BAB VIII

MENULIS SURAT NIAGA

A. PENGERTIAN
Surat niaga adalah surat menyurat yang dilakukan dalam kepentingan niaga, baik untuk keperluan
langsung menyangkut jual beli barang dan jasa, maupun untuk memperlancar proses perniagaan itu
sendiri yang dibuat oleh suatu badan perusahaan atau perdagangan.

B. FUNGSI SURAT:
1. Alat komunikasi
Surat adalah alat komunikasi yang mempergunakan bahasa tulisan diatas selembar kertas yang erat
hubungannya dengan kehidupan manusia. Surat merupakan sarana komunikasi tertulis untuk
menyampaikan informasi kepada pihak lain.
2. Wakil/duta organisasi
Surat mencerminkan identitas suatu organisasi, sehingga harus memperhatikan kaidah dalam
penulisannya.
3. Bukti (otentik/historis)
Surat menjadi alat bukti otentik apabila dikemudian hari terjadi perselisihan antara pihak-pihak
yang mengadakan hubungan perniagaan. Selain itu, surat digunakan sebagai alat historis (sejarah)
yang mencerminkan perkembangan perusahaan dari masa ke masa.
4. Pedoman Kerja/Pengambilan Keputusan
Keterangan-keterangan kegiatan perniagaan yang termuat pada surat dapat dijadikan pertimbangan
atau sumber informasi penting bagi pengambilan keputusan perusahaan. Contoh: surat kuasa, surat
rekomendasi.
5. Sarana Promosi
Surat dapat digunakan untuk media promosi organisasi maupun promosi produk yang dihasilkan
organisasi. Surat niaga yang digunakan untuk media promosi adalah surat perkenalan dan surat
penawaran barang.

C. SKEMA SURAT NIAGA

Surat Surat
Surat Surat Surat
Permintaan Konfirmasi
perkenalan Penawaran Pesanan
Penawaran Pesanan

Surat Surat
Surat Surat Pemberitahuan
Penyelesaian Pengaduan/
Pembayaran Pengiriman Barang
Pengaduan Claim
 C.1 Surat Perkenalan
Surat perkenalan adalah surat yang dibuat oleh penjual yang ditujukan kepada calon pembeli yang
isinya memperkenalkan hasil produksi atau usaha yang disertai keterangan-keterangan lengkap dalam
rangka mengembangkan pasar dan mendapatkan pesanan.
PT PELANGI NUSANTARA
Jalan ByPass Ngurah Rai Bali
Kuta-Bali-Indonesia
Telp (021) 384 1067 Fax (021) 380 8395

Nomor : 108/SP-8/IV/2020 8 April 2020

Yth. Direktur PT Java Anima Darmadja

Jl. Panglima Soedirman No. 17
Bandung – Jawa Barat

Perihal : Perkenalan Perusahaan

Dengan hormat,
Bersama surat ini kami bermaksud ingin memperkenalkan diri dan mengajukan kerjasama dengan
perusahaan Saudara dalam hal pengadaan tiket pesawat perjalanan dinas, untuk penerbangan domestik
dari dan kota tujuan Indonesia. Fasilitas pembayaran lunas sebelum tiket diterbitkan.

Penerbangan domestik yang kami layani:

Garuda Indonesia Batik Air
City Link Sriwijaya Air
Lion Air Susi Air
Air Asia

Kami berharap dengan usaha ini dapat mfembantu setiap pemakai jasa baik perorangan maupun
perusahaan dalam hal kemudahan mendapatkan tiket pesawat.

Demikian penawaran kerjasama ini kami buat untuk menjadi pertimbangan bagi rekan-rekan semua.
Informasi lebih lanjut bisa dilihat melalui website https://www.pelangi-nusantara.com, email
customer@pelangi-nusantara.com atau menghubungi Ibu Finda 082334048249. Terima kasih.

