1

M801K5 : REPORT OFFICE VENDOR ADMINISTRATION

1.0

Pengenalan
Pejabat Pengurusan Vendor (Vendor Management Office ,VMO) adalah unit
dalaman di dalam sebuah syarikat yang menilai pembekal barangan dan perkhidmatan
kepada pihak ketiga, menyelia interaksi sehari-hari dan menguruskan perhubungan
jangka panjang.
Pengurusan vendor biasanya melibatkan banyak tugas pengawasan untuk seorang
CEO atau IT eksekutif, termasuk rundingan dan kemudian memantau isi kontrak
berterusan, mengikuti perkembangan teknologi baru, mengekalkan hubungan dengan
pembekal semasa dan mendekati vendor dengan mana organisasi itu belum lagi bekerja.
Bagi pertubuhan-pertubuhan tidak bersedia untuk melompat ke dalam skala penuh
VMO, ia juga mungkin untuk menubuhkan sebuah badan tadbir urus IT atau standard
pekerja dari seluruh syarikat itu untuk menyelia dasar membeli dan menilai teknologi
vendor baru dan tawaran lain.
1.1

Definisi Vendor
Vendor atau supplier adalah agensi, individu atau pihak ketiga yang
menyediakan bahan, perkhidmatan, produk untuk diproses atau dijual
kembali atau diperlukan oleh syarikat untuk meningkatkan prestasi
syarikat. Oleh itu, merekodkan vendor seperti kita melayan pelanggan menjadi
keperluan penting bagi syarikat.Vendor juga adalah sebuah syarikat yang
mempunyai mekanisme kerja dan sistem, sebagaimana syarikat kita sendiri.

M801K5 : REPORT OFFICE VENDOR ADMINISTRATION

Lebih-lebih lagi jika vendor kita gunakan jasanya untuk mengerjakan
sebahagian dari perniagaan kita, maka pemahaman yang baik mengenai vendor
diperlukan sebagai sebahagian daripada usaha meningkatkan prestasi syarikat kita
sendiri. Hubungan syarikat dengan vendor, boleh juga lebih kompleks. Misalnya
usaha, maka sistem pengekodan vendor kita gunakan untuk memproses data
dalam syarikat kita sendiri. Penggunaan kod yang dibuat oleh supplier atau
vendor kerap lebih menjimatkan masa kerja dan kos jika dibandingkan jika kita
merekod sendiri data barang / persediaan yang kita beli. Aplikasi ini meletakkan
vendor sebagai partner yang seluruh maklumat dan data mereka dapat dicatat
selengkap mungkin, sebagaimana kita melayan pelanggan. Dengan model ini,
maka syarikat boleh mencatat seluruh hubungan-hubungan kerja yang dengan
vendor dengan baik. Semakin erat hubungan yang terjadi, semakin lengkap data
yang boleh dimasukkan ke dalam sistem.
Vendor atau supplier adalah lembaga, individu atau pihak ketiga yang
menyediakan bahan, perkhidmatan, produk untuk diproses atau dijual
kembali atau diperlukan oleh syarikat untuk meningkatkan prestasi
syarikat. Oleh itu, merekodkan vendor seperti kita melayan pelanggan menjadi
keperluan penting bagi syarikat.
vendor juga dikenali sebagai pembekal, adalah seorang individu atau
syarikat yang menjual barangan atau perkhidmatan kepada orang lain
dalam rantaian pengeluaran ekonomi.

M801K5 : REPORT OFFICE VENDOR ADMINISTRATION

Vendor adalah sebahagian daripada rantaian bekalan: rangkaian semua
individu, organisasi, sumber, aktiviti dan teknologi yang terlibat dalam penciptaan
dan penjualan produk, daripada penyampaian bahan-bahan sumber daripada
pembekal kepada pengilang, melalui akhirnya mereka penghantaran kepada
pengguna akhir.
Bahagian pengeluar vendor bahagian untuk pengeluar lain yang
memasang bahagian-bahagian ke dalam sesuatu yang dijual kepada pemborong
atau peruncit.Dalam teknologi maklumat dan juga dalam industri lain, istilah ini
biasanya digunakan untuk pembekal barangan dan perkhidmatan kepada syarikatsyarikat lain.
1.2

