MAKALAH KOMUNIKASI BISNIS

BAB I

PENDAHULUAN

 Latar Belakang

Komunikasi antara manusia satu dengan manusia lainnya menunjukkan bahwa manusia
merupakan makhluk sosial yang saling membutuhkan satu sama lain. Oleh karena itu,
komunikasi sangatlah diperlukan. Tidak akan mungkin seorang manusia dapat hidup normal
tanpa berkomunikasi.

Pada sebuah organisasi bisnis, komunikasi merupakan sebuah elemen penting yang sangat
dibutuhkan. “ Effective Communication Is The Lifeblood Of Every Organization And A Key To
Success In Your Business Career As well As in Your Personal Life. “ (Murphy and Peck,
1980:3). Artinya komunikasi merupakan “darah sebagai sumber kehidupan” bagi setiap
organisasi dan merupakan kunci sukses dalam karir bisnis dan kehidupan pribadi seseorang [3].

Kegiatan komunikasi dalam suatu organisasi sangat diperlukan karena berguna untuk saling
bertukar ide/gagasan, memberikan informasi hingga berkoordinasi dalam membuat sebuah
keputusan. Bahkan diantara staff-staff dalam suatu organisasi juga diperlukan adanya
komunikasi, baik itu dengan pimpinan maupun bawahan. Sedangkan diluar organisasi tersebut,
diperlukan juga adanya komunikasi antara staff organisasi dengan konsumen, masyarakat
maupun organisasi lainnya.

Komunikasi bisnis merupakan hal yang penting dalam sebuah organisasi. Hal itu digunakan
untuk memberikan instruksi kerja, memimpin dan menghadiri rapat, wawancara calon karyawan,
presentasi bisnis hingga menyusun laporan bisnis. Tidak hanya komunikasi lisan, bentuk
komunikasi tertulis juga sangat diperlukan.

Oleh sebab itu, dengan meningkatkan efektivitas komunikasi bisnis secara tepat maka akan
didapatkan beberapa keuntungan diantaranya membawa dampak positif pada keberhasilan usaha
bisnis serta mampu menunjang karir para eksekutif dan staff suatu organisasi / perusahaan.

 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang diatas maka didapatkan beberapa rumusan masalah antara lain :

1. Apa pengertian dan unsur dari komunikasi ?

2. Apa saja bentuk-bentuk dari komunikasi ?
3. Apa pengertian dari bisnis dan komunikasi bisnis ?
4. Mengapa Komunikasi Bisnis itu diperlukan ?
5. Apa manfaat dari komunikasi bisnis ?
6. Bagaimana cara membangun sebuah proses komunikasi bisnis yang baik ?
 7. Apa saja kendala/hambatan ketika membangun komunikasi bisnis ?
8. Bagaimana cara meningkatkan efektivitas komunikasi bisnis ?

 Tujuan

Makalah ini bertujuan untuk :

1. Memberikan penjelasan mengenai komunikasi dan unsur-unsurnya.

2. Memberikan penjelasan mengenai bentuk-bentuk komunikasi.
3. Memberikan penjekasan mengenai bisnis dan komunikasi bisnis.
4. Menjelaskan pentingnya sebuah komunikasi bisnis.
5. Memberikan penjelasan mengenai manfaat dari komunikasi bisnis.
6. Menjelaskan mengenai proses komunikasi bisnis yang baik.
7. Menjelaskan mengenai kendala dalam membangun sebuah komunikasi bisnis.
8. Menjelaskan cara untuk meningkatkan efektivitas komunikasi bisnis.

BAB II

PEMBAHASAN

 Pengertian Komunikasi dan Unsur-unsurnya

Komunikasi berasal dari bahasa latin “ communis “ yang artinya bersama. Dalam kamus,
Komunikasi merupakan ungkapan seperti berbagi informasi atau pengetahuan, memberi gagasan
atau bertukar pikiran, informasi atau sejenisnya.

Menurut William C. Himstreet dan Wayne Murlin Baty, komunikasi berarti suatu proses
pertukaran informasi antar individu melalui sistem yang biasa (lazim digunakan) baik dengan
simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun dengan perilaku atau tindakan [1].

Menurut Herbert T, mengemukakan bahwa “Communication is the process by which meaning or

knowledge is transfered from one person to another, usually for the purpose of obtaining some
spesific goal.” Komunikasi adalah proses mentransfer pengetahuan atau makna untuk mencapai
tujuan tertentu [3].

