MAKALAH

KOMUNIKASI BISNIS
DASAR KORESPONDENSI DALAM KOMUNIKASI BISNIS

Disusun Oleh :
Kelompok 9 (Sembilan)
DEVI LISTIAWATI 17612011262
JULI LESTARI 17612011202

PROGRAM STUDI MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS ANTAKUSUMA PANGKALAN BUN
TAHUN 2019
 KATA PENGANTAR
Alhamdulilah segala puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT.
Karena atas limpahan rahmat dan hidayah-Nya, sehingga penyusun dapat
menyelesaikan Makalah Komunikasi Bisnis yang berjudul Dasar Korespondensi
dalam Komunikasi Bisnis ini dengan baik.
Maksud penyusunan Makalah Komunikasi Bisnis ini adalah untuk
memenuhi tugas yang diberikan Dosen kepada Mahasiwa/Mahasiswi yang
merupakan salah satu kewajiban yang harus dipenuhi sebagai
Mahasiwa/Mahasiswi yang berkuliah di Universitas Antakusuma Pangkalan Bun.
Penyusun menyadari bahwa dalam penyusunan Makalah Komunikasi Bisnis
ini tidak lepas dari dukungan berbagai pihak, oleh karena itu pada kesempatan ini
penyusun menyampaikan ucapan terima kasih kepada :
1. Drs. Bakhtiar, HM, MM, selaku Dosen Pengampu Mata Kuliah Komunikasi
Bisnis.
2. Semua pihak yang membantu dalam pembuatan Makalah Komunikasi
Bisnis yang berjudul Dasar Korespondensi dalam Komunikasi Bisnis.
Penyusun menyadari bahwa Makalah ini masih kurang dari kesempurnaan,
Oleh karena itu penyusun dengan senang hati menerima keritikan dan saran dari
pembaca demi kesempurnaan Makalah ini, Penyusun sangat berharap Makalah ini
bermanfaat bagi kita semua dan semoga Tuhan Yang Maha Esa memberikan
balasan atas budi baik bagi pihak yang telah membantu penyusunan Makalah ini.

Pangkalan Bun, 12 Oktober 2019

Penyusun

i
 DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR .....................................................................................
DAFTAR ISI ....................................................................................................
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah............................................................................
1.2 Rumusan Masalah .....................................................................................
1.3 Tujuan .......................................................................................................
BAB II LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Korespondensi ........................................................................
2.2 Pengertian Surat dan Surat Bisnis .............................................................
2.3 Pengertian Komunikasi Bisnis ..................................................................
2.3.1 Tujuan Komunikasi Bisnis ..............................................................
2.3.2 Fungsi Komunikasi Bisnis ...............................................................
2.3.3 Bentuk Komunikasi Bisnis ..............................................................
BAB III PEMBAHASAN
3.1 Koresondensi Bisnis..................................................................................
3.2 Dasar-Dasar Korespondensi Bisnis...........................................................
3.3 Fungsi Surat Bisnis ...................................................................................
3.4 Peranan Korespondensi Dalam Bisnis ......................................................
3.5 Pihak-Pihak yang Terlibat dalam Korespondensi .....................................
3.6 Pengelompokkan Surat .............................................................................
3.7 Jenis-Jenis Surat ........................................................................................
3.8 Bahasa Korespondensi Bisnis ...................................................................
3.9 Pentingnya Korespondensi dalam Bisnis ..................................................
BAB IV PENUTUP
4.1 Kesimpulan ...............................................................................................
4.2 Saran .........................................................................................................
DAFTAR PUSTAKA

ii
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Dalam dunia bisnis pasti akan berlangsung hubungan baik secara internal maupun
eksternal. Maka dari pada itu perusahan – perusahaan harus lah menjalin hubungan
slaah satunya dengan korespodensi. Korespodensi adalah cara resmi perusahaan –
perusahaan dalam berbinis berkomunikasi. Ini terjadi baik secara manual dengan kertas
maupun secara modern dengan menggunakan email. Semakinmajunya teknologi para
karyawan haruslah mengetahui cara – cara korespodensi dalam dunia bisnis. Dan selain
itu sebelum memulai hubungan dengan perusahaan individu – individu juga harus ahli
dalam pembuatan surat lamaran kerja. Yang nantinya menjadi bahan pertinmbangan
dari perusahaan tersebut

