Prosedur Operasi Standard (SOP) adalah dokumen yang terdiri daripada maklumat mengenai langkah-

langkah melaksanakan tugas. SOP yang ada mungkin hanya perlu diubah dan diperbaharui, atau anda
mungkin berada dalam senario di mana anda harus menulis dari awal. Ini mungkin kelihatan seperti
banyak kerja, tetapi sebenarnya hanya senarai yang sangat, sangat, "sangat". Lihat Langkah 1 untuk
memulakan.

1. Menghasilkan Format SOP yang berkesan

a. Membuat Pemilihan Format

Tidak ada yang betul atau salah dalam menulis SOP. Walau bagaimanapun, syarikat anda
mungkin mempunyai sejumlah SOP yang boleh anda rujuk sebagai panduan untuk membuat
format, yang menggariskan cara pilihan untuk melaksanakan tugas. Sekiranya ini adalah kes
anda, gunakan SOP yang ada sebagai templat. Sekiranya tidak demikian, anda mempunyai
beberapa pilihan:

 Format langkah mudah. Ini adalah untuk prosedur rutin yang pendek, mempunyai
beberapa kemungkinan hasil, dan langsung ke intinya. Selain daripada dokumentasi dan
panduan keselamatan yang diperlukan, dokumen ini hanyalah senarai ayat mudah yang
mengandungi perintah pelaksanaan untuk pembaca.
 Format langkah tahap. Ini biasanya untuk prosedur panjang - prosedur yang lebih dari
sepuluh langkah, yang melibatkan beberapa pengambilan keputusan, penjelasan dan
terminologi. Senarai ini secara amnya merupakan langkah utama dengan sub-langkah
dalam urutan tertentu.
 Format carta alir. Sekiranya prosedur ini lebih menyerupai peta dengan hasil yang tidak
terhingga, carta alir mungkin merupakan pertaruhan terbaik anda. Ini adalah format
yang harus anda pilih jika hasilnya tidak selalu dapat diramalkan.
 Cara Menyediakan Prosedur Operasi Standad

b. Kesan SOP anda kepada Pembaca.

Terdapat tiga faktor utama yang perlu dipertimbangkan sebelum menulis SOP anda:

 Pengetahuan awal pembaca anda. Adakah mereka biasa dengan organisasi anda dan Page | 2/12
prosedurnya? Adakah mereka tahu terminologi? Bahasa anda mesti sepadan dengan
pengetahuan dan pelaburan pembaca.
 Kemahiran berbahasa pembaca anda. Adakah terdapat kemungkinan bahawa orang
yang tidak memahami bahasa anda akan "membaca" SOP anda? Sekiranya ini mungkin,
adalah idea yang baik untuk memasukkan gambar dan gambar rajah dengan kapsyen.
 Pembacaan anda. Sekiranya banyak orang membaca SOP anda sekaligus (masing-
masing mempunyai peranan yang berbeza), anda perlu memformat dokumen seperti
perbualan dalam permainan: pengguna 1 melakukan aksi, diikuti oleh pengguna 2, dan
seterusnya. Dengan cara ini, setiap pembaca dapat melihat bagaimana mereka menjadi
bahagian integral dari mesin perniagaan yang berjalan lancar.

c. Pertimbangkan pengetahuan anda.

Intinya adalah: Adakah anda orang yang tepat untuk menulis ini? Adakah anda tahu apa yang
melibatkan proses ini? Adakah terdapat kemungkinan kesalahan? Bagaimana untuk
menjadikannya selamat? Sekiranya tidak, anda mungkin lebih baik memberikannya kepada
orang lain. SOP yang ditulis dengan buruk - atau bahkan tidak tepat - bukan sahaja dapat
mengurangkan produktiviti dan boleh menyebabkan kegagalan organisasi, tetapi juga tidak
selamat dan memberi kesan negatif terhadap segala sesuatu dari pasukan anda ke persekitaran.
Ringkasnya, ini bukan risiko yang harus anda ambil.

 Sekiranya ini adalah projek yang diberikan kepada anda dan anda merasa harus (atau
diwajibkan) untuk menyelesaikannya, jangan malu meminta bantuan mereka yang
menyelesaikan prosedur sehari-hari. Melakukan temu ramah adalah bahagian biasa
dalam proses penciptaan SOP.

d. Tentukan antara SOP pendek atau panjang.

Sekiranya anda menulis atau mengemas kini SOP untuk sekumpulan individu yang biasa dengan
protokol, terminologi dan lain-lain, dan akan mendapat manfaat daripada SOP ringkas dan
ringkas yang lebih merupakan senarai semak, anda boleh menulisnya dalam bentuk singkatan.

