Abstract: Di dalam sistem kegiatan bisnis pastinya terdapat proses komunikasi antar organisasi,
salah satunya yaitu komunikasi melalui tulisan yang terwujud melalui surat-menyurat
(korespodensi). Kegiatan ini sangat penting dalam sebuah organisasi, karena korespodensi atau
surat-meyurat merupakan rangkaian aktivitas yang berkenaan dengan pengiriman informasi
secara tertulis, mulai dari penyusunan, penulisan sampai dengan pengiriman informasi hingga
sampai kepada pihak yang dituju. Selain itu, proses korenpodensi, merupakan sarana untuk
mengirim atau memberi informasi tertulis kepada atasan atau pihak lain, baik sebagai laporan,
pemberitahuan, permintaan, pertanyaan adalah surat.
Keywords : Korespondensi, Surat , Bisnis
INTRODUCTION
Suatu organisasi atau perusahaan harus mengadakan hubungan dengan organisasi atau
perusahaan lain agar aktivitas bisnisnya dapat berjalan dengan baik dan lancar. Dalam upaya
menjalin dan membina hubungan tersebut surat masih memegang peranan yang penting
disamping penggunaan sarana komunikasi lainnya. Korespondensi bisnis pada dasarnya adalah
berbagai macam aktivitas pertukaran informasi dan data melalui media surat-menyurat dalam
menunjang aktivitas bisnis di antara suatu perusahaan dengan perusahaan lainnya.
Korespondensi bisnis adalah suatu kegiatan korespondensi antara satu pihak dengan
pihak yang lain baik secara perorangan maupun lembaga yang berkaitan dengan dunia bisnis.
Menurut Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa Departemen Pendidikan Nasional, surat
adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu
pihak kepada pihak lain baik yang berkaitan dengan kegiatan bisnis ataupun nonbisnis. Agar bisa
bekerja sama dengan pihak lain, perusahan perlu menjaga komunikasi dengan baik. Pihak lain
akan mendukung terciptanya kerja sama yang baik. Beberapa survei mengenai transaksi bisnis
internasional menjelaskan bahwa sekitar 80% kegiatan komunikasi dan interaksi bisnis ekspor-
impor biasanya dilakukan melalui korespondensi (surat menyurat) terutama melalui sarana
teleks, faximili dan terutama sekali lewat e-mail. Sedangkan sisanya biasanya dilakukan melalui
negosiasi tatap muka langsung face to face negotiation. Hal ini berarti bahwa korespondensi
memegang peranan yang amat penting dalam perdagangan international pada umumnya.
Pada bagian ini membahas terkait analisis-analisis terdahulu dalam pemaparan materi
teknologi informasi dan komunikasi bisnis. Analisis terdahulu dijadikan sebagai acuan sumber
referensi dan pembanding dalam pembelajaran untuk hasil yang lebih relevan untuk diterapkan.
Studi pertama, oleh Ai Nurhayati dengan judul jurnal “Strategi Bisnis Produk UMKM
Dengan Modifikasi Metode Korespondensi Statistik”. Dalam jurnal ini dijelaskan bahwa
Penelitian ini bertujuan untuk meningkatkan pendapatan produsen karpet dengan cara
mengembangkan strategi bisnis dengan pendekatan metode statistik, melihat posisinya di mata
konsumen agar mudah memasarkan produk kepada calon konsumen. bisnis dapat ditentukan
dengan cara melihat keunggulan dan kelemahan sebuah toko untuk setiap atribut dibandingkan
dengan toko lainnya, serta mengidentifikasi toko mana yang menjadi pesaing dan mana yang
tidak. Toko yang paling unggul menurut persepsi konsumen adalah toko dengan nilai skor yang
paling besar.
Studi kedua, oleh Ardita Ayun Agustina dengan judul jurnal Pemanfaatan E-Office dalam
korespondensi Sebagai Perwujudan Paperless Office Di Dinas Komunikasi dan Informatika
Provinsi Jawa Timur. Dalam jurnal dapat diketahui bahwa pemanfaatan e-office dalam
korespondensi sebagai perwujudan paperless office di Dinas Komunikasi dan Informatika
Provinsi Jawa Timur adalah dengan bantuan aplikasi e-office atau aplikasi e-sms (sistem
manajemen surat). E-Office memberikan begitu banyak keuntungan diantaranya kemudahan
dalam mengakses data, kecepatan waktu sudah tidak lagi menggunakan kurir pengantar surat
untuk mengantar surat masuk ke setiap bidang serta pengurangan terhadap kertas atau paperless
office. E-office juga membantu dalam pengambilan keputusan, ketika dibutuhkan penanganan
surat yang segera atau amat segera, surat tersebut lebih cepat tersampaikan kepada Kepala Dinas
tanpa menunggu Kepala Dinas berada di kantor surat masuk sudah bisa terlihat oleh Kepala
Dinas pada aplikasi e-office dengan bantuan tablet dan handphone.
