Bahasa Surat

Melalui bahasa, manusia dapat mengkomunikasikan 3 hal yaitu buah pikiran, perasaan
dan sikapnya terhadap sesuatu hal. Bahasa, termasuk ejaan dan tanda baca, merupakan salah satu
faktor yang paling penting dalam berkomunikasi secara tertulis. Bahasa surat yang baik dapat
membuat orang lain semakin antusias untuk membaca surat. Bahasa surat adalah bahasa tulis,
dalam arti lambang yang digunakan dan komunikasi yang menggunakan media surat adalah
lambang bahasa. Oleh sebab itu sebuah surat harus memenuhi syarat-syarat bahasa dan disusun
dalam suatu komunikasi yang baik, agar pembicaraan mudah dipahami oleh si penerima surat.
Selain itu, harus dipahami pula bahwa cara bertutur seseorang juga mencerminkan
kepribadian orang tersebut. Karena itu bertutur dengan baik melalui surat merupakan hal penting
yang harus diperhatikan dalam penulisan surat. Dalam penulisan surat urutan setiap masalah
harus dibuat sedemikian rupa sesuai dengan urutan logika. Caranya ialah:
 Pakailah paragraf pertama sebagai pengantar masalah yang hendak dibicarakan dalam
surat.
 Kemukakan masalah pertama pada paragraf kedua.
 Setiap masalah baru hendaklah dikemukakan pada paragraf berikutnya.
 Apa yang sudah dibicarakan pada paragraf sebelumnya jangan diulang lagi pada paragraf
berikutnya.
 Sebaiknya apa yang akan dibicarakan pada paragraf selanjutnya jangan diuraikan pada
paragraf sebelumnya.
 Akhiri surat dengan paragraf penutup.

Suatu karangan formal, terutama karangan seperti surat, bahasanya harus jelas, lugas, dan
umum memasyarakat. Selain ketiga syarat utama itu, penulis surat hendaknya juga
memperhatikan kata-kata yang baku, pemakaian ejaan yang disempurnakan secara benar.
Dengan bahasa yang jelas, pesan yang akan disampaikan oleh pengirim kepada penerima
akan dipahami secara efektif. Yang dimaksud dengan bahasa yang jelas adalah bahasa
yang tidak kabur, mudah dipahami oleh pembaca dan tidak memberi peluang untuk
ditafsirkan secara berbeda.
Bahasa dikatakan jelas jika dua orang atau lebih mempunyai penafsiran yang sama
tentang suatu maksud. Bahasa yang lugas artinya bahasa yang sederhana, bersahaja
simple, langsung pada permasalahan. Kalimat yang lugas diwujudkan dengan pemakaian
bahasa yang padat dan hemat, namun tetap mengandung makna yang lengkap dan jelas
lengkap berarti tidak ada unsur penting yang terlupakan. Bahasa yang umum adalah
bahasa resmi yang memasyarakat; bahasa baku yang dipakai di depan umum; bahasa
yang dipahami oleh seluruh lapisan masyarakat. Ciri bahasa umum adalah pilihan
katanya harus mengutamakan selera masyarakat umum. Kata yang baku, yaitu kata yang
dianggap paling benar jika ditinjau dari segi penulisan dan pengucapnya. Kata yang
dibakukan dianggap sepenuhnya menjadi kata bahasa Indonesia. Kata-kata itu tidak lagi
terikat pada bentuk asalnya sehingga ketentuan tentang bunyi, tata bunyi, dan tata makna
sepenuhnya terikat pada aturan atau kaidah bahasa Indonesia. Ungkapan tetap ungkapan
idiomatik, yaitu ungkapan yang unsurnya terdiri atas dua kata atau lebih yang berpola
tetap. Susunannya baku dan permanen sehingga unsurnya tidak boleh dipertukarkan,
ditambah atau dikurang. Fungsi ungkapan tetap adalah sebagai pengkait dalam peralihan
alinea agar karangan menjadi padu. Ejaan adalah seperangkat kaidah yang mengatur
bagaimana memisahkan dan menggabungkan lambang itu dalam suatu bahasa. Adapun
ruang lingkupnya meliputi: pemakaian - 33 - Menentukan Tujuan Pencatatan Masalah-
Masalah Yang Akan Dikemukakan Langkah – Langkah Dalam Menyusun Surat 3.
Penyusunan Masalah-Masalah Secara Sistematis Sesuai Dengan Urutannya Menjabarkan
Masalah – Masalah No. 3 Dalam Kalimat Atau Konsep Surat . huruf, penulisan huruf
kapital dan huruf miring, pemakaian kata, pemakaian unsur serapan, dan pemakaian
tanda baca. Agar surat yang dikirim mendapat tanggapan yang positif, maka
penulisannya harus memperhatikan syarat-syarat berikut. 1 Pahami permasalahan yang
akan ditulis dengan baik. 2 Gunakan tata bahasa yang baku. 3 Pahami peraturan-
peraturan yang ada hubungannya dengan permasalahan yang akan disampaikan atau
ditulis. 4 Gunakan bahasa yang sederhana dan singkat. 5 Gunakan istilah-istilah yang
umum dipakai dalam surat menyurat. 6 Gunakan kata-kata yang tepat. 7 Jangan
menggunakan singkatan yang tidak umum dipakai dalam surat menyurat. 8 Gunakan
bahasa yang sopan dan hormat. 9 Ungkapkan isi surat secara rinci dan jelas agar tidak
terjadi salah tafsir atau salah pengertian. Azas-azas penulisan surat: 1 Singkat shortness 2
 Sederhana simplicity 3 Ketegasan strength 4 Ketulusan atau tidak palsu sincerity 5
Kesalahan-kesalahan yang terdapat di dalam penulis sebuah surat pada umumnya: 1
Susunan yang rumit. 2 Kalimat yang tidak jelas dan bertele-tele. 3 Pengungkapan
gagasan kurang sopan atau sebaliknya terlalu menyanjung. 4 Tata bahasa tidak teratur. 5
Ejaan tidak sesuai dengan pedoman yang berlaku. 6 Ketikan tidak rapi.

