BAB III

TINJAUAN PUSTAKA

3.1 Sistem Informasi

Sistem informasi merupakan kombinasi teratur dari perangkat keras
(hardware), perangkat lunak (software), jaringan komunikasi, dan sumber daya
data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah
organisasi. Adapun pengertian lain sistem informasi adalah suatu sistem di dalam
suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan data transaksi
harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu
organisasi serta menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang
diperlukan.
Sistem informasi juga dapat di definisikan sebagai suatu sistem yang dibuat
oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk
menyajikan informasi. Sistem informasi merupakan sistem pembangkit informasi,
kemudian dengan integrasi yang dimiliki antar sub sistem, maka sistem informasi
akan mampu menyediakan informasi yang berkualitas, tepat, cepat dan akurat
sesuai dengan manajemen yang membutuhkannya.
Pada lingkungan berbasis komputer, sistem informasi menggunakan
perangkat keras dan lunak komputer, jaringan telekomunikasi, manajemen basis
data, dan berbagai bentuk teknologi informasi yang lain dengan tujuan untuk
mengubah sumber data menjadi berbagai macam informasi yang dibutuhkan oleh
pemakai. Secara sederhana dapat dikatakan bahwa data diolah menjadi suatu
informasi. Dan pada tahapan selanjutnya, sebuah informasi akan menjadi data
untuk terciptanya informasi yang lain. (Jogiyanto, 2016:29-30).

3.2 Definisi Arsip

Arsip adalah setiap catatan yang tertulis, tercetak atau ketikan dalam bentuk
huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan
komunikasi dan informasi yang terekam komunikasi dan informasi yang terekam
pada kertas (kartu, formulir), kertas film (slide, film-strip, micro film), komputer
(pita tape, piringan, rekaman, disket), kertas photocopy dan lain-lain.
Sesuai dengan perkembangan kemajuan peralatan data dan informasi yang
sudah sampai kepada era komputerisasi, maka arsip masa kini dapat terekam pada
kertas, kertas film (celluloid) dan media komputer (disket, pita magnetik, dan
sebagainya). (Kadir, 2016:45)

3.3 Sistem Informasi Berbasis Web

Sistem informasi berbasis web merupakan media yang digunakan untuk
menampilkan informasi melalui media interaksi seperti media gambar, audio,
video, atau gabungan dari semua media tersebut. Sistem informasi juga menjadi
standar penyimpanan dan perubahan data. Adapun syarat-syarat agar terbentuknya
sebuah website adalah tersedianya Web Server, tersedianya Software
Pemrograman Web Berbasis Server, dan tersedianya Database.

3.4 PHP
Hypertext Preprocessor (PHP) adalah suatu bahasa pemerograman yang
digunakan untuk membuat web dinamis, walau bisa juga digunakan untuk
membuat program lain. Tentunya bahasa pemerograman PHP berbeda dengan
HTML, pada PHP script/kode yang dibuat tidak dapat ditampilkan pada
halaman/muka website begitu saja, tapi harus diproses terlebih dahulu oleh web
server lalu ditampilkan dalam bentuk halaman website di web browser.
PHP merupakan bahasa pemrograman web server-side yang bersifat open
source. PHP merupakan script terintegrasi dengan HTML dan berada pada server.
PHP adalah script yang digunakan untuk membuat halaman website yang
dinamis. Dinamis berarti halaman yang akan ditampilkan dibuat saat halaman itu
diminta oleh client. Mekanisme ini menyebabkan informasi yang diterima client
selalu yang terbaru. Semua script PHP dieksekusi pada server dimana script
tersebut dijalankan. (Lutfi, 2017:279).
3.5 MySQL
MySQL adalah sebuah basis data yang mengandung satu atau lebih jumlah
tabel. Tabel terdiri atas sejumlah baris dan setiap baris mengandung satu atau
sejumlah tabel. Tabel terdiri atas sejumlah baris dan setiap baris mengandung satu
atau sejumlah tabel. Tipe data MySQL adalah data yang terdapat dalam sebuah
table berupa field – field yang berisi nilai dari data tersebut. Nilai data dalam field
memiliki tipe sendiri – sendiri. (Supriadi, 2018:52).
MySQL merupakan software RDBMS (atau software database) yang dapat
mengelola database dengan sangat cepat, dapat menampung data dalam jumlah
sangat besar, dapat diakses oleh banyak user (multi-user), dan dapat melakukan
suatu proses secara sinkron atau berbarengan (multi-treaded).