Hormat kami,

Finda Khoirun Nisak

Manager Pemasaran
 C.2 Surat Permintaan Penawaran
Surat permintaan penawaran adalah surat yang dikirim oleh calon pembeli kepada kepada calon penjual
dengan maksud meminta keterangan mengenai barang atau jasa yang ditawarkan perusahaan.
PT JAVA ANIMA DARMADJA
Jalan Panglima Soedirman No. 17
Bandung – Jawa Barat
Telp (021) 651 3478 Fax (021) 651 2390 email: pad@electronik.com

Nomor : 215/SPP-17/IV/2020 10 April 2020

Yth. Manager Pemasaran PT Pelangi Nusantara

Jalan ByPass Ngurah Rai Bali
Kuta – Bali

Hal : Permintaan Penawaran

Dengan hormat,
Sehubungan dengan surat perkenalan perusahaan yang Saudara kirimkan Nomor 108/SP-8/IV/2020
tanggal 08 April 2020, kami selaku perusahaan yang bergerak dibindang elektronik multinasional
tertarik dengan penawaran berbagai macam kemudahan yang perusahaan ibu tawarkan.

Oleh karena itu, kami ingin mengetahui lebih lanjut mengenai rincian rute perjalanan (jenis pesawat,
jadwal keberangkatan), rincian harga, serta cara pembayaran pesanan secara lengkap dan jelas. Adapun
masalah pemesanan, akan segera kami lakukan setelah informasi kami terima.

Atas perhatian dan kerjasama ibu, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Arman Budiarto
Manager Pengadaan
 C.3 Surat Penawaran
Surat penawaran adalah surat yang dibuat oleh penjual kepada pembeli untuk menawarkan barang dan
jasa yang berisi informasi keadaan suatu barang dan jasa yang hendak dijual.

PT PELANGI NUSANTARA
Jalan ByPass Ngurah Rai Bali
Kuta-Bali-Indonesia
Telp (021) 384 1067 Fax (021) 380 8395

13 April 2020

Nomor : 28/SPPJ-9/IV/2020
Hal : Penawaran Jasa

Yth. Manager Pemasaran PT Java Anima Darmadja

Jalan Panglima Soedirman 17
Bandung – Jawa Barat

Dengan hormat,
Berdasarkan surat permintaan Nomor 215/SPP-17/IV/2020 tangga 10 April 2020 bahwa perusahaan
Saudara sedang membutuhkan jasa pelayanan perjalanan dinas, dan dalam rangka menjalin kerjasama,
berikut daftar tiket dan rute perjalanan.

Maskapai Rute Jadwal (WIB) Harga Tiket (Rp) Kode

Garuda Indonesia Bandung - Surabaya 07.00; 09.00; 15.00; 1.700.000 GB
23.15
Surabaya - Bandung 09.00; 12.00; 17.00; 1.815.000 GS
21.00; 24.00
Bandung - Makasar 05.00; 08.00; 13.00 1.905.000 GM
Bandung - Pontianak 03.00; 06.00; 14.20 2.000.000 GP
City Link Bandung - Jakarta 20.00; 22.30 850.000 CJ
Lion Air Bandung - Yogyakarta 04.00; 10.00 700.000 LY
Air Asia Bandung - Merauke 05.50; 08.15; 17.20 1.025.000 AM
Batik Air Bandung - Padang 19.00; 23.45 650.000 BP
Sriwijaya Air Bandung - Pamekasan 11.00 820.000 SP
Susi Air Bandung - Bali 06.30; 08.50; 09.15 900.000 SSB
*harga berubah sesuai kebijakan

Demikian surat penawaran ini kami ajukan, jika Bapak/Ibu berkenan dengan penawaran jasa kami, kami
persilakan untuk menghubungi kami dan perusahaan kami siap melayani Saudara dengan sebaik-
baiknya. Atas perhatian dan kerjasama Bapak/Ibu kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Finda Khoirun Nisak

Manager Pemasaran
 C.4 Surat Pesanan
Surat pesanan adalah surat yang dibuat dan dikirim pembeli kepada penjual untuk membeli atau
memesan sejumlah barang atau jasa tertentu.

