rasa bahwa dirinya orang yang paling berkuasa, paling mengetahui
dalam segala hal, dan setiap keputusan hanya ditentukan dirinya.
b. Tipe demokratis
Tipe demokratis maksudnya seorang pemimpin yang bersifat adil,
terbuka, memberikan kesempatan kepada para peserta untuk
mengemukakan pendapat, pandangan, pertanyaan atau saran-saran,
berperan aktif, ikut menentukan tujuan kelompok, pemimpin
berusaha untuk membimbing dan mengarahkan peserta rapat,
memberi petunjuk, memberikan bantuan kepada para peserta
kelompok.
c. Tipe laissez faire
Tipe laissez faire atau tipe liberal maksudnya pemimpin rapat
memberikan kebebasan kepada para peserta rapat untuk mengambil
berbagaimacam langkah atau cara dalam menyelesaikan masalah.
Peserta rapat
a. Sifatatau karakter peserta rapci
Beberapa tipe peserta rapat, yaitu sebagai berikut:
1) Tipe pemersatu
penuh pengertian, persahabatan, berjiwa besar, sabar,
tekun/ulet, mempunyai sikap toleran.
2) Tipe perantara
Bertindak sebagai perantara, atau sebagai penghubung antara
yang satu dengan yang lain, baik perorangan maupun kelompok.

5
 3) Tipe pendengar
Peserta rapat dengan tipe pendengar termasuk peserta rapat
yang pasif, tidak turut berperan serta secara aktif dalam rapat.
Tipe pendengar umumnya orang yang bersifat pendiam (jarang
berbicara).
4) Tipe pemberi semangat
Peserta rapat yang termasuk pemberi semangat mempunyai sifat
penggerak, kemauan, dan kemampuan bekerja yang cukup
tinggi. Dapat mempengaruhi orang lain karena pandai membaca
situasi, berwibawa, disegani sehingga mempunyai pengaruh baik
di kalangan kelompok sendiri maupun di luar kelompok.
5) Tipe inisiatif
Merupakan orang yang rajin, tekun, kreativitas yang tinggi serta
mempunyai keinginan yang baik, untuk turut memikirkan
pemecahan keadaan atau masalah.
6) Tipe pemberi informasi
Pada saat rapat orang-orang yang termasuk tipe pemberi
informasi selalu mernberikan informasi karena mempunyai
pengalaman dan pengetahuan yang cukup banyak, mudah
bergaul, dan dapat dipercaya.
7) Tipe penyerang
Peserta rapat tipe ini bersifat pendobrak, menentang terhadap
masalah yang sedang dibahas, pendapat, dan sikap orang lain.
Sehingga dapat menimbulkan perdebatan dan perpecahan.
b. Fungsi peserta rapat
1) Sebagai penyumbang pendapat
2) Sebagai penyimpul
3) Sebagai penyumbang data
4) Sebagai penerima basil keputusan
5) Sebagai pembantu pemimpin
4. Media rapat
Media rapat adalah fasilitas peralatan yang biasa digunakan dalam suatu
rapat balk rapat dengan peserta yang sedikit maupun peserta rapat yang
berjumlah banyak. Beberapa contoh media rapat, antara lain:
a. ruangan, meja, dan kursi;
b. lampu penerangan;
c. papan tulis/white board;
d. flip chart;
6
 e. sound system;
f. ballpoint;
g. buku;
h. kertas;
i. pensil;
j. OHP (over head projector);
k. komputer;
l. dan lain-lain
5. Notulis atau sekretaris
Jalannya rapat ditulis oleh seorang petugas khusus yaitu notulis atau
sekretaris. Perihal notulis ini dibahas lebih terperinci dalam bab 3 bagian
E. Teknik Penyelenggaraan Rapat
Teknik-teknik penyelenggaraan rapat terdiri atas kegiatan sebagai berikut.
1. Persiapan rapat
a. Why (Mengapa?)
Latar belakang diadakannya rapat. Para peserta rapat perlu
mengetahui mengapa rapat perlu diselenggarakan.
b. What (Apa?)
Materi atau masalah harus dirumuskan dengan tepat. Jangan sampai
permasalahan dirumuskan terlalu luas.
c. Who (Siapa?)
Orang-orang yang akan terlibat dan diundang dalam rapat harus
disesuaikan dengan latar belakang diadakannya rapat dan masalah
yang akan dirapatkan.
d. Where (Dimana)
Penentuan tempat diselenggarakannya rapat harus turut
diperhitungkan dengan sebaikbaiknya.
e. When (kapan)
Penentuan waktu, tanggal, jam, hari, harus diperhitungkan dengan
melihat kondisi atau situasi perkembangan organisasi atau peru-
sahaan.
f. How (bagaimana)
yang akan diselenggarakan (tertutup, terbuka ataukah yang lain).
hal-hal lain yang perlu dipersiapkan dalam menyelenggarakan rapat,
yaitu sebagai berikut:
a. Persiapan administrasi
Hal-hal yang berkaitan dengan persiapan administrasi, antara lain
sebagai berikut:
7
 1) mengirimkan notula rapat sebelumnya kepada para peserta
rapat.
2) mengisyaratkan kebutuhan akan rapat selanjutnya.
3) mengumpulkan bermacam keterangan atau data dan butir-butir
acara rapat.
4) memperhatikan hasil rapat atau perjanjian kesepakatan rapat
terdahulu.
5) membuat usulan acara rapat dan mendiskusikannya.
6) menyusun secara sistematis setiap acara.
7) menentukan peserta rapat.
8) membuat surat undangan rapat atau konvokasi.
9) menyusun acara rapat dan daftar hadir peserta rapat.
10) memperhatikan dan menentukan media atau peralatan rapat
seperti ruangan rapat, tempat duduk, bentuk tempat rapat,
pengeras suara, OHP, lampu penerangan, penempatan tempat
duduk peserta rapat, LCD projector, layar, flip chart, sound
system, kertas, ballpoint, buku, pensil, tip ex, komputer.
11) menyusulkan materi diskusi yang belum sempat dikirim.
12) menyiapkan notulen.
b. Persiapan ruangan
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam aturan ruang rapat, antara
lain:
1) cahaya penerangan
2) ventilasi udara
3) pengaturan tempat duduk
4) penempatan peralatan.
c. Persiapan akomodasi konsumsi
d. Kesehatan dan keamanan
e. Penyusunan proposal
Kegiatan yang memerlukan proposal sebelum pelaksanaan, antara
lain:
1) Hal-hal yang berkaitan dengan pekerjaan. urusan dinas,
organisasi, perusahaan.
2) Hal-hal yang berkaitan dengan hiburan. Misal, pentas seni, pasar
amal, bazar, dan lain-lain.
3) Perayaan hari besar nasional dan keagamaan. Misal, hari
kemerdekaan, hari pendidikan, Isra Miraj, dan lain-lain.

