UMMU KHAIR BINTI NIZAR ( 29 )

991124 - 02 5518
1 DVM BPP

PENTADBIRAN STAF

DEFINISI POLISI
Polisi merupakan satu pelan tindakan yang perlu dilakukan atau diikuti oleh pengguna. Tujuan polisi
dibuat adalah bagi mewujudkan satu undang-undang bagi mencapai satu tujuan sesebuah organisasi
atau jabatan.

POLISI SYARIKAT
Sentiasa mengutamakan pelanggan dengan layanan yang pantas, tepat dan mesra.
Sentiasa mengutamakan kualiti dalam semua urusan yang dilakukan.
Sentiasa menilai dan melakukan penambahbaikan ke atas tugas-tugas yang dijalankan.
Sentiasa mengikuti nilai-nilai korporat yang ditetapkan.
Sentiasa bedisiplin, tekun dan amanah dalam menjalankan tugas.
Sentiasa berfikiran terbuka dan bersedia menerima perubahan dan idea-idea baru.
Sentiasa mematuhi prinsip dan peraturan kerja yang ditetapkan.
Sentiasa mengamalkan semangat kerjasama dan budaya bekerja dalam pasukan.
Sentiasa berusaha meningkatkan kecemerlangan diri dengan meningkatkan pengetahuan,
kemahiran dan integritI.
Sentiasa peka terhadap pemeliharaan alam sekitar.

DEFINISI SOP
Pada dasarnya SOP adalah suatu perisian pengatur, yang mengatur tahap suatu proses kerja atau
prosedur kerja tertentu. Oleh kerana prosedur kerja yang tidak berubah-ubah, prosedur kerja tersebut
dibekukan menjadi dokumen bertulis yang dikenali sebagai Standard Operating Procedure .

SOP SYARIKAT
Pentadbir outlet mengisi borang permintaan barang.
Meminta persetujuan dari pengurus outlet.
Pentadbir outlet mengirimkan boring permintaan barang kepda pihak pengedar melalui faks /
mesej.
Pengurus bahagian pengedaran perlu memastikan jumlah wang yang mencukupi untuk
mengeluarkan cek utnuk pembayaran deposit.
Apabila deposit mencukupi, pegurus bahagian pengedaran akan menyampaikan borang pesanan
kepada penyelia gudang.
Jika wang tidak mencukupi, pihak gudang akan menelefon pihak pengurusan untuk
memberitahu bahawa pesanan yang dibuat akan ditunda dan dibatalkan sehingga selesai
membuat bayaran deposit.
Pihak gudang akan siapkan barang yang dipesan dan mengepos terus ke pihak yang berkenaan.
UMMU KHAIR BINTI NIZAR ( 29 )
991124 - 02 5518
1 DVM BPP

PROSEDUR
Prosedur adalah serangkaian aksi yang spesifik, tindakan atau operasi yang harus dijalankan atau
dieksekusi dengan cara yang sama agar dapat memperoleh hasil yang sama dari keadaan yang sama,
dan juga prosedur kesihatan dan keselamatan kerja.

DESKRIPSI KERJA
Deskripsi kerja adalah suatu pernyataan bertulis tentang apa yang sepatutnya dilakukan oleh pemegang
jabatan, bagaimana melakukannya, dan dalam keadaan seperti apa jabatan tersebut perlu laksanakan.

RUANG LINGKUP PENGURUSAN STAF

( PENGARAH )
Bertanggungjawab dalam menguruskan pentadbiran, kewangan dan
aktiviti.
Memastikan arahan daripada penasihat program dapat dijalankan.
Memberi arahan yang tepat dan jelas kepada jawatan kuasa dalam melaksanakan tugas atau
aktiviti.
Menjadi orang tengah dalam mengemukakan cadangan atau usul ahli kepada pihak yang
berkenaan.
Bertanggung jawab menentukan hala tuju kejohanan.

( TIMBALAN PENGARAH / PENGERUSI )

Membantu pengarah dalam melicinkan perlaksanaan aktiviti.
Memangku tugas pengarah semasa ketiadaannya.

( SETIAUSAHA )
Bertanggungjawab kepada pengarah dalam bidang pengurusan dan pentadbiran.
Mengumpul semua maklumat seperti merekodkan semua fail-fail untuk rujukan.
Bertanggungjawab untuk hadir setiap mesyuarat dalam perlaksanaan program.
Menguruskan urusan surat menyurat kepada pihak yang berkenaan.
Memanggil ahli jawatan kuasa untuk bermesyuarat.
Menyedia dan mengedarkan catatan minit mesyuarat dan surat pekeliling kepada yang
berkenaan.
Bersama pengerusi menentukan tempat, masa, tarikh dan agenda mesyuarat.
Mewujudkan rasa kekitaan dan kerja berkelompok di kalangan ahli jawatan kuasa.
Menyediakan kertas kerja yang diperlukan oleh program.
Menyusun dan menyediakan tempat dan kemudahan mesyuarat.
UMMU KHAIR BINTI NIZAR ( 29 )
991124 - 02 5518
1 DVM BPP

( BENDAHARI )
Bertanggungjawab kepada pengarah dalam bidang pengurusan pentadbiran kewangan.
Menyedia dan menyimpan buku akaun untuk kejohanan.
Menerima dan menyimpan cek-cek dan wang tunai milik kejohanan.
Menyimpan semua resit-resit, baucar-baucar, buku rekod wang keluar masuk dan lain-lain yang
berkaitan dengan pengurusan kewangan.
Menjaga dan menguruskan harta benda bagi kejohanan dengan baik.
Menyediakan laporan wang masuk dan keluar setiap kali mesyuarat.
Memberi pandangan dalam usaha untuk menyelesaikan masalah kewangan bagi perlaksanaan
kejohanan.
Menandatangani cek-cek bersama pengarah atau setiausaha atau keduaduanya sekali.

( JAWATANKUASA KEWANGAN )
Menerima anggaran perbelanjaan dari jawatan kuasa kecil lain untuk dimajukan kepada jawatan
kuasa pusat.
Segala permohonan perbelanjaan perlu diluluskan oleh jawatan kuasa pusat terlebih dahulu.
Membuat pesanan barangan dan perkhidmatan mengikut keperluan.
Menyediakan surat tawaran (lo) dan baucar bagi urusan pentadbiran dan pengurusan
kejohanan.
Bertanggungjawab dengan menyimpan bil-bil yang terlibat dan kunci kira-kira dalam kejohanan
Mengawal dan menyelia segala perbelanjaan perjalanan kejohanan.

( JAWATANKUASA PERALATAN / LOGISTIK / TEKNIKAL )

Membentuk satu jawatan kuasa kecil.
Menyediakan alatan dan membantu jawatan kuasa pertandingan.
memeriksa alatan dan memastikan mengikut spesifikasi.
Menyediakan tempat pertandingan padang dan gelanggang.
Menempah tempat pertandingan.
Menyediakan segala keperluan berkaitan teknikal bagi melicinkan perlaksanaan program.
Mengemas kini alatan dan mengawal pergerakan alatan.
Bertanggungjawab terhadap peralatan yang digunakan semasa sesuatu aktiviti atau projek
dilaksanakan.

( JAWATANKUASA KESELAMATAN )
Memastikan keselamatan peserta terjaga sepanjang program dijalankan.
Memastikan tempat pertandingan selamat dan tidak mendatangkan bahaya.
Bekerjasama dengan pihak keselamatan untuk menjaga keselamatan tempat pertandingan.