PT JAVA ANIMA DARMADJA

Jalan Panglima Soedirman No. 17
Bandung – Jawa Barat
Telp (021) 651 3478 Fax (021) 651 2390 email: pad@electronik.com

Nomor : 220/SPS-19/IV/2020 15 April 2020

Yth. Manager Pemasaran PT Pelangi Nusantara

Jalan ByPass Ngurah Rai Bali
Kuta – Bali

Perihal : Pesanan Tiket Pesawat

Dengan hormat,

Surat penawaran Saudara Nomor 28/SPPJ-9/IV/2020 tanggal 13 April 2020 telah kami terima.
Sehubungan dengan penawaran tersebut, kami bermaksud memesan:
 Tiket penerbangan Sriwijaya Air Bandung – Pamekasan pada jadwal keberangkatan pukul 11.00
WIB untuk 2 orang tanggal 25 April 2020 seharga Rp 820.000;
 Tiket penerbangan Garuda Indonesia rute Bandung – Surabaya pada jadwal keberangkatan pukul
15.00 untuk 1 orang tanggal 27 April 2020 seharga Rp 1.700.000.

Pembayaran akan kami lakukan sebanyak dua kali. Pembayaran pertama akan kami lakukan melalui
transfer rekening BCA an Java Anima Darmadja sebesar 50% dan sisanya akan kami lakukan 2 hari
setelah kami terima salinan tiket melalui email.

Kami berharap pesanan kami dapat diterima dengan baik dan kerjasama dapat terus ditingkatkan. Atas
perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,

Arman Budiarto
Manager Pengadaan
 C.5 Surat Konfirmasi Pesanan
Surat konfirmasi pesanan adalah surat yang dibuat dan dikirim oleh penjual kepada pembeli yang berisi
informasi apakah pesanan tersebut dapat dipenuhi atau tidak.

PT PELANGI NUSANTARA
Jalan ByPass Ngurah Rai Bali
Kuta-Bali-Indonesia
Telp (021) 384 1067 Fax (021) 380 8395

Nomor : 30/SKP-8/IV/2020 17 April 2020

Yth. Direktur PT Java Anima Darmadja

Jalan Panglima Soedirman No. 17
Bandung – Jawa Barat

Perihal : Konfimasi Pesanan Tiket Pesawat

Dengan hormat,
Terima kasih atas surat pesanan Saudara Nomor 220/SPS-19/IV/2020 tanggal 15 April 2020. Surat
pesanan Saudara telah kami terima dengan baik. Dengan ini kami mengkonfirmasikan pesanan Saudara
dan syarat-syarat berikut:
Tanggal Maskapai Rute Kursi Harga (Rp)
25 April 2020 Sriwijaya Air (SP) Bandung - 2 (dewasa) 1.640.000
Pamekasan
27 April 2020 Garuda Indonesia Bandung - 1 (dewasa) 1.700.000
(GS) Surabaya
TOTAL 3.340.000

Terbilang : Tiga Juta Tiga Ratus Empat Puluh Ribu Rupiah

Pembayaran : 50% transfer 50% 2 hari setelah barang diterima melalui surel

Demikianlah surat konfirmasi pesanan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasama Saudara kami
ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Finda Khoirun Nisak

Manager Pemasaran
 C.6 Surat Pemberitahuan Pengiriman Pesanan
Setelah penjual dan pembeli menyepakati syarat-syarat jual beli, langkah selanjutnya adalah penjual
mengirimkan surat pemberitahuan pengiriman barang dengan tujuan agar pembeli mengetahui kapan
barang atau jasa yang dipesan akan dikirimkan. Saat mengirimkan surat pemberitahuan pengiriman
pesanan akan disertai pula faktur, surat muatan, dan daftar perincian barang.

