PENULISAN LAPORAN DAN PROPOSAL BISNIS

PENGERTIAN LAPORAN
Laporan adalah penyampaian informasi baik secara
lisan, tertulis ataupun visual dari seorang pejabat
kepada pejabat lain dalam suatu sistem administrasi.
• Laporan merupakan catatan faktual tertulis yang
secara obyektif menyampaikan informasi tentang
beberapa aspek bisnis.
• Proposal, adalah usulan Yng menggambarkan
kondisi saat ini dan kondisi yang akan dicapai
dengan upaya perbaikan yang rasional
KARAKTERISTIK LAPORAN BISNIS

 Suatu laporan bisnis mempunyai karakteristik

 Netral, tidak memihak
 Obyektif, logis dan tidak emosional
 Menyajikan fakta, peristiwa, kondisi, produk, perkembangan,
masalah, dsb.
 Disusun secara sistematis
 Memiliiki tujuan yang jelas, yaitu membantu pemecah-an
masalah dan pengambilan keputusan
 Umumnya diminta oleh pihak yang memiliki wewenang
lebih tinggi (Dewi, 2007: Purwanto,2006)
PENGORGANISASIAN LAPORAN

 Penyusunan tubuh laporan bisnis dapat dilakukan dengan

pendekatan, yaitu;
1. Deduktif (langsung ), berarti menjelaskan ide
pokok atau rekomendasi terlebih dahulu
menjelasksan hal-hal yang rinci.
2. Induktif (tidak langsung), berarti fakta-fakta yang
ada dijelaskan terlebih dahulu sebagai
dasar/argumentase ide pokok pokok atau
rekomendasi yang dijelaskan kemudian
 Pendekatan mana yang digunakan , tergantung
karakteristik pembacanya.
 JENIS LAPORAN
 Bovee & Thill (2008:86) menyatakan” di sepanjang karir anda
akan berurusan dengan lusinan laporan, dan laporan tersebut
terbagi dalam tiga kategori dasar:
1. Laporan informasional, menawarkan data, fakta, umpan balik dan
jenis informasional lain tanpa analisis, atau rekomendasi.
2. Laporan analitis, menawarkan informasi maupun ,
analisis, dan juga dapat mencakup rekomendasi.
3. Proposal menawarkan persuasi terstruktur untuk penerima
internal atau eksternal.
LAPORAN INFORMASIONAL
Laporan informasional memberikan informasi yang
dibutuhkan para karyawan, manajer untuk mengambil
keputusan, bertindak, dan merespon kondisi yang dinamis
di dalam dan di luar organisasi.
 Laporan informasional merupakan laporan yang paling
tidak rumit karena tidak membutuhkan analisis dan
persuasif.
 Empat kategori laporan informasional.
1. Laporan untuk memonitor dan mengontrol operasional.
2. Laporan untuk menerapkan kebijakan dan prosedur.
3. Laporan untuk menunjukkan pemenuhan kewajban.
4. Laporan kemajuan dokumen
LAPORAN UNTUK MEMONITOR
DAN MENGONTROL OPERASIONAL
 Memberikan umpan balik dan jenis informasi lainnya
untuk pengambilan keputusan.
 Rencana, menetapkan ekspektasi dan panduan tindakan
langsung pada masa mendatang.
 Laporan operasional, memberikan umpan balik untuk fungsi
organisasi yang sangat bervariasi termasuk penjualan,
persediaan, pengeluaran, pengiriman, dan sebagainya.
 Laporan kegiatan personil, memberikan informasi sehubungan
dengan pengalaman individual sewaktu melaksanakan
tugasnya. Fungsinya sebagai “mata dan telinga” perusahaan .
 LAPORAN UNTUK MENERAPKAN
KEBIJAKAN DAN PROSEDUR
 Laporan untuk menerapkan kebijakan dan prosedur,
merupakan sarana paling umum untuk menyampaikan
panduan, menyetujui prosedur dan keputusan organisasional
lainnya.
 Laporan kebijakan dap berupa buku saku, yang berisi
manual kebijakan
 Laporan posisi jabatan adalah jenis khusus dari laporan
kebijakan yang memberikan garis besar posisi resmi
eksekutif individual terhadap isu yang berdampak
terhadap keberhasilan perusahaan.
LAPORAN UNTUK MENUNJUKKAN
PEMENUHAN KEWAJBAN
 Memberikan informasi untuk diperlihatkan kepada para
regulator atau pihak berwenang lain bahwa perusahaan
memenuhi persyaratan formal.
 Laporan pemenuhan kewajiban, terhadap berbagai jenis
regulasi pemerintah.
 Laporan pajak penghasilan
 Laporan penggunaan tenaga kerja asing
 Laporan penggunaan bahan yang berbahaya
 Laporan kecelakaan kerja
 Laporan PHK
LAPORAN KEMAJUAN DOKUMEN

 Memberikan informasi kepada para manajer, investor,

atau pelanggan, informasi tentang kemajuan proyek dan
kegiatan lain.
 Laporan pendahuluan mencakup persiapan suatu
proyek, hasil yang diharapkan dan metode
pelaksanaan.
 Laporan perkembangan, berisi uraian perkem-bangan
pelaksanaan proyek secara berkala.
 Laporan akhir, laporan mengenai akhir pelaksanaan
proyek.
STRATEGI OGANISASI LAPORAN
INFORMASI
 Laporan informasional dapat mencakup laporan yang sangat
positif (peningkatan penjualan), laporan netral (laporan
pemantauan), laporan yang sangat negatif (tingkat kepuasan
pelanggan yang rendah).
 Karena laporan informasional memfokuskan penyam-paian
data dan informasi yang langsung, maka pende-katan
langsung menjadi umum.
 Lazimnya laporan informasional menggunakan topik
organisasional, yang mengatur materi menurut salah satu
topik yang berikut: perbandingan, bagian, kronologis, geografi,
kategori.
LAPORAN ANALITIS