 Selain daripada objektif asas dan maklumat yang relevan (tarikh, pengarang, nombor
ID, dll.), Ini hanyalah senarai pendek langkah. Sekiranya butiran atau penjelasan tidak
diperlukan, inilah cara anda harus melakukannya.
 Cara Menyediakan Prosedur Operasi Standad

e. Ingat tujuan SOP anda.

Yang jelas ialah anda mempunyai prosedur dalam organisasi anda yang berulang-ulang kali.
Tetapi adakah sebab tertentu mengapa SOP ini berguna? Sekiranya ada penekanan pada
Page | 3/12
keselamatan? Langkah pematuhan? Adakah SOP ini digunakan untuk latihan atau aktiviti
harian? Berikut adalah beberapa sebab mengapa SOP anda penting untuk kejayaan pasukan
anda:

• Untuk memastikan bahawa standard pematuhan dipenuhi

• Untuk memaksimumkan keperluan pengeluaran

• Untuk memastikan bahawa prosedur tidak memberi kesan negatif terhadap alam sekitar

• Untuk memastikan keselamatan

• Untuk memastikan semuanya berjalan mengikut jadual

• Untuk mengelakkan kegagalan dalam pembuatan

• Untuk digunakan sebagai dokumen latihan

• Sekiranya anda tahu apa yang perlu dititikberatkan oleh SOP anda, akan lebih mudah untuk
membina tulisan anda berdasarkan perkara-perkara tersebut. Lebih mudah untuk melihat
betapa pentingnya SOP anda.

2. Cara Menulis SOP anda

a. Sertakan bahan yang diperlukan.

Secara umum, SOP teknikal terdiri daripada empat elemen yang "terpisah" dari prosedur itu
sendiri:

 Tajuk muka surat. Ini termasuk 1) judul prosedur, 2) nomor pengenalan SOP, 3) tanggal
dikeluarkan atau disemak semula, 4) nama agensi / bahagian / cabang tempat SOP
diterapkan, dan 5) tandatangan mereka yang menyediakan dan meluluskan SOP.
Bahagian ini boleh menggunakan format apa pun, selagi maklumat yang disampaikan
jelas.

 Senarai kandungan. Ini hanya perlu jika SOP anda cukup panjang, untuk memudahkan
rujukan. Apa yang anda dapati di sini adalah kerangka standard sederhana.
 Cara Menyediakan Prosedur Operasi Standad

 Jaminan Kualiti / Kawalan Kualiti. Prosedur bukanlah prosedur yang baik jika tidak dapat
diperiksa. Siapkan bahan dan perincian yang diperlukan supaya pembaca dapat
memastikan mereka mendapat hasil yang mereka mahukan. Bahan ini mungkin
merangkumi dokumen lain, seperti contoh penilaian prestasi. Page | 4/12

 Rujukan. Pastikan anda menulis semua rujukan yang digunakan atau penting. Sekiranya
anda menggunakan rujukan SOP lain, pastikan untuk melampirkan maklumat yang
diperlukan di lampiran.

 Organisasi anda mungkin mempunyai protokol yang berbeza daripada SOP ini.
Sekiranya terdapat SOP sebelumnya yang boleh anda gunakan, abaikan struktur ini dan
ikuti prosedur yang telah dilakukan.

b. Untuk prosedur itu sendiri, pastikan anda memasukkan perkara berikut:

 Skop dan pelaksanaan. Dengan kata lain, ia menerangkan tujuan proses, batasannya,
dan bagaimana proses itu digunakan. Meliputi standard, keperluan peraturan, peranan
dan tanggungjawab, serta input dan output.

 Metodologi dan prosedur. Inti masalahnya - senaraikan langkah-langkahnya secara

terperinci yang penting, termasuk peralatan yang diperlukan. Sertakan prosedur
berurutan dan faktor membuat keputusan. Nyatakan "praduga" dan kemungkinan
gangguan atau pertimbangan keselamatan.

 Penjelasan terminologi. Terangkan akronim, singkatan, dan semua frasa yang bukan
istilah umum.

 Amaran kesihatan dan keselamatan. Untuk ditulis dalam bahagian yang berasingan dan
bersama-sama dengan langkah-langkah ketika masalah berlaku. Jangan melangkau
bahagian ini.

 Peralatan dan bekalan. Senarai lengkap perkara yang diperlukan dan bila dan di mana
untuk mencari peralatan, piawaian peralatan, dll.

 Amaran dan gangguan. Pada dasarnya, bahagian penyelesaian masalah. Senaraikan

masalah yang mungkin berlaku, apa yang harus diperhatikan, dan apa yang boleh
mempengaruhi produk akhir yang ideal.
 Cara Menyediakan Prosedur Operasi Standad

 Berikan setiap topik ini bahagiannya sendiri (biasanya dinyatakan dengan angka atau
huruf) agar SOP anda tidak mengandungi kalimat panjang yang membingungkan dan
mudah dirujuk.

