Nazeem Ahmed Alvarizi / 1933002 / Metodologi Penelitian

BAB 2

LANDASAN TEORI DAN TINJAUAN PUSTAKA

A. Landasan Teori

1. Teori Sistem Informasi

a. Definisi Sistem Informasi

Sistem adalah kumpulan orang yang saling bekerja sama dengan ketentuan-
ketentuan aturan yang sistematis dan terstruktur untuk membentuk satu kesatuan
yang melaksanakan suatu fungsi untuk mencapai tujuan. Sedangkan informasi
adalah data yang diolah menjadi lebih berguna dan berarti bagi penerimanya, serta
untuk mengurangi ketidakpastian dalam proses pengambilan keputusan mengenai
suatu keadaan.
Sistem informasi merupakan suatu kombinasi teratur dari orang-orang,
hardware, software, jaringan komunikasi dan sumber daya data yang
mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi.
Terdapat berbagai macam pengertian sistem informasi menurut beberapa ahli,
diantaranya sebagai berikut:
1) Menurut Kristanto (2008), sistem adalah jaringan kerja dari prosedur-prosedur
yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu
kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.
2) Menurut Sutanta (2011: 13), informasi merupakan hasil pengolahan data
sehingga menjadi bentuk yang penting bagi penerimanya dan mempunyai
kegunaan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan yang dapat dirasakan
akibat secara langsung saat itu juga atau secara tidak langsung pada saat
mendatang. Menurut Kristanto (2008: 7), informasi adalah kumpulan data yang
diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti lagi bagi yang
menerima. Tanpa informasi, sistem tidak akan berjalan dengann lancar.
 3) Menurut Kristanto (2008: 16), sistem informasi adalah suatu kumpulan
komponen-komponen dalam suatu organisasi yang berhubungan denga proses
pencipataan dan aliran informasi. Secara umum sistem informasi merupakan
kombinasi dari orang (people), perangkat keras (hardware), perangkat lunak
(software), jaringan komunikasi (communications network), dan sumber data
yang dihimpun, ditransformasi dan mengalami proses pengaliran dalam suatu
organisasi.

b. Fungsi Sistem Informasi

1) Untuk meningkatkan aksebilitas data yang ada secara efektif dan efisien kepada
penguna, tanpa dengan perantara sistem informasi.
2) Memperbaiki produktivitas aplikasi pengembangan dan pemeliharaan sistem.
3) Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem
informasi secara kritis.
4) Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.

c. Komponen Sistem Informasi

1) Komponen input, adalah data yang masuk ke dalam sistem informasi.

2) Komponen model, adalah kombinasi prosedur, logika dan model matematika
yang memproses data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah
ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3) Komponen output, adalah hasil informasi yang berkualitas dan dokumentasi
yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
4) Komponen tekonologi, adalah alat dalam sistem informasi, teknologi
digunakan dalam menerima input, menjalankan model, menyimpan dan
mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan output dan memantau
pengendalian sistem.
5) Komponen basis data, adalah kumpulan data yang saling berhubungan yang
tersimpan di dalam komputer dengan menggunakan software database.
6) Komponen kontrol, adalah komponen yang mengendalikan gangguan terhadap
sistem informasi.
2. Teori Pengarsipan

a. Pengertian Arsip

Menurut undang – undang Republik Indonesia nomor 43 tahun 2009, Bab

1 tentang Ketentuan Umum pasal 1, ayat 1 dan 2. Kearsipan adalah hal – hal yang
berkenaan dengan arsip. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam
berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan,
dan perseorangan dalam pelaksaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara.

b. Pengertian Surat

Menurut Iis Sopyan (2008:1), Surat merupakan suatu model komunikasi

tertulis yang memungkinkan seseorang saling memberikan informasi atau
mempertukarkan ide.

c. Pengertian Surat Masuk

Menurut Wursanto (1997:10), Surat masuk adalah sarana komunikasi

tertulis yang diterima dari instansi lain atau dari perusahaan. Dapat pula diberikan
pengertian bahwa surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima melalui pos
(kantor pos) dengan menggunakan buku pengiriman (buku ekspedisi).

