PENULISAN RESUME DAN LAMARAN KERJA SERTA WAWANCARA KERJA

Zuyyina Taufikiyatul Husna, Binti Dwiana Nurvita, Chusnul Khotimah 3

Universitas Islam Negeri Sayyid Ali Rahmatullah Tulungagung
*Corresponding Email : chusnulkhotimah4600@gmail.com

Abstract: laporan dan proposal bisnis merupakan hal yang cukup penting dalam kegiatan bisnis.
Proposal Bisnis itu sendiri adalah dokumen tertulis yang dibuat oleh wirausahawan dengan isi
seluruh detail relevan mengenai rencana usaha baru yang ingin didirikannya. Dokumen penting
ini sebaiknya disusun dengan sebaik mungkin untuk memudahkan dalam pencarian dokumen.
Wirausahawan tidak perlu lagi memakan waktu lama untuk mencari dokumen, dengan solusi
software manajemen dokumen otomatis pencarian dokumen dapat dilakukan hanya dengan satu
kali klik. Proposal bisnis dapat mengurangi penggunaan kertas dan berbagi berbagai macam file
atau dokumen penting perusahaan dengan menggunakan sistem manajemen dokumen terbaik.
Dengan adanya proposal bisnis, semua orang dapat melalui langkah untuk melakukan bisnisnya.
Karena dalam dokumen tersebut berisi tentang ide dan berbagai hal yang mampu meyakinkan
para investor untuk membantu pengusaha dalam urusan modal ataupun kebutuhan usaha lainnya.
Kemudian, untuk memudahkan pengusaha dalam membagikan dokumen dan sebagai langkah
dalam mengurangi penggunaan kertas, pengusaha dapat menggunakan sistem manajemen
dokumen. Sistem tersebut juga memungkinkan untuk dapat mengakses dokumen dimana dan
kapan saja dengan keamanan yang terjamin.
Keywords : proposal bisnis, laporan, bisnis

INTRODUCTION
Proposal berasal dari bahasa inggris yaitu "to propose" yang artinya mengajukan, secara
bahasa proposal dapat di artikan sebagai "bentuk pengajuan atau permohonan". pena- waran itu
bisa berupa ide, gagasan, pemikiran atau sebuah rencana kerja yang ditujukan kepada pihak lain
untuk mendapatkan dukungan, baik itu yang sifatnya izin, persetujuan, "dana" dan lain-lain.
Proposal bisa juga diartikan sebagai sebuah tulisan/pemaparan yang dibuat oleh penulis yang
bertujuan untuk melakukan penjabaran atau menjelaskan sebuah rencana dengan suatu tujuan
atau kegiatan kepada pembaca atau pihak yang menjadi target.
Laporan bisnis adalah pemberitahuan tentang hasil pelaksanaan kegiatan, kejadian,
maupun hasil penelitian yang berhubungan dengan aktivitas bisnis dan dipresentasikan secara

1
lisan maupun tulisan kepada pihak yang membutuhkan sesual dengan tujuannya Tujuan akhir
dari sebuah laporan adalah tindak lanjut atau penyelesaian terhadap permasalahan tersebut.

BACKGROUND - LITERATUR REVIEW

Dalam kegiatan bisnnis, pada dasarnya laporan bisnis adalah suatu bentuk
pertanggungjawaban bisnis yang bertujuan untuk melaksanakan kegiatan bisnis secara lebih
efektif dan efisien. Sementara proposal adalah rencana yang sudah tersusun rapi yang
memudahkan dalam menjalankan Setiap kegiatan bisnis yang akan dilakukan. komponen ada
dalam laporan kegiatan usaha diantaranya adalah pendahuluan seperti ruang lingkup, latar
belakang, dan definisi istilah, isi laporan berisi hal-hal penting yang secara terperinci, dan
penutup yang memberikan rekomendasi terhadap bisnis yang akan dijalankan.
laporan bisnis maupun proposal bisnis sama-sama dibuat oleh pelaku bisnis untuk
mengembangkan usahanya serta memperoleh keuntungan yang maksimal. Laporan bisnis yang
transparan dan akuntabel, haruslah diawali dengan proposal bisnis yang berkualitas, dan diterima
oleh pihak yang terlibat dalam bisnis tersebut, sehingga kegiatan bisnis bisa berjalan sesuai alur
guna menuju tujuan dibangunnya suatu bisnis tersebut.

METODOLOGY
Metode yang digunakan dalam penulisan artikel ini adalah dengan menggunakan
pendekatan deskriptif kualitatif, yaitu penyusunan sebuah data dari hasil penelitian dengan
menggambarkan obyek penelitian dan dibahas menggunakan fakta-fakta yang menunjukkan
keadaan yang sebenarnya. Sedangkan pengumpulan data menggunakan teknik studi pustaka dari
literasi yang sudah ditulis sebelumnya seperti buku, jurnal, artikel dari internet.

DISCUTION
A.Definisi laporan bisnis dan proposal bisnis

Definisi Laporan Bisnis

Bovee & Thill (2009) mendefinisikan "Reports are written Gccounts that
objectively communicate information about some aspect of a business" maksudnya

2
 adalah laporan ditulis secara objektif untuk mengomunikasikan beberapa aspek tentang
bisnis.