Sehingga Komunikasi dapat diartikan sebagai transfer informasi atau pesan dari pengirim pesan
(komunikator) ke penerima pesan (komunikan). Dengan maksud bahwa proses tersebut bertujuan
untuk mencapai saling pengertian.

Unsur-Unsur Komunikasi

Sebuah keberhasilan salah satunya dapat ditentukan melalui kecakapan dalam berkomunikasi
dengan manusia lainnya. Terdapat 7 aspek yang menyebabkan komunikasi itu dapat terjadi :
 1. Adanya manusia
2. Adanya pesan
3. Adanya saluran
4. Gangguan
5. Konteks
6. Umpan Balik
7. Pengaruh

 Bentuk-bentuk Komunikasi

Komunikasi Verbal

Komunikasi ini merupakan salah satu bentuk yang paling sering digunakan untuk menyampaikan
pesan-pesan kepada pihak lain melalui lisan maupun tulisan.

Komunikasi Verbal sangat penting karena dengan adanya komunikasi ini, seseorang diharapkan
dapat memahami apa yang disampaikan oleh pengirim (komunikator) baik dalam bentuk lisan
maupun tulisan. Pengirim pesan (Komunikator) dapat menggunakan lisan dan tulisan dalam hal
mengirimkan pesan. Sementara penerima pesan (komunikan) dapat menggunakan pendengaran
maupun membaca dalam menerima pesan.

Contoh Komunikasi verbal :

1. Membuat dan mengirim surat penawaran pinjaman kepada pihak lain / nasabah.
2. Melakukan presentasi bisnis dengan para investor.

Komunikasi Tertulis

Komunikasi tertulis merupakan salah satu bentuk komunikasi yang sering digunakan dalam
bisnis, seperti komunikasi melalui surat menyurat, pembuatan memo, laporan, iklan di surat
kabar dan lain lain.

Fungsi Komunikasi Tertulis

1. Sebagai tanda bukti tertulis yang otentik, misalnya; surat perjanjian

2. Alat pengingat/berpikir bilamana diperlukan, misalnya surat yang telah diarsipkan
3. Dokumentasi historis, misalnya surat dalam arsip lama yang digali kembali untuk
mengetahui perkembangan masa lampau
4. Jaminan keamanan, umpamanya surat keterangan jalan
5. Pedoman atau dasar bertindak, misalnya surat keputusan, surat perintah, surat
pengangkatan
6. lebih efisien dari komunikasi melalui telepon, bila jarak antara perusahaan dan langganan
jauh sekali

Keuntungan Komunikasi Tertulis

 1. Adanya dokumen tertulis
2. Sebagai bukti penerimaan dan pengiriman
3. Dapat meyampaikan ide yang rumit
4. Memberikan analisa, evaluasi dan ringkasan
5. menyebarkan informasi kepada khalayak ramai
6. Dapat menegaskan, menafsirkan dan menjelaskan komunikasi lisan
7. Membentuk dasar kontrak atau perjanjian

Kerugian Komunikasi Tertulis

1. Memakan waktu lama untuk membuatnya

2. Memakan biaya yang mahal
3. Komunikasi tertulis cenderung lebih formal
4. dapat menimbulkan masalah karena salah penafsiran
5. Susah untuk mendapatkan umpan balik segera
6. Bentuk dan isi surat tidak dapat di ubah bila telah dikirimkan
7. Bila penulisan kurang baik maka akan membingungkan si pembaca

Prinsip Komunikasi Tertulis

 Attention, yaitu penulisan surat bisnis harus dapat menarik perhatian publik
 Interest, yaitu penulisan harus dapat menarik minat publik
 Desire, yaitu bahwa tulisan tersebut menimbulkan keinginan public untuk membeli
 Action, yaitu bahwa ahirnya publik / mitra bisnis jadi membeli produk kita
o Dalam merumuskan suatu pesan terdapat beberapa masalah yang harus
dipecahkan, yaitu :
o Apa yang akan kita katakan (message content)
o Bagaimana cara mengatakannya (message structure)
o Bagaimana mengatakannya secara simbolik (message format)

Komunikasi Non Verbal

Komunikasi ini merupakan salah satu bentuk komunikasi yang digunakan dalam menyampaikan
pesan dengan menggunakan bahasa/gerak tubuh.