8
 Adapun cara menyusun proposal, yaitu sebagai berikut:
1) Kata pengantar; isinya mengemukakan intisari proposal, -antara
lain berisi alasan dibuatnya proposal.
2) Pendahuluan; berisi dasar pemikiran diaclakannya kegiatan,
maksud dan tujuan kegiatan, secara singkat.
3) Maksud clan tujuan kegiatan secara jelas.
4) Jenis kegiatan; contoh perlbmbaan, pembangunan, pentas, amal.
5) Rencana kerja; jadwal kegiatan, target yang ingin dicapai.
6) Lokasi atau tempat kegiatan.
7) Waktu kegiatan.
8) Orang-orang yang terlibat kegiatan atau panitia pelaksana
kegiatan.
9) Dana; dituliskan secara terperinci danalbiaya untuk pengeluaran
dan pemasukan;
10) Harapan; ditulis dalam bagian kalimat penutup, misal memohon
agar orang yang menyetujui proposal turut aktif atau terlibat
dalam pelaksanaan kegiatan.
11) Lampiran-lampiran; daftar panitia, foto/denah yang berkaitan
dengan kegiatan.
2. Penyelenggaraan rapat atau pelaksanaan rapat
a. Pembukaan rapat
b. Pembagian tugas
Pada saat rapat berlangsung, adakalanya pembahasan masalah harus
dilakukan dengan cara
 Orang-orang yang harus mempromosikan barang
 Cara mempromosikan barang, media cetak/elektronik
 Pmebagian wilayah pemasaran
 Peningkatan kualitas barang
 Dan lain-lain
c. Rapat kelompok
Topik yang telah dibagi-bagi oleh pemimpin rapat dibahas dalam
rapat kelompok. Apabila dipandang perlu setiap topik dapat dibahas
lagi dalam setiap subkelompok (kelompok yang telah dibentuk dibagi
lagi menjadi subkelompok).
d. Rapat pleno
Rapat pleno merupakan rapat para peserta rapat secara
keseluruhan.
e. Perumusan
9
 Perumusan hasil rapat dapat dilakukan oleh tim perumus rapat
(biasanya tim perumus rapat telah ditentukan sebelum rapat
dimulai).
f. Reproduksi
Hasil perumusan rapat atau kesimpulan rapat diserahkan kepada
pemimpin rapat. Naskah basil rapat disahkan oleh pemimpin rapat
sebagai hasilkeputusan bersama dalam rapat. Setelah hasil rapat
disetujui dan disahkan.
g. Selingan atau istirahat
Acara rapat yang padat bukan berarti tanpa istirahat. Penyusun acara
rapat harus menyelipkan waktu untuk istirahat makan, seperti
makanan ringan, makan berat, dan waktu untuk istirahat serta waktu
untuk sembahyang (salat).
3. Pelaporan
a. Buku Administrasi Perkantoran Modern karya The Liang Gie, ialah
suatu dokumen sebagai hasil serangkaian kegiatan mencari dan
menyajikan informasi mengenai suatu hal tertentu.
b. Buku Bahasa yang lugas dalam laporan teknik karangan Zaenal Arifin,
adalah bentuk penyajian fakta tentang suatu keadaan atau suatu
kegiatan.
c. Dalam KBBI, adalah segala sesuatu yang dilaporkan, berita.
Sedangkanpelaporan ialah proses, cara, perbuatan melaporkan.
Secara garis besar, laporan terbagi atas dua macam, yaitu laporan hasil
penelitian ilmiah dan laporan bukan hasil penelitian ilmiah.
Unsur-unsur laporan hasil rapat, yaitu:
a. Pelapor
b. Penerima laporan
c. Bahan yang dilaporkan
4. Sarana komunikasi (bahasa)
Ialah bahasa yang digunakan pelapor. Bahasa dalam laporan basil rapat
hendaknya sederhana dan lugas agar mudah dipahami. Selain itu, bahasa
harus komunikatif artinya bahasa yang digunakan harus bahasa yang baik
dan benar sesuai dengan kaidah bahasa yang berlaku. Bahasa yang baik
dan benar berarti memperhatikan hal-hal:
a. Paragraf yang runtut
Paragraf yang baik ialah semua kalimat yang membentuk paragraf
menguraikan satu gagasan dan kalimat-kalimatnya saling
berkaitan/padu.
10
 b. Kalimat yang efektif
Kalimat yang efektif adalah kalimat yang berisi gagasan secara jelas,
singkat, dan tepat sesuai dengan kaidah bahasa yang berlaku.
Agar kalimat yang kita susun dalam laporan rapat mudah dipahami,
perhatikan petunjuk gut ini.
1) Gunakanlah kalimat-kalimat pendek.
2) Gunakanlah bahasa yang sederhana dan rnudah dipahami orang lain.
3) Gunakan kalimat luas tanpa kalimat majemuk kalimat tunggal yang
diperluas disebut kalimat luas).
Contoh:
Saya pergi = kalimat tunggal.
Saya pergi ke Bandung = kalimat luas
4) Gunakan kalimat aktif.
5) ?ilihlah kata-kata yang tepat (jangan ber~uakna _anda).
6) Gunakan buku pedoman umum Ejaan yang Disempurnakan.
Selain keempat macam teknik penyelenggara-at tersebut di atas, masih
diperlukan langkahah selanjutnya, yaitu alat pengganda dan cara
:nstribusian atau pengiriman. Mengenai hal ini dibahas secara khusus
dalam bab 4.
F. Identifikasi Keperluan Rapat
Secara garis besar keperluan rapat mencakup hal, yaitu:
1. Bahan
2. Alat
3. akomodasi
Berikut ini kita bahas satu per satu ketiga keperluan rapat tersebut.
1. Bahan
Yang dimaksud bahan di sini ialah materi atau zk masalah yang akan
dibahas dalam rapat.Beberapa bahan yang harus dipersiapkan, yaitu:
a. Notula, yang merupakan hasil rapat sebelumnya.
b. Makalah atau kertas kerja yang akan dibahas dalam rapat.
c. Beberapa peraturan yang dibutuhkan.
d. Bahan-bahan acuan berupa buku, majalahl media cetak atau
elektronik yang sesuai dengan materi rapat.
2. Alat
Alat atau peralatan dan perlengkapan rapat yang harus diidentifikasi
antara lain sebagai berikut:
a. flip chart dan spidol.
b. white board, alat tulis, dan penghapusnya.
11
 c. Over Head Projector (OHP) atau LCD Projector dan layarnya.
d. Sound system dan mike.
e. Video shooting atau handy carp.
f. Kamera dan isi kamera.
g. Tape recorder dan kaset.
h. Map atau tas untuk bahan-bahan rapat.
i. Block note dengan ballpoint
j. Name tag untuk peserta rapat.
k. Peralatan menulis dimasukkan ke dalam map atau tas (buku, pensil,
penghapus, penggaris, dan lain-lain.
l. Kertas (HVS, doorslag, kertas stensil, kertas bergaris), stopmap,
melhekter, ordner.
m. Terminal data atau komputer, internet.
n. Kalkulator mesin tik, mesin hitung, mesin pengganda/stensil,
fotokopi, risograf, dan lain-lain).
o. Dan disesuaikan dengan keadaan dan kebutuhan rapat.
3. Akomodasi
G. Macam-Macam Tata Ruang Rapat
Pengertian tata ruang menurut para ahli adalah sebagai berikut.
1. The Liang Gie dalam bukunya yang berjudul Administrasi Perkantoran
Modern dikemukakan bahwa "Penyusunan alat-alat kantor pada letak
yang tepat serta pengaturan tempat kerja yang menimbulkan kepuasan
bekerja bagi para pegawai disebut tata ruang perkantoran".
2. Menurut Litlefield & Petterson, dalam bukunya "Modern Office
Management", mengatakan: "Office lay out may be defined as the
arrangement of furniture and equipment within availeble flour space"
(Tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabot dan
alat perlengkapan pada luas yang tersedia).
Adapun tujuan penataan ruang kantor adalah sebagai berikut:
1. memberikan kemudahan yang optimum bagi arus komunikasi dan arus
kerja.
2. memberikan kondisi keij a yang baik bagi setiap orang, sehingga timbul
kepuasan bekerja para karyawan.
3. memudahkan pengawasan sehingga manager dapat melihat staf yang
sedang bekerja.
4. memberikan kemudahan yang tinggi kepada setiap gerakan karyawan
dari meja ke meja.
5. menghindarkan diri dari kemungkinan saling mengganggu antara
12
 karyawan yang satu dengan karyawan yang lainnya.
6. mempergunakan segenap ruangan dengan aik, sehingga setiap meter
persegi, sudut atau -engah ruangan dapat dimanfaatkan untuk aerbagai
aktifitas pekerjaan kantor.
7. memisahkan pekerjaan yang berbunyi keras, aduh dan mengganggu dari
pekerjaan yang sunyi.
8. terciptanya kesan yang baik tentang organi-E:asi tersebut dari para relasi
dan tamu yang ;atang.
9. pelaksanaan pekerjaan dapat menempuh jarak -erpendek.
Menurut Drs. TheGie mengatakan bahwa tata ruang yang baikmempunyai
beberapa keuntungan, di antaranya:
1. mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena harus
mondar mandir yang seharusnya tidak perlu;
2. menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan;
3. mencegah para pegawai bagian lain terganggu oleh publik yang akan
menemui satu bagian tertentu;
4. memungkinkan pemakaian ruangan secara _fisien;
5. pengawasan mudah dilaksanakan;
6. _erciptanya suasana kerja yang menyenang-_ian.
Selanjutnya Drs. Moekijat dalam bukunya Tatasana Kantor, mengatakan tata
ruang yang baik memberikan manfaat sebagai berikut.
1. merencanakan suatu kantor dengan baik akan memberikan efisiensi
melakukan pekerjaan
2. penghematan penggunaan ruang lantai yang tepat
3. pengawasan dapat dipermudah
4. hubungan dapat dipercaya
5. perlengkapan dan mesin kantor berguna lebih baik
6. jalannya pekerjaan lebih lancer
7. menambah kesenangan dan semangat bekerja bagi karyawan
faktor yang harus diperhatikan dalam tata ruang rapat di antaranya:
 pengembangan kantor pada masa yang akan datang;
 gambaran perkembangan wilayah di masa yang akan datang;
 sumber tenaga kerja dan kebutuhan kantor;
 udara yang bersih dan segar;
 ongkos pemeliharaan yang rendah;
 fasilitas-fasilitas angkutan yang lebih mudah.