Menurut Herta A. Murphy dan Herbert W. bukunya Effective Business

Communications laporan bisnis sebagai suatu laporan yang memiliki sifat netral, tidak
memihak, memiliki tujuan yang jelas, dan rencana penyajlan fakta kepada seorang atau
lebih untuk tujuan bisnis tertentu.

Angell (2007) menyatakan bahwa "A report s an oral presentation oF written

business document that provides information, reuest funding or opproval, anaivzes
company oF market data, or makes recomendations for fnhovotions and change" yang
maksudnya adalah laporn dapat berbentuk presentasi lisan maupun dokumen bisnis
tertulis yang berisi informasi, permohonan atau persetujuan pendaaan, analisis
perusahaan atau data pasar atau membuat rekomendasi dari novasi dan perubahan.

Dari definisi beberapa pakar di atas maka dapat disimpulkan bahwa laporan bisnis
adalah pemberitahuan tentang hasil pelaksanaan kegiatan, kejadian, maupun hasil
penelitian yang berhubungan dengan aktivitas bisnis dan dipresentasikan secara lisan
maupun tulisan kepada pihak yang membutuhkan sesual dengan tujuannya Tujuan akhir
dari sebuah laporan adalah tindak lanjut atau penyelesaian terhadap permasalahan
tersebut.

Definisi Proposal Bisnis

Proposal berasal dari bahasa inggris yaitu "to propose" yang artinya mengajukan,
secara bahasa proposal dapat di artikan sebagai "bentuk pengajuan atau permohonan".
penawaran itu bisa berupa ide, gagasan, pemikiran atau sebuah rencana kerja yang
ditujukan kepada pihak lain untuk mendapatkan dukungan, baik itu yang sifatnya izin,
persetujuan, "dana" dan lain-lain. Proposal bisa juga diartikan sebagai sebuah
tulisan/pemaparan yang dibuat oleh penulis yang bertujuan untuk melakukan penjabaran
atau menjelaskan sebuah rencana dengan suatu tujuan atau kegiatan kepada pembaca atau
pihak yang menjadi target.

Hasnun Anwar (2004:73) proposal adalah: rencana yang disusun untuk kegiatan
tertentu.

Jay (2006:1) proposal adalah alat bantu manajemen standar agar menajemen dapat
berfungsi secara efisien.

Jadi, proposal bisnis merupakan tulisan yang berisi rencana atau usulan untuk
melakukan suatu kegiatan tertentu dalam suatu usaha/bisnis.

B.Kegunaan laporan bisnis dan proposal bisnis

3
Kegunaan Laporan Bisnis

1. Untuk memonitor dan mengendalikan operasional perusahaan. Misalnya laporan

operasional, laporan kegiatan personal.

2. Untuk membantu mengimplementasikan kebijakan-kebljakan dan prosedur-prosedur

yang telah ditetapkan perusahaan. Misalnya kebijakan penempatan posisi kerja.

3. Untuk memenuhi persyaratan-persyaratan hukum dan peraturan-peraturan yang

berlaku bagi perusahaan. Misalnya laporan pajak, laporan analisis dampak lingkungan,
laporan ketenagakerjaan (perburuhan).

4. Untuk mendokumentasikan prestasi kerja yang diperlukan baik bagi keperluan internal
maupun eksternal. Misalnya laporan perkemnbangan dan laporan akhir suatu kegiatan.

5. Untuk menganalisis informasi dan memberikan bimbingan bagi pengambilan

keputusan-keputusan atas masalah tertentu. Misalnya, laporan penelitian/riset, laporan
troubleshooting, laporan justifikasi.

6. Untuk memperoleh sumber pendanaan atau membuka bisnis baru. Misalnya laporan
penjualan.

Kegunaan Proposal Bisnis

1. Untuk membandingkan antara perkiraan/rencana dengan hasil yang nyata.

2. Membantu wirausahawan untuk mengembangkan dan menguji strategi yang

diharapkan dari sudut pandang pihak lain.

3. Membantu wirausahawan untuk dapat berpikir kritis dan objektif atas bidang usaha
yang akan dimasukinya/digeluti.

4. Persaingan faktor ekonomi dan analisis finansial yang masuk dalam subjek proposal
usaha dapat mendekati asumsi-asumsi secara cermat, mengenai seberapa besar tingkat
keberhasilan salam usaha.

5. Semakin jelas/transparasi sumber-sumber keuangan yang diterima maupun yang akan

dikeluarkan.

6. Memberikan gambaran awal dan seberapa jauh kemampuan manajerial seorang

wirausahawan.

7. Mengidentifikasi adanya kemungkinan resiko kritis pada saat penting, untuk

mempermudah penentuan langkah antisipasi.

4
 8. Memberikan informasi potensi pasar dan perkiraan market share yang mungkin bisa
dengan mudah diraih.

9. Dapat memberikan sumber-sumber finansial yang lebih jelas, dokumen ringkas yang
mengandung informasi penting serta evaluasi finansial.

10. Memberikan gambaran tentang kemampuan wirausahawan untuk memenuhi

kewajibanya.