1.2 Rumusan Masalah

Pengertian Korespondensi

1.3 Tujuan

1
 BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Korespondensi
Korespondensi berasal dari kata Correspondence (Inggris) atau
Correspondentie (Belanda) yang berarti hubungan yang terjadi antara pihak-pihak
yang terkait. Hubungan pihak-pihak yang terkait dalam bisnis biasanya bersifat resmi
dan dilakukan dengan surat-menyurat. Oleh karena itu, korespondensi juga diartikan
sebagai surat-menyurat.
Surat merupakan suatu media pada saluran komunikasi tertulis yang digunakan
untuk menyampaikan informasi kepada pihak lain. Informasi yang disammpaikan
melalui surat bisa berupa pemberitahuan, keterangan, pernyataan, perintah,
permintaan, atau laporan.
Hubungan pihak-pihak yang terkait dalam bisnis biasanya bersifat resmi dan
dilakukan dengan surat-menyurat. Oleh karena itu, korespondensi juga diartikan
sebagai surat-menyurat.
Korespondensi dalam suatu kantor, instansi, atau organisasi dibagi menjadi dua,
yakni:
1. Korespondensi Eksteren
Korespondensi eksteren, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh
kantor atau bagian-bagiannya dengan pihak luar.
2. Korespondensi Interen
Korespondensi Interen, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh
orang-orang dalam suatu kantor, termasuk hubungan antara kantor pusat dengan
kantor cabang.
E-mail menggunakan alat bantu computer yang dilengkapi modem dan
melibatkan jasa layanan internet. Pengirim dan penerima e-mail harus memiliki
fasilitas yang sama apabila berkomunikasi menggunakan e-mail.
2.2 Pengertian Surat dan Surat Bisnis
Bagi masyarakat umum istilah surat bukanlah sesuatu yang baru (asing). Surat
digunakan oleh seseorang sebagai sarana penyampaian pesan tertulis untuk berbagai
kepentingan, baikpribadi, kedinasan maupun bisnis dari seseorang kepada orang atau
pihak lain. Seiring dengan perkembangan teknologi komunikasi dan informasi yang
begitu pesat, penulisan dan penyampaian suatu pesan dari satu pihak kepada pihak lain

2
 dapat dilakukan bukan saja dengan kertas, tetapi jugamelalui surat elektronik
(electronic mail/e-mail).
MenurutPusatPembinaandanPengembanganBahasaDepartemenPendidikanNasio
nal, Surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi
tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain baik yang berkaitan dengan kegiatan bisnis
ataupun nonbisnis.
Sedangkan Surat Bisnis adalah surat yang digunakan orang atau organisasi untuk
menyampaikan informasi tertulis dalam kaitannya dengan penyelenggaraan kegiatan
bisnis.
2.3 Pengertian Komunikasi Bisnis
Pengertian komunikasi bisnis adalah suatu aktivitas pertukaran informasi,
gagasan, pendapat, dan instruksi yang disampaikan secara personal atau impersonal
melalui simbol-simbol atau sinyal tertentu sehingga didapatkan pemahaman yang
sama antar pihak-pihak yang berkomunikasi.
Di dalam aktivitas komunikasi bisnis terjadi pertukaran informasi secara terus
menerus. Komunikasi ini dilakukan secara verbal ataupun non verbal dengan tujuan
untuk membantu proses pengambilan keputusan pada suatu bisnis.
2.3.1 Tujuan Komunikasi Bisnis
Secara garis besar, ada tiga tujuan utama dilakukannya komunikasi di
dalam bisnis, yaitu Memberi Informasi (Informing),
Persuasi (Persuading),dan.Melakukan.Kolaborasi (Collaborating) dengan
pelanggan. Berikut ini penjelasan selengkapnya;
1. Memberi Informasi (Informing)
Dalam hal ini, informasi yang dimaksud adalah hal-hal yang berkaitan
dengan aktivitas bisnis dengan berbagai pihak. Misalnya, seorang manajer
marketing ingin meningkatkan penjualan produk baru, maka ia akan mencoba
memasang iklan di berbagai media.
2. Melakukan Persuasi (Persuading)
Persuasi adalah cara berkomunikasi yang digunakan untuk
mempengaruhi dan meyakinkan orang lain. Persuasi sering dilakukan dalam
aktivitas pemasaran agar orang lain terpengaruh dan membeli suatu produk,
dan juga dalam penegasan konfirmasi pesanan konsumen agar tidak terjadi
kesalahan pemesanan.
3. Melakukan Kolaborasi (Collaborating)