13
Dalam merancang dan menyusun tata ruang kantor perlu Anda perhatikan
juga faktor-faktor lain yang dapat mempengaruhi terhadap penataan ruang
kantor, yaitu cahaya, warna, udara, dan suara.
1. Perencanaan cahaya
Dengan penerangan cahaya yang baik akan diperoleh beberapa
keuntungan, di antaranya:
a. hasil pekerjaan atau produktivitas bertambah.
b. kualitas pekerjaan lebih baik
c. kesalahan-kesalahan berkurang
d. semangat kerja pegawai lebih baik
e. mengurangi ketegangan dan kelelahan (mata dan rohani)
f. prestise lebih baik untuk perusahaan
Ada empat cahaya buatan manusia, yaitu:
a. Cahaya langsung
b. Cahaya setengah langsung
c. Cahaya tidak langsung
d. Cahaya setengah tidak langsung
Dibawah ini merupakan daftar tentang banyaknya cahaya yang mesti
digunakan di dalam menerangi sebuah kantor menurut para ahli
penerangan di Amerika Serikat.

Macam Pekerjaan Saran-saran besarnya

cahaya (menurut
perhitungan dengan
FootCandle*)
1. Pekerjaan yang membutuhkan 50 watt
penglihatan tajam...ini meliputi
pekerjaan mengenai huru-uruf atau
angka-angka yang lembut,
perbedaan warna yang samat atau
untuk jangka waktu lama secara
terus menerus.
Contoh: memeriksa perhitungan,
melakukan pembukuan dan
menggambar
2. Pekerjaan yang membutuhkan 30 watt
pengliahatan biasa
Contoh: membuat surat, mengurus
14
 arsip, melakukan rapat, bagian
pembukuan dan menggambar
3. Pekerjaan yang membutuhkan 10 watt
penglihatan sepintas lalu
Contoh: ruang aktivitas, resepsi,
tangga gedung atau kamar mandi
4. Pekerjaan yang membutuhkan 5 watt
penglihatan sederhana
Contoh: lorong atau jalan lalu lintas
dalam gedung
2. Perencanaan warna
Menurut Darul Amin Jemmy, warna-warna yang lembut akan cocok dengan
suasana kerja, diantaranya: abu-abu cerah, krem, warna gading (broken white),
dan warna lainnya yang memiliki tingkat pantul cahaya yang dianjurkan.
Macam-macam warna:
 Warna primer: merah, biru, kuning
 Warna sekunder: warna yang dihasilkan dari campuran warna primer
 Warna tersier: campuran dari warna primer dan sekunder
Arti warna dan efek psikologis:
 Merah:berani, sensual, merah
 Kuning: kehangatan, bercahaya dan cerah
 Hijau: alami
 Biru: harmonis, tenang, lapang
 Putih: orisinal, ringan, polos, tenteram, nyaman, terang
 Merah muda: ceria, romantis
 Oranye: bersahabat, hampir sama dengan merah, dll
Pertimbangan dalam memilih warna ruang:
 Ukuran ruang
 Lokasi bangunan
 Lokasi ruangan
 Tipe ruang
 Bentuk ruang
 Tinggi ruang
Dengan menggunakan warna yang tepat dan baik, akan diperoleh
keuntungan, di antaranya
a. kantor menjadi tampak menyenangkan dan menarik
pemandangan.
b. mempunyai akibat yang tidak langsung terhadap efisiensi dan
produktivitas pegawai.