Studi ketiga, oleh Anita Asnawi dengan judul jurnal “Pentingnya Korespondensi Yang
Baik Untuk Menunjang Kegiatan Bisnis Di PT GALIC BINA MADA Surabaya”. Dalam jurnal
ini dapat diketahui bahwa PT. Galic Bina Mada Surabaya dalam melaksanakan kegiatan
operasional bisnisnya masih terdapat kekurangan dan kelemahan dalam pelaksanaan kegiatan
korespondensi khususnya dalam bidang pengetikan dan pembuatan surat – menyurat yang
cenderung berantakan dan tidak sesuai dengan prosedur dan syarat – syarat dalam
korespondensi. Dengan adanya penulisan surat – menyurat yang tidak sesuai dan kurang
bertanggungjawab pada pekerjaan yang telah diberikan oleh pimpinan. Penulisan surat keluar
yang serba berantakan akan menghambat kegiatan bisnisnya dan cenderung akan di komplain
oleh konsumennya karena surat yang dibuat kurang jelas. Dengan adanya kekurangan dan
kelemahan itu, PT. Galic Bina Mada Surabaya mengalami beberapa hambatan dan rintangan
dalam melaksanakan aktivitas pekerjaan yang ada di perusahaan, hambatan dan rintangan itu
akan menjadi suatu masalah yang besar jika tidak segera ditangani dan diberikan suatu solusi
untuk memecahkan permaslahan itu. Untuk memecahkan masalahnya PT. Galic Bina Mada
Surabaya harus memperbaiki prosedur penulisan korespondensi yang baik sesuai dengan teori –
teori yang ada. Prosedur penulisan korespondensi yang sesuai mempunyai arti penting dalam
menunjang kegiatan kerjasama bisnisnya untuk mencapai tujuan bersama serta akan menjunjung
tinggi citra diri dan nama baik lembaga perusahaannya di hadapan para pelanggan atau
konsumennya.
Dari beberapa studi yang telah dipaparkan diatas, maka dapat disimpulkan bahwa
korespondensi dalam bisnis. korespondensi adalah komunikasi atara seorang pegawai dengan
orang lain, antara pegawai dengan instansi atau sebaliknya, antara pegawai dengan organisasi
atau sebaliknya, antara instansi dengan instansi, antara organisasi dengan organisasi dan
sebagainya dengan menggunakan surat sebagai media (Priansa dan Garnida, 2013:56). Prosedur
penulisan korespondensi yang sesuai mempunyai arti penting dalam menunjang kegiatan
kerjasama bisnisnya untuk mencapai tujuan bersama serta akan menjunjung tinggi citra diri dan
nama baik lembaga perusahaannya di hadapan para pelanggan atau konsumennya
METODOLOGY
Metode yang digunakan dalam penulisan artikel ini adalah dengan menggunakan
pendekatan deskriptif kualitatif, yaitu penyusunan sebuah data dari hasil penelitian dengan
menggambarkan obyek penelitian dan dibahas menggunakan fakta-fakta yang menunjukkan
keadaan yang sebenarnya. Sedangkan pengumpulan data menggunakan teknik studi pustaka dari
literasi yang sudah ditulis sebelumnya seperti buku, jurnal, artikel dari internet.
DISCUTION
A. Definisi Korespondensi
Korespondensi berasal dari kata correspondence (Inggris) atau correspondent
(Belanda) yang berarti hubungan yang terjadi antara pihak- pihak yang terkait. Hubungan
pihak- pihak yang terkait dalam bisnis biasanya bersifat resmi dan dilakukan dengan surat
menyurat.
Menurut Priansa (2014:173), korespondensi artinya surat-menyurat atau
komunikasi dengan surat. Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) menyatakan bahwa
korespondensi berarti hal surat-menyurat.
Menurut Purwanto (2011: 13), korespondensi adalah penyampaian maksud
melalui surat dari satu pihak kepada pihak lain dapat atas nama jabatan dalam suatu
perusahaan atau organisasi dan dapat atas nama perseorangan atau individu.
Dengan demikian, pengertian- pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa
korespondensi adalah alat komunikasi antara seorang dengan orang lain dengan
menggunakan surat sebagai media. Aktifitas berkorespondensi ini tentunya melalui suatu
proses, yaitu penulisan, pengiriman, dan penerimaan surat.
B. Peranan Korespondensi
Korespondensi dalam bisnis memiliki 3 peranan yaitu:
1) Menciptakan Surat Yang Baik Dan Jelas
Dalam kehidupan sehari-hari, kesalahan dalam penulisann berbagai surat masih
banyak terjadi. Misalnya, susunan kalimat tidak lengkap, berbelit-belit, tanda baca
tidak benar, tata bahasa tidak teratur, dan salah mengadopsi bentuk dan model
surat. Kesalahan tersebut disebabkan oleh beberapa hal, diantaranya:
a. Tidak ada pengarahan dan pengendalianmengenai cara menulis surat yang
baik, baik dilingkungan keluarga dan organisasi
b. Masyarakat sendiri terlalu mudah memaafkan kesalahan dalam penulisan
surat.
c. Kegiatan korespondensi secara tidak langsung merupakan proses
pembelajaran dalam menciptakan surat yang baik, jelas, dan tepat.
2) Menciptakan Kerja Sama Yang Baik
Perusahan tidak dapat mencapai tujuan tanpa bekerja sama dengan pihak lain.