C.Jenis" laporan bisnis

Laporan bisnis dapat digolongkan kedalam berbagai cara menurut fungsi, subjek,
formalitas, keasliaan, frekuensi, jenis atau penampilan, pelaksanaan proyek dan pelaksanaan
pertemuan. Masing-masing penggolongan tersebut secara rinci dapat dijelaskan berikut ini :

a. Berdasarkan Fungsinya

– Laporan informasi (Information Report)

Berfungsi untuk memberikan informasi dengan menyajikan fakta-fakta dan rangkuman, tanpa
melakukan analisis, menarik kesimpulan, atau memberi rekomendasi. Nama lain untuk
information report adalah laporan perkembangan (progress reports), laporan sementara (interim
report), dan laporan triwulan (quarterly report).

– Laporan analitikal(Analitycal Report)

Menyajikan fakta-fakta, menganalisis dan menafsir, keudian mengambil kesimpulan dan

memberi rekomendasi(recommendation report), usulan (proposal), atau laporan justifikasi.

b. Berdasarkan Subjeknya

Suatu laporan dapat dibedakan berdasarkan departemen tempat laporan tersebut diperoleh.
Sebagai contoh adanya laporan akuntansi, laporan periklanan, laporan pengumpulan kredit,
laporan pembelanjaan, laporan asuransi, laporan pemasaran, laporan ekonomi, laporan produksi,
laporan personalia, laporan statistic, dan laporan-laporan teknik.

c. Berdasarkan formalitasnya

– Laporan formal (long reports)

Laporan formal pada umumnya berbentuk panjang, lebih dari 10 halaman, dan mencakup
masalah-masalah kompleks. Namun demikian, pengertian “panjang” bervariasi tergantung pada
situasi dan kondisi yang ada.

Laporan formal mencakup tiga bagian penting, yaitu (1)Body teks: pendahuluan, isi dan penutup;
(2) prefatory part: sampul, judul, halaman, surat kewenangan, penerimaan, persetujuan,

5
pengiriman, penghargaan, synopsis, abstraksi, rangkuman eksekutif, daftar isi, dan daftar tabel;
(3) Supplement part: lampiran, daftar pustaka, catatan akhir, daftar istilah dan indeks.

– Laporan informal (short reports)

Laporan informal biasanya hanya mencakup badan teks. Namun demikian, sejumlah laporan
informal mencakup judul halaman, pengiriman, catatan akhir, dan lampiran.

d. Berdasarkan Keasliannnya

• Laporan otoritas adalah suatu laporan yang dibuat atas dasar permintaan atau kuasa dari komite
atau orang lain.

• Laporan sukarela adalah suatu laporan yang dibuat atas inisiatif sendiri.

• Laporan swasta adalah suatu laporan yang dibuat oleh perusahaan-perusahaan swasta.

• Laporan publik adalah suatu laporan yang dibuat oleh lembaga-lembaga pemerintah, termasuk
sekolah-sekolah, rumah sakit, atau lembaga-lembaga lain yang dibiayai oleh negara.

e. Berdasarkan Frekuensinya

• Laporan berkala (periodic reports)

Laporan dapat disusun secara harian, mingguan, bulanan, semesteran, atau tahunan. Termasuk
dalam laporan berkala, antara lain laporan bursa saham setiap jam, laporan penjulan setiap hari,
laporan biaya setiap minggu, laporan produksi setiap bulan, laporan komite setiap kuartal,
laporan anggaran tahunan.

• Laporan khusus (special report)

Laporan khusus ditulis ketika ada kebutuhan terhadap suatu informasi yang unik (khusus) seperti
munculnya krisis dalam perusahaan.

f. Berdasarkan Jenisnya

• Laporan Memorandum (periodic report)

Laporan yang menggunakan format memo, yaitu mencantumkan kepada, dari, subjek, dan
tanggal.

• Laporan surat (letter report)

Laporan surat adalah laporan yang menggunakan format surat dengan kepala surat yang didalam
berisi alamat, salam pembuka, penutup, tanda tangan dan referensi

• Laporan dalam bentuk cetakan

6
Laporan dalam bentuk cetakan memiliki judul yang sudah tercetak, intruksi, dan baris-baris
kosong.

• Laporan formal (formal report)

Laporan formal biasanya lebih panjang daripada laporan informal, laporan formal sering juga
disebut dengan laporan panjang (long report).

g. Berdasarkan Kegiatan Proyek

Dalam melakukan seatu proyek, tedapat tiga jenis laporan, yaitu

• Laporan pendahuluan (preliminary reports). Mencakup persiapan suatu proyek, hasil yang
diharapkan, dan cara melakukan pelatihan pegawai.

• Laporan perkembangan (progress reports) mengenai perkembangan pelaksanaan proyek secara

berkala

• Laporan akhir (final report) mengenai akhir dari suatu pelaksanaan suatu proyek.

h. Berdasarkan Pelaksanaan Pertemuan

• Agenda (agenda) adalah suatu dokumen yang ditulis sebelum pertemuan berlangsung,
mencakup jadwal pelaksanaan dan topik yang akan dibahas dalam pertemuan.

• Resolusi (resolation) adalah laporan singkat yang secara formal berisi pengumuman hasil
konsensus suatu pertemuan.

• Notulen (minutes) adalah laporan resmi dalam suatu pertemuan yang telah berlangsung,
mencakup catatan semua hal yang terjadi dalam pertemuan.

