Nama : Diah Rai Wardhani

NIM : 042452646
Prodi : S1 Akuntansi

Diskusi 4
Komunikasi Bisnis

Korespondensi merupakan salah satu bentuk komunikasi bisnis.

Korespondensi adalah komunikasi bisnis dengan menggunakan media surat
menyurat. Korespondensi umumnya menggunakan pesan verbal yang tertulis,
baik dalam bentuk surat, memo, agenda, dll. yang digunakan untuk
menyampaikan pesan bisnis kepada pihak lain. Di masa teknologi informasi
sekarang, korespondensi dapat dilakukan secara online, misalnya lewat
fasilitas e-mail.

Korespondensi memiliki beberapa fungsi, yaitu sebagai alat penghubung

secara tertulis, alat pengingat, media komunikasi, dapat mempererat hubungan
kerjasama atau relasi bisnis antara dua pihak, dan sebagai pembentuk citra
seseorang atau perusahaan. Korespondensi adalah kegiatan yang sangat
penting dalam dunia bisnis. Korespondensi dapat mempermudah dan
mempercepat komunikasi antara pihak-pihak tanpa perlu bertatap muka.
Misalnya saja, untuk perusahaan multinasional yang memiliki cabang di
berbagai negara dan daerah, korespondensi menjadi hal yang sangat vital.

Korespondensi dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu korespondensi

internal dan korespondensi eksternal.
 Korespondensi internal berlangsung dalam ruang lingkup organisasi, di
antara karyawan-karyawan yang ada.
 Korespondensi eksternal berlangsung antara organisasi dengan pihak di
luar organisasi.
Korespondensi bisa dilakukan antarindividu, dari atasan kepada bawahan dan
sebaliknya, dari individu kepada kelompok, dan dari kelompok ke individu.

Tahapan-tahapan dalam komunikasi bisnis dapat diterapkan ke dalam

korespondensi. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam perencanaan
korespondensi antara lain adalah infrastruktur komunikasi, menetapkan tujuan,
khalayak sasaran, mengerangkai isu, disiplin pesan, dan taktik media.

1
Surat bisnis adalah surat yang digunakan organisasi untuk menyampaikan
informasi tertulis dalam kaitannya dengan penyelenggaraan kegiatan usaha
bisnis. Beberapa bentuk surat dalam korespondensi bisnis yaitu surat klaim
rutin, surat rutin tentang kredit, surat order/pesanan, surat khusus, surat
siaran pers, dan surat penjualan.

Surat untuk kepentingan korespondensi bisnis dibuat dengan mengikuti dua

prinsip, yaitu empati dan pengorganisasian pesan.
 Empati, yaitu kemampuan untuk mengenali pengetahuan, perasaan, dan
emosi orang lain, dan mengkomunikasikan pemahaman terhadap orang
lain. Beberapa faktor yang harus diperhatikan dalam berempati yaitu
usia, taraf ekonomi, budaya, kedekatan, harapan, dan kebutuhan
pembaca.
 Organisasi Surat, adalah pembagian topik ke dalam bagian-bagian dan
menyusun ke urutan yang tepat. Kerangka isi ( outline) dapat dibuat
terlebih dulu. Pesan dapat diorganisasikan secara deduktif atau induktif.

Sumber:
Iriantara, Yosal. 2020. Komunikasi Bisnis. Tangerang Selatan: Universitas
Terbuka. Hal 4.1-4.31.
Purwanto, Djoko. 2007. Korespondensi Bisnis Modern. Jakarta: Penerbit
Erlangga.
SIPAS. 2021. "Apa itu Korespondensi Surat dan Seberapa Pentingnya untuk
Perusahaan?". diakses 27 April 2021, https://www.sipas.id/pentingnya-
korespondensi-surat/