3
 Kolaborasi adalah bentuk kerjasama, interaksi, kompromi pihak-pihak
yang terlibat secara langsung dan tidak langsung yang menerima akibat dan
manfaat.
Komunikasi bisnis dapat dilakukan dengan berbagai media. Misalnya
via telepon/ Smartphone, Chatting, Email, dan lain-lain.
2.3.2 Fungsi Komunikasi Bisnis
Secara umum, ada empat fungsi dari komunikasi di dalam bisnis,
yaitu; Informative, Regulatory, Persuasive, dan Integrative. Berikut penjelasan
selengkapanya;
1. Fungsi Informative
Dalam hal ini fungsi informative digunakan oleh para manajer dan
karyawan dalam melaksanakan tugas-tugas mereka secara efisien. Beberapa
informasi yang dibutuhkan terkait dengan beberapa hal berikut,
a. Hal-hal yang berhubungan dengan pekerjaan (tujuan perusahaan, prosedur,
peraturan, dan lainnya).
b. Standar kerja dan laba perusahaan.
c. Sosio emotional perusahaan secara umum.
2. Fungsi Regulatory
Komunikasi memiliki fungsi sebagai alat untuk mengendalikan dan
mengatur jalannya suatu organisasi. Bentuk komunikasi ini dapat berupa
perintah dan laporan.
3. Fungsi Persuasive
Fungsi persuasive berlangsung saat terjadi komunikasi dan interaksi
antar karyawan, dimana tujuan komunikasi tersebut adalah agar orang lain
dapat menerima ide seseorang.
4. Fungsi Integrative
Integrasi yang terjadi di dalam perusahaan akan membuat perusahaan
tersebut dapat beroperasi secara terpadu dan utuh. Hal tersebut hanya bisa
dilakukan bila komunikasi dan koordinasi di perusahaan berjalan dengan
baik.
2.3.3 Bentuk Komunikasi Bisnis
Komunikasi bisnis umumnya dilakukan dengan dua cara, yaitu secara
verbal dan non verbal. Berikut ini penjelasannya;
1. Komunikasi Verbal

4
 Komunikasi verbal adalah bentuk komunikasi yang dilakukan dengan
cara lisan maupun tulisan. Bentuk komunikasi ini dibagi menjadi dua, yaitu
aktif dan pasif.
a. Berbicara dan menulis (verbal aktif)
b. Mendengarkan dan menulis (verbal pasif)
2. Komunikasi Non Verbal
Dalam dunia bisnis juga terdapat komunikasi non verbal, yaitu
komunikasi yang disampaikan tanpa menggunakan kata-kata. Beberapa
contoh komunikasi non verbal dalam bisnis diantaranya;
a. Simbol-simbol
b. Sandi
c. Warna
d. Ekspresi wajah
e. Gerakan tubuh

BAB III
PEMBAHASAN
3.1 Koresondensi Bisnis
Dalamkontekspembicaraaniniistilah korespondensi berpadanandenganistilah cor
respondence dalambahasaInggris, yang artinyasurat-
menyuratataukomunikasidengansurat. DalamKamus BesarBahasa Indonesia
dinyatakanbahwakorespondensiberartihal surat-menyurat (1989 :
462). Korespondensidapatjugadiartikandenganberkirim-kiriman surat.
Iniberartibahwakorespondensiadalahkegiatanberkomunikasi denganmenggunakansurat
sebagaisarana. Orang yang
berkomunikasi denganmenggunakansuratdisebut koresponden.
Berdasarkaninformasi di atas,
dapatdikatakanbahwa korespondensimerupakansalahsatujeniskomunikasitulis. Koresp
ondensidapatterjadiantaraseseorangdengan orang lain,
antara seseorangdenganinstansiatausebaliknya, antaraorganisasidengan organisasi,
dansebagainya.
Dari uraian di
atasdapatditarikkesimpulanbahwa korespondensiadalahkomunikasiantaraseseorangden
gan orang lain, antaraseseorangdenganinstansiatausebaliknya,