• Laporan pertemuan (proceedings) adalah suatu laporan resm, yang cakupan bahasanya luas dan
berisi hasil-hasil pertemuan.

D.Syarat" laporan yang baik

Beberapa syarat laporan bisnis yang baik, antara lain:

1. Informasi akurat

Laporan yang baik dapat menjelaskan fakta dan peristiwa yang terjadl secara nyata, dan
melaporkan semua fakta yang relevan. Blas egosentris seperti emosi, perasaan, kepentingan
pribadi, dan lain-lain, sedapat mungkin tidak diikutsertakan dalam pembuatan laporan misalnya
dalam pemilihan kata- kata.

7
2. Keputusan yang baik

Pembuat laporan mementingkan kebutuhan pembaca, dengan cara menguraikan atau

menceritakan fakta secara menyeluruh, menggunakan bahasa yang mudah dimengerti, netral,
tidak menyinggung atau menjelek-jelekkan seseorang atau lawan bisnis, menawarkan sesuatu
yang dapat membuat pekerjaan atau tugas pembaca menjadi lebih mudah.

3. Format dan Gaya Penulisan

Pilih format yang akan digunakan. format surat memo atau manuskrip, style formal atau informal
sesuai kebutuhan.

E.Perencanaan laporan dan proposal

Perencanaan Laporan Bisnis

Adapun persiapan yang harus dilakukan sebelum menulis laporan bisnis :

a. Definisikan Masalah, Tujuan, dan Ruang Lingkup

Tahap pertama perencanaan adalah melakukan analisis masalah yang mencakup tujuan
penyusunan laporan. Jawaban terhadap pertanyaan-pertanyaan akan membantu dalam
menetapkan masalah, tujuan, ruang lingkup, dan judul suatu laporan.

b. Pertimbangkan Siapa yang akan Menerima Lporan

Dalam mempersiapkan laporan bisnis, perlu dipertimbangkan berbagai hal yang berkaitan
dengan audiens. Hal ini bertujuan agar laporan bisnis yang ingin disampaikan kepada
audiens dapat mengenai sasarannya.

c. Menentukan Ide atau Gagasan

Dalam tahap ini, tuliskan semua ide yang terlintas secara umum. Kemudian buatlah
laporan berdasarkan rencana kerja yang rinci. Untuk beberapa laporan, rumuskan
hipotesis sebagai dasar untuk menentukan informasi apa yang diperlukan.

d. Mengumpulkan Bahan yang Diperlukan

Tahap keempat adalah mengumpulkan fakta-fakta yang diperlukan dari sumber-sumber

yang terpercaya. Untuk beberapa laporan mungkin Anda mempunyai data dalam ingatan
Anda. Namun, diperlukan juga mencari data-data tambahan dengan melakukan
penelitian.

d. Menganalisis dan Menafsirkan Data

8
 Untuk laporan singkat, tahap ini hanya memerlukan waktu yang sangat singkat. Namun
untuk laporan panjang memerlukan waktu yang berlebih. Berusahalah jujur, dan tidak
menguangi atau menambahkan data yang sudah relevan.

e. Mengorganisasi Data dan Mempersiapkan Kerangka Akhir

Setelah menganalisis dan menafsirkan data secara hati-hati, Anda dapat mengorganisasi
hasil temuan, dan membuat kerangka akhir. Tetapi, sebelum menyiapkan kerangka, Anda
perlu tahu tubuh laporan dan mempertimbangkan berbagai metode pengorganisasian dan
kerangka.

Perencanaan Proposal

Membuat proposal bisnis harus diawali dari perencanaan dengan langkah-langkah

sebagai berikut:

a. Menetapkan masalah dan tujuan

Menetapkan masalah dalam proposal akan membantu menentukan informasi-informasi

yang dibutuhkan untuk menyusun atau melengkapi suatu proposal, yaitu: (1)
menginformasikan, (2) membujuk, dan (3) menganalisis.

b. Garis besar masalah

Di dalam proposal harus memuat garis besar masalah yang dihadapi.

c. Mempersiapkan rencana kerja

Dalam mempersiapkan rencana kerja dibedakan proposal ada dua yaitu (1) formal dan
(2) informal.

d. Pelaksanaan penelitian/pengumpulan data.

Dalam pelaksanaan penelitian/pengumpulan data didapatkan dari:

(1) Data sekunder

Data sekunder adalah data yang telah disediakan oleh pihak lain, yang dikumpulkan
tidak untuk tujuan penelitian tertentu. Melakukan review data sekunder digunakan
untuk mendapatkan gambaran fenomena masalah yang diteliti secara lengkap
Mengetahui sumber-sumber data sekunder, meliputi: (1) sumber intern (dari dalam
perusahaan) dan (2) sumber ekstern (dari luar perusahaan). Kelebihannya adalah
murah dan untuk mendapatkannya mudah. Kelemahannya adalah informasi yung
tersedia bersifat umum, penggunaan Satuan yang tidak beragam, dan seringkali sudah
out of date. 2) Pengumpulan data primer. Pengumpulan data ke sumber aslinya,
dengan terjun langsung ke lokasi penelitian. Dilakukan melalui data yang berasal dari

9
 (1) dokumen, (2) survey (wawancara/kuesioner), dan (3) Observasi/pengamatan
langsung.

