Sistem subjek (subjektical

filing system)
Oleh : Meilani dan Putri Elsa
 PENGERTIAN
Sistem subjek adalah system penyimpanan dan penemuan
Kembali arsip yang disusun berdasarkan pengelompokan
nama masalah atau subjek pada isi surat. Isi dokumen atau
surat sering disebut perihal, pokok masalah, permasalahan,
pokok surat atau subjek.
 Daftar klasifikasi subjek
Daftar klasifikasi subjek adalah daftar yang berisi mengenai pengelompokan
arsip berdasarkan masalah masalah secara sistematis dan logis serta di susun
secara khusus.

Tujuan pembuatan :
1. Agar istilah yang digunakan dokumen dapat di buat
tetap dan seragam.
2. Semua arsip akan berkumpul di tempat yang sama dan
arsip yang berkaitan diletakan berdekatan.
3. Agar arsip mudah Kembali di temukan.
 Tingkatan masalah yang dibagi bagi dalam menyusun
daftar klasifikasi :

Tingkat I : masalah utama

Tingkat II : sub masalah
Tingkat III : subsubmasalah Cuti melahirkan
Cuti sakit
Cuti tahunan sub.submasalah
Contoh :
Kepegawaian : masalah utama
Cuti : submasalah
 Daftar klasifikasi subjek
Terbagi mendi dua :

1
Daftar klasifikasi Daftar klasifikasi yang sudah menjadi standar
umum di tingkat internasional. Yang banyak yang
subjek standar digunakan adalah DDC

Subjek menurut DDC

000 umum 500 ilmu murni

100 filsafat 600 ilmu terapan
200 agama 700 kesenian
300 ilmu social 800 kesusastraan
400 bahasa 900 sejarah & ilmu bumi
 Daftar klasifikasi subjek
Terbagi menjadi dua :

2
Yakni cara terbaik dalam penyimpanan arsip
Daftar klasifikasi karena kebutuhan, fungsi, dan tugas setiap
subjek buatan sendiri kantor tidaklah sama.

Cara membuat daftar klasifikasi

Mencatat setiap perihal surat

Mengumpulkan semua masalah yang ada
yang diterima satu persatu
pada seluruh intansi atau mengambil
didalam satu buku, kemudian
fungsi dan tugas masing masing unit
Menyusun daftarnya sesuai
kerja yang ada di perusahaan
abjad
 Penulisan daftar klasifikasi subjek

Terbagi menjadi dua :

I. Daftar klasifikasi II. Urutan abjad

I. Urutan abjad
subjek murni yaitu kamus : ensiklopedia :
daftar yang berisikan Cuti Pajak Kepegawaian
Gaji PBB
istilah istilah subjek Kepegawaian PPh
Cuti
Cuti melahirkan
tanpa di sertai kode atau Keuangan PPn Cuti sakit
Kredit Sakit
notasi dan disusun Melahirkan Tahunan
Cuti tahunan
Gaji
menurut abjad urutan Keungan
abjad dibagai menjadi Kredit
Pajak dll
dua :
 Penulisan daftar klasifikasi subjek
Terbagi menjadi dua :
II. Daftar klasifikasi subjek berkode, yaitu
daftar yang berisikan istilah istilah subjek
yang dilengkap dengan kode dari istilah
subjek bersangkutan. Kegunaan kode
adalah :
• Memudahkan dalam mengetahui
kelompok dari suatu objek
• Memudahkan penentuan lokasi dan
urutan urutan penyimpanan arsip dari
subjek yang bersangkutan
a. Kode angka :
• Arab : 1, 2, 3
• Romawi : I, II, III, IV
• Desimal : 00, 11, 10.1
• Duplex : 1-3, 1-5, 6-10
b. Kode huruf :
• Besar : A, B, C, D
• Kecil : a, b, c, d
• Gabungan huruf : AA, AB, Aa, Ba, ab
• Kependekkan huruf : KU (keuangan)
c. Gabungan angka dan huruf:
• KP.001, 2.a, a.21
 Jenis-jenis peralatan dan perlengkapan
arsip system subjek

Filling cabinet Guide Hanging folder Kartu indeks

 Jenis-jenis peralatan dan perlengkapan
arsip system subjek

Kartu tunjuk silang Rak sortir Cardex

Prosedur penyimpanan arsip sistem subjek

1 3
Memeriksa berkas Mengode

2 4
Mengindeks Menyortir

5
Menempatkan
Prosedur penemuan kembali :

A. Tentukan subjek dari surat yang dicari

B. Mnenentukan indeks surat
c. Menenutkan kode surat
D. Mencari arsip pada tempar penyimpanan
E. mengambil arsip
F. Memberikan arsip pada peminjam
G. Menyimpan lembar pinjam arsip pafa
tickler file
Langkah langkah yang dapat dilakukan jika arsip yang
dicari tidak ditemukan :

A. Tentukan nama orang atau perusahaan

B. Indekslah nama tersebut
C. Tentukan kodenya
D. Carilah ksrtu indeks pada laci cardex
E. Lihatlah kode surat pada kartu indeks
F. Cocokan kode tersebut dengan daftar klasifikasi subjek
G. Cari arsip tersebut pada laci
H. Ambil arsip jika itu arsip yang tepat
I. Serahkan arsip pada peminjam disertai dengan lembar pinjam
arsip
J. Simpan lembar pinjam arsip pada tickler file
 Kelebihan dan kekurangan system subjek :

KEKURANGAN
KELEBIHAN
• Sulit mengklasifikasikan apabila
• Mudah mencari keterangan
terdapat aneka ragam perihal
bila perihalnya saja yang
yang hampir sama padahal
diketahui
berbeda satu sama lain
• Dapat dikembangkan dengan
• Kurang cocok untuk bermacam
tidak terbatasnya judul dan
jenis surat
susunannya
Thank You
Any Questions ?