5
 antaraseseorang denganorganisasiatausebaliknya, antarainstansidenganinstansi,
antara organisasidenganorganisasi,
dansebagainyadenganmenggunakansurat sebagaisarana.
Aktivitasberkorespondensitentunyamelaluisuatu proses, yaitupenulisan, pengiriman,
danpenerimaansurat.
Dari penjelasandiatas,
korespondensibisnisadalahsuatukegiatankorespondensiantarasatupihakdenganpihak
yang lain baiksecaraperoranganmaupunlembaga yang berkaitandenganduniabisnis.
3.2 Dasar-Dasar Korespondensi Bisnis
Korespodensi bisnis merupakan suatu kegiatan korespondensi yang dilakukan
dalam dunia bisnis, baik dalam bentuk dalam surat, memo, agenda proposal, maupun
laporan bisnis.
Surat merupakan sarana komunikasi tertulis yang disampaikan oleh suatu pihak
kepada pihak lain dengan menggunakan media tertentu. Salah satu hal yang
membedakan surat biasa dengan surat bisnis adalah tujuan penulisanya.
Surat berorientasi pada kegiatan bisnis maupun gaya bahasa digunakanya.
Dalam perkembangnya, seseorang dapat menulis dan mengirimkan surat dengan
secarik kertas maupun elektronik(email).
3.3 Fungsi Surat Bisnis
Selain sebagai alat komunikasi, surat memiliki fungsi berikut:
1. Surat bisnis berfungsi sebagai wakil atau duta bagi pengirim surat. Dalam kaitannya
dengan dunia bisnis, surat bisnis berfungsi sebagai pembawa pesan-pesan bisnis
dari pengirim pesan kepada pihak lain. Oleh karena surat bisnis dapat berfungsi
sebagi wakil dari pengirim surat, pengirim surat perlu memperhatikan berbagai
kaidah penting dalam penulisan surat, misalnya: objektifitas, sistematika,
kesederhanaan, dan kemudahan dipahami (kejelasan).
2. Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan, buah
pikiran atau gagasan yang berkaitan dengan masalah-masalah bisnis, misalnya:
surat permintaan informasi produk baru, surat penawaran produk baru, surat
pemesanan produk, surat penagihan, surat penerimaan, surat penolakan, dan surat
pangaduan (klaim).
3. Alat bukti tertulis (dokumen tertulis), misalnya surat perjanjian jual beli, surat
perintah kerja, surat kerja sama, surat bukti tanda terima, dan faktur. Melalui surat-
surat bisnis yang dapat dipakai alat bukti historis.

6
 4. Alat untuk mengingat, misalnya surat-surat bisnis yang diarsipkan, pada saat
dibutuhkan surat-surat tersebut dapat dilihat dan di cek kembali.
5. Bukti sejarah (historis), misalnya surat-surat izin pendirian usaha, surat
penggabungan usaha (merger).
6. Pedoman kerja, misalnya surat keputusan dan surat perintah (instruksi kerja). Surat-
surat bisnis tersebut berfungsi sebagai pedoman atau acuan dalam melaksanakan
suatu kegiatan bisnis

3.4 Peranan Korespondensi Dalam Bisnis

Korespondensi dalam bisnis memiliki peranan sebagai berikut:
1. Menciptakan Surat Yang Baik Dan Jelas
Dalam kehidupan sehari-hari, kesalahan dalam penulisann berbagai surat
masih banyak terjadi. Misalnya, susunan kalimat tidak lengkap, berbelit-belit, tanda
baca tidak benar, tata bahasa tidak teratur, dan salah mengadopsi bentuk dan model
surat. Kesalahan tersebut disebabkan oleh beberapa hal, diantaranya:
a. Tidak ada pengarahan dan pengendalianmengenai cara menulis surat yang baik,
baik dilingkungan keluarga dan organisasi, dan
b. Masyarakat sendiri terlalu mudah memaafkan kesalahan dalam penulisan surat.
c. Kegiatan korespondensi secara tidak langsung merupakan proses pembelajaran
dalam menciptakan surat yang baik, jelas, dan tepat.
2. Menciptakan Kerja Sama Yang Baik
Perusahan tidak dapat mencapai tujuan tanpa bekerja sama dengan pihak
lain. Agar bisa bekerja sama dengan pihak lain, perusahan perlu menjaga
komunikasi dengan baik. Pihak lain akan mendukung terciptanya kerja sama yang
baik.
3. Menyebarkan Kegiatan
Tidak semua orang dalam perusahaan secara otomatis mengetahui kegiatan
yang terjadi anatara perusahaan denngan pihak luar. Korespondensi memegang
peranan penting dalam menyebarkan.

7
3.5 Pihak-Pihak yang Terlibat dalam Korespondensi
Pada umumnya pihak-pihak yang terlibat dalam kegiatan korespondensi adalah:
1. Koresponden, yaitu orang atau orang atau pihak yang berkirim surat dan atau
yang menandatangan surat.
2. Redaktur, yaitu orang yang menyusun naskah surat.
3. Sekretaris, yaitu orang yang membantu pemimpin dalam kegiatan korespondensi.
4. Juru ketik, yaitu orang yang membantu memproduksi surat-surat.
5. Register ,yaitu orang yang melakukan aktivitas tata usaha atau administrasi surat-
surat yang meliputi pemberian nomor surat, pencatatan surat keluar dann surat
masuk, serta menangani pengarsipan surat-surat (filling system).
6. Kurir, yaitu orang atau pihak yang mmenyampaikan surat kepada penerima.