(2) Data Primer

Pungumpulan data primer ini dapat mengalami hal yaitu: (1) relatif mahal, (2).
waktunya lama, (3) data valid dan relevan karena mengetahui keseluruhan kejadian
atau proses, dan (4) eksperimen/percobaan. e. Menganalisis dan menginterpretasikan
data yaitu: (1) analisis data, berupa: data kualitatif dan kuantitatif, (2) perhitungan
statistik (data dapat diukur, akurat, objek, kredibel). (3) penarikan kesimpulan, dan (4)
penyusunan rekomendasi atau saran.

F. Bagian Pokok Laporan dan Proposal

Setelah menyelesaikan tahap persiapan, langkah berikutnya adalah membuat bagian

pokok laporan dan proposal, yang mencakup pendahuluan, teks (body) dan penutup.

Bagian Pendahuluan
Pada bagian pendahuluan terdapat sebelas hal yang perlu dipertimbangkan antara lain:
o Pemberi kuasa adalah orang yang memberi laporan
o Layout atau rencana presentasi yang menceritakan kepada pembaca apa saja yang
akan dibahas dalam laporan
o Masalah biasanya didefinisikan di bagian bab awal pendahuluan, sebelum pernyataan
mengenai maksud atau tujuan laporan
o Maksud penulisan laporan harus tampak dibagian pendahuluan. Elemen tersebut
merupakan hal yang sangat penting dalam suatu laporan. Istilah lain untuk maksud
penulisan, antara lain tujuan, misi, strategi atau sasaran
o Ruang lingkup berkaitan luas cakupan atau batas suatu pokok bahasan untuk sebuah
laporan
o Metodologi mengacu pada metode pengumpulan informasi. Data bisa dikumpulkan
dengan membaca bahan-bahan di perpustakaan, melakukan wawancara, survey atau
eksperimen
o Sumber-sumber primer atau sekunder, meliputi publikasi (majalah, jurnal, surat
kabar), catatan perusahaan, memo, surat hasil wawancara, karyawan dan sebagainya.
Jika menulis laporan tentang pengalaman sendiri, maka pernyataan yang ditulis dalam
laporan adalah sumber
o Latar belakang dari situasi yang sedang diteliti kadangkala dimasukkan jika pembaca
memerlukan latar belakang informasi untuk memperoleh gambaran menyeluruh dan
pemahaman yang jelas terhadap suatu pokok bahasan
o Definisi istilah perlu jika menggunakan istilah yang memiliki beberapa penafsiran

10
 o Keterbatasan, misalnya dalam hal dana, waktu, asisten peneliti, atau data yang
tersedia. Seorang penulis tidak perlu malu-malu untuk menyebutkan beberapa
keterbatasan yang ada sebelum melakukan penelitian lebih lanjut
o Rekomendasi menjelaskan tentang keputusan yang perlu diperoleh di dalam suatu
laporan, misalnya keputusan antara membeli mesin baru atau mesin setengah pakai,
restrukturisasi karyawan, memberi uang pesangon, menambah perangkat lunak dan
perangkat keras, membangun kantor perwakilan, dan lain sebagainya. Dengan
membaca laporan secara rinci, pembaca tahu bagaimana fakta yang sudah ada
berpengaruh terhadap keputusan yang telah diambil

Tubuh dan Isi

Bagian terpanjang dari suatu laporan adalah tubuh dan isi atau teks. Dalam bagian ini
dikembangkan dan diuraikan hal-hal yang penting secara rinci. Penulisan laporan bisnis yang
baik harus mencakup temuan fakta yang penting dan relevan serta membuang hal-hal yang
tidak perlu dan tidak relevan dengan maksud penulisan laporan tersebut.

Penutup
Bagian penutup berfungsi merangkum laporan secara menyeluruh, mengambil
kesimpulan atau memberi rekomendasi. Pengambilan keputusan harus didasarkan pada isi dan
teksnya, dan tidak memasukkan bahan-bahan yang baru, yang sama sekali belum dibahas
dalam bagian tubuh atau isi.
Bagian penutup pada informational report disebut rangkuman. Rangkuman berisi
ringkasan pembahasan secara menyeluruh. Kadangkala rangkuman berisi poin-poin yang
penting, kekuatan kelemahan, atau manfaat dan kerugian. Bagian penutup pada analitycal
report disebut ismpulan, rekomendasi atau simpulan dan rekomendasi. Simpulan berisi fakta-
fakta yang dibahas, tanpa memasukkan pendapat pribadi penulis. Rekomendasi menyarankan
suatu program tindakan yang didasarkan pada kesimpulan yang telah dibuat.
Bagian penutup sendiri kadangg diberi judul rencana tindakan atau proposisi. Rencana
tindakan adalah pernyataan terakhir yang mencakup waktu pelaksanaan program, anggaran
yang diperlukan, dan orang-orang yang bertanggung jawab terhadap program/proyek yang
akan dilakukan. Belakangan ini istilah proposisi digunakan untuk dunia akademis atau jurnal
sebagai suatu pernyataan yang tegas, tuntutan yang didasarkan pada suatu laporan atau artikel.

G. Pengorganisasian Laporan dan Proposal

Bentuk penyusunan suatu laporan atau proposal memiliki daya tarik tertentu yang akan
mempengaruhi pembacanya. Oleh karena itu, selain maksud dan subjek, kebutuhan calon
pembaca juga harus dipertimbangkan manakala memiliki rencana organisasional untuk seluruh
tubuh laporan dan proposal (body report).