Fungsi Vendor
Sebelum membahas mengenai fungsi vendor, ada baiknya kita memahami
perniagaan pembuatan secara sederhana terlebih dahulu. Perniagaan pembuatan
adalah perniagaan membuat / menghasilkan barangan mentah yang dibeli oleh
syarikat untuk menjadikannya barang jadi yang berharga lebih tinggi. Artinya,
setiap perniagaan pembuatan pasti mempunyai proses membeli (procurement)
hingga kemudian menjualnya (sales dan marketing).
Melihat aliran proses dalam perniagaan pembuatan di atas, dapat kita tarik
kesimpulan mudah, bahawa fungsi vendor terletak pada proses perniagaan
procurement / purchasing / perolehan dalam kilang. Apabila syarikat melakukan
pembelian item, entah itu adalah bahan mentah (raw material), bahan penolong,
sparepart, atau bahkan barang setengah jadi (Work In Process / WIP), vendor

M801K5 : REPORT OFFICE VENDOR ADMINISTRATION

adalah istilah yang sering digunakan.Jadi vendor diperlukan syarikat saat akan
mencari barang-barang yang tidak dihasilkan kilang, dan diperlukan untuk
melakukan proses pengeluaran. Sekali lagi, barangan yang dibeli dari vendor
boleh berupa bahan baku, bahan penolong, sparepart, dan bahkan barang setengah
jadi.
Biasanya, masing-masing syarikat akan menjadi vendor atau supplier
untuk syarikat lain. Kemudian syarikat yang membeli itu akan menghasilkan
barangan, yang barang jadinya (finish good) diperlukan oleh syarikat lain,
sehingga dia menjadi vendor dari syarikat tersebut. Begitu terus perputaran wang
berlaku. Bahkan, tak jarang satu syarikat menjadi vendor sekaligus pelanggan
untuk syarikat lain.
1.3

Keperluan Syarat-Syarat Menjadi Vendor

Pengadaan barang jasa di lingkungan PT PLN (Persero) membuka peluang
seluas- luasnya kepada syarikat yang mempunyai kompetensi bidang usaha
barang dan jasa untuk mengikuti pengadaan melalui sistem Aplikasi EProcurement PT PLN.
Adapun syarat-syarat menjadi vendor pada aplikasi E-Procurement sebagai
berikut:
1. Memiliki Data Syarikat (Nama, Status, Alamat, dll).
2. Mempunyai Ijin Usaha dan NPWP.
3. Mempunyai Platform Undang-undang Penubuhan Syarikat.

M801K5 : REPORT OFFICE VENDOR ADMINISTRATION

4. Mempunyai Pengurus peusahaan.
5. Memiliki Data Kewangan
Sebagai syarikat milik negara yang wajib menerapkan prinsip Good
Corporate Governance (GCG) atau Tadbir Urus Korporat yang baik dalam aspek
perniagaan dan pengurusan syarikat pada semua jajaran syarikat, PLN menyusun
tadbir urus Teknologi Maklumat dalam lingkup perniagaan dan pelaksanaan
pengurusan syarikat untuk memberikan sumbangan bagi penciptaan nilai tambah
serta mencapai keberkesanan dan kecekapan. Maka seluruh pengadaan Barang
dan

Jasa

dilaksanakan

melalui

sistem

E-Procurement

dengan

alamat

"eproc.pln.co.id"
1.4

Strategi Pengurusan Risiko Vendor Yang Kukuh Perlu Mengandungi:

Kontrak menggariskan hubungan perniagaan di antara organisasi dan perniagaan.

Pemantauan yang konsisten tentang prestasi vendor untuk memastikan bahawa

kontrak ketentuan dipenuhi.

Garis Panduan mengenai siapa yang akan mempunyai akses kepada maklumat
sebagai sebahagian daripada perjanjian vendor.

Ketetapan untuk memastikan bahawa vendor memenuhi garis panduan pematuhan

kawal selia untuk industri anda, dan kaedah untuk memantau pematuhan ini.