Agar bisa bekerja sama dengan pihak lain, perusahan perlu menjaga komunikasi
dengan baik. Pihak lain akan mendukung terciptanya kerja sama yang baik.
3) Menyebarkan Kegiatan
Tidak semua orang dalam perusahaan secara otomatis mengetahui kegiatan yang
terjadi anatara perusahaan denngan pihak luar. Korespondensi memegang peranan
penting dalam menyebarkan
b. Tanggal Surat
Berfungsi untuk memberitahukan kepada penerima surat tentang kapan
surat itu ditulis. Tanggal surat ditulis dengan menggunakan urutan nama tempat
(kota) pembuatan surat, diikuti dengan angka tanggal, nama bulan, dan angka
tahun.
F. Bahasa Surat
Melalui bahasa, manusia dapat mengkomunikasikan 3 hal yaitu buah pikiran,
perasaan dan sikapnya terhadap sesuatu hal. Bahasa, termasuk ejaan dan tanda baca,
merupakan salah satu faktor yang paling penting dalam berkomunikasi secara tertulis.
Bahasa surat yang baik dapat membuat orang lain semakin antusias untuk membaca
surat. Bahasa surat adalah bahasa tulis, dalam arti lambang yang digunakan dan
komunikasi yang menggunakan media surat adalah lambang bahasa. Oleh sebab itu
sebuah surat harus memenuhi syarat-syarat bahasa dan disusun dalam suatu komunikasi
yang baik, agar pembicaraan mudah dipahami oleh si penerima surat.
Selain itu, harus dipahami pula bahwa cara bertutur seseorang juga mencerminkan
kepribadian orang tersebut. Karena itu bertutur dengan baik melalui surat merupakan hal
penting yang harus diperhatikan dalam penulisan surat. Dalam penulisan surat urutan
setiap masalah harus dibuat sedemikian rupa sesuai dengan urutan logika.
Bahasa dikatakan jelas jika dua orang atau lebih mempunyai penafsiran yang
sama tentang suatu maksud. Dengan bahasa yang jelas, pesan yang akan disampaikan
oleh pengirim kepada penerima akan dipahami secara efektif.
B. Keterbataan Penulisan
Dalam penulisan paper yang telah dilakukan tidak luput dari kekurangan dan
keterbatasan. Ada beberapa keterbatasan yang dialami penulis untuk lebih diperhatikan
lagi saat penulisan yang akan datang agar lebih sempurna dalam menulis. Keterbatasan
penulis ini di mana metode pengumpulan data hanya menggunakan sedikit literatur dan
variabel yang digunakan, belum mewakili semua indikator dalam korespondensi dalam
bisnis. Meskipun penulisan telah dilaksanakan semaksimal mungkin sesuai dengan
prosedur, tulisan ini masih banyak memiliki kekurangan.
C. Implikasi Penulisan
Dalam penulisan ini terdapat implikasi penting bagi pembaca sebagai informasi.
Bahwa korespondensi ini digunakan dalam komunikasi terutama dalam aktivitas bisnis.
Aktivitas bisnis untuk saat ini memang banyak persaingan yang menggunakan sosial
media atau teknologi informasi. Dalam bisnis pelanggan dan produsen harus tetap
memiliki komunikasi yang baik meskipun tidak tatap muka secara langsung. Selain itu
korespondensi dalam kegiatan perusahaan juga berfungsi sebagai informasi dalam
mengambil suatu keputusan.
D. Saran
Penulis menyadari masih terdapat kekurangan yang muncul dalam pembuatan
paper ini. Oleh karena itu hasil paper ini belum dikatakan sempurna. Namun dengan
adanya paper ini diharapkan dapat memberikan kontribusi berbagai pengetahuan bagi
pembacanya. Dalam penulisan selanjutnya disarankan untuk mengambil lebih banyak
referensi dari ebook, buku, jurnal maupun artikel yang lebih akurat, sehingga paparan
yang ditulis lebih sempurna dan bisa lebih baik lagi kedepannya.
REFERENCES
Asnawi, A. (2017). Pentingnya Korespondensi Yang Baik Untuk Menunjang Kegiatan Bisnis Di
PT GALIC BINA MADA Surabaya.
Dr. Djoko Purwanto, M. (2007). Korespondensi Bisnis Modern. Surakarta: erlangga group.
Nurfasta, N. (2019, September 9). Lipatan Surat. Retrieved April 9, 2022, from
https://nurfasta.com/lipatan-surat/
Rahayu, A. K. (2021, September 1). Pentingnya Korespondensi dalam Dunia Bisnis. Retrieved
April 9, 2022, from Jawa Pos Radar Semarang:
https://radarsemarang.jawapos.com/artikel/untukmu-guruku/2021/09/09/pentingnya-
korespondensi-dalam-dunia-bisnis/
Siadari, C. (2020, April 7). Pengertian Korespondensi Menurut Para Ahli. Retrieved April 9,
2022, from Kumpulan Pengertian:
https://www.kumpulanpengertian.com/2020/04/pengertian-korespondensi-menurut-
para.html