PT PELANGI NUSANTARA
Jalan ByPass Ngurah Rai Bali
Kuta-Bali-Indonesia
Telp (021) 384 1067 Fax (021) 380 8395

Nomor : 36/SPP-89/IV/2020 18 April 2020

Yth. Direktur PT Java Anima Darmadja

Jalan Panglima Soedirman No. 17
Bandung – Jawa Barat

Hal : Pemberitahuan Pengiriman Pesanan Tiket Pesawat

Dengan hormat,
Pesanan Saudara melalui surat Nomor 220/SPS-19/IV/2020 tanggal 15 April 2020 berupa tiket
untuk 2 kursi maskapai penerbangan Sriwijaya Air tanggal 25 April 2020 rute penerbangan Bandung –
Pamekasan dan 1 kursi maskapai penerbangan Garuda Indonesia tanggal 27 April 2020 rute
penerbangan Bandung- Surabaya telah kami kirim melalui kurir dan diperkirakan akan tiba ditempat
Saudara pada tanggal 19 April 2020.
Bukti booking tiket tersebut kami kemas dalam kemasan amplop, masing-masing
dikelompokkan menurut nama maskapai. Amplop tersebut kami kemas dalam amplop sampul ikat dan
dilapisi plastik untuk mencegah kerusakan selama pengiriman.
Untuk memudahkan pengecekan, bersama ini kami lampirkan fotocopy booking tiket, daftar
rincian harga dan bukti pembelian.
Semoga kiriman kami dapat Saudara terima dengan baik.

Hormat kami,

Finda Khoirun Nisak

Manager Pemasaran
 C.7 Surat Pembayaran
Adalah surat yang dibuat dan dikirim oleh pembeli kepada penjual yang berisi pemberitahuan bahwa
barang telah diterima dan pembayaran akan segera dipenuhi sesuai dengan kesepakatan.

PT JAVA ANIMA DARMADJA

Jalan Panglima Soedirman No. 17
Bandung – Jawa Barat
Telp (021) 651 3478 Fax (021) 651 2390 email: pad@electronik.com

Nomor : 260/SPB-17/IV/2020 19 April 2020

Yth. Manager Pemasaran PT Pelangi Nusantara

Jalan ByPass Ngurah Rai Bali
Kuta – Bali

Hal : Pemberitahuan Pembayaran Pesanan

Dengan hormat,
Berdasarkan surat pemberitahuan pengiriman pesanan Saudara Nomor 36/SPP-89/IV/2020, kami
memberitahukan bahwa barang yang kami pesan telah kami terima dengan baik. Kami sangat
puas dengan pelayanan yang Saudara berikan.

Sesuai dengan persetujuan yang telah dibuat, 50% pembayaran sebesar Rp 1.670.000 (Satu Juta Enam
Ratus Tujuh Puluh Ribu Rupiah) telah kami bayarkan melalui transfer rekening BCA cabang
Bandung an M Ghofar Rudin pada tanggal 18 April 2020. Sisa pembayaran akan kami transfer 2
hari setelah barang kami terima. Dengan ini kami lampirkan bukti transfer pembayaran pesanan.

Demikian surat pemberitahuan barang ini kami buat. Atas perhatian dan pengertian Saudara kami
ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

M Ghofar Rudin
Sekretaris
 C.8 Surat Pengaduan/Claim
Apabila terjadi ketidaksesuaian antara pesanan dengan barang/jasa yang dikirimkan seperti
ketidaksesuaian antara jumlah (kuantitas) barang, kualitas yang tidak sesuai standard, terdapat barang
yang cacat atau hal lain yang menimbulkan kerugian pada pihak pembeli, maka pembeli dapat
mengirimkan surat pengaduan disertai dengan tuntutan ganti (claim).

PT JAVA ANIMA DARMADJA

Jalan Panglima Soedirman No. 17
Bandung – Jawa Barat
Telp (021) 651 3478 Fax (021) 651 2390 email: pad@electronik.com

Nomor : 239/SPC-12/IV/2020 20 April 2020

Lampiran : 4 lembar

Yth. Manager Pemasaran PT Pelangi Nusantara

Jalan ByPass Ngurah Rai Bali
Kuta – Bali

Perihal : Penuntutan Pengiriman Pesanan Tiket Pesawat

Dengan hormat,

Surat pengiriman Saudara pada tanggal 18 April 2020, beserta pengiriman berupa bukti booking tiket
kursi penerbangan maskapai Sriwijaya Air dan Garuda Indonesia telah kami terima. Setelah kami
lakukan pengecekan ternyata terdapat kesalahan pada tanggal keberangkatan maskapai Garuda
Indonesia.