M801K5 : REPORT OFFICE VENDOR ADMINISTRATION

2.0

Carta Alir Laporan Penilaian Prestasi Pembekal

2.1

Carta Aliran Kerja Proses Penilaian Prestasi Pembekal

2.2

Carta Aliran Penilaian Prestasi Pembekal

M801K5 : REPORT OFFICE VENDOR ADMINISTRATION

2.3

Carta Alir Pemilihan Dan Penilaian Pembekal

M801K5 : REPORT OFFICE VENDOR ADMINISTRATION

UKM-SPKP-PKU06BO01

No. Semakan: 03

Tarikh
Kuatkuasa:01/07/2014

LAPORAN PENILAIAN PRESTASI PEMBEKAL - BEKALAN /

PERKHIDMATAN

3.0

Contoh Borang Laporan Penilaian Prestasi Pembekal

Kod Pembekal
Nama Pembekal
No. Pesanan Rasmi
Tajuk Bekalan / Perkhidmatan
Kos (RM)
Tarikh Akhir Bekal/Siap Kerja
Tarikh Terima
Bekalan/Perkhidmatan
Tarikh Sempurna Bekalan /
Perkhidmatan
Lanjutan Masa (jika ada)
Bil.

dari:

Kriteria Penilaian

1.

Menepati Spesifikasi Bekalan /

Perkhidmatan

2.

Tempoh Penghantaran/ Pelaksanaan

Dalam Masa Yang Ditetapkan

3.

Kualiti Barangan / Perkhidmatan

4.

Ketepatan Kuantiti Bekalan /

Perkhidmatan Dan Kebolehfungsian

5.

Perkhidmatan yang diberikan semasa

dan selepas Bekalan / Perkhidmatan
dijalankan

6.

Masa Tindak Balas [Respons Time]

Kefahaman terhadap keselamatan

maklumat
Gred A
Amat Memuaskan
90 - 100 %

hingga:
Pemarkahan / Skor
4
5
6
7

7.

Memuaskan

Gred B

70 - 89 %

Sederhana

Gred C

50 - 69 %

Tidak Memuaskan

Gred D

< 49 %

SKOR =
%
Catatan:
skor = Jumlah Skor /
60 x 100
SKOR =
Catatan:

Ulasan Keseluruhan (jika ada)

10

M801K5 : REPORT OFFICE VENDOR ADMINISTRATION

skor = Jumlah Skor /

70 x 100

Tandatangan Pegawai Yang Bertanggungjawab

Tandatangan Ketua Bahagian / Ketua Unit

Tandatangan : ____________________________

Tandatangan : ____________________________

Nama

: ___________________________

Nama

: ____________________________

Jawatan

: ____________________________

Jawatan

: ____________________________

Tarikh

: ____________________________

Tarikh

: ____________________________

Bi
l

Kriteria Penilaian

Panduan Pemarkahan / Skor

Amat Memuaskan
Memuaska
(9-10)
n
(7 - 8)
Memenuhi &
melampaui spesifikasi
ditetapkan
Tidak melebihi tarikh
Ada
akhir bekal (tanpa
Lanjutan
lanjutan masa)
Masa

Sederhana
(5 - 6)

Menepati Spesifikasi Bekalan /

Perkhidmatan

Tempoh Penghantaran/
Pelaksanaan Dalam Masa Yang
Ditetapkan

Kualiti Barangan / Perkhidmatan

Melangkaui jangkaan

Memuaskan

Sederhana

Ketepatan Kuantiti Bekalan /

Perkhidmatan Dan
Kebolehfungsian

Menepati kuantiti
ditetapkan

Perkhidmatan yang diberikan

semasa dan selepas Bekalan /
Perkhidmatan dijalankan

Melangkaui jangkaan

Memuaskan

Sederhana

Masa Tindak Balas [Respons

Time]

Pada hari yang sama

1 - 3 hari

Melebihi 3
hari

Tidak
Memuaskan
(1 - 4)
Tidak
meemnuhi
spesifikasi
Melebihi
tarikh akhir
bekalan
Tidak
Memuaskan
Tidak
menepati
kuantiti
ditetapkan
Tidak
Memuaskan
Tiada
Maklum
Balas

10

M801K5 : REPORT OFFICE VENDOR ADMINISTRATION

4.0

Mengemaskini Fail Pembekal

4.1

Maklumat Yang Perlu Ada Dalam Fail Pembekal

4.2

Borang Borang Yang Berkaitan Dalam Rekod Pembekal

4.2.1

Borang Pendaftaran Syarikat Pembekal/Vendor

11

M801K5 : REPORT OFFICE VENDOR ADMINISTRATION

4.2.2

Borang Ringkasan Prestasi

Rujukan
https://www.scribd.com/document/322662276/PENGURUSAN-VENDOR#download