System penyimpanan

Arsip
Week 5
Introduction
The records classification system, or file
plan, requires much thought,
communication, and planning in order to
maintain language familiar to employees
who are generating the records and who
will be eventual requesters of centrally
managed information assets

2
 1. Menyediakan linkages antara individual
records

Keuntungan 2. Memastikan record selalu diberikan nama

yg konsisten
system
klasifikasi yang 3. Membatu temu Kembali semua recordsyang
baik berkaitan dengan kegiatan tertentu

(ISO 15489)
4. Menetapkan retensi records dengan tepat

5. Menentukan security protection yang tepat untuk

serangkaian records
 kenuetungan…..

Mengalokasikan ijin untuk akses records pada user atau

6.
Tindakanterhadap sekelompok records

Mendistribusikan tanggung jawab manajemen kelompok

7.
records tertentu

4 Presentation title 20XX

 “
Untuk menentukan prinsip program RM harus
emmpertimbangkan:

Organizations seharusnya mengenalkan dan melaksanakan

program RM yg komprehensif yang mencakup:
1. menetapkan metadata apa yang harus diciptakan dengan record
2. melalui proses record dan bagaimana metadata tersebut dikelola

”
secara terus menerus
, (ISO 15489)
NOTE: it could be an automatic or manual system

5 Week 5 20XX
Storage and retrieval of the
record: Storage

1. record yang memiliki nilai bagi organsasi

disimpan (nilai: as a memory of the
organization)
2. Menuntut adanya klasifikasi record: 
menentukan jenis-jenis record (non-essential-
vital)
3. Inventory record: jenis, lokasi, tanggal,
ukuran, system klasifikasi, penggunaan data
record organisasi

6
Storage and retrieval of the record:
Retrieval
1. process menemukan dan memindahkan
record atau file dari penyimpanan
2. Tiga cara temu kembali: manual
(storage container), mechanic
(menggunakan media mechanic, misal:
rotate moveable shelves) and electronic
(computer-based tools, system otomasi)
3. Perlu system penyimpanan yang bagus
untuk temu Kembali yang efektif

7
Metode penyimpanan

1. alphabetical
2. subject,
3. numeric,
4. geography,
5. chronology

This Photo by Unknown Author is licensed under CC BY

 Metode Penyimpanan

1. Subject system 2. Numeric systems 3. Geographic

record management

Subject digunakan Sistem penyimpanan Penyimpanan

sebagai kata cari ​ dengan menggunakan berdasarkan tempat/
angka, tapi angka tidak
arsip/ record mewakili subyek
lokasi
tertentu melainkan
lokasi penyimpanan
arsip/ record

9 Presentation title 20XX

 1. Sistem Subyek/ subject system

• Penyimpanan berdasarkan isi

dokumen yang bersangkutan
• Isi dokumen= masalah=pokok
surat=subyek
• Record dengan subyek yang
sama akan disimpan bersama-
sama
• Banyak digunakan oleh
organisasi/ lembaga yang
memiliki cakupan record yang
besar dan luas
• Masalah inti: pemilihan kata/ frase
• Subyek yang digunakan harus ringkas,
mampu mendeskripsi materi yang
diwakilinya
• Subyek yang dipilih: tidak
menimbulkan tafsiran
• Subyek yang telah digunakan harus
dipakai semua orang
• Pengarsip harus tahu subyek, kata
kunci atau kode untuk temu kembali
• Perlu konsistensi penggunaan tajuk
yang sama untuk materi yang sejenis
• Jika perlu hanya 1 orang yg
bertanggugn jawab untuk penentuan
subyek
 Lanjutan…
• Sesuai untuk instansi dengan sistem
sentralisasi dimana semua bagian/ unit
kerja mempunyai subyek kegiatan
sendiri-sendiri, misal Sentral Arsip
• Tidak cocok untuk sistem desentralisasi
karena setiap unit kerja mempunyai
fungsi atau tugas yang meliputi satu
subyek saja, misal unit kerja personalia
(biasanya lebih cocok menggunakan
sistem abjad)
 Contoh: file pribadi dosen
File dimasukkan ke map-map dengan label menurut subyek:
1. Jadwal
2. Kurikulum
3. SAP
4. Nilai
5. Soal ujian
6. Surat Keputusan
7. Penasihat akademik
 2 pendekatan sistem subyek