3.6 Database
Database adalah struktur penyimpanan data. Untuk menambah, mengakses
dan memproses data yang disimpan dalam sebuah database komputer, diperlukan
sistem manajemen database seperti MySQL Server. Basis data (database)
diartikan sebagai markas atau gudang data, tempat bersarang atau berkumpul data.
Prinsip utama basis data adalah pengaturan data dengan tujuan utama
fleksibilitas dan kecepatan dalam pengambilan data. Adapun tujuan basis data
diantaranya sebagai efisisensi yang meliputi speed, space and accurancy,
menangani data dalam jumlah besar, kebersamaan pemakaian, dan meniadakan
duplikasi. (Yuliani, 2016:21).

3.7 DFD
DFD (Data Flow Diagram) adalah suatu diagram yang menggunakan
notasi-notasi tertentu untuk menggambarkan arus dari data sistem. DFD sering
digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru
yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan
fisik dimana data tersebut mengalir.
Pemodelan DFD diawali dengan pembuatan diagram konteks. Secara
simbol, DFD dan diagram konteks menggunakan jenis dan bentuk simbol yang
sama, namun secara aturan terdapat perbedaan antara pemodelan DFD dan
diagram konteks, dimana pada diagram konteks hanya diizinkan sebuah simbol
proses saja sedangkan pada DFD dapat lebih dari satu simbol proses. Selain itu
diagram konteks ditujukan untuk menggambarkan interaksi sistem dengan
lingkungan luar, sedangkan pada DFD juga digambarkan hubungan antar proses
didalam sistem. (Damayanti, 2018:15).
Adapun dalam menunjukkan arah aliran data dalam DFD menggunakan
simbol-simbol seperti berikut:

Tabel 3. 1 DFD (Gunawan, 2017:40).

NO NAMA SIMBOL FUNGSI

1 Terminal Kesatuan Luar sistem (entitas

eksternal) yang memberikan
input ke sistem atau
menerima output dari sistem.
2 Proses Aktivitas yang mengolah input 
menjadi output.

3 Aliran Data Aliran data dengan arah khusus

dari sumber ke tujuan

4 Penyimpanan Penyimpanan data pada basis

Data data, biasanya terdiri dari tabel.

3.8 ERD
Diagram Hubungan Entitas atau entity relationship diagram merupakan
model data berupa notasi grafis dalam pemodelan data konseptual yang
menggambarkan hubungan antara penyimpan. Model data sendiri merupakan
sekumpulan cara, peralatan untuk mendeskripsikan data-data yang hubungannya
satu sama lain, semantiknya, serta batasan konsistensi.
 Entity Relationship Diagram (ERD) berguna untuk memodelkan sistem
yang nantinya, basis data akan dikembangkan. Model ini juga membantu
perancang atau analis sistem pada saat melakukan analis dan perancangan basis
data karena model ini dapat menunjukkan macam-macam data yang dibutuhkan
dan kerelasian antar data didalamnya. (Puryanto, 2016:25).
Dalam menggambarkan hubungan antar data, ERD menggunakan simbol-
simbol tertentu yaitu sebagai berikut:

Tabel 3. 2 ERD (Gunawan, 2017:42).

N NAMA SIMBOL FUNGSI

O
1 Entitas Entitas menunjukkan objek-
objek dasar yang terkait di
dalam sistem. Objek dasar
dapat berupa orang, benda,
atau hal lain yang
keterangannya perlu disimpan
dalam database.

2 Atribut Atribut berfungsi sebagai

penjelas sebuah entitas untuk
mengambarkan atribut yang
dilakukan  dengan mengikuti
aturan.
3 Relasi Relasi atau hubungan adalah
kejadian atau transaksi yang
terjadi di antara dua entitas
yang keterangannya perlu
disimpan dalam database.

4 Garis Sebagai penghubung antar

relasi dan entitas, relasi
entitas dan atribut.
3.9 Surat
Surat adalah alat komunikasi antara seseorang dengan seseorang yang di
kehendakinya, yang berisi tulisan, pernyataan, suatu kabar, harapan, dan
tanggapan yang sesuai dengan keinginan dari penulis surat tersebut. Berikut
adalah contoh jenis arsip surat yang biasa terdapat pada Dinas Kependudukan dan
Pencatatan Sipil Kota Langsa:

1. SKPD
Surat Keterangan Pindah-Datang atau yang biasa disingkat SKPD adalah
surat yang digunakan apabila seorang berpindah tempat tinggal keluar daerah/kota
dan ingin mengganti alamat domisili yang tercantum di KTP sebelumnya dengan
alamat yang baru.

Gambar 3. 1 Contoh SKPD

2. Surat Undangan
Surat undangan merupakan surat yang ditulis untuk mengundang orang ke
acara tertentu. Bisa berupa formal maupun informal. Surat undangan dapat ditulis
individu atau organisasi. Tujuan surat undangan untuk mengatur jumlah posisi
para tamu beberapa hari sebelum tanggal acara. Surat undangan adalah surat
pemberitahuan yang meminta pihak lain untuk datang pada waktu, tempat, dan
acara yang telah ditentukan. Surat undangan biasanya dibuat dalam jumlah
banyak.