Cara menyusun tubuh dan laporan dan proposal

11
 Sebagaimana pesan bisnis yang lain, menyusun tubuh laporan dan proposal dapat
menggunakan pendekatan deduktif (langsung) dan induktif (tidak langsung). Kebanyakan
laporan bisnis disusun secara deduktif karena pembaca ingin tahu lebih dini mengenai
kesimpulan dan rekomendasi laporan.
Pendekatan deduktif
Kata deduktif atau langsung menggambarkan laporan dari belakang ke depan atau
menjelaskan ide pokok atau rekomendasi terlebih dahulu, sebelum menjelaskan hal-hal
yang rinci. Pendekatan deduktif bisa dipergunakan jika pembaca memiliki karakteristik
sebagai berikut:
Eksekutif yang sibuk
Lebih suka menentukan sesuatu dengan segera
Ingin mengetahui good news atau informasi netral
Ingin menganalisis data dengan lebih baik, dan hal ini menjadi lebih mudah jika
kesimpulan dan rekomendasi dicantumkan di awal laporan
Ingin mengetahui pandangan tertulis dengan segera
Lebih menyukai laporan yang disusun secara deduktif
Pendekatan induktif
Pendekatan induktif berbeda penyajiannya dengan deduktif. Dengan cara deduktif, fakta-
fakta yang ada dijelaskan sebelum ide-ide pokok dan simpulan atau rekomendasi
dikemukakan. Pendekatan induktif dipergunakan jika pembaca memiliki karakteristik
sebagai berikut:
Ingin mengetahui penjelasan secara rinci terlebih dahulu untuk dapat memahami simpulan
dan rekomendasi
Ingin mengetahui simpulan yang kurang menyenangkan
Merasa simpulan tidak biasa dan dapat menerimanya
Perlu membaca keseluruhan laporan, bukan hanya akhirnya saja
Lebih menyukai laporan yang disusun dengan pendekatan induktif

Cara menyusun teks laporan dan proposal

Salah satu tugas yang cukup rumit dalam membuat laporan adalah memutuskan cara-cara
terbaik untuk menyusun fakta-fakta yang tersedia sehingga terbentuk bagian teks laporan.
Teks dapat disusun dengan cara-cara berikut:
 Membuat topik-topik atau kriteria
Cara ini merupakan hal yang umum dalam membuat laporan. Judul utama mungkin
menggunakan kriteria standar, faktor-faktor, pemecahan masalah, manfaat atau
karakteristik. Apabila tujuan laporan adalah untuk menentukan apakah suatu perusahaan
harus membeli atau memproduksi, maka keputusan pertama adalah menentukan kriteria
yang paling penting.
 Menyusun urutan suatu peristiwa atau berbagai kejadian

12
 Dalam membuat agenda, program konvensi, atau laporan perkembangan, aturan agenda
secara kronologis menggunakan metode waktu seperti tanggal, bulan, tahun, jam atau
musim dapat digunakan karena sesuai dengan pokok bahasanya.
 Mendeskripsikan lokasi atau tempat
Teks bisa dikembangkan dengan mendeskripsikan lokasi atau tempat, apakah dirumah,
pabrik, kantor, pusat perbelanjaan, perusahaan internasional, dengan cabang-cabangnya
yang tersebar secara geografis ke berbagai penjuru dunia.
 Menjelaskan suatu proses atau prosedur
Cara pengembangan ini hampir sama dengan pendekatan kronologis. Merode itu
menelusuri tahapan-tahapan, misalnya suatu tahapan kebijaksanaan, operasi mesin,
prosedur melakukan tabungan atau penarikan simpanan.
 Menyusun urutan tingkat kepentingannya secara alfabet
Urutan pertama berisi ide-ide, kejadian-kejadian atau topik yang paling penting,
selanjutnya yang kurang penting atau tidak penting.
 Menyusun urutan tingkat familiaritas
Cara ini mengembangkan teks dengan menyajikan hal-hal yang paling sederhana atau
familiar terlebih dahulu, kemudian meningkat ke yang paling kompleks atau yang kurang
familiar. Seseorang cenderung lebih mudah memahami hal-hal yang sudah diketahui
sebelumnya dari pada yang tidak atau belum diketahui.
 Menyusun sumber-sumber yang digunakan
Merode ini cocok digunakan jika pembaca sangat tertarik kepada sumber informasinya.
Untuk mengembangkan teks laporan dengan metode ini, perlu dilakukan konfirmasi
terhadap berbagai narasumber yang berkaitan dengan materi laproan.
 Pemecahan masalah
Cara yang populer ini membahas masalah terlebih dahulu, diikuti dengan cara pemecahan
masalahnya. Cara tersebut umum digunakan untuk mengorganisasikan suatu persentasi
yang bersifat persuasi.

Metode outline

Setelah menyusun dan mengorganisasikan body dan teks laporan, judul dan subjudul dapat
disusun dalam suatu outline. Outline yang baik menjadi alat yang penting untuk menghemat
waktu dan memberi tuntunan dalam menyusun laporan. Dalam suatu laporan panjang, outline
juga akan menjadi daftar isi laporan.