d. Pengertian Surat Keluar

Surat keluar adalah segala komunikasi tertulis yang diterima oleh suatu
badan usaha dari instansi lain atau perorangan (Wursanto, 1991:144). Dari pendapat
para ahli tersebut penulis mengambil kesimpulan bahwa prosedur pengelolaan surat
masuk dan surat keluar adalah pekerjaan surat menyurat yang harus dilakukan
secara tertata dan berurutan dengan kegiatan yang utama yaitu mengelola,
mengatur, dan mengurus surat menyurat agar dapat mempelancar administrasi
instansi tersebut.
3. Teori Perancangan Sistem

a. DFD (Data Flow Diagram)

Menurut Sutabri (2012:116) Data Flow Diagram adalah suatu network yang
menggambarkan suatu sistem automat atau komputerisasi, manualisasi, atau
gabungan dari keduanya, yang penggambarannya disusun dalam bentuk kumpulan
komponen sistem yang saling berhubungan sesuai aturan mainnya. Berikut adalah
tahapan-tahapan perancangan dengan menggunakan DFD :
1) Membuat DFD Level 0 atau sering disebut juga Context Diagram DFD Level
0 menggambarkan sistem yang akan dibuat sebagai suatu entitas tunggal yang
berinteraksi dengan orang maupun sistem lain. DFD Level 0 digunakan untuk
menggambarkan interaksi antara sistem yang akan dikembangkan dengan
entitas luar.
2) Membuat DFD Level 1 digunakan untuk menggambarkan modul-modul yang
ada dalam sistem yang akan dikembangkan. DFD Level 1 merupakan hasil
breakdown DFD Level 0 yang sebelumnya sudah dibuat.
3) Membuat DFD Level 2, modul-modul pada DFD Level 1 dapat di breakdown
lebih detail tergantung pada tingkat kedetailan modul tersebut. Apabila modul
tersebut sudah cukup detail dan rinci maka modul tersebut sudah tidak perlu
di breakdown lagi. Untuk sebuah sistem, jumlah DFD Level 2 dengan jumlah
modul pada DFD Level 1 yang di breakdown.
4) Membuat DFD Level 3 dan seterusnya. DFD Level 3, 4, 5 dan seterusnya
merupakan breakdown dari modul pada DFD Level diatasnya. Breakdown
pada level 3, 4, 5 dan seterusnya aturannya sama persis dengan DFD Level 1
atau Level 2 (Sukamto & Shalahuddin 2014: 72).
b. ERD (Entity Relationship Diagram)

Menurut Yanto (2016: 31), ERD menjadi salah satu pemodelan data konseptual
yang paling sering digunakan dalam proses pengembangan basis data bertipe
relasional. Penggunaannya yang sangat luas diakibatkan beberapa faktor, yaitu
kemudahan, penggunaan secara luas Computer Aided Software Engineering
(CASE), dukungan konsep matematika (kalkulus relasional) yang tangguh,
hubungan entitas antar entitas merupakan konsep pemodelan alamiah yang sesuai
dengan keadaan dunia nyata.

Model E-R sering digunkan sebagai komunikasi antara perancang basis data
dan pengguna sistem selama tahap analisis dari proses pengembangan basis data
dalam kerangka pengembangan sistem informasi secara utuh. Model E-R
digunakan untuk mengkonstruksi model data konseptual, yang mencerminkan
struktur data dan batasan dari basis data, yang mandiri dari perangkat lunak
pengelola basis data (DBMS) dan berhubungan erat dengan model data yang
langsung bisa digunakan untuk mengimplementasikan basis data secara logika
maupun secara fisik dengan DBMS yang dipilih pada tahap implementasi.

Model data E-R pertama kali diperkenalkan oleh Chen (1976) pada artikelnya
yang mendiskusikan konstruksi utama dari model E-R, hubungan antar entitas
(relationship) serta atribut yang bersesuaian dengan tiap entitas. Model yang
diperkenalkan oleh Chen kemudian diperluas dan dikembangkan oleh Teorrey,
Yang, Fry (1986), serta Story (1991) saat ini model E-R masih berkembang, namun
tidak ada notasi baku untuk permodelan E-R.