Tanggal keberangkatan yang seharusnya tertera pada tiket adalah 27 April 2020, ternyata tertera 28
April 2020. Oleh karena itu kami meminta Saudara untuk mengganti kerugian dengan menerbitkan tiket
baru yang sesuai pesanan kami secepatnya.

Untuk penyelesaian masalah ini, bersama ini kami lampirkan berita acara kerusakan barang, fotocopy
bukti e-ticket Garuda Indonesia, surat jalan dan kwitansi.

Kami menunggu kabar selanjutnya dari Saudara. Atas perhatian dan kerjasama yang baik selama ini,
kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Arman Budiarta
Manager Pengadaan
 C.9 Surat Penyelesaian Pengaduan/Claim
Surat penyelesaian pengaduan adalah surat yang dibuat dan dikirim oleh penual atau pihak ketiga
yang dituntut, kepada pembeli yang berisi jawaban atas aduan yang dikirim.

PT PELANGI NUSANTARA
Jalan ByPass Ngurah Rai Bali
Kuta-Bali-Indonesia
Telp (021) 384 1067 Fax (021) 380 8395

Nomor : 50/SPPC-10/IV/2020 22 April 2020

Lampiran : 1 lembar

Yth. Direktur PT Java Anima Darmadja

Jalan Panglima Soedirman No. 17
Bandung – Jawa Barat

Hal : Penyelesaian Penuntutan

Dengan hormat,
Berdasarkan surat penuntutan Saudara tanggal 20 April 2020 Nomor 239/SPC-12/IV/2020 kami
meminta maaf sebesar-besarnya atas kesalahan yang perusahaan kami lakukan. Setelah kami
melakukan pengecekan ternyata kesalahan memang terletak dari pihak kami.

Sebagai penyelesaian, kami lakukan degan mengganti tiket baru yang sesuai dengan pesanan Saudara.
Tiket baru tersebut telah kami lampirkan bersama dengan surat ini yang akan Saudara terima
paling lambat tanggal 23 April 2020.

Kami meminta maaf atas kesalahan yang perusahaan kami lakukan. Semoga hubungan baik antar
perusahaan tetap senantiasa dibina. Atas perhatian dan pengertian Saudara kami ucapkan terima
kasih.

Hormat kami,

Finda Khoirun Nisak

Manager Pemasaran
 C.10 Surat Penagihan Pembayaran
Kewajiban seorang pembeli (debitur) dalam suatu transaksi adalah membayar hutang kepada penjual
(kreditur). Apabila setelah jatuh tempo pembeli belum melunasi kewajiban pembayarannya, maka
penjual berhak menagih utang tersebut melalui surat tagihan. Surat tagihan bisa dilayangkan sampai
pada tagihan ke 3 sebelum diajukan gugatan.

PT PELANGI NUSANTARA
Jalan ByPass Ngurah Rai Bali
Kuta-Bali-Indonesia
Telp (021) 384 1067 Fax (021) 380 8395

Nomor : 55/SPPC-18/IV/2020 27 April 2020

Yth. Direktur PT Java Anima Darmadja

Jalan Panglima Soedirman
Bandung – Jawa Barat

Hal : Penagihan Pembayaran

Dengan hormat,
Bersama surat ini, kami mengingatkan bahwa Saudara harus melunasi pembayaran booking
tiket kode 26OULC dan booking tiket 12GIOONM tanggal 25 April 2020 sebesar Rp 1.670.000 (Satu
Juta Enam Ratus Tujuh Puluh Ribu Rupiah) yang tanggal jatuh tempo akan jatuh pada 30 April 2020.
Mengingat hal tersebut sebagai kewajiban yang harus Saudara bayarkan, maka besar harapan
kami untuk Saudara dapat melunasi pembayaran sesuai dengan kesepakatan yang telah disepakati.
Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Finda Khoirun Nisak

Manager Pemasaran