Sebelum menulis laporan dan proposal outline akan membantu melihat hubungan antar
topik, membandingkan proposal dan judul, mengecek keterkaitan seluruh materi di dalam suatu
susunan yang logis, dan menghilangkan tumpang tindih. Outline singkat/pendek, yang hanya
terdiri dari tiga atau empat judul dan subjudul, lebih baik diatur dalam format yang sederhana.
Sementara outline panjang dapat menggunakan kombinasi angka, huruf, sistem desimal atau
kombinasi huruf angka.

13
 Kombinasi huruf angka adalah cara yang paling populer dalam dunia bisnis dan akademis.
Sistem desimal paling banyak digunakan dalam laporan sains dan teknik. Kombinasi huruf angka
paling banyak digunakan oleh mereka yang senang dengan huruf-furum sebelum sampai pada
judul utamanya. Dalam menyusun judul dan sub judul, perlu diperhatikan lima hal, yaitu:

1. Tempatkan ide-ide yang paling penting di tingkat tertinggi, pertimbangan panjang laporan,
subjek dan pembaca
2. Keseimbangan masing-masing bagian dijaga dengan baik. Misalnya, judul dibagian 1A
memiliki 10 subjudul, sedangkan 1B tidak memiliki subjudul. Hal tersebut tentu tidak
menunjukkan adanya ketidakseimbangan. Oleh karena itu, cakupan judul 1A perlu
dipersingkat, sedangkan 1B perlu dikembangkan lebih lanjut
3. Jika membagi suatu topik, paling tidak harus terdapat dua subjudul
4. Gunakan pertimbangan dengan baik, jangan terlalu banyak dan jangan terlalu sedikit untuk
subjudul
5. Jangan pernah menggunakan judul laporan sebagai bagian judul (subjudul)

H. Pengorganisasian Laporan Singkat

1. Pengorganisasian Memo dan Laporan Informasional

Suatu laporan informational mempunyai tujuan dasar yaitu menjelaskan sesuatu dengan
istilah yang jelas. Dalam menulis laporan informational, tidak perlu khawatir terhadap reaksi
pembaca. Informasi harus disajikan secara logis dan akurat, sehingga pembaca akan mengerti
dengan tepat apa yang dimaksud dan dapat menggunakan informasi dalam cara yang praktis.

a. Laporan Periodic (berkala)

Laporan periodic adalah suatu laporan internal yang menjelaskan apa yang terjadi dalam
suatu departemen atau divisi selama periode tertentu. Tujuannya adalah untuk memberikan
suatu gambaran bagaimana sesuatu dapat berjalan sehingga manajer dapat mengikuti
perkembangan dan dapat melakukan koreksi bila perlu. Kebanyakan laporan disusun
berdasarkan urutan : (1) Peninjauan atas tanggung jawab rutin; (2) Diskusi/pembahasan
proyek khusus; (3) Rencana periode yang akan datang; (4) Analisis masalah/problem.

b. Laporan Aktifitas Personal (Individu)

Suatu laporan aktivitas personal berisi suatu deskripsi individual terhadap apa yang terjadi
selama suatu konverensi, konvesi, atau dalam perjalanan. Laporan ini dimaksudkan untuk
menginformasikan kepada manajemen terhadap setiap informasi yang penting. Biasanya
ditulis dengan format memo, disusun secara kronologis atau atas dasar topic-topik yang
menggambarkan minat pembaca.

2. Pengorganisasian Laporan analitikal

14
 Laporan analitikal dirancang untuk melakukan persuasi kepada pembaca agar dapat menerima
suatu kesimpulan atau rekomendasi. Umumnya ditulis untuk memberikan tanggapan terhadap
munculnya kondisi-kondisi tertentu yang terjadi dalam suatu organisasi.

a. Laporan Justifikasi, adalah usulan intern yang digunakan untuk melakukan persuasi kepada
manajemen puncak untuk menyetujui suatu investasi atau proyek tertentu.

b. Usulan Bisnis Baru dan di Luar Klien, usulan untuk pihak luar klien dimaksudkan untuk
memperoleh produk, atau proyek yang diterima oleh bisnis atau pemerintah diluar klien.
Pendekatan yang digunakan adalah pendekatan langsung,pengorganisasiannya melalui
pernyataan masalah diikuti dengan pemecahan masalah.

c. Laporan Troubleshooting, suatu laporan troubleshooting adalah dokumen yang berorientasi

kepada keputusan yang disusun untuk kepentingan manajemen puncak.

I. Pengorganisasian Laporan Formal

Laporan panjang sering disebut dengan laporan formal (formal report). Salah satu yang
membedakan dengan laporan singkat (laporan informal) bukan saja dilihat dari banyaknya
sedikit halaman,namun juga bentuk atau format suatu laporan itu sendiri. Secara umum laporan
formal lebih banyak jumlah halamannya ketimbang laporan singkat. Oleh karena itu,perencanaan
dalam menyusun suatu laporan formal sangat penting artinya.

Dalam membuat perencanaan formal banyak hal yang perlu dipertimbangkan, antara lain
mendefinisikan masalah, membuat outline untuk melakukan analisis,menyusun rencana kerja,
melakukan penelitian (riset), dan menganalisis data. Poin-poin penting tersebut akan dijelaskan
secara lebih rinci sebagai berikut.