Komunikasi nonverbal sangat penting karena memiliki pengaruh yang cukup besar daripada
komunikasi verbal. Komunikasi ini dapat menyampaikan perasaan dan emosi seseorang.
Komunikasi bentuk ini mempunyai kelebihan dalam hal reliabilitasnya yang berkaitan dengan
tingkat kepercayaan yang cukup tinggi terhadap kebenaran pesan yang disampaikan.

Contoh Komunikasi nonverbal :

1. Menganggukkan kepala tanda setuju dengan suatu pendapat.

2. Cemberut menandakan kecewa terhadap suatu hal.
Saluran Komunikasi

Diperlukan adanya suatu proses hubungan komunikasi (Communication Connections) yang

dapat mentransfer pesan-pesan untuk mencapai tujuan dari sebuah organisasi. Secara umum,
komunikasi mempunyai dua fungsi yaitu :

1. Komunikasi memungkinkan orang-orang untuk bertukar informasi

2.Membantu menghubungkan sekelompok anggota dalam organisasi yang terpisah dari anggota
lainnya

Secara umum pola komunikasi (patterns of Communications) dapat dibedakan menjadi dua,
yaitu[1] :

1. Saluran komunikasi formal (Formal Communications Channel)

2. Komunikasi dari atas ke bawah
3. Komunikasi dari bawah ke atas
4. Komunikasi horizontal
5. Komunikasi diagonal
6. Saluran komunikasi informal (Informal Communications Channel)

Keterampilan dalam komunikasi

Terdapat beberapa keterampilan khusus yang diperlukan dalam komunikasi bisnis, yaitu :

 Membaca
 Mendengar
 Berbicara
 Wawancara
 Berdiskusi dengan kelompok-kelompok kecil
 Berpidato dan presentasi
 Menulis surat, memo, dan laporan

 Pengertian Bisnis dan Komunikasi Bisnis

Bisnis dalam kamus Bahasa Indonesia diartikan sebagai perniagaan, perdagangan ataupun
dagang.

Bisnis merupakan kegiatan sistem ekonomi yang diarahkan pada manajemen dan distribusi hasil
industri dan jasa profesional yang mendatangkan keuntungan (panuju). Selain itu, bisnis
merupakan kegiatan organisasi yang dilakukan oleh sekolompok orang yang beraturan dan
proses yang dilakukan bersama-sama untuk mencapai tujuan organisasi (andrews and andrews)
[4]
.

Jadi dapat disimpulkan bahwa bisnis adalah kegiatan sistem ekonomi yang diarahkan pada
manajemen dan distribusi hasil industri dan jasa profesional yang mendatangkan keuntungan.

Bisnis dan komunikasi sama-sama memulai kegiatannya dengan produksi. Komunikasi

memproduksi informasi sementara bisnis memproduksi barang dan jasa.

Komunikasi Bisnis adalah :

sebuah pertukaran ide, pesan dan konsep yang berkaitan dengan pencapaian serangkaian tujuan
komersil (katz) [4].

Pertukaran ide-ide, opini, informasi, instruksi dan sejenisnya dikemukakan baik secara personal,
ataupun non personal melalui symbol atau tanda untuk mencapai tujuan perushaan( rosenblatt)[4].

Komunikasi dalam organisasi bisnis ditunjukan untuk menyelesaikan masalah dan membuat
keputusan (curtisdkk)[4].

Jadi yang dimaksud dengan komunikasi bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia
bisnis, yang mencakup komunikasi verbal dan nonverbal.

Komunikasi bisnis adalah proses pertukaran pesan atau informasi untuk mencapai efektivitas dan
efisiensi produk kerja di dalam struktur dan sistem organisasi. Dalam kegiatan komunikasi
bisnis, pesan hendaknya tidak hanya sekedar informatif tetapi juga haruslah “Persuasif” agar
pihak lain bersedia menerima suatu paham atau keyakinan untuk melakukan suatu kegiatan.

Komunikasi Bisnis baik verbal maupun non verbal memiliki beberapa karakteristik antara lain :

1. Pesan bisnis disusun dengan memperhatikan batasan biaya dan waktu

2. Pesan tersebut disusun untuk audience atau penerima (komunikan) yang membutuhkan
informasi
3. Pesan harus mempertimbangkan pengaruhnya terhadap audience.
4. Pesan biasanya disusun untuk lebih dari satu tujuan.

 Mengapa Komunikasi Bisnis itu Penting ?