1. Sistem subyek murni: sistem

subyek yang mengelompokkan
subyek-subyeknya berdasarkan
urutan abjad  menggunakan
daftar klasifikasi subyek dan
dilengkapi dengan indeks untuk
mempermudah penggunaan daftar
2. Sistem subyek bernotasi: sistem
subyek yang mengelompokkan
subyek-subyeknya berdasarkan
urutan kode/ notasi tertentu
 DAFTAR KLASIFIKASI

Ada 2 jenis klasifikasi:

• Daftar klasifikasi standard
• Daftar klasifikasi buatan
sendiri
 Daftar klasifikasi satndard

• Daftar standard internasional

• Banyak digunakan untuk
mengelompokkan buku-buku di
perpustakaan
• Daftar yang digunakan: DDC, UDC, LC
• Lebih cocok untuk arsiop nasional
sedangkan untuk sebuah instansi kurang
tepat karena hanya terdiri dari bidang/
subyek tertentu
 Daftar klasifikasi buatan
• Diciptakan karena kebutuhan, fungsi dan tugas suatu
kantor tidak sama
• Dapat diselaraskan dengan kebutuhan dan tujuan
masing-masing kantor
• Cara paling sederhana: mencatat setiap perihal isi surat
yang diterima dan disusun menurut abjad
• Subyek yang dipilih harus: kata benda atau yang
dibendakan, sebisa mungkin terdiri dari satu kata,
pengertiannya jelas merupakan satu masalah
• Cara lain: mengumpulkan semua masalah/ subyek
yang ada pada seluruh instansi bisa diambil dari
fungsi atau tugas unit kerja, misal Personalia sebagai
subyek utama, kesejahteraan sebagai subyek kedua,
cuti sebagai subyek ketiga, dst.
 Daftar klasifikasi subyek murni
• Daftar berisi istilah-istilah subyek
tanpa disertai kode (notasi) dan
disusun menurut urutan abjad
• Susunan abjad: abjad kamus dan abjad
ensiklopedia
• Abjad kamus: istilah disusun secara
sendiri-sendiri seperti pada kamus
• Abjad ensiklopedi: urutan berdasarkan
istilah dari kelompok yang jenjangnya
setingkat sesuai dengan tingkatan
masing-masing kelompok istilah
 Contoh abjad Contoh abjad
Kamus ensiklopedi
bonus Keuangan
Cuti kredit
gaji pajak
kesejahteraan Personalia
Kredit Bonus
Pajak Cuti
Gaji
kesejahteraan
 Daftar klasifikasi subyek berkode

• Daftar yang berisi daftar-daftar subyek

yang dilengkapi dengan kode dari
istilah subyek yang bersangkutan
• Kode/ notasi adalah tanda pengenal
(identitas) dari sesuatu istilah subyek.
Fungsi kode:
1. Untuk memudahkan mengetahui kelompok
dari sesuatu subyek
2. Untuk memudahkan penentuan lokasi dan
urutan-urutan penyimpanan bahan dari subyek
bersangkutan terutama untuk peprustakaan.
Untuk arsip yang besar juga cocok, misal Arsip
nasional
000 Umum Contoh daftar subyek berkode dari
021 Alat Tulis Daftar Klasifikasi Kearsipan
022 Mesin Kantor Departemen dalam negeri
100 Pemerintahan
110 Pemerintahan Pusat
111 Presiden
112 Wakil Presiden
190 Hubungan Luar
Negeri
191 Perwakilan
Asing
195 PBB
200 Politik
202 Orde Baru
210 Kepartaian
 Bentuk Penyajian
• __ 01 Laporan
• __ 02 Statistik
• __ 03 Seminar, Lokakarya
• __ 04 Peraturan Perundang-undangan
• __ 05 Penelitian
• __ 06 Pendidikan
• __ 07 Perencanaan
• __ 08 Panitia
• __ 09 Ceramah
 2. Sistem Penyimpanan
Numerik
• Arsip disusun menurut urutan bilangan
• Nomor bisa berasal dari berbagai asal bagian dari arsip itu sendiri, misal:
tagihan, cek, kartu penduduk
• Jika nomor dari arsip tsb, maka perlu dibuat rujukan yang mengacu kepada nomor
tersebut
• Bila nomor ditambahkan ke dokumen (bukan berasal dari arsip) maka dibuat
rujukan ke subjek atau nama berkas
• Misal: jika menggunakan nomor baru maka bila ada pengguna yang mencari harus
melacak melalui subjek karena tidak tahu nomor baru yg ditambahkan
• SO perlu dibuat indeks abjad subjek/ nama yg merujuk ke nomor arsip tsb.
Jenis-jenis pemberkasan
menggunakan angka