15
 c. mencegah kesilauan akibat cahaya yang berlebihan.
d. memelihara kegembiraan, ketenangan dan semangat kerja
pegawai.
e. mengurangi rasa tertekan sehingga pegawai merasa lega dan
bebas.
Menurut Nadine Todd dalam bukunya "Office Practice and
Secretarial Administration" mengatakan bahwa warna memberikan
pengaruh terhadap tamu yang datang atau kepada orang yang harus
dilayani, di antaranya:
a. Kepercayaan terhadap kantor
b. Efisiensi atau produktivitas
c. Moral
3. Perencanaan udara
Menurut Prof. Soetarman, bahwa "beban panas yang berlebihan dapat
menurunkan prestasi kerja". Untuk itu maka yang paling mendekati
derajat celcius.
Untuk mengatasi udara yang panas dan lembab perlu diperhatikan hal
berikut:
a. mengatur suhu udara dalam ruang kerja dengan alat AC (Air
Conditioning).
b. membuat lubang-lubang udara (ventilasi).
c. mengatur pakaian kerja yang sebaik-baiknya dipakai oleh para
pekerja.
Dengan pengaturan udara yang tepat dan baik maka akan diperoleh
keuntungan-keuntungan, di antaranya:
a. kenyamanan bekerja pegawai terjamin
b. produktivitas kerja yang lebih tinggi
c. kualitas pekerjaan yang lebih baik
d. semangat kerja yang lebih tinggi
e. kesehatan pegawai terpelihara dengan baik
f. kesan yang lebih baik dari para tamu
4. Penataan suara
Kebisingan/gaduh berakibat pada:
a. gangguan mental dan sarafbagi pegawai
b. Kesulitan mengadakan konsentrasi
c. Kesalahan yang lebih banyakahan yang bertambah
d. Semangat kerja pegawai berkurang
Banyak suara terdapat dalam kantor yaitu: Haan, geseran kursi-kursi,
16
 suara mesin kantor dan suara di luar kantor.
Untuk mengatasi faktor suara yang sering yang sering mengurangi
efisiensi kerja para pegawai, hendak-memperhatikan berikut:
a. Langit-langit atau dinding ruangan dipakai an penyadap suara.
b. Mesin-mesin tik di bawahnya diberi alas karet r_ a tipis.
c. Pesawat telepon dibuatkan bilik kecil yang -r-rtup rapat
d. Lantai-lantai ruangan sebaiknya diberi alas «-=-~et atau semacam
tegel dari bahan yang tidak _a v ak meneruskan suara.
H. Teknik Menyusun Undangan Ra Pat
Surat tidak jelas dan terang pesannya, akan mengakibatkan:
1. Tidak dapat dimengerti dan menimbulkan keraguan bagi penerima;
2. Terjadi pemahaman yang salah (salah tafsir) pada isi surat;
3. Tidak mendapat tanggapan atau jawaban segaimana diharapkan;
4. tidak akan dapat mencapai maksud dan tujuan.
Dalam hal menulis surat, seseorangharus menguasai hal-hal berikut:
1. Memahami atau menguasai pemakaian bahasa/ tata bahasa yang baik.
2. Mengetahui permasalahan dan latar belakangn ya.
3. Memahami peraturan yang berkaitan dengan surat dan pekerjaannya.
4. Mengetahui dan memahami kepada siapa is membuat atau menulis
surat.
5. Mengenal dan menguasai teknik menyusun surat dengan baik.
Ada beberapa syarat penulisan bahasa surat yang baik, yaitu sebagai berikut:
1. Nada bahasa surat harus tepat
a) hindari kata-kata atau kalimat majemuk,
b) perhatikan aturan tata bahasa, dan
c) terapkan sopan santun penulisan bahasa surat yang lazim.
2. Penggunaan bahasakalimat-kalimat yang sederhana
Kalimat adalah susunan kata yang teratur, yang menyatakan suatu
pengertian.
3. Rumusan isi surat
Isi surat dirumuskan secara singkat di bagian surat yang dikenal dengan
"HAL atau PERIHAL". Rumusan tersebut harus menegaskan seluruh isi
surat.
4. Agar tidak terjadi salah penafsiran dari pembaca terhadap maksud dan
tujuan isi surat, maka dalam penulisan surat harus jelas maknanya, untuk
itu:
a. hindari pemakaian kata atau istilah yang kurang lazim (tidak umum)
dan kalimat yang berbelit-belit serta panjang;
17
 b. pemilihan kata yang tepat, susunan kalimat sederhana, ungkapan
yang wajar, teknik mengemukakan alinea yang teratur serta tulisan/
ketikan jelas dan benar akan memperjelas isi surat;
c. penggunaan ejaan dan tanda baca yang tepat serta dalam
menggunakan singkatan hanya yang sudah biasa/umum dipakai.
5. Pengaturan alinea
Tiap-tiap bagian surat mempunyai kegunaankegunaan tertentu, di
antaranya:
a) untuk mengetahui dari instansi atau perusahaan mana surat tersebut
dikirimkan;
b) untuk mengetahui kota, tanggal, bulan, dan tahun surat dikeluarkan;
c) untuk mengetahui tentang atau perihal surat dikirimkan;
d) untuk mengetahui maksud, tujuan, dan keinginan pengirim;
e) untuk mengetahui siapa nama dan jabatan penanggung jawab surat;
f) untuk mengetahui mungkin ada dokumendokumen yang dilampirkan
yang terkait dengan isi surat
Dari bagian-bagian surat inilah akan terbentuk sebuah surat.
Letak atau penempatan bagian-bagian surat dinas terdiri dari empat
bagian utama, yaitu sebagai berikut.
a. Kepala surat
b. Pembukaan
c. Isi surat
d. Penutup
e. Kepala surat
a. Kepala Surat
Pada bagian ini dicantumkan nama instansi atau lembaga, alamat
instansi atau lembaga, nomor telepon, lambang instansi, dan lain-
lain.
b. Pembukaan
Pada bagian ini terdapat:
1) Tanggal surat,
2) Nomor surat,
3) Lampiran,
4) Hal atau perihal,
5) Nama dan alamat surat,
6) Salam pembuka,
7) Isi surat atau tubuh surat

18
 c. Penutup
Bagian penutup berisikan hal-hal sebagai berikut:
1) Salam penutup
2) Pejabat penandatangan
I. Teknik Menyusun Agenda Rapat Dan Acara Rapat
Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia yang dimaksud dengan:
1. Teknik adalah:
a. pengetahuan dan kepandaian membuat sesuatu yang berkenaan
dengan hasil industri (bangunan, mesin, dan sebagainya)
b. cara (kepandaian dan sebagainya) membuat sesuatu atau melakukan
sesuatu yang berhubungan dengan seni
c. cara sistematis mengerjakan sesuatu
2. Agenda ialah:
a. buku catatan yang bertanggal, untuk satu tahun;
b. acara (yang akan dibicarakan dalam rapat)
3. Acara ialah:
a. hal atau pokok yang akan dibicarakar. (dalam rapat, perundingan,
dan sebagainya); agenda;
b. hal atau pokok isi karangan;
c. perkara pemeriksaan dalam pengadilan.
4. Rapat adalah
a. pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu; sidang;
majelis;
b. sidang untuk membahas masalah yang berkenaan dengan bidang
pekerjaan yang dihadapi;
c. pertemuan staf untuk membahas hal-hal yang berhubungan dengan
pelaksanaan tugas suatu instansi.
Berdasarkan arti harfiah istilah agenda rapat dengan acara rapat
mempunyai arti yang sama. namun dalam hal rapat terdapat perbedaan
antara agenda rapat dengan acara rapat. Dalam hal rapat, agenda rapat
adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan
dibicarakan dalam suatu rapat, sedangkan acara rapat adalah perincian
atau penjabaran lebih lanjut dari topik-topik dalam agenda rapat.
Teknik menyusun agenda dan acara rapat adalah cara sistematis
menyusun pokok masalah yang akan dibicarakan dalam pertemuan atau
rapat.

19
Adapun hal-hal yang hams diperhatikan dalam menyusun agenda rapat,
yaitu:
1. mengetahui dan menguasai pokok masalah yang akan dibicarakan
dalam rapat
2. mengetahui tema dan tujuan rapat
3. mengetahui keadaan calon peserta rapat dari segi:
a. peserta rapat dari luar organisasi (ekstern)
b. peserta rapat dari dalam organisasi (intern)
c. peserta rapat dari luar dan dalam organisasi (campuran)
d. jenis kelamin, usia, jabatan, status sosial, pendidikan (secara
umum)
4. mengetahui waktu, tempat, lamanya rapat, pelaksanaan rapat
5. mengetahui peralatan yang akan digunakan
6. mengetahui keadaan calon pemimpin rapat
7. mengetahui keadaan ruang rapat
8. mengetahui makanan berat/ringan dan minuman yang akan
dihidangkan serta waktu istirahat
9. mengetahui tata tertib rapat.
Untuk menyusun acara rapat, hal-hal yang harus diperhatikan sama
dengan menyusun agenda rapat (sebanyak sembilan unsur) ditambah
dengan:
1. acara disusun sesuai dengan pokok permasalahan
2. secara umum urutan acara rapat terdiri atas:
a. pembukaan
b. pengarahan dari pemimpin rapat atau ada pejabat tertentu yang
memberikan pengarahan
c. pelaksanaan rapat (disesuaikan dengan kebutuhan rapat dan
situasi), sebagai contoh:
1) penjelasan atau pengarahan dari pemimpin rapat
2) pembagian tugas berdasarkan kriteria/ ukuran tertentu yang
dilakukan pemimpin rap at
3) setiap kelompok mendiskusikan materi yang telah diterima
4) mengemukakan hasil tugas kelompok oleh setiap ketua
kelompok
5) mengkaji permasalahan yang timbul
6) melaksanakan tahap tanya jawab dan adu argumentasi
7) tahap mengambil keputusan
8) tahap menyimpulkan
20
 d. pemimpin rapat atau pembawa acara membacakan hasil rapat
atau kesimpulan rapat dan diakhiri dengan penutupan.
3. Pada saat menyusun acara rapat, penyusun harus memperhatikan
waktu. Waktu untuk pelaksanaan rapat dibagi-bagi untuk selingan
istirahat 10 menit untuk snack/kudapan dan minum (coffee break),
untuk makan siang dan istirahat/shalat, untuk coffee break lagi
apabila acara berlangsung sampai sore. Bila acara sampai malam hari
tentunya ditambah lagi dengan makan malam.

