Dokumentasi Sistem Informasi

Akuntansi dan Siklus Transaksi

Akuntansi
01 Dokumentasi Sistem
Informasi Akuntansi
 DOKUMENTASI

Dokumentasi adalah kumpulan dari dokumen-dokumen. Dokumen-dokumen dalam dokumentasi

sistem informasi akuntansi berisi tulisan berbentuk uraian (narative), formulir, flowchart, diagram dan
tulisan lainnya yang menjelaskan bagaimana sistem bekerja.

Informasi yang dicakup adalah :

1. Who (Siapa yang menginput data)
2. What (Data apa yang diolah)
3. Where (Dimana penyimpanan data)
4. When (Kapan data tersebut dijadikan informasi)
5. Why (Mengapa dibuat laporan 

Cara untuk mendokumentasikan sistem adalahmembuat diagram arus data, membuat bagan

alir dokumen, bagan alir struktur, bagan alir  program, tabel keputusan,
 
Beberapa tingkatan atau derajat pemahaman seseorang harus memahami
dokumentasi sebagai berikut:
1. Mampu membaca
2. Dengan membaca seseorang akan dapat mengetahui cara kerja sebuah sistem.
 Mengevaluasi
 Dengan kemampuan mengevaluasi maka seseorang dapat mengetahui kelebihan-
kelebihan dan kelemahan-kelemahan
sebuah sistem dan mengusulkan perbaikan. Serta dapat
mengetahui apakah sistem tersebut memenuhi kebutuhan atautidak.
 3. Menyiapkan membuat
Kemampuan tertinggi yang sangat diperlukan jika seseorangmenjadi anggota tim.
 Susunan Penyimpanan Dokumen
Tempat penyimpanan dokumen projek
sistem informasi akuntansi (project
repository) harus disusun sedemikian
rupa sehingga merupakan suatu
referensi yang nyaman untuk
digunakan dalam menentukan apa
yang dibutuhkan baik oleh analis
maupun pemakai sistem. Tempat
penyimpanan dokumen biasanya
disusun berdasarkan pada model
sistem informasi akuntansi yang
digunakan,
Projek
Proyek yang dikerjakan, Secara ringkas berisi informasi sebagai berikut :

1. Profil perusahaan yang berisi nama, aktivitas, sejarah, kondisi perusahaan

saat ini, termasuk visi dan misinya, serta struktur organisasinya.

2. Projek yang ditugaskan beserta skope pekerjaannya. Contoh :

• Membuat sistem informasi akuntansi penjualan dengan menggunakan
jaringan komputer berbasis window Xp dan Visual Foxro
• Menerapkan dan melatih karyawan agar dapat menjalankannya.
 Model
Model adalah abstraksi dari dunia nyata atau representasi dari realita.
Kebanyakan model merepresentasikan dunia nyata dalam bentuk grafik.

Sebuah model yang dibuat dapat berupa model yang menggambarkan :

• Model implementasi adalah model yang bukan hanya menunjukkan sistem
apa atau mengerjakan apa, tapi juga menunjukkan bagaimana sistem
sesungguhnya diterapkan.
• Model utama adalah model independen yang diterapkan. Model tersebut
menggambarkan hal-hal mendasar atau yang menjadi inti pokok dari sebuah
sistem yaitu: apa pekerjaan sistem atau apa yang harus dikerjakan oleh
sebuah sistem.
 Pemodelan Data dengan Diagram Hubungan Entitas

Diagram hubungan antar entitas Diagram hubungan entitas

(Entity relationship diagram)
merupakan salah satu model
data di samping model
hierarki dan network. Banyak
sekali simbol yang
disarankan oleh berbagai
penulis dan pakar untuk
menggambarkan hubungan
antar entitas.
 ARTI SIMBOL PADA DIAGRAM