 Ini bukan senarai lengkap, tetapi hanya sebahagian kecil dari langkah-langkah prosedur. Page | 5/12
Organisasi anda dapat menyebut aspek lain yang perlu diberi perhatian.

c. Pastikan tulisan anda ringkas dan senang dibaca.

Kemungkinan pembaca an+da tidak memilih untuk membaca SOP ini untuk bersenang-senang.
Anda mesti menyimpan dokumen ini pendek dan jelas - jika tidak, perhatian mereka akan
beralih dan mereka akan mendapati dokumen tersebut menakutkan dan sukar difahami. Secara
umum, simpan ayat anda sesingkat mungkin.

 Berikut adalah contoh buruk: Pastikan anda membersihkan semua habuk dari saluran
udara sebelum mula menggunakannya.
 Contoh yang baik adalah yang berikut: Keluarkan semua habuk dari saluran udara
sebelum digunakan.
 Secara umum, jangan gunakan perkataan "anda." Perkataan ini harus tersirat. Bercakap
dengan suara yang aktif dan mulakan ayat anda dengan kata kerja perintah.

d. Sekiranya perlu, temu ramah kakitangan yang terlibat dalam proses menyelesaikan tugas.
Perkara terakhir yang anda mahu lakukan ialah menulis SOP yang tidak tepat. Anda
membahayakan keselamatan, keberkesanan pasukan, masa mereka, dan anda menerangkan
prosesnya tanpa pertimbangan sewajarnya - sesuatu yang mungkin disinggung oleh rakan
sepasukan anda. Sekiranya perlu, ajukan soalan! Anda pasti ingin menulis prosedur yang tepat.

 Anda boleh meminta pelbagai sumber jika anda tidak tahu, untuk merangkumi semua
peranan dan tanggungjawab. Seorang anggota pasukan tidak boleh mengikuti prosedur
operasi standard atau anggota lain hanya boleh terlibat dalam sebahagian prosedur.
 Cara Menyediakan Prosedur Operasi Standad

e. Pecahkan teks panjang menjadi rajah dan carta alir. Sekiranya anda memasukkan satu atau dua
langkah tertentu yang menakutkan anda, buatlah carta atau rajah untuk memudahkan
pembaca. Ini akan menjadikan dokumen lebih mudah dibaca dan memberi minda berhenti
sejenak setelah berusaha memahami semuanya. Di samping itu, dokumen anda akan lebih Page | 6/12
lengkap dan ditulis dengan baik.

 Jangan memasukkan carta atau gambar rajah hanya untuk memperkukuhkan SOP anda;
lakukan hanya apabila perlu atau jika anda cuba mengatasi masalah bahasa.

f. Pastikan setiap halaman mempunyai notasi dokumen kawalan. SOP anda kemungkinan besar
salah satu daripada banyak - oleh itu, organisasi anda mungkin mempunyai semacam pangkalan
data besar yang membuat katalog semuanya dengan sistem rujukan tertentu. SOP anda adalah
sebahagian daripada sistem rujukan ini, dan oleh itu memerlukan jenis kod tertentu untuk
dijumpai. Di sinilah nota berguna untuk anda.

 Setiap halaman harus mempunyai judul pendek atau nomor ID, nombor semakan,
tarikh, dan "halaman # dari #" di sudut kanan atas (dalam kebanyakan format). Anda
mungkin memerlukan nota kaki (atau tulis notasi di atas dalam nota kaki), bergantung
pada pilihan organisasi anda.
 Cara Menyediakan Prosedur Operasi Standad

3. Memastikan Kejayaan dan Ketepatan

a. Uji prosedur. Sekiranya anda tidak mahu menguji prosedur anda, anda mungkin belum
menulisnya dengan baik. Minta seseorang yang mempunyai pengetahuan terhad mengenai Page | 7/12
proses (atau wakil pembaca umum) menggunakan SOP anda untuk membimbing mereka.
Masalah apa yang mereka hadapi? Sekiranya ada, selesaikan masalah ini dan buat pembaikan
yang diperlukan.

 Sebaiknya ada beberapa orang menguji SOP anda. Individu yang berbeza akan mengalami
masalah yang berlainan, yang memungkinkan berlakunya pelbagai jenis tindak balas (yang
diharapkan dapat berguna)

 Pastikan untuk menguji prosedur pada seseorang yang tidak pernah melakukan prosedur
sebelumnya. Setiap orang yang mempunyai pengetahuan sebelumnya akan bergantung
pada pengetahuannya untuk melakukan langkah-langkah tugas dan bukan melalui SOP
anda, sehingga tujuan anda tidak tercapai.

b. Adakah SOP anda disemak oleh orang yang menjalankan prosedur. Pada akhirnya, pendapat ketua
anda mengenai SOP tidak begitu penting. SOP ini penting bagi mereka yang benar-benar
melakukan kerja yang berkaitan. Oleh itu sebelum anda menghantar SOP kepada bos, tunjukkan
pekerjaan itu kepada orang-orang yang akan melakukan (atau telah melakukan) pekerjaan yang
berkaitan. Apa pendapat mereka?