21
 MODUL 3
MENYELENGGARAKANPERTEMUAN
A. Prosedur Pertemuan
Dalam buku Kamus Besar Bahasa Indonesia, terbitan Balai Pustaka diuraikan
bahwa prosedur adalah:
1. tahap kegiatan untuk menyelesaikan suatu aktivitas.
2. metode langkah demi langkah secara pasti dalam memecahkan suatu
problem.
Adapun prosedur pertemuan atau rapat secara umum yang dilakukan oleh
panitia penyelenggara, yaitu sebagai berikut:
1. Melakukan prapersiapan seperti menentukan masalah; tujuan, dan
maksud rapat, pemimpin dan peserta rapat, mengirimkan notula rapat
sebelumnya.
2. Menentukan acara rapat dan, menata ruang rapat, menyiapkan
peralatan perangkat lunak dan keras, peralatan menulis, menyusulkan
bahan rapat yang belum sempat dikirim, menyusun konvokasi atau
undangan rapat, menempatkan peserta sesuai dengan fungsi dan
kedudukannya.
3. Panitia penyelenggara dan peserta rapat turut terlibat dalam
pelaksanaan rapat. Seluruhnya peserta rapat mempunyai hak dan
kewajiban yang sama.
4. Seorang notulis bila rapat telah selesai harus mampu mencatat jalannya
acara rapat. Hal yang dicatat ialah inti-inti pembicaraan selama
berlangsungnya acara rapat.
5. Bila rapat telah berakhir maka pihak penyelenggara harus mempunyai
notula rapat yang ditulis oleh notulis atau sekretaris.
Jadi, secara sederhana dapat disimpulkan bahwa prosedur pertemuan atau
rapat terdiri atas empat unsur, yaitu:
1. prapersiapan;
2. persiapan;
3. pelaksanaan;
4. penggandaan dan pendistribusian.
B. Etika Pertemuan Dan Gaya Komunikasi
1. Etika pertemuan
Etika merupakan norma, nilai, kaidah, atau ukuran tingkah laku yang baik
yang sesuai dengan agama, tradisi dan hukum setempat.
Ketika melakukan pertemuan/ rapat setiap orang harus mempunyai etika
seperti:
22
  kesusilaan, dan atau budi pekerti yang baik
 kesopanan dalam segala segi kehidupan dantindakannya. Etika
menjadi dasar atau pedoman ketika melakukan pertemuan/rapat.
Beberapa etika pertemuan atau rapat yang harus diperhatikan dan
diterapkan, yaitu sebagai berikut:
a. pihak panitia penyelenggara rapat:
1) menyelenggarakan pertemuan sesuai prosedur yang berlaku,
setiap acara tepat waktu.
2) menata ruangan dengan baik.
3) menempatkan tempat duduk untuk orang sesuai dengan
kedudukan atau jabatan orang yang bersangkutan.
4) mengundang peserta rapat beberapa hari sebelum pelaksanaan
rapat (3 sampai 7 hari sebelum pelaksanaan rapat)
5) menghargai seluruh peserta rapat
6) membagikan makalah dengan sopan dan tertibmenggunakan
bahasa yang baik, santun, dan dapat dipahami.
b. pihak peserta rapat
1) hadir tepat waktu
2) mengikuti aturan atau tata tertib rapat
3) mematikan telepon selularnya (ponsel)
4) tidak merokok ketika rapat berlangsung
5) apalagi ruangan rapat ber-AC
6) bersikap menghargai orang yang sedang berbicara
7) tidak bersikap emosional/marah
8) tidak bersikap egois (mementingkan diri sendiri)
9) bersikap sopan, santun, dan bijaksana
10) menggunakan bahasa yang santun.
2. Gaya komunikasi
Gaya berkomunikasi sebenarnya merupakan bagian dari etika
pertemuan.Komunikasi yang efektif dapat berlangsung apabila
memenuhi beberapa persyaratan. Persyaratan tersebut, antara lain
sebagai berikut:
a. Persepsi
Peserta rapat harus mampu menyampaikan pesan, pendapat,
pandangan dengan tepat sehingga dapat diterima orang lain.
b. Ketepatan
Peserta rapat harus mampu menyampaikan pemikiran sesuai dengan
kerangka berpikir lawan bicara, sehingga terhindar dari miscom-
23
 munication (komunikasi yang salah).
c. Kredibilitas
Pada saat berkomunikasi dalam rapat setiap peserta harus memiliki
rasa saling percaya.
d. Pengendalian
Seseorang yang pandai mengendalikan din ketika berbicara, maka
dia pun akan berupava agar pandai mengendalikan lawan bicaranya.
e. Kecocokan/keserasian
Peserta rapat harus berusaha menjalin hubungan komunikasi yang
baik dengan semua orang, bersikap bersahabat, menyenangkan.
menghormati dan berhasil memberi kesan yang baik terhadap lawan
bicara.
Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam gaya komunikasi, antara
lain:
a. Persyaratan komunikasi yang efektif seperti persepsi, ketepatan,
kredibilitas, pengendalian. dan kecocokan.
b. Bahasa isyarat ialah gerakan badan/tubul. atau ekspresi wajah.
c. Bahasa yang digunakan jelas, singkat, tepat, dan santun, serta dapat
dipahami dengan mudah oleh orang lain.
d. Budi pekerti, watak, dan etika turut mempengaruhi gaya komunikasi
seseorang.
e. Gaya bahasa yang digunakan menentukan gaya komunikasi. Gaya
bahasa yang Bering digunakan antara lain:
1) Gaya bahasa hiperbola yaitu gaya bahasa yang menyatakan
sesuatu secara berlebihlebihan.
2) Gaya bahasa klimaks yaitu gaya bahasa yang menyatakan
penegasan mulai dari rendah lalu meninggi.
3) Gaya bahasa antiklimaks ialah gaya bahasa yang mengungkapkan
sesuatu mulai dari yang tinggi menuju ke yang rendah.
4) Gaya bahasa simbolik ialah gaya bahasa yang menggunakan
nama dan sifat binatang sebagai perlambang.
Halhal menarik yang dapat mempengaruhi pembicaraan antara lain:
a. Pakaian
b. Pandangan mata
c. Mimik wajah
d. Sikap badan