Entitas Data Nama Entitas Atribut Data Nama

Entitas pelanggan menyajikan semua
karakter yang dapat membedakan
pelanggan satu dengan pelanggan lainnya.
Hubungan
Antar Data Nama
Relasi
Digambarkan sebagai aktivitas bisnis
atau peristiwa yang menghubungkan
satu atau lebih entitas.
Atribut
Atribut data merupakan
ciri/sifat/karateristik/properti dari suatu
entitas selanjutnya atribut data ini
disebut sebagai atribut.
Peran atribut dalam suatu entitas :
 Calon kunci (Candidate key)
 Kunci utama (Primari key)
 Kunci asing (Foreign key)
 Atribut bernilai banyak (Multivalued
attributes)
 Super dan Sub entitas

Super entitas adalah entitas yang cirinya

dapat dipecah menjadi beberapa tipe sub
Generalisasi dan Ketegorisasi entitas. Sedangkan sub entitas adalah
entitas yang sebagian atributnya memiliki
Generalisasi merupakan teknik
kesamaan dengan atribut yang dimiliki
mengelompokkan beberapa atribut yang
oleh super entitas tapi sub entitas
umum dari beberapa jenis entitas kedalam
tersebut memiliki atribut lain yang unik
satu entitas yang disebut sebagai super
atau berbeda bila dibandingkan dengan
entitas. Sedangkan menurut konsep
sub entitas yang lain dalam satu super
kategorisasi yaitu suatu entitas terdiri dari
entitas.
beberapa sub entitas, sebagai contoh
entitas mobil (sedan, jeep, truk, dan
minibus).
 Hubungan (relasi) sebagai entitas (Gerunds)

 Kardinalitas (Cardinality)
Kardinalitas menunjukkan jumlah maksimum
kejadian dalam satu antitas dihubungkan
Tingkat Hubungan dengan satu kejadian pada satu entitas lain.
Jenis hubungan antar entitas antara lain :  Ordinalitas (Ordinality)
 hubungan antara dua entitas yang Ordinalitas menunjukkan apakah hubungan
berbeda (Binary relationship) yang terjadi antar dua entitas merupakan suatu
 hubungan antar instance dalam satu keharusan atau pilihan. Dengan kata lain
entitas (Unary relationship) ordinalitas menunjukkan jumlah minimum
 hubungan yang terjadi secara kejadian satu entitas relatif terhadap entitas
bersama-sama diantara instance dari lain.
tiga jenis entitas (Ternary
relationship).
 Tahap-Tahap Membuat Model Diagram Hubungan Entitas

01
Tentukan entitas
04 Tentukan atribut data
Tentukan mana yang termasuk entitas dan mana Diperlukan adanya pengetahuan
yang bukan bagi suatu sistem. menyeluruh tentang atribut data
bagi suatu sistem. Dengan
Tentukan ciri (identifier) untuk setiap mempelajari formulir, file dan
02 entitas laporan, maka akan dapat ditemukan
atribut-atribut yang diperlukan.
Selanjutnya tentukan yang menjadi atribut
suatu entitas dan pilih mana yang dapat
digunakan untuk menjadi identifier.
Masukan atribut data ke
03 Gambarkan secara diagram hubungan antar data 05 entitas
menentukan dan memetakan
Tugas selanjutnya yaitu membuat draf pertama dari
diagram arus data. Model diagram arus data ini atribut-atribut data kedalam
dilengkapi secara bersama-sama dengan berdiskusi beberapa entitas bila ruangan
dan bertukar pikiran. kertas memadai.
 Pemodelan Proses Dengan Diagram Arus Data (Data flow Diagram)

Data flow diagram (DFD) atau diagram

arus data (DAD) adalah alat yang
digunakan untuk pembuatan model
proses. DAD menggambarkan arus
data suatu sistem informasi dan
langkah-langkah kerja atau proses
yang disajikan sistem informasi
(akuntansi)
 Simbol yang digunakan dalam DAD

PROSES
Proses merupakan simbol utama dari DAD yang diwakili oleh
persegi panjang berujung melengkung atau bulat. Simbol
proses menunjukkan langkah kerja atau tindakan terhadap Nama
arus data masuk untuk menghasilkan arus data keluar. Proses
simbol proses penekanannya untuk menerangkan langkah
kerja atau tindakan yang dilakukan,