1. Berurut (serial) atau numerik

langsung
2. Duplex dibagi lagi menjadi
terminal-digit-system dan middle-
digit system
 Serial atau Berurut

• Sistem paling sederhana

• Nomor berkas arsip dimulai
dari 1 dst
• Bisa juga dimulai dari 100,
1000 atau nomor lainnya
• Misal nomor kwitansi, tiket
pesawat, karcis
• Meski berasal dari instansi
yang berbeda akan berada
dalam satu urutan
• Berkas surat juga disusun berdasarkan urutan
nomor surat
• Pemberkasan menurut nomor urut sebenarnya juga
diberkaskan secara kronologis karena nomor berkas
terakhir merupakan nomor terkini
• Perlu perlengkapan: panduan dan folder bernomor
urut
• Setiap berkas diberi nomor kemudian nomor
diurutkan
• Cocok bila nomor sudah tercantum dalam dokumen,
misal cek
• Bila badan korporasi mengeluarkan dokumen, harus
diberi nomor urut bila ada berkas yang hilang
akan cepat diketahui
• Perluasan berkas bernomor urut dapat dilakukan
 Lembaga-lembaga yang cocok menggunakan sistem berurut

• Perusahaan asuransi
• Badan kesejahteraan sosial yang menyimpan
arsip menurut nomor kasus
• Perusahaan bangunan yg fokus dengan
nomor kontrak atau nomor surat perintah
kerja, nomor stok dll.
• Arsitek yang menggunakan nomor kontrak
bagi pelanggan
• Bengkel otomobil yg menyusun order
pekerjaan berdasarkan nomor mobil
Sistem Duplex (penomoran tak berurutan)

• Tidak memiliki urutan logis atau bila

memiliki urutan logis nomor yang mengikuti
nomor lainnya dalam blok lainnya
dihilangkan
• Menggunakan 2 bagian atau lebih, masing-
masing dipisahkan dengan tanda koma,
tanda hubung ataupun ruang
• Digunakan bila menghadap jumlah berkas
yang besar, misal 10.000 berkas
• Terdiri dari sistem terminal digit dan middle
digit
… sistem terminal digit
• Bilangan dipisahkan menjadi
kelompok masing-masing
terdiri dari 2 atau 3 digit
• Misal: 091941 dipecah menjadi
09 19 41
• Bila menggunakan sistem serial
nomor tersebut dijajarkan pada
nomor 091941
• Pada sistem terminal digit dibaca dari
kanan
• 09 (tersier) 19 (sekunder) 41 (primer)
• Nomor primer: nomor laci atau rak
• Nomor sekunder: 00 – 99 merupakan
nomor panduan
• Nomor tersier (final): nomor folder
 .... Sistem middle digit
• Digit tengah merupakan nomor primer
• Misal: 764303 43 (digit primer: nomor rak
atau laci) 76 (sekunder: nomor panduan) 03
(nomor tersier: nomor folder)
• Distribusi berupa blok 100 berkas bernomor
702500-702599 berada dalam urutan yang
sama
• Jika arsiparis akan memusnahkan sampai
nomor urut 1000 maka cukup memeriksa 10
blok saja
• Integrity block semua arsip dinamis yang
berkaitan dengan satu subjek harus
duberkaskan bersama-sama
Perbandingan penjajaran arsip berdasarkan sistem serial, digit tengah dan digit akhir:
Penjajaran kupon bernomor 16207, 16204, 16205, 16206 dan 16208