24
 e. Suara
Suara dapat berbunyi lebih baik apabila memperhatikan hal-hal
berikut:
1 Jelas; dapat didengar dan dipahami oleh lawan bicara.
2 Intonasi; tekanan dan nada suara tidak monoton, harus ada lagu
turun naik pada saatsaat tertentu.
3 Semangat; suara yang diucapkan dengan penuh semangat akan
turut menghangatkan suasana dan menular kepada para
pendengar.
4 Ekspresi; suara harus diungkapkan dengan penuh penghayatan.
f. Tulisan
Tulisan turut berpengaruh terhadap gaya komunikasi. Pada saat
rapat, seorang pembicara kadang harus menjelaskan sesuatu disertai
tulisan. Tulisan harus jelas sehingga dapat terbaca orang lain.
C. Teknik Membuka Dan Menutup Rapat
Agar terampil berbicara perlu memperhatikan hal-hal berikut ini.
1. Memilih pokok persoalan yang sesuai dengan kebutuhan
2. Menguasai materi/pokok permasalahan
3. Berbicara dengan jelas, singkat, tepat dan santun
4. Berbicara diiringi dengan intonasi dan volume suara yang tepat
5. Berbicara diiringi dengan bantuan bahasa isyarat
6. Menyesuaikan situasi dengan lawan berbicara
7. Menanggapi dengan baik perkataan lawan bicara
8. Berbicara tidak keluar dari pokok masalah tema bicara
9. Berbicara tidak keluar dari pokok masalah tema pembicaraan
10. Menggunakan kata yang dikenal umum
11. Menggunakan kata yang baku atau bahasa indonesia daripada bahasa
asing namun belum paham artinya
12. Menggunakan kata yang nyata/konkret dari pada kata yang abstrak
13. Menggunakan kalimat-kalimat yang pendek
1. Teknik membuka rapat
Teknik membuka rapat yaitu sebagai berikut:
a. Kalimat pembuka harus menarik atau memikat
b. Kalimat pembuka berisi kalimat yang membangkitkan motivasi para
pendengar secara cermat.
c. Kalimat pembuka berisi uraian secara umum tentang materi/topik yang
akan dibahas.
d. Berikan penegasan atau penekanan pada tujuan dari pembicaraan. Selain
25
 itu, hal-hal yang dianggap penting perlu diulang-ulang agar terserap
dengan jelas oleh para pendengar
e. Gunakan kalimat yang singkat jelas, tetapi langsung mearik perhatian
para pendengar
f. Pada awal pembicaraan dapat dipakai beberapa teknik seperti:
1) Penggunaan data
Penggunaan data dapat digunakan untuk menarik perhatian
pendengar. Penggunaan data adalah segala informasi yang berkaitan
dengan pokok masalah. Data yang ada dapat berbentuk angka dan
dituangkan dalam bentuk tabel atau grafik.
2) Anekdot
Anekdot merupakan cerita singkat sesuatu yang lucu dan
mengesankan sehingga dapat menarik perhatian.
3) Membuat pertanyaan
Pembicara yang diawali dengan pertanyaan akan membuat
pendengar merasa ikut dilibatkan.
4) Mengungkapkan sesuatu yang unik dan istimewa
5) Peribahasa, kata bijak, dan kutipan dari kitab suci.
2. Teknik menutup rapat, yaitu sebagai berikut:
a. Menyusun ringkasan atau kesimpulan
b. Kalimat penutup
Berikut ini, beberapa ketentuan tentang cara seseorang menutup
pembicaraan, yaitu:
1) Kalimat penutup harus diucapkan pembicara karena merupakan hal
penting yang akan diingat oleh para pendengar sehingga berkesan.
2) Pada akhir pembicaraan tidak perlu dikemukakan bahwa pembicara
berniat mengakhiri pembicaraan dengan mengungkapkan kalimat
yang berlebihan.
3) Persiapkan dengan sebaik-baiknya kalimat penutup pembicaraan.
4) Beberapa cara untuk membuat kalimat penutup pembicaraan, yaitu:
a) mengulangi inti pembicaraan dengan penjelasan yang singkat.
b) berisi anjuran agar pendengar melakukan suatu tindakan.
c) berisi pujianlsanjungan kepada pendengar.
d) usahakan agar pendengar merasa senang, tersenyum, bahkan
tertawa.
e) penutup dapat diakhiri dengan peribahasa, syair, kutipan dari
kitab suci yang sesuai, kata bijak dari orang terkenal atau sesuatu
yang dapat membangkitkan semangat para pendengar serta
26
 harapan.
5) Bahasa yang digunakan santun dan komunikatif.
D. Teknik Memimpin Rapat
Sikap dan sifat yang harus dimiliki seorang pemimpin rapat, antara lain:
1. Seorang pemimpin rapat harus memiliki pengetahuan yang luas
2. Seorang pemimpin dapat mengendalikan rapat.
Pengendalian rapat oleh pemimpin rapat terdapat tiga macam cara, yaitu
sebagai berikut:
a. Pengendalian secara bebas terbatas (over-/wad)
b. Pengendalian secara ketat (closed con-trolled)
c. Pengendalian rapat gabungan bebas terbatas dan ketat
3. Pemimpin rapat harus mempunyai sifat yang adil, tidak memihak, jujur,
berwibawa, dan tegas.
4. Pemimpin rapat harus mampu mengatur lalu lintas jalannya rapat.
5. Pemimpin rapat dapat mengelola secara terarah dalam mencapai tujuan
rapat.
6. Pemimpin rapat berusaha agar seluruh peserta rapat memiliki
kesempatan untuk memberikan gagasan.
7. Pemimpin rapat memimpin rapat menurut prosedur perusahaan dan
tata cara pertemuan.
Fungsi pemimpin rapat, antara lain sebagai berikut:
1. Sebagai pengarah
2. Sebagai fasilitator
3. Sebagai Iayar pemantul
4. Sebagai penengah atau katalisator
5. Sebagai motivator
6. Sebagai pengumpul dan penentu keputusan
Hal-hal yang harus memperhatikan hal-hal berikut:
a. Mendengarkan dengan seksama dan penuh perhatian terhadap
pertanyaan yang diajukan pendengar;
b. Menunggu pendengar menyelesaikan pertanyaannya (tidak
memotong pertanyaan pendengar);
c. Menjawab pertanyaan dengan singkat, jelas, namun mencapai
sasaran;
d. Menjawab pertanyaan dengan jujur dan objektif, bila pembicara
tidak mengetahui jawabannya secara pasti lebih baik berterus
terang;