ARUS DATA
Arus data disajikan dalam bentuk input ke proses atau
Arus Data output dari proses. Output dari suatu proses mungkin
merupakan input bagi proses yang lain. Arus data
digambarkan dengan tanda panah. Pemberian nama
terhadap arus data menggunakan kata benda atau phrase
kata benda.
 Agen Utama
Agen-agen yang digunakan dalam DAD
untuk menentukan dan menunjukan
adanya batas sistem baik didalam
organisasi (agen internal) maupun diluar
organisasi (agen eksternal). Agen
tersebut menerima arus data input dari
sistem dan menghasilkan output bagi
sistem lain.
Computer Aided System Engineering
(CASE)
Secara umum, teknologi ini digunakan
untuk mendukung pembuatan model
proses dengan komputer, khususnya
dalam penyusunan DAD.
Tempat Penyimpanan Data Utama (Data
Store)/ File data
File data menunjukkan data penting yang
harus dikumpulkan dan disimpan oleh
sistem untuk digunakan kembali. Tempat
penyimpanan data ini menggambarkan
tentang sesuatu di dalam perusahaan yang
perlu disimpan datanya:
 Pengguna sistem seperti, pelanggan,
suplier, pegawai, pelajar, instruktur dan
lain lain.
 Objek seperti, produk, peralatan, buku
reperensi, perlengkapan dan lain-lain.
 Lokasi seperti, gudang, areal penjualan,
bangunan, ruangan dan lain-lain.
 Peristiwa seperti order, kartu waktu,
permintaan, kursus, registrasi dan lain-
lain.
Kapan Penyusunan Model Proses Bagaimana Penyusunan Sebuah
Dapat Dilakukan Model Proses

Penyusunan model proses dapat • Langkah 1 : Gambar diagram kontek

dilakukan dalam tahap perencanaan, Diagram kontek (Context data flow
analisis dan perancangan. Dari ketiga diagram)
tahap tersebut, tahap analisis dan • Langkah 2: Gambarkan
perancangan yang paling sering Decomposition Diagram (diagram
digunakan. hirarki proses)
• Langkah 3 : Tentukan Penyimpanan
data
• Langkah 4: Gambarkan Ringkasan
Diagram Arus Data
• Langkah 5: Gambarkan Diagram
Arus Data Level Menengah
• Langkah 6 : Gambarkan Diagram
Arus Data Sederhana
 Pemodelan Input

Agar dapat memasukan data ke dalam komputer sistem informasi akuntansi

melalui peralatan input yang digunakannya, analis sistem harus merancang
terlebih dahulu:
 Kertas formulir yang nantinya akan berfungsi sebagai dokumen dasar atau
sumber (source document) setelah diisi datanya
 Formulir pemasukan data di layar komputer (input screen) yang mirip dengan
kertas formulir dan sering disebut sebagai formulir input (input form)
 Bagian program sistem informasi akuntansi yang digunakan untuk menunjang
metode dan prosedur saat memasukan data ke dalam komputer.
 Merancang Kertas Formulir
Fungsi kertas formulir:
 Sebagai alat untuk mencatat dan menetapkan pertanggung
jawaban suatu transaksi
 Sebagai alat untuk mentransfer informasi dan perintah
 Sebagai alat untuk mengurangi kemungkinan terjadinya
kesalahan dan penulisan data berulang-ulang
 Sebagai alat untuk mencatat transaksi yang telah terjadi
secara lengkap
 Sebagai alat pertanggung jawaban setiap transaksi yang
terjadi
 Sebagai dasar untuk melaksanakan perintah
 Sebagai alat pengendalian untuk melakukan pembuktian
 Prinsip Dasar Merancang Formulir