3.6 Pengelompokkan Surat

Secaraumum, suratdapatdikelompokkandalambeberapakelompok,
yaitupengelompokansuratmenurutwujudnya, pemakaiannya, banyaknyasasaran yang
dituju, isidanmaksudnya, sifatnya, danmenuruturgensipemakaiannya.
1. Pengelompokan Surat Menurut Wujudnya
Menurutwujudnya, suratsuratdapatdikelompokkandalambeberapakelompok.
a. Surat Bersampul
Surat Bersampul (surat tertutup) adalah surat yang dikirimkan oleh seseorang
kepada orang yang terdiri atas kertas dan sampul (amplop) dengan berbagai
ukuran.
b. Kartu Pos
Kartu pos adalah bentuk surat terbuka yang digunakan untuk mnyampaikan
pesan-pesan singkat/pendek dan praktis, yang berbentuk kartu kecil dengan
ukuran10cm x 15 cm yang dikeluarkan oleh PT pos Indonesia.
c. Warkat Pos
Warkat pos adalah surat yang wujudnya berupa gabungan kertas surat dan
amplop. Kertas warkat pos dibuat sedemikian rupa, sehingga apabila kertas
tersebut dilipat akan membuat amplop.
d. Telegram dan Teleks
Telegram disebut juga sebagai surat kawat. Istilah telegram berasal dari kata tele
yang berarti jauh, sedangkan gram (graf) berarti tanda tang tercetak.
e. Memorandum (Memo) dan Nota

8
 Memo adalah surat yang digunakan oleh pimpinan untuk menyampaikan suatu
pesan-pesan singkat yag berupa pemberitahuaan, permintaan atau hal-hal lain
dalam suatu organisasi (internal Organisasi).
f. Surat Tanda Bukti
Surat tanda bukti adalah surat yang memiliki fungsi sebagai tanda bukti
pengkuan sah atas suatu pembayaran tertentu antara satu pihak kepada pihak
lain.
2. Pengelompokan Surat Menurut Pemakaiannya
Menurut pemakaiannya, surat dapat dikelompokkan menjadi tiga jenis, yaitu:
a. Surat Pribadi
Surat pribadi (personal letter) adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang
isinya menyangkut kepentingan atau hal-hal yang sifatnya personal atau pribadi.
b. Surat Dinas
Surat dinas atau surat resmi (formal letter) adalah surat yang isinya berkaitan
dengan kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi pemerintah.
c. Surat Bisnis
Surat bisnis (business letters) adalah surat yang digunakan orang atau badan
yang menyelenggarakan kegiatan usaha bisnis.
d. Surat Sosial
Surat sosial (social letters) adalah surat yang digunakan oleh organisasi atau
lembaga-lembaga sosial kemasyarakatan untuk berbagai kepentingan sosial bagi
masyarakat pada umumnya.
3. Pengelompokan Surat menurut Banyaknya (Jumlah) Sasaran yang Dituju
Menurut Banyaknya (Jumlah) Sasaran yang Dituju, surat dapat
dikelompokkan menjadi tiga, yaitu:
a. Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang dibuat oleh seseorang atau organisasi yang
ditujukan kepada seseorang atau organisasi lain yang berisi suatu informasi yang
bersifat umum dan bukan bersifat pribadi atau privasi.
b. Surat Edaran
Surat edaran adalah surat pemberitahuan secara tertulis yang ditujukan kepada
seorang atau suatu lembaga yang ditujukan kepada orang atau lembaga lain
dalam jumlah yang banyak.
c. Surat Pengumuman

9
 Surat pengumuman adalah surat yang berisi pemberitahuan tentang suatu hal
yang perlu diketahui oleh pegawai atau karyawan suatu organisasi atupun
masyarakat luas.
4. Pengelompokan Surat Menurut Sifatnya
a. Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang isinya bersifat biasa (bukan rahasia), dapat
beramplop dan tanpa amplop.
b. Surat Konfidensial (terbatas)
Surat konfidensial adalah surat yang termasuk rahasia, terbatas untuk kalangan
tertentu.
c. Surat Rahasia
Surat rahasia adalah surat yang isinya hanya boleh dibuka dan dibaca oleh
orang/pejabat tertentu.
5. Pengelompokan Surat Menurut Urgensi Penyelesaian
a. Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang penanganannya diperlukan biasa saja atau tidak
ada suatu perlakuan khusus atas surat tersebut.
b. Surat Segera
Surat segera adalah surat yang memang memerlukan penanganan secepat
mungkin atau dilakukan dengan segera, meskipun tingkat penanganannya tidak
secepat surat kilat.
b. Surat Kilat
Surat kilat adalah surat yang memerlukan penanganan dengan sangat segera,
harus didahulukan, dan memperoleh perlakuan khusus daripada surat-surat yang
lainnya.
6. Pengelompokan Surat Menurut Isi dan Maksudnya
Pengelompokkan surat menurut isi dan maksudnya sangat tergantung dari
maksud dan tujuan pengirim surat. Olehkarenaitu,
maksuddantujuanpengirimansuratantara yang satudengan yang lain berbeda,
jenissuratnyapunsangatbervariasi.