Gambar 3. 2 Contoh Surat Undangan

3. Surat Dinas 
Surat dinas adalah surat resmi yang berkaitan dengan berbagai masalah
yang berkaitan dengan layanan resmi, termasuk dalam penunjukan karyawan,
transfer karyawan, promosi, kenaikan gaji, dan keputusan untuk memecat
karyawan.
 Gambar 3. 3 Contoh Surat Dinas
3.10 Dokumen
Dokumen adalah semua catatan tertulis baik secara cetak maupun tidak
cetak dan semua benda yang memiliki keterangan-keterangan terpilih untuk
dikumpulkan, disusun, disediakan untuk disebarkan. Berikut adalah contoh jenis
arsip dokumen yang biasa terdapat pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan
Sipil Kota Langsa:

1. KK (Kartu Keluarga)
Kartu Keluarga (KK) adalah Kartu Identitas Keluarga yang memuat data
tentang susunan, hubungan dan jumlah anggota keluarga. Kartu Keluarga wajib
dimiliki oleh setiap keluarga. Kartu ini berisi data lengkap tentang identitas
Kepala Keluarga dan anggota keluarganya.
Kartu keluarga dicetak rangkap 3 yang masing-masing dipegang oleh
Kepala Keluarga, Ketua RT dan Kantor Kelurahan. Kartu Keluarga (KK) adalah
dokumen milik Pemda Provinsi setempat dan karena itu tidak boleh mencoret,
mengubah, mengganti, menambah isi data yang tercantum dalam Kartu Keluarga.
Setiap terjadi perubahan karena Mutasi Data dan Mutasi Biodata, wajib
dilaporkan kepada Lurah dan akan diterbitkan Kartu Keluarga (KK) yang baru.
Pendatang baru yang belum mendaftarkan diri atau belum berstatus penduduk
setempat, nama dan identitasnya tidak boleh dicantumkan dalan Kartu Keluarga.

Gambar 3. 4 Contoh KK
2. Akte
Akte adalah selembar tulisan yang dibuat untuk dijadikan sebagai bukti
tertulis terhadap suatu peristiwa dan akan ditandatangani oleh pihak-pihak yang
bersangkutan. Selain itu, Akte juga bisa diartikan sebagai surat yang dibuat
sedemikian rupa oleh atau dihadapan pegawai yang berwenang seperti jaksa,
hakim, atau notaris sehingga bisa menjadi bukti yang cukup kuat bagi kedua belah
pihak. Pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Langsa terdapat 3
jenis akte, yaitu akte kelahiran, akte kematian, dan akte cerai.

Gambar 3. 5 Contoh Akte

3. KTP (Kartu Tanda Penduduk)

Kartu Tanda Penduduk (KTP) adalah identitas resmi seorang penduduk
sebagai bukti diri yang diterbitkan oleh instansi pelaksana yang berlaku di seluruh
wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia. Kartu ini wajib dimiliki Warga
Negara Indonesia (WNI) dan Warga Negara Asing (WNA) yang memiliki Izin
Tinggal Tetap (ITAP) yang sudah berumur 17 tahun atau sudah pernah kawin atau
telah kawin.
Anak dari orang tua WNA yang memiliki ITAP dan sudah berumur 17
tahun juga wajib memilki KTP. KTP bagi WNI berlaku selama lima tahun dan
tanggal berakhirnya disesuaikan dengan tanggal dan bulan kelahiran yang
bersangkutan. KTP bagi WNA berlaku sesuai dengan masa Izin Tinggal Tetap.
Khusus warga yang telah berusia 60 tahun dan ke atas, mendapat KTP seumur
hidup yang tidak perlu diperpanjang setiap lima tahun sekali. Sejak tahun 2011,
KTP non elektronik telah digantikan dengan KTP elektronik.

Gambar 3. 6 Contoh KTP

4. KIA (Kartu Identitas Anak)

Kartu Identitas Anak ( KIA ) adalah Kartu yang diterbitkan Pemerintah
untuk melakukan pendataan, memberikan perlindungan, dan pemenuhan hak
konstitusional anak-anak yang ada di Indonesia. KIA ini sendiri dibagi dua jenis.
Antara lain KIA umur anak antara 0-5 tahun dan 5-17 tahun kurang satu
hari. Perbedaannya adalah untuk KIA 0-5 tahun tanpa menggunakan foto,
sedangkan KIA usia 5-17 tahun kurang satu hari sebaliknya.

Gambar 3. 7 Contoh KIA