1. Gunakan sesedikit mungkin kalimat dan lengkapi dengan cara mengisi formulir
2. Minimalisasi penggunaan tulisan tangan
3. Data harus dimasukan secara berurut seperti membaca buku
4. Bagian formulir yang tidak harus di isi diletakan di bagian kanan bawah formulir atau
dibelakang
5. Gunakan tembusan atau kopi
6. Hindari penggunaan data rangkap
7. Formulir harus disusun sesederhana mungkin tapi jelas
8. Susunlah sebanyak mungkin formulir agar dapat menampung berbagai macam peristiwa
9. Gunakan kode-kode untuk menghindari pemalsuan atau tindakan lain yang merugikan
perusahaan
10. Gunakanlah kertas sebaik mungkin, kalau perlu gunakanlah karbonize formulir
11. Format dan bentuk formulir harus baik
12. Gunakanlah warna yang berbeda bila diperlukan
13. Gunakanlah nomor urut (prenumbered) untuk mempermudah pendataan dan
pencacarian kembali
14. Sediakanlah tempat untuk membubuhkan tandatangan
 Merancang Formulir Digital di Layar Komputer

Prinsip penting dalam merancang fomulir digital (input screen)

 Kumpulkan dan tampung hanya data yang berubah, jangan
memasukan data yang konstan
 Jangan menyimpan data hasil perkalian atau yang dapat
disimpan dalam program komputer
 Gunakan kode untuk mendapatkan ciri yang lengkap untuk
setiap transaksi.
Pemodelan Output
Output merupakan bagian yang paling kelihatan dalam sistem
informasi. Selama menganalisis sistem anda menentukan output yang
diperlukan.

Ada dua jenis output utama sistem informasi akuntansi yaitu eksternal
output dan internal output.
1. Eksternal output adalah output yang meninggalkan sistem
informasi akuntansi untuk memicu aktivitas dari penerima output
tersebut. Contoh output seperti ini adalah invoice/faktur, tiket
pesawat, tiket masuk, kuitansi telepon dan order pembelian.
2. Internal output adalah output yang tetap berada dalam sistem
informasi akuntansi untuk mendukung pengguna sistem dan
manajer
 Media output dan format

Media output

Media output adalah media yang digunakan untuk menampung

atau mencatat informasi seperti kertas atau layar monitor. Saat
ini ada berbagai layar monitor. Kemampuan Layar monitor
berbeda antara satu jenis komputer dengan komputer lain
misalnya untuk komputer pribadi, notebook, tablet, palmtop
dan PDA. Contoh lainnya dari media output adalah LCD
projector untuk menayangkan gambar di dinding dan speaker
untuk menyajikan suara.
Format

Format adalah cara bagaimana informasi disajikan

pada media output seperti untuk kolom,baris,judul
laporan dan lain-lain.
Alternatif media untuk menyajikan Alternatif format untuk menyajikan
informasi informasi

Media yang umum digunakan untuk  Output format tabel adalah output
menyajikan informasi adalah kertas. yang menyajikan teks dan angka
Karena kertas memerlukan banyak dalam bentuk tabel.
ruangan untuk menyimpan maka terdapat  Output format lokasi adalah output
alternatif lain yaitu : yang menyajikan teks dan angka
1. Microfilm adalah seroll film untuk foto pada lokasi tertentu
yang digunakan untuk menyimpan
informasi dalam ukuran yang
diperkecil. Tahap-tahap membuat model output.
2. Microfiche adalah selembar film yang
dapat menyimpan beberapa halaman a. Tentukan output SIA yang harus
output atau informasi dalam ukuran dihasilkan
yang diperkecil. b. Tentukan media output dan
3. Video adalah media output yang formatnya
dapat digunakan untuk menyajikan c. Buat model output untuk pengguna
informasi dalam bentuk teks, grafik SIA
dan gambar bergerak.
 Pemodelan Jaringan

Pemodelan jaringan adalah teknik pembuatan diagram yang digunakan untuk

mendokumentasikan aktivitas bisnis atau sistem informasi dalam bentuk
pemakai(user), data dan lokasi pengolahan. Dibuatnya model jaringan karena para
analis saat ini dihadapkan kepada kondisi semakin meningkatnya proses pengambilan
keputusan terdistribusi masa kini.
Tidak seperti model data dan proses, model jaringan tidak memiliki standar
bagaimana membuatnya yang diterima secara umum. Para analis sistem atau
pengembang sistem informasi saat ini umumnya membangun model jaringan
berdasarkan pada sistem Clien/Server dan perkembangan aplikasi yang digunakan
saat ini. Seperti aplikasi downsizing dan aplikasi rightsizing.
 Pengolahan Berbasis PC