27
 e. Menjawab pertanyaan disertai dengan bukti dan contoh agar
jawaban pembicara dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya;
f. Pembicara hendaknya tidak emosional bila terdapat pertanyaan yang
bersifat menguji kepandaian pembicara;
g. Ketika menjawab pertanyaan hendaknya pandangan mata ditujukan
kepada pendengar.
E. Teknik Mengajukan Pendapat Dan Bertanya Dalam Rapat
Halhal yang harus diperhatikan oleh pembicara agar bahasa yang digunakan
ketika menyampaikan pendapat dapat berlangsung secara efektif, yaitu:
1. memakai kata-kata yang lugas, sederhana;
2. memakai kata-kata yang singkat, jelas, dan tepat sesuai kaidah bahasa;
3. menghindarkan pemakaian kata-kata yang bermakna konotatif.
4. menghindarkan pemakaian istilah atau kata asing yang tidak dipahami
oleh pembicara dan tidak sesuai dengan umur, tingkat sosial, dan
pendidikan para pendengar;
5. penyampaian pendapat tidak menyimpang dari terra.
6. jangan merasa pendapat sendirilah yang paling benar dan harus
menghargai pendapat orang lain.
Teknik bertanya dalam rapat, yaitu sebagai berikut:
1. Pertanyaan langsung (direct question)
2. Pertanyaan umum (overhead question)
3. Pertanyaan terbuka (open question)
4. Pertanyaan mengembalikan (reverse question)
5. Pertanyaan dipindahkan (relay question)
6. Pertanyaan faktual (fact question)
7. Pertanyaan retoris
8. Pertanyaan penghargaan (pick up question)
9. Leading question
F. Tata Tertib Rapat
Tata tertib rapat adalah segala peraturan yang berlaku dalam
penyelenggaraan rapat yang dibuat oleh panitia rapat agar jalannya rapat
menjadi lancar, teratur, dan sesuai aturan yang berlaku sehingga rapat
mencapai tujuan yang diinginkan.
Secara garis besar, isi tata tertib rapat antara lain sebagai berikut:
1. Peraturan sebelum rapat dimulai
a. peserta rapat hadir tepat waktu
b. peserta rapat mengisi daftar hadir
c. peserta rapat membawa perlengkapan atauperalatan sesuai dengan
28
 isi surat undangan
d. bila tidak hadir ada pemberitahuan
e. mengenakan pakaian sesuai dengan pemberitahuan dalam surat
undangan
2. Peraturan pada saat rapat dilaksanakan
a. mematuhi aturan main rapat yang telahditentukan biasanya ditulis
dalam sehelaikertas
b. tata tertib berbicara, bersikap
c. tata tertib bertanya
d. tata tertib mengerjakan tugas perorangan atau kelompok
e. tata tertib istirahat/makan/minum
3. Peraturan pada saat selesai rapat
a. bila ada tugas mengerjakannya tepat waktu
b. mengikuti pelaksanaan rapat selanjutnya
G. Teknik Menyusun Notula Rapat Dan Resume Rapat
1. Pengertian notula
Menurut KBBI notula adalah catatan singkat mengenai jalannya
persidangan (rapat) serta hal yang dibicarakan dan diputuskan.
Seseorang yang menulis notula dinamakan notulis.
2. Macam-macam notula
Yang dimaksud dengan notula harfiah ialah laporan atau pencatatan
secara kata demi kata seluruh pembicaraan dalam rapat, tanpa meng-
hilangkan atau menambahkan kata lain (kata dari notulis).
3. Fungsi notula
a. Sebagai dokumen dan alat bukti
b. Sebagai sumber informasi untuk peserta yang tidak hadir
c. Sebagai pedoman untuk rapat berikutnya
d. Sebagai alat pengingat untuk peserta rapat
e. Sebagai dokumen
f. Sebagai alat untuk rapat semu
Untuk menjadi seorang notulis yang handal diperlukan beberapa
keahlian yang harus dimiliki seorang notulis, yaitu:
a. mendengarkan dan menulis.
b. memilah dan memilih hal yang penting dan yang tidak penting
c. konsentrasi yang tinggi
d. menulis cepat/stenografi/shorthand.
e. bersikap objektif dan jujur
f. menguasai bahasa teknis/baku dan menguasai materi pembahasan
29
g. mengetahui dan memenuhi kebutuhan pembaca notula
h. mengemukakan basil mendengarkan dengan cepat, ringkas, dan
tepat.
i. menguasai metode pencatatan secara sistematis.
j. menguasai metode pengolahan data
k. menguasai berbagai hal yang berkaitan dengan rapat
l. menyimpulkan hasil rapat.
Beberapa fasilitas dan keistimewaan yang hams diperoleh seorang
notulis. yaitu:
a. Notulis diberi informasi perihal latar belakang rapat, tujuan rapat,
pokok masalah rapat, dan jenis rapat sebelum rapat dilaksanakan.
Notulis harus mengetahui susunan acara berikut pokok masalah atau
materi yang akan dirapatkan agar dapat dipelajari sehingga
memudahkan dalam menyusun notula.
b. Notulis diberi dokumen atau makalah yang dibagikan kepada peserta
rapat yang lain pada saat pelaksanaan rapat.
c. Notulis diperbolehkan untuk meminta agar peserta rapat
menjelaskan atau menyempurnakan kesimpulan yang dikemukakan
notulis.
d. Notulis mempunyai kesempatan untuk mengajukan pertanyaan pada
saat rapat berlangsung.
e. Setiap sesi berakhir notulis mempunyai hak untuk memperoleh
rangkuman dan kesimpulan rapat.
f. Agar dapat menyempurnakan notulanya notulis berhak berbicara
pada setiap sesi.
g. Notulis duduk di sebelah pemimpin rapat, agar mudah
berkomunikasi dan memperoleh informasi secara maksimal.
Pemimpin rapat dapat menyampaikan bahasa isyarat. petunjuk.
bisikan atau surat kecil.
h. Apabila rapat berlangsung terlalu lama, maka perlu disiapkan
beberapa orang untuk menjadi notulis. Setiap dua jam atau setiap
acara berlangsung dua jam. notulis digantikan denganyang lain
karena pekerjaan notulis membutuhkan konsentrasi yang tinggi dan
melelahkan. Bahkan dalam rapat yang besar notulis diganti setiap
setengah jam.
i. Ketika menyusun notula, seorang notulis tidak boleh mengerjakan
hal lain karena menyusun notula memerlukan konsentrasi yang
penuh.
30
 j. Jika rapat membutuhkan waktu pengkajian yang lebih lama dan
berlangsung alot serta rumit, maka notulis berhak memperoleh
keleluasaan waktu untuk menyusun notula akhir. Perbandingan
waktu antara mengolah data dengan lamanya rapat ialah 3 : 1.
Maksudnya jika rapat berlangsung selama 1 jam, maka setelah rapat
waktu yang dibutuhkan notulis untuk mengolah data hasil rapat ialah
selama 3 jam.
Garis Besar Notula:
1. Isi notula
Notula yang baik adalah yang ringkas tetapi lengkap serta jelas.
Nota yang lengkap berisi hal-hal seperti di bawah ini, walaupun ada
organisasi atau lembaga yang menyimpang dari urutan-urutan berikut:
a. Nama badan atau lembaga yang menyelenggarakan rapat;
b. Sifat rapat (rutin, biasa, luar biasa, tahunan, rahasia dan lain-lain);
c. Hari dan tanggal diselenggarakan rapat;
d. Tempat rapat;
e. Waktu mulai dan berakhirnya (kalau tidak pasti ditulis sampai dengan
selesai);
f. Nama dan jabatan pimpinan rapat;
g. Daftar hadir peserta;
h. Koreksi dan perbaikan rapat yang terdahulu;
i. Catatan semua persoalan yang belum ada keputusan;
j. Usul-usul atau perbaikan-perbaikan;
k. Tanggal atau bulan kapan akan diadakan rapat kembali;
l. Penundaan rapat dan tanggal penundaan (bila perlu);
m. Tanda tangan notulis dan ketua rapat.
Notula yang baik juga harus memenuhi ketentuan-ketentuan sebagai berikut:
a. Lengkap berisi semua informasi walaupun dalam penulisannya ringkas,
tidak bertele-tele:
b. Bahasa notula mudah dipahami pembaca;
c. Setiap pembicaraan ditulis secara terperinci dan satu sama lain saling
terkait;
d. Dapat membantu pimpinan dalam pengambilan kebijakan dan
keputusan;
e. Dapat dijadikan alat bukti, bila terjadi sesuatu permasalahan, umpama di
pengadilan dan lain-lain;
f. Dapat membantu untuk mengingatkan kembali setiap orang yang terkait
bila memerlukan lagi notula tersebut.
31
2. Susunan notula
hal yang harus diperhatikan pada waktu menyusun notula, antara lain
sebagai berikut:
1) Nomor rapat dan jenis rapat perlu disebutkan. lebih-lebih pembicaraan
itu dilaksanakan secara berkala.
2) Jam berapa dibuka, harus disebutkan begitu berakhirnya, tetapl kalau
belum pasti selesainya maka ditulis mulai pukul 8.00 sampai selesai,
3) Daftar hadir semua ditandatangani oleh peserta dan harus dilampirkan
pada notula.
4) Meskipun notula ditulis secara ringkas, tetapi setiap pembicaraan harus
disebutkan namanya
5) Tetapi nama pendukung, terutama yang tidak disetujui jangan dituliskan,
lebih baik ditulis
6) Setelah rapat selesai notulis mengoreksi lagi notula dan menyalin
kembali salinannya ditik dengan rapi, dan ditandatangani oleh notulis
serta Ketua.
7) Bila perlu digandakan, untuk dibagikan pada yang tidak hadir pada waktu
rapat, atau dibagikan pada waktu rapat berikutnya.