Sistem Sistem middle Terminal digit

serial digit

Laci 16200- 62 62 62 62 62 04 05 06 07 08
16299

Panduan 01 01 01 01 01 62 62 62 62 62

Folder 16204-8 04 05 06 07 08 01 01 01 01 01
Sistem penyimpanan:
geografis

3. System
penyimpanan
Geografis
 Batasan
• Penyimpanan dokumen yang berdasarkan pada pengelompokan menurut
nama tempat
• Nama lain: sistem lokasi, sistem nama tempat
• Nama geografi atau pembagian khusus, misal wilayah suatu lembaga
(bank)
• Asumsi: dokumen lebih mudah dikelompokan berdasarkan tempat asal
pengirimnya atau nama tempat tujuan
 1. Nama negara
• Dokumen dari berbagai negara dimasukkan di dalam map dengan label nama negara
bersangkutan (map campuran)
• Isi map campuran: surat dari berbagai nama sebelum mencapa jumlah 5
• Map disusun berdasarkan urutan abjad nama negara
• Jika surat sdh berjumlah 5, dimasukkan ke map individu dan diberi nama
koresponden
• 3 tingkatan dalam geografis:
1. Nama negara
2. Neme pembagian wilayah administrasi negara
3. Nama pembagiam wilayah administrasi khusus
 Contoh
LABEL POSISI KIRI LABEL POSISI KIRI

SINGAPORE

MALAYSIA

KEDUBES INDONESIA

JEPANG

KRAKATAU STEEL

KEDUBES AMERIKA

INDONESIA

BRUNEI

AMERIKA
 2. Wilayah administrasi negara
• Pembagian nama-nama tempat atau wilayah
yangberdasarkan pada pembagian wilayah yang umum
digunakna sebagai bagian dari administrasi suatu
negara
• Bentuk: negara bagian(state) dan kota (city) atau
propinsi dank kotamadya (kabupaten, dan jajaran di
bawahnya)
• Sering digunakan oleh unit kerja yang mengelola surat-
surat atau dokumen yang berasal dari tempat yang
tersebar di suatu negara
• Lembaga yang sering menggunakan: instansi
pemerintah dan swasta tingkat pusat yang
berkorespondensi dengan berbagai unit kerja atau
cabang yang tersebar di seluruh negara.
 Gambar susunan map sistem propinsi pada
laci almari arsip
LABEL POSISI KIRI LABEL POSISI TENGAH LABEL POSISI KANAN
SINTANG
SANGGAU
SAMBAS
PUTUSSIBAU
DINAS PENERANGAN
DINAS KESEHATAN
PONTIANAK
KETAPANG
KALBAR
LABEL MAP CAMPURAN LABEL MAP CAMPURAN LABEL MAP INDIVIDU
PROPINSI KOTA
 3.Wilayah Administrasi Khusus
• Pembagian administrasi yang berdasarkan pembagian wilayah untuk
kepentingan administrasi instansi-instansi tertentu, misal: Bank, Angkatan
Darat
• Pembagian ini tidak sama dengan pembagian wilayah administrasi negara
pada umumnya
 Contoh
Bank BNI mempunyai 8 wilayah
Masing-masing surat dimasukkan dalam satu kelompok wilayah, misal
wlayah 1: semua surat dari/ kepada Wilayah 1 dimasukkan ke dalam
ordner Wilayah 1
Dalam ordner Wilayah 1: surat-surat berkelompok menurut nama
wilayah yg lebih kecil (misal: Medan, Brayan, Banda Aceh, Dumai,
Langsa Lhokseumawe, Padang Indarung)
Jika surat dari kelompok Medan sudah mencapai 5 maka kelompok
Medan dikeluarkan dan diberi map sendiri dengan nama “MEDAN”
 …LANJUTAN
• Dalam map MEDAN surat-surat disusun berdasarkan kelopok nama-
individu,mial: BNI, PO Sumber Kencono, Kanwil Kesehatan, BRI, dll
• Bila suratkelompok BNI sdh mencapai 5 maka dikeluarkan dari map
MEDAN dan dibuatkan map sendiri dengan label BNI
• Jika dalam perkembangannya surat dari BNI berkembang banyak maka
dapat dipiahmenurut jenis/ bentuk miSal telegram, surat, laporan,
tagihan, kuitansi, dll
 Gambar laci sistem geografis wilayah administrasi
khusus
SUMBER
KENCONO, PO

KANWIL
KESEHATAN
BRI
TAGIHAN
SURAT
BNI
MEDAN
LOKSEUMAWE
LANGSA
DUMAI
BANDA ACEH
WILAYAH II
See you next
week