Komputer pribadi (PC) yang disebut juga

Pengolahan Terpusat dan Timesharing
intellegent workstation programmable
workstation telah memindahkan kemampuan
 Pengolahan terpusat adalah suatu pengolahan data secara desentralisasi ke
aplikasi yang dirancang untuk meja. PC mirip dengan komputer timesharing
menggunakan satu komputer sebagai karena memiliki interface (layar), input dan
pusat pengolahan data. output, proses penyimpanan dan pembacaan
 Time sharing adalah metode yang data serta pemrograman yang dilakukan pada
digunakan agar para pemakai komputer sebuah komputer. Perbedaannya adalah
secara bersama-sama (sharing) komputer tersebut digunakan oleh satu orang.
mengakses pusat komputer.
 Pengolahan Terdesetralisasi Pengolahan Bersama

Adalah pengolahan yang dilakukan oleh

Adalah pengolahan data yang dilakukan oleh
beberapa komputer pada lokasi dan ukuran
dua atau lebih komputer.
yang berbeda dengan komputer pusat.

Pengolahan Data Terdistribusi Pengolahan Client / Server

Dapat melakukan pengolahan data Pengolahan aplikasi yang disistribusikan

diberbagai komputer pribadi yang kepada beberapa komputer dalam jaringan
tersambung dalam jaringan komputer. lokal (LAN) atau jaringan luas (WAN).
 Langkah-langkah dalam membuat model
jaringan

1. Tentukan lokasi
Kapan Membuat Model Jaringan
2. Gambar diagram decomposition untuk
mengelompokan dan menyusun lokasi
 Perencanaan sistem 3. Gambarkan diagram hubungan lokasi sistem
 Analisis sistem 4. Gambarkan diagram hubungan lokasi yang
 Perancangan sistem dipecah (exploded)
 Implementasi
02 SIKLUS TRANSAKSI
AKUNTANSI
Siklus Transaksi Secara Umum

Investasi modal

Investasi modal

Pengadaan Penjualan

Konversi
 Siklus Transaksi Akuntansi

Setiap aktivitas bisnis membentuk suatu siklus dan transaksi

akuntansipun membentuk siklus yang disebut sebagai siklus transaksi
akuntansi.

Siklus transaksi akuntansi antara satu jenis perusahaan dengan

jenis perusahaan lainnya dapat berbeda, bahkan mungkin untuk
perusahaan sejenispun secara detail dapat berbeda. Yang pasti,
setiap siklus transaksi harus meliputi input, proses, penyimpanan dan
output.
 Siklus Penerimaan

Pembuatan Order
Penjualan

Penanganan

Penagihan Piutang

Piutang

Penerimaan Kas
 Siklus Pengeluaran

Pembelian

Penerimaan
Barang

Hutang dan
Pengeluaran kas
 Siklus Konversi (Produksi)

Sistem pengolahan transaksi (SPT)

pada perusahaan manufaktur sama
dengan SPT pada perusahaan dagang
kecuali untuk siklus produksi. Siklus ini
ditambahkan untuk mencatat semua
transaksi yang berhubungan dengan
produksi barang.

Aktivitas utama dalam siklus produksi

meliputi:
 Order produksi (pekerjaan)
 Permintaan bahan baku
 Alokasi biaya produksi
 Gaji
 Persediaan
Siklus Akuntansi Keuangan

Siklus ini berkaitan dengan

siklus sebelumnya, dimana
semua dokumen yang
digunakan dalam tahap
pengolahan transaksi diberi
nama untuk pengendalian dan
referensi. Siklus ini lebih
merupakan proses ringkasan
dan posting. Pada proses ini
buku besar untuk penjualan,
biaya penjualan, persediaan,
hutang, piutang, kas, gaji,
aktiva tetap di posting secara
Thanks!