PURCHASE ORDER

Apa itu purchase order (PO)? Pertanyaan itu mungkin muncul di benak saat ini. Seiring dengan
meningkatnya permintaan untuk produk Anda, proses bisnis Anda mungkin menjadi lebih
kompleks. Dulu mungkin Anda dapat dengan mudah memesan material dari supplier hanya
melalui telepon atau email. Tetapi ketika bisnis Anda semakin besar, maka penyuplaian pun
menjadi lebih sulit dikelola. Nah, di sinilah peran purchase order menjadi sangat berguna. Mari
kita ketahui pengertian, komponen, dan contoh purchase order!

Jadi, Apa Itu Purchase Order (PO)?

Purchase order (PO) adalah dokumen resmi yang dibuat oleh pembeli yang berisi rangkuman
barang atau jasa yang mereka beli dari penjual atau pemasok. Dokumen ini juga berperan
sebagai kontrak yang membentuk kesepakatan mengenai barang atau jasa yang ingin dibeli oleh
pembeli.

Apa saja yang Tertulis dalam Purchase Order?

Mirip seperti invoice, purchase order berisi rincian penting mengenai barang yang akan dibeli
oleh pihak pembeli yang meliputi:

 Nama pemesan
 Nama perusahaan
 Alamat pengiriman
 Alamat penagihan
 Tanggal pengiriman
 Nomor telepon
 Alamat email
 Nama produk
 Jumlah barang
 Harga barang
 Metode pembayaran yang diinginkan
 Cara pengiriman yang diharapkan
 Nomor pesanan
 Syarat dan ketentuan transaksi
Apa Bedanya Purchase Order dengan Invoice?

Perbedaan antara PO dan invoice adalah pada pihak yang membuatnya. PO dibuat oleh pembeli
kepada penjual atau pemasok. Sementara invoice dibuat oleh penjual setelah PO disepakati dan
kemudian dikirimkan ke pembeli agar mereka dapat segera membayar pembelian mereka. Kedua
dokumen ini sama-sama penting dan dibutuhkan untuk bisnis apa pun.

Purchasing Software No.1 di Indonesia

Otomatiskan purchase order, supplier management, blanket order, dan seluruh procurement
Anda sekarang!
GET FREE DEMO NOW!

Apa yang Terjadi Setelah Purchase Order Dikirim?

Setelah pembeli mengirim PO ke penjual, maka selanjutnya keputusan ada di tangan penjual.
Penjual dapat menyetujui atau menolak kontrak yang ditawarkan oleh pembeli. Ketika penjual
telah menyetujui untuk menjual produk dengan jumlah dan harga yang diharapkan oleh pembeli,
maka penjual dapat mengeluarkan invoice untuk pembeli berdasarkan PO yang telah disetujui.

Contoh:
Ali bertanggung jawab untuk membeli material yang dibutuhkan untuk membuat produk baru di
perusahaan manufaktur tempat ia bekerja. Ia kemudian membuat PO dengan jumlah dan harga
barang beserta seluruh kebutuhannya secara detail lalu mengirimnya ke pemasok.

Pemasok yang menyediakan material yang dibutuhkan perusahaan Ali menerima PO dari Ali.
Setelah mereka menyetujui pesanan pembelian dari Ali, kemudian mereka membuat invoice atau
tagihan yang menyatakan biaya yang harus dibayar oleh Ali. Setelah pembayaran dipenuhi oleh
Ali, maka pemasok harus mengirimkan tanda bukti pembayaran dan memenuhi pesanan Ali
sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.

Mengapa Anda Perlu Menggunakan Purchase Order?

Banyak perusahaan yang masih enggan menggunakan purchase order, karena menganggap
dokumen ini merepotkan atau memperlambat transaksi. Mereka juga biasanya malas
menggunakannya karena mereka merasa sudah memiliki hubungan yang sangat akrab dengan
vendor atau supplier mereka. Melakukan pemesanan melalui pesan singkat atau telepon mungkin
wajar ketika bisnis Anda masih kecil. Tetapi ketika bisnis Anda semakin berkembang dan
kebutuhan Anda menjadi semakin kompleks dan spesifik, maka permasalahan dapat terjadi
akibat kurang detailnya pesanan yang diminta.

Bayangkan ketika Anda menerima pesanan dan ternyata itu tidak sesuai dengan harapan Anda.
Sementara Anda tidak memiliki dokumen yang dapat Anda gunakan sebagai rujukan.Hal ini bisa
menimbulkan kesalahpahaman antara Anda dan pemasok. Hubungan bisnis Anda dengan
pemasok juga bisa menjadi renggang. Skenario ini tidak akan terjadi bila Anda menggunakan
purchase order.

Purchase order penting bagi Anda sebab dokumen ini berisi informasi mengenai pesanan Anda
secara detail. Ini sangat berguna terutama jika Anda memesan barang yang berbeda dalam
jumlah banyak. PO berperan sebagai kontrak Anda dengan pemasok sekaligus titik acuan ketika
ada masalah yang timbul, misalnya jumlah pesanan yang tidak sesuai.

Contoh Purchase Order Digital & Purchase Order Manual

Jika Anda menggunakan purchase order manual artinya menggunakannya dalam format kertas.
Cara ini memang terlihat baik-baik saja, akan tetapi sebenarnya tidak efisien. Untuk setiap siklus
pembelian, biasanya ada banyak dokumen yang dilibatkan, termasuk rekuisisi, PO, penawaran,
goods received note, faktur, dan lain-lain. Jika Anda menyimpan semua itu dalam tumpukan
kertas, maka ada banyak konsekuensi yang bisa timbul.

Dokumen kertas dapat dengan mudah hilang dan rusak. Jika ada pembelian atau permintaan yang
double, Anda mungkin akan kesulitan menemukannya. Anda mungkin juga bisa kehilangan
dokumen-dokumen transaksi terdahulu Anda sewaktu-waktu. Penggunaan sistem pembelian
otomatis merupakan solusi yang tepat untuk masalah-masalah tersebut.