Menurut Yanto (2016: 31) ERD adalah suatu diagram untuk menggambarkan
desain konseptual dari model konsepual suatu basis data relasional. ERD juga
merupakan gambaran yang merelasikan antara objek yang satu dengan objek yang
lain dari objek di dunia nyata yang sering dikenal dengan hubungan antar entitas.
Sebagai contoh jika membuat ERD dari Sistem Informasi Perpustakaan maka bahan
sebagai objek ERD bisa berupa anggota, buku, peminjaman, pengembalian, dan
sebagainya.

ERD terdiri dari 3 komponen utama, yaitu:

1) Entitas (Entity)

Entitas adalah suatu objek di dunia nyata yang dapat dibedakan dengan
objek lainnya. Objek tersebut dapat berupa orang, benda ataupun hal
lainnya.
 2) Atribut (Attribute)

Atribut merupakan semua informasi yang berkaitan dengan entitas. Atribut

sering dikenal dengan properti dari suatu entitas atau objek.

3) Tipe Relasi

Ada 2 macam penggambaran relasi yaitu relasi kuat dan relasi lemah.
Relasi kuat adalah menghubungkan antar entitas kuat sedangkan relasi
lemah untuk menghubungkan antar entitas kuat dengan entitas lemah.

B. Tinjauan Pustaka

(Maniyeni, 2017), telah melakukan penelitian dengan hasil membuat Sistem Informasi
Pengolahan Arsip Surat Masuk dan Surat Keluar menggunakan Framework CodeIgniter.
Sistem ini dibuat bertujuan untuk membantu proses pengelolaan dan penyimpanan surat
lebih terorganisir dan mengurangi ketidaktepatan waktu dalam memberi tanggapan
terhadap surat masuk karena dapat diakses dimana saja dan kapan saja meskipun sedang
tidak di kantor
Adapun (Harsono, 2014), telah melakukan penelitian serupa dengan hasil membuat
Sistem Informasi Persuratan Dinas Sosial Pemuda dan Olahraga Kota Semarang Berbasis
Web. Sistem ini dibuat dengan tujuan memudahkan pembuatan surat yang masih manual
pada Dinas Sosial Pemuda dan Olahraga Kota Semarang serta pengelolaan pengarsipan
surat-surat tersebut.
Aplikasi pengarsipan serupa juga pernah dibuat dalam skripsi yang berjudul
“Pengembangan Sistem Informasi Kearsipan Tata Usaha Menggunakan Metode Agile di
MTs Arrosyidin Secang Magelang” (Lukman Hasan, 2014). Pembuatan aplikasi pada
skripsi ini menggunakan bahasa pemograman Php dan MySQL sebagai databasenya.
Sedangkan untuk pengembangan sistemnya menggunakan metode agile.
Penelitian berikutnya (Sunandar, Bambang Eka Purnama, Gesang Kristianto Nugroho
, 2012) membuat sebuah jurnal yang berjudul “Sistem Informasi Pengarsipan Pada MTs
Negeri Gembong Kab. Pati Berbasis Multiuser”. Jurnal tersebut bertujuan untuk
menghasilan sistem informasi kearsipan berbasis multiuser di MTs Negeri Gembong Kab.
Pati dan menghasilkan sistem informasi kearsipan digital dengan data terpusat. Pada jurnal
tersebut pembuatan sistem menggunakan Visual Basic.
Pembuatan aplikasi mengenai sistem informasi pengarsipan juga sudah pernah
dilakukan sebelumnya dalam skripsi yang berjudul “Perancangan Sistem Informasi Arsip
Surat Menyurat di Universitas U’Budiyah Indonesia Menggunakan Php dan MySQL”
(Junidar, 2012). Skripsi tersebut bertujuan untuk memperbaiki sistem sebelumnya yang
masih manual dan yaitu semua data surat masuk dan keluar diarsipkan pada satu tempat
dan laporannya masih disimpan pada sebuah buku besar. Perancangan sistem tersebut
menggunakan metode SSAD (Structured Systems Analisis and Design). Sedangkan
pembuatan aplikasi tersebut menggunakan MySQL sebagai database dan Php sebagai
media pembuatan tampilan aplikasi.