 Melibatkan mereka dan membuat mereka merasa menjadi sebahagian daripada proses
akan membuat mereka lebih cenderung untuk menerima SOP anda. Dan mereka mungkin
mempunyai beberapa idea hebat!
 Cara Menyediakan Prosedur Operasi Standad

c. Minta penasihat anda dan pasukan Jaminan Kualiti menyemak SOP. Setelah pasukan memberi
anda lampu hijau, hantarkan kepada penasihat anda. Input yang mereka berikan untuk
kandungan sebenarnya mungkin kurang, tetapi mereka akan memberitahu anda sama ada SOP
anda memenuhi syarat format, jika anda terlepas apa-apa, serta protokol untuk memformalkan Page | 8/12
SOP dan memasukkannya ke dalam sistem.

 SOP langsung untuk kelulusan menggunakan sistem pengurusan dokumen untuk

memastikan jejak audit kelulusan tersebut. Proses ini boleh berbeza dari satu organisasi ke
organisasi yang lain. Pada asasnya, anda mahu sesuatu memenuhi garis panduan dan
peraturan.

 Tandatangan yang dibenarkan diperlukan walaupun kebanyakan organisasi sekarang tidak

keberatan untuk menerima tandatangan elektronik.

d. Setelah diluluskan, mulakan pelaksanaan SOP anda. Ini boleh menjadi latihan formal untuk
pekerja yang berkenaan (latihan kelas, latihan berasaskan komputer, dll.) Atau ini boleh bermakna
kertas SOP anda tergantung di bilik mandi. Apa pun, sebarkan karya anda! Anda bekerja keras
untuk membuatnya. Sudah tiba masanya untuk mendapatkan pujian!

 Pastikan SOP anda terkini. Sekiranya SOP ini sudah usang, kemas kini, dapatkan kemas kini
yang diluluskan semula dan didokumentasikan, kemudian edarkan semula SOP yang
diperlukan. Keselamatan, produktiviti dan kejayaan pasukan anda bergantung pada SOP ini.
 Cara Menyediakan Prosedur Operasi Standad

Lampiran

Page | 9/12
FORMAT

CONTOH

COF INDUSTRY SDN BHD

SOP PENGURUSAN GUDANG/STOR

PENGESAHAN SOP

PENGESAHAN JAWATAN TANDATANGAN

Disediakan Oleh

Semakan Oleh:

Disahkan Oleh :
 Cara Menyediakan Prosedur Operasi Standad

No. Dokumen : COF-PGS-01

No.Keluaran : 01
SOP PENGURUSAN GUDANG/STOR
COF INDUSTRY SDN BHD No. Pindaan : 0 Page | 10/12
Muka Surat : 10 daripada 59
Tarikh Kuat kuasa : 01 Okt 2021

PERKARA MUKA SURAT

Kandungan 2
Senarai Induk Edaran 6
Butiran Pindaan 7

BAHAGIAN SATU
1.0 TUJUAN
1.1 14
1.2 14
1.3 14
1.4 15
1.5 15

BAHAGIAN KEDUA
2.0 SKOP PERLAKSANAAN
2.1 16
2.2 18
2.3 18
2.4 18
2.5 19
2.6 19
2.7 19

BAHAGIAN TIGA
3.0 TANGGUNGJAWAB

3.1 20
3.2 22
 Cara Menyediakan Prosedur Operasi Standad

BAHAGIAN EMPAT
4.0 RUJUKAN
4.1 23 Page | 11/12
4.2 23
4.3 24
4.4 25

BAHAGIAN LIMA
5.0 KEPERLUAN PERNIAGAAN (BEST PRACTICE)
5.1 26
5.2 27
5.3 30

BAHAGIAN ENAM
6.0 PROSEDUR
6.1 31
6.1.1
6.1.2
6.1.3
6.1.4
6.2 32

6.2.1

6.2.2

6.2.3

6.3 33

6.4

BAHAGIAN TUJUH

7.0 DEFINISI/AKRONIM

7.1
 Cara Menyediakan Prosedur Operasi Standad

PERKARA MUKA SURAT

BAHAGIAN LAPAN Page | 12/12

9.0 LAMPIRAN/CARTA ALIRAN/JADUAL

9.1

9.1.1 53

9.1.2 53

9.1.3 54

9.2 54

9.3

9.3.1 55

9.3.2 56

9.3.3 56

BAHAGIAN SEPULUH
10.0 VERSI SOP YANG DIUBAH
10.1 57
10.2 57
10.3 59