32
 MODUL 4
MENGGANDAKAN DAN MENDISTRIBUSIKAN HASIL PERTEMUAN
A. Alat Dan Mesin Pengganda
Biasanya ketika rapat berlangsung, sekretaris selaku notulis mencatat
jalannya rapat secara manual. Setelah rapat selesai, sekretaris memproses
hasil pertemuan tersebut dengan mengetiknya menggunakan mesin tik atau
komputer. Hasil ketikan tersebutlah yang akhirnya akan diperbanyak dengan
menggunakan mesin pengganda dan selanjutnya dibagikan kepada pihak-
pihak yang memerlukannya. Adapun macam-macam mesin pengganda
adalah sebagai herikut.
1. Mesin Fotokopi
Mesin fotokopi adalah suatu alat untuk menyalin kembali dokumen atau
ilustrasi dengan menggunakan cahaya, panas, bahan kimia, atau muatan
listrik statis.
2. Mesin Risograph
Mesin risograph adalah mesin pembuat kopi untuk jumlah yang besar
dengan menggunakan master copy, dapat memperhesar dan
memperkecil, serta dapat merubah warna sesuai keinginan.
3. Mesin Stensil
Mesin stensil adalah suatu alat pengganda dokumen dengan
menggunakan sheet stensil.
B. Cara Penggandaan Hasil Pertemuan
Untuk dapat menggandakan hasil pertemuan/rapat, seorang sekretaris
dituntut dapat mengoperasikan mesin pengganda khususnya yang ada di
kantornya. Mesin yang biasa dipergunakan untuk memperbanyak atau
menggandakan dokumen adalah mesin fotokopi.
Proses fotokopi dimulai pada saat dokumen asli yang akan diduplikasikan
diletakkan pada permukaan kaca. Kemudian dokumen tersebut disinari
dengan cahaya yang berjalan. Bagian kerta= putih akan memantulkan cahaya
lebih banyak daripada bagian yang berwarna. Untuk lebih jelas pelajarilah
terlebih dahulu bagian-bagian dari mesin fotokopi sebagai berikut.
1. Tutup asli (original cover, original holder, platen cover). Bagian ini
berfungsi untuk menutup lembaran asli yang akan dikopi.
2. Kaca tempat asli (original glass). Lembar asli yang akan dikopi diletakkan
pada bagian ini. Pada bagian tepi kanan terdapat skala yang berpangkal
pada titik tengah. Skala ini berfungsi untuk mengatur lembaran asli agar
tepat pada posisi tengah.

33
 3. Papan tempat asli (original tray, original support). Bagian ini digunakan
untuk meletakkan lembar asli yang belum dikopi atau yang sudah dikopi.
4. Tombol on-off (on-off switch, power switch). Bagian ini untuk
menghidupkan dan mematikar mesin.
5. Papan hasil penggandaan (copy tray). Bagian ini sebagai tempat
penampung hasil penggandaan
6. Kerangka mesin. Pada mesin tertentu di bagian samping terdapat tutup
mesin yang mudah dibuka untuk mengganti tinta, memperbaiki kertas
yang menggulung, dan service mesin.
7. Papan kertas untuk operasi manual (by pass feed table, manual feed
table, by pass base). Bagian ini berfungsi untuk operasi manual atau
memasukkan kertas kopi satu per satu.
8. Baki kertas (cassette). Bagian ini merupakan papan kertas untuk
mendapatkan penggandaan (salinan). Tiap baki memuat 250-500 lembar
kertas dengan ukuran sendiri-sendiri, seperti A4, A3, B4, dan B5.
Adapun cara pengoperasian mesin fotokopi, yaitu sebagai berikut.
a. Hidupkan mesin fotokopi dengan menekan tombol on.
b. Letakkan lembar asli (kertas yang akan difotokopi) pada kaca tempat asli
dengan bagian tepi atas menempel pada garis skala dengan posisi tepat
di tengah.
c. Tekan tombol pengatur hasil fotokopi.
d. Tekan tombol jumlah hasil penggandaan yang dikehendaki.
e. Tekan tombol cetak atau start.
f. Jika sudah selesai tekan tombol off.
C. Cara Pengiriman/Pendistribusian Hasil Pertemuan
Hasil pertemuan/rapat yang telah diperbanyak lalu didistribusikan kepada
para peserta -apat yang hadir maupun yang tidak hadir. Adapun cara
pendistribusian hasil pertemuan ini dikelompokkan sebagai berikut.
1. Intern
Cara pendistribusiannya dengan dibagikan secara langsung kepada pihak-
pihak yang memerlukan dengan menggunakan buku ekspedisi intern
sebagai bukti bahwa yang bersangkutan -elah menerima hasil
pertemuan.

34
 Perhatikan contoh buku ekspedisi intern berikut ini.
Paraf dan Tanggal
No Hari/Tanggal Nama Penerima Bagian
Terima

2. Ekstern
Cara pendistribusiannya dengan menggunakan alat bantu berupa mesin
faksimile, e-mail, atau pos.
a. Faksimile
Faksimile adalah alat komunikasi yang digunakan untuk mengirim
dan menerima berita dan gambar melalui telefoto ke berbagai
tempat dalam waktu yang relatif singkat. Ada pun langkahlangkah
dalam mengirimkan hasil pertemuan/rapat melalui faksimile adalah
sebagai berikut.
1) Siapkan dokumen (hasil pertemuan/rapat) yang akan dikirim.
Dokumen ini dapat ditulis tangan atau diketik (dengan mesin tik
atau komputer) pada kertas biasa.
2) Letakkan dokumen yang akan dikirim pada papan tempat
pengiriman dokumen dengan posisi tulisan menghadap ke
bawah dan bagian atas dokumen berada di bawah.
3) Tekan tombol quality sampai pada layar tertulis standard, fine,
atau half-tone. Pilihlah kualitas hasil pengiriman dokumen yang
diinginkan.
4) Tekan tombol monitor.
5) Tekan nomor faksimile yang dituju.
6) Tekan tombol start/copy.
7) Secara otomatis mesin faksimile akan memutar sendiri dan akan
terdengar melalui speaker monitor hubungan tersambung atau
tidak.
8) Apabila pengiriman sedang berlangsung tetapi hendak
dibatalkan atau hanya sebagian dokumen saja yang akan dikirim,
tekan tombol eject/reset.
b. E-mail
Pengiriman hasil pertemuan/rapat juga dapat melalui e-mail. Ada
pun langkah-langkah pengiriman hasil pertemuan/rapat melalui e-
mail adalah sebagai berikut.
1) Buka situs website, misalnya http://www.yahoo.com.
35
 2) Klik menu mail.
3) Isikan Yahoo!ID dan password, kemudian klik sign in.
4) Klik menu new, kemudian pilih e-mail message.
5) Selanjutnya akan muncul lembar kerja.
 Ketik alamat e-mail yang dituju pada kolom to.
 Ketik topik mengenai hasil pertemuan pada kolom subject.
 Tulis berita/surat pengantar pada lembar kerja yang kosong.
 Klik attach untuk melampirkan dokumen hasil rapat.
 Carl file dokumen hasil rapat.
 Setelah proses attachment selesai, klik menu send.
c. Pos
Pengiriman hasil pertemuan/rapat melalui jasa pos dapat dilakukan
dengan cara berikut ini.
1) Masukkan hasil rapat yang akan dikirimkan ke dalam amplop
dengan dilampiri surat pengantar.
2) Pilih jenis pengiriman berdasarkan cepat/Iambatnya hasil rapat
tersebut harus diketahui oleh peserta rapat atau pihak-pihak
yang memerlukan.
3) Serahkan semua berkas yang akan dikirimkan ke petugas pos
dengan menggunakan buk~ ekspedisi ekstern untuk meminta
cap pos setempat sebagai bukti bahwa berkas hasil rapatelah
dikirim melalui pos.

36
 DAFTAR PUSTAKA

Endang R, Sri, dkk. 2010. Modul Memahami Prinsip-Prinsip

Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran. Jakarta: Erlangga
Endang R, Sri, dkk. 2010. Modul Merencanakan dan Mengelola
Pertemua/Rapat. Jakarta: Erlangga
Farida, Dra Ida, dkk. 2008. Merencanakan dan Melakukan Pertemuan.
Bandung: Armico

37