 Laporan analitis, laporan yang menyajikan fakta,

menganalisis, dan menafsirkan kemudian mengambil
kesimpulan dan memberi rekomendasi
 Laporan analitis, tidak hanya sekedar mengirim informasi,
tetapi juga mempelajari situasi atau masalah dan mere-
komendasikan solusi.
 Tiga kategori laporan analitis:
1. Laporan untuk mempelajari peluang
2. Laporan untuk menyelesaikan masalah
3. Laporan untuk mendukung keputusan
Laporan Untuk Mempelajari Peluang
 Menjelaskan kemungkinan resiko dan penghargaan
karena memilih melakukan tindakan tertentu.
 Setiap peluang bisnis mengandung beberapa derajat
resiko, dan juga menuntut berbagai keputusan dan
tindakan untuk mengambil peluang tersebut.
 Laporan analisis pasar, digunakan untuk menilai kemungkinan
keberhasilan produk baru.
 Laporan penelitian, dapat digunakan untuk memeriksa aspek
tertentu dari keputusan yang diajukan.
Laporan untuk Menyelesaikan Masalah

 Menganalisis masalah (sebagai pilihan) dan menyaran-kan

solusi
 Laporan pemecahan masalah, mempelajari mengapa sesuatu tidak
berjalan sebagaimana mestinya, bagaimana cara membenahinya.
 Laporan analisis kegagalan, mempelajari peristiwa yang terjadi pada
masa lalu, dengan harapan untuk mempelajari cara menghindari
kegagalan yang sama pada masa mendatang.
Laporan untuk Mendukung Keputusan
 Menilai
kebaikan suatu keputusan masa lalu atau
masa mendatang.
 Laporan kemungkinan (feasibility reports) diperlukan
ketika para manajer perlu mendalami pencabangan
keputusan yang akan mereka buat (seperti mengganti
agen iklan atau mengganti materi yang digunakan
dalam proses manufaktur)
 Laporan penilaian (justification report) menilai
keputusan yang telah
STRATEGI OGANISASI LAPORAN ANALITIS

 Sebelum memilih strategi organisasional, pertimbang-kanlah

kemungkinan reaksi penerima.
 Penerima yang reseptif (receptive audience). Ketika yakin
penerima menyetujui solusi yang ditawarkan maka gunakan
pendekatan langsung yang memfokus-kan pada kesimpulan
dan rekomendasi.
 Penerima yang skeptis (skeptical audience). Manakala yakin
penerima tidak setuju atau bahkan bersikap bermusuhan
gunakan pendekatan tidak langsung, yang fokus pada alasan
di balik kesimpulan dan rekomen-dasi.
PROPOSAL

 Proposal merupakan kategori khusus dari laporan yang

menggabungkan pemberian informasi dan komunikasi
yang persuasif
 Meskipun format khusus untuk proposal tak terhitung
jumlahnya, semua itu dapat dikelompokan ke dalam dua
kategori umum.
 Proposal internal
 Proposal eksternal

 Proposal ditulis bisa karena permintaan penerima

(solicited proposal) maupun proposal yang tidak diminta
(unsolicited proposal)
PROPOSAL INTERNAL
 Proposal internal digunakan untuk meminta keputusan
dari para manajer dalam organisasi. Proposal internal
terdiri :
1. Proposal pendanaan, yang meminta dana dan dukungan
manajemen terhadap proyek baru.
2. Proposal proyek umum, yang meminta ijin untuk mengambil
tindakan atas proyek khusus.
PROPOSAL EKSTERNAL
 Proposal eksternal, digunakan untuk meminta keputusan
dari pihak di luar organisasi. Proposal eksternal
mencakup:
1. Proposal investasi, yang meminta pendanaan dari investor eksternal.
2. Proposal dana bantuan,yang meminta dana dari badan pemerintah dan
organisasi pemberi sponsor lainnya.
3. Proposal penjualan, yang menganjurkan solusi individual pada calon
pelanggan dan meminta keputusan pembelian.
STRATEGI ORGANISASIONAL
PROPOSAL
 Sebagaimana laporan informasional dan analitis struktur
proposal tergantung apakah penerima mengharapkan
proposal itu dan yakin dterima.
 Pendekatan langsung, digunakan bila masalah dan
solusi sudah dikenali dan telah ditetapkan di RFP,
menekankan pada rekomendasi.
 Pendekatan tidak langsung dipakai jika proposal tidak
diminta, yaitu menekan pada argumentasi
SYARAT LAPORAN YANG EFEKTIF

1. Berorientasi pada penerima, logis, fokus dan mudah diikuti.

2. Jelas dan Lugas, uraiannya mudah dimengerti, dan tidak
memberi peluang timbulnya multi tafsir.
3. Akurat dan Lengkap, dalam arti mengandung semua data
yang relevan dan diperlukan
4. Tepat waktu, karena laporan akan berkurang bahkan hilang
manfaatnya apabila disampikan melampaui waktu yang telah
ditetapkan.
5. Disusun secara jujur , obyektif, dan transparan, kapan pun
informasi negatif harus disampaikan