3.7 Jenis-Jenis Surat

1. Surat Perkenalan

10
 Adalah surat dari penjual kepada calon pembeli yang berisi informasi
tentang perusahaan penjual agar diketahui oleh calon pembeli sehingga
perkenalan itu akan berkelanjutan dengan proses berikutnya menurut transaksi.
Informasi tentang perusahaan penjual yang dicantumkan dalam surat perkenalan
adalah :
a. nama perusahaan dan bidang usaha atau kegiatannya
b. gambaran kemampuan yang dimiliki, tenaga ahli, dan, peralatan yang dipakai
c. pekerjaan/projek yang pernah ditangani
d. harapan atau prospek yang dikehendaki oleh penjual
e. khusus surat perkenalan kepada instansi pemerintah harus dilampiri: Tanda
Daftar Rekanan, Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP), dan Nomor Pokok
Wajib Pajak (NPWP)
2. Surat Permintaan Penawaran
Adalah surat dari calon pembeli kepada penjual yang isinya meminta
penawaran. Surat permintaan penawaran sering merupakan tahap awal proses
terjadinya transaksi bisnis. Surat permintaan penawaran bertujuan untuk
meminta keterangan terinci yang meiliputi daftar harga, katalog, brosur, atau
prospektus dan mengetahui harga, syarat jual beli, dan keterangan tentang
barang atau jasa yang akan dibeli serta juga bisa untuk meminta agar penjual
mengadakan demonstrasi pemakaian di tempat calon pembeli. Surat permintaan
penawaran hendaknya isinya harus jelas agar penjual mengetahui secara pasti
keinginan calon pembeli dan surat permintaan penawaran tidak perlu disusun
dengan gaya yang menarik. Di dalam surat permintaan penawaran barang
biasanya calon pembeli menanyakan : nama dan jenis barang, ciri-ciri khusus
(spesifikasi) barang, yaitu tipe, ukuran, kualitas, kapasitas dan lain-lain, harga
satuan, potongan, Brosur, cara pembayaran, cara penyerahan, kemudahan yang
mungkin di peroleh pembeli, seperti service gratis, garansi, danlain- lain yang
merupakan layanan penjual (after sales service).
3. Surat Penawaran
Adalah surat dari penjual kepada calon pembeli yang berisi penawaran
barang atau jasa yang member informasi tentang barang atau jasa dan
menggugah minat calon pembeli agar tertarik pada apa yang ditawarkan.
4. Surat Pesanan dan Balasannya

11
 Surat pesanan (order) adalah surat dari pemesan atau pembeli kepada
penjual yang isinya memesan barang atau meminta jasa tertentu yang dilakukan
setelah mengetahui informasi yang diperoleh melalui surat penawaran, melalui
iklan, atau melalui petugas pemasaran (wiraniaga) dari perusaahaan penjual.
Yang penting di dalarn surat pesanan harus disebut dengan jelas, singkat, dan
sopan segala sesuau yang menyangkut pesanan akan menjadi pertimbangan bagi
penjual untuk menentukan apakah pesanan dapat dipenuhi atau tidak, yaitu : a.
Nama, jenis, tipe, danciri-ciri lain barang yang dipesan. b. Jurnlah atau
banyaknya pesanan. c. Cara pembayann. d. Cara pengiriman atau cara
penyerahan yang dikehendaki e. Waktu penyerahan atau waktu pengiriman yang
diinginkan (kapan barang diharapkan tiba).
5. Surat Penerimaan Pesanan
Ialah surat yang dikirim oleh penjual kepada pemesan karena penjual
mendapat order dan semua persyaratan yang diusulkan atau yang dikehendaki
pemesan di dalam order itu dapat disetujui oleh penjual dan tanpa perlu lagi
membahas surat pesanan itu. Isi surat penerimaan pesanan tidak lain dari
pernyataan penjual bahwa ia dapat memenuhi pesanan, namun ia memerlukan
waktu beberapa lama untuk persiapan, dan mamberikan estimasi kapan
pengiriman barang akan dilakukan. Surat ini sangat perlu dikirim oleh penjual
kepada pemesan karena manfaatnya sangatbesar, baik bagi penjual maupun bagi
pemesan, yaitu : a. Agar pemesan merasa tenang karena pesanannya dapat
dipenuhi oleh penjual b. Agar pemesan tidak lagi mencari barang yang sama dari
penjual yang lain c. Agar pemesan dapat mempersiapkan segala sesuatu yang
diperlukan sebelum barang yang dipesannya tiba, misalnya uang, alat angkut,
gudang, dan lain-lain. d. Agar pemesan dapat menawarkan barang pesanannya
kepada pihak lain, walaupun barangnya belum tiba(bila barang yangdipesan itu
untuk dijual lagi).
6. Surat Konfirmasi Pesanan
Berkomunikasi dapat dilakukan dengan berbagai media selain dengan
perantaraan surat, pemesanan juga dapat dilakukan dengan perantaraan telepon,
telegam, teleks, dan faksimili. Pemesanan melalui telepon, telegram, dan teleks
masih lemah dasar hukumnya karena tidak mempunyai bukti otentik seperti
tidak terdapat tandatangan pemesan. OIeh karena itu, setelah menerima pesanan
via telepon atau via teleks, penjual perlu memastikan sejauh mana kebenaran