Komunikasi Bisnis diperlukan untuk menyampaikan informasi dalam dunia bisnis dengan cara
berkomunikasi baik secara verbal maupun non verbal. Dalam sebuah organisasi, komunikasi
bisnis diperlukan untuk memberikan instruksi kerja, memimpin dan menghadiri rapat,
mewawancarai calon karyawan, menulis surat, melakukan presentasi bisnis hingga menyusun
laporan bisnis.

Dan hampir 70 % kegiatan-kegiatan tersebut dilakukan oleh staf-staf organisasi setiap harinya.
Sehingga dapat dikatakan bahwa komunikasi bisnis menunjang kesusksesan sebuah usaha bisnis.
Tujuan dari Komunikasi Bisnis ada 3 yakni :

 Memberikan informasi penting

 Melakukan kolaborasi dengan audience atau penerima pesan (komunikan)
 Persuasi

 Apa Manfaat dari Komunikasi Bisnis ?

Manfaat komunikasi bisnis antara lain :

Secara Internal

 Dapat meningkatkan kemampuan komunikasi secara efektif untuk menunjang karir

perusahaan
 Meningkatkan komunikasi yang efektif diantara staf organisasi, baik dengan pihak
pimpinan maupun bawahan.

Secara Eksternal

 Komunikasi yang dilakukan dengan pihak ketiga akan akan membawa dampak positif
dalam keberhasilan usaha bisnis.
 Keberhasilan dalam membangun sebuah citra perusahaan di mata masyarakat.

 Bagaimana Cara Membangun sebuah Proses Komunikasi Bisnis ?

Menurut Courtland L. Bovee dan john V. Thil dalam business Communication Today, proses
komunikasi (communication process) terdiri dari enam tahapan,

yaitu [1] :

 Pengirim mempunyai suatu ide atau gagasan

 Pengirim mengubah ide menjadi suatu pesan
 Pengirim menyampaikan pesan
 Penerima menerima pesan
 Penerima menafsirkan pesan
 Penerima memberi tanggapan dan mengirim umpan balik kepada pengirim

 Apa saja Kendala dalam membangun sebuah Komunikasi Bisnis ?

Dalam membangun sebuah Komunikasi Bisnis pasti ada kendala atau hambatan

yang mengakibatkan kurang suksesnya proses tersebut.

Kendala dalam membangun sebuah komunikasi bisnis dapat di kelompokkan ke

dalam empat masalah utama, yaitu :

  Masalah dalam mengembangkan pesan
 Masalah dalam menyampaikan pesan
 Masalah dalam menerima pesan
 Masalah dalam menafsirkan pesan, yang dikarenakan :

1. Perbedaan latar belakang

2. Perbedaan penafsiran kata
3. Perbedaan reaksi emosional

 Bagaimana Cara Meningkatkan Efektivitas Komunikasi Bisnis ?

Dalam proses penyampaian pesan atau informasi melalui sebuah komunikasi dengan berbagai
perbedaan oleh penerima pesan/informasi, baik karena perbedaan latar belakang, persepsi,
budaya maupun hal lainnya. Maka suatu pesan atau informasi yang disampaikan hendaknya
memenuhi 7 syarat yaitu :

1. Completeness (Lengkap)

Suatu pesan atau informasi dapat dikatakan lengkap, apabila berisi semua materi yang diperlukan
agar penerima pesan dapat memberikan tanggapan yang sesuai dengan harapan pengirim pesan

2. Conciseness (Singkat)

Suatu pesan dikatakan singkat apabila dapat mengutarakan gagasannya dalam jumlah kata
sekecil mungkin (singkat, padat tetapi jelas) tanpa mengurangi makna, namun tetap menonjolkan
ide / gagasannya.

3. Consideration (Pertimbangan)

Penyampaian pesan seharusnya menerapkan empati dengan mempertimbangkan dan

mengutamakan penerima pesan.

4. Concreteness (konkrit)

Penyampaian pesan seharusnya disampaikan dengan bahasa yang pasti dan jelas.

5. Clarity (Kejelasan)

Pesan seharusnya disampaikan dengan bahasa yang mudah dimengerti dan mudah
diinterpretasikan serta memiliki makna yang jelas.

6. Courtessy (Kesopanan)

Pesan seharunya disampaikan dengan gaya bahasa dan nada yang sopan, sehingga akan
menciptakan hubungan baik dalam komunikasi bisnis.
 7. Correctness (ketelitian)

Pesan hendaknya dibuat dengan teliti, dan menggunakan tata bahasa, tanda baca dan ejaan
dengan benar (formal atau resmi).