Format lipatan surat dan amplop

 Format Lipatan
1. Standard Fold (lipatan baku)
Lipatan kertas jenis Baku adalah jenis lipatan surat yang paling umum digunakan.
Cara melipat jenis Baku : Kertas dibagi menjadi tiga bagian sama besar (Bagian 1,
2, dan 3) lalu dilipat dengan posisi bagian 1 dan bagian 3 semuanya dilipat ke
arah bagian 2
2. Lipatan Setengah Baku (Semi Standard Fold)
Lipatan kertas surat jenis Setengah Baku adalah variasi dari lipatan surat bentuk
baku, perbedaan terletak pada bagian lipatan atasnya saja.
Cara melipat jenis Setengah Baku : Kertas dibagi tiga bagian, dua bagian sama
besar dan satu bagian lebih kecil, kemudian kertas dilipat.
3. Lipatan Akordion (Accordion Fold)
Lipatan Surat jenis Akordion adalah variasi lain dari lipatan surat bentuk baku.
Cara melipat jenis Akordion : Kertas dibagi tiga sama besar (bagian 1, 2, dan 3)
kemudian bagian 1 dilipat ke atas dan bagian 3 dilipat ke bawah..
4. Lipatan Semi Akordion (Semi Accordion Fold)
Lipatan Surat jenis Semi Akordion adalah variasi lain dari lipatan surat bentuk
baku.
Cara melipat jenis Semi Akordion : Kertas dibagi 3 bagian (bagian 1 dan 2 sama
besar dan bagian 3 lebih kecil). Bagian 1 dilipat ke atas dan bagian 3 dilipat ke
bawah.
5. Lipatan Tunggal (Single Fold)
Lipatan kertas jenis Tunggal adalah jenis lipatan kertas yang paling sederhana
serta paling mudah dibuat karena hanya dengan membagi kertas surat menjadi
dua bagian yang sama panjang kemudian dilipat.
Cara melipat jenis Tunggal : Kertas dibagi dua bagian sama besar, lalu dilipat.
6. Lipatan Ganda (Parallel Double Fold)
Lipatan kertas surat jenis Ganda juga adalah jenis lipatan yang mudah untuk
dibuat, karena hanya meneruskan lipatan sekali lagi setelah lipatan tunggal.
Cara melipat jenis Ganda : Kertas dibagi dua sama besar kemudian dilipat (lipatan
ke 1). Lipatan ke 1 dibagi 2 sama besar kemudian dilipat (lipatan ke 2).

7. Lipatan Perancis (French Fold)

Lipatan kertas jenis Perancis sering digunakan untuk surat-surat niaga. Tetapi
sekarang banyak surat surat dinas yang menggunakan jenis lipatan kertas surat
 yang semula merupakan lipatan kertas surat yang digunakan oleh raja dan kaum
bangsawan Eropa tersebut.
Cara melipat jenis Perancis : Kertas dibagi dua sama besar kemudiam dilipat
(lipatan ke 1). Lipatan ke 1 dilipat kembali sama besar sehingga menghasilkan
lipatan ke 2
8. Lipatan Baron (Baronial Fold)
Lipatan surat jenis Baron sering digunakan untuk surat-surat dinas atau surat yang
menggunakan amplop atau sampul yang panjang karena panjang lipatan ini
melebihi sampul atau amplop ukuran pendek.
Cara melipat jenis Baron : Kertas dibagi dua sama besar kemudian dilipat (lipatan
ke 1), kemudian lipatan ke 1 dibagi tiga sama besar (bagian 1, 2, dan 3). Bagian 1
dilipat ke kiri dan bagian 2 dilipat ke kanan.

 Aneka Bentuk Amplop

Amplop dapat dikelompokkan berdasarkan wujudnya , ukurannya, dan penggunaannya.
Berdasarkan wujudnya amplop dibedakan menjadi :
1. Amplop biasa
2. Amplop berjendela
Berdasarkan ukurannya, amplop dapat dibedakan menjadi:
1. Amplop resmi
2. Amplop kartu
3. Amplop bisnis
4. Amplop pendek
5. Amplop panjang
6. Amplop lebar
Berdasarkan wujudnya , amplop dibedakan menjadi:
1. Amplop katalog
2. Amplop mata berkait
3. Amplop mata bertali