12
 pesanan tersebut dengan membuat surat yang disebut surat konfirmasi pesanan.
Surat konfirmasi pesanan berisi data tentang pesanan yang terdiri atas nama
batang, jumlahnya, harga, dan syarat jual beli lainnya seperti tempat penyerahan,
waktu penyerahan, cara pembayaran, dan lain-lain. Surat konfirmasi pesanan
bertujuan untuk memperoleh kepastian tentang pesanan berikut syarat jual beli
yang dikehendaki penjual. Apabila si pemesan setuju maka lembar aslinya harus
dikembalikan kepada penjual sebagai bukti otentik pesanan.
7. Surat Penolakan Pesanan
Penjual yang terpaksa menolak pesanan haruslah segera memberitahukan
penolakan itu kepada pemesan secepatnya. Surat penolakan pesanan harus berisi
alasan yang logis. Penolakan perlu diungkapkan dengan bahasa yang halus dan
sopan agar hubungan baik dengan pemesan tetap terjalin. Ada beberapa hal yang
menyebabkan pihak penjual terpaksa menolak pesanan, karena barang yang
dipesan tidak ada atau sudah habis, tidak tercapainya persesuaian mengenai cara
penyerahan atau pengiriman barang, atau tidak disetujuinya cara pembayaran
yang diusulkan oleh pemesan (misalnya pemesan menghendaki pembayaran
secara kredit, sedangkan penjual menghendaki secara tunai). Dalam surat
penolakan pesanan terkadang penjual dapat menyampaikan dua maksud di
dalam satu surat serta dapat terjadi adanya penawaran baru. Sambil menolak satu
pesanan, penjual dapat menawarkan barang baru, asalkan barangnya sejenis
dengan barang yang dipesan.
8. Surat Referensi Bank dan Referensi Dagang
Referensi yang dikeluarkan oleh bank disebut referensi bank, sedangkan
referensi dari perusahaan disebut referensi dagang. Surat referensi diberikan
rahasia oleh pihak yang memberi kepada pihak yang meminta. Surat referensi
diperlukan oleh bank atau perusahaan bila berhadapan dengan nasabah atau
pelanggan yang masih baru. Jika pembeli (pihakkesatu), misalnya, berhubungan
dagang dengan sebuah perusahaan(pihakkedua) untuk pertama kalinya dan ia
ingin membeli barang secara kredit maka perusahaan/pihak kedua memerlukan
referensi dari bank atau perusahaan lain (pihak ketiga untuk rnengetahui
kredibilitas atau creditworthiness calon pembeli apakah memenuhi syarat untuk
diberi kredit atau tidak.
3.8 Bahasa Korespondensi Bisnis