Upaya untuk Meningkatkan Efektifitas Komunikasi Bisnis

Meningkatkan efektivitas sebuah Komunikasi Bisnis sangatlah diperlukan. Ada beberapa upaya
agar efektivitas tersebut dapat tercapai antara lain sebagai berikut :

1. Berikan kesan bahwa anda antusias berbicara dengan mereka

2. Ajukan pertanyaan tentang minat mereka
3. Beradaptasi dengan bahasa tubuh dan perasaan mereka (penerima
pesan/komunikan)
4. Tunjukkan rasa persetujuan: Katakan kepada mereka apa yang anda kagumi
tentang mereka dan mengapa
5. Dengarkan dengan penuh perhatian semua yang mereka katakan
6. Ungkapkan diri anda sebanyak mungkin
7. Berikan kesan bahwa anda berdua berada di tim yang sama– Gunakan kata-kata
seperti “kami, kita ” untuk segera membangun sebuah ikatan. Bila anda menggunakan
kata-kata tersebut, anda membuatnya tampak seperti anda dan mereka berada di tim yang
sama.
8. Berikan mereka (penerima pesan/komunikan) senyuman terbaik dari anda
9. Beri mereka motivasi– Jika orang yang anda hadapi lebih muda atau dalam posisi yang
lebih sulit dari anda, mereka mungkin ingin mendengar beberapa kata motivasi dari anda
karena anda lebih berpengalaman.
10. Sebut nama mereka dengan cara yang menyenangkan telinga mereka
11. Tawarkan untuk menjalani kerjasama selangkah lebih maju/ berkepanjangan.

BAB III

KESIMPULAN

1. Kesimpulan

Komunikasi dapat diartikan sebagai transfer informasi atau pesan dari pengirim pesan
(komunikator) ke penerima pesan (komunikan). Dengan maksud bahwa proses tersebut bertujuan
untuk mencapai saling pengertian.

Bentuk-bentuk Komunikasi ada 2 yakni : Komunikasi Verbal yang digunakan untuk

menyampaikan pesan-pesan kepada pihak lain melalui lisan maupun tulisan. Dan Komunikasi
Non Verbal yang digunakan dalam menyampaikan pesan dengan menggunakan bahasa/gerak
tubuh.
Bisnis adalah kegiatan sistem ekonomi yang diarahkan pada manajemen dan distribusi hasil
industri dan jasa profesional yang mendatangkan keuntungan.

Komunikasi bisnis adalah proses pertukaran pesan atau informasi untuk mencapai efektivitas dan
efisiensi produk kerja di dalam struktur dan sistem organisasi. Dalam kegiatan komunikasi
bisnis, pesan hendaknya tidak hanya sekedar informatif tetapi juga haruslah “Persuasif” agar
pihak lain bersedia menerima suatu paham atau keyakinan untuk melakukan suatu kegiatan.
Komunikasi Bisnis diperlukan untuk memberikan instruksi kerja, memimpin dan menghadiri
rapat, mewawancarai calon karyawan, menulis surat, melakukan presentasi bisnis hingga
menyusun laporan bisnis.

Tujuan dari Komunikasi Bisnis ada 3 yakni : Memberikan informasi penting, Melakukan
kolaborasi dengan audience atau penerima pesan (komunikan), Persuasi.

Manfaat komunikasi bisnis secara Internal : Dapat meningkatkan kemampuan komunikasi secara
efektif untuk menunjang karir perusahaan, Meningkatkan komunikasi yang efektif diantara staf
organisasi, baik dengan pihak pimpinan maupun bawahan. Secara Eksternal : Komunikasi yang
dilakukan dengan pihak ketiga akan akan membawa dampak positif dalam keberhasilan usaha
bisnis, Keberhasilan dalam membangun sebuah citra perusahaan di mata masyarakat.
Membangun sebuah Proses Komunikasi Bisnis terdiri dari 6 tahap.

Dan beberapa upaya untuk Meningkatkan Efektifitas Komunikasi Bisnis antara lain :
Memberikan kesan bahwa anda antusias berbicara dengan mereka , Ajukan pertanyaan tentang
minat mereka, Beradaptasilah dengan bahasa tubuh dan perasaan mereka (penerima
pesan/komunikan), Dengarkan dengan penuh perhatian semua yang mereka katakana, Berikan
kesan bahwa anda berdua berada di tim yang sama, Tawarkan untuk menjalani kerjasama
selangkah lebih maju/ berkepanjangan.