1. Medifinisikan Masalah

Dalam menulis suatu laporan baik itu laporan informasional maupun analitikal, tahap pertama
adalah mendifinisikan masalah. Anda harus memutuskan informasi apa yang anda perlukan
untuk dapat menyelesaikan suatu laporan. Beberapa pertanyaan yangd dapat membantu
terhadap isi laporan, antara lain :

1) Pertanyaan yang tepat. Seperti pertanyaan berikut ini :

Apa yang perlu ditentukan

Mengapa masalah tersebut penting?
Siapa yang terlibat dalam situasi tersebut?
Dimana munculnya suatu masalah?
Kapan masalah itu muncul ?

15
2) Mengembangkan Pertanyaan Tujuan. Seperti:

menggunakan kalimat infinitif

menggunakan pertanyaan
menggunakan suatu pertanyaan deklaratif

2. Outline untuk Analisis

Proses menggunakan outine untuk keperluan analisis memungkinkan anda untuk

memecahkan masalah, sebagaimana membuat outline laporan memungkinkan anda menulis
dengan cara yang sistematis.

Akan tetapi membuat outline untuk suatu investigasi tertentu akan berbeda dengan cara
membuat outline suatu laporan dimana memecahkan masalah di satu sisi dan pemecahan
masalah disisi lainnya. Dengan langkah sebagai berikut :

1) Mengembangkan struktur yang logis

Karena setiap subjek dapat dibedakan ke dalam berbagai cara, maka tugas anda adalah
memilih metode yang paling logis dan mudah dipahami. Mulailah dengan melihat tujuan
penelitian anda secara berhati-hati. Tugas-tugas informasional disusun berbeda dengan
tugas-tugas analitikal.

Tugas Informasional

Suatu studi yang mengarah kepada laporan faktual dengan sedikit analisis atau penafsiran
umumnya dikelompokkan atas dasar sub-sub topik. Sub-sub topik tersebut dapat disusun
dalam berbagai cara :

Urutan tingkat kepentingan

Secara berurutan
Secara kronologis
Menurut ruang tempatnya
Menurut geografis
Meurut kategori

3. Tugas Analitikal

Yaitu laporan yang berisi analisis,kesimpulan, dan rekomendasi umumnya dikategorikan

dengan metode pemecahan masalah (problem-solving method). Hipotesis merupakan suatu
pendekatan struktural yang paling umum. Bila masalahnya adalah untuk menemukan
penyebabnya, memprediksi hasil, atau mencari pemecahan masalah suatu masalah,salah
satu cara untuk mengatasinya adalah memformulasikan penjelasan hipotesis.

16
2) Aturan pembagian

Membagi sesuatu secara fisik adalah relatif mudah dibandingkan membagi suatu ide yang
tak nampak secara fisik. Mengenai pembagian suatu ide ke dalam beberapa komponen:

memilih prinsip-prinsip dasar pembagian secara benar

ketika melakukan pembagian sub-sub yang menyeluruh ke dalam bagian-bagian, batasilah
sendiri satu prinsip pada suatu waktu
setiap pembagian kelompok harus terpisah dan berbeda
teliti dalam melakukan pendaftaran semua komponen.

3) Menyusun Outline Pembuka

Ouline sangat diperlukan, jika :

Anda sebagai salah satu di antara beberapa yang melakukan suatu tugas.
Investigasi anda akan semakin luas dan akan mencakup banyak sumber dan jenis datanya.
Anda tahu dari pengalaman masa lalu bahwa orang yang meminta untuk melakukan studi
akan melakukan revisi terhadap tugas selama kegiatan investigasi anda.

4. Menyusun Rencana Kerja

Suatu rencana kerja formal umumnya mencakup beberapa sebagai berikut :

Permasalahan yg dihadapi
Maksud dan scope (ruang lingkup) atas investasi anda.
Pembahasan atas urutan tugas (sumber informasi,observasi atau eksperimen, dan batasan
waktu, uang, atau data yg tersedia.
Telaah atas pekerjaan proyek, jadwal, dan sumber-sumber yang diperlukan (siapa yg
bertanggung jawab,kapan akan dilakukan, dan berapa biaya investigasi).

5. Melakukan Penelitian

Rencana kerja yg telah disiapkan akan sangat membantu selama penelitian berlangsung.
Bagaimana kita memperoleh informasi dari sumber-sumber primer maupun sekunder.

Sumber-sumber Primer

Ada 4 cara mengumpulkan data primer yaitu

 Memeriksa dokumen-dokumen
 Observasi
 Survey
 Eksperimen

17
Sumber-sumber sekunder
Alasan menggunakan sumber-sumber sekunder antara lain :
 Ketelitian
 Relevansi
 Efektivitas biaya

18
REFERENCES

Kusumastuti, Y. I. (2009). Komunikasi Bisnis. (D. S. Sardin, Ed.) Bogor: PT Gramedia.

Purwanto, D. (2006). Komunikasi Bisnis. Jakarta: PT Gelora Aksara Pratama.

Rosalin, S., Susilowati, Natalia, D. C., & Ambulani, N. (2020). Komunikasi Bisnis (Pendekatan
Praktis). Malang: UB Press.

19