13
 Korespondensi bisnis atau surat-menyurat bisnis memiliki bahasa tersendiri
yaitu bahasa korespondensi bisnis. Ciri-ciri bahasa korespondensi bisnis adalah jelas,
lugas dan menarik serta santun.
a. Jelas
Pengertian jelas disini adalah mudah dimengerti dan bebas dari kemungkinan salah
tafsir. Dalam korespondensi bisnis, dituntut kecermatan dalam pilihan kata,
keutuhan kalimat dan penggunaan tanda baca.
b. Lugas
Maksud lugas ialah hemat. Hemat berarti ekonomis dalam menggunakan kata,
tetapi dengan cakupan makna yang lengkap.
c. Menarik Dan Santun
Bahasa yang menarik tidak harus indah seperti bahasa yang digunakan dalam
syair. Bahasa menarik disini ialah bahasa yang hidup dan santu, menghindari
pengulangan kata yang menjemukan dan mampu membangkitkan minat pembaca.
3.9 Pentingnya Korespondensi dalam Bisnis
Beberapa survey mengenai transaksi bisnis internasional menjelaskan bahwa
sekitar 80% kegiatan komunikasi & Interaksi bisnis ekspor-impor biasanya dilakukan
melalui korespondensi (surat menyurat) terutama melalui sarana teleks, faxcimili dan
terutama sekali lewat e-mail. Sedangkan sisanya biasanya dilakukan melalui negosiasi
tatap muka langsung face to face negotiation. Hal ini berarti bahwa korespondensi
memegang peranan yang amat penting dalam perdagangan international pada
umumnya.
Hasil negosiasi tatap muka face to face negotiation pada akhirnya juga akan
dirumuskan dan didokumentasikan dalam bentuk surat menyurat atau korespondensi.
Karena hasil pertemuan tatap muka dari kedua belah pihak yang bernegosiasi akan
dituangkan dalam bentuk catatan notulen atau minutes. Notulen sebagai catatan
tertulis tersebut biasanya akan diparaf (diberi initial) dari masing-masing pihak yang
bernegosiasi, sebagai tanda kesepakatan sementara.
Dengan demikian jelaslah bahwa kendatipun suatu transaksi dilakukan dengan
cara tatap muka, pada akhirnya tetap akan dirumuskan dalam bentuk tertulis, atau
dalam bentuk dokumen surat menyurat. Maka cara apapun yang dipakai dalam
transaksi apakah melalui korespondensi atau negosiasi tatap muka, pada akhirnya
korespondensi tetap akan memegang peranan yang terpenting, sebab tanpa adanya

14
korespondensi baik melalui media surat biasa, teleks, faksimili, email, dll maka suatu
transaksi perdagangan khususnya ekspor-impor rasanya mustahil dapat dilaksanakan.
a. Korespondensi dan Citra Baik (Favourable Image)
Pada prakteknya hampir sebagian besar relasi bisnis kita bisa jadi hanya mengenal
perusahaan kita melalui surat-surat (brosur, leaflet, price list) yang telah kita
kirimkan. Mereka tidak menganal kita secara pribadi atau personal. Oleh karena itu,
desain bentuk dan isi surat mulai dari kop surat, isi surat dan bahasa yang
digunakan akan menjadi cerminan awal dari eksistensi perusahaan kita.
Citra perusahaan pada tahap awal perkenalan mungkin sekilas hanya diwakili oleh
bentuk sampul amplop ataupun kop suratnya, oleh karena itu desain amplop
maupun kop surat perlu dibuat dengan desain yang anggun dan indah yang dapat
memberikan informasi dasar mengenai perusahaan, terutama yang dapat
menunjukkan sejauh mana integritas dan bonafiditas perusahaan.
b. Korespondensi dan Reputasi (Good Reputation)
Apabila perusahaan kita telah mendapatkan pesanan pertama (first order = trial
order) maka hal ini berarti kita mulai memasuki tahap yang amat penting dalam
kehidupan usaha bisnis tersebut.
Pesanan pertama merupakan ujian atas bonafiditas perusahaan, dan salah satu
ukuran yang dapat dipakai adalah apakah perusahaan dapat memegang komitmen,
khususnya tentang tepat mutu dan tepat waktu.
c. Korespondensi dan Kepercayaan (Reliability)
Citra yang baik muncul dari penampilan lahir yang baik, sedangkan reputasi yang
baik akan terlahir dari kemampuan perusahaan dalam memegang janji komitmen
atau dalam menunjukkan kinerja yang baik. Apabila perusahaan dapat mencapai
kedua sasaran diatas maka secara otomatis para pelanggan akan menaruh
kepercayaan kepada perusahaan dalam aktifitas transaksi bisnisnya.
Peranan korespondensi sangatlah penting untuk dapat menunjang mewujudkan
tercapainya ketiga sasaran tersebut yaitu tercapainya : citra, reputasi dan
kepercayaan dari mitra bisnis perusahaan.

15
 BAB IV
PENUTUP
2.2 Kesimpulan

2.3 Saran

16
 DAFTAR PUSTAKA

www//https://arsippkuliah. 2017. Makalah Hubungan Korespondensi. (diunduh tanggal, 7

Oktober 2019)

www//https:// maxmanroe. Bisnis Komunikasi Bisnis. (diunduh tanggal, 7 Oktober 2019)

www//https://sesamamahasiswa. 2016. Makalah Korespondensi dalam Bisnis.(diunduh

tanggal, 7 Oktober 2019)

www//https://rinastkip. 2014. Materi Kuliah Perbankan Korespondensi Bisnis/(diunduh

tanggal, 7 Oktober 2019)

www//http://roisah. Korespondensi.(diunduh tanggal, 7 Oktober 2019)

17